Для того, чтобы отправить сотрудника в отпуск, необходимо составление приказа о предоставлении отпуска работнику, который подготавливает кадровая служба и подписывает руководитель хозяйствующего субъекта. Перед тем, как начать оформлять приказ, специалист должен проверить, если у работника право на отдых, или все ли данный человек предоставил необходимые документы.
Составление приказа о предоставлении отпуска работнику необходимо почти для всех видов отпусков.
По законодательству работник, который проработал определенное количество дней, может уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск. Он для работающих на предприятии людей оформляется согласно утвержденному на текущий календарный год , и составляет в большинстве случаев 28 дней.
Те же сотрудники, которые поступили в этом году на работу, получают право на отпуск только после того, как они проработают не менее полугода. По решению администрации они могут с согласия руководителя и раньше уйти, получив отпуск авансом.
Внимание! Право на работающему по человеку полагается за каждый отработанный им месяц в размере 2,33 дня периода отдыха. При этом исчисление такого времени начинается не с начала года по календарю, а с даты поступления на работу сотрудника с учетом ранее использованных периодов.
Также нельзя забывать, что сотрудник должен воспользоваться своим право на отпуск в течение полутора лет с момента его возникновения.
Работнику может быть положен , который оформляется либо в соответствии с законодательными актами, либо согласно подписанному с ним трудовому контракту. На него также положено выпускать приказ на отпуск. Чаще всего на основной и дополнительные отпуска приказ идет один общий, так как они предоставляются вместе, но сведения о каждом из них в приказе должны идти отдельными пунктами.
Довольно часто работники могут обращаться к работодателю с просьбой о предоставлении им отпуска без содержания. В этом случае распоряжение на данный период также обязательно.
Внимание! Беременные сотрудницы в установленное больничным листом время могут уйти в . Для его оформления нужен лишь листок нетрудоспособности и заявление работницы. Издание приказа на отпуск не является обязательным. Но когда отпуск по уходу за детьми до полутора или трех лет, составление данного распоряжения является обязательным.
Приказ на отпуск должен обязательно составляться при предоставлении ученического отпуска работника на основании поданного в кадровую службу заявления и справки-вызова учебного заведения.
За сколько времени до отпуска издается приказ?
Законодательство не определяет сроков, в течение которых приказ об отпуске должен быть издан. Однако, существует правило, согласно которому отпускные сотруднику должны быть выплачены не менее чем за три дня до ухода его на отдых. Расчет этих сумм производится на основании приказа, поэтому крайней датой издание приказа надо считать три дня до начала отпуска.
Кроме этого, существует предусмотренная законодательством обязанность руководства компании информировать работающего в его фирмы человека о начале отпуска не менее чем за две недели. В качестве средства такого может использоваться приказ. С которым работника необходимо ознакомить под роспись.
Поэтому если работодатель не направляет в адрес работника никаких больше писем с информацией об отпуске, то приказ должен издаваться не менее чем за две недели до начала такого периода отдыха.
Бланк и образец приказа на отпуск в 2017 году
Скачать в формате Word.
Скачать в формате Excel.
Скачать в формате Word (для нескольких сотрудников).
Скачать в формате Pdf.
Образец заполнения приказа о предоставлении отпуска работнику
Приказ может составляться с помощью специализированных программ или просто в текстовом редакторе. В программах предусмотрена утвержденная Росстатом форма приказа на отпуск Т-6. Компания на ее основе имеет право разрабатывать собственную форму. Допускается использование приказа, оформленного на фирменном бланке в произвольном виде.
Приказ форма Т-6 должен содержать в верхней части наименование хозяйствующего субъекта, название структурного подразделения, а также кода постановки в органах статистики на учет ОКПО.
После этого ниже фиксируется название распоряжение и рядом проставляется присвоенный по очередности номер, а также дата издания документа. Именно под этим номером документ дальше будет отражаться книге приказов и составляемых на основании его бланках.
В следующих строках указывается подробно сведения об уходящем в отпуск работнике. Здесь отражается полностью Ф.И.О. сотрудника, табельный номер, присвоенный ему на данном предприятии, а также наименовании должности, по которой он осуществляет свои трудовые функции, и отдела.
Затем фиксируется рабочий период, дающий работнику право на отпуск. Он отражает год не сначала, а с даты приема на предприятие этого сотрудника с учетом ранее предоставленных периодов. Эти даты определяются кадровым специалистом по сведениям, содержащимся в личной карточке сотрудника.
Следующая часть приказа разбита на три подраздела: А, Б, В:
Раздел А нужен для отражения в нем сведений по ежегодному оплачиваемому отпуску. В нем фиксируются начальная и конечная дата отпуска, его длительность.
Когда работающему человеку предоставляется отличный от основного отпуска период, то нужно заполнять раздел Б . Сначала выбирается необходимая разновидность - дополнительный, без содержания, ученический, по уходу за детьми и т. д.
После этого в этом разделе указываются даты начала и конца такого периода с продолжительностью.
В разделе В кадровый специалист подводит итог по двум предыдущим разделам. В нем отражается также дата начала и конца всех отпусков в сумме, и общая длительность периодов.
Далее приказ подписывает руководителем хозяйствующего субъекта, при этом следует обязательно расшифровать его занимаемую должность и указать Ф.И.О.
Внизу форма Т-6 должна содержать ознакомительную с приказом отметку работника. Он в подтверждение прочтения распоряжения ставит свою визу, а после - свои личные данные.
Внимание! Росстатом предусмотрена для оформления отпуска форма распоряжения Т-6а. Она заполняется в случае, когда в отпуск отправляются несколько сотрудников. От первого документа она отличается тем, что этот приказ представлен в виде таблицы, где в строках отражаются личные данные сотрудников, а в столбцах все необходимые сведения об отпуске.
Сопутствующие документы
При оформлении приказа об отпуске составлении или предоставлении ряда сопутствующих документов.
Ими могут выступать:
- График отпусков, на основании которого сотрудникам предоставляется время отдыха.
- составляется работником и в некоторых случаях служит основанием для издания распоряжения по отпуску.
Подтверждающие документы, необходимые для оформления дополнительных видов отпуска, это:
- Свидетельства о рождении.
- Свидетельство о смерти.
- Свидетельство о заключения брака.
- Справки-вызова на учебу.
- Справка с основного места работы.
- Справка с места работы супруга.
- паспорт работника для подтверждения несовершеннолетия и т. д.
Внимание! – оформляется специалистом кадровой службы для бухгалтерии, которая на основании содержащейся в документе информации, производит исчисление сумм отпускных для работника.
Работникам хозяйствующего субъекта гарантировано законодательством их право на отдых. На предприятии ежегодно на следующий период утверждается график, по которому сотрудники идут в отпуска. Предоставление данного периода отдыха осуществляется на основании письменного распоряжения руководителя компании, оформленного на основании заявления работника.
Отпуска подразделяются на основные ежегодные и дополнительные, без сохранения зарплаты, по уходу за детьми, учебные и другие. Основным документом, оформляющим этот период на предприятии, является приказ на отпуск. Нормами закона для него предусмотрена стандартная форма Т-6, которую компания может использовать или на ее основе разработать собственный бланк.
Приказ форма т-6 составляется отделом кадров, и визируется директором организации. Оплачиваемый отпуск равен 28 дням календаря. При этом согласно ТК РФ работнику за каждый месяц работы положен 2,33 дня отдыха. Если месяц отработан больше чем на половину, он принимается за единицу, в противном случае его следует отбросить.
Впервые право на отпуск у работника появляется по истечению 6 месяцев с момента устройства его на работу в соответствии с установленным в организации . При этом сотруднику также необходимо написать за 2 недели до его наступления. Всю данную информацию кадровик должен собрать и обработать, и после этого только составить форма приказа на отпуск т 6.
Перед началом периода отдыха у работника, администрация компании обязательно извещает его о точных датах отпуска и продолжительности. Если распоряжение об отпуске издается не менее чем за 2 недели до его начала, то вместо составления уведомления можно использовать и сам приказ, в котором содержится вся данная информация.
Дополнительные отпуска положены за особые условия работы. Они также включаются в график и оформляются письменным распоряжением директора.
Также оплачиваемым отпуском является время ухода за детьми, которые начинаются после декретного и могут идти друг за другом соответственно до 1,5 и до 3 лет.
По заявлению работнику предоставляется период отпуска без содержания, но с сохранением места работы.
Вместе с приказом отдел кадров для бухгалтерии может выписывать для определения сумм оплаты.
Приказ о предоставлении отпуска работнику образец заполнения
Заполнение документа начинается с верхней части бланка. Там нужно написать полное название фирмы, и проставить код согласно классификатору ОКПО.
Затем заносится номер по порядку и дата создания. Под этим номером приказ регистрируется в специальных книгах учета приказов по предприятию.
После этого вносятся личные данные о сотруднике. В соответствующих графах нужно записать его полные Ф.И.О., присвоенный на предприятии табельный номер, название должности и обозначение структурного подразделения (если оно используется).
Следующим этапом указываются данные о том, за какое время сотруднику оформляется время отдыха. Если используется все доступное время, то обычно здесь указывается рабочий год (важно не перепутать его с календарным). Данный параметр кадровый сотрудник может узнать из личной карточки Т-2 данного работника, или рассчитать просмотрев предыдущие приказы на отпуск.
Затем заполняется информация о видах предоставляемого отпуска. Раздел «А» всегда отводится ежегодному оплачиваемому отдыху. В этой графе нужно проставить продолжительность периода отдыха, а также даты с какого и по какой день он предоставляется.
В раздел «Б» заносятся прочие виды отпусков. Сначала указывается название - это может быть дополнительный, учебный, без сохранения оплаты и прочие. После этого также записывается продолжительность и дни начала и окончания.
В разделе «В» подводится общий итог по всем отпускам. Т.е. здесь нужно проставить общее количество времени отдыха, а также начальную и конечную даты всего периода.
Приказ должен завизировать директор фирмы, с расшифровкой названия должности и подписи.
В заключение с созданным приказом нужно ознакомить работника. Последний ставит на нем свою подпись, а также текущую дату.
Нюансы
Если в отпуск одновременно отправляются несколько работников, то рациональнее вместо приказа Т-6 использовать форму Т-6а. Он представляет собой таблицу, в которую заносится вся необходимая информация.
Некоторым сотрудникам, согласно проведенным мероприятиям по оценке условий труда, положен дополнительный отпуск. К таким, например, относится оператор ПЭВМ, которому необходимо ко времени основного отдыха добавлять 6 дней. При создании приказа на отпуск все это время делят между разделами документа «А» и «Б». В первый заносится информация об основном отдыхе (длительностью 28 дней), а в раздел «Б» записываются 6 дней дополнительного периода. Таким образом в итоговую строку «В» нужно занести сумму обоих отпусков - 34 дня.
Справка: некоторые компании изготавливают приказ на основании письменного заявления сотрудника. Однако это не обязательно, если работники уходят на отдых согласно разработанному графику отпусков.
Приказом о предоставлении отпуска называется распорядительный документ, который оформляется специалистами отдела кадров. Основная цель такого документа – зафиксировать факт предоставления отпускных дней руководителю предприятия или его сотрудникам. Распоряжение на ежегодный оплачиваемый отпуск является обязательным документом для исполнения всеми сторонами.
Важно знать, за сколько дней до отпуска издается документ: его следует подготовить за 14 дней до начала отпуска. В этот же срок работник должен быть уведомлён о предстоящем отдыхе. Сотрудник после ознакомления обязан поставить личную подпись в отведённой для этого строке документа.
Распоряжение на отпуск в основном заполняется на специальном бланке унифицированной формы Т-6. В этой форме указываются необходимые реквизиты и сведения. Если в отпуск уходит один человек, то используется форма бланка Т-6, а если одновременно несколько – Т-6а.
Документ состоит из трёх частей: заголовка (с реквизитами компании), наименования документа, основной части (содержание документа), а также оформляющей части (визирование уполномоченных лиц, которые подтверждают правомерность документа).
Как оформить распоряжение?
Документ состоит из нескольких блоков:
Важно: на сегодняшний день использование унифицированной формы бланка является необязательным. Компания может создавать приказы в произвольной форме.
Основания
Составлением приказа занимаются специалисты кадровой службы. Однако приказ издаётся от имени руководителя компании и всегда визируется лично им.
Основанием для оформления распоряжения является разработанный график отпусков или письменное заявление работника.
Основаниями также могут быть следующие документы:
- листы нетрудоспособности;
- справка с места учёбы;
- семейные обстоятельства;
- документы, свидетельствующие рождение ребёнка;
- и иные обстоятельства, которые регламентирует законодательство РФ.
Что должно быть указано?
- Наименование документа (приказ).
- Наименование компании с правовой формой (ООО, ИП и т. д.).
- Информация о сотруднике (ФИО, табельный номер, подразделение, должность).
- Дата формирования приказа.
- Вид отпуска.
- Количество дней и дата начала и завершения отпуска.
- Визирование уполномоченных лиц.
- Визирование сотрудника после ознакомления.
Печать на бланке приказа не нужна. Что касается того, кто именно подписывает приказ, то на это имеет право руководитель компании или другие уполномоченные лица.
Директор может согласиться с приказом, а может поставить резолюцию с отрицанием. Также директор имеет полномочия вносить любые изменения в документ и корректировать его на своё усмотрение.
Пример и правила составления
Основные правила при написании:
- написание на унифицированном бланке, либо на фирменном бланке компании;
- печатный вид документа (написание от руки не допускается);
- отсутствие ошибок, опечаток, помарок и исправлений;
- корректность данных о сотруднике;
- корректные данные о начале и завершении отпуска;
- отсутствие лишних формулировок;
- обязательная виза уполномоченного лица;
- обязательное ознакомление работника с проставлением подписи.
Пример:
ООО «Металлоконструкция»
Предоставить отпуск Арбузовой Маргарите Петровне
Цех по обработке металлических конструкций
Ежегодный оплачиваемый отпуск 28 календарных дней
Гендиректор ООО «Металлоконструкция» Ничадов Константин Петрович подпись
С приказом ознакомлен: Арбузова Маргарита Петровна подпись
Возможны ли изменения?
Если есть необходимость в распоряжение могут быть внесены изменения. Такая необходимость может возникнуть в следующих ситуациях:
- при изменениях в законодательстве, внутренних регламентах, нормативных актах;
- при изменениях, связанных с личными обстоятельствами работников (смена фамилии, изменение других персональных данных);
- при изменении времени и места событий и т.д.
Изменения в приказ вносятся путём создания нового распоряжения.
Срок хранения
Все приказы распоряжения на отпуск составляются в одном экземпляре и хранятся 5 лет с момента издания.
Таким образом, оформить распоряжение на предоставление работнику очередного трудового отпуска достаточно просто, при этом для заполнения можно использовать как унифицированную форму бланка, так и форму, разработанную компанией самостоятельно.
Работодатель, согласно законодательству, должен периодически предоставлять своим сотрудникам время отдыха. Отпуска бывают разного вида. Существуют , учебный, по уходу за ребенком, другие дополнительные отпуска, предоставляемые за особые условия труда. Фирма должна правильно оформлять эти периоды. Основополагающим документом является приказ на отпуск, рассмотрим, как его правильно составить.
В основном, ежегодный отпуск рабочего на предприятии равен 28 дням. При этом за каждый месяц работы положено 2,33 дня времени отдыха.
Если количество календарных дней осуществления деятельности в месяце меньше половины, то во время подсчета он отбрасывается, а свыше 15 дней – считается как целый.
Право на отпуск в первый раз предоставляется, если работник отработал не менее 6 месяцев. Для его получения сотрудник должен , на основе которого заполняется приказ на отпуск.
В случае, когда человек работает на предприятии больше года, отпуск предоставляется согласно утвержденному . За четырнадцать дней до его начала кадровая служба предупреждает работника о дате начала и окончании времени отдыха, и рабочий подает соответствующее заявление. Уведомление можно не оформлять, если приказ форма т-6 издается заранее и доводится до сведения сотрудника за две недели.
К еще одному оплачиваемому времени отдыха относится отпуск по уходу за детьми до полутора и трех лет. Как правило, он начинается сразу по окончании больничного в связи с беременностью и родами. Также подается заявление за 14 дней до его начала.
На практике часто встречается отпуск без сохранения зарплаты, который предоставляется администрацией фирмы в определенных случаях по письменной просьбе сотрудников.
Независимо от вида данное время отдыха должно быть оформлено распоряжением директора. В компании может использоваться форма приказа на отпуск Т-6, которая утверждена Госкомстатом, или самостоятельно разработанный бланк с соблюдением обязательных реквизитов.
При оформлении приказа также выписывается записка-расчет, которая отправляется в бухгалтерию для начисления его оплаты. Данные распоряжения должны быть занесены в . В отпускник отмечается кодом “ОТ”.
Приказ о предоставлении отпуска работнику образец заполнения
В верхней части формы Т-6 записывается название фирмы, и проставляется код постановки ее на статистический учет ОКПО. Приказ должен иметь номер по порядку и дату его оформления. Ниже заполняются данные о табельном номере, Ф.И.О., должности и структурном подразделении, в котором работает отправляющийся в отпуск сотрудник.
Затем необходимо указать период, за который человеку предоставляется отпуск. Если используется все время отдыха, он должен быть равен году. Эти сведения кадровик может посмотреть в личной карточке или ознакомиться с аналогичными приказами по предыдущему отпуску.
Ниже записывается его вид и продолжительность с обязательным указанием даты начала и конца времени отдыха. В следующей строке заполняется информация о дополнительном отпуске или других его видах, а также здесь определяется его продолжительность, начало и окончание времени отдыха.
Работник должен быть ознакомлен с данным документом под роспись. Обязательно проставляется дата визирования приказа.
Нюансы
Некоторым категориям сотрудников положен дополнительный отпуск. Например, оператору ПЭВМ за особые условия труда к основному отпуску добавляется дополнительно 6 дней. При оформлении приказа на ежегодный оплачиваемый отпуск в этом случае нужно его разбить между разделами «А» и «Б» документа. Основное время (28 дней) указывается в первом разделе, вторая - как дополнительный (6 дней) во втором. Только в итоговой строке записывается 34 дня.
Если сотрудница подает заявление на предоставление ей отпуска по уходу за детьми до 3 лет, то на нее нужно оформить два приказа - сначала до полутора лет, потом до трех. При этом датами их окончания являются дни, когда малышу исполнится соответственно 1,5 и 3 года.
В компании очень часто в отпуск могут уходить сразу несколько работников. В этом случае допускается составлять общий приказ, для которого предусмотрена форма т-6а.
Используется для оформления локального нормативного акта (приказа) о предоставлении отпуска работнику, форма № Т-6а используется для оформления отпусков группы сотрудников. Бланк данной формы утвержден Постановлением Госкомстата N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" от 05.01.2004. С 1 января 2013 года унифицированные формы в области учета кадров не являются обязательными для предприятий бланками (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 от 04.12.2012), однако их применение уже вошло в деловую практику и зарекомендовало себя как удобный способ сбора и хранения информации в области учета кадров.
Бланк унифицированной формы Т-6
Образец заполнения
В верхнем правом углу унифицированная форма Т-6 содержит два кода — код по ОКУД, который всегда заполнен значением «0301005», и код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), который необходимо указать вместе с полным официальным наименованием организации (в частности, форма собственности должна быть указана полностью, а не аббревиатурой). Далее в шапке документа указываются номер документа, который также фиксируется в журнале исходящей документации, а также дата его составления.
В тексте приказа необходимо указать табельный номер, фамилию, имя и отчество сотрудника полностью, структурное подразделение, в котором числится сотрудник, а также его должность. Далее указываются вид отпуска, его продолжительность в календарных днях и дата его начала и окончания.
Трудовой кодекс РФ регламентирует следующие виды отпусков:
- Основной оплачиваемый отпуск, предоставляемый сотрудникам каждый год (28 дней, за исключением отдельных категорий работников). Работникам, занятым на опасных или вредных работах, сотрудникам, имеющим специфический характер работы (например, учителя), работникам предприятий Крайнего Севера предоставляются дополнительные дни отпуска. Также если работник подписывал коллективный договор, в котором оговаривалось, что для данной должности рабочий день является ненормируемым, то сотруднику предоставляется три дополнительных дня отпуска);
- Дополнительный оплачиваемый отпуск, в частности учебный отпуск (работодатель по своему усмотрению может оплачивать сотруднику учебный отпуск, также два дня могут предоставляться сотруднику в качестве оплачиваемого отпуска при донорстве крови и т.д.);
- Отпуск без сохранения заработной платы (количество дней отпуска за собственный счет не ограничено и определяется исходя из общепринятой практики у каждого конкретного работодателя или в индивидуальном порядке для каждого конкретного сотрудника);
- Отпуск по беременности и родам (семьдесят календарных дней до родов и семьдесят календарных дней после них, а в случае многоплодной беременности количество дней отпуска до родов увеличивается на две недели);
- Отпуск по уходу за ребенком (данный вид отпуска может продолжаться, пока ребенку сотрудника не исполнится 1,5 года или же 3 года, суммы выплат по данному виду отпуска отличны для этих интервалов).
В приказе могут быть указаны несколько видов отпусков с разными датами, поэтому далее следует указать общее количество календарных дней отпуска и его даты. Например, если сотрудник выходит в ежегодный основной оплачиваемый отпуск на две недели, а потом берет учебный отпуск на три дня, то общее количество отпуска, подтверждаемого приказом, будет 17 календарных дней с даты начала ежегодного основного отпуска по дату окончания учебного отпуска.
