Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает рабочий стаж человека. А с наступлением пенсионного возраста дает право на получение достойной пенсии. Но что делать, если по каким-то причинам трудовая была утеряна или испорчена? Можно ли заменить документ, и как оформить дубликат трудовой книжки. Выясним главные аспекты данного вопроса.
Определение
Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина.
Вся информация об этом документе изложена в ст. 66 Трудового кодекса. Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:
- Личные данные.
- Данные о выполняемой работе.
- Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
- Наименования документов, на которые ссылаются все действия.
Когда оформляется дубликат трудовой книжки, он должен соответствовать оригиналу и содержать всю ту информацию, которая была указана в первичном экземпляре.
Исключением могут являться случаи, когда в документе были указаны неверные данные или запись невозможно восстановить.
Когда выдается
Дубликат книжки выдается, когда использование оригинала становится невозможным. К таким случаям относят:
- утерю сотрудником;
- утерю работодателем;
- порчу документа;
- внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода.
Каждый из пунктов имеет свои особенности.
Если оригинал отсутствует, вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат. Особенности выдачи заключаются в написании сотрудником заявления об оформлении дубликата, внесения оплаты за бланк трудовой, если документ утерян по вине сотрудника.
В некоторых случаях человек может заметить пропажу трудовой не сразу, а через некоторое время после увольнения и при попытке устроиться на новую работу. Что делать, если «старый» работодатель не хочет оформлять дубликат, ссылаясь на давность увольнения? Законодательно не утверждены сроки давности по выдаче дубликатов трудовой. Поэтому сотрудник должен настаивать на выдаче повторного документа или обратиться в суд.
Как оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался, намок)? Следует сделать запрос на последней работе с просьбой о выдаче повторного документа. На титульном листе книжки должна стоять отметка, что и стоять отметка о выдаче нового бланка. В случае, когда записи в связи с порчей трудовой удалены или стерты, сотрудник должен предъявить документы, заверяющие трудовой стаж.
При утрате бланка трудовой работодателем рабочий стаж сотрудника может подтвердить комиссия. Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы. Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.
Оформление
Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери. Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа.
Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).
Документы, которые необходимы для выдачи повторной трудовой книжки, предоставляются гражданином, но организация обязана всячески посодействовать в их получении.
Стоимость
Согласно нормам ведения и хранения трудовых книжек, гражданин, утративший бланк трудовой, обязан сообщить об этом работодателю с последней работы. При этом руководитель организации должен выдать заявившему лицу дубликат трудовой не позже 15 дней после написания заявления.
По установленным законодательством нормам, за дубликат трудовой книжки, образец заполнения которого должен быть у руководителя или уполномоченного лица, организация имеет право взимать плату, соответствующую расходам на приобретение бланка повторного документа.
Плата не берется только в следующих случаях:
- при утрате работодателем всех трудовых книжек в результате непредвиденных обстоятельств;
- при неверном заполнении титульного листа;
- при порче, случившейся не по вине сотрудника.
Следовательно, организация имеет право брать плату за предоставление дубликата с уже уволившегося сотрудника или если работник сам виноват в порче или утрате документа.
Алгоритм
Рассмотрим алгоритм того, как можно оформить дубликат трудовой книжки. При этом порядок оформления установлен законодательными нормами:
- Лицо, утратившее бланк трудовой, должно написать письменное заявление в последнюю организацию, где гражданин работал или работает.
- Организация по данному заявлению собирает сведения о трудовом стаже человека.
- Подписывается приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
- Бланк дубликата оформляется с учетом установленных правил, вносится информация, соответствующая оригиналу документа.
- Информация о выданном повторно документе заносится в журнал учета бланков трудовых.
- Готовый документ гражданин получает, поставив подпись в журнале о его получении.
Как правильно оформить дубликат трудовой книжки - образец:
Документы
Чтобы получить дубликат трудовой, необходимо собрать и предоставить ряд документов, которые могли бы подтвердить трудовую деятельность гражданина. Если таковые отсутствуют, организация может обратиться в пенсионный фонд с запросом о том, какая деятельность велась и в какие периоды.
В случае массовой потери трудовых организация создает комиссию, которая будет выявлять рабочий стаж сотрудников путем запросов и обработки данных, исходя из предоставленной ими информации.
Как оформить дубликат трудовой книжки? Для начала следует написать заявление, где должны быть указаны:
- причина утраты;
- просьба о выдаче повторного документа;
- дата составления, подпись гражданина.
Заявление может быть написано от руки или в печатном виде. Некоторые организации держат готовые бланки для написания подобных заявлений.
Как оформить дубликат трудовой книжки - образец заявления:
После одобрения и принятия заявления руководитель организации должен издать приказ о выдаче дубликата.
Приказ должен:
- содержать номер;
- содержать основные тезисы, закрепляющие основание для выдачи дубликата;
- издаваться только в печатном виде;
- передаваться на ознакомление лицу, запросившему дубликат;
- иметь подпись гражданина, которому выдается дубликат.
Если вышеперечисленные требования не соблюдаются, выдача дубликата трудовой считается недействительной.
Чтобы подтвердить рабочий стаж, во внимание принимаются следующие документы:
- Личное дело.
- Приказы о принятии на работу, переводе, увольнении.
- Удостоверения гражданина.
- Трудовые договора.
- Расчетная книжка.
Какие сведения вносятся в дубликат
Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Начать оформление следует с заполнения титульного листа бланка, который должен содержать актуальную информацию. Сюда относится:
- фамилия, имя и отчество гражданина;
- дата рождения;
- наличие и вид образования;
- профессия.
Достоверность этих данных должна быть подтверждена документально. А именно для заполнения должны быть предоставлены паспорт и документ об образовании.
На титульном листе ставится подпись гражданина, получающего дубликат, и уполномоченного лица, а также печать организации.
Дубликат трудовой книжки - образец заполнения титульного листа:
Следом заполняются все графы по порядку:
- дата поступления на работу;
- информация о должности, организации, основаниях увольнения или перевода;
- сведения о документе, на основании которого данные занесены.
В дубликат трудовой заносятся только те записи, которые подтверждаются документально. Иная информация не записывается. Все записи необходимо делать синей или черной ручкой, помарки, ошибки или сокращения не допускаются, в верхнем углу повторного документа пишется «Дубликат».
Сроки выдачи
Как уже выяснилось, весь процесс оформления дубликата начинается с написания заявления. Ответ от работодателя в виде предоставления дубликата должен поступить в течение 15 дней с момента подачи заявления. Это же правило распространяется и на бывшего работодателя, к которому работник может обратиться после увольнения. Здесь законодательство не предусматривает сроков давности.
Некоторые нюансы
Бывают случаи, когда организация оформляет дубликат бланка трудовой, а через некоторое время сотрудник находит оригинал документа. В этой ситуации официальный статус может иметь только один документ, который последним зафиксирован в журнале учета бланков трудовых. Соответственно, это будет дубликат. Оригинал работник может оставить на случай, если понадобится документальное подтверждение рабочего стажа в каких-либо органах.
Записи в дубликатах заверяются следующим образом:
- данные о стаже уполномоченный сотрудник не заверяет ни подписью, не печатью;
- после внесения всех сведений о предыдущих работах ставятся подписи уполномоченного лица и работника, а также печать компании.
Недействительная запись
Как оформить дубликат трудовой книжки, если запись в оригинале признана недействительной? Данный факт предусмотрен пунктом 1.2 Инструкции. Обычно такая запись выявляется либо после увольнения сотрудника, либо когда он запрашивает копию документа. При выявлении ошибки сотруднику необходимо написать заявление о выдаче дубликата без записи, которая признана недействительной.
Если сотрудник уволился
Как сделать дубликат трудовой книжки, если сотрудник уволился?
Следует сразу сказать, что со стороны работодателя будет неправомерным, если он откажет гражданину в выдаче дубликата трудовой только на основании того, что тот уже уволился, а также не может предоставить данные о периоде работы после увольнения.
Организация обязана выдать дубликат на основании поданного сотрудником заявления, независимо от того, работает он в данной компании или нет. К тому же, законодательство не предусматривает таких оговорок, что гражданин обязан предоставлять информацию о работе, которая осуществлялась после увольнения.
Дубликат выдается такому гражданину на общих основаниях.
Книга учета
После того как дубликат трудовой книжки заполнен, сведения о нем вносят в журнал учета трудовых. Так как повторный документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, следовательно, и правила его учета и хранения будут такие же. Отличие только в пометке «дубликат».
Трудовая книжка является важным документом, который подтверждает не только деятельность человека, но и является гарантом будущих пенсионных начислений. И даже несмотря на то что законодательство позволяет оформлять дубликаты утерянных или испорченных оригиналов, которые имеют ту же юридическую силу, все-таки лучше быть внимательным и осмотрительным с оригинальной трудовой книжкой. Ведь сбор информации может занять немало времени, а по каким-либо причинам некоторая информация вообще может быть утеряна. Поэтому важно бережно содержать, вести, хранить данный документ.
По вине самого работника;
Мы специально разделяем эти причины, поскольку в зависимости от них процедура выдачи и заполнения дубликата будет немного отличаться.
Кто его выдает?
Обычно трудовая книжка бывает на руках у работника лишь в одном случае – когда он ещё не принят на новую работу. Во всё остальное время она должна храниться в отделе кадров у работодателя. Следовательно, сведения, необходимые для дубликата, можно получить лишь по старому месту работы.
Заполнение дубликата трудовой книжки при утере — это достаточно просто: при оформлении на каждого нового сотрудника заводится личная карточка по форме Т-2 . В неё заносятся все сведения о работнике, включая информацию о прошлых местах трудовой деятельности – и эти записи делаются как раз на основании трудовой книжки.
Эти карточки хранятся в отделе кадров 1 год после увольнения, а затем должны быть переданы уже в архив предприятия, где срок их хранения установлен законом в размере 75 лет.
Таким образом, работник, утративший трудовую или приведший её в негодность, должен просто вспомнить, где он раньше работал, и обратиться туда с заявлением о выдаче дубликата книжки.
Если сотрудник еще не уволился
Однако из этого порядка есть одно исключение.
В некоторых случаях работнику, ещё не подавшему заявление об увольнении, трудовая может быть временно выдана на руки.
Как правило это касается работников, оформляющих получение пенсии, но не увольняющихся при этом.
Дело в том, что хотя в ПФР и должны принимать копии, заверенные предприятием, иногда они продолжают требовать оригинал или нотариально удостоверенную копию.
Работодатель не обязан выдавать трудовую до момента увольнения, но может пойти навстречу работнику и выдать ему документ на руки. Сам же работник, к сожалению, может утратить или повредить книжку.
В этом случае дубликат ему придётся получать по действующему, а не прошлому месту работы на основании записей в личной карточке.
Следует отметить, что во избежание подобных случаев специалисты по кадровому делу и трудовому праву рекомендуют внести в должностные инструкции работников или правила внутреннего распорядка на предприятии указание на то, что работник несёт дисциплинарную ответственность за сохранность временно выданной трудовой книжки.
Ответственность должна быть как минимум в размере стоимости бланка трудовой книжки, выдаваемой в виде дубликата.
Как выписать?
Чтобы получить дубликат, работник должен подать заявление прежнему (или действующему) работодателю. Законодательством установлен срок восстановления – 15 дней .
Сам же работодатель выписывает новую книжку в соответствии с правилами ведения трудовых книжек. Для этого он должен в установленном порядке приобрести бланк трудовой и при необходимости вкладыша к ней.
Заполнение бланков, принесённых самим работником, сейчас не допускается. Работодатели должны закупать бланки либо прямо на Гознаке, либо у уполномоченных поставщиков.
Следует отметить, что выдача трудовой книжки – услуга платная. Правительством РФ установлено, что работник должен оплачивать выдачу ему как первой трудовой (если он впервые начинает трудиться), так и дубликата.
Исключениями являются следующие случаи :
- если трудовая утрачена работодателем;
- если внесена запись об увольнении, переводе или судимости, признанная судом недействительной;
- если произошла массовая потеря трудовых книжек в результате пожара, стихийного бедствия или других факторов, не зависящих от воли работника или работодателя.
В этих случаях бланки документов для выдачи трудовой закупаются за счёт работодателя.
Оформление
Оформление дубликата трудовой книжки осуществляется по тем же правилам, что и оригинал. 
Единственной разницей будет то, что дубликат заполняется на основании сведений, содержащихся в личной карточке работника.
В остальном применяются те же нормы законодательства, что и при обычном заполнении этого документа.
Однако есть некоторые особые требования, установленные именно для дубликатов :
- При заполнении дубликата первой должна идти запись о суммарном трудовом стаже на момент выдачи документа. Записи об образовании, местах работы, переводах и увольнении вносятся лишь после этого.
- В дубликат вносятся лишь те сведения, которые надёжно подтверждены документами. При отсутствии документального основания работодатель имеет право не вносить некоторые записи о местах работы или переводах.
- Работник обязан помочь работодателю в заполнении дубликата книжки. Обязанность эта выражается в получении недостающих документов, подтверждающих стаж и условия работы.
Пример оформления дубликата трудовой книжки :
Что делать при массовой утрате?
В том случае, если работодатель массово утратил трудовые книжки своих работников, он обязан за свой счёт их восстановить. Поскольку же обычно вместе с трудовыми в результате катастрофы или других схожих обстоятельств утрачиваются и другие документы, порядок заполнения дубликатов здесь будет отличаться.
Прежде всего, должна быть создана комиссия, которая будет заниматься установлением трудового стажа. Она создается распоряжением администрации (правительства) субъекта РФ, где произошла утрата. В комиссию включаются представители работодателей, профессиональных союзов или иных организаций работников, а также члены всех других заинтересованных организаций.
Комиссия на основании документов, уцелевших у работодателя, а также полученных из архивов и от других работодателей. Работники имеют право предоставлять справки, выписки и другую документацию, сохранившуюся у них. В тех случаях, когда документов нет, стаж и место работы могут быть установлены на основании свидетельских показаний – но в этом случае требуется, чтобы подтверждение пришло от двух или более других человек, знающих работника.
После того, как комиссия окончила работу, она составляет акт. В этом акте указываются имена работников, их стаж, профессии и другие сведения, которые удалось восстановить. На основании данных из этого акта работодатель заполняет и выдаёт работникам дубликаты книжек.
В том случае, если работник не согласен с мнением членов комиссии и составленным актом, он имеет право обратиться в суд и уже там доказывать сведения о страже, времени и месте своей прошлой работы.
Заключение
Таким образом, на вопрос как сделать дубликат трудовой книжки, можно ответить, что в оформлении и получении дубликата трудовой книжки нет ничего сверхсложного. Единственный случай, когда потребуется участие лиц со стороны – это массовая утрата книжек, однако она происходит достаточно редко.
Главное, что должен помнить работодатель в связи с данным вопросом:
Трудовые книжки и их бланки – это документы строгой отчётности . Ответственность за их хранение и выдачу несёт работодатель – за исключением случаев, когда утрата или повреждение произошли по вине самого владельца трудовой книжки.
Принимать бланки от работника категорически нельзя! Специально обращаем на это внимание, поскольку это нарушение достаточно распространено. Строго говоря, бланки и в магазинах канцтоваров продаваться не должны.
Срок на выдачу дубликата – 15 дней кроме случаев, когда восстановление данных производится через комиссию.
Работник обязан подтверждать отсутствующие сведения своими документами. Как заполнить дубликат трудовой книжки? В него нужно вносить лишь те записи, которые уже документально подтверждены.
Показания свидетелей принимают суд и комиссия по восстановлению. Сам же работодатель, если не произошло чрезвычайной ситуации, свидетелей слушать не только не обязан, но и не вправе.
Надеемся, что теперь вы точно знаете, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки по справкам и при утере, каковы правила заполнения дубликата трудовой книжки и как сделать нужные записи в дубликате трудовой книжки.
Смотрите на видео: как правильно оформить дубликат трудовой книжки.
Оформление дубликата трудовой книжки, образец заполнения которого будет представлен в статье, требуется в различных ситуациях. Документ может потеряться, прийти в негодность, сгореть при пожаре и т.п. Каким бы образом ни была утрачена трудовая книжка, работодатель обязан выдать ее дубликат. Но чтобы он был полностью идентичен оригиналу, его нужно оформить правильно.
Особенности оформления дубликата трудовой книжки (образец заполнения 2018)
С 1 июля 2018 года вводится новый стандарт оформления различных официальных документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем сообщается, как изготовить копию документа, в том числе и трудовой книжки. Однако в ГОСТе ничего не сказано о правилах заполнения и выдачи дубликата. Они сформулированы другим нормативным актом – правительственным Постановлением № 225 от 16.03.2003 (Правила ведения и хранения трудовых книжек).
Дубликат и копия: отличие
Дубликат документа, как и копия, выдается на основании письменного заявления работника (оно не требуется только в случае, когда работодатель сам виноват в том, что возникла необходимость в дубликате трудовой книжки). Но между этими понятиями – существенная разница.
Дубликат выдается вместо утраченной трудовой книжки и обладает такой же юридической ценностью, как и она сама. То есть при правильном оформлении он полностью идентичен оригиналу. А копия с помощью технических средств лишь в точности воспроизводит содержание документа и обретает юридическую силу после должного заверения, в котором дубликат не нуждается.
Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере
Потеря трудовой книжки – наиболее частая причина изготовления дубликата. Зачастую это происходит в периоды, когда она хранится у самого работника. Если в этот момент человек работает (например, документ брался для предоставления в банк, но был утерян), выдавать дубликат придется организации, где трудится гражданин. Когда трудовая книжка теряется неработающим лицом, оформлением ее дубликата займется последний работодатель. Сделать его он обязан в течение 15-ти суток со дня подачи соответствующего заявления (п. 31 Правил).
Важное замечание: если потерявший трудовую книжку гражданин устраивается на работу без этого документа, новый работодатель не обязан делать ему дубликат. В такой ситуации он может:
- либо предложить новоявленному сотруднику обратиться за требуемым документом к прежнему работодателю, а затем внести в дубликат запись о приеме его на работу;
- либо завести на него новую трудовую книжку , где будут отсутствовать сведения о предыдущих периодах работы, а первой станет запись о трудоустройстве гражданина в данную фирму.
Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере всегда содержит указание, что это не изначальный вариант документа. В правом верхнем углу 1-го (титульного) листа делается отметка: «Дубликат».
Уже непосредственно в графы трудовой книжки заносится следующая информация (раздел 7 «Инструкции по заполнению трудовых книжек» , утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69):
- общая продолжительность трудового стажа сотрудника – до приема на работу в организацию, оформлявшую дубликат документа;
- делаются записи о периодах и местах предыдущих периодов работы – на основании различной документации, представленной работником: трудовых контрактов, судебных решений, копий приказов об увольнении и приеме на работу, справок и т.п. (данные записи не нумеруются);
- в книжку вносится первая пронумерованная запись – о приеме гражданина на работу в компанию, выдавшую дубликат.
Если владелец книжки продолжает работать в организации, вышеуказанная запись будет последней. Если он уволился, и дубликатом занимался его бывший работодатель, в дубликат вносится еще одна порядковая запись – об увольнении с последнего места работы. После чего указывается должность и ФИО лица, ответственного за замену трудовой книжки и внесения необходимых записей.
Дубликат трудовой книжки - образец заполнения 2018
Работник, уволившись из ООО «Норд», потерял трудовую книжку. За ее дубликатом он обратился к последнему работодателю – ООО «Норд», предварительно взяв справку о периоде работы у предыдущего работодателя – ООО «Север».
Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность, то ее необходимо восстановить. Новый документ будет иметь такую же юридическую силу, но на нем уже будет стоять пометка о том, что это дубликат.
В каких ситуациях возможна выдача дубликата
Дубликат трудовой книжки заполняется в следующих случаях:
- владельцем или работодателем, в том числе и массовая утрата трудовых в силу чрезвычайных обстоятельств.
- Трудовая книжка пришла в негодность и ей нельзя пользоваться (порвана, обожжена, залита водой и т. д.).
- В трудовую либо запись которую признали недействительной по решению судебных органов. В данной ситуации дубликат оформляется, только если этого требует владелец книжки.
В законодательстве сказано, что в случае утери книжки человек должен обратиться к последнему (действующему) работодателю и написать заявление о выдаче дубликата. Но вместе с тем нормативные акты не содержат указаний на то, что работник понесет наказание, если не будет восстанавливать трудовую, а просто .
Документы для указания записей о стаже
Все сведения вносятся в дубликат только на основании должным образом оформленных .
К таким документам можно отнести:
- Справки и выписки из приказов от предыдущих работодателей, у которых работник трудился.
- Справки из государственных учреждений, которые могут подтверждать стаж ( , Пенсионный фонд).
- Решения суда о восстановлении стажа работы.
Читайте также: Порядок внесения исправления в трудовую книжку в 2019 году: образец
Если на какой-то из периодов работы нет доказательных документов, то его не вносят в дубликат. Также нельзя вносить сведения о работе на основании показаний свидетелей.
Если трудовая книжка утеряна по вине владельца, то есть, в момент, когда она находилась у него на руках, ему нужно обратиться к прежнему работодателю и написать заявление с просьбой восстановить документ.
Заявление пишется на имя руководителя предприятия в свободной форме.
Пример текста заявления может выглядеть следующим образом: «Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с утерей оригинала документа».
В случае когда работник хочет получить дубликат взамен трудовой, в которую внесена неверная запись, он пишет заявление в организацию, которая сделала эту запись. Как правило, это текущий работодатель.
Работодатель не может оказать работнику (даже бывшему) в оформлении дубликата трудовой книжки.
Как заполняется документ
Дубликат оформляют на обычном бланке трудовой книжки. Лицевая часть заполняется также, с одной лишь разницей: вверху страницы делается пометка о том, что это дубликат.
Многие работодатели делают запись на форзаце дубликата о том, когда он выдан и какую книжку заменил (серия и номер). Но в законодательстве нет такого требования относительно дубликатов. Данные сведения должны вноситься непосредственно в заменяемую трудовую в том случае, когда причиной замены выступает наличие в ней неправильной (признанной недействительной) записи.
Какова последовательность действий для оформления дубликата
Для того чтобы получить дубликат трудовой нужно:
- Определить организацию, которая должна этим заниматься. Если человек официально трудоустроен на момент утери, то этим занимается текущий работодатель. В остальных случаях эта обязанность ложится на последнего работодателя, в случае его ликвидации на последнего действующего работодателя.
- Написать заявление об оформлении и выдаче дубликата.
- Собрать все подтверждающие документы. Сбором документов занимается сторона, виновная в утере книжки, но при этом законодатель обязывает работодателя оказывать работнику содействие в сборе документов.
Читайте также: Голограмма в трудовой книжке: куда клеить
После того как собраны все документы заполняется сам дубликат трудовой.
Какие сведения заносятся в бланк
Как уже было сказано выше, лицевая часть заполняется так же, как и в трудовой книжке. Поэтому дубликат трудовой книжки, образец заполнения 2019 года будет отличаться от трудовой только надписью «Дубликат», сделанной в правом верхнем углу. В других разделах записи будут иметь незначительные отличия.
Стаж
В первую очередь пишут полный рабочий стаж, который подтвержден документально. В этой записи указывают суммарное количество лет, месяцев и дней работы (числом и прописью). Не нужно указывать работодателей и должности, на которых работал человек.
После этого перечисляют все места работы, о которых есть сведения.
Записи делают даже если не хватает каких-либо сведений (дат приема, реквизитов приказа и т. д.), в этом случае соответствующие строки остаются пустыми.
Также вносятся сведения о переводе, если есть соответствующие документы.
Места работы
Места работы заполняют в хронологическом порядке начиная с самого дальнего по времени, то есть в таком порядке, в каком они были внесены в утерянной книжке.
При этом наименование организации не выносится шапкой до записи о приеме на работу. Запись будет выглядеть следующим образом: «Принята в Общество с ограниченной ответственностью „Крокус“ на должность бухгалтера».
Таким образом, перечисляются все места работы, кроме того, на котором оформляется дубликат. Соответственно период работы у этого работодателя не вносится и в общий трудовой стаж, указанный в первой строке.
В каких случаях оформляется дубликат трудовой книжки? Как собрать документально подтвержденные сведения от предыдущих работодателей? Как их правильно отразить в дубликате: указать документы-основания, данные о переименовании / реорганизации работодателя, об общем трудовом стаже? Что делать, если не удалось собрать сведения ото всех работодателей?
Д авайте разберемся, в каких случаях у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки. Таких ситуаций три:
- трудовая книжка утеряна;
- она пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);
- в нее была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда признана незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.
Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при его оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако нужно помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя. Это значительно усложняет процедуру оформления дубликата трудовой книжки.
На основании чего вносятся записи о предыдущих местах работы
Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?
Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник обратился за оформлением дубликата.
А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.) либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, а если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.
Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя (Пример 2). Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки. Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у этого человека разрешение в письменном виде (обратите внимание на отмеченный знаком «!» фрагмент согласия, показанного в Примере 1).
Ответ от бывшего работодателя может быть оформлен как в виде письма, так и в виде справки (Пример 3). Если документ содержит финансовые сведения, то кроме подписи руководителя (или уполномоченного им лица) на нем еще нужна подпись главного бухгалтера, печать обязательна.
Ошибки работодателей
Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже.
1. На титульном листе забывают указать слово «Дубликат».
2. Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и оригиналов которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) (при наличии номера)».
3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Это ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В данном случае будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе проставляется оттиск новой печати организации.
В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке:
- следующий порядковый номер записи;
- дата в графе 2 не заполняется;
- в «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)»;
- в качестве основания в графе 4 указываются документы о переименовании: протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.
Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования компании.
4. Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа – это одна из самых распространенных ошибок. Правильный вариант показан в Примере 4 (см. отметку «!»).
5. Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов. Стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании дополнительно собранных документов.
Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.
Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыдущих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с последнего места работы (вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы / распоряжения и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и номеров).
6. Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.
7. Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.
Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки. Например, если у сотрудника в трудовой книжке было внесено 5 записей о периодах работы до последнего работодателя и он потерял трудовую книжку (или ее утерял работодатель), то после сбора справок сначала надо просуммировать весь стаж, который подтвержден справками. Если, например, справки удалось собрать только с 3 из 5 мест работы, то по этим 3 периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все 3 периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж. И только дальше будет вноситься запись о работе в последней организации.
Пример 4
Правильное заполнение раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки
Митрофанова Валентина - учредитель и директор Института профессионального кадровика, эксперт в области трудового законодательства, ведущий российский бизнес-тренер, эксперт журнала « Делопроизводство и документооборот на предприятии »
