Чтобы проверка не застигла вас врасплох, необходимо четко знать, какие документы может проверить государственная инспекция труда и Пенсионный фонд РФ, а также иметь их в наличии. Поскольку основания для назначения проверок налоговыми органами различны (плановая проверка соблюдения положений трудового законодательства, проверка фактов несчастных случаев на производстве, обращения профсоюзных органов, работников о нарушениях законодательства, информация, поступившая от правоохранительных органов), то и перечень проверяемых документов может существенно различаться. Во избежание проблем предприятиям следует также проводить собственный кадровый аудит.

Т рудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

В связи с возложенными задачами определены основные полномочия. Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.

Если инспекторами будут выявлены нарушения в организации, то штрафным санкциям могут быть подвергнуты руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Если должностное лицо уже подвергалось наказанию за аналогичное административное правонарушение, оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, санкции могут налагаться и на юридическое лицо. Отказ и противодействие проведению проверки карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства может повлечь и приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.

Штрафные санкции: административная ответственность работодателя

Работодатель может понести административную ответственность в следующих случаях:

воспрепятствование деятельности государственных инспекторов труда, в частности неисполнение предъявляемых ими предписаний, применение угрозы насилия или насильственные действия по отношению к самим инспекторам (ст. 363 ТК РФ). На основании ст. 19.4 КоАП РФ неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего госконтроль, а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц;
нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Применительно к этим нарушениям предусмотрена санкция в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц;
непринятие по постановлению органа, рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения. Здесь в отношении должностных лиц действует такая мера, как административный штраф;
непредставление или несвоевременное представление в государственный орган сведений, которые предусмотрены законом и необходимы для осуществления этим органом его законной деятельности, а равно передача чиновникам и инспекторам сведений в неполном объеме или в искаженном виде. В этом случае административный штраф распространяется не только на должностных, но и на юридических лиц.

Проверка в компании: необходимые основания

Основаниями для назначения инспекцией проверок могут быть:

планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства;
факты несчастных случаев на производстве;
обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, иных вопросах, находящихся в компетенции федеральной инспекции труда;
информация, поступившая от правоохранительных органов.

Плановая ревизия проводится не чаще одного раза в два года. Если компания является малым предприятием, ревизоры не имеют права подвергнуть ее деятельность ревизии в течение 3 лет с момента . Обычно о проверке сообщается за один или два дня до ее начала, за исключением случаев, когда эта информация, по мнению инспекции, может повредить итогам ревизии и позволит фирме быстро скрыть . Также плановая проверка может быть комплексной, когда углубленному изучению подвергнется определенная область деятельности организации, связанная с соблюдением ТК РФ.

Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспекторы не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки - начисление и выдача заработной платы, то проверять документы, связанные с вопросами увольнения работников, контролеры .

В этой связи прежде всего необходимо определить весь перечень документов, которые могут быть проверены. Единого общего перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим и в зависимости от отрасли, к которой принадлежит предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

Ревизия организации: какие документы могут быть проверены

Документы можно разделить по следующим видам:

Индивидуальные локальные нормативные акты (см. Таблицу 1);
Обязательные локальные акты организации (см. Таблицу 2);
Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета (см. Таблицу 3).

Таблица 1

Индивидуальные локальные нормативные акты

Свернуть Показать

Таблица 2

Обязательные локальные акты организации

Свернуть Показать

Таблица 3

Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета

Свернуть Показать

Систематизация информации: как организовать документооборот

По заявлениям работников о нарушении их прав (наложение дисциплинарного взыскания, незаконное увольнение) также могут быть затребованы следующие документы:

договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
положение об охране коммерческой тайны;
положение об адаптации работников;
положение о порядке прохождения испытательного срока;
положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету . Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

В нашем случае:

журнал учета выдачи трудовых книжек. Необходимость его ведения продиктована правом работника затребовать документы, связанные с работой, а также с обязанностью выдачи трудовой книжки в день увольнения работника. В случае возникновения спорной ситуации работодатель сможет подтвердить выдачу трудовой книжки работнику;
журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемых на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы (прием, перевод, увольнение и т.д.) либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора;
журнал инструктажа по технике безопасности согласно разделу 10 ТК РФ;
журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования в соответствии со ст. 69 ТК РФ.

После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.

Так, ревизоры проверят ведение в организации первичной документации по учету кадров, учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. При этом необходимые бумаги должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (личные карточки работников, кадровые приказы (о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении и пр.), штатное расписание, табель учета использованного времени, платежные и расчетные ведомости и др.).

Следует отметить, что в компаниие могут отсутствовать некоторые вышеперечисленные документы, например, должностные инструкции, а должностные обязанности могут быть включены в положения трудового договора.

Можно также выделить некоторую специфику ведения отдельных документов. Так, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. При этом четко должен быть определен перечень сведений, составляющий коммерческую тайну, и с данными сведениями работники должны быть ознакомлены под роспись. Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным документом, но они могут являться приложением к коллективному договору

График отпусков составляется за две недели до нового календарного года. С ним должны быть ознакомлены все работники организации. Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. Данные нарушения также могут быть выявлены инспекторами. В этой связи в случае несовпадения графика с фактическим отдыхом сотрудников целесообразно брать заявления от сотрудников о внесении изменений в график и обстоятельствах переноса отпуска и вносить изменения в график. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала. Отпуск должен предоставляться в соответствии с приказом. У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск на основной работе.

Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это выполняется не часто. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить. Договор, не подписанный на каждом листе, конечно же, будет признан надлежащим образом заключенным, ведь требования о подписании каждого листа договора обеими сторонами законодательство не содержит. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документа. Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения.

Следует отметить, что нарушения законодательства связаны именно с выплатами (непредоставление дополнительных выплат в связи с работой в выходные и праздничные дни, невыплата премий, выплат компенсационного характера).

На некоторых фирмах за переработки сотрудникам предоставляют отгулы, а не денежное вознаграждение, что является нарушением требований ст. 54, 55, 88, 89 и 90 ТК РФ и может быть также проверено инспекторами.

В случае заявлений в трудовую инспекцию о задержках заработной платы, неправильном расчете выплат проверяющие обязательно попросят вас представить приказы, выписки из лицевого счета, платежные документы, которые позволят им определить сроки расчетов при увольнении или отпуске. Помните, что организация обязана рассчитать работника в день увольнения, а при отпуске - . Если по каким-либо причинам предписанные законом сроки нарушены, зарплату сотрудникам придется выплачивать с процентами в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки согласно ст. 236 ТК РФ. За нарушение сроков выплаты - в качестве профилактики рецидива - ревизоры могут оштрафовать руководителя фирмы или главного бухгалтера на сумму от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Вопрос аттестации рабочих мест может привлечь внимание инспекторов в случае выявления несчастного случая на предприятии. Аттестации рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие мест. Она предполагает оценку рабочих мест по гигиеническим показателям, по травмобезопасности и обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты. Указанную аттестацию необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по аттестации рабочих мест хранятся в организации 45 лет. На каждое рабочее место должна быть составлена карта аттестации рабочего места .

Содержание локальных нормативных актов, посвященных трудовым правам и обязанностям, должно быть известно каждому работнику. Рассматривая документальное оформление локальных нормативных актов, следует в первую очередь обратить внимание на то, что, будучи письменным документом, исследуемый акт имеет определенные требования к форме, языку, стилю изложения, структуре и содержанию, наличию соответствующих реквизитов (дата принятия, номер, наименование, регистрация и др.), регулируется требованиями делопроизводства и к локальным нормативным актам, принятым в централизованном порядке приказом по предприятию (организации). Документы должны быть согласованы между собой.

Сложные вопросы проверок: судебная практика

Важным является соблюдение конфиденциальности персональных данных. Положение о конфиденциальности персональных данных в организации - это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 ТК РФ. Данный документ должен обеспечивать прежде всего защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных. В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.06.2006 г., 14.06.2006 г. № 09АП-4259/2006-АК по делу № А40-8448/06-119-84 судьи отметили, то работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования, в частности, обеспечить особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудовать места ее хранения, исключающие несанкционированный доступ к информации и т.п.

Внимание также следует уделить регулированию вопроса различных выплат, в том числе стимулирующего и компенсационного характера, установленных в локальных нормативных актах. В качестве примера можно привести Решение Высшего Арбитражного Суда РФ от 26.01.2005 г. № 16141/04. По мнению ВАС РФ, законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к налогу на доходы физических лиц не определены: общий порядок установления таких норм и ограничение их размера предусмотрены только трудовым законодательством . Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). В настоящее время в связи с масштабным переходом работодателей на систему выплаты заработной платы через банковские счета (карточки) в трудовом договоре необходимо предусмотреть условие о такой выплате. В противном случае придется у всех вновь принятых работников брать письменное согласие о перечислении заработной платы на их карточный счет. В Трудовом кодексе установлено, что заработная плата выплачивается работнику не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, .

Статистические данные наглядно демонстрируют, что ошибки работодателей в вопросах охраны труда весьма распространены и доминируют среди других правонарушений. Следует особо отметить, что все вышеперечисленные документы должны быть в порядке независимо от того, как фактически сложились отношения работодателя и работника.

Сноски

Свернуть Показать

Рассмотрим, что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке, и как часто они могут проводиться.

Плановые проверки трудовой инспекции: порядок проведения

Инспекция по труду проводит проверки соблюдения в организациях трудового законодательства основываясь на ст.353 и 356 ТК. Специализированных нормативно-правовых актов, которые регулировали бы конкретно проверки трудового законодательства, в РФ нет. Поэтому в своей деятельности инспекторы руководствуются:

Конвенцией МОТ №81, составленной в 1974 году;
Законом «О защите прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора)» от 19.12.2008 №294-ФЗ.

Частота проведения плановых проверок

График проведения ревизий составляется за год. То есть план проверок трудовой инспекции на 2019, готовился в 2016 году. Каждый желающий может ознакомиться с ним на официальном сайте Роструда.

График составляется с учётом того, что соблюдение трудового законодательства можно проверять на предприятии не ранее чем через 3 года после:

Государственной регистрации юрлица или ИП;
Окончания проведения последней проверки.

Уведомление о проведении проверки

Перед началом проверки руководитель трудовой инспекции по месту нахождения организации издаёт соответствующее распоряжение. В нём указывается:

Дата издания;
Должностные лица, уполномоченные проверять организацию;
Полное название и юридический адрес проверяемой организации;
Точная дата проведения проверки, её цели и задачи.

Копия распоряжения направляется руководителю объекта проверки, таким образом, чтобы он был уведомлен о проведении ревизии не позднее 3 дней до её начала. Уведомление может быть отправлено факсом, почтой либо передано в руки.

Внимание! Инспекторы не могут:

Запрашивать информацию, образцы, не имеющих отношение к объекту проверки;
Изымать оригиналы каких-либо документов.

Проверяемый период

В ходе проверки исследуются документы за последние 3 года. Таким образом, в ходе плановой проверки трудовой инспекции в 2017 году будут изучаться документы с 2015 по 2017 год.

Какие документы проверяет трудовая инспекция

Закон не ограничивает инспектора в своих действиях. Он может потребовать для проверки любой документ, который тем или иным образом касается соблюдения трудового законодательства. В любом случае перед приходом проверяющих организации необходимо привести в порядок следующие бумаги.

Договоры

Трудовые договоры с работниками должны соответствовать требованиям ст.57 ТК.
Договоры об индивидуальной или коллективной материальной ответственности. Они могут заключаться с работниками, перечень должностей которых указан в постановлении Минтруда №85 от 31.12.2002 .
Ученические договоры, если в организации практикуется ученичество.

Учредительные документы

Устав;
Свидетельство о госрегистрации.

Локальные НПА

Правила внутреннего трудового распорядка.
Коллективный договор.
Положение, регулирующее оплату труда и премирование работников (это необязательный документ, такие же сведения могут содержаться в колдоговоре).
Положение о персональных данных сотрудников в соответствии со ст.88 ТК.
Другие возможные локальные акты организации, устанавливающие график сменности, вахтовый метод, ненормированный рабочий день или разделение рабочего дня для сотрудников.

Документы по охране труда

Инструкции по охране труда;
Журнал обучения и прохождения инструктажа по охране труда;
Другие документы: журнал вводного инструктажа, личная карточка обучения работников, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа и т.д.

Приказы

О приме на работу;
Об увольнении;
О привлечении к дисциплинарной ответственности и др.

Законодательство не содержит закрытого перечня приказов, которые может издавать руководитель организации, поэтому все распоряжения, касающиеся трудового права должны храниться в отделе кадров.

Важная информация

Кроме документов нужно учесть и соблюдение всех норм трудового права. Вовремя проводимые аттестации и безопасность сотрудников на их рабочем месте также имеют значение. Нужны ли специальная одежда для работников или аксессуары, защитные маски или перчатки, и многое другое зависит от типа осуществляемых ими работ.

Бухгалтерские документы

Трудовая инспекция проверяет трудовые договора на наличие там информации о днях выплаты заработной платы, а затем сверяет эти даты с реальными датами выплат. Инспектора изучают:

Формы расчётных листов;
Извещение о выплате зарплаты, составляемое в соответствии со ст.136 ТК.

Документы об отпусках

Извещения работников о предоставлении отпуска. Согласно ст.123 ТК работник должен быть уведомлен об очередном отпуске не позднее, чем за 2 недели до начала.

Документация по учёту рабочего времени

Табель учёта (составляется в соответствии со ст.91 ТК);
Штатное расписание (необязательный документ).

Другие документы

Сюда можно отнести:

Трудовые книжки;
Личные карточки работников (форма Т-2);
Уведомления работников о переносе рабочего времени, сокращении штата, расторжении трудового договора и т.д.;
Заявления работников о предоставлении отпуска, расторжении трудового договора и т.д.;
Больничные листы;
Различные журналы учёта (командировок, движения трудовых книжек, несчастных случаев на производстве и т.д.).

Виды плановых проверок

В зависимости от способа изучения документации плановые проверки делятся на выездные и документарные.

Выездная проверка

При таком способе проверки уполномоченные должностные лица приезжают непосредственно в организацию, включённую в график проверок трудовой инспекции на 2019 год, для исследования документов.

ИП или руководитель организации, в которой проводится проверка, обязаны:

Обеспечить проверяющим возможность ознакомиться с документами, касающимися предмета проверки;
Предоставить им доступ в офис, здания и сооружения проверяемого предприятия.

В таблице указана максимальная длительность проверки

Документарная проверка

Такую проверку инспектор осуществляет на своём рабочем месте, то есть в территориальном органе трудовой инспекции. Документы для исследования предоставляются ему проверяемой организацией после получения уведомления о проверке.

Для проверки в инспекцию необходимо отправить копии документов, заверенные печатью и подписью руководителя организации. Печать на копиях может стоять любая: «для документов», «для отдела кадров» и т.д. Если ИП или организация не имеют собственной печати, на копии достаточно удостоверительной подписи руководителя.

Такой реквизит как удостоверительная подпись включает в себя:

Надпись — Верно; либо — Копия верна;
Должность лица, удостоверившего копию;
Его подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы);
Дату.

Так как перечень того, что проверяет государственная инспекция труда не исчерпывающий, в ходе проверки инспектор может затребовать дополнительные документы, которые он сочтёт необходимыми для исследования. Для этого он направляет субъекту проверки соответствующий запрос. Руководитель организации должен в течение 10 рабочих дней предоставить в инспекцию затребованные документы (п.5 ст.11 Закона №294).

Подробно о проверках государственной инспекции труда рассказывает специалист

Сколько времени занимает проверка

Общий срок для проведения проверки трудовой инспекцией составляет 20 дней. Но из этого правила есть исключения для субъектов малого предпринимательства:

На малом предприятии можно проводить плановую выездную проверку не дольше в общей сложности 50 часов;
Аналогичная проверка микропредприятия — 15 часов.

Это исключение касается только плановых выездных проверок. Внеплановые или документарные проверки проводятся по общему правилу.

На территории России действует до конца 2018 года мораторий на проверки малого бизнеса, эти организации освобождены от плановых проверок трудовой инспекцией.

Как проходит выездная плановая проверка

Алгоритм действий проверяющего примерно одинаковый во всех организациях.

Согласно графику проверки трудовой инспекции на 2019 год инспектор приезжает на предприятие. Предъявляет своё служебное удостоверение и распоряжение о проведении проверки.
Проводит проверку документов кадровой службы: трудовые договора, трудовые книжки, приказы по кадрам и т.д.
Проверяет бухгалтерскую документацию (все бумаги, касающиеся оплаты труда).
Изучает документы по охране труда.
Составляет акт проверки, в котором указываются обнаруженные нарушения. Документ составляется в 2 экземплярах: первый – для инспектора, второй – для проверяемой организации.

Остались вопросы? Задавайте их в комментариях к статье

Одним из видов проверок, которым могут подвергаться в своей деятельности юридические лица и индивидуальные предприниматели, является проверка трудовой инспекцией. Трудовая инспекция в лице своих государственных инспекторов осуществляет надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ч.1 первая ст. 353 ТК РФ).

Проверки могут быть плановые и внеплановые, то есть проводится по заранее утвержденному плану или по конкретной жалобе, например работника, и первые и вторые могут быть проведены в форме выездной или документарной.

Разница между выездной проверкой и документарной состоит в том, что в первом случае инспектор будет исследовать только документы работодателя без выезда к нему, а во втором случае, проверка будет проходить по месту нахождения работодателя. Но в любом случае, трудовая инспекция проводит проверку на основании представленных работодателем документов и письменной информации.

В своей деятельности инспекции труда руководствуются положениями Трудового кодекса РФ, Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 30 октября 2012 г. N 354н "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной службой по труду и занятости государственной функции по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права" (далее по тексту «Административный регламент № 354н), а также Федеральным законом от 26 декабря 2008г. N 294-ФЗ"О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (далее по тексту «Закон № 294-ФЗ»).

О проведении любой проверки работодатель должен быть уведомлен (способ уведомления может быть любым: заказное письмо с уведомлением, нарочный, факс и др.).

Ему направляется копия распоряжения руководителя государственной инспекции труда о проведении проверки, составляемое по типовой форме, утвержденной приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30.04.2009 N 141 (ч. 1 ст. 14 Закона N 294-ФЗ, п. 44, п. 67 Административного регламента N 354н). Одновременно с этим документом направляется запрос о предоставлении документов, на основании которых инспекторы будут делать выводы о соблюдении работодателем трудового законодательства.

Если проверка документарная, то истребуемые документы работодателю необходимо представить в государственную инспекцию труда по месту её нахождения в виде копий, заверенных печатью и подписью руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя (ч. 6 ст. 11 Закона N 294-ФЗ). Если выездная, то работодатель представляет по месту своего нахождения оригиналы запрашиваемых документов инспектору для ознакомления, а также предоставляет их заверенные копии (ч. 5. ст. 12 Закона N 294-ФЗ, абзац третий части первой ст. 357 ТК РФ).

При проведении плановой проверки, трудовая инспекция самостоятельно решает что, в каком объеме и на основании каких документов будет осуществляться надзор.

Однако инспекторы не вправе требовать у проверяемого работодателя сведения и документы, не относящиеся к предмету проверки, нотариального заверения копий представляемых документов, а также изымать оригиналы таких документов (ч. 7 ст. 11, п. 3 ст. 15 Закона N 294-ФЗ, п. 51 Административного регламента N 354н). Отступление от этого правила возможно, тогда, когда проверка проводится по жалобе конкретного работника с просьбой о соблюдении конфиденциальности. В этом случае, инспекторы могут проверить не только документы, которые относятся к данному работнику, но и запросить документацию по другим работникам (тех же должностей, например).

Максимальный срок, в течение которого работодатель обязан подготовить и представить указанные в запросе документы и письменную информацию составляет 10 дней с момента со дня получения мотивированного запроса (ч. 5 ст. 11 Закона N 294-ФЗ). Данная норма усыновлена для проверок, проводимых в документарной форме, что касается выездных, то здесь такого требования законодателем не установлено, одна на практике применяется тот же срок в 10 дней. Как правило, при выездной проверке работодателю дается на это несколько дней. Конкретный срок и место представления указывается инспектором непосредственно в самом запросе. Если в указанный срок запрашиваемые документы не представлены либо представлены в неполном объеме или в искаженном виде, то это является основанием для возбуждения инспектором дела об административном правонарушении в отношении виновных должностных лиц работодателя по ст. 19.7 «Непредставление сведений (информации)» КоАП РФ. Ответственность установлена в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц - от 300 до 500 рублей; на юридических лиц - от 3 000 до 5 000 тысяч рублей.

Обращаем Ваше внимание, что в отличие от иных видов проверок, в отношении проверок трудовой инспекцией законодательство не устанавливает ограничений по временному периоду, за который инспекторы могут проверить документы работодателя.

Поэтому трудовые инспекторы вправе запросить необходимые для проведения проверки документы за любой период, в том числе и в отношении уже уволившихся работников. Однако, если срок хранения запрашиваемых документов в организации к моменту проведения проверки уже истек, то работодатель вправе такие документы не предоставлять. Для инспектора необходимо будет подготовить письменные пояснения с указанием причин их отсутствия.

Для подтверждения своевременного и полного исполнения обязанности по предоставлению истребуемых документов работодателю следует составить сопроводительное письмо за подписью руководителя, в котором перечислить все передаваемые документы, а также изложить всю необходимую письменную информацию по запросу. Сопроводительное письмо составляется в двух экземплярах, первый экземпляр которого вручается инспектору труда вместе с документами, а на втором экземпляре инспектор ставит отметку об их получении.

Если же работодатель полностью игнорирует законные требования инспектора о представлении документов и препятствует проведению проверки, то в соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 27.2 КоАП РФ инспектором направляется запрос в органы внутренних дел (полицию) на доставление, то есть принудительное препровождение руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя для составления протокола об административном правонарушении по части 1 ст. 19.4 КоАП РФ. Привлечение работодателя к административной ответственности не освобождает его от обязанности представить инспектору запрашиваемые документы и информацию, поэтому в любом случае представить их для проведения проверки все же придется.

Для справки укажем, что сроки хранения кадровой документации и иных документов, связанных с трудовыми отношениями установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558).

Так, например, хранятся:

заявления, не вошедшие в личное дело - 5 лет (п. 665 Перечня);
заявления претендентов на замещение вакантных должностей - 3 года после проведения конкурса на замещение вакантных должностей (п. 672 Перечня);
заявления лиц, не принятых на работу - 3 года (п. 663 Перечня);
заявление о согласии на обработку персональных данных - 75 лет, если ЭПК данные документы не отнесены к сроку хранения "постоянно" (п. 666 Перечня).

Как следует из п. 1.2 Перечня, все указанные в нем правила и сроки хранения документов обязательны для организаций независимо от вида и сферы деятельности, организационно-правовой формы и формы собственности. Для документов акционерных обществ установлен специальный порядок хранения документов. Он приведен в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс. Хранить документы можно как в организации, так и в архиве. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

За нарушение архивного законодательства руководителя компании могут привлечь к административной ответственности.

Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа составляет от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

Рассматриваемый нами порядок предоставления документов, не распространяется на расследования несчастных случаев на производстве (п. 5 ч. 3 ст. 1 Закона N 294-ФЗ). Если поводом к проведению проверки послужило обращение работника о причинении вреда жизни и (или) здоровью граждан и при проведении проверки выявлены нарушения установленного порядка расследования несчастного случая, в том числе факты сокрытия работодателем несчастного случая на производстве, то инспектор вправе самостоятельно провести его расследование в порядке, установленном ст.ст. 229.2, 229.3 ТК РФ и Положением об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях, утвержденном постановлением Минтруда РФ от 24.10.2002 N 73.

В этом случае работодатель обязан не только обеспечить доступ на свою территорию проводящих выездную проверку инспекторов и участвующих в ней экспертов, а также предоставить возможность ознакомиться непосредственно с оригиналами документов, которые связаны с целью, задачами и предметом проверки (ч. 5 ст. 12 Закона N 294-ФЗ). Кроме того работодатель обязан по требованию инспектора предоставить копии этих документов, заверенные печатью и подписью руководителя (индивидуального предпринимателя) или его уполномоченного представителя, если выездной проверке не предшествовало проведение документарной проверки и они не были предоставлены ранее (абзац третий части первой ст. 357 ТК РФ). Если предоставить документы в текущий момент не представляется возможным, инспектор вручает работодателю мотивированный запрос с требованием представить эти документы (оригиналы и копии).

Срок предоставления документов законодательством не регламентирован, поэтому инспектор устанавливается его самостоятельно либо по согласованию с работодателем. Обычно работодателю дается на это несколько дней.

Если работодатель в установленный срок документы не представит или будет препятствовать проведению проверки (например, не пустит инспектора на свою территорию), то это является основанием для возбуждения инспектором дела об административном правонарушении в отношении виновных должностных лиц работодателя по ч. 1 ст. 19.4 и ст. 19.7 КоАП РФ. В целях составления протокола об административном правонарушении инспектор может направить запрос в органы внутренних дел (полицию) на доставление, то есть принудительное препровождение руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя в служебное помещение органа внутренних дел (полиции) (п. 1 ч. 1 ст. 27.2 КоАП РФ).

Кроме того, привлечение работодателя к административной ответственности не освобождает его от обязанности представить инспектору запрашиваемые документы и информацию, поэтому в любом случае работодателю придется представить их инспектору труда для проведения проверки. После того как работодателем будут представлены все необходимые документы и письменная информация и на их основании можно сделать объективные выводы по результатам проверки, инспектор вызывает руководителя (индивидуального предпринимателя) для составления акта проверки. Как и при документарной проверке, оформление результатов выездной проверки производится инспектором, как правило, в помещении государственной инспекции труда. Это связано с необходимостью оформления инспектором документов по результатам проверки посредством системы электронного документооборота АИС ГИТ (письмо Роструда от 30.04.2013 N ПГ/3526-3-2). Лишь в исключительных случаях акт проверки составляется непосредственно у работодателя.

Если работодатель нарушает права своих работников, то последние имеют право написать жалобу в трудовую инспекцию по месту регистрации работодателя.

На жалобу работника инспекторы должны отреагировать. На это даётся 30 дней с момента получения ими жалобы. В любом случае, о решении они должны оповестить заявителя по телефону или письмом. Как правило, по заявлению назначается проверка у работодателя. Об этом извещают не только заявителя, но и самого работодателя. Каждый работодатель должен знать, что проверяют трудовые инспекторы по жалобе работника.

В Федеральном законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» сказано, что поводом для проведения внеплановой проверки от трудовой инспекции может служить:

Заявление сотрудника, в котором говорится о нарушении его трудовых прав;
Запрос работника о проведении внеочередной проверки условий и охраны труда на его рабочем месте;
Жалоба работника на нарушение работодателем норм трудового законодательства.

Согласно ст. 360 ТК РФ, работодатель должен быть уведомлён о проведении внеплановой проверки не позднее, чем за сутки до её начала. Но есть случаи, когда проверка может пройти и без уведомления:

Жалоба работника на нарушение его трудовых прав;
Приказ руководителя трудовой инспекции о проведении внеплановой проверки у данного работодателя, основанный на Поручении Президента или Правительства нашей страны.

Полномочия трудового инспектора перечислены в п. 13 Положения о надзоре за соблюдением трудового законодательства № 875. То есть, во время проведения проверки он имеет право:

При наличии удостоверения «трудового инспектора» в любое время суток явиться на предприятие для проведения проверки;
Безвозмездно получать от работодателя документы, касающиеся вопроса проверки;
Изымать образцы для анализа;
Расследовать несчастные случаи;
Направлять в суд исковое заявление;
Составлять протоколы и рассматривать дела об административных правонарушениях, касающихся трудового законодательства;
Другие полномочия.

Работники пишут заявление в трудовую инспекцию по нарушению конкретных трудовых прав. Поэтому при проведении внеплановой проверки по заявлению от работника, инспекторы будут проверять конкретные документы, имеющие прямое отношение к заявлению. Это могут быть:

Трудовые договоры с работниками;
Наличие и правильность оформления трудовых книжек;
Книги по учёту и движению трудовых книжек;
Личные карточки всех работников, включая заявителя;
Штатное расписание;
Наличие и правильность оформления графика отпусков;
Наличие и правильность оформления извещений о начале очередного ежегодного отпуска;
Табель учёта рабочего времени сотрудников;
Расчётные листы о начислениях по заработной плате;
Локальные акты. На каждом предприятии в обязательном порядке должны присутствовать следующие локальные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Положение об оплате труда и премировании;
- Положение о персональных данных каждого работника. Об этом сказано в ст. 87 ТК РФ;
- Инструкции по охране труда. Об этом говорится в ст. 212 ТК РФ.
Документы по охране труда;
Приказы работодателя по предприятию, касающиеся кадровых движений;
Документы на оплату труда.

Эти документы проверяются инспекторами в обязательном порядке. В зависимости от темы жалобы, они могут затребовать и другие документы.

Какие документы проверяет трудовая инспекция?

Какие документы проверяет трудовая инспекция? При ответе на данный вопрос нужно учитывать объем ее полномочий и задачи проверки. В нашей статье тема рассматривается с учетом новейших изменений трудового законодательства и закона о проверках.

Какие документы нужны для предъявления проверяющим из трудовой инспекции: общая информация

Трудинспекция действует на основании норм Трудового кодекса (ст. 354-365 и др.), закона «О защите прав...» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — закон № 294-ФЗ), а также подзаконных актов:

положения о федеральном государственном надзоре..., утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875 (далее — положение № 875);
административного регламента, утв. приказом Минтруда РФ от 30.10.2012 № 354н (далее — адмрегламент) и др.

Документы для проверяющих из трудовой инспекции должны быть в наличии с учетом норм ТК РФ. В первую очередь это локальные нормативные акты (далее — ЛНА, ст. 8 ТК РФ), трудовые договоры и соглашения (ст. 9 ТК РФ). Более конкретные требования выработаны практикой, зачастую это отражено в нормах ТК РФ и разъяснениях Роструда.

Некоторые выводы о том, какие документы нужны для трудовой инспекции, можно сделать на основании вопросов из чек-листов (обиходное наименование) — проверочных листов, утв. приказом Роструда от 10.11.2017 № 655 (далее — приказ № 655). Об этом мы сообщали в материале Роструд утвердил 107 форм проверочных листов .

Цель проверки — оценка соответствия деятельности организации или индивидуального предпринимателя (ИП) требованиям закона (п. 6 ст. 2 закона № 294-ФЗ). Непосредственно проверку проводят трудовые инспекторы государственных инспекций труда.

Проверки проводятся в одной из 2 форм (ст. 11, 12 закона № 294-ФЗ):

документарной (исследуются документы без выезда);
выездной (по месту нахождения проверяемого лица).

Документы изучаются не только во время самой проверки, но и задолго до нее. Рассмотрим виды сведений, изучаемых трудинспекцией на разных этапах.

Проверка документов на этапе формирования плана проверок

В зависимости от основания проведения проверки подразделяются (ст. 9, 10 закона № 294-ФЗ):

на плановые (проводятся на основании годового плана);
внеплановые (по заявлению, обращению и т. д.).

В плане проверок перечисляются лица, в отношении которых будут проводиться проверочные мероприятия, и сроки проведения проверки.

При его формировании учитываются:

3-летний срок, прошедший с момента госрегистрации или последней проверки лица (п. 8 ст. 9 закона № 294-ФЗ);
наличие или отсутствие повышенного риска нарушений (ст. 8.1 закона № 294-ФЗ).

В соответствии с п. 31 адмрегламента анализ начинается в 3 квартале года с изучения:

материалов предыдущих проверок и их результатов, включая структуру и типологию нарушений трудового законодательства;
причин задолженности по зарплате;
сведений о работодателях, задерживающих выплату заработной платы;
состояния условий, охраны труда и травматизма и др. информации.

Эти сведения используются для реализации риск-ориентированного подхода. Уровень риска, в зависимости от которого устанавливается частота проверок, определяется по формуле, в которой весомая роль принадлежит индивидуальным коэффициентам, определяемым на основании (п. 10 положения № 875):

отчетности о результатах надзора за 3 предшествующих года;
сведений о травматизме за 3 года;
сведений о долгах по зарплате за предыдущий год.

Эти и некоторые другие сведения могут быть получены без направления запроса проверяемому лицу — по документам трудинспекции и других госорганов.

Получение документов по системам межведомственного взаимодействия

Приказом Минтруда РФ от 04.05.2017 № 412н адмрегламент дополнен п. 51(1), предусматривающим получение большого количества документов о работодателях по каналам межведомственного информационного взаимодействия от государственных и муниципальных органов и организаций, в соответствии с распоряжением Правительства РФ от 19.04.2016 № 724-р, при проведении документарных проверок.

Это сведения:

о задолженности по налогам, страховым взносам, пеням и штрафам;
из ЕГРН, ЕГРЮЛ, ЕГРИП и некоторых др. реестров;
бухгалтерской (финансовой) отчетности;
о среднесписочной численности работников;
регистрации физлиц по месту жительства и др.

Материалы, которые могут быть получены от других ведомств, запрещается запрашивать у проверяемых лиц. Это вытекает из абз. 28 п. 7 адмрегламента.

ВАЖНО! Проверяемое лицо вправе ознакомиться со всеми полученными по каналам межведомственного взаимодействия материалами на основании п. 7.1 ст. 18 закона № 294-ФЗ, абз. 17 п. 7 адмрегламента.

Пределы проверки документов трудинспекцией: возможности и ограничения

В соответствии с подп. «б» п. 13 положения № 875 инспекторы вправе запрашивать и безвозмездно получать документы, объяснения и информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций. Таким образом, право получать материалы не является неограниченным.

Ограничения этого полномочия можно сгруппировать следующим образом:

Ограничение по срокам. Право требовать представления каких-либо документов и сведений существует только в рамках проводимой проверки. Запрещается направлять запросы до начала проверки (абз. 29 п. 7 адмрегламента), а также превышать сроки проверки без соблюдения установленной процедуры продления (абз. 26 п. 7 адмрегламента).
Ограничение по объему, основанное на целях проверки. Должностные лица Роструда не имеют права проверять выполнение обязательных требований, не относящихся к их компетенции, и требовать представления материалов, не являющихся объектами проверки или не относящихся к ним, а также не вправе изымать оригиналы (абз. 22, 23 п. 7 адмрегламента).
Ограничение по предмету (применимо только к плановой проверке).

ВАЖНО! Плановая проверка ограничивается перечнем вопросов, включенных в чек-листы (п. 8 положения № 875).

В соответствии с п. 7 Общих требований…, утв. постановлением Правительства от 13.02.2017 № 177, формы проверочных листов могут быть использованы для создания сервисов по самопроверке соблюдения обязательных требований.

Документы для плановой или внеплановой проверки трудинспекции

Приказом № 655 утверждены для проверки темы:

Общие (№ 1-37, 100): проверка порядка приема на работу (список вопросов № 1), содержание трудовых договоров (список № 2) и др. Под параметры проверки по этим темам подпадает большинство работодателей.
Отраслевые (№ 38-107): охрана труда в ЖКХ (№ 38) и др. Эти списки посвящены в основном вопросам охраны труда по разным видам работ. Исключением является список № 107, содержащий вопросы по гарантиям медработникам. Можно предположить, что список будет дополнен, поскольку по некоторым видам работ и гарантиям имеются явные пробелы. Например, для проверки соблюдения гарантий для работников образования также возможна разработка отдельного чек-листа.

При подготовке к проверке необходимо учитывать, что по каждому из вопросов нужно будет представить документ, подтверждающий выполнение требования. Рассмотрим примеры.

Чек-лист № 1: прием на работу

Если ориентироваться строго по вопросам списка, нужно представить:

Трудовые договоры (об их содержании и основных требованиях вы узнаете из статьи на сайте Трудовой договор с испытательным сроком по ТК РФ). К этой же категории относится договор с руководителем (см. статью Трудовой договор с генеральным директором (образец)). Информация о том, нужно ли представлять документы о продлении полномочий, отсутствует, однако целесообразно их также подготовить (подробности — в материале Как правильно оформить кадровые документы при продлении полномочий генерального директора).
ЛНА, предусматривающий прохождение медосмотров (при его наличии), договор с медицинской организацией, журнал учета выдачи направлений и др. документы, подтверждающие прохождение медосмотров (см. подробнее в статье Периодический медосмотр работников предприятия).
Гражданско-правовые договоры (ГПД).
Приказы о приеме на работу.
Листы (журналы) ознакомления с ЛНА (см. статью Лист ознакомления с ЛНА - образец).

Одна из сложнейших тем проверки — зарплата, вопросы ее начисления и выплаты.

Какие документы нужны трудовой инспекции для проверки начисления и выплаты зарплаты (чек-листы № 7, 17)

Для проверки по чек-листу № 7 нужно подготовить:

ЛНА по системе оплаты труда: положение об оплате труда, положение о премировании и др. (подробности — в статье Какие есть виды зарплаты и формы оплаты труда , Является ли премия составной частью зарплаты?).
Документы по расчетным листкам: приказ об утверждении, журнал выдачи (см. статью Когда выдается расчетный лист по зарплате?).
Документы по учету рабочего времени для установления переработок (см. статью Как составить график учета рабочего времени сотрудников?).
Документы по выплате зарплаты: трудовые договоры, ведомости по начислению зарплаты (расчетную ведомость по ф. Т-51, утв. постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 1, платежную ведомость по ф. Т-53, расчетно-платежную ведомость по ф. Т-49 и др. подтверждающие документы). Подробнее о подтверждаемых обстоятельствах читайте в статье Порядок выплаты зарплаты по ТК .
Приказы по удержаниям и приложения к ним (см. статью Какие существуют удержания из зарплаты?).

Кроме того, необходимо представить документы, подтверждающие дополнительные выплаты в пользу работников, причитающиеся по различным основаниям (см. подробнее в статье Надбавки к зарплате - доплаты и компенсации).

Внеплановая проверка

Внеплановая проверка трудинспекции проводится по основаниям, перечисленным в ст. 360 ТК РФ. Перечень оснований закрытый, но может быть расширен (см. на нашем сайте сообщение о законопроекте): жалобы работников, сообщения и др.

Пределы внеплановой проверки законодательством не регламентированы. Ее цель — проверка доводов и фактов, изложенных в поступившем документе. Для выполнения этой задачи проверка может быть проведена в документарной либо выездной форме.

Срок и порядок представления документов по запросу или требованию трудовой инспекции

Порядок и сроки представления документов при документарной проверке регламентированы законом № 294-ФЗ и адмрегламентом:

В течение 10 рабочих дней после получения запроса проверяемое лицо обязано представить в трудинспекцию запрошенные документы (п. 5 ст. 11 закона № 294-ФЗ, п. 52 адмрегламента).
Запрос должен быть мотивированным (п. 5 ст. 11 закона № 294-ФЗ).
Документы представляются только в виде копий, заверенных подписью и печатью (при наличии) проверяемого лица (п. 52 адмрегламента).
При выявлении противоречий у проверяемого лица в таком же порядке запрашиваются объяснения (п. 8 ст. 11 закона № 294-ФЗ, п. 53 адмрегламента).

ВАЖНО! Непредставление запрашиваемых материалов в 10-дневный срок является основанием для привлечения к административной ответственности по ст. 19.7 КоАП РФ и перехода к выездной проверке проверяемого лица.

При выявлении признаков нарушений руководитель трудинспекции вправе назначить выездную проверку в отношении этого же лица (п. 10 ст. 11 закона № 294-ФЗ, п. 53 адмрегламента).

При выездной проверке инспектор вправе знакомиться с любыми документами, связанными с целями, задачами и предметом данной проверки (п. 5 ст. 12 закона № 294-ФЗ).

Итак, в настоящее время проверка трудовой инспекции ограничена как во временных пределах, так и по объему. При этом исследуются документы, в которых можно найти ответы на вопросы из чек-листов (в плановом порядке) либо подтверждение фактов или доводов из поступившего обращения (при внеплановой проверке). Перечни таких документов отсутствуют. Документы по запросу трудовой инспекции представляются только в виде заверенных копий.