Письма-отказы - это неотъемлемая часть деловой переписки, хотя и не самая приятная. Тем не менее, так или иначе, но в деловой переписке мы постоянно встречаемся с ситуациями, когда необходимо сказать «нет». Причины отказа бывают различные: они могут быть как объективными, так и субъективными.
Сложности с подготовкой писем-отказов возникают когда:
- нужно отказывать «интересному» адресату по ряду объективных причин;
- неприятно отвечать отказом;
- важно сохранить расположение и лояльность адресата.
Как же написать письмо-отказ вежливо и корректно, чтобы не мучали угрызения совести, а адресат не вычеркнул вас из своей памяти навсегда?
Во-первых, займите позицию, отказывая кому-то, что «нет» - это лишь часть конструктивного диалога деловых людей. Каждый участник этого диалога преследует свои цели и интересы, которые, по ряду причин, могут не всегда совпадать. Таким образом, отказ - это обычная практика делового мира, с которой нужно научиться работать грамотно.
Во-вторых, отказывайте грамотно. Грамотный отказ - это корректный отказ. Покажите, что Вы уважаете и с пониманием относитесь к позиции адресата, но, как говорится, своя рубаха ближе к телу.
В этой статье вы узнаете 9 секретов, как написать корректный отказ.
Итак, манера письма-отказа - уклончивая, чтобы не обидеть адресата. Сначала Вы аргументируете отказ, чтобы читающий понял ход Ваших мыслей, а в конце сообщаете о принятом решении.
Но давайте по порядку. Чтобы отказ для адресата звучал максимально корректно следует придерживаться такой схемы написания отказа:
1. Начните письмо с персонального обращения к адресату.
«Здравствуйте, уважаемый Иван Степанович!»
«Уважаемая Мария Сергеевна!»
2. Поблагодарите адресата за отклик на Ваше предложение:
«Мы признательны за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение!»
«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»
«Благодарим за присланное в наш адрес резюме»
3. Задайте контекст. Это должен быть нейтральный комментарий, в котором следует проинформировать о теме письма. В этой части не должно быть и намека на окончательный ответ.
«Сообщаем Вам о решении экспертной комиссии по поводу Вашей заявки на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения…»
Благодарность и контекст письма можно объединить в один блок:
«Благодарим Вас за присланную заявку на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения и сообщаем о решении экспертной комиссии…»
4. Покажите адресату, что Вы прочли то, на что отказываете. В письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова. Нет ничего обиднее, чем типовой отказ всем участникам рассылки. Многие прекращают откликаться на предложения, когда чувствуют, что их проект (резюме, предложение) даже не открывали. Даже если это рассылка, следите за словами, а то рискуете потерять потенциальных партнеров.
«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».
«Мы внимательно изучили Ваш проект по…».
«Комиссия внимательно изучила представленные Вами данные и результаты опросов».
5. Выразите понимание и сочувствие.
«Мы понимаем, как важно для Вас участие в данном проекте».
«Мы разделяем Вашу заинтересованность результатами…»
«Члены комиссии разделяют Вашу озабоченность тем, что…»
6. Сделайте комплимент адресату, отметьте достоинства предложения, что Вам понравилось - это позволит адресату сохранить лицо.
«Организация дистанционного обучения позволила бы заметно улучшить ситуацию».
«Увлеченность и быстрая обучаемость – очень ценные качества для сотрудника».
«Ваш опыт и знания заслуживают внимания».
7. А теперь самое время сказать «…, но…». Аргументируйте свой отказ, ссылаясь на объективные обстоятельства. Изложите причины в позитивной или нейтральной форме. Объяснение не должно выглядеть как извинение. Постарайтесь подобрать наиболее убедительные для получателя аргументы.
«Однако в настоящее время из-за отсутствия технической инфраструктуры доступ к Интернет в регионах имеют менее 1% жителей. В планы государственных структур входит статья для выделения средств на развитие инфраструктуры только в следующем году».
«Однако в данный момент нам требуется квалифицированный и опытный специалист по ремонту автомобилей данной марки. Расширение штата дирекция компании планирует только в следующем году».
8. Отказывайте красиво : «… ты для меня слишком хорош».
«В отсутствии технической возможности выхода в Интернет выделение гранта для организации дистанционного обучения представляется несколько преждевременным - запуск проекта без необходимой технической базы мог бы только дискредитировать хорошую идею »
«Открытие вакансии помощника нам видится на данный момент нецелесообразным из-за отсутствия квалифицированного мастера, который мог бы передавать знания коллегам».
Письмо-отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:
«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».
9. Предложите альтернативу адресату. Отнеситесь к нему с пониманием. Оставьте адресату надежду на будущее сотрудничество, ведь он потенциально может представлять для Вас интерес в будущем.
«Мы сожалеем, что на данном этапе не смогли содействовать реализации Ваших планов в регионах. Возможно, в следующем году ситуация с обеспечением Интернет будет более благоприятна, и тогда эти планы будут реализованы, - предлагаем Вам направить их на рассмотрение в … .
«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».
«В случае если обстоятельства в ближайшее время изменятся, мы охотно вернемся к рассмотрению Вашей заявки».
Многие специалисты кадровой службы не отвечают на высланные резюме, ссылаясь на нехватку времени. Тем не менее, это не очень вежливо, ведь люди, отправившие резюме, ждут результатов, надеются и хотят знать о судьбе вакансии, которая им приглянулась. Как вариант, используют универсальное письмо-отказ.
Предлагаем рассмотреть универсальное письмо-отказ на резюме:
«Мы тщательно ознакомились с Вашим резюме, но вынуждены отказать. Ваша кандидатура не отвечает некоторым требованиям, которые предъявляются к претендентам на данную вакансию. Благодарим Вас за внимание к нашей компании и желаем удачи».
Предлагаем это же универсальное письмо трансформировать, используя 9 секретов:
«Добрый день, Сергей!
Благодарим за присланное резюме и сообщаем результаты конкурса на вакантную должность Х в ХХХ компании. Кадровая служба компании тщательно изучила Ваше резюме. Мы понимаем, как важно для Вас выиграть конкурс и получить эту вакансию. Действительно, Ваши опыт и знания заслуживают внимания. К сожалению, в данный момент позитивное решение принято в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач. Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий.
С уважением,…»
Письма-отказы, написанные с использованием предложенных девяти секретов, помогут автору (компании-отправителю) создать имидж грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника.
- Карьера, Работа, Учеба
В большинстве случаев оказание услуг осуществляется на основании соответствующего договора, и для его расторжения понадобится составить заявление определенного образца. О том, как это сделать правильно, и каковы юридические последствия этого шага – прямо сейчас.
Услуги могут оказываться возмездно и безвозмездно. При этом потребитель услуги может использовать ее:
- В коммерческих целях, и тогда речь идет о двух сторонах, являющихся контрагентами, заключившими соответствующий договор.
- В личных целях – это наиболее распространенный пример в случае с частными гражданами. Например, оказание услуг связи (интернет, телефония, кабельное телевидение), услуги по обучению (для получения водительских прав), услуги по отделке помещения и многие другие.
Такая классификация имеет свое значение с точки зрения регулирования законодательства. Если гражданин выступает просто как потребитель, он может сослаться на соответствующий закон «О защите прав потребителя». А если речь идет только о коммерческом, взаимовыгодном взаимодействии для получения прибыли (например, услуга доставки грузов для компании), соответственно, нужно опираться на более широкий круг законов – прежде всего, на Гражданский кодекс.
Образец и примеры 2019 г.
В законодательстве не существует единой формы такого документа, поэтому каждая сторона договора оказания услуг при его расторжении вправе составить заявление по собственному, произвольному образцу. На практике практически все компании предлагают просто заполнить готовый бланк, однако потребитель может составит текст и по своему усмотрению – например, в тех случаях, когда ему нужно отразить отдельные (дополнительные) требования к компании.
В большинстве случаев в тексте должна отражаться такая информация:
- Как обычно, документ начинается с «шапки», где прописывается полное название компании (в точности так, как указано в договоре, который предполагается расторгнуть), адрес, контактные данные. При необходимости указывается ФИО и должность ответственного лица, с которым непосредственно и был подписан документ.
- Далее в «шапке» прописываются полные фамилия, имя, отчество потребителя, данные паспорта и контакты (почта, телефон, электронная почта – по желанию).
- Название документа, как всегда, прописывается по центру. Можно назвать как словом «заявление», так и словом «уведомление», подразумевая то, что вы именно уведомляете компанию о своих намерениях прекратить сотрудничество.
- Затем содержится собственно описание обстоятельств, которые мотивировали прекратить пользоваться договором. Конкретную причину потребитель приводить не обязан – т.е. каждый гражданин вправе проигнорировать этот пункт и перейти сразу к просительной части.
- Далее нужно изложить просьбу заявления – т.е. расторжение договора. Здесь же можно сослаться на конкретную статью ГК, закона «О защите прав потребителя» и другие законы, если это необходимо.
- Обязательно нужно описать все реквизиты договора, который предполагается расторгнуть (название, номер и дата составления).
В общем виде образец заявления, с помощью которого потребитель добивается расторжения договора оказания услуг, выглядит так.
Конкретные примеры подобных документов рассматриваются ниже. В зависимости от ситуации гражданин может сам корректировать текст, например, указывая различные причины прекращения сотрудничества:
- личное желание;
- жизненные обстоятельства (переезд, материальные затруднения);
- некачественно оказанные услуги;
- систематические нарушения поставщиком и другие.
Услуги обучения
В тексте могут содержаться и дополнительные просьбы, которые напрямую связаны с договором, заключенным изначально. Например, если предполагалось внесение предоплаты и ее возврат в случае отказа от пользования услугами, потребитель может получить назад всю сумму (или ее часть за вычетом неустойки).
Услуги связи
Также будет правильно, если заявитель прямо укажет о способе обратной связи, которая будет ему наиболее удобна. Например, направить ответное письмо на электронную почту и продублировать сообщение на обычный почтовый адрес. При этом лучше всегда просить компанию о предоставлении именно «бумажного» ответа, поскольку в случае спорных ситуаций на руках будет документ. И его можно будет задействовать при разбирательствах в качестве доказательства, в том числе в суде.
Конкретный способ передачи ответа компании можно указать только в соответствии с договором. Например, если в соглашении напрямую было указано, что все уведомления будут передаваться исключительно в бумажном виде, значит, нужно исходить именно из этого.
Как доставить заявление
Способов передачи этого документа предусматривается несколько. Причем текст договора не может напрямую регулировать этот вопрос и как-то ограничивать гражданина в правах. Например, если изначально в соглашении предполагалось, что документ может быть передан только лично, это нарушение гражданского законодательства. На самом деле можно передать его и через своего представителя, поэтому верховенство имеет именно закон.
Наряду с личной передачей заявления установленного образца, в котором заявитель отразил свою просьбу, можно передать его и такими способами:
- С помощью представителя, который действует по доверенности. Документ обязательно заверяется у нотариуса и в общем случае действует один год. Представитель берет с собой оригинал этой доверенности и свой паспорт.
- С помощью почтового отправления. Письмо лучше послать заказное, чтобы на дом прислали уведомление о том, что оно было вручено адресату (это дополнительное доказательство на случай спорных ситуаций). В уведомлении проставляется дата и ФИО получившего лица.
Есть и еще 2 варианта пересылки заявления, причем воспользоваться ими можно, не выходя из дома. Однако эти способы допустимо использовать только в тех случаях, если в договоре такая возможность предусмотрена:
- Через письмо по электронной почте на официальный е-мейл компании.
- Через личный кабинет – многие операторы интернета, кабельного телевидения предусматривают такую возможность, поскольку благодаря этому экономится много времени и других ресурсов.
Таким образом, посылая уведомление по электронной почте, потребитель должен быть готовым к тому, что ему правомерно откажут в принятии документа в работу только на том основании, что такая форма взаимодействия не предусмотрена. Поэтому в любом случае заявитель имеет право на доставку заявления лично, а также по почте или через своего представителя по доверенности.
Если заявитель сам относит образец заявления о расторжении, то вместе с ним нужно взять свой паспорт и договор об оказании услуг (оригинал).
Уведомление поступило: что дальше
Стороны договора выступают как заказчик и исполнитель, и каждый из них имеет не только права, но и обязанности. В целом они взаимодействуют в соответствии со своим соглашением. Однако законодательство (статья 782 ГК) допускает расторжение договора в одностороннем порядке как той, так и другой стороной. При этом обязательным условием является возмещение всех убытков, которые возникли в связи с таким решением.
В юридическом смысле однозначной позиции по поводу расторжения соглашения нет. С одной стороны, Президиум Высшего Арбитражного Суда России пояснял (07.09.2010 г.), что момент расторжения – это получение соответствующего уведомления, когда компания узнала о намерении потребителя (или по крайней мере должна была узнать). С другой стороны, сам договор в большинстве случаев предусматривает особый порядок расторжения.
Однако верховенство имеет именно законодательство – в данном случае ГК. Поэтому в общем случае достаточно просто направить заявление произвольного образца, в котором выразить намерение о расторжении соответствующего договора об оказании услуг, после чего сохранить уведомление о получении письма другой стороной.
В наиболее комфортном для обеих сторон варианте необходимо подписать соглашение о расторжении, составить его в двух экземплярах и сохранить. Соглашение составляется также в произвольном виде, заверяется печатью компании и подписями обеих сторон.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если вы подаете заявление лично, важно, чтобы ответственное лицо вручило уведомление о принятии его в работу – это бумажный документ с подписью и печатью. Если же сотрудник отказывается, будет правильно направить заказное письмо, потому что в этом случае в любом случае факт передачи документа (равно как и отказа получить его) будет зафиксирован.
Уведомление о расторжении договора поставки - образец данного документа приведен в статье - необходимо составить в том случае, если одной из сторон принято решение о нецелесообразности исполнения его условий обеими сторонами. Помимо образца в статье вы найдете также информацию о порядке использования такого уведомления.
В каком порядке осуществляется односторонний отказ поставщика от исполнения договора поставки?
Оформление отказа поставщика от исполнения договора поставки в одностороннем порядке осуществляется в следующей последовательности:
1. Составляется уведомление о расторжении договора с указанием причины, по которой поставщиком было принято такое решение.
2. Документ передается ответственному представителю контрагента лично или посредством заказного почтового отправления. Во втором случае моментом вручения считается дата, указанная на почтовом штемпеле, нанесенном на документ.
3. Расторгнутым в одностороннем порядке по инициативе одной стороны, в соответствии с п. 4 ст. 523 ГК РФ, договор поставки считается в момент получения второй стороной соответствующего уведомления (при условии, что иной срок не предусмотрен положениями ранее заключенного соглашения).
На нашем форуме можно спросить о составлении документов, необходимых для взаимодействия с контрагентами. Например, в форумчане поделились опытом, как правильно расторгнуть договор оказания услуг.
Образец письма о расторжении договора поставки по инициативе покупателя
Уведомление о расторжении договора поставки образца 2017 года может выглядеть следующим образом:
Генеральному директору
ООО «Мир света»
Гладышеву Петру Александровичу,
Воронеж, ул. Ленина, д. 17, пом. 5, оф. 17
Уведомление
о расторжении договора поставки в одностороннем порядке
17.03.2017 между ООО «Мир света» в лице генерального директора Гладышева П. А. и ООО «Интертехнотрейд» в лице генерального директора Вертолетова А. Н. был заключен договор № 251 (далее — Договор), предметом которого является поставка энергосберегающих люминесцентных ламп мощностью 30 Вт с цветовой температурой 4000 К в количестве 500 штук. Общая стоимость предмета Договора составила 52,5 тыс. руб. (пятьдесят две тысячи пятьсот рублей).
Согласно п. 5 Договора ООО «Интертехнотрейд» может расторгнуть его в одностороннем порядке, если ООО «Мир света» нарушит п. 3 Договора.
Согласно п. 3 Договора, ООО «Мир света» приняло на себя обязательства по оплате стоимости поставляемых энергосберегающих люминесцентных ламп в полном объеме до 15.05.2017, однако в указанный срок оплата произведена не была, что, в соответствии с п. 5 Договора, является нарушением его условий.
На основании вышеизложенного ООО «Интертехнотрейд» было принято решение о расторжении договора поставки в одностороннем порядке и направлении соответствующего уведомления в адрес ООО «Мир света».
Генеральный директор ООО «Интертехнотрейд» Вертолетов А. Н.: (подпись)
24.05.2017
Итоги
Итак, при расторжении договора поставки по инициативе одной из его сторон обязательным условием является направление ею соответствующего уведомления в адрес второй стороны. При этом в документе должна быть приведена информация об обеих сторонах соглашения, а также изложены причины, по которым договор подлежит расторжению, и указана дата направления документа в адрес контрагента.
Договор является неотъемлемой частью любых производственных начинаний. Его заключение – залог здоровых юридических отношений. Однако, если договор по каким-либо причинам перестал устраивать одну из сторон, его можно расторгнуть по обращении в суд или решить вопрос собственными силами. В последнем случае необходимо написать уведомление о расторжении договора. В данной статье расскажем о правилах его написания и приложим образец письма о расторжении договора .
Основания для расторжения договора
Основаниями для расторжения контракта могут послужить:
- Нарушение правил договора. Согласно статье 450 ГК Российской Федерации, прекращение контракта возможно, если одна из сторон позволила пренебречь его основными положениями.
- Окончание действия соглашения. Если контракт был заключен на определенный период времени, который подходит к концу, договор расторгается без претензий и судебных вмешательств.
- Кардинальные изменения условий договора. Согласно статье 451 Гражданского кодекса РФ, расторжение контракта возможно, если ситуация на производстве существенно изменилась. Под этой формулировкой понимаются ситуации, которые нельзя было предвидеть на момент подписания соглашения. Стороны смогут обойтись без судебных разбирательств в том случае, если не будут иметь друг к другу имущественных претензий. В случае значительных изменений обстоятельств возможно заключение нового договора, главное требование которого – точное изложение новых условий.
- По соглашению сторон сделки. Контракт расторгается по обоюдному соглашению, если одна из сторон желает выйти из бизнеса, а в контракте прописаны условия, позволяющие это сделать. Но если другая сторона станет возражать, то спор решается в судебном порядке.
Прекращение контракта возможно, если одна из сторон позволила пренебречь его основными положениями.
В иных случаях договор может быть расторгнут по решению суда, если будет доказано, что при его заключении были серьезные нарушения со стороны одного из участников сделки, которые могут быть основанием признать его недействительным.
Инструкция по составлению уведомления
Уведомление о расторжении договора подается в письменной форме. Хотя закон не регламентирует четких норм составления письма, необходимо обратить внимание на некоторые его особенности:
- Во вступительной части письма указываются реквизиты отправителя и получателя.
- Основная часть содержит данные о расторгаемом соглашении (участники сделки, предмет и наименование фирмы, причина аннулирования договора и законные на это основания).
- Заключение дополняют уточнениями, которые могут повлиять на конечный результат (даты, сроки).
- Подпись уполномоченного лица, дата составления уведомления.
К письму прилагаются документы – соглашение на расторжение контракта или деловой лист с изложенными в нем претензиями к выполнению условий договора (зависит от его вида). Сопроводительное письмо нужно составить в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя, а второй – у законодательных органов.
Составляя уведомление, сотрудник должен обязательно ссылаться на причину расторжения контракта и соответствующую ей статью из Трудового кодекса РФ. Официальное письмо в обязательном порядке регистрируется в специальной книге и хранится там 75 лет.
Составляя уведомление, сотрудник должен обязательно ссылаться на причину расторжения контракта.
Ответная реакция контрагента
После поставки письма контрагенту сторона, расторгающая договор, должна получить ответ от директора организации. Если ответ не пришел вовремя, можно подать иск в суд. Пренебрегать этим важным моментом нельзя, поскольку по истечении времени суд не станет принимать заявление на аннулирование деловой бумаги.
При расторжении договора в одностороннем порядке он считается недействительным с момента получения руководителем компании письма о разрыве контракта.
Составляя письмо о расторжении договора, важно обращать внимание на основные критерии его заполнения, не допускать помарок и неточностей при записи данных, поскольку все это может повлиять на решение уполномоченных органов об аннулировании контракта.
К сожалению, иногда наступают моменты, когда нам приходится писать деловые письма с негативным оттенком. К таким письмам можно отнести и жалобы, и претензии, и героя этой статьи: письмо-отказ. Стремление сохранить лицо и соблюсти деловой имидж диктуют нам определённые правила написания подобных писем: в них важно не обидеть адресата и остаться с ним если не в дружеских, то хотя бы лояльных отношениях. Сегодня рассмотрим структуру писем-отказов и приведем примеры формулировок для текста.
Структура делового письма-отказа такая же, как и в любом другом . Рекомендую вам прочитать и эту статью, потому что большинство реквизитов письма-отказа оформляется совершенно стандартно, и говорить о них здесь мы не будем, уделив основное внимание тексту.Отказ пишется на бланке организации, подписывается генеральным директором или уполномоченным должностным лицом, после чего регистрируется. Далее рассмотрим особенности оформления некоторых реквизитов и смысловых частей письма.
Письмо-отказ: как написать заголовок?
Или, как иногда говорят, тема письма. Здесь есть небольшая тонкость из области этикета: если покажете явный негатив и отрицание, «плюсов» в глазах вашего партнёра это вам не добавит. Тема вашего ответного письма не должна сообщать ваше решение отказать в чем бы то ни было. Лучше написать нейтрально: «Сотрудничество», «О гарантии», «О подписании договора» и.т.д.
Поскольку письмо-отказ практически всегда является ответным, то можно сохранить ту тему, которая была заявлена в письме-запросе.
Текст
Текст письма начинается с обращения к адресату по имени и отчеству. Если известна только фамилия, то обращаемся по фамилии, но никаких инициалов уже не пишем, и не забываем, что в России общепринятое обращение на такой случай – «господин» или «госпожа».
Например:
Уважаемый Олег Олегович!
Уважаемый г-н Макаренко!
Уважаемая г-жа Митрофанова!
Если сомневаемся даже в фамилии адресата, пишем просто «Уважаемые господа!»
В отличие от письма-предложения или жалобы, письмо-отказ пишется тольков ответ на чужое письмо или официальный запрос. Когда вы составляете текст такого письма, стоит учитывать, что оно обязательно должно содержать ссылку на запрос, которая ставится в начале текста или (что еще лучше и абсолютно правильно) выносится в специальный реквизит – в специальные отметки, расположенные под полями для номера письма и даты:
______________ № ___________
На _____________ от __________ — здесь и пишутся данные запроса.
Если на бланках вашей компании таких специальных полей не предусмотрено, с ссылки на письмо-запрос начнется первый абзац отказа:
В ответ на ваше письмо от 01.07.2015 №434 сообщаем, что…
Прежде чем отказать, необходимо выразить сожаление по этому поводу. Можно заготовить несколько «шаблонных» фраз. Например:
К сожалению, мы вынуждены отказаться от вашего предложения в связи с…
Если в приложении к запросу были какие-либо документы, стоит показать в письме, что вы ознакомились с ними. Этопокажет что вы не отмахнулись от предложения, а внимательно его рассмотрели. В таком случае в письмо включаются фразы:
Мы внимательно ознакомились с вашим предложением…
Мы подробно изучили представленные вами документы…
В случае написания отказа от коммерческого предложения, обязательно стоит поблагодарить за направленное предложение и за то, что вашу компанию рассматривали как возможного партнера. Это распространяется на всех. Даже если у вас крупная корпорация, имеющая множество филиалов по РФ и СНГ, а предложение пришло от начинающего ООО, не стоит забывать про деловой этикет. К тому же, кто знает, может быть, в будущем вам будет выгодно работать именно с этой компанией. То же самое касается и тех, кто присылает вам свои резюме: отказывать нужно корректно и с благодарностью за проявленное внимание.
Благодарим вас за предоставленные материалы и проявленный интерес к нашей компании. Внимательно рассмотрев возможные варианты сотрудничества мы, к сожалению, вынуждены отказаться.
К сожалению, в данный момент, мы вынуждены отказать вам в связи с проведением ежегодных профилактических работ.
К сожалению, в нашем автопарке не имеется транспортных средств необходимой грузоподъёмности, в связи с чем, мы вынуждены отказать вам в перевозке.
Сожалеем, но в данный момент мы не можем предоставить вам необходимое оборудование в связи с тем, что оно находится в г. Курске и будет перевезено в Москву только в конце этого месяца.
Зачастую вы ничем не можете помочь вашему партнёру или клиенту, и тогда письмо можно стандартно закончить на указании причины отказа. Но вдруг вы действительно можете дать дельный совет, который поможет решить ситуацию? Если вы уверены, что вашему партнеру может пригодиться присланное коммерческое предложение, или знаете, какая из знакомых организаций действительно может пойти навстречу и оказать помощь, напишите об этом. Если у вас есть даже небольшой шанс разрешить ситуацию в положительном ключе, то это будет только в плюс к репутации вашей компании.
