Р. Ярошенко, налоговый юрист
В дороге с командированным работником может приключиться всякое. Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?
Чем подтвердить проезд?
Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.
Другое дело – затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.
Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках...», оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – инструкция № 62).
Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.
Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.
Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа – следовательно, нет и документального подтверждения. А оно является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Начислять на сумму компенсации ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд не нужно. Ведь ЕСН не облагаются выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 236 НК РФ). Страховые взносы в Пенсионный фонд начисляются на те же выплаты, что и ЕСН. Так установлено пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».
Согласно статье 217 Налогового кодекса, НДФЛ не удерживается с компенсации сотруднику расходов на проезд, фактически произведенных и документально подтвержденных. Таким образом, затраты на оплату проезда, не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый доход работника.
Простое решение
Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.
Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.
Где вы были, где вы жили?
Вместе с билетом работник может «посеять» и счет за проживание в гостинице.
Ранее – до 1 января 2003 года, – если командированный работник не предъявлял к оплате документы, подтверждающие наем жилого помещения, ему выплачивали компенсацию из расчета 12 рублей в сутки. Такой норматив был установлен приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. № 49н. Но с выходом постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 этот документ утратил силу.
Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о размерах выплаты командированным за проживание в случае утери счета из гостиницы, – инструкция № 62. Но указанные в ней суммы до смешного малы.
Вместе с тем, согласно трудовому законодательству, работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой. При этом в статье 168 кодекса сказано, что порядок и размеры возмещения затрат определяются коллективным договором. Следовательно, условия выплаты компенсации расходов, не подтвержденных документально, фирма может установить самостоятельно, главное – не забыть все это прописать в договоре.
Независимо от суммы, которую вы выплатите работнику в качестве компенсации, учесть ее при расчете налога на прибыль все равно нельзя. Опять-таки действует правило документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Значит, в налоговую базу по ЕСН она тоже не попадет. Что касается НДФЛ, ситуация здесь такая же, как и в случае компенсации стоимости проезда.
Универсальный вариант
Есть вариант, при котором будут соблюдены все требования нормативных документов и работник ничего не потеряет. Для этого нужно сделать следующее.
Во-первых, стоимость утерянных билетов и счетов за проживание можно компенсировать, как требует того инструкция о служебных командировках № 62, по минимуму. С выплат удержать НДФЛ.
Во-вторых, определить денежную «потерю» работника. Сюда входит доплата до фактической суммы расходов и сумма удержанного с компенсации НДФЛ.
И, наконец, в-третьих, выплатить сотруднику премию за профессиональные успехи. Ее сумма должна быть равной сумме доплаты вместе с удержанным НДФЛ плюс 13 процентов (налог, который будет удержан с премии). В этом случае работнику будет компенсирована фактическая сумма затрат.
Докажи, что проживал
Однако наличие документов, подтверждающих проживание, отнюдь не панацея от претензий налоговых инспекторов. Дело в том, что для подтверждения расходов по найму жилого помещения и оплате брони работник должен предъявить счет по форме № 3-г, утвержденной приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Это документ строгой отчетности, заменяющий применение ККТ (Закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Но иногда в гостиницах в подтверждение оплаты выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе не известный бухгалтерской науке документ. Вопреки распространенному мнению инспекторов, даже в этом случае затраты по найму жилья можно учесть в составе затрат. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета.
Подтверждает это и сложившаяся арбитражная практика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. по делу № А56-14779/03).
На самом деле во время командировки работник может проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении.
В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. по делу № А56-26589/02). Важно лишь, чтобы в нем были указаны наименование организации, стоимость проживания, дата и стояла подпись.
Но все же лучше, если расходы по найму жилья будут подтверждены бланками строгой отчетности. Дело в том, что на их основании можно без вопросов принять к вычету НДС, который входит в стоимость гостиничных услуг.
Какие правила составления первичных документов в налоговом учете должна соблюдать компания, чтобы избежать претензий налоговиков? Что изменилось в этом отношении с 1 января 2013 года? Какие ошибки в актах оказанных услуг чаще всего находят налоговики во время проверок? Какие санкции грозят компании, если первичные документы, подтверждающие расходы, оформлены с ошибками или не оформлены вовсе?
Какие правила составления первичных документов в налоговом учете должна соблюдать компания, чтобы избежать претензий налоговиков? Что изменилось в этом отношении с 1 января 2013 года?
Все расходы компании должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Из-за того что документы, которые подтверждают затраты, оформлены с ошибками (или не оформлены вовсе), налоговики могут не принять расход при .
Обратите внимание: под документально подтвержденными расходами Налоговый кодекс понимает затраты, подтвержденные оправдательными документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Важный момент: все формы первичных документов, применяемых в организации, должен утверждать руководитель компании в составе учетной политики (п. 4 ПБУ 1/2008). А компания больше не обязана применять унифицированные бланки. Об этом говорит статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который вступил в силу с 1 января 2013 года.
Однако новый порядок вовсе не означает, что компания обязана разработать свои бланки абсолютно для всех операций. Вы можете смело просить руководителя принять решение о том, что компания продолжит применять все унифицированные формы или некоторые из них. Скажем, те, которые, на ваш взгляд, удобны, да и просто привычны. Ведь закон этого не запрещает.
До 2013 года унифицированные формы компании применяли по умолчанию. Специального решения руководителя на этот счет не требовалось. Теперь же решение о том, что компания продолжит применять унифицированные бланки, надо зафиксировать. В учетной политике или отдельном приказе руководителя компании. Это прямо требует статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Важный нюанс : продолжайте использовать унифицированные формы документов, на основании которых компания учитывает кассовые операции и начисляет зарплату. Это приходные и расходные кассовые ордера, зарплатные ведомости и прочие. Отказываться от таких унифицированных форм нельзя. Ведь ссылки на них есть в Порядке ведения кассовых операций, утвержденном Положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
Документ, подтверждающий понесенные компанией затраты, оформлен на иностранном языке. Может ли бухгалтерия на основании такого документа, не переводя его на русский язык, учесть в налоговом учете соответствующие расходы?
Нет, иначе это будет классифицировано проверяющими как нарушение. Причем запрет на это содержится сразу в нескольких нормативных актах.
Во-первых, это статья 16 Закона РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации». Здесь сказано, что на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в организациях ведется только на русском языке. Также на русском языке оформляются тексты документов (бланков, печатей, штампов, штемпелей) организаций.
Во-вторых, это пункт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Здесь говорится, что «документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке». При этом первичные учетные документы на иных языках должны иметь построчный перевод на русский язык. Неоднократно это подтверждали и чиновники (см., например, письмо Минфина России от 4 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/148).
Таким образом, формально у компании нет права на основании первичных документов на иностранном языке. Сделать это она может только тогда, когда такие документы будут построчно переведены на русский язык.
Предположим, что первичные документы на русский язык переведены. Какие требования предъявляются к такому переводу? Должен ли он быть заверен нотариально?
В письме Минфина России от 20 марта 2006 г. № 03-02-07/1-66 разъясняется, что действующее законодательство Российской Федерации не регламентирует порядок перевода первичных учетных документов с иностранного языка на русский. Такой перевод может выполнить как профессиональный переводчик, так и сотрудник компании. Расходы на перевод первичных документов, являющихся деловой документацией компании, с иностранного языка можно принять в уменьшение налогооблагаемой прибыли. Основание - подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. В случае, если перевод осуществляется сотрудником компании, выполнение такой функции должно быть закреплено или в трудовом договоре с сотрудником, или в должностных инструкциях.
Компания заказала сторонней организации услуги производственного характера. Всегда ли в подобной ситуации нужно составлять акт, чтобы подтвердить факт оказания услуг в налоговом учете?
Да, без акта расходы подтвердить не удастся. Это прямо следует из пункта 2 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Но даже если речь идет об устной консультации или услугах по взысканию долгов с контрагентов, одного договора будет недостаточно. Несмотря на то, что положения пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ допускают использовать документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы. И в этом случае, чтобы избежать претензий со стороны инспекторов, необходимо обзавестись актом по оказанным услугам (письмо Минфина России от 30 июля 2009 г. № 03-03-06/1/503).
Исключение составляют случаи, когда исполнитель оказывает услуги связи или предоставляет имущество в аренду или лизинг. В подобных ситуациях ревизоры довольствуются договором, графиком платежей и актом приемки-передачи имущества (для аренды и лизинга), счетом, а также документом, подтверждающим оплату услуг (письма Минфина России от 13 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/750, от 6 октября 2008 г. № 03-03-06/1/559).
Какие ошибки в актах оказанных услуг чаще всего находят налоговики во время проверок?
Как свидетельствует практика аудиторских проверок, наиболее часто встречаются следующие ошибки при составлении акта оказанных услуг, из-за которых у заказчика могут возникнуть проблемы со списанием расходов в налоговом учете.
Некорректно указана дата составления документа . Стоимость услуг, оказанных сторонними организациями, заказчик списывает в расходы по состоянию на день, которым датируется акт либо на последний день отчетного (налогового) периода. Соответствующее правило установлено в пункте 2 и подпункте 3 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Надо избегать ситуаций, когда акт по услугам, оказанным в одном отчетном периоде, подписан только в следующем (например, за декабрь - в январе). Для этого лучше датировать документ последним днем месяца, независимо от того, когда были приняты работы.
Нечетко расписано содержание хозяйственной операции, затраты на которые подтверждает акт . В зависимости от того, насколько подробно исполнитель опишет выполненные действия или результат услуги, заказчику будет легче доказать связь произведенных расходов с хозяйственной деятельностью. Услуги, указанные в акте, должны соответствовать целям и задачам, поставленным в договоре. Лучше избегать общих формулировок типа «услуги» и т.п. Ведь инспекторы убеждены: если из документов не следует, какие именно услуги оказал компании исполнитель, договор считается незаключенным, а расходы необоснованными. Доказать чиновникам обратное в досудебном порядке вряд ли удастся.
Арбитражная практика по данному вопросу противоречива и только подтверждает вывод о том, что детализацией услуг в акте лучше не пренебрегать. Некоторые судьи признают, что ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не требует расшифровывать в акте оказанные услуги (постановление ФАС Московского округа от 25 августа 2009 г. № КА-А40/7983-09). Но встречаются дела, решенные в пользу инспекторов - постановление ФАС Уральского округа от 17 августа 2009 г. № Ф09-5843/09-С2. Поэтому, даже если действия исполнителя подробно описаны в договоре или отчете, их нужно кратко продублировать в акте. Тем более отчет о проделанной работе исполнитель составляет, если соответствующая обязанность предусмотрена договором. Первичным документом отчет не является.
И обратите внимание : из содержания бумаг должно следовать, за какой период или в какие сроки оказана услуга (постановление ФАС Московского округа от 2 апреля 2008 г. № КА-А40/2402-08).
Не указаны измерители хозяйственной операции . Исполнители нередко проставляют в акте только итоговую стоимость услуг. Якобы услуги не имеют материального выражения, а следовательно, единиц измерения. Но инспекторов этот аргумент может не убедить, о чем свидетельствует сложившаяся арбитражная практика. Судьи неоднократно подтвердили, что в актах на оказанные услуги проставлять измерители вовсе необязательно (постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 апреля 2009 г. № А52-4324/2008). Но чтобы избежать судебных разбирательств, к мнению чиновников все же стоит прислушаться.
У исполнителей должны быть прейскуранты, в которых стоимость услуг зависит от каких-то физических показателей. Например, стоимость часовой или разовой консультации определенного специалиста. И если в акте будет указана цена и объем услуг, а не только их стоимость, легче подтвердить, что цена соответствует рыночному уровню, то есть доказать экономическую обоснованность. В акте нужно указать ставку и сумму НДС (если исполнитель является плательщиком этого налога), размер аванса, засчитанного при получении услуги, и сумму, подлежащую оплате.
Не указаны должности и личные подписи ответственных лиц . Чтобы проверяющие не усомнились, что акт подписали уполномоченные сотрудники компании, и на этом основании не сняли расходы, указать должности нужно в обязательном порядке. Кроме того, сотрудники, подписывающие акт, должны расшифровать свои личные подписи.
Ниже мы привели образец акта об оказании услуг, составленный без ошибок.
Общество с ограниченной ответственностью "Контора"
ИНН 7715123456, КПП 771501001
Адрес: г.Москва, ул.Электродная, д.7
г.Москва
31.08.2013 г.
Общество с ограниченной ответственностью "Контора", именуемое в дальнейшем исполнитель, в лице директора Русиновой Т.Г., действующей на основании устава, с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью "Дента+", именуемое в дальнейшем "Заказчик", в лице генерального директора Петросяна Г.А., действующего на основании устава, с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем. В соответствии с договором от 23 января 2013 г. № 28/001 Исполнитель оказал Заказчику следующие услуги:
Наименование услуги |
Количество одноименных услуг |
Сумма, руб. |
НДС, руб. |
Сумма с НДС, руб. |
Разовая устная консультация Шведовой О.В., исполняющей обязанности главного бухгалтера, по вопросам налогообложения операций с ценными бумагами, реализованными ООО «Контора» |
||||
Составление инструкции по отражению доходов и расходов переходного периода в связи с переходом с 01.01.13 ООО «Контора» на упрощенную систему налогообложения (приложение № 1 к акту об оказании услуг |
||||
Итого |
Всего оказано услуг на сумму: Четыре тысячи семьсот двадцать рублей, в том числе НДС 18% - Семьсот двадцать рублей.
Подписи сторон:
Исполнитель:
Директор ООО «Контора» Т.Г.Русинова
Заказчик:
Генеральный директор ООО «Дента+» Г.А.Петросян
Как правильно уничтожить первичные документы налогового учета, срок хранения которых истек, чтобы избежать претензий проверяющих?
Последовательность действий должна быть такой. Сначала руководитель компании своим приказом должен утвердить состав экспертной комиссии, которая будет решать, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию, как правило, включают наиболее квалифицированных специалистов, которые способны оценить важность тех или иных документов.
Затем комиссия составляет акт, где фиксирует перечень документов, которые необходимо уничтожить.
Акт утверждает руководитель компании. Затем все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том или папку собранных дел. После этого документы можно уничтожить любым способом: разорвать, отправить в шредер, сжечь. Бумаги можно также сдать как макулатуру в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать факт физического уничтожения отобранных документов.
Обратите внимание : если первичные документы были сданы на хранение в архив, уничтожить их можно лишь по согласованию с архивом. На акте об уничтожении обязательно должна быть подпись архивного служащего.
Как действовать, если документы, подтверждающие затраты компании, были утрачены в результате чрезвычайной ситуации?
От ситуации, когда первичные документы утрачены по не зависящим от компании причинам, не застрахована ни одна бухгалтерия. Так, бумаги могут сгореть при пожаре или их могут украсть. Однако отсутствие документов, даже если они пропали по объективным причинам, может грозить компании серьезными неприятностями - когда чиновники хотят взыскать штрафы за утрату документов, их, как правило, не интересуют причины, по которым компания не представила запрашиваемые бумаги. Поэтому руководство компании допускает серьезную ошибку, если не предпринимает никаких мер, чтобы документально подтвердить факт чрезвычайной ситуации, в результате которой были утрачены бумаги, подтверждающие затраты.
Однако, если действовать правильно, штрафов можно избежать. Во-первых, нужно обязательно собрать оправдательные документы, которые подтвердят, что в утрате первички не было вины компании и ее должностных лиц.
Ниже приведена таблица, где мы перечислили оправдательные документы, которые помогут избежать наказания в случае утраты бухгалтерских бумаг.
Какие документы помогут избежать штрафа в случае утраты первички
Причина утраты первичных документов |
Оправдательные документы, которые надо собрать, чтобы избежать ответственности |
Справка органа противопожарной службы |
|
Затопление |
Справка ДЕЗ или управляющей компании, обслуживающей вашу организацию |
Стихийное бедствие |
Справка территориального управления Министерства по чрезвычайным ситуациям, публикация в средстве массовой информации (например, газете) |
Справка местного органа внутренних дел МВД России, приговор суда по уголовному делу |
|
Документы утрачены по вине налогового органа |
Протокол о выемке документов, опись документов |
Документы утрачены по вине третьих лиц (например, переданы аудиторам на проверку) |
Перечень документов, акт передачи документов |
Кроме того, при утрате бухгалтерских бумаг можно обратиться к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105. Там прописано, как действовать компании в такой ситуации.
Так, согласно пункту 6.8 этого Положения, в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает своим приказом соответствующую комиссию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов: главного энергетика, главного инженера, начальника службы безопасности и т. п. Комиссия в некоторых случаях должна привлечь представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, а также независимых экспертов - аудиторов и оценщиков.
Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель компании. В акте необходимо подробнейшим образом описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты документов. Кроме того, в акте необходимо указать лиц, ответственных за сохранность документов (это может быть главный бухгалтер, делопроизводитель и т. п.), и получить от них письменные объяснения. Нелишним будет приложить к акту опись пострадавших документов.
Алгоритм действий при утрате документов определили и налоговики (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 сентября 2002 г. № 26-12/43411). В нем сказано, что помимо создания комиссии необходимо провести инвентаризацию. Кроме того, по мнению чиновников, документы, срок хранения которых не истек, придется восстанавливать. Например, копии выписок и платежных поручений можно запросить в банках; договоров, актов, накладных - у контрагентов.
Разумеется, восстанавливать в первую очередь нужно те документы, которые подтверждают понесенные компанией расходы. Как известно, отсутствие таких бумаг чревато для организации неблагоприятными последствиями в виде доначисленных к уплате сумм налога на прибыль и штрафов по статье 122 Налогового кодекса РФ.
Но даже если документы пропали после того, как компания отчиталась в инспекции и уплатила налог, эти документы могут оказаться необходимыми, например, при выездной налоговой проверке. И, если документов не будет, налоговики доначислят налоги в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 Налогового кодекса РФ (расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках).
Какие санкции грозят компании, если первичные документы, подтверждающие расходы, оформлены с ошибками или не оформлены вовсе?
За отсутствие подтверждающих документов предусмотрена налоговая ответственность. Речь идет о статье 120 «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения» Налогового кодекса РФ.
В ситуации, когда необходимые документы отсутствуют (оформлены с серьезными ошибками, не оформлены, утеряны и тому подобное), налоговики потребуют от компании заплатить штраф. Его размер составляет 10 000 руб. Так сказано в пункте 1 статьи 120 Налогового кодекса РФ. Если же отсутствующие документы относятся к нескольким налоговым периодам, сумма штрафа возрастет до 30 000 руб. (п. 2 ст. 120 НК РФ). А если утрата документов повлекла за собой занижение налоговой базы, то размер штрафа составит 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. Об этом говорится в пункте 3 статьи 120 Налогового кодекса РФ.
Обратите внимание на несколько важных моментов. В пункте 3 статьи 120 Налогового кодекса РФ речь идет об отсутствии документов, а не документа. То есть если у компании нет всего одного первичного документа, то по статье 120 Налогового кодекса РФ ее оштрафовать нельзя.
Для штрафа по статье 120 Налогового кодекса РФ нет оснований, если компания не может представить документы из-за того, что в офисе произошел пожар, документы украли, они уничтожены в результате стихийных бедствий и тому подобное (то есть в тех случаях, когда вины организации в утрате документов нет). К такому выводу приходят многие арбитражные суды.
И еще один нюанс : если документ, подтверждающий произведенные компанией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными ошибками, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения. В результате с компании взыщут сумму заниженного налога, а также штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20 процентов от неуплаченной суммы.
Однако обратите внимание : предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса РФ налоговая инспекция не вправе. Об этом сказано в определении Конституционного суда РФ от 18 января 2001 г. № 6-О.
Какие санкции грозят должностным лицам компании, если первичные документы, подтверждающие расходы, оформлены с ошибками или не оформлены вовсе?
За отсутствие подтверждающих документов может быть наказана не только компания, но и ее должностные лица - директор и главный бухгалтер.
Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрена административная ответственность по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Должностных лиц провинившейся компании могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 руб. Причем оштрафовать руководителя или главного бухгалтера может только мировой судья.
Обратите внимание : должностных лиц компании за нарушение сроков хранения документов могут наказать и по инициативе сотрудников архивной службы (если соответствующие нарушения будут выявлены при проверке). Размер штрафа составляет от 300 до 500 руб. Штраф в данном случае налагается по статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Сентябрь 2013 г.
После командировки без подтверждающих документов оплаты проживания можно встретиться с определенными проблемами, например: неподтвержденные расходы на проживание в командировке и не только.
И без этих бумаг, которые подтверждают или могли бы подтвердить все расходы за проживание, вряд ли можно получить желаемую компенсацию.
Если бумаги все-таки присутствовали, но были утеряны, то возместить расходы можно, но лишь при таких условиях: если договор (коллективный, о командировках и другой) предусматривает возмещение или компенсацию (соответствующую законодательству страны, в этом случае Российская Федерация), когда работник, проживает или проживал без документов, которые подтвердили бы расходы за жилье. В 2019 году нужно дополнительно к этому оплачивать страховые взносы.
Сравнение: с документами и без них
При наличии документов:
Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2019 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).
Если подтверждающих бумаг нет:
Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2019 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.
Читайте также Нюансы по оплате больничного в выходные дни
Здесь прекрасно видно, что меняется лишь оплата за условия нахождения в командировке.
Проживание без подтверждающих документов
Если бумаги, которые могут подтвердить все расходы на найм жилья в месте командировки нет, это не значит, что работника не ждет компенсация, так как сейчас, в 2019 году, очень часто все решается в пользу этого работника.
И так понятно, что уезжая, у физического лица должно быть где-то жилье, и организация, на которую он работал, просто обязана выдать ему хоть какую-то часть средств на покрытие подобных расходов. Бывает так, что эти средства могут списаться из уже выданного аванса. Организация сама выделяет сумму, а ее величина все равно будет меньше настоящей затраты работником.
Важно! Если есть возможность, то можно запросить среднюю цену на найм жилья у агентства недвижимости и отталкиваться от этой, средней цены во всех остальных разбирательствах.
Для чего это нужно? При судебных разбирательствах без документов, руководствуясь лишь словами (если до такого дойдет), судья не будет разбираться, и дело сойдет к нулям.
Командировочные, естественно, будут выплачены, а вот с этими, сторонними затратами на жилье, без документов, ожидать чего-то большего – не получится.
Отсутствие документов на найм жилья у частных лиц
Документация
Аренда квартиры, комнаты у частного лица или же совместное проживание с ним тоже предусматривает за собой письменный договор (документ), в котором должны быть указаны: оплата за найм (стоимость), срок (на который арендуется), обязанности и различные права арендодателя. А для заключения договора потребуются лишь паспорт обоих лиц.
Очень рекомендуется проверить все документы арендодателя и убедиться в том, что это именно его квартира или комната, попросить выписку и документ о правах собственности. Проблем со всем этим возникнуть не должно, если арендодатель окажется добросовестным человеком, да и если он сдает квартиру не в первый раз, то уже привык к таким вопросам и просьбам и для него это нормально.
Бухгалтеры, что представляют организацию, в которой берущий найм человек работает, хотят, чтобы ему обязательно оформили все доверенности на то, чтобы заключить договор на имя той самой организации. Но чаще всего – это необязательно. Если имеется определенный к этой теме приказ от директора этой фирмы, в котором написано, зачем, куда и для чего работник отправился, на какую работу и т.д., и договор об аренде жилья, который дается на определенное время (насколько по времени действует данный приказ), у бухгалтера не возникнет к вам претензий.
Читайте также Особенности и порядок документального оформления оплаты труда
Оплата
Аренду жилья в командировке будет лучше оплатить, используя расписку владельца и наличные. Расписка сможет подтвердить, какие были расходы, все это для облегчения работы бухгалтерии, в плюс к этому, все будет принято налоговой инспекций.
Все расходы на проживание в командировке без подтверждающих документов, которые были возмещены директором или работодателем не смогут облагаться НДФЛ, но и не начисляются страховые взносы.
Все что нужно – собирать все требуемые документы и просить заполнять их, ведь они в дальнейшем смогут подтвердить все оплаты за проживание.
Отсутствие документов на проживание в отеле
Документация
С арендой жилья разобрались, но что будет, если человек, который жил в командировке в гостинице не привезет никаких документов: ни чека, ни какой-нибудь квитанции и прочего?
Конечно, если документы были случайно утеряны, то можно с легкостью запросить справку или любой другой документ, который подтверждает факт проживания, позвонив в отель.
Здесь есть одно но, на которое стоит обратить внимание – в справке от отеля должно быть детально расписано, какие услуги отель предоставлял и прочее, а вот компания, отправившая сотрудника, должна представить документы, которые установят, сколько времени сотрудник был на месте, и в каком именно отеле он находился.
И то, налоговую службу могут не очень удовлетворить некоторые моменты. Для этого компании стоит подготовиться к непредвиденным спорам, ведь спор она может выиграть.
Оплата
Обязательно запросить оплату за все предоставленные услуги в месте проживания, то есть – в отеле. По звонку или другими способами.
Об услугах проживания, предоставленных самой фирмой
Может быть так, что командировки от фирмы всегда назначены на одно и то же место, и для этого фирма снимает целый многоквартирный домик или отдельные, многокомнатные квартиры.
В таком случае, фирма сама оплачивает все проживание, но может возникнуть такой вопрос: учитывает ли организация все налогообложения за затраты и прибыль аренды квартир? Ответ будет – да, но только за определенный период фактического проживания.
Если договор заключен, например, на год, то срок для всех участвующих в командировке сотрудников, по очереди проживающих в этом месте, будет 11 месяцев, а оставшийся двенадцатый месяц будет считаться ничем не обоснованным расходом компании.
Бывает, что первичные документы по каким-то причинам отсутствуют. Например, они потерялись при переезде фирмы или в результате чрезвычайной ситуации (пожара, ограбления и т. п.). Чем это грозит компании? При очередной проверке налоговики обязательно обратят на это внимание и оштрафуют фирму. Что же делать?
Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Штраф за это нарушение составит 5000 рублей. Если же отсутствие документов привело к занижению налога, то штраф составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.
Чтобы избежать ответственности, мы предлагаем поступить следующим образом. Первое, что нужно сделать бухгалтеру в такой ситуации, – доказать свою невиновность в том, что первичные документы отсутствуют.
Совет: составьте акт, в котором перечисляются отсутствующие документы и причина их отсутствия. Этот акт должен быть утвержден руководителем фирмы.
Если документы пропали по причине пожара, кражи или другой чрезвычайной ситуации, вам также понадобится справка, подтверждающая, что такая ситуация действительно имела место. Так, если случился пожар, то необходима справка из пожарной части; если случилось затопление – справка организации, которая эксплуатирует здание, если документы украли – справка из милиции.
Случается так, что новый приходит на фирму и не может разобраться в документации, потому что его предшественник вел бухгалтерию «спустя рукава». Чтобы избежать подобных недоразумений, мы рекомендуем, прежде чем начать работу, провести инвентаризацию.
Если же инвентаризацию провести не удалось, и новый бухгалтер приступил к работе, то советуем связаться с предыдущим бухгалтером и потребовать от него письменных объяснений, почему те или иные первичные документы отсутствуют. Затем составьте акт об отсутствии документов. Таким образом, ответственность за отсутствие документов с вас, как с нового бухгалтера, будет снята.
Еще один неприятный момент, который грозит предприятию в такой ситуации, – доначисление налогов и начисление пеней. Дело в том, что расходы, не подтвержденные документально, нельзя учесть при расчете налога на прибыль. В противном случае налоговики посчитают, что по налогу на прибыль была занижена, и доначислят налог, а также взыщут пени. Чтобы избежать налоговых санкций, мы советуем попытаться восстановить недостающие документы.
Если, например, отсутствуют документы, подтверждающие покупку товаров (работ, услуг), договоритесь с поставщиками, чтобы вам выписали копии всех необходимых документов.
Конечно, восстановить недостающие документы можно, только если вам известно, каких именно документов вам не хватает для подтверждения расходов, а также у каких именно поставщиков были закуплены товары (работы, услуги).
Гораздо сложнее, если, например, затерялись бумаги, подтверждающие выдачу денег под отчет работнику, который в настоящий момент уже на фирме не работает. Самый простой выход из такой ситуации – попытаться связаться с этим работником и договориться с ним заново оформить необходимые документы задним числом. А что делать, если связаться с этим работником невозможно (например, он переехал в другой город)?
Совет: оформите недостающие документы на другого работника, который на дату составления утерянного документа также работал на предприятии.
Фальсификация «первички» по расходам
Если вы покупаете те или иные товары, которые никак экономически не обосновываются (например, продукты к праздничному столу), бухгалтеру можно помудрить с «первичкой», которой будут оформляться покупки.
Как правило, рыночным торговцам все равно, что писать в товарных чеках, накладных и других документах. Что вы их попросите, то они вам и напишут. Поэтому, выдавая деньги сотрудникам под отчет для закупки продуктов, заранее их предупредите, чтобы никаких сервелатов, шампанского и апельсинов в документах не было. Самый оптимальный вариант – получить от продавцов незаполненную «первичку» и оформить ее самостоятельно. Большинство продавцов на это согласятся. В таком случае сервелат превратится в канцпринадлежности, шампанское – в писчую бумагу, апельсины – в картридж для принтера или степлеры.
Чтобы без проблем провести по бухгалтерии покупки, вам нужно получить от подотчетников:
– чеки ККТ;
– товарные чеки или накладные, заверенные печатью продавца.
Следует обратить внимание, чтобы в чеках ККТ не было написано название купленного товара. Иначе в чеке будет указано, что приобретена колбаса, а в других документах – «канцелярка». Именно поэтому продукты лучше не покупать в крупных супермаркетах. Обычно их кассовые машины указывают название товаров в чеках, чего не скажешь о мелкооптовых рынках.
Если повезет, то вы сможете получить от продавцов счета-фактуры и приходные кассовые ордера. В этом случае вы включите стоимость товаров в расходы и сможете возместить НДС по ним. Но эти документы, как правило, большинство торговцев не оформляют.
Как оформить «липу»
Предположим, у вас намечается арбитражный спор с налоговой инспекцией. А документов, подтверждающих вашу правоту, нет. Многие, не задумываясь, оформляют их задним числом. Причем подписи, печати ставят подлинные. Или другая ситуация. Директор дал установку уменьшить налоги. С этой целью бухгалтер самостоятельно (или вместе с директором) составил документы, подтверждающие, что некая несуществующая фирма оказала им услуги или поставила товар. Подделать печать сейчас проще простого. Мастерских по их изготовлению масса. Легко ли доказать подделку документа? Об этом нам расскажут эксперты.
Сначала остановимся на составлении бумаг задним числом. Оказывается, время написания документа можно установить по записям (например, подписи), сделанным шариковой ручкой. О таком исследовании нам рассказал директор Бюро независимой экспертизы «Версия» Станислав Шаповалов: «Паста шариковой ручки – это в принципе та же краска, которой мы красим стены. Помимо пигмента, дающего цвет, в пасте есть связующий элемент – загуститель. Благодаря ему краска хорошо ложится. Ученые обратили внимание, что со временем загуститель твердеет. По-научному этот процесс называется полимеризацией. Чем тверже загуститель, тем старше запись на документе.
Чтобы определить степень полимеризации (загустения), нужно извлечь из пасты легко летучий компонент (например, фенилгликоль или бензиловый спирт) и определить его концентрацию на поверхности и в “глубине” подписи. Чем меньше соотношение этих значений, тем больше загустение, а значит, старше подпись. Степень концентрации эксперты определяют с помощью специального прибора – хроматографа с масс-селективным детектором.
Такое исследование называется физико-химической экспертизой давности выполнения подписи. Других достоверных методик сейчас нет. Есть, конечно, всякие попытки. Например, некоторые эксперты проводят исследования подписи с точки зрения почерковедения. Метод основан на том, что со временем подпись человека приобретает какие-то новые признаки и теряет старые. Если иметь образцы, сделанные в разное время, то можно установить, когда была сделана подпись, представленная на экспертизу. Сейчас этот метод находится в стадии разработок. Фактического материала о том, как же меняется подпись человека, накоплено мало, поэтому пока я оцениваю этот метод достаточно критично».
Пасты старятся примерно за два года. Если документу больше двух лет, обращаться к экспертам уже не имеет смысла: именно такой ответ они и дадут. Точность срока в пределах двух лет зависит от того, сколько времени прошло с момента нанесения подписи на бумагу. Если она сделана, например, неделю назад, то эксперт назовет вам точную дату. Если прошло несколько недель или месяцев, то точность будет считаться соответственно в неделях или месяцах. Ну а если давность записи больше года, то эксперт установит срок с погрешностью в полгода. Тогда в заключении будет написано, что документ был составлен от года до полутора лет (или от полутора до двух лет) назад.
«Точнее не получится, – утверждает Станислав Шаповалов. – Подписи, сделанные одной ручкой и в одно и то же время, часто дают разные результаты. Причем зависит это не от бумаги, она может быть разной: новой, старой, картонной, желтой и т. д., а от того, где и в каких условиях хранился документ. Одно дело, если он лежал в комнате, и другое – в каком-нибудь архиве, в подвале. Там температура, как правило, ниже. Если документ сильно погреть, например положить на батарею или провести по нему утюгом, то он искусственно состарится. Паста быстро высохнет, и эксперт уже не сможет определить давность написания подписи. Зато он точно установит, что документ был состарен искусственно, и отразит это в своем заключении. А значит, для суда будет понятно, что бумаги подделаны».
До сих пор речь шла о шариковых ручках. А как быть с перьевыми? Оказывается, тут все зависит от материала письма. «Если вы перо обмакнете в пасту шариковой ручки, то результат будет тот же самый, – объяснил Станислав Евгеньевич, – а вот если вы используете краситель на водной основе, например чернила, то давность таких записей эксперт уже не определит. Ученые пока не обнаружили, что в чернилах со временем что-то меняется. За исключением того, что в течение минуты после написания из них высыхает вода». Дальше эксперт свою мысль не продолжил, но и так понятно, что, составляя документ задним числом, лучше писать, например, чернилами «Радуга». Не придерешься, не подкопаешься.
То же самое можно сказать и об оттиске печати. Если вы используете чернила, то давность печати установить нельзя, а вот если специальную мастику, в которой есть загуститель, то можно. Но сроки здесь меньше, чем для пасты шариковой ручки. Легко летучий компонент, содержащийся в мастике, испаряется за полгода. Дальше с мастикой уже ничего не происходит. Значит, более или менее точно установить время, когда была поставлена печать, можно только в пределах первых шести месяцев.
Очень похожую мастику используют в гелевых ручках и струйных принтерах. «Чаще всего она на органической, а не на водной основе. Давность здесь также можно установить в течение полугода, – пояснил Станислав Шаповалов, – а вот материалы, используемые в лазерном принтере, со временем не изменяются. Значит, определить по ним, когда был напечатан документ, эксперт не сможет. Правда, есть возможность установить подделку документа, напечатанного на лазерном принтере. Я имею в виду случаи, когда бухгалтер печатает нужный текст на листах, где уже стоят подпись руководителя и печать фирмы. Если текст частично заходит на печать, то эксперт может точно установить, что первично. Если печать была поставлена поверх текста, то все нормально, а если наоборот, то документ поддельный».
Запасные варианты
Некоторые криминалисты считают, что давность документа, изготовленного на принтере (или на ксероксе), можно определить по тому, как распределился на бумаге печатный материал. Чем дольше служит картридж, тем хуже качество печати: появляются полосы или не пропечатываются буквы.
На практике провести такое исследование практически невозможно. Сложность в том, что, во-первых, нужны образцы печати, сделанные в разное время. Во-вторых, нет гарантии, что эти образцы печатались на одном и том же принтере и картридж не менялся. И в-третьих, используя один и тот же картридж, вы можете по-разному напечатать документ. Достаточно картридж вытащить, встряхнуть и поставить обратно. И печать будет уже другой.
Бывают ситуации, когда нужно изготовить документ на печатной машинке. Эксперты считают, что по составу красящего материала, содержащегося на ленте машинки, установить давность документа нельзя. А вот по истиранию печатных элементов – можно. Чем дольше работает машинка, тем больше истираются буквы. По их отпечатку на бумаге можно сказать, когда был сделан текст. Но для этого нужны образцы печати на этой машинке за предыдущие годы.
Ну а теперь поговорим о составлении «липовых» бумаг, позволяющих уменьшить платежи в бюджет. Бухгалтеры, оформляющие документы от имени вымышленных фирм, должны знать, что по записям, сделанным от руки, эксперты могут установить, кто их написал. «Бывает, что достаточно одной подписи, – говорит Станислав Шаповалов. – Конечно, если она сделана в виде какой-то закорючки, я бы не стал делать категоричный вывод. Но некоторые почерковеды делают. Здесь много субъективного. Для почерковедческой экспертизы годятся даже копии документов. Главное, чтобы они были не совсем уж “слепые”. Сначала почерковед определит, нет ли признаков технической подделки документа, а проще говоря, не вмонтирована ли подпись с помощью ксерокса. Если с этим все в порядке, то оснований для отказа от экспертизы нет».
Пример 1
Предприниматель Бабушкин включил в состав затрат расходы на закупку рыбопродуктов. Чтобы подтвердить их оплату, он представил налоговикам счета-фактуры и квитанции к приходным ордерам. Установив, что поставщики рыбопродуктов на налоговом учете не состоят, инспекторы отправили счета-фактуры и квитанции на экспертизу. Эксперты определили, что рукописный текст в документах написан самим предпринимателем.
Арбитражный суд по иску инспекции оштрафовал Бабушкина за умышленную недоплату налогов (ч. 3 ст. 122 НК РФ), а также взыскал с него недоимку и пени (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 29 апреля 2003 г. № А74-2210/02-К2-Ф02-1126/ 03-С1).
Этот пример – скорее исключение, чем правило. Как показывает практика, налоговики не часто прибегают к помощи экспертов. «В наше бюро налоговые контролеры обращаются редко (один-два раза в год), как правило, когда действительно есть за что бороться: большие суммы недоимки по налогам и обоснованные подозрения в том, что документы поддельные», – рассказал Станислав Шаповалов.
Чаще всего налоговики, заподозрив неладное, просто не признают расходы фирмы со всеми вытекающими отсюда последствиями: штраф, взыскание недоимки и пеней. Хотя по Гражданскому кодексу они сначала должны обратиться в суд с требованием признать сделку по поддельным документам недействительной.
Если фирма не хочет платить штраф и обращается в суд, инспекторы, как правило, ссылаются на то, что поставщики предприятия на налоговом учете не состоят, по указанному в документах адресу «не проживают» и вообще не зарегистрированы как юридические лица. Однако это не доказывает, что предприятие знало об обмане поставщика или специально подделало документы, чтобы уменьшить налоги. Если вы будете настаивать, что бумаги получены от реального предприятия и вы не знали, что у него нет государственной регистрации, инспекторам будет трудно убедить судей в
обратном.
Большинство арбитров в такой ситуации принимают положительные для фирмы решения (постановления федеральных арбитражных судов Уральского округа от 14 января 2003 г. № Ф09-2842/02АК, Московского округа от 6 марта 2003 г. № КА-А41/974-03, Центрального округа от 16 мая 2003 г. № А14-9037-02/290/24).
Но бывают и исключения.
Пример 2
В ходе проверки МУП «Кондитерский цех» налоговики установили, что поставщики фирмы – ООО «Дилма» и ООО «Торговый Дом „Хлебный”» – не состоят на налоговом учете, имеют вымышленный ИНН и не зарегистрированы как юридические лица.
Контролеры начислили предприятию предъявленный к возмещению НДС, пени и оштрафовали по пункту 1 статьи 122 Налогового кодекса. Не согласившись с этим, фирма обратилась в суд.
Судьи признали сделки с незарегистрированными поставщиками недействительными и на этом основании в иске отказали (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 7 мая 2003 г. № Ф09-1227/03-АК).
В этом примере арбитры вообще не стали выяснять, знал «Кондитерский цех», что у его поставщиков отсутствует государственная регистрация, или нет. А значит, не установили вину предприятия. Это противоречит пункту 6 статьи 108 и статье 109 Налогового кодекса. Фирму или предпринимателя нельзя привлечь к налоговой ответственности, если они не виноваты (ст. 109 НК РФ). Убедить судей в обратном обязаны налоговики. Пока вина не доказана, фирма считается невиновной. Не забывайте, что все сомнения в виновности предприятия должны трактоваться в его пользу (п. 6 ст. 108 НК РФ).
Практически каждый человек хоть раз в жизни брал деньги под отчет. И знает, что о полученной сумме потом нужно отчитаться, заполнив авансовый отчет и приложив к нему документы, подтверждающие траты. На основании отчета бухгалтер спишет с работника долг и оприходует купленные им ценности либо спишет на расходы оплаченные работы (услуги). Если сотрудник отчитался о потраченных суммах и приложил к авансовому отчету оправдательные документы, расходы можно учесть при УСН, а зарплатных налогов с подотчетной суммы исчислять не нужно. Однако в жизни бывает всякое, в том числе и потеря подотчетным лицом оправдательных документов. Что делать бухгалтеру когда отсутствуют документы, подтверждающие расходование подотчетных сумм? Нужно ли облагать НДФЛ и взносами долг, прощенный работнику? Можно ли без документов учесть расходы при УСН?
На этот случай не было ясности, как поступать бухгалтеру и нужно ли деньги, о которых сотрудник не смог отчитаться, включать в его доход, облагаемый НДФЛ. Спорное мнение на этот счет было даже у судей. Теперь же благодаря постановлению ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12 выработана однозначная позиция по данному вопросу. Какая именно - давайте посмотрим.
Какие действия может предпринять работодатель
В рассматриваемом деле судьи пришли к выводу, что если сотрудник не смог предоставить оправдательных документов о трате подотчетных сумм , организация возмещать ему расходы не обязана. А значит, может требовать возврата денег вплоть до копейки.
Поступив таким образом, компания избавит себя от уплаты каких-либо налогов. Отметим, что те деньги, которые сотрудник вернул, в доходы при упрощенной системе не включаются, поскольку не являются для организации экономической выгодой (ст. 41 НК РФ). Ведь по сути компания получает назад авансовые деньги.
Другое решение ситуации - возместить работнику понесенные расходы . Такой подход будет справедлив, когда товары реально куплены либо работы (услуги) подотчетным лицом оплачены и можно проверить их цену. Однако если работодатель пойдет навстречу сотруднику-растеряшке, то компании придется заплатить дополнительные налоги, посчитали судьи Высшего арбитражного суда РФ.
Обратите внимание!
1. Работник должен отчитаться о расходовании подотчетных денег, представив авансовый отчет. К нему сотрудник прикладывает чеки, билеты, квитанции и другие оправдательные документы. Если документы в порядке, обложения НДФЛ и взносами подотчетных денег не возникает.
2. Компания может принять авансовый отчет, даже если подотчетник потерял чеки и квитанции. Но в этом случае с подотчетных сумм придется заплатить НДФЛ (за счет работника) и страховые взносы (за счет работодателя). Помимо этого, неподтвержденные затраты не получится поставить в расходы по УСН (при объекте доходы минус расходы).
Какие налоги придется заплатить, если приняты расходы без документов
В рассматриваемом деле компания как раз таки решила не требовать от сотрудника деньги, уплаченные за товар или услугу. И принять авансовый отчет без подтверждающих расходы документов. Однако, по мнению суда, поскольку эти затраты не были подтверждены документами, у сотрудника с тех денег, которые были выданы под отчет, нужно удержать НДФЛ по ставке 13%. Объясняют служители Фемиды это тем, что в базе по налогу на доходы физических лиц должны учитываться все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (ст. 210 НК РФ).
Этим решением судьи попросту закрывают еще одну лазейку, при которой можно не платить налоги со скрытых доходов работника, поскольку ранее судебная практика была неоднозначной.
Например, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 05.05.2009 № А33-6849/2008-Ф02-1857/2009 признал, что компания может не облагать НДФЛ подотчетные суммы, даже если работник не принес чеки. В то же время ФАС Уральского округа в постановлении от 02.05.2006 № Ф09-2757/06-С2 занимал противоположную позицию в деле со схожими обстоятельствами.
Что касается обложения подотчетных сумм страховыми взносами, то эта тема в решении суда затронута не была. Но по аналогии можно сделать вывод, что неподтвержденные расходы подотчетного лица также нужно облагать взносами (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).Ведь, по сути, подотчетные деньги необходимо рассматривать как вознаграждение сотруднику, а обратное доказать не получится из-за отсутствия документов.
Кроме того, если документы утеряны, то истраченные сотрудником деньги нельзя включать в расходы по УСН. Ведь согласно пункту 2 статьи 346.16 НК РФ «упрощенцы» учитывают затраты, только если они соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ. А в этом пункте как раз говорится о том, что если расходы не подтверждены документом, то они не учитываются в налоговой базе.
Пример
Компенсация подотчетному лицу расходов при отсутствии оправдательных документов
Работнику ООО «Сфера» В.С. Петрову было поручено купить канцелярские товары. В бухгалтерии компании он получил на эти цели 1000 руб. Товары работник принес, а вот чек на них потерял.
Руководителем ООО «Сфера» было принято решение не требовать от В.С. Петрова возврата денег. Тем более что канцелярские товары в нужном количестве были приобретены и принесены работником.
В такой ситуации бухгалтер ООО «Сфера» поступил следующим образом. С 1000 руб. подотчетных сумм исчислил НДФЛ по ставке 13% (130 руб.) и страховые взносы по ставке 30% (300 руб.).
НДФЛ компания удержала из ближайшей зарплаты работника. А страховые взносы заплатила за счет собственных средств.
Несмотря на то что расходы на канцтовары согласно подпункту 17 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ учитываются в базе по УСН, бухгалтер ставить их к вычету не стал. Ведь документов, подтверждающих эти расходы, В.С. Петров не принес.
Как хорошо видно из примера, если работник не принесет чеки и работодатель не потребует деньги назад, сотрудник из-за своей беспечности потеряет всего 13% на НДФЛ. Компания же понесет убытки посущественней - страховые взносы в размере 30% от подотчетной суммы. Правда, «упрощенцам», которые применяют отдельные виды деятельности, разрешено платить взносы по ставке 20%. И если это ваш случай, то с неподтвержденных подотчетных сумм нужно удержать взносы именно по этой ставке. Также налицо потеря на «упрощенном» налоге из-за невозможности учесть траты работника при налогообложении (если объект налогообложения - доходы минус расходы).