Любую проверку можно пройти успешно, если знать, какие документы будет проверять инспектор. Это поможет заранее привести бумаги в соответствие с законом и избежать штрафа.

В статье:

Скачайте полезный документ:

Что проверяет ГИТ при плановой и внеплановой проверке

Проведение проверок ГИТ регулируют два нормативных акта:

• Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ (ред. от 03.08.2018) «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»,
• Методические рекомендации по применению должностными лицами Роструда и его территориальных органов положений Федерального закона № 294-ФЗ, утвержденные приказом Роструда от 24.01.2011 № 14.

В этих документах установлено, что ГИТ вправе проверять соблюдение всех норм трудового права в совокупности, в том числе требования по охране труда и процедуру проведения специальной оценки условий труда.

Плановая проверка может быть:

• тематической , когда проверяется один вопрос (например, только предоставление отпусков или только вопросы оплаты труда),
• комплексной , при которой проверяют соблюдение всех вопросов трудового права.

Внеплановая проверка проводится по конкретной ситуации, указанной в жалобе работника, а также для проверки устранения ранее выявленных нарушений.

Совет от эксперта «Системы Кадры»

Если вам нужны подробности, ищите их в «Системе Кадры». Вы найдете общую характеристику плановых и внеплановых проверках. Узнайте, где и в каких случаях они проходят и какие документы нужны в конкретных ситуациях.

В 2019 году плановые проверки могут проводиться только по проверочным листам (спискам контрольных вопросов), утвержденным приказом Роструда от 10.11.2017 № 655 (в ред. приказа от 11.04.2018 № 201). Таких листов у ГИТ много - 132.

Неужели при плановой проверке инспектор будет использовать все листы? Нет, все списки вопросов ему не понадобятся, потому что более 100 чек-листов посвящены вопросам охраны труда при выполнении конкретных работ, и для большинства организаций они неактуальны. А вот чек-листы, посвященные трудовым отношениям, инспектор может проверить все.

Проверочные листы ГИТ по кадровым вопросам

Как правильно предоставлять документы для проверки

Если проверка выездная, все документы для изучения предоставляются инспектору в подлинниках. Но изымать их нельзя. Если проверяющему нужно оставить какой-либо документ у себя, делается заверенная копия.

Если проверка документарная, оформляется запрос о предоставлении документов, подписанный руководителем ГИТ. Запрос должен быть мотивированным.

ГИТ не имеет права запрашивать документы, которые:

• не относятся к предмету документарной проверки,
• могут быть получены ГИТ от иных органов государственного и муниципального контроля.

Также инспектор не имеет права требовать нотариального удостоверения копий документов.

В течение 10 рабочих дней после получения запроса нужно подготовить заверенные копии всех запрошенных документов. Передавать пакет документов в ГИТ лучше по описи. Если это приказы, штатное расписание и договоры, то в описи обязательно укажите номера и даты этих документов, если копии трудовых книжек, то кому они принадлежат.

Если не успеете передать документы за 10 рабочих дней, инспектор может выписать штраф по статье 19.7. КоАП РФ за несвоевременное предоставление информации. Наказание за это правонарушение - штраф:

• для организаций от 3 000 до 5 000 рублей,
• для должностных лиц от 300 до 500 рублей.

Что проверяет трудовая инспекция по жалобе работника

Таблица. Порядок проведения проверки по жалобе работника

Рассмотрим, что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке, и как часто они могут проводиться.

Плановые проверки трудовой инспекции: порядок проведения

Инспекция по труду проводит проверки соблюдения в организациях трудового законодательства основываясь на ст.353 и 356 ТК. Специализированных нормативно-правовых актов, которые регулировали бы конкретно проверки трудового законодательства, в РФ нет. Поэтому в своей деятельности инспекторы руководствуются:

• Конвенцией МОТ №81, составленной в 1974 году;
• Законом «О защите прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора)» от 19.12.2008 №294-ФЗ.

Частота проведения плановых проверок

График проведения ревизий составляется за год. То есть план проверок трудовой инспекции на 2019, готовился в 2016 году. Каждый желающий может ознакомиться с ним на официальном сайте Роструда.

График составляется с учётом того, что соблюдение трудового законодательства можно проверять на предприятии не ранее чем через 3 года после:

• Государственной регистрации юрлица или ИП;
• Окончания проведения последней проверки.

Уведомление о проведении проверки

Перед началом проверки руководитель трудовой инспекции по месту нахождения организации издаёт соответствующее распоряжение. В нём указывается:

• Дата издания;
• Должностные лица, уполномоченные проверять организацию;
• Полное название и юридический адрес проверяемой организации;
• Точная дата проведения проверки, её цели и задачи.

Копия распоряжения направляется руководителю объекта проверки, таким образом, чтобы он был уведомлен о проведении ревизии не позднее 3 дней до её начала. Уведомление может быть отправлено факсом, почтой либо передано в руки.

Внимание! Инспекторы не могут:

• Запрашивать информацию, образцы, не имеющих отношение к объекту проверки;
• Изымать оригиналы каких-либо документов.

Проверяемый период

В ходе проверки исследуются документы за последние 3 года. Таким образом, в ходе плановой проверки трудовой инспекции в 2017 году будут изучаться документы с 2015 по 2017 год.

Какие документы проверяет трудовая инспекция

Закон не ограничивает инспектора в своих действиях. Он может потребовать для проверки любой документ, который тем или иным образом касается соблюдения трудового законодательства. В любом случае перед приходом проверяющих организации необходимо привести в порядок следующие бумаги.

Договоры

• Трудовые договоры с работниками должны соответствовать требованиям ст.57 ТК.
• Договоры об индивидуальной или коллективной материальной ответственности. Они могут заключаться с работниками, перечень должностей которых указан в постановлении Минтруда №85 от 31.12.2002 .
• Ученические договоры, если в организации практикуется ученичество.

Учредительные документы

• Устав;
• Свидетельство о госрегистрации.

Локальные НПА

• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Коллективный договор.
• Положение, регулирующее оплату труда и премирование работников (это необязательный документ, такие же сведения могут содержаться в колдоговоре).
• Положение о персональных данных сотрудников в соответствии со ст.88 ТК.
• Другие возможные локальные акты организации, устанавливающие график сменности, вахтовый метод, ненормированный рабочий день или разделение рабочего дня для сотрудников.

Документы по охране труда

• Инструкции по охране труда;
• Журнал обучения и прохождения инструктажа по охране труда;
• Другие документы: журнал вводного инструктажа, личная карточка обучения работников, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа и т.д.

Приказы

• О приме на работу;
• Об увольнении;
• О привлечении к дисциплинарной ответственности и др.

Законодательство не содержит закрытого перечня приказов, которые может издавать руководитель организации, поэтому все распоряжения, касающиеся трудового права должны храниться в отделе кадров.

Важная информация

Кроме документов нужно учесть и соблюдение всех норм трудового права. Вовремя проводимые аттестации и безопасность сотрудников на их рабочем месте также имеют значение. Нужны ли специальная одежда для работников или аксессуары, защитные маски или перчатки, и многое другое зависит от типа осуществляемых ими работ.

Бухгалтерские документы

Трудовая инспекция проверяет трудовые договора на наличие там информации о днях выплаты заработной платы, а затем сверяет эти даты с реальными датами выплат. Инспектора изучают:

• Формы расчётных листов;
• Извещение о выплате зарплаты, составляемое в соответствии со ст.136 ТК.

Документы об отпусках

Извещения работников о предоставлении отпуска. Согласно ст.123 ТК работник должен быть уведомлен об очередном отпуске не позднее, чем за 2 недели до начала.

Документация по учёту рабочего времени

• Табель учёта (составляется в соответствии со ст.91 ТК);
• Штатное расписание (необязательный документ).

Другие документы

Сюда можно отнести:

• Трудовые книжки;
• Личные карточки работников (форма Т-2);
• Уведомления работников о переносе рабочего времени, сокращении штата, расторжении трудового договора и т.д.;
• Заявления работников о предоставлении отпуска, расторжении трудового договора и т.д.;
• Больничные листы;
• Различные журналы учёта (командировок, движения трудовых книжек, несчастных случаев на производстве и т.д.).

Виды плановых проверок

В зависимости от способа изучения документации плановые проверки делятся на выездные и документарные.

Выездная проверка

При таком способе проверки уполномоченные должностные лица приезжают непосредственно в организацию, включённую в график проверок трудовой инспекции на 2019 год, для исследования документов.

ИП или руководитель организации, в которой проводится проверка, обязаны:

• Обеспечить проверяющим возможность ознакомиться с документами, касающимися предмета проверки;
• Предоставить им доступ в офис, здания и сооружения проверяемого предприятия.

В таблице указана максимальная длительность проверки

Документарная проверка

Такую проверку инспектор осуществляет на своём рабочем месте, то есть в территориальном органе трудовой инспекции. Документы для исследования предоставляются ему проверяемой организацией после получения уведомления о проверке.

Для проверки в инспекцию необходимо отправить копии документов, заверенные печатью и подписью руководителя организации. Печать на копиях может стоять любая: «для документов», «для отдела кадров» и т.д. Если ИП или организация не имеют собственной печати, на копии достаточно удостоверительной подписи руководителя.

Такой реквизит как удостоверительная подпись включает в себя:

• Надпись — Верно; либо — Копия верна;
• Должность лица, удостоверившего копию;
• Его подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы);
• Дату.

Так как перечень того, что проверяет государственная инспекция труда не исчерпывающий, в ходе проверки инспектор может затребовать дополнительные документы, которые он сочтёт необходимыми для исследования. Для этого он направляет субъекту проверки соответствующий запрос. Руководитель организации должен в течение 10 рабочих дней предоставить в инспекцию затребованные документы (п.5 ст.11 Закона №294).

Подробно о проверках государственной инспекции труда рассказывает специалист

Сколько времени занимает проверка

Общий срок для проведения проверки трудовой инспекцией составляет 20 дней. Но из этого правила есть исключения для субъектов малого предпринимательства:

• На малом предприятии можно проводить плановую выездную проверку не дольше в общей сложности 50 часов;
• Аналогичная проверка микропредприятия — 15 часов.

Это исключение касается только плановых выездных проверок. Внеплановые или документарные проверки проводятся по общему правилу.

На территории России действует до конца 2018 года мораторий на проверки малого бизнеса, эти организации освобождены от плановых проверок трудовой инспекцией.

Как проходит выездная плановая проверка

Алгоритм действий проверяющего примерно одинаковый во всех организациях.

1. Согласно графику проверки трудовой инспекции на 2019 год инспектор приезжает на предприятие. Предъявляет своё служебное удостоверение и распоряжение о проведении проверки.
2. Проводит проверку документов кадровой службы: трудовые договора, трудовые книжки, приказы по кадрам и т.д.
3. Проверяет бухгалтерскую документацию (все бумаги, касающиеся оплаты труда).
4. Изучает документы по охране труда.
5. Составляет акт проверки, в котором указываются обнаруженные нарушения. Документ составляется в 2 экземплярах: первый – для инспектора, второй – для проверяемой организации.

Остались вопросы? Задавайте их в комментариях к статье

14.08.2015 00:17

Документы для проверки трудовой инспекции

Сразу отметим, что нигде не определен список документов, запрашиваемых при проверке трудовой инспекции. В ходе проверки трудовой инспектор может запросить любой документ, подтверждающий (или не подтверждающий) соблюдения работодателем трудового законодательства.

Поэтому можно сказать, что все обязательные трудовые документы должны иметься у работодателя, и эти документы должны быть оформлены надлежащим образом.

Договоры

В организации должны иметься следующие договоры:

1. Трудовые договоры . Все трудовые договоры должны содержать обязательные условия, установленные статьей 57 Трудового кодекса.

2. Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности и договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности.

Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, утверждены постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85.

3. Ученические договоры . Эти договоры должны быть в организации, при оформлении ученичества.

Обязательные локальные акты организации

В каждой организации в обязательном порядке должны быть:

1 . правила внутреннего трудового распорядка ;

2 . положение об оплате труда и премировании . Это положение обязательно только в том случае, если система оплаты труда не отражена в коллективном договоре или в другом локальном акте организации, например, в правилах внутреннего распорядка (ст. 135 ТК РФ).

3. положение о персональных данных работников (ст. 88 ТК РФ);

При наличии определенных условий, в организации должны быть следующие локальные акты:

1 . локальный нормативный акт, в котором указываются должности работников с ненормированным рабочим днем .

Этот документ обязателен в случае наличия в организации работников, которым установлен ненормированный рабочий день, при условии, что данные сведения не отражены в коллективном договоре или другом локальном акте, например, в правилах внутреннего распорядка (ст. 101 ТК РФ).

2. график сменности.

Наличие данного документа необходимо в случаях, когда работа в организации осуществляется посменно. График сменности может быть оформлен как приложение к трудовому договору (ст. 103 ТК РФ);

3. локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части .

Этот документ обязателен в тех организациях, где рабочий день может быть разделен на части (ст. 105 ТК РФ);

4. локальный нормативный акт, предусматривающий порядок и условия прохождения работниками профессиональной подготовки или переподготовки.

Документ должен быть в организации только в том случае, если работодатель принимает решение о необходимости направления работников на обучение, переобучение или повышение квалификации (ч. третья ст. 196 ТК РФ). Вместо утверждения ЛНА, условия об обучении могут быть включены в коллективный договор или, например, в правила внутреннего трудового распорядка.

5. локальный нормативный акт, устанавливающий порядок применения вахтового метода (ч. четвертая ст. 297 ТК РФ). Условие об установлении порядка применения вахтового метода не обязательно оформлять отдельным локальным актом, это условие может быть включено в коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка.

Документы по охране труда

На всех работодателей возлагаются обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда (ст. 212 ТК РФ).

У работодателей должны иметься:

1. Инструкции по охране труда

Инструкции по охране труда относятся к обязательным локальным актам организации. Минтруда России издало Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда (утверждены 13 мая 2004 г.). Работники должны быть ознакомлены с инструкциями по охране труда под роспись. Для этого следует завести журнал ознакомления работников с инструкциями по охране труда.

2. Документы, подтверждающие прохождение инструктажа и обучения по охране труда.

Все работники, в том числе руководители организаций, обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда (ст.225 ТК РФ). Порядок обучения и проверки знаний установлен Постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13 января 2003 г. № 1/29 (далее - Порядок).

Для всех принимаемых на работу лиц, а также для работников, переводимых на другую работу, работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан проводить инструктаж по охране труда (п. 2.1.1 Порядка). Помимо первичного инструктажа, работодатель обязан проводить повторный и в установленных случаях внеплановый инструктаж.

Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа (п. 2.1.3 Порядка).

Отметим, что по общему правилу инструктаж должны проходить все работники. Однако, очевидно, что фактически в таком инструктаже нуждаются только сотрудники рабочих профессий. Поэтому работники, не связанные с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов, могут освобождаться от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.

При этом перечень профессий и должностей сотрудников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, утверждается работодателем (п. 2.1.4 Порядка). Эти же работники освобождаются и от прохождения повторного инструктажа. Поэтому у работодателя в обязательном порядке должны иметься журналы проведения инструктажей.

Итак, документы, подтверждающие проведение вводного инструктажа:

• протокол заседания комиссии по проверке знаний по безопасности труда;
• личная карточка прохождения обучения;
• журнал вводного инструктажа;
• журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;
• перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.

Формы, подтверждающие прохождение вводного инструктажа, содержит ГОСТ 12.0.004-90. «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения». Все эти формы являются рекомендованными.

Приказы (распоряжения) работодателя

Приказ - это распорядительный документ, издаваемый и подписываемый руководителем организации. Трудовое законодательство устанавливает обязательность издания приказов, при этом перечня возможных приказов не существует. Поэтому, организация обязана хранить все «трудовые» приказы.

Приказы по личному составу должны храниться в организации в течение 75 лет (ст. 19 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Документы, связанные с выплатой зарплаты

Работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника при выплате заработной платы (ч. первая ст. 136 ТК РФ). Трудовые инспекторы обязательно проверят, утверждена ли в организации форма расчетного листка. Поэтому в компании должен иметься приказ об утверждении расчетного листка.

Помимо этого трудовые инспекторы обращают внимание, указаны ли дни выплаты заработной платы:

• в трудовом договоре с работником;
• в правилах внутреннего трудового распорядка;
• в коллективном договоре (при его наличии).

«Отпускные» документы

В организации должен быть утвержден график отпусков. График утверждается не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. первая ст.123 ТК РФ).

Помимо графика отпусков трудовые инспекторы проверят, извещаются ли работники о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Поэтому в организации должен иметься либо специальный журнал извещения работников о начале отпуска, либо копии извещений, на которых должны стоять подписи работников и даты.

Документы по личному составу

В организации должны быть следующие документы:

1. Трудовые книжки . Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, для которого эта работа является основной.

2. Личные карточки работников . Личные карточки можно вести по унифицированной форме № Т-2.

Документы по учету рабочего времени и штата

В организации должны иметься:

1. Табель учета рабочего времени . Обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени закреплена статьей 91 Трудового кодекса РФ. Табель учета рабочего времени можно вести с использованием унифицированной формы № Т-12.

2. Штатное расписание. Из Трудового кодекса прямо не следует, что штатное расписание - обязательный документ для всех работодателей. Поэтому если трудовая функция сотрудников определяется через конкретный вид поручаемой работы (например, «работник принимается для уборки территории» и т. д.), формально можно не утверждать штатное расписание. Между тем, в большинстве случаев, обойтись без штатного расписания невозможно. Работодатель составляет штатное расписание, исходя из норм статей 15, 57 Трудового кодекса.

Извещения и уведомления

Трудовое законодательство обязывает работодателя уведомлять работников о наступлении определенных событий, поэтому у работодателя должны иметься:

• уведомления о начале отпуска;
• уведомления о сокращении численности или штата работников;
• уведомления о прекращении срочного трудового договора;
• другие уведомления.

Заявления и справки, полученные от работников

В организации должны храниться заявления работников:

• о предоставлении или переносе отпусков;
• о предоставлении отпусков по беременности и родам и отпусков по уходу за ребенком;
• о расторжении трудового договора по инициативе работника;
• другие заявление.

Спра вки ., полученные от работников:

• о подтверждении беременности;
• о наличии (отсутствии) судимости;
• другие справки.

Журналы и книги учета

Организации должны вести следующие журналы и книги:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (форма утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

3. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 № 739н).

4. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

5. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве (форма утверждена постановлением Минтруда России от 24 октября 2002 № 73).

6. Журнал проведения вводного инструктажа (форма рекомендована ГОСТ 12.0.004-90. «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения»).

Помимо этого в организации должен иметься Журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Отметим, что факт ознакомления с локальными актами можно подтверждать иначе, например, сделать листки ознакомления к локальным нормативным актам.

Итак, здесь мы привели обширный, но не полный список документов, которые может потребовать трудовой инспектор в ходе проверки.

Если вы не уверены, что можете правильно оценить наличие и корректность оформления документов, предлагаем вам воспользоваться помощью наших специаистов и заказать услугу "кадровый аудит".

(по данным журнала "Кадровое дело")

Какие документы проверяет трудовая инспекция?

Какие документы проверяет трудовая инспекция? При ответе на данный вопрос нужно учитывать объем ее полномочий и задачи проверки. В нашей статье тема рассматривается с учетом новейших изменений трудового законодательства и закона о проверках.

Какие документы нужны для предъявления проверяющим из трудовой инспекции: общая информация

Трудинспекция действует на основании норм Трудового кодекса (ст. 354-365 и др.), закона «О защите прав...» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — закон № 294-ФЗ), а также подзаконных актов:

• положения о федеральном государственном надзоре..., утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875 (далее — положение № 875);
• административного регламента, утв. приказом Минтруда РФ от 30.10.2012 № 354н (далее — адмрегламент) и др.

Документы для проверяющих из трудовой инспекции должны быть в наличии с учетом норм ТК РФ. В первую очередь это локальные нормативные акты (далее — ЛНА, ст. 8 ТК РФ), трудовые договоры и соглашения (ст. 9 ТК РФ). Более конкретные требования выработаны практикой, зачастую это отражено в нормах ТК РФ и разъяснениях Роструда.

Некоторые выводы о том, какие документы нужны для трудовой инспекции, можно сделать на основании вопросов из чек-листов (обиходное наименование) — проверочных листов, утв. приказом Роструда от 10.11.2017 № 655 (далее — приказ № 655). Об этом мы сообщали в материале Роструд утвердил 107 форм проверочных листов .

Цель проверки — оценка соответствия деятельности организации или индивидуального предпринимателя (ИП) требованиям закона (п. 6 ст. 2 закона № 294-ФЗ). Непосредственно проверку проводят трудовые инспекторы государственных инспекций труда.

Проверки проводятся в одной из 2 форм (ст. 11, 12 закона № 294-ФЗ):

• документарной (исследуются документы без выезда);
• выездной (по месту нахождения проверяемого лица).

Документы изучаются не только во время самой проверки, но и задолго до нее. Рассмотрим виды сведений, изучаемых трудинспекцией на разных этапах.

Проверка документов на этапе формирования плана проверок

В зависимости от основания проведения проверки подразделяются (ст. 9, 10 закона № 294-ФЗ):

• на плановые (проводятся на основании годового плана);
• внеплановые (по заявлению, обращению и т. д.).

В плане проверок перечисляются лица, в отношении которых будут проводиться проверочные мероприятия, и сроки проведения проверки.

При его формировании учитываются:

• 3-летний срок, прошедший с момента госрегистрации или последней проверки лица (п. 8 ст. 9 закона № 294-ФЗ);
• наличие или отсутствие повышенного риска нарушений (ст. 8.1 закона № 294-ФЗ).

В соответствии с п. 31 адмрегламента анализ начинается в 3 квартале года с изучения:

• материалов предыдущих проверок и их результатов, включая структуру и типологию нарушений трудового законодательства;
• причин задолженности по зарплате;
• сведений о работодателях, задерживающих выплату заработной платы;
• состояния условий, охраны труда и травматизма и др. информации.

Эти сведения используются для реализации риск-ориентированного подхода. Уровень риска, в зависимости от которого устанавливается частота проверок, определяется по формуле, в которой весомая роль принадлежит индивидуальным коэффициентам, определяемым на основании (п. 10 положения № 875):

• отчетности о результатах надзора за 3 предшествующих года;
• сведений о травматизме за 3 года;
• сведений о долгах по зарплате за предыдущий год.

Эти и некоторые другие сведения могут быть получены без направления запроса проверяемому лицу — по документам трудинспекции и других госорганов.

Получение документов по системам межведомственного взаимодействия

Приказом Минтруда РФ от 04.05.2017 № 412н адмрегламент дополнен п. 51(1), предусматривающим получение большого количества документов о работодателях по каналам межведомственного информационного взаимодействия от государственных и муниципальных органов и организаций, в соответствии с распоряжением Правительства РФ от 19.04.2016 № 724-р, при проведении документарных проверок.

Это сведения:

• о задолженности по налогам, страховым взносам, пеням и штрафам;
• из ЕГРН, ЕГРЮЛ, ЕГРИП и некоторых др. реестров;
• бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• о среднесписочной численности работников;
• регистрации физлиц по месту жительства и др.

Материалы, которые могут быть получены от других ведомств, запрещается запрашивать у проверяемых лиц. Это вытекает из абз. 28 п. 7 адмрегламента.

ВАЖНО! Проверяемое лицо вправе ознакомиться со всеми полученными по каналам межведомственного взаимодействия материалами на основании п. 7.1 ст. 18 закона № 294-ФЗ, абз. 17 п. 7 адмрегламента.

Пределы проверки документов трудинспекцией: возможности и ограничения

В соответствии с подп. «б» п. 13 положения № 875 инспекторы вправе запрашивать и безвозмездно получать документы, объяснения и информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций. Таким образом, право получать материалы не является неограниченным.

Ограничения этого полномочия можно сгруппировать следующим образом:

1. Ограничение по срокам. Право требовать представления каких-либо документов и сведений существует только в рамках проводимой проверки. Запрещается направлять запросы до начала проверки (абз. 29 п. 7 адмрегламента), а также превышать сроки проверки без соблюдения установленной процедуры продления (абз. 26 п. 7 адмрегламента).
2. Ограничение по объему, основанное на целях проверки. Должностные лица Роструда не имеют права проверять выполнение обязательных требований, не относящихся к их компетенции, и требовать представления материалов, не являющихся объектами проверки или не относящихся к ним, а также не вправе изымать оригиналы (абз. 22, 23 п. 7 адмрегламента).
3. Ограничение по предмету (применимо только к плановой проверке).

ВАЖНО! Плановая проверка ограничивается перечнем вопросов, включенных в чек-листы (п. 8 положения № 875).

В соответствии с п. 7 Общих требований…, утв. постановлением Правительства от 13.02.2017 № 177, формы проверочных листов могут быть использованы для создания сервисов по самопроверке соблюдения обязательных требований.

Документы для плановой или внеплановой проверки трудинспекции

Приказом № 655 утверждены для проверки темы:

1. Общие (№ 1-37, 100): проверка порядка приема на работу (список вопросов № 1), содержание трудовых договоров (список № 2) и др. Под параметры проверки по этим темам подпадает большинство работодателей.
2. Отраслевые (№ 38-107): охрана труда в ЖКХ (№ 38) и др. Эти списки посвящены в основном вопросам охраны труда по разным видам работ. Исключением является список № 107, содержащий вопросы по гарантиям медработникам. Можно предположить, что список будет дополнен, поскольку по некоторым видам работ и гарантиям имеются явные пробелы. Например, для проверки соблюдения гарантий для работников образования также возможна разработка отдельного чек-листа.

При подготовке к проверке необходимо учитывать, что по каждому из вопросов нужно будет представить документ, подтверждающий выполнение требования. Рассмотрим примеры.

Чек-лист № 1: прием на работу

Если ориентироваться строго по вопросам списка, нужно представить:

• Трудовые договоры (об их содержании и основных требованиях вы узнаете из статьи на сайте Трудовой договор с испытательным сроком по ТК РФ). К этой же категории относится договор с руководителем (см. статью Трудовой договор с генеральным директором (образец)). Информация о том, нужно ли представлять документы о продлении полномочий, отсутствует, однако целесообразно их также подготовить (подробности — в материале Как правильно оформить кадровые документы при продлении полномочий генерального директора).
• ЛНА, предусматривающий прохождение медосмотров (при его наличии), договор с медицинской организацией, журнал учета выдачи направлений и др. документы, подтверждающие прохождение медосмотров (см. подробнее в статье Периодический медосмотр работников предприятия).
• Гражданско-правовые договоры (ГПД).
• Приказы о приеме на работу.
• Листы (журналы) ознакомления с ЛНА (см. статью Лист ознакомления с ЛНА - образец).

Одна из сложнейших тем проверки — зарплата, вопросы ее начисления и выплаты.

Какие документы нужны трудовой инспекции для проверки начисления и выплаты зарплаты (чек-листы № 7, 17)

Для проверки по чек-листу № 7 нужно подготовить:

• ЛНА по системе оплаты труда: положение об оплате труда, положение о премировании и др. (подробности — в статье Какие есть виды зарплаты и формы оплаты труда , Является ли премия составной частью зарплаты?).
• Документы по расчетным листкам: приказ об утверждении, журнал выдачи (см. статью Когда выдается расчетный лист по зарплате?).
• Документы по учету рабочего времени для установления переработок (см. статью Как составить график учета рабочего времени сотрудников?).
• Документы по выплате зарплаты: трудовые договоры, ведомости по начислению зарплаты (расчетную ведомость по ф. Т-51, утв. постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 1, платежную ведомость по ф. Т-53, расчетно-платежную ведомость по ф. Т-49 и др. подтверждающие документы). Подробнее о подтверждаемых обстоятельствах читайте в статье Порядок выплаты зарплаты по ТК .
• Приказы по удержаниям и приложения к ним (см. статью Какие существуют удержания из зарплаты?).

Кроме того, необходимо представить документы, подтверждающие дополнительные выплаты в пользу работников, причитающиеся по различным основаниям (см. подробнее в статье Надбавки к зарплате - доплаты и компенсации).

Внеплановая проверка

Внеплановая проверка трудинспекции проводится по основаниям, перечисленным в ст. 360 ТК РФ. Перечень оснований закрытый, но может быть расширен (см. на нашем сайте сообщение о законопроекте): жалобы работников, сообщения и др.

Пределы внеплановой проверки законодательством не регламентированы. Ее цель — проверка доводов и фактов, изложенных в поступившем документе. Для выполнения этой задачи проверка может быть проведена в документарной либо выездной форме.

Срок и порядок представления документов по запросу или требованию трудовой инспекции

Порядок и сроки представления документов при документарной проверке регламентированы законом № 294-ФЗ и адмрегламентом:

1. В течение 10 рабочих дней после получения запроса проверяемое лицо обязано представить в трудинспекцию запрошенные документы (п. 5 ст. 11 закона № 294-ФЗ, п. 52 адмрегламента).
2. Запрос должен быть мотивированным (п. 5 ст. 11 закона № 294-ФЗ).
3. Документы представляются только в виде копий, заверенных подписью и печатью (при наличии) проверяемого лица (п. 52 адмрегламента).
4. При выявлении противоречий у проверяемого лица в таком же порядке запрашиваются объяснения (п. 8 ст. 11 закона № 294-ФЗ, п. 53 адмрегламента).

ВАЖНО! Непредставление запрашиваемых материалов в 10-дневный срок является основанием для привлечения к административной ответственности по ст. 19.7 КоАП РФ и перехода к выездной проверке проверяемого лица.

При выявлении признаков нарушений руководитель трудинспекции вправе назначить выездную проверку в отношении этого же лица (п. 10 ст. 11 закона № 294-ФЗ, п. 53 адмрегламента).

При выездной проверке инспектор вправе знакомиться с любыми документами, связанными с целями, задачами и предметом данной проверки (п. 5 ст. 12 закона № 294-ФЗ).

Итак, в настоящее время проверка трудовой инспекции ограничена как во временных пределах, так и по объему. При этом исследуются документы, в которых можно найти ответы на вопросы из чек-листов (в плановом порядке) либо подтверждение фактов или доводов из поступившего обращения (при внеплановой проверке). Перечни таких документов отсутствуют. Документы по запросу трудовой инспекции представляются только в виде заверенных копий.

Одним из видов проверок, которым могут подвергаться в своей деятельности юридические лица и индивидуальные предприниматели, является проверка трудовой инспекцией. Трудовая инспекция в лице своих государственных инспекторов осуществляет надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ч.1 первая ст. 353 ТК РФ).

Проверки могут быть плановые и внеплановые, то есть проводится по заранее утвержденному плану или по конкретной жалобе, например работника, и первые и вторые могут быть проведены в форме выездной или документарной.

Разница между выездной проверкой и документарной состоит в том, что в первом случае инспектор будет исследовать только документы работодателя без выезда к нему, а во втором случае, проверка будет проходить по месту нахождения работодателя. Но в любом случае, трудовая инспекция проводит проверку на основании представленных работодателем документов и письменной информации.

В своей деятельности инспекции труда руководствуются положениями Трудового кодекса РФ, Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 30 октября 2012 г. N 354н "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной службой по труду и занятости государственной функции по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права" (далее по тексту «Административный регламент № 354н), а также Федеральным законом от 26 декабря 2008г. N 294-ФЗ"О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (далее по тексту «Закон № 294-ФЗ»).

О проведении любой проверки работодатель должен быть уведомлен (способ уведомления может быть любым: заказное письмо с уведомлением, нарочный, факс и др.).

Ему направляется копия распоряжения руководителя государственной инспекции труда о проведении проверки, составляемое по типовой форме, утвержденной приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30.04.2009 N 141 (ч. 1 ст. 14 Закона N 294-ФЗ, п. 44, п. 67 Административного регламента N 354н). Одновременно с этим документом направляется запрос о предоставлении документов, на основании которых инспекторы будут делать выводы о соблюдении работодателем трудового законодательства.

Если проверка документарная, то истребуемые документы работодателю необходимо представить в государственную инспекцию труда по месту её нахождения в виде копий, заверенных печатью и подписью руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя (ч. 6 ст. 11 Закона N 294-ФЗ). Если выездная, то работодатель представляет по месту своего нахождения оригиналы запрашиваемых документов инспектору для ознакомления, а также предоставляет их заверенные копии (ч. 5. ст. 12 Закона N 294-ФЗ, абзац третий части первой ст. 357 ТК РФ).

При проведении плановой проверки, трудовая инспекция самостоятельно решает что, в каком объеме и на основании каких документов будет осуществляться надзор.

Однако инспекторы не вправе требовать у проверяемого работодателя сведения и документы, не относящиеся к предмету проверки, нотариального заверения копий представляемых документов, а также изымать оригиналы таких документов (ч. 7 ст. 11, п. 3 ст. 15 Закона N 294-ФЗ, п. 51 Административного регламента N 354н). Отступление от этого правила возможно, тогда, когда проверка проводится по жалобе конкретного работника с просьбой о соблюдении конфиденциальности. В этом случае, инспекторы могут проверить не только документы, которые относятся к данному работнику, но и запросить документацию по другим работникам (тех же должностей, например).

Максимальный срок, в течение которого работодатель обязан подготовить и представить указанные в запросе документы и письменную информацию составляет 10 дней с момента со дня получения мотивированного запроса (ч. 5 ст. 11 Закона N 294-ФЗ). Данная норма усыновлена для проверок, проводимых в документарной форме, что касается выездных, то здесь такого требования законодателем не установлено, одна на практике применяется тот же срок в 10 дней. Как правило, при выездной проверке работодателю дается на это несколько дней. Конкретный срок и место представления указывается инспектором непосредственно в самом запросе. Если в указанный срок запрашиваемые документы не представлены либо представлены в неполном объеме или в искаженном виде, то это является основанием для возбуждения инспектором дела об административном правонарушении в отношении виновных должностных лиц работодателя по ст. 19.7 «Непредставление сведений (информации)» КоАП РФ. Ответственность установлена в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц - от 300 до 500 рублей; на юридических лиц - от 3 000 до 5 000 тысяч рублей.

Обращаем Ваше внимание, что в отличие от иных видов проверок, в отношении проверок трудовой инспекцией законодательство не устанавливает ограничений по временному периоду, за который инспекторы могут проверить документы работодателя.

Поэтому трудовые инспекторы вправе запросить необходимые для проведения проверки документы за любой период, в том числе и в отношении уже уволившихся работников. Однако, если срок хранения запрашиваемых документов в организации к моменту проведения проверки уже истек, то работодатель вправе такие документы не предоставлять. Для инспектора необходимо будет подготовить письменные пояснения с указанием причин их отсутствия.

Для подтверждения своевременного и полного исполнения обязанности по предоставлению истребуемых документов работодателю следует составить сопроводительное письмо за подписью руководителя, в котором перечислить все передаваемые документы, а также изложить всю необходимую письменную информацию по запросу. Сопроводительное письмо составляется в двух экземплярах, первый экземпляр которого вручается инспектору труда вместе с документами, а на втором экземпляре инспектор ставит отметку об их получении.

Если же работодатель полностью игнорирует законные требования инспектора о представлении документов и препятствует проведению проверки, то в соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 27.2 КоАП РФ инспектором направляется запрос в органы внутренних дел (полицию) на доставление, то есть принудительное препровождение руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя для составления протокола об административном правонарушении по части 1 ст. 19.4 КоАП РФ. Привлечение работодателя к административной ответственности не освобождает его от обязанности представить инспектору запрашиваемые документы и информацию, поэтому в любом случае представить их для проведения проверки все же придется.

Для справки укажем, что сроки хранения кадровой документации и иных документов, связанных с трудовыми отношениями установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558).

Так, например, хранятся:

• заявления, не вошедшие в личное дело - 5 лет (п. 665 Перечня);
• заявления претендентов на замещение вакантных должностей - 3 года после проведения конкурса на замещение вакантных должностей (п. 672 Перечня);
• заявления лиц, не принятых на работу - 3 года (п. 663 Перечня);
• заявление о согласии на обработку персональных данных - 75 лет, если ЭПК данные документы не отнесены к сроку хранения "постоянно" (п. 666 Перечня).

Как следует из п. 1.2 Перечня, все указанные в нем правила и сроки хранения документов обязательны для организаций независимо от вида и сферы деятельности, организационно-правовой формы и формы собственности. Для документов акционерных обществ установлен специальный порядок хранения документов. Он приведен в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс. Хранить документы можно как в организации, так и в архиве. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

За нарушение архивного законодательства руководителя компании могут привлечь к административной ответственности.

Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа составляет от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

Рассматриваемый нами порядок предоставления документов, не распространяется на расследования несчастных случаев на производстве (п. 5 ч. 3 ст. 1 Закона N 294-ФЗ). Если поводом к проведению проверки послужило обращение работника о причинении вреда жизни и (или) здоровью граждан и при проведении проверки выявлены нарушения установленного порядка расследования несчастного случая, в том числе факты сокрытия работодателем несчастного случая на производстве, то инспектор вправе самостоятельно провести его расследование в порядке, установленном ст.ст. 229.2, 229.3 ТК РФ и Положением об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях, утвержденном постановлением Минтруда РФ от 24.10.2002 N 73.

В этом случае работодатель обязан не только обеспечить доступ на свою территорию проводящих выездную проверку инспекторов и участвующих в ней экспертов, а также предоставить возможность ознакомиться непосредственно с оригиналами документов, которые связаны с целью, задачами и предметом проверки (ч. 5 ст. 12 Закона N 294-ФЗ). Кроме того работодатель обязан по требованию инспектора предоставить копии этих документов, заверенные печатью и подписью руководителя (индивидуального предпринимателя) или его уполномоченного представителя, если выездной проверке не предшествовало проведение документарной проверки и они не были предоставлены ранее (абзац третий части первой ст. 357 ТК РФ). Если предоставить документы в текущий момент не представляется возможным, инспектор вручает работодателю мотивированный запрос с требованием представить эти документы (оригиналы и копии).

Срок предоставления документов законодательством не регламентирован, поэтому инспектор устанавливается его самостоятельно либо по согласованию с работодателем. Обычно работодателю дается на это несколько дней.

Если работодатель в установленный срок документы не представит или будет препятствовать проведению проверки (например, не пустит инспектора на свою территорию), то это является основанием для возбуждения инспектором дела об административном правонарушении в отношении виновных должностных лиц работодателя по ч. 1 ст. 19.4 и ст. 19.7 КоАП РФ. В целях составления протокола об административном правонарушении инспектор может направить запрос в органы внутренних дел (полицию) на доставление, то есть принудительное препровождение руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя в служебное помещение органа внутренних дел (полиции) (п. 1 ч. 1 ст. 27.2 КоАП РФ).

Кроме того, привлечение работодателя к административной ответственности не освобождает его от обязанности представить инспектору запрашиваемые документы и информацию, поэтому в любом случае работодателю придется представить их инспектору труда для проведения проверки. После того как работодателем будут представлены все необходимые документы и письменная информация и на их основании можно сделать объективные выводы по результатам проверки, инспектор вызывает руководителя (индивидуального предпринимателя) для составления акта проверки. Как и при документарной проверке, оформление результатов выездной проверки производится инспектором, как правило, в помещении государственной инспекции труда. Это связано с необходимостью оформления инспектором документов по результатам проверки посредством системы электронного документооборота АИС ГИТ (письмо Роструда от 30.04.2013 N ПГ/3526-3-2). Лишь в исключительных случаях акт проверки составляется непосредственно у работодателя.