Библиографическое описание:

Нестеров А.К. Внутренние документы предприятия [Электронный ресурс] // Образовательная энциклопедия сайт

В статье собраны ключевые моменты по внутренним документам предприятия.

Включают в себя три типа:

Организационные документы.
Служебные документы.
Распорядительные документы.

К внутренним документам предприятия не относятся учредительные документы. Последние регулируются 52 статьей Гражданского кодекса Российской Федерации.

Организационные документы предприятия

Деятельность предприятий и организаций фиксируется в разных видах документов.

Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание, которые составляют группу организационных документов.

Эти документы являются обязательными элементами каждого предприятия.

Организационные документы предприятия - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

В организационной части включают: положения, устав, штатная численность, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции и договоры.

Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы.

Положения могут регламентировать деятельность отдельных должностных лиц. В управленческой практике создают положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам.

Наиболее распространенный вид положения - документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функцию, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, содержат фиксированное число положений. Положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

Общие положения.
Цели и задачи.
Функции.
Права и обязанности.
Руководство.
Взаимоотношения с другими подразделениями (служебные связи).

В разделе "Общие положения" указываются точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность - орган управления (или должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. Дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение.

В разделе "Цели и задачи" в обобщенном виде формулируется главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи.

Раздел "Функции" - основной раздел положения, он должен включать всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач.

В разделе "Права и обязанности" перечисляются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документам Правительства, вышестоящих органов управления и документам, регламентирующим деятельность данной организации.

Раздел "Руководство" содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы. Должностные обязанности руководителя не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в данном разделе обязанности руководителя выделяют отдельно, в их числе, как правило, указывают функции координации деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др. Для разграничения прав подразделения и его руководителя в разделе устанавливают персональные права руководителя. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения и взыскания и т.д. В разделе "Руководство" перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы (структурного подразделения), за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами, а также за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным Положением.

В разделе "Взаимоотношения с другими подразделениями" определяются взаимосвязи с другими подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности, фиксируются документные связи - наименования документов, периодичность их представления, сроки, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке. Это основной организационный документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности.

Устав относится к обязательным внутренним документам, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
местонахождение (почтовый адрес);
предмет и цель деятельности;
порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);
порядок распределения прибыли;
порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;
органы управления (внутренняя организационная структура).
для акционерных обществ - сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.
для банков - перечень проводимых банком операций и его функции;
для бирж - сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;

Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.

Форма документа унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, визы подпись, оттиск печати.

Текст документа составляется в форме таблицы. Документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров (заместителем руководителя предприятия), утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.

Штатное расписание - документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом.

Форма документа унифицирована Госкомстатом РФ (форма Т-3). Документ имеет следующие реквизиты: формы по ОКУД и ОКПО, наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись. Текст составляется в виде таблицы, где указывается наименование должностей и структурных подразделений, количество штатных единиц, тарифная ставка или должностной оклад, надбавки и полная оплата в месяц, примечание. Составляет и подписывает документ главный бухгалтер.

Инструкция - это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.)

Могут включать в себя достаточно большое количество инструкций в зависимости от размера компании.

В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций или учреждений.

Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, должностная инструкция секретаря-референта.

Как правило, первый раздел инструкции называется "Общие положения". В нем указывают цели издания, область распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для разработки инструкции.

Инструкция - документ длительного действия. В "Общих положениях" оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмена ее введением ранее действующей.

Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками. По стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер ("устанавливает", "не допускает", "запрещается" и др.) и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Например, "Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения". Или "Секретари структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота".

Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его номер и дату.

Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

В комплексе внутренних документов предприятия особое место занимают должностные инструкции.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Кроме того, они практически реализуют разделение труда между персоналом.

Должностная инструкция разрабатывается специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия.

Должностная инструкция содержит следующие разделы:

Общие положения.
Функции.
Должностные обязанности.
Права.
Ответственность.

В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности; замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.

В разделе 3 (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые работником.

В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.

В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.

Хранятся должностные инструкции постоянно по месту разработки, в других организациях - 3 года.

Договор - правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями. Законом установлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформлении отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и др.).

Договор может быть заключен в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Содержание договора, как правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.

Основная часть договора излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, который должен полно, четко, однозначно регламентировать взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия.

К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи (с указанием должности, фамилии, инициалов) представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.

Современное законодательство не регламентирует содержание договора в целом, но устанавливает его обязательность, а также условия, которые должны включаться в текст договора, документирующего ту или иную деятельность. Это могут быть (кроме перечисленных выше) условия возмещения вреда (возможных убытков), порядок разрешения споров, права владения, распоряжения, пользования имуществом (землей, основными фондами и др.), положения об обеспечении экономической безопасности и другие условия, обязательные при осуществлении той или иной деятельности.

Служебные документы предприятия

Внутренние служебные документы предприятия - официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

протоколы, акты, служебные и докладные записки, справки, объяснительные записки.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

На коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров, кредиторов и т.п.

Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол ведётся во время заседания секретарём, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

Протокол составляется на основании записей, произведённых во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ… заседания Совета директоров.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель - фамилия и инициалы;

Секретарь - фамилия и инициалы;

Присутствовали - фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество.

В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии присутствующих членов совета, независимо от их количества.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?", например:

Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2004 г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире - краткое изложение текста выступления. Фамилия основного докладчика указывается в родительном падеже, а выступающих - в именительном.

Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после тире указывается: "текст выступления прилагается (приложение 1)".

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

Основные тезисы докладов и выступлений могут помещаться в тексте протокола или оформляться в виде приложения к нему. В последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, вносится в текст протокола после соответствующего постановления (решения).

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа.

Протокол подписывается председателем и секретарём. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствующими на заседании.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний совета директоров; протоколы общих собраний акционеров; протоколы собраний кредиторов.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных внутренних документов предприятия, поэтому хранятся постоянно.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приёма работ по контракту; акт приёма-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Акт может иметь заголовок, например, "Акт… о недостаче ТНП" или "Акт… приёма-передачи документов с грифом "Конфиденциально".

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, её результаты (выводы, заключения, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка ("С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты").

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Наиболее важные акты предприятия (о приватизации, приеме-передаче акций, о реорганизации или ликвидации, ревизий и проверок) хранятся постоянно, другие, акты по второстепенным вопросам - 5 лет.

Служебная (докладная) записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями предприятия или должностными лицами. Составляется она, если выполнение функций структурного подразделения связано со смежным подразделением предприятия, и если вопрос не может быть решен устно.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность, о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Служебная (докладная) записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может быть составлена с помощью ПК или рукописным способом.

Служебная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внутренние служебные (докладные) записки должны быть подписаны составителем (автором).

Служебные (докладные) записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Датой служебной (докладной) записки является дата её подписания.

Служебные (докладные) записки по основным вопросам деятельности предприятия, направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, по оперативно-хозяйственной деятельности - 5 лет (статья 42 "Перечня документов с указанием сроков хранения").

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы.

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты.

В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).

Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Справки по основной деятельности предприятия с важными выводами и предложениями могут храниться постоянно (ст. 39 "Перечня документов с указанием сроков хранения").

Объяснительные записки составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.

Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя.

В зависимости от важности освещаемого вопроса объяснительные записки могут храниться от 1 года до 5 лет.

Распорядительные документы предприятия

Внутренние распорядительные документы предприятия играют очень важную роль в управлении предприятиями и организациями. В настоящее время внутренние документы предприятия включают следующие виды распорядительных документов: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение. Распорядительные документы предприятия носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Приказы предприятия делятся на две большие группы:

приказы по основной деятельности (производственным вопросам);
приказы по личному составу (персоналу предприятия).

Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Приказы руководителя могут издаваться по самым разным вопросам, например:

о распределении служебных помещений;
о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов;
о нарушении правил транспортировки грузов;
о создании рабочей группы по проекту;
о премировании сотрудников коммерческого отдела;
о мерах по улучшению пожарной безопасности и т.д.

Приказы по личному составу, как правило, составляются в случае приема, увольнения или перевода работников предприятия, их командирования, предоставления отпусков и т.д.

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; визирование проекта; подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.).

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу (персоналу предприятия).

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос "о чем?", например: "О реорганизации предприятия", "Об изменении оплаты отпусков" и т.д. Недопустимо использовать заголовки типа: "Приказ по предприятию" или "Приказ генерального директора".

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием для издания приказа являются:

нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);
решения совета директоров, общих собраний акционеров;
производственная необходимость.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова "ПРИКАЗЫВАЮ", пишут "кому" (исполнителю или структурному подразделению), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки её окончания).

Если поручение исполнителю даётся постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за исполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится:

"Приложение к приказу директора ЗАО "Эра" от 01.03.2001 № 7".

После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание.

Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет "ознакомлен", ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется секретарём и раздаётся исполнителям для работы.

Аналогично происходит работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.

Приказы по основной деятельности предприятия хранятся постоянно, приказы по административно-хозяйственным вопросам (отпуска, командировки, взыскания, дежурства и т.п.) - 5 лет (статья 6 "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения").

Распоряжение - правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения предприятия составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

Распоряжения могут быть изданы по следующим вопросам:

о распределении обязанностей между руководством компании;
о передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками;
о применении правил работы с конфиденциальными документами;
о сроках предоставления авансовой отчетности;
о порядке использования служебного автотранспорта;
о проведении ежегодной диспансеризации работников и т.п.

Распоряжения подписывают руководитель или по его поручению - заместители руководителя предприятия.

Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

Распорядительная часть документа начинается словом "ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)", напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от границы левого поля. Часто в тексте распоряжений эти слова опускают, указывая только действие, например:

всем сотрудникам пройти инструктаж;
работникам отдела кадров провести аттестацию;
сотрудникам охраны пройти медкомиссию и т.п.

Последний пункт распоряжения является, как правило, контрольным, т.е. указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением этого распоряжения.

Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Распоряжения предприятия по основной деятельности хранятся постоянно, по административно-хозяйственным вопросам - 5 лет.

Решение - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели и задачи решения. Если основанием к изданию решения является нормативный документ, то в констатирующей части указываются наименование, дата, номер и заголовок этого документа.

Распорядительная часть решения начинается словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛИ"), которое печатается без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от границы левого поля.

Распорядительная часть документа должна содержать перечень мероприятий и действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроки исполнения. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения предприятия или должностные лица. Текст решения может делиться на пункты. Если решение вводит в действие какие-либо документы, то они оформляются как приложения к решению.

Решения совета директоров, дирекции предприятия, собраний трудового коллектива, собраний акционеров, пайщиков хранятся постоянно.

Введение

«Документационное обеспечение управления, делопроизводство: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами».

Любое дело заканчивается таким решением, которое необходимо закрепить в виде документа. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов – непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов, в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции.

Дисциплина «Документационное обеспечение управления» входит в цикл общепрофессиональных дисциплин учебного плана.

1. Организационные документы

Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся: учредительный договор; устав организации; положение об организации; положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале; структура и штатная численность; штатное расписание; инструкции по определенным направлениям деятельности; должностные инструкции работников; памятки.

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида. Датой подписания организационных документов является дата, проставляемая в бланке на месте реквизита 08. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (например, устав) или структурного подразделения (например, должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Организационные документы имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида организационных документов разные. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы (например, Типовое положение о среднем специальном учебном заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.

Для разработки конкретных документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структурных подразделений. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству.

Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим определенное направление деятельности организации.

Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства. В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного документа. Например, изменения и Дополнения в организационный документ, который утвержден руководителем организации, - положение о структурном подразделении - вносятся приказом этого руководителя. Если организационный документ, например, устав, был утвержден вышестоящей организацией или решением высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.), то изменения в него вносятся путем их утверждения этими органами и с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию.

К основным организационным документам относятся учредительные документы - учредительный договор, устав или положение. Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления и содержание текста, приведены в Гражданском кодексе (ч. I, гл. 4). Так, организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида» (ст. 52 ГК РФ).

В тексте учредительных документов должно содержаться:

Наименование юридического лица, содержащее указание на его организационно-правовую форму; наименования некоммерческих организаций, а также унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях других коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица;

Место нахождения юридического лица, которое определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в учредительных документах юридического лица не установлено иное; предмет и цели деятельности юридического лица (для некоммерческих и унитарных предприятий);

Порядок управления деятельностью юридического лица; другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Юридическое лицо, созданное в соответствии с ГК РФ одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются условия, и порядок распределения между участниками прибыли, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы.

Устав может также регулировать определенную сферу государственной деятельности, внутреннего водного транспорта, воинскую службу и др.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.

Положение об организации - это правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (прежде всего органы государственной власти и управления всех уровней и некоторые другие).

Положение об организации оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печати организации и утверждается, как правило, распорядительным документом вышестоящей организации. Изменения в положение об организации могут вноситься только приказом руководителя вышестоящей организации.

Положение о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом:

Положение о структурных подразделениях;

Положения о коллегиальных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет);

Положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).

Положения о коллегиальных и совещательных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет) также носят нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность того или иного органа управления. Структура текста такого рода положений также нормативно не установлена. Однако, исходя из практики работы и назначения данного вида документа, требований закона к организации деятельности коллегиальных органов управления, вырабатывается устойчивая структура текста положений о коллегиальных и совещательных органах управления.

Положение о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах). Данный документ создается в случае необходимости на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа, и действует до прекращения деятельности этого органа.

Регламент работы - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа (если порядок работы недостаточно четко описан в положении об этом органе). Регламенты работы определяют порядок планирования работы, порядок подготовки и внесения документов на рассмотрение, порядок принятия и оформления решений заседаний коллегиального органа, доведения их до исполнителей.

Регламенты оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.

Правила внутреннего трудового распорядка - правовой акт, регламентирующий организацию работы организации, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы. Правила оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, подписываются руководителем кадровой службы, согласовываются на собрании трудового коллектива и утверждаются руководителем организации.

В негосударственных организациях наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале , в котором отражаются вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и ответственность администрации и персонала, правила делового поведения (деловой этики) и др.

Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем службы управления персоналом, согласовывается на общем собрании персонала, но утверждать Положение о персонале рекомендуется на совете директоров организации.

Структура и штатная численность - правовой акт, устанавливающий структуру организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в соответствии с группой по оплате труда. Документ входит в состав УСОРД и имеет унифицированную форму.

Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). Текст документа составляется в форме таблицы, в которой приводятся наименования структурных подразделений организации, наименования должностей, включенных в эти подразделения, а также их количество в соответствии с уровнем оплаты по соответствующим группам.

Штатное расписание - правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - указанием разряда по Единой тарифной сетке - ЕТС), регулирующий соотношение разных категорий специалистов, устанавливающий фонд заработной платы организации в целом за месяц.

Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, в заголовке к тексту указывается год, на который составляется штатное расписание, визируется главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями структурных подразделений, заместителем руководителя организации, курирующим данные вопросы, подписывается руководителем отдела кадров (службы персонала) и утверждается руководителем с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). В негосударственных организациях документ может утверждаться советом директоров.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

Инструкции оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа. Заголовок должен четко определять вопросы (область деятельности), на которые распространяются требования инструкции.

Инструкция - документ длительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказом руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.

Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.

Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа.

Текст должностной инструкции состоит из следующих типовых разделов:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности).

Памятка - документ, регламентирующий порядок работы по выделенному направлению деятельности организации.

Памятка не входит в состав УСОРД, не имеет унифицированной формы, составляется по произвольной форме, подписывается заместителем руководителя организации, курирующим данное направление, утверждается руководителем организации. Информацию, включенную в памятку, можно представить и в разделе инструкции, освещающей правила работы по выделенному направлению.

2. Распорядительные документы

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

С помощью распорядительных документов совершенствуются организационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов, т. е. разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.

К распорядительным документам относятся: постановление; решение; приказ; распоряжение; указание.

Правовой акт - документ, содержащий официальное подзаконное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее, юридические последствия. С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы.

К первой группе относятся документы, создаваемые в условиях коллегиальности (коллегией, собранием, советом, правлением или; другим коллегиальным органом управления). К ним относятся постановления, решения.

Ко второй группе относятся документы, создаваемые в условиях единоличного принятия решений (на основе единоначалия) должностным лицом, как правило, руководителем организации, а в отдельных случаях руководителями других уровней - заместителями руководителя, руководителями структурных подразделений организации в пределах их компетенции. К таким документам относятся приказ, распоряжение, указание. В условиях единоначалия право принятия решений по любому вопросу управления принадлежит руководителю организации, что увеличивает оперативность управления и персональную ответственность за принятые решения.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на три группы:

1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;

2) акты межведомственного характера;

3) акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.

Оформление данных правовых актов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003, а подготовка их осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и государственной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997г. № 1009.

Распорядительные документы могут быть документами длительного действия и действовать до их отмены новым распорядительным документом. Иногда нет необходимости отменять документ полностью, и тогда в него могут быть внесены изменения и дополнения в отдельные пункты текста в установленном порядке. Действие распорядительного документа может быть приостановлено органами суда и прокуратуры.

Любой распорядительный документ, за исключением совместного, оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида (постановление, приказ и т.д.). Особенностью оформления распорядительных документов является структура текста. Текст, как правило, состоит из двух частей - вводной (констатирующей) и распорядительной.

Вводная часть оканчивается определенным глаголом (в зависимости от вида распорядительного документа), который печатается от нулевого положения табулятора прописными буквами, без кавычек, затем проставляется двоеточие и через двойной интервал" с красной строки оформляется распорядительная часть.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительного документа должен содержать информацию: предписываемое действие, сроки исполнения, исполнители

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил.

Постановления оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, а юридическими основаниями для их издания могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации, Государственной Думы, Правительства Российской Федерации и другие нормативные правовые акты для постановлений федеральных органов исполнительной власти (в том случае, если постановления издаются «во исполнение») или необходимость осуществления собственной исполнительной или распорядительной деятельности, а также необходимость правового регулирования работы собственного аппарата управления (в том случае, если постановления издаются по инициативе организации).

Постановления оформляются на общем бланке с указанием вида документа - «постановление». Дата постановления - это дата заседания коллегиального органа.

Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, методические, педагогические советы и др.

Решениями также называются совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более органами, имеющими право издавать различные по форме распорядительные документы, т. е. действующие на основе коллегиальности и единоличного принятия решения.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц, например приказ вышестоящей организации, доводимый до сведения подведомственных организаций, учреждений, предприятий.

По основной деятельности;

По личному составу.

Порядок финансирования, материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационную и документационную деятельность, социальные вопросы, а также порядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности (для вузов, например, учебной деятельности.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц, например, приказ вышестоящей организации, доводимый до сведения подведомственных организаций, учреждений, предприятий.

Приказы по содержанию и способам оформления бывают двух видов:

По основной деятельности;

По личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют:

Деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы;

Организационно-правовое положение сотрудников;

Порядок финансирования, материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационную и документационную деятельность, социальные вопросы.

Приказы по личному составу (так называемые кадровые приказы) регулируют прием, перевод, перемещение, увольнение работников, предоставление всех видов отпусков, присвоение или утверждение разрядов, вынесение и снятие взысканий, поощрение (награждение) и т.д.

Требования к оформлению документов, в том числе и приказов по личному составу, входящих в УСОРД, изложены в ГОСТ Р 6-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В рамках данной системы возможно составление приказа по личному составу как по одному основанию (например, о приеме на работу одного или нескольких работников, так и по нескольким основаниям, когда в одном приказе имеются пункты о приеме на работу, переводе, увольнении и т.д. - так называемый сводный приказ по личному составу).

Приказ подписывает руководитель, а ниже его подписи - на лицевой стороне приказа проставляется отметка об ознакомлении лиц, указанных в тексте, с приказом. Сотрудники проставляют личную подпись и дату, расшифровка подписи необязательна. Работник кадровой службы должен проконтролировать правильность и своевременность проставления сотрудниками данной отметки. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 68), например, приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения издают: Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации, председатели правительств субъектов Российской Федерации, другие руководители органов управления по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуждения. Распоряжения по сложившейся практике также издают руководители предприятий, их заместители или главные специалисты, или руководители структурных подразделений в пределах своих полномочий.

Распоряжение оформляется с соблюдением требований к оформлению распорядительных документов. Особенностью оформления данного вида распорядительного документа является наличие реквизита 15 «Адресат», который отсутствует на приказах, постановлениях и решениях. Данный реквизит, как правило, приводится в обобщенном виде:

Распоряжение имеет одну подпись - руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителя структурного подразделения.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией использования приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Указание как вид документа было введено в практику с 1970 г. вместо применявшегося циркулярного письма, которое издавалось по тем же вопросам. И распоряжение, и указание, как уже было отмечено, имеют ограниченный срок действия, касаются узкого круга организаций, должностных лиц и в силу этого в эти документы не вносятся изменения и дополнения по отдельным пунктам, как в другие виды распорядительных документов.

распорядительный документ оформление приказ

3. Справочно-информационные документы

Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К данной группе можно отнести такие документы, как:

Служебное письмо, телеграмму, телекс, телефонограмму - документы, обеспечивающие деловую переписку;

Протокол;

Докладную записку;

Справку;

Заявление, предложение, жалобу;

Сводку, заключение, отзыв и др.

Часть из перечисленных документов, относящихся к справочно-информационной группе, не входят пока в УСОРД, не имеют унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв, представление, характеристика) и оформляются согласно сложившейся управленческой практике.

Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Так, служебное письмо оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка, справка, акт на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такие документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика, предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги. Документы этой группы отличаются друг от друга структурой изложения и объемом текста. В большинстве своем документы этой группы состоят из одного-двух листов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, заявления, акты, характеристики и др.).

Исключение составляют такие документы, как протоколы, заключения, справки служебного характера, отзывы, которые могут быть многостраничными. Как правило, справочно-информационные документы имеют одну подпись, за исключением протокола (две подписи) и акта (подписывается комиссией).

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо - самый распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семи строк, напечатанных через один межстрочный интервал, письмо оформляется на бланке формата А5. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным, кратким.

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: по телеграфу. Телеграммы применяют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю, когда нет возможности воспользоваться аппаратом факсимильной связи или электронной почтой.

Правила оформления телеграммы установлены Минсвязи РФ.

Телеграмму оформляют на чистых листах бумаги или на специальных бланках.

Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная, правительственная, международная, срочная, обыкновенная и др.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.

Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах. Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации - точек (.) и запятых (,) - и различных шрифтов.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, по которым телефонограмма должна быть передана.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

От таких протоколов следует отличать протоколы, составляемые работником административных органов, органов охраны общественного порядка, органов ГИБДД, протокол инспектора пожарной охраны, санитарного инспектора, а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования цены и др., - все эти виды протоколов не входят в УСОРД и оформляются не по требованиям ГОСТ 6.30-2003.

Протоколы могут быть трех видов:

краткие - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения;

стенографические - весь ход заседания записывается подробно.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события (акты аварий, приема-передачи дел, инвентаризации и т.д.).

Акт оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Акт имеет унифицированную форму. Реквизиты оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Место и дата составления должны соответствовать месту и дате актируемого события.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка создается как по инициативе составителя, так и на основе устного или письменного указания руководителя. С точки зрения содержания докладная записка может носить инициативный, информационный и отчетный характер.

Инициативная докладная записка - составляется с целью побудить адресат принять определенное решение.

Информационная докладная записка - информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характер которого руководителю известен. Информационные докладные записки отличаются регулярностью их представления.

Отчетная докладная записка - должна информировать руководителя о завершении работы или о ходе выполнения указаний, планов и т.д.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Справки бывают личного и служебного характера. В справках личного характера описываются или подтверждаются факты или события, касающиеся конкретного лица. В справках служебного характера приводится информация по тем или иным направлениям деятельности организации.

Справка может быть внутренняя и внешняя. Если справка выходит за пределы учреждения, то оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа.

Заявление - это просьба о разрешении того или иного вопроса, касающегося осуществления представленных работнику или гражданину прав: на труд, отдых и т.д.

Чаще всего заявления содержат просьбу личного характера, например заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении жилья и т.д.

Заявление оформляется на чистом листе бумаги и подписывается составителем. Оформление реквизитов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные формы заявления приведены в Альбоме унифицированных форм.

Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу.

В сводке содержится информация из различных источников по заранее установленным показателям (параметрам), связанным одной темой (сводка предложений, сводка замечаний и т. п.).

Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований к оформлению реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки, как правило, приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию - руководителем или заместителями руководителя.

Заключение, отзыв - документы, содержащие мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключение или отзыв составляют на проекты документов, научные работы и т.п. Заключение не имеет унифицированной формы.

Перечень, список, номенклатура - документы, содержащие систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или других одноименных понятий, составленных в целях распространения на них определенных норм и требований.

Они могут оформляться на общем бланке с указанием конкретного вида документа (например, номенклатура). Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например, «Перечень документов, подлежащих передаче на государственное хранение», «Номенклатура дел на 2000 год».

Документы подписываются руководителем организации, их составителями, утверждаются вышестоящей организацией или головной организацией в той отрасли (области деятельности), к которой относится содержание документа.

Текст этих документов, как правило, приводится в табличной форме.

Порядок и форма составления перечней, номенклатур дел регламентируются ведомственными нормативными документами, методическими рекомендациями, инструкциями. Так, порядок и форма номенклатуры дел - «систематизированного перечня заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке» - регламентируются Основными правилами работы архивов организаций.

Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Введение

Любое дело заканчивается таким решением, которое необходимо закрепить в виде документа. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов - непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).

Организационные документы

В тексте учредительных документов должно содержаться:

Положение о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом:

Положение о структурных подразделениях;

Положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).

Текст должностной инструкции состоит из следующих типовых разделов:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности).

Памятка - документ, регламентирующий порядок работы по выделенному направлению деятельности организации.

Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц (ГОСТ Р 51141-98).

Организационные документы- документы, определяющие статус (организационно- правовую форму) предприятия и порядок её работы.

Организационные документы - это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.

Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.

К организационно-правовым документам относятся:

Устав организации;

Положение об организации;

Учредительный договор;

Положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;

Регламент;

Структура и штатная численность;

Штатное расписание;

Инструкции по определенным направлениям деятельности;

Должностные инструкции работников;

Правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.

Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Датой организационных документов является дата утверждения.

Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения (реквизит 16) на самом документе, либо изданием другого документа.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

Положение (о чем?) об отделе кадров;

Структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;

Инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;

Должностная инструкция (кого?) референта.

Организационные документы имеют сложную структуру текста.

Констатирующей частью текста организационных документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.

Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ (гл. 4, ч. I).

Организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида» (ст. 52 ГК РФ).

Устав - правовой акт, определяющий статус созданного юридического лица (учреждения, организации, предприятия, порядок его функционирования, реорганизации, ликвидации.

Типовая структура текста устава государственного учреждения закреплена в «Унифицированной системе организационно-распорядительной документации».

Структура текста устава негосударственной организации отличается от структуры текста устава государственного учреждения. Устав негосударственного предприятия содержит дополнительные разделы, в которых отражается специфика его организации и деятельности.

В Гражданском кодексе РФ дан перечень обязательных сведений, которые должны быть отражены в уставе организаций с различной организационно-правовой формой.

Для примера- возможные разделы устава.

1) Общие положения. В разделе указываются полное и сокращенное официальные наименования организации; ее статус, почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.

2)Акционерный капитал (уставный капитал). В разделе определяются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.

3)Порядок деятельности. Раздел устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

4)Управление. Раздел регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть:

общее собрание акционеров - высший орган управления обществом (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);

совет директоров - высший орган управления обществом в промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выбора председателя и на какой срок);

исполнительные органы - генеральный директор, исполнительный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и порядок деятельности);

ревизионная комиссия - орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).

5)Учет и отчетность; распределение прибыли. В разделе устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, порядок распределения прибыли.

6)Прочие накопления. В разделе устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если таковые имеются.

7)Прекращение деятельности. Раздел устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.

Отметка о регистрации проставляется на титульном листе устава. Она состоит из:

Наименования органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций;

Даты регистрации;

Государственного регистрационного номера;

Подписи;

Печати регистрирующего органа.

Гриф утверждения также выносится на титульный лист и заверяется печатью.

Устав государственной организации утверждается вышестоящим учреждением, а негосударственной - его учредителями, общим собранием акционеров.

Положение об организации (структурном подразделении)

Положение - правовой акт, устанавливающий системно связанные между собой правила регламентирующего характера по отдельным вопросам деятельности организации, подразделений, должностных лиц.

Положения могут быть типовыми (примерными) и конкретными (индивидуальными). При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений.

Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).

Положение об организации - это документ, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (органы государственной власти и управления всех уровней).

Схема положения о государственном учреждении аналогична схеме устава государственного учреждения.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются: заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.

Структура текста положения так же, как и текста устава, регламентирована УСОРД.

Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифицировать на:

Положения о структурных подразделениях;

Положения о коллегиальных и совещательных органах, как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.);

Положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются:

Наименование организации;

Наименование структурного подразделения;

Номер документа;

Место составления;

Заголовок к тексту;

Подпись;

Гриф утверждения.

Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации.

Текст положений о структурных подразделениях включает следующие разделы.

1)Общие положения. В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

2)Цели и задачи. В разделе «Цели и задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.

3)Функции. В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

4)Права и обязанности. В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя. В этом же разделе устанавливаются виды дисциплинарной, административной, а при необходимости - и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

5)Взаимоотношения. В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения, основные документы, создаваемые им, указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации.

Положения о коллегиальных и совещательных органах, как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.), также носят нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов.

В качестве примера можно привести структуру текста положения о Совете директоров акционерного общества.

Общие положения.

Компетенция Совета директоров.

Состав Совета директоров.

Выдвижение кандидатов в Совет директоров.

Избрание членов Совета директоров.

Регламент заседаний Совета директоров.

Взаимоотношения с другими подразделениями общества.

Ответственность членов Совета директоров.

Порядок утверждения положения о Совете директоров и порядок внесения в него изменений.

В государственной организации внесение изменений и дополнений в положения о коллегиальных и совещательных органах и в положения о структурных подразделениях осуществляется распорядительным документом руководителя организации.

В негосударственной организации изменения и дополнения в положения о коллегиальных и совещательных органах принимаются на общем собрании акционеров.

Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) создаются на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.

Учредительный договор

Договор- соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав или обязанностей.

Договор - юридическое понятие, с которым связано возникновение различных обязательств и отношения, регулирующие их.

В учредительном договоре учредители берут обязательство создать юридическое лицо (дается наименование юридического лица), определяется порядок совместной деятельности по его созданию, условия образования имущества и уставного капитала.

Договором определяется предмет и цели деятельности юридического лица, а также условия и порядок управления деятельностью юридического лица и условия распределения между учредителями прибыли.

Местонахождение юридического лица определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в договоре не установлено иное.

В заключительной части договора указывается количество экземпляров договора, юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

На договоре подписи заверяются печатями. Если одна из сторон (или обе договаривающиеся стороны) являются гражданами, то указываются их фамилии, имена и отчества, паспортные данные и место жительства.

Учредительный договор подлежит государственной регистрации в установленном порядке.

Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, их подразделений, должностных лиц и граждан.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Инструкции оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа. В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета на предприятии».

Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, разработавшего ее.

Инструкция подлежит утверждению. Утверждаются инструкции руководителем организации и заверяются печатью.

Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, на которое распространяется содержание инструкции.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемые на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели ее издания, область распространения и другие сведения общего характера.

Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

В тексте часто используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т. п.

Разновидностью инструкции является должностная инструкция.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

С помощью должностной инструкции в любой организации реализуется функция управления персоналом.

Должностные инструкции бывают типовые (примерные) и конкретные (индивидуальные).

Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковые обязанности, права, ответственность, независимо от того, к какой отрасли относится организация. Например: «Должностная инструкция секретаря».

При большом объеме работы функциональные обязанности по определенной должности выполняют, как правило, несколько человек.

Если эти обязанности одинаковы, то разрабатывается одна должностная инструкция, которая в этом случае будет типовой, например: «Должностная инструкция бухгалтера».

Если обязанности работников с одинаковым названием должности различаются, то для каждого из них разрабатывают конкретную должностную инструкцию с уточнением обязанностей работника в заголовке к тексту. Например: «Должностная инструкция бухгалтера по налогам».

Должностные инструкции разрабатываются почти на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Должностные инструкции не составляются на категорию служащих «руководители», так как их функции и задачи, права, обязанности и ответственность фиксируются в уставе организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство».

Должностная инструкция входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается заместителем руководителя организации - куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов.

1. Общие положения. В этом разделе указывают полное наименование должности с обозначением структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием; кому непосредственно подчиняется работник (дополнительно - кому подчиняется на период отсутствия вышестоящего лица); порядок назначения на должность и освобождения от должности; порядок замещения в случае временного отсутствия работника; особенности организации работы, если они есть (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.), перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы, требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний).

2. Функции. В разделе приводится перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения.

3. Должностные обязанности. В этом разделе перечисляются: виды работ, выполняемые работником на данной должности; характер выполняемых действий: «руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т. п. Должностные обязанности целесообразно также объединять в однородные группы в соответствии с функциями работника. Для удобства представления должностных обязанностей текст данного раздела может быть разделен на две части: в первой части перечисляются те виды работ, которые сотрудник выполняет самостоятельно, а во второй те, которые выполняются совместно с другими.

4. Права. В разделе устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:

Право принимать определенные решения (перечисление вопросов, которые он может решать самостоятельно); » право давать указания по конкретным вопросам;

Право самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции;

Право обращаться с предложениями к руководителю;

Право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы такого представительства;

Право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению;

Право на получение необходимой для работы информации (статистической, экономической и др., в том числе и конфиденциальной);

Право требовать выполнения определенных действий от других работников.

В тексте данного раздела необходимо закрепить также:

Право работника вносить предложения по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных должностных обязанностей;

Право входить в состав рабочих групп по подготовке и реализации конкретных проектов и участвовать в разработке коллегиальных решений, направленных на достижение главной задачи структурного подразделения или всей организации.

В необходимых случаях в текст раздела можно внести универсальные права, общие для всех работников (а не только права по должности):

Право на все виды установленной компенсации за свой трудовой вклад;

Право на комфортные условия труда;

Право на повышение квалификации;

Право на максимальную реализацию своих профессиональных потребностей.

5. Ответственность. В разделе определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Устанавливается ответственность работника за нарушение действующего законодательства и требований организационно-правовых и распорядительных документов. В необходимых случаях фиксируется полная материальная ответственность работника по должности, которая должна быть оформлена соответствующим дополнительно заключаемым договором. Предусматриваются и конкретные формулировки об ответственности за несоблюдение технологий, закрепленных в нормативно-технических документах, за нарушение сроков выполнения работ, предусмотренных нормативами, за отказ от применения передовых приемов работы и имеющихся технических средств, за отказ выполнять письменные и устные распоряжения руководителя и др. При формулировании пунктов об ответственности не следует злоупотреблять словами с отрицанием «не», так как они придают негативный смысловой оттенок соответствующему пункту текста в целом. Количество пунктов этого раздела не должно превышать количества пунктов в предыдущем разделе «Права».

6. Взаимоотношения. В данном разделе указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки предоставляет; с кем осуществляет совместную подготовку документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями. Если взаимоотношения и связи сотрудника хорошо отлажены на уровне документов, то текст раздела можно представить в форме одной или нескольких таблиц с заголовками: «Работник передает»; «Работник получает».

В графах таблицы указывают: наименование структурного подразделения, вид документа, срок, периодичность. В текст раздела целесообразно также включать названия и формы журналов или картотек, которые ведутся с целью учета, контроля и лучшей организации работы, а также названия баз данных, которые сотрудник ведет на рабочем месте для упорядочивания и систематизации справочно-информационного фонда. В текст должностной инструкции могут быть включены дополнительные разделы.

Функции. В этом разделе перечисляют основные направления деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения. В формулировках функций необходимо четко отразить вклад сотрудника в достижение главной задачи, перспективных и текущих задач структурного подразделения; указать, какие функции работник выполняет самостоятельно, а в выполнении каких участвует.

Условия оплаты труда. В разделе указывается, какой работнику устанавливается должностной оклад в соответствии с контрактом или штатным расписанием; какие он может получать премии (в зависимости от конкретных условий работы можно оговорить виды премий и условия их получения); какие он может получать надбавки и как ему можно повышать зарплату (при каких условиях и с какой периодичностью); может ли работник совмещать профессии (должности) и др.

Показатели оценки работы. Раздел, в котором могут быть закреплены как общие показатели оценки деятельности, так и конкретные, установленные непосредственным и вышестоящими руководителями, а также закрепленные во внутренних нормативных и технологических документах организации. К числу общих показателей могут быть отнесены:

Полнота реализации закрепленных за работником задач, должностных обязанностей и предоставленных прав;

Качество составления и оформления документов;

Отсутствие ошибок и служебных нарушений;

Отсутствие жалоб, претензий и нареканий со стороны руководителей;

Квалифицированное применение требований инструкций и других нормативных документов;

Своевременность выполнения должностных обязанностей, соблюдение сроков исполнения поручений и указаний руководства. К документам инструктивного характера также относятся «Правила» и «Регламент».

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка - правовой акт, регламентирующий организацию работы предприятия, взаимные обязательства работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы.

Правила оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, подписываются руководителем кадровой службы, принимаются с учетом представительного органа работников (ст. 190 Трудового кодекса РФ).

Правила внутреннего трудового распорядка являются, как правило, приложением к трудовому договору.

Текст Правил составляется в соответствии с Типовыми правилами внутреннего распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденными Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июля 1984 г. № 213 (в той части, которая не противоречит действующему в настоящее время трудовому законодательству).

В некоторых организациях наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале, которое отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и ответственность администрации и персонала, правила деловой этики и др. Положение о персонале разрабатывается в некоторых организациях наряду с Правилами внутреннего распорядка.

Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем службы управления персоналом, согласовывается на общем собрании персонала, но утверждать Положение о персонале рекомендуется на Совете директоров организации.

Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

Статус коллегиального или совещательного органа;

Порядок планирования работы;

Порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

Внесение материалов на рассмотрение;

Порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

Ведение протокола заседания;

Оформление решений коллегиального или совещательного органа;

Порядок доведения решений до исполнителей;

Материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.

Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального или совещательного органа.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа.

Регламенты согласовываются с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Структура и штатная численность - правовой акт, устанавливающий структуру организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в соответствии с группой по оплате труда. Оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением печати. Текст документа составляется в форме таблицы, в которой приводятся наименования структурных подразделений организации, наименования должностей, включенных в эти подразделения, а также их количество в соответствии с уровнем оплаты по соответствующим группам. Указанный документ входит в состав УСОРД и имеет унифицированную форму.

Штатное расписание - правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

Штатное расписание имеет унифицированную форму и оформляется на общем бланке либо на стандартных листах бумаги формата А-4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зарплаты.

Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала).

Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя организации.

Штатное расписание подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения. В негосударственных организациях документ утверждает Совет директоров.

Тесты для оценки степени усвоения дисциплины

1. Продолжите «Делопроизводство» - это..

Ответ 1 Система хранения документов

Ответ 2 Составление документов

Ответ 3 Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

2. Укажите термин, имеющий такой же смысл, как и термин «делопроизводство».

Ответ 1 Документирование

Ответ 2 Система документации

Ответ 3 Документационное обеспечение управления

Ответ 4 Документированная информация

3. К какому документу относится следующая характеристика «является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации»?

Ответ 1 Инструкция по делопроизводству

Ответ 2 Номенклатура дел

Ответ 3 Регламент работы

4. Обязательно ли должна быть инструкция по делопроизводству в каждом учреждении, организации?

Ответ 1 Да

Ответ 2 Нет

5. Почему инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна?

Ответ 1 Потому что она учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки

Ответ 2 Так как она в каждой организации разрабатывается разными людьми.

Ответ 3 Потому что в разных организациях по-разному называется служба делопроизводства

6. Что обычно дается в приложениях к инструкции по делопроизводству?

Ответ 1 Образцы документов, формы документов, различные списки

или перечни.

Ответ 2 Образцы подписей руководителей, формуляры документов,

списки должностных лиц, имеющих право подписи документов.

7. Назовите виды письменных документов, которые входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации?

Ответ 1 Организационные и распорядительные документы

Ответ 2 Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы

Ответ 3 Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы и документы по трудовым отношениям

8. Зачем документ нужно правильно оформлять?

Ответ 1 Чтобы придать юридическую силу

Ответ 2 Чтобы подготовить к размножению

Ответ 3 Чтобы подготовить к согласованию

9. Какой ГОСТ регламентирует правила размещения и оформления реквизитов организационно-распорядительных документов?

Ответ 1 ГОСТ 6.37-98

Ответ 2 ГОСТ Р 6.30-2003

Ответ 3 ГОСТ Р 6.30-97

Ответ 4 ЕГС ДОУ

10. На какие документы распространяется ГОСТ Р 6.30-2003?

Ответ 1 На организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к унифицированной системе ОРД

Ответ 2 На все документы, сопровождающие деятельность любой организации, учреждения или предприятия

Ответ 3 На управленческие и экономические документы

11. Восстановите пропущенное слово: «Реквизит - это обязательный элемент оформления... документа».

Ответ 1 Официального

Ответ 2 Служебного

Ответ 3 Любого

12. Сколько реквизитов используются при оформлении документов?

Ответ 1 29

Ответ 2 30

Ответ 3 31

13. Что такое формуляр документа?

Ответ 1 Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

Ответ 2 Описание порядка оформления реквизитов для конкретного вида документа

Ответ 3 Форма конкретного документа, подготовленная в виде текста трафарета

14 . От чего зависит конкретный набор необходимых реквизитов на

документе?

Ответ 1 От способа подготовки документа, выбранного формата бумаги и технологии работы с документами, принятой в организации

Ответ 2 От вида документа, этапа его подготовки и работы с ним

15. Сколько вариантов бланков установлено в зависимости от способа расположения реквизитов?

Ответ 1 Один

Ответ 2 Два

Ответ 3 Четыре

16. Какие три вида бланков установлены для организации, ее структурного подразделения и должностного лица?

Ответ 1 Общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа

Ответ 2 Бланк внутренний, внешний и для факсов

Ответ 3 Бланк для распорядительных документов, для писем и для справок

17. В соответствии с какими документами помещают на бланках организации ее эмблему?

Ответ 1 В соответствии с уставом (положением об организации)

Ответ 2 В соответствии с приказом руководителя, закрепляющим определенный способ изображения эмблемы

Ответ 3 В соответствии с лицензией, выданной на тот или иной вид деятельности организации

18. Когда на документах приводят сокращенное наименование организации?

Ответ 1 Когда оно закреплено в учредительных документах организации

Ответ 2 Когда документ большой, и необходимо сэкономить место на поле документа

Ответ 3 Когда приказом руководителя разрешено его использование

19. Какие сведения приводят в справочных данных об организации?

Ответ 1 Форма собственности, название должности и фамилия руководителя, наименование вышестоящей организации

Ответ 2 Почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации

20. Выберите правильный вариант оформления почтового адреса в «Справочных данных об организации-авторе».

Ответ 1 ОАО «Пилот»

ул. Золотаревская, 3, офис 112,

г. Ульяновск, 212109

Ответ 2 ОАО «Пилот»

212109, г. Ульяновск,

ул. Золотаревская, 3, офис 112

21. «Дата» - обязательный реквизит в любом документе?

Ответ 1 Нет

Ответ 2 Да

Ответ 1 Всегда - это дата подписания документа

Ответ 2 Это может быть дата подписания, утверждения документа или

дата события, зафиксированного в нем

Ответ 3 Это дата утверждения или согласования документа

23. Выберите правильный способ оформления даты при регистрации письма или приказа?

Ответ 1 14.12.2010

Ответ 2 14.12.10

Ответ 3 14.12.2010 г

24. Регистрационный номер документа - это... (выберите правильный вариант продолжения определения).

Ответ 1 Его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации

Ответ 2 Порядковый номер документа в организации-отправителе

Ответ 3 Порядковый номер документа в организации-получателе

24. В каких случаях используется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?

Ответ 1 Когда документ готовится в ответ на какой-то запрос, или подготавливаемое письмо является ответом на другое письмо

Ответ 2 Когда в тексте документа нужно сделать ссылку на другой документ (нормативный акт, положение, инструкцию)

26. Когда оформляется реквизит «Место составления или издания документа»?

Ответ 1 Всегда, на каждом документе

Ответ 2 В тех случаях, если затруднено определение места составления

или издания документа по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации»

Ответ 3 Во всех случаях, когда документы отправляются из организации

27. Выберите правильный вариант оформления реквизита «Гриф утверждения », когда утверждение происходит должностным лицом.

Ответ 1 УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО «Пилот»

Подпись А.В. Петров

23.09.2009

Ответ 2 Утверждаю

Директор ЗАО «Пилот»

Подпись А.В. Петров

23.09.2009

Ответ 3 «Утверждаю»

Директор ЗАО «Пилот»

Подпись А.В. Петров

23.09.2009

28. В каком месте документа располагают гриф утверждения документа?

Ответ 1 В левом верхнем углу

Ответ 2 По центру верхнего поля

Ответ 3 В правом верхнем углу

29. Где указываются инициалы при адресовании документа должностному ли цу?

Ответ 1 Перед фамилией

Ответ 2 После фамилии

30. Где указываются инициалы при адресовании документа физическому лицу?

Ответ 1 Перед фамилией

Ответ 2 После фамилии

31. Что включает в себя резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом?

Ответ 1 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату

Ответ 2 Инициалы исполнителей, фамилию, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату

Ответ 3 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения

(при необходимости), срок исполнения, подпись

32. Что должен включать реквизит «Заголовок к тексту»?

Ответ 1 Краткое содержание документа

Ответ 2 Аннотацию

Ответ 3 Краткое название документа

33. На какие вопросы может отвечать реквизит «Заголовок к тексту»?

Ответ 1 О чем (о ком)? Чего (кого)?

Ответ 2 Кому? Чему?

Ответ 3 Что? Кто?

34. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. Что указывают в первой части?

Ответ 1 Причины, основания, цели составления документа

Ответ 2 Решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации

35 . К письму прикладывается положение о кредитовании. Как оформить отметку о наличии приложения, если оно названо в тексте письма?

Ответ 1 Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Ответ 2 Приложение: 1. Положение о кредитовании на 5 л. в 2 экз.

36. Каким реквизитом оформляется внутреннее согласование (внутри учреждения)?

Ответ 1 Визой согласования

Ответ 2 Грифом согласования

37. Каким реквизитом оформляется внешнее согласование (с другими учреждениями)?

Ответ 1 Визой согласования

Ответ 2 Грифом согласования

38. Выберите правильный вариант оформления «Грифа согласования» с должностным лицом.

Ответ 1 «Согласовано_______»

Директор ОАО «Пилот»

Подпись В.В. Петров

08.04.2010

Ответ 2 СОГЛАСОВАНО

Директор ОАО «Пилот»

Подпись В.В. Петров

08.04.2010

Ответ 3 «СОГЛАСОВАНО»

Директор ОАО «Пилот»

Подпись В.В. Петров

08.04.2010

39. Выберите правильный вариант оформления «Грифа согласова-

ния» при согласовании другим документом.

Ответ 1 СОГЛАСОВАНО

Письмо Минздрава России

от 05.09.2000 № 65-17/184

Ответ 2 СОГЛАСОВАНО

Письмом Минздрава России

от 05.09.2000 № 65-17/184

Ответ 3 «СОГЛАСОВАНО»

Письмо Минздрава России

от 05.09.2000 № 65-17/184

40. Что включает в себя виза согласования документа?

Ответ 1 Подпись и должность визирующего документ, расшифровку

подписи и дату подписания

Ответ 2 Подпись и должность визирующего документ, его номер телефона

Ответ 3 Подпись визирующего документ и дату подписания

41. Перечислите элементы реквизита «Подпись».

Ответ 1 Обозначение должности лица, подписавшего документ; рукописная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

Ответ 2 Рукописная подпись лица, подписавшего документ; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

Ответ 3 Рукописная подпись лица, подписавшего документ

42. Если документ подготовлен на бланке организации, нужно ли при обозначении должности лица, подписавшего документ, указывать

название организации?

Ответ 1 Да

Ответ 2 Нет

43. В каком случае при оформлении документа должность лица в подписи не указывают?

Ответ 1 Должность лица в подписи обязательно должна быть указана

всегда

Ответ 2 При оформлении на бланке должностного лица

Ответ 3 При оформлении на общем бланке

44. Как оформляется должность в реквизите «Подпись» при подписании документа, составленного комиссией?

Ответ 1 Указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их

обязанности в составе комиссии

Ответ 2 Указывают должности лиц и их место работы

45. Для чего на документах проставляют оттиск печати?

Ответ 1 Для заверения подлинности подписи должностного лица

Ответ 2 Для подтверждения достоверности текста документа

Ответ 3 Для обеспечения гарантии исполнения документа

46. Нужно ли письмо, подготовленное на бланке, удостоверять печатью?

Ответ 1 Да, всегда

Ответ 2 Нет, никогда

Ответ 3 Нужно только гарантийное письмо

47. Что включает в себя отметка об исполнителе?

Ответ 1 Инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона

Ответ 2 Фамилию, имя и отчество исполнителя полностью

Ответ 3 Номер телефона исполнителя

48. С какой целью на служебном письме указывают инициалы, фамилию и телефон исполнителя:

Ответ 1 Для оперативной связи с исполнителем

Ответ 2 Для придания документу юридической силы.

49. Выберите правильный вариант оформления «Отметки о заверении копии».

Ответ 1 Заверяю:

Ответ 2 Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.Р. Круль 17.07.2010

50. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то кто отвечает за выполнение поручения руководителя?

Ответ 1 Лицо, указанное в списке исполнителей первым

Ответ 2 Лицо, определенное соответствующим дополнительным указанием руководителя

Ответ 3 Лицо, которому первому будет передан документ на исполнение

51. Когда на документе проставляется реквизит «Отметка о контроле»?

Ответ 1 Если документ важен, и необходимо предотвратить его потерю

Ответ 2 Если документ требует исполнения и берется на контроль

Ответ 3 Когда секретарь боится забыть срок исполнения документа

52. Каким образом делают отметку о контроле за исполнением документа?

Ответ 1 Обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль»

Ответ 2 Обозначают буквой «И», словом или штампом «Исполнено»

Ответ 3 Обозначают буквой «В», словом или штампом «Выполнено»

53. Кто подписывает и датирует реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»?

Ответ 1 Руководитель организации

Ответ 2 Руководитель службы ДОУ

Ответ 3 Исполнитель, работавший с документом, или руководитель его

структурного подразделения

54. Выберите правильно указанные минимально допустимые размеры полей, которые устанавливает для управленческих документов

ГОСТ.

Ответ 1 Левое =20 мм, верхнее =15 мм, правое =10 мм, нижнее =20 мм

Ответ 2 Левое =20 мм, верхнее =10 мм, правое =15 мм, нижнее =20 мм

Ответ 3 Левое =25 мм, верхнее =10 мм, правое =10 мм, нижнее =10 мм

Ответ 4 Левое =30 мм, верхнее =20 мм, правое =10 мм, нижнее =20 мм

Преподаватель Н.В. Коренева

Распорядительные документы. Документы, определяющие порядок осуществления определенного вида деятельности: инструкция, положение, регламент

Организационные документы предприятия

Служебные документы предприятия

Распорядительные документы предприятия

Введение

Организационные документы