Итак, прогремела у меня в организации плановая выездная проверка ГИТ. Ну как сказать прогремела, так, прошла. Не сказать, чтобы было очень страшно и напряжно. Инспектор — приятная девушка. Подготовились мы основательно, в условиях ограниченного времени.
Нужно сказать, что бывший специалист по ОТ уволился за 3 месяца до проверки, на его место пришел я. Естественно, о проверке все знали давно, так как планы проверок любого надзорного органа находятся в открытом доступе на их сайтах. Советую в начале года всегда посещать эти сайты, или узнавать о планированных проверок на сайте Генеральной Прокуратуры РФ.
Сегодня хочу рассказать, как проходила проверка в моем случае. Просто как пример.
За несколько дней до проверки пришло распоряжение о ней. В нём важной информации особо не было, кроме того, что она выездная плановая, даты ее начала и окончания, ФИО инспектора. Предметом проверки значилось соблюдение обязательных требований или требований, установленных муниципальными правовыми актами . Не густо. Будут ли проверять исключительно охрану труда, или и кадры и бухгалтерию — не понятно. На всякий случай, готовились все.
С инспектором, указанным в распоряжении созвонились кадровые работники, уточнили, когда она нас посетит. Тут нужно уточнить, что срок плановой проверки не превышает 20 рабочих дней. Но, это не значит, что проверка будет проходить все 20 дней и инспектор не будет вылезать из вашей организации. Конечно, может быть и так, если у вас уж очень много нарушений. 20 дней — это право инспектора проверять вас и запрашивать все необходимые документы. Выездная означает, что инспектор обязательно посетит вас. Документарная — вы просто будете отправлять необходимые заверенные документы в ГИТ.
Но, вернемся к проверке.
В согласованный день инспектор прибыла в офис предприятия (по юридическому адресу). До этого по телефону она сказала, что при проверке ее обязательно должен сопровождать специалист по ОТ. Представилась, показала удостоверение. Мы сели с ней и с кадровиком обсудить дальнейший план действий.
Она сказала, что от кадровиков ей нужен список работников, от бухгалтерии какая-то справка по зарплате (я не вдавался в подробности, так как это не вопрос охраны труда) и дальше мы с ней поедем на производство (там у нас вся документация по охране труда). У нас офис и производство в разных зданиях.
С ней вместе мы прибыли на завод. Я выдал ей дежурный халатик и мы осмотрели завод. Могу сказать, что никаких визуальных нарушений она не фиксировала. Возможно, основная ее цель — документация.
После экскурсии по производству мы вернулись в кабинет охраны труда и приступили к документации. Далее списком о том, что она спрашивала и смотрела:
- Журнал вводного инструктажа по ОТ — брала список работников и наугад называла работников, я показывал ей запись в журнале;
- Журналы первичных инструктажей на рабочем месте по ОТ — так же, как в пункте 1. Называет фамилию и я ей показываю все инструктажи связанные с работником. Обратила внимание на сроки проведения инструктажей;
- Контингент работников на прохождение медосмотров;
- Медосмотры (паспорта здоровья и заключения) — так же выборочно;
- Заключения о прохождении обязательных психиатрических освидетельствований (не путать с периодическими медосмотрами);
- Наличие приказа об ответственных за ОТ;
- Наличие приказа о комиссии по проверке знаний требований ОТ;
- Удостоверения и протоколы по ОТ ответственных и членов комиссии;
- Протоколы проверки знаний требований охраны труда рабочих;
- Наличие программ инструктажей и обучения по ОТ;
- Сводные ведомости по АРМ (СОУТ), наличие «вредников». Если есть, то что им полагается;
- Протоколы и удостоверения работающих на высоте;
- Нормы выдачи СИЗ, правильность ведения карточек учета выдачи СИЗ (для этого мы заходили к кладовщикам);
- Перечень инструкций по ОТ, сами инструкции по ОТ, журнал учета инструкций по ОТ;
- Спросила о предрейсовых осмотрах водителей;
- Приказ об ответственном за БДД и его удостоверение.
Вот и всё. То есть, она проверяла всё то, что как раз и входит в компетенцию специалиста по ОТ. Ничего более.
Вся проверка продлилась несколько дней. Потом она еще запрашивала некоторые документы, но уже не приезжала на предприятие. Нарушения были, но не смертельные. Штрафы были, но небольшие. Далее акт проверки, предписание, вызов на ковер руководителей для составления протокола об административном нарушении и наложение штрафа.
В целом, ходом и результатами проверки я доволен.
Надеюсь, вам пригодится эта информация. В любом случае, при проверке нужно быть готовым ко всему.
Всем спасибо за внимание.
P.S. Это всего лишь пример проверки. Совсем не обязательно, что ваша проверка пройдет так же. Ведь многое зависит от проверяющего.
У вас намечается проверка инспекцией труда? Не стоит паниковать. Все может пройти гладко, если знать какие документы следует привести в порядок, а также какие именно мероприятия вправе проводить проверяющие и на каких основаниях.
Трудовая инспекция контролирует процесс выполнения работодателями норм и требований трудового законодательства. Она производит проверки в отношении юрлиц любой формы собственности и организационно-правовой формы, а также физлиц, в трудовых отношениях с которыми состоят работники.
Такая проверка может отнять много сил и времени у работодателя, поскольку в период ее проведения проверяются практически все документы, связанные с кадровой работой (например, трудовые договоры, приказы и т.п.), а также документы, касающиеся охраны труда. Чтобы избежать излишней траты времени и нервотрепки, лучше всего подготовиться заранее (привести в порядок трудовые документы, проверить соблюдение требований законодательства об охране труда и т.д.).
Что следует проверить?
Инспекторы уделяют особое внимание изучению кадровых документов. Следовательно, работодателю до начала проверки стоит проверить и сравнить, соответствует ли содержание трудовых договоров требованиям трудового законодательства. Так, в контрактах должны присутствовать существенные условия, указанные в статье 57 Трудового кодекса. Если какие-либо условия отсутствуют, то необходимо заключить с сотрудниками дополнительные соглашения, в которых "потерявшиеся" условия будут указаны.
Помимо этого, надо сопоставить трудовые договора с коллективным договором, штатным расписанием, правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и премировании и т.д.
Часто можно обнаружить, что для одних и тех же должностей в разных документах могут содержаться отличные друг от друга условия труда (например, может не совпадать режим работы, система оплаты труда, даты получения заработной платы и т.п.). При обнаружении таких нестыковок необходимо все исправить и привести к "общему знаменателю".
Следует проверить всю документацию, связанную с отпусками сотрудников. В частности, отследить всем ли работникам за последнее время предоставлялся отпуск, соответствует ли время отдыха периоду (28 дней), установленному законом (ст. 115 ТК РФ), и соблюдается или нет график отпусков. Если по заявлению работника ежегодный отпуск делился, то хотя бы одна его часть не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ).
Наличие графика отпусков является обязательным для работодателей. Данный документ утверждается ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Если есть сотрудники, которые ходили в отпуск не по графику, то в него надо внести соответствующие изменения.
Работникам, которые давно не ходили в отпуск (больше двух лет), его лучше предоставить до начала проверки. В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.
Не помешает проверить, совпадают ли даты выдачи зарплаты с датами, указанными в локальных нормативных актах. По общему правилу, таких дат должно быть две с интервалом в полмесяца. Если, помимо оклада, сотрудникам выплачиваются какие-либо премии, то у работодателя обязательно должно быть положение об оплате труда и премировании, в котором четко и детально будет обозначен порядок, основания, критерии расчета и начисления таких выплат.
Также следует знать о том, какие мероприятия вправе проводить проверяющие и на каких основаниях.
Формы контроля
Инспекция труда может проводить как плановые, так и внеплановые проверки, которые, в свою очередь, делятся на документарные и выездные.
Документарная проверка проводится Рострудом (его территориальными органами) по месту своего нахождения. В ходе данного мероприятия инспектора могут запрашивать:
Документы, которые подтверждают трудовые отношения (трудовые договоры, трудовые книжки (книгу учета движения книжек), приказы о приеме и увольнении, штатное расписание, должностные инструкции и т.д.);
Нормативные акты, издаваемые работодателем. К ним относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, инструкции по охране труда и т.д. Представляются данные бумаги в оригиналах с документами, которые подтверждают, что сотрудники с ними ознакомлены;
Документы, связанные с учетом рабочего времени и отдыха (табель учета рабочего времени, графики отпусков, больничные, приказы об отпуске и т.д.);
Расчетные листки, лицевые счета работников, платежные ведомости на выплату заработной платы и т.д.
При этом проверяющие не имеют права требовать у работодателя документы, которые могут быть получены от иных органов государственного контроля либо органов муниципального контроля.
Выездная проверка назначается в том случае, если при документарной проверке трудовая инспекция не удостоверилась в полноте и правдивости сведений, которые содержались в документации проверяемого, либо не смогла оценить, как выполняются требования законодательства.
При выездной проверке инспекторы устанавливают, какие меры предпринимаются работодателем для исполнения требований трудового законодательства, рассматривают все сведения, которые содержатся в документах и т.д. Также, проверяют соответствие рабочих мест количеству сотрудников, состояние используемых территорий, зданий, помещений, оборудования, транспортных средств, производимых и реализуемых товаров.
Плановая проверка
Роструд каждый год составляет план, определяющий работодателей, которых необходимо проверить. В этом же плане указывается форма проведения проверки (документарная или выездная).
Плановая проверка проводится по истечении трех лет с момента:
Государственной регистрации;
Окончания проведения последней плановой проверки;
Начала фактического осуществления предпринимательской деятельности.
Данный список является закрытым, то есть трудовые инспекторы не вправе по каким-либо иным основаниям назначить проверку.
Согласно приказу Роструда от 28.10.2010 N 455 плановые мероприятия, осуществляемые инспекторами, могут носить как комплексный, так и тематический характер.
Комплексная проверка представляет собой контроль по соблюдению требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (как по комплексу вопросов охраны труда, так и по комплексу общих вопросов и особенностей трудового законодательства).
При проведении проверок тематического характера проверяют выполнение того или иного раздела трудового законодательства, например, соблюдение порядка заключения коллективных договоров и внесения в них изменений и дополнений, выполнение требований законодательства об оплате труда, ведение трудовых книжек, условия труда работников особых категорий и т.д.
Плановые проверки проводятся не чаще чем один раз в три года. Однако в отношении организаций, осуществляющих деятельность в сфере здравоохранения, образования и социальной сфере, проверки могут проводиться два раза и более в течение трех лет.
Чтобы начать проверку, руководитель инспекции должен издать распоряжение, которое составляется по форме, утвержденной приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141. В данном документе указывается:
Номер и дата издания;
Наименование государственной инспекции труда;
Должностное лицо, уполномоченное провести проверку;
Сроки, основания, а также цели и задачи проверки;
Форма проведения проверки;
Наименование юрлица или Ф.И.О. предпринимателя;
Другие необходимые сведения.
Работодатель должен быть уведомлен о проведении плановой проверки не позднее чем в течение трех рабочих дней до начала ее проведения. Уведомление может быть направлено различными способами (например, посредством направления копии распоряжения заказным письмом с уведомлением о вручении, вручения под роспись копии распоряжения уполномоченному представителю проверяемого лица, направления копии распоряжения факсом и т.д.).
Если проверка будет документарной, то вместе с копией распоряжения в адрес работодателя также направляется мотивированный запрос с требованием представить необходимые для рассмотрения бумаги или их копии. В течение десяти рабочих дней со дня получения мотивированного запроса проверяемое лицо обязано представить в трудовую инспекцию на проверку истребуемые документы.
При направлении уведомления заказным письмом работодатели, отказавшиеся от его получения или не явившиеся за его получением, несмотря на почтовое извещение, признаются извещенными надлежащим образом.
Проверка вне плана
Внеплановые проверки назначаются в промежутках между плановыми. Основаниями для их назначения являются:
Истечение срока исполнения ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения;
Поступление в Роструд заявлений, информации о фактах возникновения угрозы или уже произошедшего причинения вреда жизни, здоровью граждан; обращений работника о нарушении работодателем его трудовых прав; запроса работника о проведении проверки условий и охраны труда на его рабочем месте;
Распоряжение руководителя органа Роструда (его заместителя), изданное в соответствии с поручениями Президента РФ или Правительства РФ.
Данные обстоятельства являются обязательными основаниями для проведения проверки. Однако если обращение не позволяет установить лицо, обратившееся в Роструд, или не содержит сведений о фактах возникновения угрозы или уже произошедшего причинения вреда жизни, здоровью граждан (невыплата заработной платы, непредоставление отпусков и т.д.), оно не может являться основанием для проведения проверки.
О проведении проверки работодатель должен быть уведомлен не менее чем за 24 часа до ее начала, если причина ее назначения связана с изданием руководителем инспекции соответствующего распоряжения в соответствии с поручениями Президента РФ или Правительства РФ либо с неисполнением ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения.
Внеплановые выездные проверки, основанием которых является возникновение угрозы или уже произошедшее причинение вреда жизни и здоровью граждан, подлежат согласованию с органами прокуратуры. При этом, если основанием признается причинение вреда жизни или здоровью граждан, в связи с необходимостью принятия неотложных мер Роструд может приступить к проверке незамедлительно. Однако в данном случае инспекторы обязаны известить прокуратуру об осуществлении мероприятий по контролю в течение 24 часов.
Сроки
По общему правилу, срок проведения проверки не должен превышать 20 рабочих дней. Но существуют исключения, относящиеся к субъектам малого предпринимательства, для которых срок проведения плановой проверки составляет:
50 часов - для малого предприятия;
15 часов - для микропредприятия.
Однако при проведении внеплановой выездной проверки, а также любой документарной проверки субъектов малого предпринимательства вышеназванное правило не действует, а применяется общеустановленное (20 рабочих дней).
При наличии филиалов срок проверки устанавливается специально для каждого обособленного подразделения, но общий срок не может быть выше 60 рабочих дней.
При необходимости трудовая инспекция может продлить сроки проверки, но не более чем на 20 рабочих дней, а в отношении малых предприятий и микропредприятий - не более чем на 15 часов.
Если инспекция труда приняла решение о продлении сроков проверки, то оно должно быть доведено до сведения работодателя не менее чем за три рабочих дня до окончания основного срока проведения проверки. Стоит отметить, что продление срока внеплановой и документарной проверок не допускается.
Проверка должна быть прекращена, если отсутствуют основания для ее проведения, предмет внеплановой проверки не соответствует полномочиям органов Роструда, проведение проверки противоречит требованиям законодательства.
Итоги проверки
По окончании проверки составляется акт. Он оформляется в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, один из которых с копиями приложений вручается полномочным представителям работодателя под роспись об ознакомлении либо об отказе от ознакомления с актом проверки. Также в случае отказа ознакомиться с актом, он может быть направлен заказным письмом с уведомлением о вручении.
В акте указывается, какие документы были затребованы и какие нарушения выявлены. К нему могут прилагаться протоколы проведенных исследований и экспертиз, объяснения работников, ответственных за нарушение требований законодательства и т.д.
В случае несогласия с выводами, содержащимися в акте, работодатель может обжаловать его в течение 15 дней. Для этого необходимо представить в соответствующий орган письменные возражения.
Если в ходе проверки были выявлены нарушения, то инспекторы предъявляют работодателю предписание об их устранении. Предписание (обязательное для исполнения работодателем) не должно содержать требований и рекомендаций, касающихся оперативно-хозяйственной деятельности проверяемой организации. В нем указываются требования об устранении выявленных правонарушений трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, о восстановлении нарушенных прав работников, о привлечении виновных в нарушениях лиц к дисциплинарной ответственности и т.д.
Если работодателю необходимо устранить нарушения законодательства, то в предписании обязательно должна содержаться ссылка на абзац, пункт, часть и номер статьи закона, положение которого нарушено. Также в данном документе указывается, в чем конкретно выразилось правонарушение (например, непредставление отпуска и т.п.) и в отношении кого оно было допущено.
При нарушении инспектором порядка оформления предписания работодатель имеет право его обжаловать.
Также работодателя и его должностных лиц могут привлечь к административной ответственности. Постановление о привлечении к административной ответственности может быть обжаловано у руководителя инспекции или в вышестоящей организации и в суде.
Проверяющие органы все чаще используют возможности межведомственного обмена информацией при проведении контрольных мероприятий. Так, ФНС РФ и Роструд договорились о проведении совместных проверок с целью выявления компаний, уклоняющихся от уплаты НДФЛ и страховых взносов в связи с ненадлежащим оформлением трудовых отношений с работниками, когда работодатель вместо трудового предлагает заключить гражданско-правовой договор либо вовсе не оформляет никаких документов.
Трудовая инспекция специализируется на выявлении такого рода нарушений, и теперь результатами проверки могут стать не только штрафы за нарушение трудового законодательства, но и доначисление «зарплатных» налогов.
Напомним, что проверки трудовой инспекцией могут быть плановыми и внеплановыми.
Любая компания может узнать, попала ли она в план проверок, на сайте Генпрокуратуры . Обычно план размещают в декабре текущего года на следующий год, и к такой проверке можно подготовиться.
А вот внеплановая проверка может стать полной неожиданностью. При этом наиболее распространенной причиной внеплановой проверки является жалоба работника.
На что чаще всего жалуются работники?
- Не выплатили заработную плату.
- Незаконно уволили.
Следует иметь ввиду, что с 03.10.2016 г. выплата заработной платы в размере менее МРОТ является самостоятельным основанием для проведения внеплановой проверки. Соответствующие изменения внесены в абз. 4 ч. 7 ст. 360 ТК РФ Федеральным законом от 03.07.2016 № 272-ФЗ.
Кстати, работник может обратиться и в прокуратуру. Тогда внеплановая проверка будет проведена по требованию прокурора (абз. 7 ч. 7 ст. 360 ТК РФ). При этом инспекция вправе выйти на проверку незамедлительно без дополнительного согласования с органами прокуратуры. Последних достаточно поставить в известность о начале проверки.
Должен ли инспектор предупредить о внеплановой проверке?
Если проверка проводится по жалобе работника, предупреждать об этом компанию запрещено (ч. 9 ст. 360 ТК РФ), в отличие, например, от плановой проверки, о которой работодатель уведомляется не менее чем за 3 рабочих дня.В какой форме будет проведена проверка?
Инспектор может запросить соответствующие документы, и тогда это будет документарная проверка, либо прийти лично (выездная проверка).Документарная проверка может плавно перерасти в выездную, если инспектор не смог удостовериться в полноте и достоверности сведений, содержащихся в документах, предоставленных в инспекцию (ч. 4 ст. 12 Закона № 294-ФЗ).
Отказ работодателя представить документы либо уклонение от их представления приведет к невозможности проверить документы и также послужит основанием для назначения выездной проверки.
Можно ли проигнорировать запрос документов, который пришел по электронной почте?
Не стоит этого делать. Закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» позволяет инспектору использовать любые способы уведомления.При документарной проверке срок для представления документов составляет 10 рабочих дней с момента получения требования (ч. 5 ст. 11 Закона № 294-ФЗ). Обратите внимание, запрос документов должен быть мотивированным.
Уклонение от представления документов может быть расценено как воспрепятствование законной деятельности должностного лица органа госконтроля. За это директору грозит штраф от 5 до 10 тыс. руб., а компании от 20 до 50 тыс. руб. Ответственность за повторное нарушение еще жестче:
- для директора - штраф от 10 до 20 тыс. руб. или дисквалификация от 6 мес. до 1 года;
- для компании - штраф от 50 до 100 тыс. руб.
В чем особенность представления документов в рамках выездной проверки?
Для выездной проверки срок представления документов законом не установлен. Инспектор, выйдя на проверку, обязан ознакомить руководителя компании либо иное должностное лицо с приказом (распоряжением) о назначении проверки, ее целями и задачами, а также со сроками и условиям проведения (ч. 4 ст. 12 Закона № 294-ФЗ). При этом инспектор вправе потребовать незамедлительного представления всех документов, необходимых для осуществления контроля.Если объем документов большой и быстро собрать их затруднительно, необходимо в письменном виде уведомить об этом инспектора и попросить дополнительное время для представления документов.
Какие документы вправе запросить инспектор в связи с жалобой работника?
Предмет проверки определяет жалоба работника. Соответственно, инспектор вправе запрашивать документы, непосредственно связанные с проверкой жалобы. Другое дело, что перечень таких документов может быть достаточно обширным.Так, проверяя жалобу работника на невыплату заработной платы, инспектор вправе запросить в отношении этого работника:
- заявление на оформление трудовых отношений;
- штатное расписание;
- приказ о приеме на работу;
- трудовой договор;
- положение об оплате труда;
- положение о премировании;
- заявление работника на перечисление заработной платы на счет в банке,
- табели учета рабочего времени;
- расчетные листки;
- платежные документы на выплату заработной платы.
Вместе с тем, документы, не относящиеся к обращению работника, инспектор требовать не вправе (см., например, решение Интинского городского суда Республики Коми от 13.10.2015 по делу № 12-81/2015).
Основными правилами государственного контроля являются недопустимость произвольного проведения мероприятий по контролю и строгое соблюдение процедуры проведения указанных мероприятий (ст. 3 Закона № 294-ФЗ). Запрет требования документов, которые не относятся к предмету проверки, следует из п. 3 ч. 1 ст. 15 Закона. Несоблюдение указанного правила признается грубым нарушением при проведении проверки, влекущим недействительность ее результатов (п. 5 ч. 2 ст. 20 Закона № 294-ФЗ).
Итог проверки, проводимой трудовой инспекцией
В случае выявления фактов нарушения трудовых прав работника результатом проверки трудовой инспекцией станет возбуждение дела об административном правонарушении и привлечение работодателя к ответственности. Работодатель также получит предписание об устранении выявленных нарушений, неисполнение которого может повлечь новую проверку и новые штрафы.Кроме того, теперь в порядке информационного взаимодействия с налоговыми органами трудовая инспекция передаст налоговикам сведения о выявленных нарушениях и копии документов, свидетельствующих о таких нарушениях, например, доказательства необоснованного заключения с работником гражданско-правового договора и произведенных по нему выплат.
Что с этими документами будет делать налоговый орган?
Налоговый орган сможет воспользоваться полученными документами в рамках камеральной проверки при представлении организацией расчета по НДФЛ. Кроме того, с учетом передачи налоговому органу функций по администрированию страховых взносов аналогичные действия могут последовать и при проверке расчета по страховым взносам.Установив наличие расхождений в документах, налоговый орган потребует представить пояснения в течение 5 дней или внести соответствующие исправления (п. 3 ст. 88 НК РФ).
В случае установления факта нарушения законодательства о налогах и сборах организации грозят доначисления по НДФЛ и страховым взносам.
О результатах проведенных мероприятий налоговые органы сообщат в трудовую инспекцию.
В свою очередь, если налоговики в рамках проводимых ими проверок выявят нарушения трудового законодательства, они также поделятся информацией с трудовой инспекцией.
Как минимизировать отрицательные последствия проверки трудовой инспекцией?
- Идти на контакт с инспектором, идеально, если получится найти общие интересы - инспектор в первую очередь человек.
- Не вступать в конфликт и тем более не грубить - кому это в принципе может понравиться?
- Постараться максимально отработать запрос - инспектору нужно вынести обоснованное решение по проверке.
- Представить характеристику на работника, особенно в ситуации конфликта, когда работник злоупотребляет - у инспектора должна быть общая картина, в том числе истинная причина обращения работника с жалобой.
Государственные трудовые инспекторы могут осуществлять плановую и внеплановую проверку любого работодателя. В законе установлен особый порядок проведения данной процедуры. Рассмотрим далее, как осуществляется проверка трудовой инспекцией, что проверяют уполномоченные на это лица.
Основания
В ст. 360 ТК указан список случаев, в которых выполняется внеплановая проверка инспекции по труду. К ним относят:
- Окончание срока, назначенного работодателю уполномоченной организацией, для исполнения предписания по устранению нарушений.
- Поступление заявлений, обращений, свидетельствующих о фактах неисполнения нанимателем требований отраслевых нормативных правовых актов.
- Принятие жалобы от работника о нарушении его трудового права.
- Поступление запроса от сотрудника с просьбой проконтролировать условия и ОТ на месте осуществления им своей профессиональной деятельности.
- Наличие приказа (распоряжения) начальника (заместителя) уполномоченной организации, изданного в соответствии с требованием прокурора, поручением Правительства или Президента.
Как правило, при соблюдении предписаний отраслевых норм работодателем, контролирующий орган посещает предприятие в плановом порядке. В законодательстве указано, какой период проверяет трудовая инспекция. Процедура выполняется раз в три года. Таким образом, в качестве основания для проведения проверки выступает истечение этого срока с момента:
- Госрегистрации юрлица либо ИП.
- Завершения последней проверки по плану.
- Подачи субъектом в уполномоченный орган особого извещения о начале осуществления им деятельности (в установленных законом случаях).
Проверка трудовой инспекцией: что проверяют должностные лица?
В качестве предмета контроля выступает соблюдение работодателем в процессе осуществления деятельности предписаний действующих отраслевых норм в области ОТ. Это значит, что все, что проверяет трудовая инспекция, должно соответствовать требованиям закона. Контролю, в первую очередь, подвергаются локальные нормативные акты, принятые и утвержденные на предприятии, соблюдение их положений на практике. Какие документы проверяет трудовая инспекция? К ним относят:
- Правила по внутреннему распорядку.
- Письменные трудовые договоры.
- Штатное расписание и локальные правовые акты.
- Трудовые книжки.
- Приказы о зачислении в штат, переводе на ту или другую должность.
- Журнал учета трудовых книжек и вкладыши.
- Приказы, согласия работников, подтвержденные профсоюзом, о выполнении работы сверхурочно либо в выходные дни.
- Положение о личных данных сотрудников.
Это не все, что проверяет трудовая инспекция. Контролю подлежат также работа с льготными категориями (несовершеннолетними, инвалидами и так далее), иностранными гражданами. Кроме этого, уполномоченная инстанция оценивает соблюдение правил ОТ. 
Требования к должностным лицам
Процедура выполняется на основании распоряжения или приказа начальника уполномоченной контрольной службы или его заместителя. Копия этого постановления передается под роспись предпринимателю или представителю (руководителю) юрлица. По просьбе указанных лиц государственные инспекторы должны:
- Предоставить необходимые данные о специалистах и органах, которые будут осуществлять контрольные мероприятия.
- Ознакомить с административными регламентами и порядком проведения надзорных процедур.
Как подготовиться к проверке трудовой инспекции?
В первую очередь, следует сказать, что одного наличия необходимых правоустанавливающих бумаг недостаточно. Все, что проверяет трудовая инспекция, должно быть оформлено по установленному порядку. Так, типовые распоряжения и приказы составляются по специальной форме. Все заявления, которые от руки пишет работник, расписки об ознакомлении с приказами, инструкциями, правилами должны быть удостоверены его подписью. Желательно, чтобы у журналов была твердая обложка, клеевой переплет, шнуровка. На это в обязательном порядке обратит внимание трудовая инспекция. Что проверяет уполномоченное лицо в журнале в первую очередь?
Служащий смотрит, пронумерованы ли все страницы, указано ли в конце общее число листов, удостоверены ли сведения подписями ответственных лиц и печатью предприятия. Для оптимизации делопроизводства и экономии времени и контролера, и непосредственно ответственных лиц за ведение бумаг, целесообразно составить перечни "особых" категорий работников. К ним, например, относятся несовершеннолетние, сотрудницы, имеющие детей до 3 лет, инвалиды, будущие матери, лица, занятые на опасном (вредном) производстве, и так далее. Документы, проверяемые трудовой инспекцией, должны предоставляться по первому требованию уполномоченного лица. 
Порядок выполнения контроля
Законодательство устанавливает определенные требования к инспектору и ходу выполнения им своих обязанностей. По ст. 360 ТК, уполномоченный служащий может предварительно извещать предприятие о своем визите, если посчитает, что такое уведомление не повлияет на качество и эффективность контроля. Закон, таким образом, не предписывает в обязательном порядке предупреждать о предстоящем мероприятии. Тем не мене на практике, как правило, уполномоченные лица уведомляют руководство производства заранее. После получения уведомления, перед тем как пройти проверку трудовой инспекции, начальнику предприятия следует удостовериться в том, что все акты составлены в соответствии с законом, ведется необходимый учет, соблюдаются требования. Появившись на предприятии, должностное лицо обязано предъявить соответствующее удостоверение, а также распоряжение (приказ) о выполнении процедуры в конкретной организации. В случае возникновения сомнений руководитель вправе позвонить в Инспекцию труда, чтобы удостовериться в том, что служащий действительно был направлен. После подтверждения факт начала контроля должен быть зафиксирован в соответствующем журнале.
Важный момент
Все, что проверяет трудовая инспекция, описывается в специальном акте. В нем указывается место, время, дата осуществления надзорных мероприятий, должность, ФИО лица, их проводящего, основания их выполнения. В этом же акте будут содержаться и сведения о результатах. Бумага удостоверяется подписями обеих сторон, один экземпляр остается на предприятии, второй – у контролера. 
Права должностного лица
Какими полномочиями обладает трудовая инспекция? Что проверяет специалист, кроме бумаг? Уполномоченное лицо имеет право в дневное время осмотреть все помещения предприятия. Служащий может обследовать конкретные рабочие места, оборудование. Он вправе задавать вопросы персоналу. В случае необходимости инспектор может запросить недостающие сведения у ответственных сотрудников предприятия.
Особая компетенция
В полномочия должностного лица входит также право приостановить деятельность производства, цехов или отделов в случае обнаружения нарушений. При выявлении работников, не прошедших инструктаж по ТБ, должностное лицо отстраняет их от исполнения обязанностей. Инспектор вправе привлекать виновных в нарушении ТК лиц к административной ответственности. При наличии заключений соответствующей экспертизы должностное лицо может направлять требование в суд о ликвидации предприятия.
Акт ревизии
По завершении контрольных мероприятий специалист указывает, какие были проверены документы и обнаружены нарушения. Если бумаги оформлены соответствующим образом и не вызвали нареканий, то данный факт также будет отражен в акте. Этот документ, как выше было сказано, подписывается начальником предприятия и ревизором. Однако подпись руководителя компании не означает, что он согласен с указанными нарушениями. Тем не менее автограф поставить необходимо. В противном случае этот факт также будет отражен в акте. В случае несогласия с мнением ревизора, акт можно обжаловать. 
Ответственность
При выявлении серьезных недостатков в деятельности предприятия ревизоры оформляют соответствующий протокол. Практика показывает, что без составления такого документа не проходит ни одна проверка. После составления протокола об административном правонарушении выносится постановление о наложении соответствующего взыскания. Как правило, в качестве него выступает штрафная санкция. Необходимо сказать, что уплата установленной суммы взыскания не освобождает предприятие от устранения недостатков кадровой работы в срок, предписанный ревизорами. В случае выявления более серьезных нарушений, например невыплаты работникам зарплаты, начальник компании может быть привлечен к уголовной ответственности. Обжаловать выводы ревизоров руководитель предприятия может в порядке подчиненности – главному госинспектору труда РФ. Также он может подать исковое заявление в суд. 
Часто выявляемые нарушения
Самыми популярными недостатками в кадровой работе, которые обнаруживаются в ходе ревизии, считаются отсутствие и неверное оформление письменных трудовых договоров. Эксперты рекомендуют ставить подписи на всех страницах контракта. Данное требование отсутствует в законодательстве, однако автографы будут служить гарантией того, что одним участником правоотношений не будут внесены никакие изменения без ведома другого. Следующим документом, в котором часто выявляются нарушения, выступает трудовая книжка. На предприятии она должна быть у каждого служащего, проработавшего больше пяти дней.
Исключением в этом случае являются совместители. Трудовая книжка должна храниться на предприятии, выдавать ее работнику не допускается. В случае необходимости в кадровом отделе делается ее копия и заверяется соответствующими подписями и печатью. С записями, которые делаются в книжке, работник должен быть ознакомлен. Для этого под распоряжениями и приказами, которые стали основанием для их внесения, служащий ставит свою подпись. Еще одним документом, с которым могут быть связаны проблемы, являются Правила внутреннего распорядка. Их утверждает руководитель предприятия. Все сотрудники компании должны быть под расписку ознакомлены с этим документом. Отсутствие Правил является грубым дисциплинарным нарушением. Кроме этого, при отсутствии такого акта работников сложно привлечь за несоблюдение требований.
Порядок начисления и уплаты налогов проверяет только налоговая инспекция, а вот по вопросам трудового законодательства в организацию может прийти и прокуратура, и трудовая инспекция, и Роскомнадзор, и миграционная служба. Какие документы представить каждому проверяющему, сколько времени будет длиться проверка, правомерны ли претензии и как их исправить? Такие вопросы задает себе, наверное, каждый кадровик. Эти и другие ситуации, возникающие при трудовых проверках, разобрала Валентина Андреева , профессор кафедры трудового права Российской Академии Правосудия при ВС РФ, к. и. н. на очередном онлайн-семинаре, проводимом компанией "Гарант".
Журнал проверок в организации ранее никогда не велся, но сейчас перед плановой проверкой будет заведен. Будет ли это считаться нарушением, и если да, то какой штраф будет наложен?
С мая 2009 года все организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести журнал учета проверок (п. 8. ст. 16 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ " ", далее – Закон № 294-ФЗ). В него должностные лица государственных и муниципальных органов вносят данные по проведенной проверке: кто ее проводил, даты начала и окончания проверки, ее цели, задачи и предмет, правовые основания, выявленные нарушения и выданные предписания и прочее. Типовая форма журнала установлена законодательством (Приказ Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141 " "), а сам он должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью компании или ИП (). Отсутствие такого журнала будет отражено в акте проверки, но штрафные санкции за такое нарушение не предусмотрены. Если организация самостоятельно, до прихода проверяющих устранила такое нарушение, то никаких претензий со стороны инспекторов быть не должно.
Что делать, если внеплановая проверка в отношении компании инициирована по анонимной жалобе? Пользователи системы ГАРАНТ могут получить оперативную помощь экспертов по телефону, подключив новый продукт"Советы экспертов. Проверки, налоги, право" .
Напомню, что такой журнал по сути больше нужен самой организации, чем проверяющим. Ведь в нем отражаются проведенные проверки и период, за который проверяли. У каждого проверяющего органа есть свои ограничения по периодичности проведения плановых проверок. Например, трудовая инспекция не может провести проверку, если не прошло три года с последней плановой. А если назначена проверка до истечения этого срока, то журнал поможет вам отстоять свои права и признать такую проверку недействительной.
НАША СПРАВКА
По трудовым вопросам организацию могут проверять:
- Федеральная трудовая инспекция – один раз в три года ();
- Генеральная прокуратура – один раз в три года ();
- Роскомнадзор – один раз в три года ();
- ФМС России – один раз в пять лет (п. 43 Административного регламента исполнения ФМС России, ее территориальными органами и МВД России, его территориальными органами государственной функции по контролю за соблюдением гражданами Российской Федерации и должностными лицами правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации , утв. приказом ФМС России и МВД России от 1 августа 2013 г. № 338/587);
- ПФ России и ФСС России – (ч. 10 ст. 35 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ " ").
Где в организации должен храниться журнал проверок: в кадрах, бухгалтерии или в секретариате?
Журнал проверок создается один на всю организацию вне зависимости от того кто проверяет: трудовая инспекция, Роскомнадзор, прокуратура или миграционная служба. Большой разницы, у кого он будет храниться, нет, но целесообразнее передать его секретарю. Срок хранения журнала – пять лет после его окончания ( , далее – Перечень типовых документов и сроков их хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
В приказе о проведении проверки указан срок ее проведения – 40 часов. Как учитывать эти часы? Нужно ли учитывать при этом максимальный 20-дневный срок?
Срок проведения документарной или выездной проверки не может превышать 20 дней (). Однако если проверяется малое предприятие, то срок будет только 50 часов, а для микропредприятий – 15 часов (). В нашем случае проверяющие установили срок в 40 часов, и о днях здесь речь не идет. Для расчета часов используется график работы организации: если установлен восьмичасовой рабочий день, то проверяющие могут находиться не более пяти полных дней.
Зарплата сотрудникам начисляется на банковские карточки. При проведении проверки трудовой инспекцией проверяющие попросили подтверждение того, что сотрудникам выдаются расчетные листки. Какие документы должна предоставить компания?
В ТК РФ прописана обязанность работодателя при выплате зарплаты сотрудникам извещать их о составных частях зарплаты, о размерах дополнительных выплат и удержаний и об общей сумме, подлежащей выплате (). Роструд также напомнил, что расчетный листок должен выдаваться не позднее дня окончательного расчета с сотрудником за месяц даже в случае выплаты зарплаты на банковскую карточку работника ().
Чтобы подтвердить фактическую выдачу расчетных листков, в некоторых организациях их передают работникам под роспись с указанием даты выдачи. Однако такой вариант подойдет для небольших организаций, ведь хранить эти данные за несколько лет достаточно накладно.
По моему мнению компания может пойти и по более простому пути. Расчетные листки формируются на компьютере, но не распечатываются, а в локальном нормативном акте (например, положении об оплате труда) предусматривается возможность получить расчетный листок в день выплаты зарплаты, а также любой другой день за любой месяц в бухгалтерии при устном обращении сотрудника.
Вне зависимости от того, какой механизм использует компания, ей следует прописать его в справке-пояснении, которая предоставляется в ходе проведения проверки трудовой инспекцией.
ПОЗИЦИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНСПЕКЦИИ ТРУДА ПО Г. МОСКВЕ
В соответствии с при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
- о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
- о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплаты при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
- о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
- об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном для принятия локальных нормативных актов.
Какие документы смотрит трудовая инспекция при проверке размера выплачиваемой зарплаты?
Документы, подтверждающие размер выплачиваемой зарплаты, – это бухгалтерские документы: ведомости по начислению зарплаты – расчетная ведомость ( , утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", далее – Постановление Госкомстата), платежная ведомость ( , утв. Постановлением Госкомстата) и расчетно-платежная ведомость ( , утв. Постановлением Госкомстата); документы, подтверждающие факт перечисления зарплаты на карточки работников (платежные поручения) и трудовые договоры в части описания порядка начисления зарплаты.
Инспектор обязал компанию заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам с указанием конкретных чисел (дней) выплаты зарплаты. До этого была отсылка к правилам внутреннего трудового распорядка, в которых указывались конкретные дни выплаты зарплаты. Насколько правомерно требование проверяющего?
Инспектор был абсолютно прав, что заставил компанию заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам. Ведь компания нарушала нормы ТК РФ, в которых указано, что зарплата выплачивается один раз в полмесяца в день, указанный в коллективном договоре, трудовом договоре, в правилах внутреннего трудового распорядка (). В этой норме законодатель не предусмотрел вариативности: или в договоре, или в правилах. Здесь речь идет о том, что день выплаты зарплаты нужно указать и в трудовом, и в коллективном договоре, и в правилах внутреннего трудового распорядка.
Генеральный директор, когда уходит в отпуск, возлагает свои обязанности на другого сотрудника. При этом составляется служебная записка в отдел кадров о временном возложении обязанностей на сотрудника, приказ руководителя о возложении обязанностей с письменным согласием самого работника. При проведении проверки трудовой инспекцией, проверяющие сказали, что необходимо еще составлять и дополнительное соглашение к трудовому договору сотрудника, на которого эти обязанности возлагают. Правомерны ли их требования?
Да, требования проверяющих из трудовой инспекции правомерны. В этом случае нарушаются нормы и в которых указан порядок совмещения профессий и условия оплаты. Там также прописано, что "размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы". А значит, необходимо составлять дополнительное соглашение к трудовому договору в котором и прописывать размер оплаты за совмещение должностей.
Правда, есть и другой вариант. Если в компании обязанности директора, ушедшего в отпуск, выполняет один и тот же сотрудник, то можно в его трудовом договоре прописать все необходимые положения: в каком случае какие обязанности на него возлагаются и какая оплата за них причитается. Эти обязанности надо внести и в должностную инструкцию. В этом случае составлять дополнительное соглашение к трудовому договору уже не нужно. Также не нужно составлять и служебную записку, а в приказе о замещении директора нужно сослаться на положения трудового договора и должностной инструкции. В этом случае зарплата сотрудника на время замещения директора будет выплачиваться с доплатой согласно трудовому договору.
При приеме на работу на должность директора необходима справка об отсутствии дисквалификации. Где и кому ее можно получить?
Справку может получить любое заинтересованное лицо: как сам претендент на должность генерального директора, так и организация, разместившая вакансию, в любом отделении территориальной налоговой инспекции вне зависимости от места регистрации заинтересованного лица или того, о ком просят предоставить сведения ( , утв. приказом ФНС России от 6 марта 2012 г. № ММВ-7-6/141@, далее – Порядок). Для этого нужно составить запрос с указанием сведений как о запрашиваемом, так и о заинтересованном лице, а также контактные данные и способ получения ответа (). Запрос можно или лично отнести в налоговую, или отправить по почте или заполнить специальную электронную форму на официальном сайте ФНС России
При увольнении работника личное дело сдается в архив. Могут ли документы, имеющие разные сроки хранения, хранится в одном личном деле?
Сроки хранения кадровой документации установлены в ст. 656 разд. 8 Перечня типовых документов и сроков их хранения . Несмотря на то, что в личном деле хранятся документы с разными сроками хранения, общий срок устанавливается по документу с наивысшим сроком (трудовой договор и другие) – 75 лет.
