Get things done основные принципы. Как спланировать и решить все свои дела: Пошаговая инструкция. Как работает методология GTD

Проблема сервисов продуктивности в том, что каждый позиционирует себя как место, в котором можно решить все задачи, хранить информацию, общаться. В большинстве сервисов вам предлагают расставить приоритеты и действовать в соответствии с ними.

Но немногие могут концентрироваться на выполнении важных задач и не обращать при этом внимания на всякие мелочи: срочные задачи, просьбы коллег, друзей или знакомых. Когда задач становится много, с ними трудно разобраться. Поэтому на практике приходится использовать несколько сервисов для управления делами. Когда дел становится много, мы начинаем путаться в этих сервисах и списках и в итоге перестаём их использовать.

Методика Getting Things Done (GTD) даёт универсальный план, позволяющий построить единую систему, в которой можно решить любую задачу. Вы сможете расслабиться и не волноваться, так как будете уверены, что ничего не забудете. В нужный момент система будет подсказывать, что нужно сделать и на чём сосредоточиться.

Так почему же многие работают непродуктивно?

Люди начинают работать непродуктивно, когда проектов, дел и задач становится много. Им трудно всё это удержать в голове, а тем более расставить приоритеты. Поэтому или вообще ничего не делается, или делается то, что проще всего, а важные дела . Появляется другая проблема: когда срочные задачи нужно было решить ещё вчера.

К тому же человек начинает быстрее уставать, становится раздражительным. Он постоянно бежит как белка в колесе рутины, а действительно важные, денежные и стратегические проекты остаются в стороне.

С этой ситуацией поможет справиться система Getting Things Done, описанная Дэвидом Алленом в книге , которая вышла в 2001 году и стала мировым бестселлером.

Расскажите мне об основных понятиях GTD, которые надо знать

Рутина - это те дела, мысли и заботы, которые беспокоят, отвлекают и тратят энергию. Пока рутина не переведена в задачи, её невозможно контролировать. Обдумывание одних и тех же проблем несколько раз - это неэффективное использование творческой энергии, которое порождает разочарование и стресс.

Цель GTD - освободить голову от рутины и убрать внутреннее напряжение.

Оперативная память человека - область мозга, где находится кратковременная память. Именно туда мы обычно складываем текущие незавершённые дела, данные другим людям обещания и прочие мысли, которые нас беспокоят. К сожалению, есть предельный объём рутины, которую вы можете хранить, чтобы мозг нормально функционировал. Если ваша оперативная память переполнена, вы отвлекаетесь на мелкие дела и забываете про свои цели, что приводит к стрессу.

Инструменты для сбора информации - то, куда попадает информация и где вы фиксируете, что нужно сделать. Например:

• органайзеры;
• записные книжки;
• электронная почта;
• календарь;
• диктофон.

Корзина «Входящие» - единое хранилище для рутины, которую вы превращаете в дела и задачи. Одно из самых важных правил работы с корзиной «Входящие» - это её регулярная очистка.

Простые действия - одношаговые действия, для выполнения которых нужно . На практике удобнее отводить на такие дела пять минут.

Проект - задача, для выполнения которой требуется больше одного шага. Нужно оставить напоминание о проекте и описать первые шаги по его выполнению. В итоге проект превращается в простое действие, которое можно выполнить в ближайшие пять минут и получить конечный результат.

У проекта должна быть ссылка на карточку или файл, в котором описаны детали: ответственные, сроки выполнения, категория (например, «Маркетинг», «Юридическая часть», «Разработка»), ссылки на более мелкие карточки с задачами. Подобную структуру удобно организовывать в .

Контекстный список - список дел, которые удобно выполнить при определённых условиях. Например, в контекстном списке «Покупки» будет список вещей и продуктов, которые нужно купить в магазине. В списке «Звонки» может быть список звонков, которые нужно сделать, когда вы будете свободны.

Удобно делать индивидуальные контекстные списки под людей, с которыми вы работаете и общаетесь. При встрече с конкретным человеком вы можете оперативно открыть список и решить необходимые вопросы.

Как использовать календарь?

В надо заносить:

• действия, которые следует совершить в определённое время (совещания, деловые встречи, семинары);
• действия, которые необходимо сделать в определённый день (закончить проект к конкретной дате, принять участие в конференции);
• информацию о конкретных датах (годовщины, дни рождения, праздники).

Я использую «Google Календарь», в который заношу все эти дела. Этот сервис удобен, потому что:

• доступен как с телефона, так и с компьютера;
• на одном экране можно отобразить сразу несколько календарей;
• есть напоминания на смартфоне.

Если вы что-то занесли в календарь, вы это или выполните, или перенесёте на другую дату. Захламлять календарь списком дел, который регулярно переносится изо дня в день, не надо. Для таких списков есть отдельные решения.

Если вам регулярно нужно в определённое время звонить клиентам, поставщикам или подрядчикам, для этого лучше использовать CRM-систему.

Какие списки стоит завести?

Списки первоочередных действий

Составить отчёт за неделю, изучить сайт конкурентов, очистить папку «Входящие» в почтовом ящике, составить техзадание для дизайнеров - все эти действия занимают больше двух минут, но их нельзя никому делегировать. Такие дела заносим в списки первоочередных действий и выполняем в течение дня.

Правила работы с такими списками:

• Списков не должно быть много, достаточно двух-трёх. Например, «Личные», «Работа», «Семья». Если у вас есть задача из списка на конкретный день, поставьте напоминание в календаре.
• В задачах в этом списке удобно делать метки по контексту: «В дороге», «За компьютером», «Прочитать», «Купить», «Обещания». Задачи могут иметь одну или несколько меток. Например, задача «Выгулять собаку» будет относиться к проекту «Личное» и к метке «Обещания».
• Прежде чем добавить в список задачу, подумайте, нужно ли вам вообще её делать. Если ответ «да», решите, надо ли вам лично выполнить это дело. Ведь можно отправить голосовое сообщение подчинённому и делегировать ему. Для задач, которые вы поручили, будет метка «Поручено». В ней будут дела как из списка «Работа», так и из списка «Личные».
• Просматривайте списки регулярно. Делайте это, когда появилась свободная минутка. Перемещайте вверх дела, которые нужно выполнить в первую очередь.
• Очищайте списки дел не реже одного раза в месяц.

Список «Когда-нибудь»

В этом списке будут дела, которые не требуют активных действий. Это могут быть:

• книги, записи, видеотренинги, которые хочется приобрести;
• полезные , которыми хочется овладеть;
• места, которые хочется посетить;
• вещи, которые хочется приобрести.

В этот список нужно периодически заглядывать, брать записи и превращать их в цели, над которыми будет вестись работа.

А как хранить справочную информацию, которая пригодится в будущем?

Эта информация действий не требует. Основные критерии для хранилища этих сведений:

• Удобный поиск по заголовкам, меткам, краткому описанию.
• Лёгкость размещения информации в хранилище.
• Интуитивно понятная структура хранения информации. Когда появляются новые данные, вы должны быстро выбирать категорию и подкатегорию, куда их поместить.
• Доступность хранилища с любого устройства.

Есть ли обязательные ритуалы GTD?

Да, их несколько.

Сбор всей информации в корзину «Входящие»

Инструментов для сбора информации много. Но всё это должно стекаться в одно место, с которым вы дальше и будете работать.

Очистка корзины «Входящие»

Один-два раза в неделю придётся пересматривать список «Входящие» и сортировать накопившееся по папкам или ярлыкам. Этот ритуал должен войти в привычку, которая формируется из понятного алгоритма действий и их систематического повторения.

У вас должен быть простой пошаговый план того, как вы проводите еженедельную уборку в вашей системе дел. Заведите календарик, в котором будете отмечать дни, когда разбирали дела. Назначьте себе приз, если, например, за 30 дней минимум 20 вы будете очищать папку «Входящие» и вычёркивать дни в календаре.

Пересмотр списка первоочередных действий и списка «Когда-нибудь», расстановка приоритетов

В пересмотре списков важно правильно расставлять приоритеты и реалистично рассчитывать свои силы. Это необходимо, чтобы не загружать себя неподъёмными задачами и не страдать от осознания своей неэффективности.

Уничтожение лишних корзин

Часто во время общения с коллегами и партнёрами появляются новые почтовые ящики, документы, списки.

Ваша задача - максимально всё автоматизировать, чтобы данные стекались в папку «Входящие».

Это может быть как почтовый ящик, так и электронный планировщик. Для автоматизации и перенаправления информации подойдут сервисы и Zapier. Корзин для сбора информации должно быть мало.

Как работать с корзиной «Входящие» и сортировать накопившиеся в ней дела?

Сначала извлеките задачу, дело или информацию из папки «Входящие» и ответьте на вопрос: «Что это? Действительно ли нужно что-то предпринимать?»

Если делать ничего не нужно, есть два варианта. Если это мусор, который больше не пригодится, вы его выкидываете. Если это полезная информация, помещаете её в архив. Он должен быть структурирован по категориям и меткам, чтобы было легко найти необходимое.

Если с информацией нужно что-то делать, есть три варианта:

1. Выполнить требуемое. Если действие важное и не займёт больше 2–5 минут.

2. Делегировать кому-то. Если действие занимает больше двух минут, подумайте, можно ли его кому-то поручить.

Когда делегируешь кому-то, должны быть прописаны:

• конечный результат;
• план работ (путь к цели);
• срок завершения задачи;
• дата контроля и результат, который должен быть к ней готов (промежуточный или окончательный).

3. Отложить на будущее. При этом укажите:

• желаемый результат;
• ближайшее следующее действие, которое необходимо совершить. Помните: невозможно выполнить проект целиком, можно лишь предпринять конкретные простые шаги, которые приблизят вас к конечному результату;
• дедлайн. Если нет точных сроков, занесите действие в список «Когда-нибудь».

Вы можете отправлять послания самому себе, чтобы получать их в назначенный день. Для этого подойдёт как «Google Календарь» с напоминанием в нужный день, так и приложение для почты , которое пришлёт вам письмо в определённое время.

А как планировать свою работу?

Всю работу можно разделить на три действия:

1. Выполнение заранее запланированного. Это может быть как стратегически важные дела, которые вас приближают к цели, так и рутина, которую просто нужно сделать.
2. Выполнение работы по мере её неожиданного появления. Это когда в течение дня прилетают задачи от коллег, руководителей, письма от клиентов.
3. Планирование дальнейшей работы: составление и пересмотр списков, расстановка приоритетов. Этот пункт не должен занимать у вас слишком много времени, чтобы вы не занимались планированием ради планирования.

Практика планирования дел и задач (памятная книжка) описана в книге Дэвида Аллена.

Дэвид Аллен

Консультант по личной эффективности и управлению временем, автор методики продуктивности GTD

Для памятной книжки нужно 43 папки: 31 помечена цифрами от 1 до 31, ещё 12 с названием месяцев. Ежедневные папки ставятся спереди, начиная с завтрашней даты. За папкой с числом 31 располагается папка за следующий месяц, а за ней папки с остальными месяцами.

Содержимое папки за следующий день ежедневно переносится в корзину, затем папка ставится за последнюю из ежедневных папок (как бы переносится на следующий месяц). Когда вы освободите папку 31 за текущий месяц, за ней окажется папка с названием нового месяца, а за ней папки с днями нового месяца. Аналогично на следующий год переносится папка с текущим месяцем, когда он прошёл.

В конкретной папке надо хранить документы, которые требуют конкретных действий (форма, которую необходимо заполнить, письмо для отправки).
Чтобы система работала, её необходимо ежедневно обновлять. Если вы забудете обновить папку завтрашнего дня, то не сможете доверять системе. Будут упущены важные сведения, с которыми придётся разбираться другими способами.

Если вы уезжаете на несколько дней, то до отъезда нужно проверить папки за те дни, в течение которых вы будете отсутствовать.

Как это организовать на практике с учётом современных систем планирования:

1. Вместо памятной книжки использовать органайзер со списками дел на каждый день и заносить в него задачи на текущий день. Встречи и дела, привязанные ко времени, надо записывать в первую очередь и устанавливать напоминания, чтобы система о них заранее уведомила.
2. Создать файл со списком дел на месяц. Это список того, что вы хотите успеть сделать за это время. Вы добавляете в него дела в течение всего месяца. Пересмотр задач должен происходить раз в неделю. Во время планирования самые важные дела раскидывайте по неделям, чтобы понимать свои приоритетные задачи. Их вы будете выполнять в первую очередь, иначе всё время будет уходить на мелкие и срочные дела.
3. Создать файл с планами на год. Его надо пересматривать раз в месяц. Дела из этого файла переносятся в планы на месяц.
4. Строить планы на год, исходя из долгосрочных целей на 3–5 лет. Эти дела лучше прописывать либо в конце года, либо во время отпуска, когда голова не загружена повседневными задачами.

Эти четыре пункта Дэвид Аллен называет системой естественного планирования. Эта система позволяет вам двигаться в сторону важных для вас целей и не тратить время на рутину.

Есть ли универсальный план, по которому можно спланировать любой проект?

Да, конечно. Дэвид Аллен называет его моделью естественного планирования. Она состоит из нескольких шагов.

Шаг 1. Цель и картинка идеального результата

Определите или идеальный конечный результат, представьте, что вы его достигли.

Опишите его со всеми критериями успешности (деньги, люди, признание). Чем подробнее вы распишете конечный результат, тем сильнее будет мотивация, особенно в моменты, когда нужно совершать конкретные действия, а времени на это нет.

Шаг 2. Принципы

Опишите принципы, которых вы будете придерживаться по мере достижения цели. Например: «Я предоставлю полную свободу действий людям, если они … (останутся в рамках бюджета, выполнят до конкретного срока проект)». Спросите себя: «Какие поступки могут помешать моей деятельности? Как я могу их предотвратить?»

Принципы обладают чёткостью и являются надёжным ориентиром в процессе управления деятельностью.

Шаг 3. Мозговой штурм

Проведите мозговой штурм, во время которого записывайте всевозможные идеи, которые приходят в голову.

Ключевые принципы мозгового штурма:

• не судите;
• не оспаривайте;
• не оценивайте;
• не критикуйте;
• думайте о количестве, а не о качестве;
• отодвиньте анализ и организацию на второй план.

Шаг 4. План проекта в виде списка

Организуйте результаты мозгового штурма в виде списка дел. Начинайте планирование с конца и идите по шагам назад. Так вы легко составите план и определите первый шаг к цели. Пример планирования с конца:

Цель (идеальный результат) : могу говорить на испанском и понимать людей.

Зачем это : хочу общаться без участия переводчиков во время деловых переговоров с испанскими партнёрами и свободно общаться с окружающими во время отпуска в Испании.

Этапы к цели:

• За шаг до достижения цели: я нашёл носителя испанского языка и разговариваю с ним два раза в неделю.
• За шаг до этого: я сдал экзамен на уровень знания языка B1.
• За шаг до этого: я сдал экзамен на уровень знания языка A1.
• За шаг до этого: я восемь раз за месяц позанимался испанским и выполнил все домашние задания.
• За шаг до этого: я записался на курсы испанского и заплатил за месяц обучения.
• За шаг до этого: я собрал информацию о курсах испанского и составил сравнительную таблицу.
• Первый шаг: я запланировал время в календаре, когда соберу информацию о курсах испанского.

Когда команда работает над одной задачей и нужно организовать весь план в одном месте, удобно использовать . Первый столбец в ней - это этапы на пути к цели, второй столбец - ответственные. Дальше будут столбцы с периодом времени. В ячейках будет статус конкретного этапа, например «Запланировано», «В процессе», «Выполнено», «Отложено».

GTD и система естественного планирования может показаться трудной. Но когда вы настроите её под себя и начнёте использовать регулярно, вы ощутите, что всё значительно легче, чем казалось на первый взгляд.

Именно по этому, в методе GTD сбор и конспектирование информации стоит на первом месте. Именно по этому, свой волшебный блокнот со своим интеллектуальным потенциалом необходимо держать при себе, везде и всегда.

2. Расклад заданных дел

По поставленной задаче задаем вопросы:

1. Насколько важна эта задача?
2. Сколько времени займет выполнение этой задачи?
3. Должны ли вы выполнить ее в определенный срок или можно сделать когда угодно?

Кроме этого, метод GTD предусматривает в пункте №2 определение четких шагов для выполнения конкретного дела. Например, в вашем списке пометка: создать бизнес-план для нового проекта. Тогда, чтобы закончить это дело, вы должны разбить его на более мелкие, связанные между собой подзадачи.

Если задача состоит в том, чтобы создать бизнес-план, тогда, это дело часто представляет собой большой объем работы. И каждый раз, когда вы смотрите на эту пометку в своем списке, вам хочется отложить это снова и снова. Проблема в том, что ваш мозг воспринимает эту задачу без конкретики. По этой причине нужно разделить эту задачу на несколько, более мелких:

1. Найти примеры бизнес-плана в интернете.
2. Посмотреть на содержание, ознакомится и понять суть.
3. Создать похожий образец для своего проекта.
4. Сделать наброски.
5. Что-то менять, улучшать и т. д.

Почему так легче? Потому что, наш мозг любит планировать и делить большие задачи на более мелкие. Причем, это происходит постоянно. Допустим, вы хотите сходить в ресторан. Ваш мозг начинает поэтапно думать (планировать):

• Какую кухню вы хотите;
• Каких знакомых позвать;
• В какое время лучше идти;
• Какая погода будет и что лучше одеть...

Таким образом, мозг разделяет эту задачу на подзадачи и без особой нагрузки, поэтапно все решает. А в более сложных и менее приятных делах, мозгу необходима ваша помощь.

3. Систематизирование дел

Третий пункт метода GTD заключается в том, чтобы систематизировать дела:

• По степени важности;
• Срочности;
• И по количеству предпринимаемых шагов.

Для этого необходимо создать несколько категорий и подкатегорий, после чего, распределить дела по ним.

Пример 1. Через месяц у вас встреча с бывшим приятелем по работе. Вы хотите с ним встретиться, но вы не знаете, что может случится в течении этого периода времени, где вы будите и т. д. Эту задачу смело можно добавлять в подкатегорию №1. Поставить напоминание в гугл календарь за неделю и потом решать этот вопрос.

Пример 2. У вас возникло желание — научиться По сути, это для И это можно сделать тогда, когда будет время. Эту задачу можно добавить в подкатегорию №2, т. е. — желательно сделать.

— Вторая категория — это важные дела. Оцениваем примерное время, которое уйдет на это дело. Если оно занимает меньше 3 минут (прочитать небольшую статью, ответить на электронное письмо...), то его нужно сделать сразу, до того, как начнете куда-то его записывать.

После этого, категорию №2 разделите на подкатегории. К примеру, 1 — проект, 2 — личное; 3 — бизнес... Распределите свои затеи по категориям и если есть вопросы, которые нужно решить в определенное время, тогда рядом укажите именно это время.

4. Просмотр и обновление

В системе GTD, пункт №4 также очень важен. 1-2 раза в неделю просматривайте свой список. Это делается для того, чтобы добавить новое, удалить сделанное, либо удалить дела, утратившие свою актуальность.

Многие, используя систему GTD, игнорируют этот пункт. А это, один из важнейших этапов. Потому что, основа продуктивности — это аккуратность и осознанность. Если ваш список будет в ужасном виде, у вас не будет желания к нему возвращаться и вы забросите свое начинание.

5. Выполняйте

Выполняйте свои дела по мере их срочности, важности, вашего настроения и мотивации. Для того, чтобы внедрить метод GTD в свою жизнь, необходима практика и дисциплина.

Это того стоит, потому что, пользуясь инструментарием GTD, вы будите успевать, развиваться и чувствовать себя полноценными!

Мой рассказ будет разделён на 2 части:

• Про методику GTD, если кто-то не знает или успел подзабыть.
• Про конкретные инструменты для работы с GTD и частные примеры из моей личной практики.

0. Предисловие

На что обычно похож день проектного менеджера?

Звонит заказчик. Команда спрашивает в чате почему спецификация API расходится с ТЗ. На Васю дует кондиционер. HR беспокоится: Миша что-то пришёл в чистой отглаженной рубашке. В лес не ходи - подлец намылился на собеседование. Нужно уточнить таймлайн. Перепроверить задачи в трекере. Опять звонит заказчик. Кто-то кинул в чат смешную картинку. Коллега просил присмотреть за его делами, пока он в отпуске. Снова звонит заказчик. По-моему, скоро релиз. Хорошо бы не забыть купить вечером домой продукты, а то жена распилит. По фронту что-то отстаём. Хорошо бы прочитать эту статью. Уф, уже 19:00. Когда там релиз?

Узнаете себя? Ужасно? Тогда эта статья для вас.

Не узнаёте - вам повезло. Или, может, можно успевать ещё больше?

1. Введение

Что такое GTD?

GTD (Getting Things Done ) - методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге. Название можно перевести как «Как делать дела до конца».

Главная идея в том, что чтобы эффективно работать и расти над собой, добиваться чего-то большего, необходим чистый ум. Потому что:

• Сложные задачи не сделать, если не понятно, что делать. Постоянное размышление о том, что делать и том, что задача не сделана - мешает работать.
• Каждодневная рутина (мелкие задачи) отвлекает. Она создает дискомфорт, задачи «висят в памяти» и отнимают чувство гармонии.

GTD - это про то, как одновременно ничего не помнить и ничего не забывать.

2. Про GTD

Как понять, что вам это нужно:

• Вы пилите сложный таймлайн по ответственному этапу проекта. Нужно учесть кучу рисков и грамотно распределить задачи по ресурсам. Кто-то присылает в ВК смешную картинку. Следующий час проходит за просмотром второсортных пабликов.
• Сегодня к вечеру нужно просмотреть и согласовать ТЗ. В конце следующей недели - презентация у клиента. Сделать презу в PowerPoint или лучше в Google Slides? Хорошо бы выяснить, где там их офис. Надеть костюм или придти как обычно? (Согласование ТЗ съехало на 2 дня.)
• После утренней планёрки стоит обдумать ремонт дома в ванной. Задачи потом поставлю, перед сном. Да ещё тут митинг через 2 часа. Зачем браться за работу? Всё равно ничего толком не успею.

Здесь стоит отдельно поговорить о человеческой многозадачности. Тема это дискуссионная. Например, посмотрите wikipedia .

Два важных аспекта:

• Большое количество учёных считает, что А) Мультизадачности не существует; Б) Время на быстрое переключение между задачами становится «бутылочным горлышком».
• Многозадачность повышает количество ошибок.

И вот тут-то нам и нужна GTD.

Потому что вот что GTD предлагает для решения проблем:

• Записывать, а не запоминать.
• Классифицировать (на контексты и важность) и декомпозировать (выделять простые этапы в сложных задачах).
• Проводить ревью списка задач.

1. Что нужно записывать?

Всё, с чем нужно что-то сделать. Входящие письма, открытые вкладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, недочитанная книга, дрель, которую мы не вернули соседу (напоминающая о необходимости повесить полочку).

2. Как записывать?

А) Разбивать на «контексты». Например, всё, что относится к 1 проекту - в 1 папку. Сделать ремонт - отдельный список. Купить на дачу - отдельный список. «Контексты» основываются на месте / действиях. Контексты изначально про места, но у нас про проекты.

Б) Декомпозировать. То есть не писать «Влиться в новый проект», а ставить более мелкие задачи: «Собрать команду разработки», «Посмотреть документацию», «Познакомиться с заказчиком» и т.д.

3. Как проводить ревью?

Проверять список задач каждый день. Закрывать выполненные задачи, ставить новые. Если задача не делается, то переформулировать или декомпозировать.

3. Инструменты

Разговор про инструменты пойдет с точки зрения проектного менеджера. Но всё, о чём я говорю, может применять для себя любой человек

Наши задачи:

• Применить GTD к ежедневному рабочему процессу.
• Меньше отвлекаться и больше делать.
• Быстро включаться в выполнение задач.

Прогресс дал нам облачные технологии и носимые устройства, и это лучшее, что могло случиться с нами для организации наших задач.

Чем пользуюсь лично я:

• iPhone / iPad / MacBook
• Gmail и другие сервисы Google
• Wunderlist
• Evernote
• LastPass

1. iPhone / iPad / MacBook

Единая экосистема. Все девайсы имеют встроенные возможности для погружения в работу. Отключение уведомлений и напоминаний, синхронизация данных, удобный поиск, доступные приложения и сервисы, и так далее.

Tips & Tricks:

• Звонки и сообщения
• Заметки и напоминания
• Spotlight search
• Виртуальные рабочие столы

2. Gmail и другие сервисы Google

Gmail является важнейшим инструментом в работе менеджера и одним из основных «инбоксов». Вот так выглядит мой ящик. Gmail имеет, по сути, 3 киллер-фичи:

• Ярлыки
• Автоматическая фильтрация
• Поиск

Я фильтрую все входящие письма по проектам и по основным статусам: А) Требует действия; Б) Нужно проследить за ответом. Автоматическая фильтрация позволяет экономить время и раскладывать всё по ярлычкам автоматически.

Вы также можете видеть чистый инбокс. Именно так он и должен выглядеть большую часть времени.

3. Wunderlist

Wunderlist - помощник Gmail. Это сервис для todo-шек, который доступен на всех десктопных и мобильных платформах. Он умеет раскладывать задачи по категориям и датам, присылать уведомления, делать чек-листы и писать комментарии к задачам, можно аттачить файлы. Есть функционал для совместной работы. В общем, простой инструмент, в котором есть всё, что нужно.

Вот так выглядят мои задачи на сегодня.

4. Evernote

Evernote - облачная замена для блокнота. Очень мощный инструмент, который позволяет не только писать, но прикладывать и файлы. Удобнее всего использовать его для митинг и колл-репортов, других важных записей. Например, так.

Календарь берёт на себя напоминалки о событиях. Самое главное - подключить его к телефону и остальным устройствам. Ничего особенного.

6. LastPass

LastPass - облачный сервис для создания и хранения паролей. Я помню всего 3 пароля: от Last Pass, личного Gmail и Steam. Всё остальное - хранится в облаке.

5. How to Get Started

Когда-то на одной из конференций я услышал от докладчика, на мой взгляд, отличную мысль. Он сказал, что доклады - это очень интересно, но очень бесполезно, если после доклада не вернуться домой и не начать применять услышанное на практике.

Что сделать прямо сейчас? Посмотреть на свой компьютер и опечалиться.

1. Вкладки vs. окна в браузере

Любите открывать миллион вкладок и оставлять их на потом? Это отвратительно. Признайтесь себе честно - до большей части вы никогда не доберётесь. Зато браузер будет съедать всю батарею и оперативную память. Перезапускать его придётся пару минут. А найти нужное быстро будет невозможно.

Не держите лишнего. Используйте контексты. Одна задача - одно открытое окно и минимальное количество вкладок. Сделали дело - закрывайте окошко.

2. Рабочий стол так, как он задумывался

Рабочий стол - это не место для ярлыков. Да-да!

В Windows есть меню «Пуск», в OSX - Spotlight Search. Папку с загрузками лучше отредиректить на рабочий стол. Работайте только с теми файлами, что необходимы прямо сейчас. Остальное - на помойку.

3. Zero Inbox

Во «входящих» писем лежать не должно. Только те, что появились там с прошлой проверки почты. Мелкие дела - сразу в работу. Большие - в архив и под ярлык «Нужно сделать». Как говорится, держите свой инбокс в чистоте. А ещё почту можно проверять раз в несколько часов. Никто от этого не умрёт.

6. P.S.

Для дальнейшего просвещения:

• Эта же статья в видеопересказе на студенческой конференции: https://www.youtube.com/watch?v=cwtpCB31fDg&list=PLsbmsv9XN4FiUUQpMZKa-zUpuIMlxe6HH канала «Байки из проектного офиса»

Getting Things Done , GTD (в переводе с англ.  -  «доведение дел до завершения», однако чаще и неправильно - «как привести дела в порядок») - методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге, первое издание которой вышло в 2001 году и была переведена на 23 языка .

GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач (бывают исключения в случаях, когда несколько задач по разным проектам взаимосвязаны), перенеся сами задачи и напоминания о них на внешний носитель. Таким образом, разум человека, освобождённый от запоминания того, что должно быть сделано, может сконцентрироваться на выполнении самих задач, которые должны быть чётко определены и сформулированы заранее («какое следующее действие нужно совершить?»). Вопреки широко распространённому мнению, GTD не относится к тайм-менеджменту , критикуя его за узкую направленность и ограниченную эффективность.

Энциклопедичный YouTube

1 / 5

✪ Getting Things Done (GTD) by David Allen - Animated Book Summary And Review

✪ DAVID ALLEN - HOW TO GET THINGS DONE - Part 1/2 | London Real

✪ Getting Things Done Summary David Allen (get Book Summary PDF in link below)

✪ Getting Things Done by David Allen (Study Notes)

✪ СТАТЬ ОРГАНИЗОВАННЫМ ЗА 3 НЕДЕЛИ C GTD - ШАГ 1!

Субтитры

Распространённость

1. сбор;
2. обработка;
3. организация;
4. обзор;
5. действия.

Аллен использует аналогию «высоты полёта» для того, чтобы проиллюстрировать его вторую главную модель - шестиуровневую модель обзора работы , для виденья перспективы задач и поручений. По восходящей линии:

1. текущие дела;
2. текущие проекты;
3. круг обязанностей;
4. ближайшие годы (1-2 года);
5. пятилетняя перспектива (3-5 лет);
6. жизнь.

Поднимаясь на высоту птичьего полёта, каждый может рассмотреть «общую картину» своих дел.

Аллен рекомендует еженедельный обзор по различным уровням. Виденье, полученное из этих обзоров, позволяет управлять личными приоритетами, которые, в свою очередь, определяют приоритет того, нужно ли выполнять и когда выполнять конкретные задачи и поручения, собранные во время процесса управления рабочим процессом. Во время еженедельного обзора человек анализирует контексты задач и раскладывает их по соответствующим спискам. Примерами группирования аналогичных задач является составление списка необходимых телефонных звонков или списка поручений, которые нужно выполнить в Центре. Правила формирования контекстных списков могут быть определены наличием инструмента или присутствием персоны\группы, с которыми нужно что-то обсудить или ознакомить.

Аллен подчёркивает, что первых двух моделей достаточно для получения контроля и виденья в большинстве задач и проектов. Однако, существуют некоторые случаи, которые требуют более глубокого обдумывания и размышления. Для этого используется третья главная модель - естественный метод планирования . В то время как в управлении рабочим процессом делается «горизонтальная фокусировка » на выполнении индивидуальных задач, в естественном методе планирования делается «вертикальная фокусировка » на планировании проектов и продумывании тем. Модель планирования состоит из 5 стадий:

1. определение цели и принципов;
2. виденье желаемых результатов;
3. организация;
4. определение следующего конкретного действия.

GTD облегчает этот процесс, основываясь на хранении, отслеживании и использовании подробной информации, связанной с выполняемой задачей. По предположению Аллена многие из провалов, с которыми мы сталкиваемся, были вызваны недостаточным "первоначальным" планированием (то есть, когда ещё выяснялось, что необходимо достигнуть и какие конкретные действия для этого необходимы). Важно продумать это заранее, создав такую последовательность действий, которую можно будет выполнить без возвращения к планированию. Аллен утверждает, что «система напоминания» нашего разума неэффективна и редко напоминает нам о том, что мы должны и можем сделать в данный момент и в данном месте. Следовательно, информация о «следующих конкретных действиях», контекстно связанных с данным моментом и местом, может послужить внешней поддержкой, которая гарантирует, что мы сделаем себе правильные напоминания в нужное время. Поскольку GTD основано на ведении дополнительных записей, его можно рассматривать как реализацию научных теорий distributed cognition и extended mind.

Краткое описание GTD из книги Аллена, Готов ко всему (Ready for Anything):

Выбросьте всё из вашей головы. Принимайте решения о требуемых действиях тогда, когда появляется дело - а не тогда, когда оно требует аварийного завершения. Организуйте по соответствующим категориям записи-напоминания о своих проектах и запланированным действиям по ним. Поддерживайте эту систему, пополняйте её и делайте её пересмотр так часто, чтобы в дальнейшем доверять даже своему интуитивному выбору действия (или не действия).

Принципы

Основные принципы GTD:

Сбор

Продуктивность без стресса начинается с процесса разгрузки разума, которое заключается в фиксации всего более-менее важного на бумаге или другом носителе - в том, что Аллен называет корзиной : физический ящик для приёма сообщений, электронный почтовый ящик , диктофон , ноутбук , карманный компьютер , или их комбинация. Суть в том, чтобы выкинуть из головы всё более-менее важное на удобный носитель для последующей обработки. Все корзины должны быть освобождены (обработаны) по крайней мере раз в неделю. Аллен не настаивает на каком-то определённом методе сбора, но делает акцент на важности регулярного освобождения корзины. Любое место хранения (физический, электронный почтовый ящик, магнитофон, ноутбук, карманный компьютер, и т.д), приемлемо, если оно регулярно обрабатывается.

Обработка

Обработка корзины идёт строго по следующему алгоритму.

1. Начинаем с верхнего элемента корзины.
2. Делаем один элемент за раз (при этом никогда ничего не возвращаем обратно)
   • Если элемент требует действия:
     • Делаем это (если на это требуется меньше двух-пяти минут), ИЛИ
     • Делегируем это кому-нибудь, ИЛИ
     • Откладываем это.
   • Если элемент не требует действия:
     • Оставляем это в справочной информации, ИЛИ
     • Выбрасываем это, ИЛИ
     • В список «когда-нибудь может быть».

Если на действие требуется менее чем две-пять минут, это должно быть немедленно сделано. Двухминутное правило обусловлено тем примерным временем, которое нужно, чтобы формально отложить действие.

Организация

Для контроля за элементами, ожидающими внимания, Аллен советует использовать набор списков.

• Следующие действия - По каждому элементу, требующему внимания, решите, что является следующим действием, которое может быть физически выполнено. Например, если имеется элемент «Написать проектный отчёт», следующее действие может быть таким: «Написать письмо Михаилу с предложением о встрече» или: «Позвонить Марине для того, чтобы узнать требования к отчёту». Хотя элемент может требовать довольно много шагов и действий, всегда будет что-то, что должно быть сделано сначала, и этот шаг должен быть описан в списке следующих действий. Предпочтительно, чтобы эти шаги были организованы по контексту, в котором они могут быть сделаны (например, «в офисе», «по телефону» или «в магазине»).
• Проекты - Каждый разомкнутый цикл в жизни или работе, требующий больше чем одного физического действия для достижения цели, становится проектом. Проекты необходимо контролировать и периодически делать обзор, чтобы удостовериться, что с каждым проектом связано следующее действие, и, таким образом, проект будет продвигаться.
• Отложенное - Когда действие было делегировано кому-то или когда ожидается некоторое внешнее событие, прежде чем проект может быть продвинут, это отслеживается в системе и периодически выясняется, требуется ли действие или нужно послать напоминание.
• Когда-нибудь/может быть - Вещи, которые будут сделаны в некоторый момент, но не прямо сейчас. Например, «выучить китайский» или «устроить вечеринку в бассейне».

Календарь важен для контроля над встречами и поручениями; однако, Аллен рекомендует, чтобы календарь был зарезервирован только для тех вещей, которые должны быть сделаны в строго конкретный срок, или для встреч и поручений с заданным временем и местом. А дела должны быть зафиксированы в списках следующих действий, а не в календаре.

Последний ключевой организующий компонент GTD - система документов. Система документов должна быть лёгкой, простой и интересной. Даже единственный листок бумаги, если он нужен для справочной информации, должен получить свою собственную папку, если имеющиеся папки для него не подходят. Аллен предлагает одномерную, организованную в алфавитном порядке, систему хранения документов для того, чтобы быстро и просто восстанавливать необходимую информацию.

Обзор

Списки действий и напоминания будут мало полезны, если не делать обзор по крайней мере ежедневно, или настолько часто, насколько это возможно. Учитывая время, энергию и ресурсы, доступные в данный момент, нужно найти самую важную задачу, которая может быть сделана немедленно, и сделать её. Если Вы имеете привычку откладывать свои дела , всё закончится тем, что Вы будете делать простые задачи и избегать трудных. Для решения этой проблемы можно делать действия из списка один за другим, по аналогии с тем, как обрабатывается корзина. GTD требует, чтобы, по крайней мере, еженедельно проводился обзор по всем действиям, проектам и «отложенным» элементам для того, чтобы удостовериться, что любые новые задачи или предстоящие события введены в систему, и что всё актуально.

Действия

Любая организационная система бесполезна, если в ней слишком много времени тратится на организацию задач вместо физического их выполнения. Как утверждает Дэвид Аллен, если такую систему сделать простой для совершения необходимых действий, то человек будет менее склонен их откладывать или «перегружаться» слишком большим количеством «разомкнутых циклов».

Средства и приёмы

43 папки

Аллен предлагает организовать свои документы по системе, названной «43 папки». Двенадцать папок используются по одной на каждый месяц, и дополнительно 31 папка используется для каждого дня из следующих 31 дней. Папки упорядочены для того, чтобы помочь напоминать пользователю о действиях, которые нужно сделать в этот день.

Папки и скоросшиватели

Аллен в своей книге упоминает, что для удобного поиска и структурирования информации лучше использовать папки, таким образом, все документы, относящиеся к одному проекту, будут находиться в одном месте. Это позволяет быстрее находить нужные документы. Даже если к проекту относится всего один документ, его всё равно лучше положить в папку, так как могут появиться и новые документы по этой теме.

Путь к производительности и спокойствию с помощью GTD

Материл публикуется с незначительными сокращениями.

Getting Things Done или GTD — в буквальном переводе «доведение дел до конца». В дальнейшем материале мы для удобства в основном будем использовать американскую аббревиатуру GTD, которая часто используется в русскоязычных материалах об этой системе. – прим. ред.

Getting Things Done — это техника управления временем, которая покорила мир, будучи впервые представленной ещё в 2001 году. Она была создана Дэвидом Алленом после многолетних исследований и практики в области методов повышения производительности. GTD остаётся популярной до сегодняшнего дня по всему миру. Если вы новичок в GTD, то это руководство познакомит вас с основными принципами.

Что такое GTD?

Доведение дел до конца (GTD для краткости) — это гораздо больше, чем просто способ добиться успеха. Это основа для организации и отслеживания задач, благодаря которой вы можете выстроить их таким образом, что будете точно знать, что нужно для достижения результата.

GTD заставляет вас добавлять как контекст, так и структуру к задачам, создавая таким образом пространство для работы над ними.

«Ваш ум предназначен для того, чтобы размышлять над идеями, а не постоянно держать их в памяти» — Дэвид Аллен

Основная концепция GTD заключается в том, что ваш мозг отлично генерирует новые идеи, но с трудом удерживает их в памяти. Например, он помнит, что на следующей неделе вам нужно купить подарок на день рождения вашей мамы, но вместо того, чтобы напомнить о нём, когда вы проходите мимо своего любимого магазина, он просто посылает ощущение, что вы должны что-то купить… для кого-то…

При правильном использовании GTD — это надёжная система, которая помогает вам упорядочивать ваши смутные идеи, капризы, вдохновения и поздние ночные размышления и превращать их в действия. Идея заключается в том, что как только вы доверяете своей системе, ваш мозг перестанет пытаться отслеживать все, тем самым уменьшая стресс и освобождая ресурсы для более продуктивных вещей. Звучит потрясающе, не так ли?

Как работает GTD?

GTD опирается на ряд списков, которые вы используете для организации всего, что приходит вам на ум. Чтобы реализовать GTD, вам необходимо зафиксировать и обработать входящий «материал» в 5 шагов.

Фиксация : соберите то, что привлекает ваше внимание. Всё, что оказывается перед глазами и кажется важным, от писем, требующих действий, до блестящих идей, которые приходят к вам в душе. Вы можете использовать ноутбук, приложение на смартфоне или даже специальную личную электронную почту. То, что вам понравилось, что нужно запомнить для работы — запишите это. Убедитесь, что вы регулярно проверяете свои входящие записи.

Уточнение : обработайте входящий материал, установив его значение. Задайте себе вопрос, является ли это чем-то, что нужно сделать. Это очень быстрый шаг, который вам нужно делать регулярно. Ниже я продемонстрирую, как быстро обрабатывать входящие, используя простое дерево решений.

Упорядочивание: поместите входящее в соответствующую область. Отметьте его как справочную информацию, добавьте в свой календарь, в приложение управления задачами или просто переместите в корзину. Здесь вы также можете добавить «контекст». Я расскажу об этом позже, но вкратце, контексты — это способ пометить задачи в зависимости от человека, места или предмета, который вам необходим, чтобы что-то сделать. «Офис» или «дом» — это общие контексты местоположения. «Телефон» или «Электронная почта» являются обычными контекстами.

Рефлексия : давайте оценку входящих данных. Просмотрите свои списки — каждый из них — и внесите коррективы, если нужно. Делайте еженедельный обзор, дабы очистить свои списки и разум. Неспособность регулярно рефлексировать означает, что вещи накапливаются, и вся система ломается.

Взаимодействие : Просто сделайте. Этот шаг является самым простым из всех, если вы хорошо настроили свою систему! Если вы регулярно выполняете первые 4 шага, то на 100% уверены в том, что вещи в вашем списке — то, что вам нужно сделать, чтобы добиться прочного прогресса в достижении ваших целей.

Далее перечислены ваши списки: «Входящие », «Следующие действия », «Ожидающее », «Проекты » и «Когда-нибудь ». Эти списки составляют основу системы GTD. Каждая вещь, которая нуждается в вашем внимании, попадает в список «Входящие», затем переходит к другим спискам с помощью шагов уточнения и упорядочивания . Как вы обрабатываете и сортируете эти списки, определяет, на какие вещи вы действуете, а какие нет.

Фиксация – записывайте всё

Входящие — место, где собирается всё, что вы фиксируете. Это почтовый ящик вашего мозга — электронные письма, телефонные звонки, идеи, которые пришли вам в голову в ходе вашей поездки на работу, просьбы кого-то посидеть в выходные… всё. Некоторые люди используют ноутбук для записи, другие — приложения или записывающее устройство. Неважно, что вы используете или сколько из них у вас есть (у вас может быть несколько списков входящих сообщений). Важно лишь то, что у вас есть место, позволяющее зафиксировать идеи вне зависимости от того, где вы находитесь.

Когда вы впервые начинаете использовать GTD, то должны зафиксировать всё, что у вас на уме или разбросано по жизни. Запишите все, что вам нужно или что вы хотите сделать, все, что было у вас на уме в течение последних нескольких дней или недель. На GTD-языке они называются «открытыми петлями ». Открытые петли — это вещи, которые сидят в глубине вашего разума, то, что вы вспоминаете, когда не можете заснуть в четыре часа ночи, всё, что вас постоянно беспокоит. Это ваша возможность закрыть эти петли пусть они перестанут занимать место в вашей голове. Добавьте все в свой почтовый ящик.

Уточнение и упорядочивание — обработайте свой почтовый ящик

Это ключ к работе всей системы. После того, как вы зафиксируете все свои мысли, их обработка станет вашим следующим шагом. Здесь вы изучаете все, что зафиксировали, затем уточняете и упорядочиваете это. Может потребоваться некоторое время, чтобы пройти все, что вы добавили в список, после первого «мозгового свала», но как только вы закончите, далее это будет происходить гораздо проще. Чем чаще вы работаете над этим, тем меньше усилий.

Итак, как по факту обрабатывать свои входящие ? Вот полезное древо решений вам в помощь:

Новая вещь. Действие? Нет -> в корзину/список «когда-нибудь». Да -> следующий пункт. В один шаг? Нет-> в Проект. Да-> следующий пункт. Больше двух минут? Нет-> сделайте это! Да->следующий пункт. Для меня? Нет->подождите до… Да->следующий пункт. К определённой дате? Нет->добавить в следующие действия Да->В Календарь

Это гораздо проще чем кажется, обещаю!

Вы обрабатываете новый элемент в своем почтовом ящике, задавая себе ряд вопросов об этом:

Это действие?

Выполняется в один шаг?

Это займёт более 2 минут?

Должен ли я это сделать, или я могу делегировать его кому-то еще?

Нужно ли это делать в определённую дату или время?

Вот и всё. Ваш ответ определяет, к какому списку добавляется ваш элемент. Если он не добавлен в список — сделаете это немедленно, либо отложите, либо удалите.

Это действие?

Это значит нужно ли вам что-то сделать, чтобы удалить запись из списка. Если нет, то следует перенести его в одно из трёх мест: корзина, ссылки или список «когда-нибудь». Вещи, которые не требуют вашего внимания, идут в корзину.

Вещи, которые полезны или информативны, но не требуют каких-либо действий (например, рецепт, который вы хотите сохранить, или информативная статья, которая вам может понадобиться в один прекрасный день), должны быть отправлены в соответствующее место в качестве ссылки.

Наконец, если что-то может потребовать действия когда-нибудь, но не сейчас, оно добавляется в список «когда-нибудь. Это вещи, которые вы хотите запомнить, но не должны загромождать ими ваш список «следующих действий». Такие вещи, как «Изучать японский язык» или «писать книгу», можно найти здесь.

Выполняется ли более чем в один шаг?

В GTD «проект » — это все, что требует более одного действия. Когда ваш список «Входящие » содержит несколько связанных задач, создайте отдельный проект для управления ими. Добавьте название проекта в качестве элемента в список ваших проектов и выберите один элемент действия из этого списка, чтобы добавить в свой следующий список действий.

Сколько времени потребуется для завершения?

Если что-то можно сделать за 2 минуты или меньше, вы должны сделать это сразу. Идея состоит в том, что, если это занимает меньше времени, то проще сделать самому чем делегировать или откладывать на потом. Сюда подходят отправка полезного письма коллеге или отправку веселой кошки сообщением вашей маме.

Если это занимает более 2 минут, вы должны выяснить, можете ли вы сделать это сами или следует передать его кому-то другому.

Может ли кто-то еще это сделать?

Если вы можете легко делегировать вещь кому-то ещё, сделайте это. Если вы хотите создать напоминание о том, чтобы сделать это позже, то следует добавить элемент в список ожидающих …. Вещи, которые вы можете добавить в список ожиданий, включают в себя вещи, которые заблокированы по какой-либо причине — вам нужен ответ на отправленное электронное письмо, прежде чем вы сможете продолжить, или вы ожидаете доставки. Всегда отмечайте дату добавления элемента в этом списке, чтобы вы могли отследить нужное время.

Если вы не можете делегировать что-то, вам нужно добавить это либо в календарь, либо в свой следующий список действий, предпочтительно с помощью тега контекста.

Нужно ли это делать в определенную дату или время?

Если что-то имеет конкретную дату или время, то вы должны добавить это в свой календарь. Сюда относятся такие вещи, как визит к стоматологу, встречи и перелёты. Не включайте ничего, что вы хотите закончить в определённый день, только то, что нужно сделать. В результате в вашем календаре не будет помех, что сделает его более полезным.

Если что-то требует от вас каких-либо действий, но не имеет конкретной даты, вы должны добавить его в свой следующий список действий. В нём содержатся действия, которые необходимо выполнить как можно скорее. Все, что в этом списке должно быть физическим, видимым действием — «напишите электронное письмо Джону о заказе места для вечеринки» а не «спланируйте вечеринку». Это самое важное правило в GTD .

Обозначение чего-то как физического, видимого действия снижает барьер для вас для начала задачи. С точки зрения умственных усилий, гораздо проще «позвонить Дженнифер, чтобы заказать няню на ночь четверга», чем «организовать визит няни», хотя технически это одно и то же.

В идеале вы должны добавить тег контекста к элементам в вашем следующем списке действий. Тег контекста сообщает вам, где вы должны быть, какие инструменты вам нужны и / или кто вам нужен, чтобы выполнить задачу. Примеры тегов контекста: «за покупками», «на работе», «с детьми», «телефоном» или «компьютером». Другие контексты, которые вы могли бы использовать, включают время, которое у вас есть, сколько энергии у вас есть или приоритет.

Если вы можете просмотреть свой следующий список действий, отсортированный по контексту, то вы можете легко проверить список вещей, которые следует сделать «на работе» или «в магазине».

Рефлексия — Еженедельный обзор

Совершенно необходимо, чтобы вы проводили еженедельный обзор всего в каждом из ваших списков. В своей книге Дэвид Аллен говорит, что еженедельный обзор является «решающим фактором успеха». Почему? Это просто: чем дольше вы позволяете вещам в вашем почтовом ящике накапливаться, тем сложнее будет иметь дело со всем этим. Обработка только 15 входящих намного проще, чем обработка 50 или 500!

Регулярное работа с вашими списками — это то, что поддерживает или нарушает работу системы. Если вы этого не делаете, все начинает утекать. Вы забудете добавить что-то в следующий список действий, или забудете удалить вещи, которые больше не должны быть в списке.

Вот несколько вещей, которые вы должны проверять каждый раз:

• Каждый проект должен иметь следующее действие.

Каждая вещь в вашем следующем списке действий должна быть тем, что вы хотите сделать на следующей неделе. Если нет, переместите его в свой список когда-нибудь или полностью удалите её!

Возможно, что-то в вашем списке когда-нибудь переместится в ваш следующий список действий. Ура!

Бонусные очки. Во время просмотра вы также можете использовать «списки триггеров», чтобы помочь вам запомнить открытые петли, которые вы, возможно, забыли добавить в свой почтовый ящик. Список триггеров — это всего лишь список слов, которые «запускают» вас, чтобы запомнить вещи. Вы можете настроить такой список для работы: «босс, коллега, неполные проекты, люди, ожидающие моего ответа …», для дома: «домашняя работа, домашние животные, дети, партнёр..», для предметов, которые вы изучаете, или для хобби.

Пора добиваться целей!

Уф! Ваша система в порядке, вам становится удобнее обрабатывать ваш почтовый ящик, и вы начали выполнять вещи из вашего списка, как профессионалы. Потрясающе!

Почувствуйте спокойствие, которое вы получили от создания системы, дающую вам 100% уверенность в реализации планов.