Наша организация находится в г.Сургуте, а обособленное подразделение в г.Ханты-Мансийске. Встал вопрос о наличии локальных-нормативных актов (положений), а также должностных инструкций сотрудников (оригиналов, утвержденных генеральным директором) в этом подразделении. Должны ли оригиналы этих документов в обязательном порядке находится в обособленном подразделении, и кто должен утверждать должностные инструкции? При этом, главный офис находится в г.Сургуте, весь офисный состав, включая бухгалтеров, юристов, кадровиков - в Сургуте. В ОП г.Ханты-Мансийска таких специалистов нет, но Есть свой руководитель ОП, инженерный и технический состав. Спасибо.

Ответ

Обособленное подразделение организации - это любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места на срок более одного месяца.

В соответствии с ч. 3 ст. 55 ГК РФ, обособленные подразделения не являются отдельными юридическими лицами. Соответственно они не могут быть самостоятельными работодателями (ст. 20 ТК РФ).

Как мы поняли из вопроса, у Вас централизованное ведение кадрового делопроизводства, при такой организации учета в штатном расписании обособленного подразделения организации не предусматривается должность кадровика, а также не создается кадровая служба.

Нина Ковязина,

Ситуация: Можно ли составить отдельное штатное расписание для филиала (представительства) организации

Филиал не является отдельным юридическим лицом (). Штатное расписание по организации утверждается приказом руководителя организации ( , утвержденные ). В филиал представляется выписка из утвержденного штатного расписания или его копия.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Нормативно-правовая база: Гражданский кодекс РФ

1. Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.

2. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

3. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности.

Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.

Все организации обязаны хранить первичные документы. Это предусмотрено и Федеральным законом «О бухгалтерском учете», и Налоговым кодексом. Если предприятие этого не делает, его оштрафуют. Как правильно хранить документы и что с ними делать, когда истечет положенный срок, вы узнаете из нашей статьи.

Как долго хранить документы

В статье 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете » сказано, что организация должна хранить первичные документы не менее пяти лет. Поскольку этот закон регулирует вопросы бухгалтерского учета, то речь в нем идет о бухгалтерских документах.

В Налоговом кодексе установлены несколько иные сроки. Так, в статье 23 НК РФ говорится, что «данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов», должны храниться четыре года. А те документы, которые подтверждают убыток, переносимый на будущее, следует хранить в течение всего срока, пока организация уменьшает налогооблагаемую прибыль на сумму ранее полученного убытка. На это указано в статье 283 НК РФ. Разделить документы организации на бухгалтерские и те, которые необходимы только для расчета налогов, довольно сложно. Как это сделать, не знают ни налоговики, ни чиновники из Минфина. Поэтому лучше всего хранить все свои документы в течение пяти лет.

Кроме того, не следует забывать, что сроки хранения документов также регламентируются архивным законодательством. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом 06.10.2000, установлено, что и как долго следует хранить. Так, первичные бухгалтерские документы следует хранить пять лет. А документы по учету кадров, в том числе лицевые счета работников – 75 лет. Обратим внимание, что срок хранения любого документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда был оформлен документ.

Где хранить документы

Где хранить обработанные документы, организация может решить самостоятельно. При этом вариантов у вас немного. Вы можете:

хранить документы в организации
сдать документы на хранение в архив

Как хранить документы в организации

Порядок хранения документов в организации устанавливает главный бухгалтер. Обычно обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру, бухгалтеры подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки.

Каждый бухгалтер сам решает, как ему удобнее сортировать документы. Кто-то подшивает все выставленные в адрес организации счета к договорам, кто-то – к платежным документам, а кто-то – в отдельную папку. Все зависит от количества первички и вида деятельности. Самое главное, чтобы бухгалтер мог быстро найти нужную бумагу. Правда, для счетов-фактур предусмотрен особый порядок хранения. Так, счета-фактуры, которые вы получили от поставщиков, а также вторые экземпляры счетов-фактур, выданных вами покупателям, следует хранить в специальных журналах.

Если бухгалтерский учет в организации ведется на компьютере, то по требованию налоговиков следует делать бумажные копии первичных документов. На это указано в пункте 7 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете ».

Как передать документы в архив

Если у вас накопилось слишком много документов, которые негде хранить, то их можно сдать в архив. Причем архив может быть как государственным, так и частным.

Для того чтобы сдать документы в Росархив, следует заключить договор с его территориальным подразделением. Причем в таком договоре будет сказано, что работники архива вправе приходить в организацию с проверкой. Однако на практике вероятность этого очень мала.

Сотрудники архива придут к вам только в двух случаях. Во-первых, по решению суда. Это может произойти, если в суд обратился ваш бывший работник, которому вы не выдали справку о его стаже. Во-вторых, они могут прийти по просьбе трудовых инспекторов, если те в ходе своей проверки нашли какие-либо нарушения в кадровых документах. Кроме того, организации, которая сдает документы в архив, следует знать, что уничтожить теперь эти бумаги без разрешения сотрудников архива будет нельзя. На акте об уничтожении теперь обязательно должна быть подпись архивного работника.

Организация может сдать документы и в частный архив, который имеет лицензию на эту деятельность. Обычно такие архивы не только хранят документы, но и уничтожают их. Правда, существует ситуация, когда вам все же придется столкнуться с сотрудниками Росархива. Это случится, если ваша организация будет ликвидироваться без правопреемника. В таком случае все документы, которые касаются ваших работников (учетные карточки, лицевые счета и т. д.), а также остальные документы, по которым еще не истек срок хранения, следует сдать в территориальное отделение Росархива. Туда же следует сдать и учредительные документы организации.

Штрафы

Любая организация несет ответственность за сохранность первичных документов. И если они пропадут по какой-то причине, ей придется заплатить штраф в размере:

5000 рублей, если нет бухгалтерских документов, которые относятся к одному налоговому периоду
15 000 рублей, если нет бухгалтерских документов за несколько налоговых периодов
10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей, если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы

Такие штрафы установлены в статье 120 НК РФ. Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов руководителя фирмы могут оштрафовать в размере от 2000 до 3000 рублей. На это указано в пункте 15.11 Кодекса об административных правонарушениях.

Но всех этих штрафов можно избежать, если вы покажете налоговикам, что документы утеряны не по вашей вине. Например, их украли, они сгорели или затоплены. Поэтому в случае любой форс-мажорной ситуации позаботьтесь о том, чтобы у вас было ее документальное подтверждение (к примеру, справка из милиции о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов с их описью или справка от пожарных).

Но имейте в виду, что если ваши документы сгорели, а в помещении, в котором вы их хранили, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором такую ситуацию не признают. Аналогично и с кражей. Если ваше помещение, в котором вы хранили документы, не запиралось, то штраф придется заплатить. Напомним, что потребовать у организации документы налоговики могут только за три последних года. Поэтому оштрафовать организацию по статье 120 НК РФ за отсутствие документов за четвертый год они не вправе.

Оштрафовать руководителя могут не только налоговики, но и сотрудники архивной службы. Но их штраф значительно меньше – от 300 до 500 рублей. Он установлен в статье 13.20 Кодекса об административных правонарушениях. Правда, будем точнее: ни налоговики, ни сотрудники архивной службы не могут сами принять решение о штрафе. Они лишь вправе составить протокол об этом нарушении и направить его мировому судье. Он и будет решать, брать с руководителя штраф или нет.

Как уничтожить документы

Документы, срок хранения которых уже истек, организация может уничтожить. Для этого руководитель предприятия должен издать приказ, которым утверждается специальная экспертная комиссия. Эта комиссия и будет решать, какие бумаги уничтожать. В комиссию должны входить компетентные работники организации, способные оценить важность документов и возможность их уничтожения.

Затем комиссия должна составить акт о выделении документов на уничтожение, который утверждает руководитель организации. Затем все собранные папки пересчитывают и упаковывают в мешки. После этого их можно уничтожить любым способом, в том числе и самым распространенным – сжечь. Если бумаг очень много, то документы на сжигание можно отдать в котельную.

Кроме того, бумаги можно сдать в специализированную организацию, которая занимается переработкой вторсырья. В любом случае после уничтожения комиссия должна составить еще один акт – о физическом уничтожении документов. Если организация за сданные во вторсырье документы получила деньги, то их сумму следует отразить в составе операционных доходов.

Пример

ООО «Меркурий» получило от ЗАО «Вишенка» за сданную макулатуру 1200 рублей, в том числе НДС – 200 рублей. Бухгалтер «Меркурия» сделает в учете такие проводки:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 91-1 – 1200 рублей – получены деньги за сданную макулатуру
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» – 200 рублей – начислен НДС к уплате в бюджет

Организации согласно ГК РФ вправе создавать обособленные подразделения (далее – ОП) в форме представительств и филиалов. Такие структуры различаются названием, юридическим статусом, правами и обязанностями. Согласно п. 3 ст. 55 ГК РФ (в ред. от 3.07.16 г.) представительства и филиалы должны быть указаны в Едином государственном реестре юридических лиц.

В соответствии со ст. 11 НК РФ (в ред. от 3.07.16 г.) ОП организации – это любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Для целей налогообложения признание ОП организации происходит независимо от того, отражено или нет его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, а также от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца. Согласно ст. 209 ТК РФ (в ред. от 3.07.16 г.) рабочее место – это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

ОП не являются самостоятельными юридическими лицами. Цель, задачи и функции таких структур определяются создавшей их организацией. Она же организует в них бухгалтерский и налоговый учет.

Бухгалтерский учет в ОП

Порядок ведения бухгалтерского учета и формирования бухгалтерской отчетности в ОП зависит от того, выделено или нет соответствующее структурное подразделение на отдельный баланс.

В случае, если структурное подразделение имеет незначительное количество операций и сотрудников, выделять его на отдельный баланс нецелесообразно. В данной ситуации все первичные документы собираются в ОП и передаются в бухгалтерию головной организации, где и ведется . Следует установить периодичность передачи первичных документов. Головная организация должна обеспечить раздельный учет своих операций и структурного подразделения. Для этого все операции подразделения надо учитывать на отдельных субсчетах рабочего плана счетов, утвержденного учетной политикой организации. Аналитический учет операций следует вести в разрезе этих субсчетов. Вводить отдельный счет, например 79 «Внутрихозяйственные расчеты» , для учета операций таких ОП нецелесообразно.

В случае, если ОП имеет значительное количество операций, большой штат сотрудников, отдельный расчетный счет и ведет полноценную хозяйственную деятельность, такое структурное подразделение следует наделять собственной бухгалтерией и выделять на отдельный баланс. В таком структурном подразделении ведется собственный бухгалтерский и налоговый учет, в котором отражаются все хозяйственные операции. На основании данных учета ОП формируют свою бухгалтерскую отчетность, а также необходимую налоговую отчетность. Сформированные данные передаются в головную организацию для составления консолидированного (сводного) баланса. Для ведения внутрихозяйственных расчетов между головной организацией и ее структурным подразделением в данном случае может применяться счет .

Налогообложение

В соответствии со ст. 19 НК РФ налогоплательщиками признаются организации. ОП российских организаций исполняют обязанности этих организаций по уплате налогов и сборов по своему месту нахождения. Факт наличия у организации ОП оказывает существенное влияние на порядок исчисления, уплаты налогов и представление налоговой отчетности. Рассмотрим этот порядок подробнее.

Налог на прибыль организаций

Согласно п. 2 ст. 288 НК РФ уплата авансовых платежей, а также сумм налога, подлежащих зачислению в доходную часть бюджетов субъектов РФ, производится налогоплательщиками – российскими организациями по месту нахождения организации, а также по месту нахождения каждого из ее ОП исходя из доли прибыли, приходящейся на эти ОП. Доля прибыли определяется как средняя арифметическая величина удельного веса среднесписочной численности работников (расходов на оплату труда) и удельного веса остаточной стоимости амортизируемого имущества этого обособленного подразделения соответственно в среднесписочной численности работников (расходах на оплату труда) и остаточной стоимости амортизируемого имущества, определенной в соответствии с п.1 ст. 257 НК РФ, в целом по налогоплательщику. При этом налогоплательщики самостоятельно определяют, какой из показателей должен применяться.

Организация, имеющая несколько ОП на территории одного субъекта РФ, вправе перейти на исчисление суммы налога, подлежащей уплате в бюджет этого субъекта РФ, исходя из доли прибыли, исчисленной из совокупности показателей обособленных подразделений, находящихся на территории данного субъекта, и уплату налога производить через одно из этих ОП. О выборе ответственного ОП налоговые органы следует уведомить до 31 декабря года, предшествующего налоговому периоду.

В соответствии с п. 5 ст. 289 НК РФ организация подает по месту своего нахождения налоговую декларацию с распределением сумм налога по ОП.

В налоговый орган по месту нахождения ОП представляется сокращенная декларация. Состав ее показателей приведен в п. 1.4 приложения № 2 к приказу ФНС России от 26.11.14 г. № ММВ-7-3/600@.

Налог на добавленную стоимость

В соответствии с п. 2 ст. 174 НК РФ НДС уплачивается централизованно в целом по организации по месту ее регистрации в налоговом органе. Согласно п. 5 ст. 174 НК РФ также представляется в налоговый орган только по месту нахождения организации.

Налог на доходы физических лиц

В соответствии с абзацем 2 п. 7 ст. 226 НК РФ налоговые агенты – российские организации, имеющие ОП, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего ОП.

Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения ОП организации, определяется исходя из суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисляемого и выплачиваемого работникам этого ОП, а также исходя из сумм доходов, начисляемых и выплачиваемых по договорам гражданско-правового характера, заключаемым с физическими лицами обособленным подразделением (уполномоченными лицами ОП) от имени такой организации.

Отчитаться за работников ОП нужно по месту его учета. Согласно абзацу 4 п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты – российские организации, имеющие ОП, представляют в налоговый орган по месту учета таких ОП, а также в отношении физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета ОП, заключивших такие договоры:

расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в отношении работников этих ОП, по форме, форматам и в порядке, утвержденным приказом ФНС России от 14.10.15 г. № ММВ-7-11/450@.

Страховые взносы в ПФР и ФСС РФ

ОП организации, выплачивающее вознаграждения физическим лицам при наличии отдельного баланса и расчетного счета, должно самостоятельно уплачивать и представлять отчетность в фонды (п. 11 ст. 15 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ (в ред. от 3.07.16 г.) «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»). Для этого ОП подлежит постановке на учет в ФСС РФ и ПФР в заявительном порядке как страхователь по месту своего нахождения.

ОП необходимо представлять следующую отчетность:

расчет РСВ-1 ПФР и сведения персонифицированной отчетности, входящие в его состав, по форме, утвержденной постановлением Правления ПФР от 16.01.14 г. № 2п (в ред. от 4.06.15 г.);

расчет 4-ФСС по форме, утвержденной приказом ФСС РФ от 26.02.15 г. № 59 (в ред. от 4.07.16 г.).

Налог на имущество

В соответствии со ст. 384 НК РФ организация, в состав которой входят ОП, имеющие отдельный баланс, уплачивает налог (авансовые платежи по налогу) в бюджет по местонахождению каждого из ОП в отношении имущества, находящегося на отдельном балансе каждого из них. Сумма налога определяется как произведение налоговой ставки, действующей на территории соответствующего субъекта РФ, на которой расположены данные ОП, и налоговой базы (1/4 средней стоимости имущества), определенной за налоговый (отчетный) период в отношении каждого ОП.

Согласно п. 1 ст. 386 НК РФ налогоплательщики обязаны по истечении каждого отчетного и налогового периода представлять в налоговые органы по местонахождению каждого своего ОП, имеющего отдельный баланс, налоговые расчеты по авансовым платежам по налогу и налоговую декларацию.

Транспортный и земельный налог

Уплата налогов и авансовых платежей по налогам производится в бюджет по месту нахождения транспортных средств (п. 1 ст. 363 НК РФ), земельных участков (п. 3 ст. 397 НК РФ).

Организации по истечении налогового периода представляют налоговые декларации в налоговый орган по месту нахождения транспортных средств (п. 1 ст. 363.1 НК РФ), земельных участков (п. 1 ст. 398 НК РФ).

Таким образом, уплата и представление отчетности по данным налогам может быть и в регионе, где находится головная организация, и по месту ее ОП в другом регионе.

Авторские права

(с)ООО "Азбука Бизнеса" 2009-2015.

В случае размещения этого текста на других ресурсах сети Интернет, все ссылки в тексте должны быть сохранены и быть активными. Активная гиперссылка на этот текст обязательна.

Практическое применение

На момент опубликования этой статьи она полностью соответствует действующему законодательству. Однако, законодательство меняется, применимость тех или иных советов может зависеть от Вашей конкретной ситуации. Мы рекомендуем Вам проконсультироваться со специалистами в случае, если Вы собираетесь применять знания, полученные из наших статей.

Дата публикации: Август 2009г.

Если у Вас небольшая компания и ведением бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства занимается бухгалтер, то обычно все это хранится у него в каморке. Но даже в этом случае мы советуем иметь представление о том, что, где и как храниться – тогда, даже в случае увольнения бухгалтера, у Вас не возникнет проблем с поиском нужных документов.

Если же штатного бухгалтера нет, то упорядочив систему сбора и хранения документов, Вы облегчите себе дальнейшую жизнь и не будете тратить на поиски нужных документов свое время.

Учредительные документы.

Такие документы рекомендуем хранить в надежном месте (например, в сейфе), при этом целесообразно иметь в запасе по несколько нотариально заверенных копий каждого из них, чтобы в случае необходимости (например, по запросу контрагента) не бежать в очередной раз к нотариусу. Очень удобно. Ну и как вариант, нет необходимости хранить оригиналы документов в офисе, вполне будет достаточно – даже для проверяющих органов, нотариально заверенных копий. Оригиналы, по запросу, можно будет предоставить позднее, обычно этот срок составляет 5-10 дней. Такие документы вполне можно собрать в одну папку формата А4 с вложенными прозрачными файлами, упорядочив их в хронологическом порядке, например - учредительный договор, далее устав, свидетельство о регистрации и так далее.

Договора.

Можно - в алфавитном порядке (по наименованию контрагента), можно по их видам - аренды, поставки, продажи, займов и так далее, а можно – по номерам. Не важно, как именно, главное найти вариант, с которым Вам будет удобно работать с документами. Обычные папки с разделителями легко справятся с этой задачей.

Внешние и внутренние первичные учетные документы.

Накладные, акты, счета-фактуры, инвентарные карточки основных средств, требования-накладные на списание ТМЦ, акты инвентаризации, ввода в эксплуатацию, формы КС-2 и КС-3, путевые листы, и все прочее многообразие финансового и бухгалтерского документооборота компании. Мы рекомендуем хранить их, разделяя по видам, в хронологическом порядке. При больших объемах документации - по месяцам с формированием реестров, с указанием номера, даты и суммы документа. Если законодательство не требует специального оформления, то для таких документов также вполне подойдут картонные папки и разделители к ним. Например, удобно завести отдельные папки для приходных и расходных накладных, подшивая их в хронологическом порядке по датам и по номерам. Тоже касается актов выполненных работ или оказанных услуг. Счета-фактуры, являясь основным документом налогового учета НДС, хранить отдельно в соответствии с журналом учета полученных и выданных счетов фактур также по мере выставления их покупателям или получения от поставщиков. Кроме этого, на документах, по которым нужно получить дополнительную информации или бумажку (например, доверенность на получение ТМЦ) или внести исправления, советуем использовать клеевые закладки – по ним легко будет определить, какой именно документ требует доработки.

Банковские документы.

В тех же картонных папках, в разрезе по счетам и банкам – если расчетных счетов несколько, также в хронологическом порядке. К выписке из банка подшиваются платежные документы и документы – основания для платежа (счета) за операционный день. Если Вы используете в работе систему банк-клиент, то распечатывать выписки каждый день не обязательно - можно сделать это один раз за период, например, за месяц. В этом случае счета можно подшивать в отдельную папочку – «оплаченные счета». Следует иметь ввиду, что в разных банках разные условия – в одних выписки доступны в течение всего срока действия договора по использованию электронной системы платежей, в других этот срок может быть ограничен. И тогда Вам придется запрашивать бумажные копии, а такая услуга банка может стоить денег. Внимательно изучите договор на подключение системы при его подписании и тарифы банка. При наличии валютных счетов у Вас будут еще дополнительные документы для валютного контроля – справки-подтверждения выполненных работ/услуг, паспорта сделок, справки о валютных операциях. Их также желательно хранить в разрезе контрактов/контрагентов либо номеров паспортов сделок, с приложением копий документов, особенно при больших объемах – заведите отдельные папки.

Документы по учету труда и заработной платы.

К документам по личному составу (личные дела, приказы, трудовые договора, личные карточки) нужно отнестись с особым трепетом и вниманием. Если в компании есть отдельный человек, на которого возложены обязанности ведения кадрового делопроизводства, то он и должен организовать правильное оформление и обеспечить сохранность документов. Очень удобны в использовании запирающиеся металлические шкафы. Если же документооборот совсем невелик, можно обойтись использованием того же сейфа, или в крайнем случае – обычным запирающимся шкафом. Почему запирающимся? Во-первых, данные о сотрудниках относятся к персональным данным, и работодатель несет ответственность за разглашение личной информации в соответствии с ФЗ «О защите персональных данных». С другой – Вашим сотрудникам не обязательно знать заработную плату и прочую информацию о других. В-третьих – хоть как-то можно обеспечить сохранность. Уж очень проблематично их восстановление, особенно это касается трудовых книжек. Их хранению следует уделить особое внимание. В настоящее время существует законодательно установленные «Правила по учету и хранению трудовых книжек» (постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225), в соответствии с которыми на предприятии учет ТК осуществляется в:

Приходно-расходной книге по учету бланков ТК и вкладыша в нее
Книге учета движения ТК и вкладышей в них

Документы по охране труда и технике безопасности.

Вот эти документы советуем иметь всегда под рукой, а лучше всего – на видном месте в организации, например, на ресепшн. Инструкцию по технике безопасности - на стене около каждого рабочего места. Организуйте так называемый «уголок по охране труда» при входе, развесьте таблички «запасной выход» и мини-огнетушители по офису – наглядная демонстрация серьезного подхода к охране труда в организации для любого проверяющего. Естественно, что для полного и правильного обеспечения мер по охране труда, технике и пожарной безопасности потребуется гораздо бОльший бюджет и временные затраты, однако и собственными небольшими усилиями можно минимизировать риски штрафов и привлечения к административной ответственности.

Кассовые документы.

Все операции, связанные с движением наличных денежных средств, должны отражаться в кассовой книге. Кассовая книга должна быть прошнурована и пронумерована и скреплена подписью руководителя и главного бухгалтера и печатью организации. Кстати. Для сшивания документов (особенно если их не много) совсем не обязательно покупать дорогостоящие наборы в канцелярских магазинах – используйте обычную нитку плюс иголку, результат получается тот же. Тем, кто ведет кассовую книгу в электронном виде, советуем распечатывать ее по мере необходимости. Если операций по кассе немного – раз в год, полугодие или квартал. У кого большие обороты по кассе – раз в месяц, а у кого-то может быть и стопка документов за один день. Иногда оформлять книгу в печатном виде приходится в связи с проверкой обслуживающего банка соблюдения кассовой дисциплины. На каждую операцию составляются приходные или расходные кассовые ордера. Расходные и приходные кассовые документы подшиваются вместе с отчетом кассира каждый день в хронологическом порядке с приложением документов, связанных с операцией, например, расчетной ведомостью по выплате зарплаты. При наличии ККТ необходимо каждый день снимать показания счетчика, вести журнал кассира-операциониста, а также составлять отчет по установленной форме. Более подробно с порядком ведения кассовых операций и их документальным оформлением можно ознакомиться в официальном документе ЦБ России №40 «Порядок ведения кассовых операций в РФ». Напомним, что требования к хранению кассовых документов такие же, как и по прочим бухгалтерским документам – пять лет.

Бланки строгой отчетности.

Применение БСО регламентируется на сегодняшний день Постановлением Правительства РФ «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и/или расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ» от 06.05.2008 года № 359. В указанном документе содержатся основные требования к БСО, их виды, порядок применения, заполнения, учета и хранения. Поступление и списание таких документов осуществляется в специальной книге учета БСО, а хранение – в металлических шкафах или сейфах.

Отчетность.

Бухгалтерскую и налоговую отчетность, отчетность в фонды и статистику, с отметками о ее принятии, советуем подшивать отдельно по отчетным периодам (кварталы, года).

Переписка.

Разделите на входящую и исходящую корреспонденции, заведите журнал регистрации, может быть даже в электронном виде, подшивайте бумажные документы в хронологическом порядке. Назначьте человека, ответственного за ведение переписки и делопроизводства. Все это впоследствии поможет в случае необходимости найти любой документ, адресованный компании или ушедший из нее.

Место хранения документов

Что касается места хранения документов, то Вы можете организовать хранение документов как у себя в офисе, оборудовав при этом специальное помещение или просто выделив место в запирающихся шкафах или стеллажах, так и сдать документацию на хранение в государственный или частный архив. Документы, которые не уже используются в работе, по истечении какого-то периода (месяца, квартала или года) складываем в архивные короба или коробки. При этом обязательно сделайте на них пометку – какие именно документы и за какой период хранятся. Меньше времени потратите потом на поиски.Маленький совет – с самого начала не допускайте бумажного бардака в компании, особенно в бухгалтерии, требуйте порядка!И последнее. Если Вы не знаете, нужен Вам или нет какой-либо документ, или Вы не знаете что с ним делать – не выбрасывайте его, заведите папку «Разное» - вполне вероятно, именно он нам пригодится в самый ответственный момент

С другой стороны, в компнании бывают документы, которые хранить нельзя, но сразу и уничтожить невозможно. Такие документы надо держать отдельно от всех остальных, чтобы была возможность быстро сделать с ними то, что необходимо. Надо взять за правила папку с такими документами периодически проверять и уничтожать все, что уже не нужно.

В данной статье мы попробовали дать Вам общее представление о количестве документов, их видах и способах организации хранения. Вы можете найти и другие варианты, отличающиеся от того, что было предложено.Если у Вас возникли какие - то вопросы в процессе организации или классификации тех или иных документов, Вы можете задать нам любые уточняющие вопросы или обратиться к нам за помощью. Если мы упустили из виду какие-то документы, порядок формирования, учета и хранения которых, на Ваш взгляд важны, присылайте Ваши комментарии и пожелания – мы обязательно их учтем. А для наших клиентов, по желанию и в соответствии с условиями договора, после первой сдачи отчетности в рамках сотрудничества, мы предоставляем единовременную бесплатную услугу по подготовке и оформлению всей необходимой документации в соответствии с законодательством РФ и настоящими рекомендациями.