Номенклатура дел типовая конструкторского бюро. Номенклатура дел организации. Передаем номенклатуры дел структурным подразделениям

Номенклатура дел отдела эксплуатации мелиоративных систем, водопользования и кадастра

Федеральное государственное бюджетное учреждение «Управление мелиорации земель и сельскохозяйственного водоснабжения по Саратовской области» (ФГБУ «Управление «Саратовмелиоводхоз») в соответствии с Уставом выполняет функции государственного заказчика по объектам строительства и реконструкции в области мелиорации земель, сельскохозяйственного водоснабжения и социального развития села за счёт средств федерального бюджета. Следовательно, проводит различного рода закупки в соответствии с Федеральным законом «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»1. Приказом директора Управления от 10.04.2013 № 99 утверждён состав Единой комиссии по осуществлению закупок (далее - Единая комиссия) и Положение о ней. Документационное обеспечение деятельности Единой комиссии осуществляет секретарь комиссии.

С 1 января 2014 г. вступила в силу основная часть положений Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»2 (далее - Закон № 44-ФЗ), который регулирует государственные закупки от этапа планирования до этапа оценки их эффективности. Указанный закон заменил Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ.

Согласно Закону № 44-ФЗ предусмотрены значительные изменения правил осуществления государственных закупок. Поправки затрагивают как деятельность государственных и муниципальных заказчиков по организации и проведению закупок, так и деятельность участников государственных закупок. Например, в дополнение к старым способам определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) вводятся новые, такие как конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, запрос предложений. Заказчики будут обязаны утверждать, помимо плана-графика, составление которого предусмотрено действующим законодательством, план закупок на срок действия соответствующего закона о бюджете. Также заказчикам вменено в обязанность обоснование закупок, которое заключается в установлении соответствия планируемых закупок целям их осуществления и требованиям законодательства.

Следовательно, будут образовываться и новые виды документов.

Номенклатура Единой комиссии по осуществлению закупок

Ранее документы Единой комиссии формировались в дела в нескольких подразделениях Управления по месту их составления: отделе капитального строительства, производственном отделе, отделе правового обеспечения. В связи с увеличением объёма документооборота Единой комиссии, с целью концентрации документов по осуществлению закупок было принято решение выделить указанные документы в отдельный раздел номенклатуры дел. Составление указанной номенклатуры было поручено секретарю Единой комиссии и секретарю руководителя Управления.

На первом этапе были проведены консультации с членами Единой комиссии, детально изучены положения Федерального закона № 44-ФЗ в части документационного обеспечения деятельности комиссии, Положение о Единой комиссии по осуществлению закупок и проект Положения о Контрактной службе Управления, проект Регламента взаимодействия Контрактной службы со структурными подразделениями, должностными лицами и Единой комиссией, а также повторно проанализированы Устав Управления и Положения об отделах. Главная задача изучения данных документов - сбор полных сведений о функциях Единой комиссии, полномочиях, взаимосвязи со структурными подразделениями Управления, а также порядке документирования осуществления закупок.

На основании проведённого анализа были сделаны следующие выводы.

Первое. В соответствии с целями деятельности ФГБУ «Управление «Саратовмелиоводхоз» установлены следующие виды закупок:

открытый конкурс;

электронный аукцион;

запрос котировок;

запрос предложений и закупка у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя).

Второе. Составлен перечень документов, образующихся при проведении указанных закупок (см. табл. 1)

Таблица 1. - Перечень комплексов документов, образующихся в результате проведения определённого вида закупок

Классификация комплексов документов по видам закупок позволила выявить общий состав документов и специфические виды документов для конкретного вида закупки. В рассматриваемый перечень также были внесены данные о форме их представления (например, проекты контрактов создаются в электронном виде).

В дальнейшем на основании составленного списка документов были сформулированы заголовки дел, подавляющее большинство которых соответствует приведённым в Законе3.

Наименования дел в номенклатуре Единой комиссии расположены по значимости: сначала организационные документы (Положение о Единой комиссии), затем распорядительные (приказы о создании комиссии, о проведении закупок), планово-отчётные (план закупок, отчёты об исполнении государственных контрактов, статистические отчёты), а затем документы о проведении закупок по их видам (открытый конкурс, электронный аукцион и т. д.) и по порядку проведения (извещение о проведении, заявки на участие и т. д.).

Основой для определения сроков хранения дел явились положения действующего законодательства и нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела. Так, в соответствии с положениями Закона № 44-ФЗ документы, образующиеся в процессе осуществления закупок, хранятся заказчиком не менее чем три года4. Однако в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов5 среди указанной документации имеется целый ряд документов с более длительными сроками хранения, свидетельствующими об их ценности.

Например:

Положения о Единой комиссии по размещению заказов - постоянно (ст. 274)

Государственные контракты - 5 лет, ЭПК (по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам - постоянный) (ст. 272)

Конкурсная документация, протоколы, извещения, уведомления, аудиозаписи, планы-графики, доверенности и другие документы - 5 лет, ЭПК (по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам - постоянный) (ст. 273).

Приведённые примеры из статей Перечня были учтены при разработке номенклатуры дел Единой комиссии по осуществлению закупок.

В результате проведённой работы по разработке номенклатуры дел Единой комиссии в сводной номенклатуре дел ей присвоен индекс «09», а её раздел включает 59 дел. Фрагмент номенклатуры представлен на рисунке 1.

Рис. 1 Фрагмент номенклатуры дел Единой комиссии по осуществлению закупок

Следует обратить внимание на тот факт, что в заголовках дел и графе «Примечание» имеются сведения об обязательном формировании дел с электронными документами. Одновременно имеются указания об установлении постоянного срока хранения для документов, сопровождающих крупные поставки и наиболее важные работы и услуги. В связи с этим возникает проблема обеспечения постоянного срока хранения для документов на электронных носителях.

Разработка номенклатуры дел отдела эксплуатации мелиоративных систем, водопользования и кадастра

Важными функциями ФГБУ «Управление «Саратовмелиоводхоз» является подача воды в районы Заволжья на питьевые и хозяйственно-бытовые нужды сельского населения, а также орошение земель. Контроль за осуществлением этих функций закреплён за Отделом эксплуатации мелиоративных систем водопользования и кадастра.

Исполнение закреплённых за отделом функции регламентируется рядом законодательных и иных нормативных актов: Водный кодекс Российской Федерации6, Федеральные законы «О мелиорации земель»7, «О безопасности гидротехнических сооружений»8; Федеральные целевые программы «Развитие водохозяйственного комплекса России в 2012-2020 годах»9 и «Развитие мелиорации земель сельскохозяйственного назначения в 2014-2020 годах»10, Положение о декларировании безопасности гидротехнических сооружений11 и другими.

После изучения указанных документов, а также Положения об Отделе водопользования был составлен перечень документов, обязательных для составления, и проведён его сравнительный анализ с имеющимися в наличии документами отдела. В результате было установлено, что в номенклатуре дел подразделения отражён не весь комплекс документов, возникающих в результате его деятельности. Например, в номенклатуру дел не включены схемы оросительных систем; сводные годовые планы водопользования Саратовской области были сформированы вместе с отчётами об их выполнении и оперативной информацией о наполнении водохранилищ; не были сформированы в дела документы по разработке Деклараций безопасности гидротехнических сооружений и т. д.

Были сформулированы заголовки вновь сформированных дел и переформулированы заголовки отдельных дел в соответствии с установленными наименованиями документов в законодательных актах. Порядок расположения дел в номенклатуре определялся степенью важности документов и их взаимосвязями.

Для установления сроков хранения использовались Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций12 и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций13.

Следует отметить, что большинство документов Отдела водопользования являются специфичными и применяются исключительно в сфере водопользования. Поэтому для установления сроков хранения некоторых категорий документов, отсутствующих в типовых перечнях, приходилось использовать метод аналогии. По каждому конкретному виду документов проводились консультации со специалистами отдела, сопоставление с другими документами, определялась роль документа в решении конкретной задачи, а также учитывалось дублирование информации. Например, для «сводного плана водопользования» был установлен постоянный срок хранения, как для годовых планов организации по профильным направлениям деятельности (ст. 285-а Перечня типовых архивных управленческих документов); для «решений о предоставлении в пользование водных объектов» установлен срок хранения «постоянно» по аналогии со ст. 791 того же Перечня, как для договоров и соглашений о приёме и сдаче земельных участков в аренду.

Так как ФГБУ «Управление «Саратовмелиоводхоз» является одновременно и организацией-заказчиком, и эксплуатирующей организацией, то при определении сроков хранения по «Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций» выбирался наибольший срок, установленный для указанных организаций.

Итогом проведённой работы стала переработанная номенклатура дел Отдела водопользования, включающая 31 дело, фрагмент которой представлен на рисунке 2.

03. Отдел эксплуатации мелиоративных систем,

водопользования и кадастра

Рис. 2. Фрагмент номенклатуры дел отдела эксплуатации мелиоративных систем, водопользования и кадастра

Таким образом, технология разработки сводной номенклатуры дел предполагает выявление видового состава документального фонда организации (её структурных подразделений) в соответствии с её целями и направлениями деятельности с учётом действующего законодательства, содержанием локальных правовых актов, нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела, специфики деятельности организации и роли конкретного документа в реализуемой функции, применяемых технологий при создании документов. В процессе разработки номенклатуры недопустимо формальное отношение к перечисленным компонентам. В противном случае отсутствие систематизированного полноценного документального фонда организации отразится на результатах её деятельности.

1 Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (в ред. от 02.07.2013 № 171-ФЗ) // СЗ РФ. - 2005. - № 30. Ст. 3105.

2 Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (в ред. от 02.07.2013 № 188-ФЗ) // СЗ РФ. - 2013. - № 14. Ст. 1652.

3 Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (в ред. от 02.07.2013).

4 Там же, ст. 53 ч. 15.

5 Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2010. - № 38.

6 Федеральный закон от 3 июня 2006 г. № 74-ФЗ «Водный кодекс Российской Федерации» (в ред. от 21.10.2013 № 282-ФЗ) // СЗ РФ. - 2006. - № 23. Ст. 2381.

7 Федеральный закон от 10 января 1996 г. № 4-ФЗ «О мелиорации земель» (в ред. от 28.11.2011 № 337-ФЗ) // СЗ РФ. - 1996. Ст. 142.

8 Федеральный закон от 21 июля 1997 г. № 117-ФЗ «О безопасности гидротехнических сооружений» (в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ) // СЗ РФ. - 1997. - № 30. Ст. 3589.

9 Постановление Правительства РФ от 19 апреля 2012 г. № 350 «О Федеральной целевой программе «Развитие водохозяйственного комплекса Российской Федерации в 2012 – 2020 годах» // СЗ РФ. - 2012. - № 18. Ст. 2219.

10 Постановление Правительства РФ от 12 октября 2013 г. № 922 «О Федеральной целевой программе «Развитие мелиорации земель сельскохозяйственного назначения России на 2014 – 2020 годы» // СЗ РФ. - 2013. - № 43. Ст. 5544.

11:Постановление Правительства РФ от 6 ноября 1999 г. «Об утверждении Положения о декларировании безопасности гидротехнических сооружений (в ред. от 27.10.2012 № 1108) // СЗ РФ. - 1998. - № 46. Ст. 5698.

12 Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2010. - № 38.

13 Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения» (с изм. от 28.04.2011) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2007. - № 46.

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, - месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура - документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации - от составления до утверждения на следующий год.

ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА?

Номенклатура дел - это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года - с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений. Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов. Для прочих номенклатура теоретически не обязательна.

Однако на практике любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения (иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?). А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения - это и есть номенклатура дел. Все это касается, конечно, тех организаций, которые растут и развиваются, а не топчутся годами на одном месте в ожидании штрафов от проверяющих органов.

При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй - рекомендательный):

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее - Правила 2015);

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее - Основные правила).

ПОРЯДОК РАБОТЫ С НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ

Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются. Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже (Таблица 1).

1 Пункт 4.18 Правил 2015.

Форма номенклатуры дел приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. Она едина для всех организаций (Таблица 2).

Алгоритм работы с номенклатурой дел представим пошагово в блок-схеме и подробно рассмотрим каждый из этапов:

СОБИРАЕМ ИНФОРМАЦИЮ О ДЕЛАХ И ДОКУМЕНТАХ

Когда номенклатура дел составляется впервые, что называется «с нуля», заниматься этим чаще всего приходится секретарю или отделу делопроизводства. Несмотря на то, что по Правилам 2015 и по рекомендации Основных правил делать это положено структурным подразделениям организации, такое поручение чаще всего получает именно секретарь. Возможно, это и объяснимо с точки зрения распределения обязанностей в коллективе (хоть и неверно), но без помощи коллег секретарь все равно не справится. Поучаствовать им так или иначе придется. На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения.

Проще всего сделать это, разослав по отделам опросные лист ы. Минимум информации, которая нужна составителю, следующий:

Заголовки дел;

Вид носителя каждого дела (бумажный или электронный);

Сроки хранения дел (если подразделение знает, каким документом они установлены).

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель не

может владеть этой информацией в полном объеме. Особенно это касается сроков хранения, которые могут содержаться в узкоспециальных нормативных документах.

Опросный лист может иметь и расширенную форму. Так, не помешает выяснить, имеются ли скан-копии документов и как часто обращаются работники к их оригиналам. Это нужно для того, чтобы знать, как долго документ будет находиться в отделе после завершения в делопроизводстве. Некоторые дела могут быть переданы на хранение сразу после закрытия, но есть и такие, которые востребованы в течение многих лет.

Приведем в качестве примера фрагмент расширенной формы опросного листа (Пример 1).

2 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016; далее - Перечень).

ПРИСВАИВАЕМ ИНДЕКС ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Индекс дела обычно состоит из двух частей, первая из которых - индекс подразделения по номенклатуре, вторая - порядковый номер дела внутри раздела номенклатуры. Например, 03-15 , где 03 является индексом подразделения, а 15 - номером дела (см. Примеры 2-5).

Если индексирование производилось ранее:

Нужно решить, продолжать пользоваться этой системой либо отменять ее и устанавливать новые индексы. Это зависит от того, какие подразделения пользуются ими и насколько эти индексы актуальны.

Разумным компромиссом станет обновление системы индексации с сохранением за подразделениями, использующими индексы, присвоенных им номеров.

Если прежняя система индексации вполне актуальна, то нет смысла ее менять. В этом случае номенклатура дел создается на ее основе.

Если до сих пор организация обходилась без индексов структурных подразделений, то подразделения получат номера в общем порядке на следующем этапе работы с номенклатурой дел.

СИСТЕМАТИЗИРУЕМ РАЗДЕЛЫ НОМЕНКЛАТУРЫ И ЗАГОЛОВКИ ДЕЛ

Как мы уже сказали в определении, номенклатура дел является систематизированным перечнем дел организации. Это означает, что наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности.

Подразделения выстраиваются в порядке, определенном штатной структурой организации, либо в соответствии с утвержденной ранее системой индексации структурных подразделений. Один раздел номенклатуры дел соответствует одному подразделению (Таблица 3).

При составлении индексов для структурных подразделений не обязательно использовать дефисы. В них при необходимости могут фигурировать косая черта или (и) буквенные обозначения. Основных принципов два: первый - стремление к простоте (не нужно «накручивать» трехэтажные обозначения, если этого можно избежать), второй - уникальность (индекс каждого подразделения должен существовать в единственном числе).

Дела внутри каждого раздела располагаются в порядке, рекомендуемом Основными правилами.

УСТАНАВЛИВАЕМ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

■ По типовым перечням. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения - «номер один» среди них.

Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред. от 28.04.2011).

Оба перечня имеют удобную, продуманную структуру.

■ По ведомственным перечням. Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству. Это, например:

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12);

Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@; в ред. от 17.06.2015).

Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФСИН России от 21.07.2014 № 373) и др.

Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях.

■ По отраслевым нормативным актам. Наконец, сроки хранения документов (как правило, узкоспециальных) могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях.

Так, например, Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред. от 08.03.2015, с изм. от 03.07.2016) содержит специальную статью, которая так и называется - «Сроки хранения рекламных материалов» (ст. 2). А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда (правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3, приказом Минэнерго России от 27.12.2000 № 163; в ред. от 20.02.2003), в которых тоже указаны сроки хранения для ряда документов.

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов. Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации.

■ По протоколам ЭК. Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации (Пример 2). Если нет комиссии - приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

К завершению этого этапа составитель получает заполненную форму номенклатуры дел.

СОГЛАСУЕМ ПРОЕКТ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Проект номенклатуры дел согласуется на заседании внутренней экспертной комиссии организации. Согласование фиксируется в протоколе, а регистрационные данные этого протокола вносятся в соответствующий реквизит номенклатуры:

Кроме согласования внутренней экспертной комиссией форма номенклатуры дел предусматривает также оформление согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. Это актуально только для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов. Все остальные могут удалить этот реквизит из своей номенклатуры дел.

Если экспертной комиссии в организации нет, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов. К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге или в СЭД.

УТВЕРЖДАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

Номенклатура дел утверждается первым лицом организации - генеральным директором. Он заполняет гриф утверждения на первом листе документа на всех представленных ему для утверждения экземплярах номенклатуры.

ПЕРЕДАЕМ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы. Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел (см. Пример 3). Она подписывается начальником подразделения.

В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года. Обычно хватает трех-пяти строк. В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение.

УТОЧНЯЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ И УТВЕРЖДАЕМ ЕЕ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же - большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно), учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным.

Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.

Уточнение номенклатуры дел подразумевает:

Удаление из нее дел, которые не будут вестись в следующем году;

Внесение дел, заведенных в течение года;

Уточнение индексов подразделений, если проводились изменения организационной структуры предприятия.

Источником информации обо всех новых и закрытых делах являются структурные подразделения. Составитель номенклатуры должен подойти к начальнику или ответственному за делопроизводство работнику каждого из отделов в буквальном смысле с карандашом в руках и вместе с ним просмотреть состав дел. Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко.

■ Удаляем закрытые дела. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет. Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года.

■ Вносим в номенклатуру вновь заведенные дела. Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписываются от руки во все экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки. Для этих дел сразу же назначается срок хранения (см. Пример 4).

■ Отслеживаем индексацию дел в номенклатуре. При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела. Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел.

Если из-за вновь заведенных приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах. Это дела, которые не были завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый. Лучший пример - судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет. Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь.

Например, если дело «Приказы по основной деятельности» (не переходящее) в 2016 г. имело индекс 01-08 , а в 2017 г. из-за появления новых дел изменится на 01-10 , это совершенно не страшно. А вот если дело «Инструкция по делопроизводству» (переходящее) с индексом 01-06 получит индекс 01-08 , то об этом придется делать отметку и в графе «Примечание» новой номенклатуры, и на самом деле.

■ Уточняем индексы при изменении структуры организации. Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.

Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия «старой».

ЗАКРЫВАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

По завершении каждого календарного года, в январе, номенклатура дел за прошедший год закрывается. Закрытие предполагает:

Заполнение графы 3 «Количество дел»;

Подсчет количества дел по каждой категории;

Составление итоговой записи.

Графа 3 «Количество дел» заполняется от руки во всех экземплярах номенклатуры дел (Пример 5). Здесь указывается реальное количество единиц хранения каждого дела, заведенных за прошедший год. Единица хранения - это, как правило, один том дела, причем в одном томе содержится не более 250 листов. Источник этой информации - опять же структурные подразделения, каждое по своему разделу. Теперь предстоит посчитать отдельно количество дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет).

3 Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”».

Кроме того, для составления итоговой записи предстоит выделить так называемые переходящие дела.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают сведения из итоговой записи в архивное учреждение, которому подведомственны. Об этом в конце итоговой записи делается отметка. Остальные организации могут убрать эти ненужные им строки из своей итоговой записи (Пример 6).

Номенклатура закупок - список приобретаемой продукции, имеющий определенную структуру, привязанную к группировкам кодов ОКДП (стандартизированный общероссийский классификатор всех видов экономической деятельности услуг и продукции). Обычно номенклатура объявления продукции используется в целях одноименности, а также для уточнения требуемого товара, услуги, работы. Часто именно благодаря номенклатуре продукции осуществляется расчет объявляемой первоначальной стоимости закупки с поправкой на одноименный заказ, размещенный раннее.

Номенклатура закупаемой продукции набирает порядка 13 тысяч всевозможных наименований. Важно отметить и то, что далеко не все коды ОКДП используются на практике, нередко государственные или же коммерческие предприятия являются узконаправленными и в процессе своей закупочной деятельности применяют исключительно определенные коды, принадлежащие к их отраслевым категориям.

Номенклатура закупок для государственных заказчиков

В соответствии с утвержденным Министерством экономического развития РФ № 601 приказом, для государственных заказчиков установлена номенклатура проводимых закупок , включающая в себя перечень из 158 пунктов, допустимых к приобретению государственными учреждениями.

По итогам 2012 года, весь перечень размещенных заказов по отношению к общей доле всего объема можно распределить следующим образом:

1. Код 4500000 - 47% Услуги в области строительства
2. Код 7000000 - 6,5% Операции с недвижимостью и их аренде
3. Код 8500000 - 3,8% Услуги, производимые в области здравоохранения
4. Код 6000000 - 2,7% Транспортные услуги
5. Код 9000000 - 2% Предоставление социальных, коммунальных и прочих видов услуг
6. Код 7500000 - 0,11% Государственный оборонный заказ
7. Код 9900000 - 0,7% Деятельность экстерриториальных органов
8. Код 5000000 - 0,02% Оптово-розничная торговля и ремонт
9. Код 1000000 - 0,01% Услуги и продукция лесозаготовительных хозяйств
10. Код 68000000 - 0,01% Услуги в сфере образования

Одними из наиболее часто используемых кодов ОКДП стали:

• Строительно-монтажные работы
• Лекарственные, фармацевтические препараты

Номенклатурный список закупок

Кроме разрешенного приказом списка приобретаемой продукции есть определенный номенклатурный список закупок, который определяет используемую форму размещения заказа. Таким образом, по распоряжению Правительства РФ № 236 утвержден полный перечень кодов ОКДП, приобретение которых должно выполняться только в виде открытого аукциона, проводимого в электронной форме.

Номенклатура закупок чаще всего используется и в специальных автоматизированных информационных системах исполнения заказа и является отдельным модулем, применение которого в большей степени заметно облегчает процесс заведения извещений о покупке или же реализации продукции. Кроме того, с использованием номенклатурного списка закупок можно произвести довольно глубокий статистический анализ абсолютно всех размещенных заказов и заключенных контрактов, подразделяя их по конкретным позициям кодов ОКДП.

О.Л. Лобанова,
консультант по управлению закупками Академии промышленного менеджмента им. Н.П. Пастухова, г. Ярославль

Е.А. Пластинина,
кандидат экономических наук, заведующий кафедрой государственного и муниципального управления ФГБОУ ДПО «Государственная академия промышленного менеджмента имени Н.П.Пастухова»

В процессе закупочной деятельности у заказчиков формируется значительный массив документов. При этом закупочным законодательством устанавливаются требования о необходимости создания того или иного документа и частично требования к его содержательной части. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут вновь потребоваться после окончания работы с ними, поэтому в организациях должна быть организована работа по текущему хранению документов.

Архивные нормы

Вне зависимости от сферы деятельности, в которой создаются те или иные документы, действуют общеустановленные нормы. Вопросы, связанные с порядком организации и хранения значимых для общества и государства документов, регулируются непосредственно Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ). При этом таким документам придается статус «архивный».

А рхивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства<*>
<*> Подробнее читайте в статье О.Л. Лобановой "Как сохранить документы?" в журнале "Советник бухгалтера государственного и муниципального учреждения" № 6 за 2013 год. Статья включена в систему "Советник бухгалтера" и доступна по коду подписчика на нашем сайте.

Утверждение конкретного перечня архивных документов с указанием сроков их хранения закреплено за специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Например, приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден перечень архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Приказ № 558)<**>. Отметим, что указанный перечень содержит также упоминание закупочных документов, например:

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно