Google Docs заслуживает уважения за распространение идей совместной работы в массы. Этот сервис включает веб-календарь, документы, таблицы, рисунки и презентации, которые позволяют всем членам команды редактировать один и тот же файл одновременно.
Freemium-версии - в наличии
Ограничивается свободным пространством Gmail или Google Apps + платные пакеты
Onehub - это веб-приложение, которое предоставляет все необходимое для того, чтобы легко и безопасно обмениваться файлами и совместно работать с ними в Интернете. Сервис позволяет обмениваться большими файлами и видео, иметь доступ к общим календарям, спискам задач и командным обсуждениям.
Freemium-версии - в наличии
Бесплатно выделяемое пространство - 1 Гб
Сотрудничество в реальном времени - да
Неограниченное количество пользователей - да
Socialcast является мощным инструментом для повышения эффективности предпринимательской деятельности. Он представляет собой платформу совместных микроблогов, которая объединяет людей вашей компании, данные и приложения в режиме реального времени.
Freemium-версии - в наличии
Бесплатно выделяемое пространство - не указано
Сотрудничество в реальном времени - да
Неограниченное количество пользователей - нет
Несмотря на свое название Central Desktop (Центральный рабочий стол), сервис не является полноценной операционной системой в облаке. Платформа Central Desktop основана на облачном социальном сервисе. Сервис улучшает способы человеческого общения и обмена информацией для достижения успеха в бизнесе. Central Desktop дает возможность управлять проектами, командами и документами с помощью одного мощного и безопасного приложения, которое работает как внутри, так и за пределами брандмауэра.
Freemium-версии - в наличии
Бесплатно выделяемое пространство - 1 Гб
Сотрудничество в реальном времени - да
Неограниченное количество пользователей - нет
Сервис WizeHive является платформой для совместной работы, которая позволяет группам людей разговаривать, обмениваться заметками, задачами, календарями, файлами и другой информацией в безопасной закрытой рабочей среде. Информация может размещаться как при работе с сайтом WizeHive, так и с помощью электронной почты, Twitter или мобильных устройств.
Freemium-версии - в наличии
Бесплатно выделяемое пространство - 3 Гб
Сотрудничество в реальном времени - да
Неограниченное количество пользователей - не указано
Feng Office позволяет компаниям управлять задачами проекта, выставлением счетов, документами, общаться с коллегами, клиентами и поставщиками, планировать встречи и события, и обмениваться электронной информацией любого вида. Менеджеры и руководители могут получить четкую картину о состоянии проектов и обслуживании клиентов, для этого на сайте можно размещать документы и обсуждать их совместно.
Freemium-версии
Бесплатно выделяемое пространство - не ограничено
Сотрудничество в реальном времени - да
Неограниченное количество пользователей - да
ProjectPier является свободным веб-приложением с открытым исходным кодом для управления задачами, проектами и командами через интуитивно понятный веб-интерфейс. Он может быть загружен бесплатно и установлен на ваш собственный веб-сервер. ProjectPier поможет сотрудникам вашей организации общаться, совместно работать и добиваться своей цели. Сервис выполняет те же задачи, что и другие продукты по управлению проектами, но он более свободен и масштабируем за счет собственного хостинга.
Freemium-версии - бесплатная версия доступна при размещении на собственном сервере.
Бесплатно выделяемое пространство - не ограничено
Сотрудничество в реальном времени - да
Неограниченное количество пользователей - да
Как вы обозначаете версию документа? Есть ли у вас файлы, содержащие в названии все варианты слова «финальный»? Ну, например, text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.
Это немного абсурдно выглядит, но если вы последите за документами у вас в системе, то обнаружите довольно много «хвостатых» названий. Особенно если файл редактируется несколькими авторами. Например, текст договора может правиться почти бесконечно, дай только волю. И в результате у вас скапливается десяток версий, каждая помечена нарастающим хвостом пометок - тут и даты правок, и инициалы участников, и сакраментальные «final» и «last».
Понятно, что с этим надо как-то справляться. И приводить работу с документами в систему, которая будет понятна всем. Основные требования к порядку просты:
- Обозначения должны быть понятны всем участникам.
- Должны храниться все (важные) версии документов.
- Документы должны принадлежать проектам, а не лежать в общей куче.
- Доступ к документам должен быть управляемым.
- Не обязательно, но удобно иметь инструменты для совместной работы над документом.
Мы не станем обсуждать офлайновые способы управления документами. Вы, конечно, можете написать регламент обозначения документов и пересылать вордовские и экселевские файлы почтой. Это приведет к разрастанию рабочих папок у каждого участника процесса, а со временем - к постоянным сверкам, кто какой док сейчас редактирует.
Поэтому давайте вознесемся в облака - именно там сейчас происходит самое интересное.
1. Google Drive
«Большой Брат» дает нам почти идеальный инструмент для управления документами.
- Google Docs - это не просто онлайновый редактор документов, тут хранятся старые версии, можно комментировать и редактировать доки «в три руки».
- Google Sheets - это и таблицы для расчетов, и хороший функционал для учета.
- Google Drive сам по себе - инструмент управления доками, вы можете организовать единую структуру для хранения документов четко назначить доступы к каждой папке.
Плюсы Google Drive
- Они очевидны. Это облако, со всеми его преимуществами.
Минусы
- Систему учета - вложенность папок, доступы к файлам и табличку для контроля - придется создать самим.
- Не всех устраивает использование столь открытой платформы - все-таки это целый Google, он индексирует все, что шевелится, и за приватность мы ему не заплатили.
Обратите внимание: практически в каждой уважающей себя системе есть интеграция с Google-доками - вы увидите это дальше в обзоре. И это разумно - экономнее использовать работающий функционал, нежели тратить усилия на создание своего аналога.
Однако мы хотим предупредить: конфиденциальную и коммерческую информацию, пароли и прочие важные сведения лучше хранить там, где доступ регулируется более жестко.
2. Trello
Виртуальная доска со списком задач и проектов. Доски можно называть как вам удобно - и наглядно видеть процесс выполнения заданий. К каждой задаче вы можете прикрепить документы: с компьютера, Google Диска, Dropbox и т.д. Из интересного - в Trello Business Class вы можете прикреплять не только документы, но и pull-запросы GitHub, Slack беседы и лиды из Salesforce. Для совместной работы вы можете использовать связку Trello + Google Docs: прикреплять файлы Google Docs, которые можно открыть на диске и там же редактировать - оставлять новые комментарии и т.д.
Плюсы решения:
- Trello - очень простая для освоения система. За час с ней способны разобраться люди, которые никогда не пользовались подобными решениями.
- Задачи и процесс их выполнения видны наглядно, как на пробковой доске. Дизайн удобный и современный, ничего лишнего.
Минусы:
- Нет инструмента для совместной работы с документами. Т.е. вы либо пользуетесь Google Docs, либо каждый загружает свою версию. Да, все документы в любом случае будут собраны в одной задаче, и вы ничего не потеряете. Но если нужна более серьезная автоматизация, то Trello не оптимальный вариант.
- Если проектов и задач действительно много, Trello может запутывать из-за особенностей структуры. Постоянно переключаться между досками не слишком удобно.
3. Worksection
Онлайн-система управления проектами с возможностью учета финансов. В каждую задачу вы можете добавить разные типы файлов - и затем редактировать их опять же с помощью Google. Или скачать и загрузить заново.
Источник: worksection.com
Для каждого файла вы можете сделать описание, выбрать метки (например, need review, urgent! и др), ограничить доступ - т.е. сделать файл видимым только для определенных пользователей. Если вы создаете задачу или комментарий с ограниченной видимостью, не для всех, то прикрепленные туда файлы автоматически получают те же настройки приватности.
Все файлы проекта можно сортировать по разным критериям: типу, дате, задачам, размеру, названию. Можно просмотреть только файлы, которые относятся к невыполненным задачам, а можно - все.
Вы также можете удалить, скачать, назначить метки группе файлов, просто выделяя их в разделе.
Новые версии документов можно загружать к старым - для этого достаточно навести мышкой на старый файл и нажать на значок слева от него. Новый документ загрузится и займет верхнее место в списке. При этом старая версия тоже сохранится.
Источник: worksection.com
Фишка решения - в продвинутом тарифе вы можете подключить собственное FTP-хранилище. Тогда лимитов на загрузку файлов не будет вообще.
Плюсы решения:
- Worksection - современная система с широкими возможностями по управлению проектами и файлами. Фактически вам доступен весь функционал для удобной совместной работы.
- Отдельно отмечу расчет затрат - если определить стоимость часа работы специалиста, вы можете видеть себестоимость каждой отдельной задачи.
- Удобный интерфейс, возможность назначить дедлайн для всего проекта, не только по задачам. Наглядно виден % затраченного времени, комфортно контролировать.
Минусы:
- В бесплатной версии у вас всего 2 активных проекта и 50 Мб на диске для файлов. 10 Гб включены уже в корпоративный тариф, по цене 49$ в месяц. При этом тоже есть ограничение по активным проектам - 50 штук. Нам кажется, что даже для средней компании 50 проектов и 10 Гб недостаточно. Премиум стоит 99$, но и там активные проекты ограничены - 100.
4. Мегаплан
В Мегаплане реализован отдельный модуль «Документы», который позволяет хранить файлы с различным уровнем вложенности. Для каждого документа вы можете настроить видимость - открыть доступ только определенным сотрудникам.
При редактировании новый вариант файла допустимо загрузить к старому как версию. Сотрудники могут подписаться на уведомления о загрузке новой версии - по почте, SMS, в строке информера, каждый определяет это сам в настройках.
Источник: help.megaplan.ru
Текстовые документы можно создавать прямо в Мегаплане . Но просматривать и редактировать их можно будет тоже только в Мегаплане, нельзя скачать в каком-то другом формате.
Также в программе предусмотрены шаблоны для типовых документов.
Источник: help.megaplan.ru
Плюсы Мегаплана:
- Удобный и достаточно простой интерфейс.
- Возможности бесплатной работы для 10-ти пользователей, в том числе работы с документами.
Минусы Мегаплана:
- Нет полноценной возможности создавать разные типы документов прямо в системе.
- Стоимость тарифа всего на 10 пользователей достаточно высока - порядка 250$ за «все включено».
5. Битрикс24
Это комплексное решение с CRM-системой для бизнеса, где хорошо продуманы все возможности для совместного доступа и редактирования документов. К каждой задаче и комментарию вы можете прикреплять файлы - с компьютера или же с любого дискового хранилища, а также сразу создавать новые файлы в Google Docs или Microsoft Office Online.
Совместное редактирование документов онлайн доступно в . Если вы редактируете загруженный документ через Google Docs, можно его прикрепить к комментарию - и появится строчка о том, что пользователь загрузил новую версию документа. В Битрикс24 реализован умный поиск - все документы легко искать по названиям или проектам, выводятся подсказки.
Файлы, относящиеся к каждому проекту, можно сортировать по дате, по названию, по размеру. Приватность устанавливается также согласно настройкам папки проекта, где хранится документ. Вы можете запретить редактирование всем, кроме автора задачи.
Фишка Битрикс24 - каталог приложений. Например, бесплатно можно установить «Конструктор документов», который помогает создавать типовые файлы в форматах.docx, .pdf. Шаблоны легко редактируются, их можно отправить по электронной почте, вести журнал сохраненных документов.
В Битрикс24 к каждой задаче прикрепляется ссылка на документ, который пользователи могут совместно редактировать, комментировать и обсуждать в рамках задачи. Проще всего хранить документы на системном диске. Если по каким-то причинам вас не устраивает Битрикс24.Диск, можно использовать вместо него любое другое облачное хранилище. Но это удобно не всем и не всегда.
Плюсы Битрикс24
- Почти все возможности (кроме блокировки документов и отключения публичных ссылок на них) доступны в бесплатной версии комплексного решения. Также доступно 5 Гб в облачном хранилище. А за 199$ (верхний тариф) вы получаете неограниченный объем. Плюс экономия на лицензионных офисных программах.
- Большой выбор приложений для оптимизации работы с документами.
- Поддержка версий документов и уведомления о загрузке новых.
- Широкий функционал - в одном решении вы получаете все нужное для электронного документооборота.
Минусы решения:
- Настройки приватности файла задаются через группу или задачу, к которой он привязан, файл нельзя сделать видимым или невидимым для определенных пользователей, просто поставив метку.
- Нет функции добавления краткого описания к файлу.
Подведем итоги
Если у вас немного проектов и участников, а требования к документам не слишком сложны, можно остановиться на самом простом решении - например, Trello и подобные. Для простой работы с задачами этого вполне достаточно - каждый прикрепляет нужные файлы и при необходимости их заменяет.
Если речь идет о полноценной совместной работе и онлайн-согласовании, нужно рассматривать комплексные решения - такие, как и аналогичные системы управления. Все их возможности надо анализировать и сравнивать, а затем выбирать, опираясь на тот функционал, который вам нужен.
И пара советов - которые пригодятся при работе в любой системе:
- Даже если вы используете сложную систему, которая «сама все упорядочит», следите за тем, чтобы документы и задачи назывались по одинаковым правилам. Это упростит навигацию по проектам.
- Разделяйте доступы - рабочие документы стоит хранить во внутренних группах, а клиенту отдавать уже чистый документ без комментариев и правок.
- Лайфхак : если вы используете Ворд в режиме редактирования, не забудьте перед отправкой файла зайти в Рецензирование и принять все исправления. Иначе клиент может заметить, как вы несколько раз поменяли сроки или цену.
Неудивительно, что в последнее время все больше людей предпочитают работать из дома, или просто отказываются от командировок и предпочитают поддерживать контакт, используя средства удаленной работы. Именно поэтому вы решили опубликовать обзор инструментов для этого.
- Ta-da List
Ta-da List — это инструмент для групповой работы со списками. Если вам нужно поддерживать списки внутри команды — это самый подходящий инструмент, который хорошо делает свою работу, но при этом не перегружен функционалом. - TimeBridge
TimeBridge — это система управления расписаниями, которая интегрируется с Google Calendar, Exchange и Outlook и облегчает управления расписаниями встреч между живущими в разных часовых поясах людьми. - Campfire
Campfire — еще одно детище создателей Basecamp и Backpack, web-приложение, которое объединяет функции чата и службы мгновенных сообщений, которое создано специально для бизнес-применения. Бесплатная версия разрешает одновременное участие не более чем 4-х пользователей, но част этого вполне достаточно. - Google Docs & Spreadsheets
Главный элемент любого списка инструментов для групповой работы. — это, наверное, один из лучших на сегодняшний день инструментов для групповой работы. Вы можете как редактировать тексты, так и работать с таблицами вместе со своими коллегами. - Writeboard
Если же вы ищите что-то попроще, чем инструменты Google, то вам, безусловно, может понравиться Writeboard — легкое и простое web-приложение, отлично работающее с историей изменений, и позволяющее совместно работать над простыми документами простым и понятным способом. - Evernote
Evernote — чудесный инструмент для сохранения всевозможных заметок, имеет возможности совместной работы, так что вы можете отправлять документы от пользователя к пользователю. таким образом можно даже написать целую книгу совместно с другими авторами. Для этого можно, конечно, использовать и Google Docs, но там нет таких возможностей по созданию заметок и цитат из самых разных источников. Хотя возможно совместное использование Google Notebook и Google Docs для тех же целей. - Mixin
Упоминавшийся ранее позволяет использовать лишь время, которое все участники обозначили как свободное, Mixin же берет на себя работу по предложению удобного с точки зрения системы времени для всех. Этот инструмент может служить аккомпанементом для TimeBridge , когда участники никак не могут найти общее для всех свободное время. - Task2Gather
Существует куча online-систем работы с задачами, но — лучше приспособлена для управления проектами и взаимодействия членов команды чем многие, если не все из них. Если вам нужно приложение которое объединяет и средства по работе с персональными задачами и управления проектами в командах, Task2Gather — хороший выбор. - MediaWiki
Wiki уже давно считается чуть ли не самым продвинутым средством групповой работы, сочетая возможности совместного редактирования с возможностями общения, оповещения, групповых рассылок и прочего.
MediaWiki требует при развертывании и настройке под конкретные нужды, но безусловно окупает это своими богатыми возможностями. - Delicious
Если вам приходится работать там, где есть необходимость постоянно оценивать и обрабатывать ссылки в команде, то — лучший инструмент для этого. Добавляя теги вида for:username , вы можете создать список ссылок для просмотра того или иного члена команды, организуя что-то вроде to-do списка. - WordPress
Если же вы ищете блог, хорошо подходящий для коллективного ведения, то WordPress после последних изменений является великолепным выбором. Даже не стоит рекомендовать что-либо другое для поддержки коллективного блога. помимо прочего поддерживает управление версиями и потому позволяет легко откатить ненужные изменения и исправить ситуацию в случае каких-либо неприятностей.
Гостевой пост от Нины Горбуновой, интернет-обозревателя
Если Вы думаете, что системы для управления проектами - это инструмент, используемый только в крупных компаниях от 500 человек, вы будете сильно удивлены, узнав, что по статистике 70% пользователей подобных систем - малый и средний бизнес (компании от 10 до 300 человек), а также фрилансеры.
Учет времени, возможность эффективного общения внутри команды вне зависимости от местоположения, распределение обязанностей и отчетность - вот те составляющие, без которых невозможно представить совместную работу онлайн вне зависимости от того, сколько человек трудятся над проектом.
При этом, конечно, стоит понимать, что масштабные неповоротливые системы, обслуживающие крупнейшие компании мира, вряд ли приживутся в командах из 7-10 человек. Впрочем, также и крохотный таск менеджер никогда не удовлетворит потребности многоэтажного офиса Google. Поэтому, прежде чем приступать к обзору систем для совместной работы небольших команд, предлагаю определить основные критерии отбора этих самых систем.
Итак, представим, что я руководитель команды веб-дизайнеров из 10 человек.
- Я не стану выкладывать крупные суммы за программное обеспечение, хотя бы потому что на данном этапе я с бОльшей радостью вложу их в новые планшеты. Решение должно быть минимум бесплатным, максимум - предоставляться по разумной цене. Я не хочу получить громоздкую неповоротливую, сложную для внедрения систему. Я хочу быть уверенным в безопасности своих данных.
- Я хочу, чтобы система включала все базовые инструменты, необходимые мне для работы - учет рабочего времени, распределение обязанностей, возможность обсуждения и обмена файлами и генерация отчетов.
Исходя из этих требований, предлагаю обратить внимание на следующие системы, которые могут быть полезны как небольшим командам, так и фрилансерам.
1) Teamer
Начнем с малого. Teamer - это действительно небольшая и, на мой взгляд, довольно простая система для совместной работы.
Словами разработчиков
“Teamer.ru - веб-сервис для организации командной работы над проектами. Прежде всего - над интернет-проектами, хотя вполне может быть использован для планирования каких-то личных дел или ещё чего-то.”
Как работает Teamer
Команда делится на группы по проектам и распределяют между собой задания (тикеты). Пользователи делятся на исполнителей и управляющих, так определяются права доступа к проектам и задачам.
3 основных раздела системы - “где все”, “кто виноват” и “что делать”. Когда задач становится так много, что непонятно, за что браться в первую очередь, выручить может кнопка “Мне повезет”.
Стоимость решения
SaaS версия Teamer предоставляется бесплатно, однако с конца 2012 разработчики обещают начать продажи коробочных версий.
2) Teamlab
Словами разработчиков
“TeamLab - это многофункциональный веб-офис для совместной работы, управления документами и проектами”
Как работает Teamlab
На деле Teamlab представляет собой совокупность 4 модулей - Управление проектами, Управление документами, Совместная работа и CRM. Помимо стандартного набора инструментов для совместной работы, эта платформа предлагает возможность создать собственную базу знаний - корпоративную Википедию, проводить опросы с голосованием, делиться закладками. Более того, Вы можете вести полноценную работу с документами: создавать, редактировать и обмениваться текстовыми документами, таблицами и презентациями без необходимости прибегать к сторонним приложениям. Teamlab можно развернуть не только в качестве SaaS решения, но и на собственном сервере, а также в личном облаке Amazon.
Стоимость
Все 4 модуля Teamlab + 1 Gb рабочего пространства предоставляются бесплатно. Однако если Вашей команде этого становится мало, добавить еще 49 Gb памяти к своему порталу можно за $49 в месяц.
3) Teambox
Словами разработчиков
“Teambox is online project management tool for teams”
Как работает Teambox
На деле Teambox, в первую очередь, представляет собой площадку для активного общения членов команды между собой. Разработчики не скрывают, что при создании системы в качестве примера они брали стиль общения в социальных сетях. В результате участники постят информацию о том, как продвигаются дела в своих статусах в режиме реального времени – точно так же, как это делают пользователи Facebook и Twitter - все обновления отображаются на главное панели. Teambox позволяет формировать списки задач к каждому проекту, видеть ответственных и сроки исполнения, а также синхронизировать все данные с календарем.
Несмотря на то, что проект принадлежит американским разработчикам, система представлена и в русскоязычном интерфейсе.
Стоимость
Сбесплатной версией Teambox Вы получаете 50 Мб дискового пространства и возможность вести 3 проекта одновременно. 6 проектов и 200 Mb рабочего пространства будут стоить уже $12 в месяц.
4) Task Manager Free от Мегаплан
Словами разработчиков
“Task Manager Free - это легкий и удобный онлайн-интерфейс для небольших компаний и частных предпринимателей”
Как работает Task Manager Free
Task Manager от Мегаплан позволяет ставить задачи и объединять их в проекты, контролировать их выполнение, видеть загрузку и оценивать эффективность работы каждого сотрудника, планировать встречи и совещания с коллегами и клиентами, а также использовать все возможности корпоративной почты, не выходя из системы. Ложкой дегтя в этой бочке мегамеда являются лишь серьезные ограничения на использование системы. Скажем, одновременно в Мегаплане может быть только 3 человека online.
Стоимость
Как и следует из названия, Task manager free предоставляется абсолютно бесплатно. Минимальная плата за таск менеджер лайт и его старшего брата начинается от 61 рубля за лицензию.
5) Планфикс
Словами разработчиков
“Планфикс - это простой в освоении и эффективный инструмент управления бизнесом”
Как работает Планфикс
Планфикс - еще один пример того, что минимализм в системах для управления проектами, как правило, уместен. Внутри системы принята очень четкая структура - Проект , объединенные им Задачи и прикрепленное к каждой Задаче Действие . У каждой задачи есть статус (новая, в работе, выполненная и завершенная ), кроме того, к каждой задаче можно прикрепить нужные файлы, задать повторяемость и любое количество исполнителей.
Некоторые действия в Планфикс доступны по email: скажем, ставить задачи и вести по ним переписки сотрудники могут не заходя в систему. Завершают функционал платформы разделы Аналитика и Отчет, позволяющие объективно оценить текущее положение дел по проектам.
Стоимость
Планфикс - бесплатный инструмент. Мотивами своего альтруизма ребята поделились в официальном блоге . Никакого подвоха.
6) Teamtools
Словами разработчиков
“Teamtools - Ваш корпоративный портал”
Как работает Teamtools
Teamtools для небольшой команды - это функциональный таск менеджер, где все участники системы делятся на авторов, исполнителей и соисполнителей (кроме того есть возможность участия “от имени”).
Каждый член команды располагает личным органайзером, в котором отображается вся его активность: задачи, события, файлы и контакты.
Для каждой задачи можно задать статус: черновик, не начата, на исполнении, приемка, завершена. При любом значимом изменении задачи система формирует автоматическое уведомление всем заинтересованным лицам.
К платформе прилагается 1 Gb файлового хранилища, а также возможность просмотра файлов html, xps, doc, docx, xlsx, pdf и редактирование doc и html
Стоимость
Teamtools для небольшой команды стоит 200 рублей в месяц, при этом teamtools для личного пользования предоставляется бесплатно (с ограничениями в функционале)
7) Birdviewproject
Словами разработчиков
“Birdviewproject - система совместной работы и управления проектами ”
Как работает Birdviewproject
Как и в большинстве систем для совместной работы, здесь Вы можете ставить задачи, выбирать исполнителей, группировать их по проектам. Одно из отличий платформы - гибкая система кастомизации. Скажем, есть возможность добавлять собственные поля задач и даже вести учет трудозатрат и тарификации. “Взгляд с высоты птичьего полета” - основная особенность системы, отображенная в названии. В действительности за этим обещанием скрывается возможность детализированного взгляда (Zoom’a) на текущие дела. На панели управления каждый проект отображается в виде небольшой карточки (cм скриншот) и чем выше детализация, тем больше подробностей о текущем состоянии проекта становится доступно Вашему взору.
Стоимость
Бесплатный план Birdviewprojects рассчитан на 1 пользователя, 3 проекта и 3 клиента +100 Mb рабочего пространства. Небольшой команде может подойти план “Стартап” или “Команда” для 3 и 10 пользователей за $9 и $29 в месяц соответственно.
Возможно, значительная часть вашей работы и проектов выполняется онлайн. Но и вам, и вашему начальству может быть непросто распределить очерёдность задач по степени их важности.
Отсюда необходимость применения менеджерами различных приложений для совместной работы онлайн. Более того, именно тогда им приходится прибегать к помощи средств управления заданиями.
Средства обеспечения условий для совместной работы онлайн помогают вашим менеджерам, команде сотрудников и вам самим постоянно держаться в курсе хода реализации проектов, который может меняться и за которым вы не всегда можете уследить.
Если указаний по ведению проекта поступает много, если они обновляются и корректируются, как и сам проект, то все эти обновления сразу отображаются в панели управления. Перед вами обзор 10 приложений для совместной работы, которые могут пригодиться вам, как менеджеру по ведению проектов.
1. Ведение заметок: Producteev
Бесплатный сервис
Вам нужно отслеживать ход выполнения заданий, а заодно “собрать в кружок” участников вашей команды? Опробуйте Producteev в деле. Producteev – социальная платформа управления заданиями, позволяющая оповещать сразу нескольких человек о важных аспектах выполнения текущих задач. Producteev позволяет вам вести сколько угодно проектов, оповещать о подробностях и обновлениях хода их реализации столько групп и отдельных участников, сколько вы решите включить в список.
2. Виртуальная рабочая среда: Podio
Сервис, бесплатный не более чем для 5 сотрудников
Социально-сетевые средства обеспечения условий для совместной работы, подобные Podio, позволяют вам отвести на онлайн-платформе “уголок” для общения с сотрудниками. Обменивайтесь рабочими материалами с теми, кому разрешён к ним доступ. Обсуждайте дела и не только с участниками вашей команды здесь, как в обычном рабочем кабинете, с той лишь разницей, что он действует онлайн. Оптимальный сервис для многочисленных рабочих коллективов.
3. Сеанс конференции: Conceptboard
Сервис, бесплатный не более чем для 25 пользователей
Conceptboard – лёгкая в обращении централизованная платформа обмена сообщениями вживую, позволяющая вам делиться сведениями с командой сотрудников через их публикацию на общей “доске”. Сеансы живой переписки открывают всем участникам конференции участки “доски”, просматриваемые в данный момент другими. Оптимальный сервис для виртуальных управленцев и участников команды, которые не могут лично посещать рабочие встречи или конференции.
4. Выборочная командная работа: Basecamp
Сервис, бесплатный для преподавателей и учащихся, разрабатывающих учебные проекты
Basecamp предоставляет пользователю возможность выбирать, кому из участников команды открыть доступ к просмотру деталей конкретных проектов, а кому закрыть. Удобный для каждого способ координировать ход реализации проектов через контроль доступа к файлам, приглашение к участию в развёрнутых обсуждениях и множество прочих приёмов. Basecamp – оптимальное приложение для управленцев, желающих скрыть определённые сведения и файлы от некоторых сотрудников, обеспечить выборочный допуск к ним.
5. Мультизадачный режим: Binfire
Сервис, бесплатный не более чем для 3 пользователей
Сервис Binfire очень похож на Producteev, с той лишь разницей, что собственные приложения Binfire снабжены ещё и общей интерактивной “доской” для обмена данными вживую и календарём. Binfire обеспечивает вам удобство работы в многозадачном режиме на одном месте. Binfire поддерживает показатели социально-сетевой активности, повышая интенсивность профессиональных контактов онлайн на личном уровне, предоставляет вам возможность использования других сервисов творческой и практической направленности.
6. Лёгкость использования: Google Apps для предприятий
Сервис, бесплатный для пользования в течение 30 дней
Приложение Google Apps, наверное, одно из наиболее часто используемых вами и вашим менеджером. Лёгкость его использования позволяет даже малочисленным командам задействовать его безо всяких сложностей. Google Apps позволяет вам хранить файлы, обмениваться ими, конструировать сайты проектов и шаблоны. Сервис предоставляет вам возможность обмена сгенерированными вами вместе с вашей командой проектами в профессиональных и личных целях.
7. Отслеживание неполадок: Goplan
30 дней бесплатного пробного пользования
Goplan позволяет вам не только планировать ход реализации проектов, упорядочивать задания и файлы в одном месте, но и отслеживать возникающие при пользовании аккаунтом неполадки, генерировать запросы на их устранение. Оптимальный сервис для коллективов, задействующих средства управления совместной работой. Приложение обеспечивает быстрое рассмотрение обращений клиентов через систему отправки запросов, тем самым повышая уровень обслуживания – а когда клиент доволен, он от вас не уходит. Goplan также позволяет вашим управленцам отслеживать историю обращений клиентов по поводу неполадок, которые пришлось устранять вашей команде.
8. Управление в реальном времени: Glip
Сервис бесплатный, но лимитированный – 10,000 сообщений на одного человека
Glip, по сути своей, это современный сервис делового общения, чьи возможности расширены за счёт встроенных функций. Он не только обеспечивает лёгкость взаимодействия, но и запросто встраивается в структуру ресурсов. Приложение удобно для управления контентом, для ведения маркетинговых проектов и распределения рабочей нагрузки команды, но главная его особенность в бессбойности и простоте использования. Среди отличительных функций Glip также компактный редактор документации совместного пользования Notes, плюс возможность участвовать в работе над проектами неограниченного количества сотрудников и приглашённых пользователей.
9. Расширение бизнеса: Worketc
Если вы – владелец малого предприятия, но хотите поднять дело на более высокий уровень, то вам стоит подумать об использовании Worketc. Сервис обеспечивает предварительный просмотр условий перевода бизнеса из разряда мелких в средние и в крупные. Он содержит платформу для управления проектами и взаимодействия с клиентами, поддерживает систему выписки накладных и оформления продаж. Поддержка системы выписки накладных и оформления продаж предоставляет вашим управленцам и сотрудникам возможность легко задействовать дополнительные настраиваемые инструменты для продвижения контента на рынке.
10. Делу венец: ProWork Flow
14 дней бесплатного пользования
Применения базовых сервисов рыночного продвижения в социальных сетях иногда бывает недостаточно для успешного распределения рабочей нагрузки внутри вашей команды. Если под вашим началом большой коллектив и объём работы у вас тоже велик, то ProWork Flow с его функционалом нового поколения вам пригодится. Приложение поможет вам отслеживать ход и обновлять данные сразу ряда проектов нескольких сотрудников – одновременно и в одном месте. Среди прочих функций сервиса отображение рабочей загрузки команды для удобства просмотра в инструментальной панели, а также временная шкала и табель, с которыми учёт затрат времени вести легче лёгкого.
