Структура информационно аналитической справки. Аналитическая справка это как писать. Правила составления аналитической записки

Справки

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка - это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.
В зависимости от целей составления справки могут быть: аналитическими, отчетными или информационными.
Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй - анализ ситуации или вопроса, в третьей - выводы и предложения.
Аналитические справки по спорным вопросам включают, как правило, две противоположные позиции (например, налогового органа и независимых экспертов) с выводами и главное вариантами действий в подобной ситуации с оценкой последствий каждого варианта. С помощью таких аналитических справок подписчик не только видит в чем проблема, но и сразу получает информацию о возможных путях выхода из сложившейся ситуации.
Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например, справка о текучести кадров за 1 квартал 2006 г.
Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе обучения водителей электропогрузчика в учебном комбинате в апреле 2006 г. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.
Справки, в зависимости от адресата, могут быть: внешними и внутренними.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.
Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.
Текст и информационной, и отчетной справок может быть оформлен в виде, таблицы, включать разделы и подразделы.
При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:
полноты и достоверности фактов и сведений;
правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
точности датирования;
соблюдения уровня подписания.
Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.
Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.
Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно работает" и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.
По материалам сайта http://www.delo-press.ru

Требования к оформлению справок

1. Тест печатается шрифтом 14 или 15 через полтора интервала; поля: слева — 2,5 см, справа—1,0 см.
2. В тексте должны быть сноски на заимствованный материал, т.е. ссылки на источники, откуда взята информация.
3. Текст должен быть прочитан автором для устранения опечаток.
4. Текст должен быть строго экономическим, деловым и не должен содержать журналистских оборотов.
5. Следует избегать перечислений, надо их осмыслить и излагать своими словами с собственными положениями и выводами.
6. Лучше не употреблять слов и оборотов «необходимо», «следует», «должны», если не ясно, кому они адресованы.
7. Не следует употреблять слова «сегодня», «на сегодняшний день», «в данный момент», «в последний год (годы)», «в текущий период», а указывать точно год (годы) или, в крайнем случае, использовать оборот «в настоящее время» (если материал относится к текущему периоду).
8. Не употреблять следующие слова и выражения: «несомненно», «безусловно», «очевидно», «примечательно», «занять достойное место», «естественно», «можно с уверенностью сказать».
9. Заголовки параграфов в тексте и в содержании должны быть одинаковыми.
10. В оглавлении, в правом углу, ставится «стр.» и указываются номера страниц, относящиеся к каждому параграфу.
11. Все страницы и параграфы должны быть пронумерованы.
12. Жирным шрифтом выделения в тексте делать не следует, можно использовать светлый курсив.

информационно-аналитической справки на фирму

Цель составления справки: дать обучающемуся возможность приобрести навыки и практический опыт подготовки аналитической справки на фирму.
В справке приводятся:
1) общие сведения о фирме;
2) характеристика производственной деятельности;
3) анализ и оценка положения фирмы в отрасли мирового хозяйства.

Типовая форма справки на фирму

1. Справочные сведения о фирме:
общие сведения о фирме (наименование дается на иностранном языке) — адрес фирмы, страна регистрации, номер регистрации, номер телекса, телефона, адрес в Интернете;
вид хозяйственной деятельности фирмы — промышленная; торговая; по предоставлению услуг;
характер собственности фирмы — частная; государственная, полугосударственная; участие в финансово-промышленной группе, банковском холдинге;
правовое положение фирмы — акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью, корпорация (в США), компания публичного типа, компания частного типа (в странах ЕС), единоличная фирма;
принадлежность фирмы по капиталу и контролю — национальная, иностранная, смешанная;
тип материнской компании — производственная, холдинговая;
международная деятельность фирмы — число дочерних компаний и филиалов (в
том числе производственных), число стран, в которых они расположены; местоположение, виды деятельности, специализация наиболее крупных дочерних компаний и филиалов;
история образования и особенности развития фирмы — год создания, основные слияния, поглощения; изменения наименования.
2. Производственная деятельность фирмы:
основные направления производственной деятельности фирмы; отраслевая принадлежность;
номенклатура производимой продукции; основные товары или группы товаров; направление специализации; марки и модели производимой продукции (бренды) в распределении по производственным отделениям;
производство важнейших видов продукции в количественном и стоимостном выражении (за год или ряд лет по последним имеющимся данным в разбивке по видам продукции), структура производства;
производственная и материально-техническая база фирмы — количество и местоположения производственных предприятий (в своей стране и за границей), их мощность, размеры, характер выпускаемой и реализуемой продукции; количество сбытовых предприятий, складов и центров технического обслуживания, собственной сырьевой базой, источниками энергии;
производственно-технические и прочие хозяйственные связи с другими фирмами (указывается наименование фирм; формы связей);
значение и характер внутрикорпорационных связей.
3. Анализ и оценка положения фирмы в отраслях мирового хозяйства предполагает выявление масштабов фирмы, ее места в системе ранжирования на национальном и международном уровня.
3.1. Определение места фирмы в фирменной структуре страны в … годах.
место фирмы по доходам в стране базирования (таблица);
доля фирмы в суммарных доходах фирм страны базирования (таблица);
отраслевая принадлежность (по кодовому обозначению отрасли (таблица);
определение места фирмы по отраслевой принадлежности фирм страны базирования (таблица;
определение доли фирмы по доходам среди крупнейших фирм страны (таблица).

Значительную часть документов, создаваемых на предприятии и поступающих извне, составляют информационно-справочные документы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию (например, к изданию распорядительных документов), а может быть просто принята к сведению.

К информационно-справочным документам относятся акты, служебные письма, докладные и пояснительные записки, справки, обзоры, отзывы и др.

6.1. Справки

Это документ информационного характера, подтверждающий и описывающий те или иные факты, события.

Справки бывают двух видов:

справка-подтверждение удостоверяет юридический факт и выдается гражданам и учреждениям (чаще личного характера). Эти справки требуют заверения печатью;
справка информационного характера содержит описание событий и фактов. Они составляются по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.

Справка, направляемая за пределы предприятия , оформляется на общем бланке предприятия и содержит следующие реквизиты :

название вида документа (10);
дата документа (11);
ссылка на регистрационный индекс и дату запроса (13);
место составления документа (14);
адресат (16);
текст (21);
подпись (23).

Если справка содержит несколько вопросов, то текст разделяют на разделы по числу рассматриваемых вопросов. Текст справки может содержать таблицы, иметь приложения.

Внутренняя справка (т. е. справка, направляемая в другие подразделения одного предприятия) оформляется на внутреннем бланке или на чистом листе, который содержит основные реквизиты бланка с указанием наименования структурного подразделения.

Приведем пример внутренней справки.

СПРАВКА

О расходах на почтовые отправления

В декабре 2009 года экспедиционной службой было отправлено 124 заказных письма на сумму 314 (триста четырнадцать) грн.

Справка личного характера (о подтверждении места работы, учебы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т. п.) оформляется на бланке или с проставлением штампа предприятия на чистом листе. Такая справка имеет некоторые отличия в составе реквизитов от справки информационного характера, а именно: отсутствие заголовка к тексту, обязательное заверение подписи печатью. Вместо реквизита «Адресат» в конце текста указывается наименование организации, в которую предоставляется справка. Такие справки, как правило, начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором даются сведения.

В связи с тем, что тексты справок личного характера, как правило, типовые, могут применяться трафаретные бланки, изготовленные печатным способом, где заполняются лишь отдельные реквизиты.

Приведем пример справки, оформленной на трафаретном бланке с проставлением штампа предприятия.

6.2. Служебные записки

Служебные записки - обобщающее название адресованных руководству письменных пояснений, уведомлений и обобщений, в которых описываются определенные факты или события, а также вносятся предложения, вытекающие из изложенных фактов или событий и их анализа.

При составлении служебной записки указывается точное название документа - докладная, пояснительная или аналитическая записка.

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки бывают информационными, инициативными и отчетными.

Докладная записка составляется как по инициативе ее автора, так и по указанию руководителя. Цель докладной записки - информировать руководителя об имевшем место факте, о ходе выполняемой работы, сложившейся ситуации и т. п. и побудить принять определенное решение. Из этого следует, что текст докладной записки имеет две части: в первой (констатирующей или описательной) излагаются факты, имевшие место, или сложившаяся ситуация, во второй - выводы, предложения или просьба.

В зависимости от адресата докладные записки, как и справки, могут быть внутренними, т. е. направляемыми руководителю структурного подразделения или руководителю предприятия, и внешними, которые адресуют в другие инстанции (вышестоящие организации собственной системы - министерство, ведомство и т. п. - или местные органы власти).

Внутренняя докладная записка составляется на чистом листе бумаги. Она содержит следующие реквизиты:

название вида документа (10);
дата документа (11);
регистрационный индекс документа (12);
адресат (16);
заголовок к тексту (19);
текст документа (21);
подпись (23).

Внешняя докладная записка имеет те же реквизиты, что и внутренняя, но оформляется на общем бланке предприятия и подписывается руководителем предприятия.

Приведем пример составления докладной записки.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Пояснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (проекта, плана, отчета) или объясняющий причины каких-либо событий, фактов, действий работников и составляемый по требованию руководства.

К первой группе относятся записки, которые являются приложением к основному документу, дополняют и поясняют его. Обычно они составляются к проекту или отчету (например, «Пояснительная записка к годовому отчету за 2009 год»). Оформляются такие пояснительные записки на общих бланках. Они имеют те же реквизиты, что и докладные записки.

Вторую группу составляют записки, в которых отдельные работники объясняют свои действия, поступки или сложившуюся ситуацию, например в связи с невыполнением задания или нарушением дисциплины. Такие записки, как правило, пишут по требованию администрации.

Как и внутренние докладные записки, они пишутся на чистых листах бумаги, имеют те же реквизиты и подписываются их составителями.

Приведем пример составления пояснительной записки.

Архив	Директору
	Якименко С. М.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Об аварии в архиве завода

В результате разрыва трубопровода холодной воды, случившегося в воскресенье 27.12.2009 около 14 часов, было залито водой архивохранилище Д заводского архива, в котором находились дела временного хранения. Авария произошла из-за плохого состояния водопроводных труб, на которых были установлены хомуты. Благодаря оперативным действиям дежурного Металлова М. А. своевременно были приняты меры по устранению аварии и ликвидации ее последствий. Однако до 30 % дел, находившихся в этом хранилище, намокло или отсырело.

Для спасения документов были предприняты следующие действия:

перебраны все дела и отобраны поврежденные документы;
выделены к уничтожению дела, по которым истек срок хранения;
просушены документы, по которым срок хранения не истек;
остальные дела и документы вынесены в другое специально выделенное помещение.

В результате принятых мер утраченных документов нет.

Приложения: 1. Акт об аварии от 27.12.2009 № 3 на 2 л. в 1 экз.

2. Акт об уничтожении поврежденных документов от 28.12.2009 № 12 на 3 л. в 1 экз.

Заведующая архивом

Резникова

Т. А. Резникова

Аналитические записки - письменные обобщения, которые составляются по требованию руководства или по собственной инициативе и содержат систематизированные (сгруппированные, классифицированные и обобщенные) данные о событиях и процессах с изложением тенденций развития ситуации и предложений по принятию управленческих решений, которые следуют из приведенного анализа.

Аналитические записки имеют те же реквизиты, что и прочие служебные записки.

6.3. Акты

Акт - документ, составленный одним или несколькими лицами и подтверждающий некие установленные факты и события. Его составляют в присутствии свидетелей или на основании обследования.

Как правило, акты составляются комиссиями, назначаемыми приказом руководителя предприятия или вышестоящего органа. Комиссии могут создаваться и как постоянно действующие - ревизионные, экспертные и др. В определенных случаях акт может быть составлен с привлечением представителей сторонних предприятий.

Акты могут иметь различное назначение - служить первично-учетной документацией (например, акт приема материалов, акт на списание основных средств, акт на списание бланков трудовых книжек, акт принятия выполненных подрядных работ, акт об использовании рационализаторских предложений и др.), являться организационно-распорядительными документами (например, акт ликвидации предприятия) или составляться в зависимости от характера событий: при смене руководства, несчастном случае, аварии и др.

Составлению акта обычно предшествует изучение членами комиссии сути вопроса, действующих нормативных документов, которые регулируют рассматриваемый вопрос, и детальная проверка фактов. В акте должны отражаться только те факты, которые прямо установлены лицами, подписывающими этот акт. Если позволяет ситуация, допускается ведение черновых записей. В этом случае подготовленный акт представляется на подпись вместе с черновыми материалами, которые предварительно завизировали все члены комиссии и заинтересованные лица.

Вне зависимости от вида все акты составляются по единой схеме. Для многих актируемых повторяющихся ситуаций существуют унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов, составляемых архивными подразделениями предприятий при проверке наличия и состояния дел, при выделении дел к уничтожению, при приеме-передаче дел на государственное хранение и др.

наименование организации (07);
название вида документа (10);
дата документа (11);
регистрационный индекс документа (12);
место составления или издания документа (14);
гриф утверждения документа (17);
заголовок к тексту документа (19);
текст документа (21);
отметка о наличии приложений (22);
подписи (23).

Оформляется акт на общем бланке предприятия. Целесообразно использовать угловой бланк (с угловым расположением реквизитов), если акт подлежит утверждению.

Дата и место составления, проставляемые в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок в краткой форме должен отражать содержание актируемого события. Формулируется заголовок с помощью отглагольного существительного с предлогом «О» («Об») или без него. Например: « О проверке…» , «О списании…» , «Об уничтожении…» или «Установление производительности автоматической линии…»

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются название, номер и дата распорядительного документа, на основании которого актируется событие, указываются должности, фамилии и инициалы (в именительном падеже) лиц, участвующих в составлении акта, а также могут быть указаны присутствующие лица.

Вводная часть начинается со слова «Основание» , которое печатается ниже заголовка на 2 - 3 интервала без отступа от левого поля. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются название организационно-распорядительного документа в именительном падеже (приказ, решение, положение, правила и др.), его дата, регистрационный номер и заголовок.

Пример:

Основание: приказ директора завода от 03.12.2009 № 112 «О реконструкции опытно-экспериментального участка».

С новой строки без отступа от левого поля печатается слово «Составлен» и приводятся должности, фамилии и инициалы составителей акта либо приводится состав комиссии (при этом первым указывают председателя комиссии).

Следует обратить внимание, что, если акт составлен постоянно действующей комиссией, созданной по приказу руководителя (например, экспертной комиссией по определению ценности документов) или по решению коллегиального органа (например, ревизионной комиссией акционерного общества), должности председателя и членов комиссии в акте не указывают.

Должности присутствующих (свидетелей составления акта) следует указывать обязательно. В числе присутствующих могут быть: лица, работа которых проверяется; должностные лица предприятия; специалисты данного предприятия или приглашенные; представители профкома или другой общественной организации; свидетели события и др. Если в составлении акта принимают участие представители других предприятий, то в название должности включают и наименование предприятия. Фамилии членов комиссии и присутствующих указываются в алфавитном порядке.

Пример:

Составлен комиссией в составе:

Председатель - Новый М. Н.

Члены комиссии: Воинов К. Л.

Субботин М. И.

Якушев В. А.

Присутствовали: главный инженер ОАО «Турбоатом» Савченко Т. Т.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проделанной комиссией работы, указываются документы, в соответствии с которыми проводилась работа, фиксируются установленные факты. Сведения могут быть представлены в виде таблицы. В случае необходимости формулируются выводы и даются рекомендации.

Количество экземпляров акта определяется соответствующими нормативными документами или тем, какой круг предприятий или лиц заинтересован в нем. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают после текста перед подписями, печатают с новой строки без отступа от левого поля.

Пример:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр - в бухгалтерию;
2-й экземпляр - в отдел главного механика;
3-й экземпляр - в дело № 08-25.

Акт подписывается всеми лицами, участвовавшими в его составлении, в том числе и приглашенными. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Пример:

При наличии особого мнения у составителей акта или присутствующих его излагают ниже подписей на первом экземпляре акта или на отдельном листе. В последнем случае в акте рядом с подписью делается отметка: «с учетом особого мнения (прилагается)» .

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт об инвентаризации утверждается руководителем предприятия. Утверждение оформляется грифом в соответствии с ДСТУ 4163 (см. с. 14).

6.4. Служебные письма

Служебные письма являются одним из наиболее распространенных видов документов и служат средством общения - установления служебных контактов, обмена информацией между предприятиями. Путем переписки ведутся переговоры, согласуются вопросы, выясняются отношения между партнерами, излагаются претензии и т. п. Деловая переписка предусматривает связь между юридическими лицами или между юридическими и физическими лицами, которые могут быть как отправителями, так и получателями корреспонденции.

По функциональному признаку служебные письма делятся на такие, которые требуют ответа, и такие, которые его не требуют.

К письмам, которые требуют ответа (инициативные письма) , относятся: письма-просьбы, письма-обращения, письма-запросы, письма-предложения, письма-требования.

Ответные письма по своему содержанию зависят от инициативных писем, поскольку тема их текста уже задана и остается изложить запрашиваемые сведения или характер решения вопроса, поставленного в инициативном письме: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы. Ответ должен быть изложен в конкретной форме: все ли просьбы могут быть выполнены и в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть аргументированным. На таких письмах исполнитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает.

Среди писем, которые не требуют ответа (циркулярные письма) , можно назвать письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-уведомления, письма-предупреждения, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные письма.

Сопроводительное письмо - документ, который информирует адресата об отправке ему документов, прилагаемых к письму. Такое письмо составляется в случае, когда необходимо пояснить или дополнить документы, которые прилагаются: указать срок исполнения, пояснить причину задержки, пояснить сложные моменты и т. п. Начинаются письма этой разновидности словами: «Высылаем» , «Направляем» , «Возвращаем» , «Прилагаем» , далее указываются заголовки и реквизиты (дата и номер) документа, который высылается.

Гарантийное письмо - документ, который обеспечивает выполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведение исследований и т. п.).

Письмо-напоминание содержит указания на приближение или окончание срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом: «Напоминаем» .

Письма-приглашения направляются адресату с предложением принять участие в мероприятиях, которые проводятся. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В этих документах раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Письмо-уведомление по своему стилю приближено к письму-приглашению и информационному письму. Составляется для конкретного адресата и, как правило, является ответом на запрос. Начинается со слов: «Уведомляем» , «Сообщаем» , «Доводим до Вашего сведения» и т. п., далее излагаются факты, которые являются целью уведомления.

Письмо-подтверждение содержит уведомление о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли), о том, что предварительный документ остается в силе, и т. п. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность писем словом: «Подтверждаем» .

Служебные письма пишут на специальных бланках, которые так и называются: угловой бланк письма предприятия (см. с. 19) и продольный бланк письма предприятия (см. с. 20) в зависимости от размещения реквизитов и границ зон на бланке, или оформляют на чистом листе бумаги. В последнем случае оставляют место вверху слева для оттиска углового штампа отправителя. В зависимости от объема текста используют листы или бланки формата А4 или А5.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов предприятия содержит реквизиты :

изображение Государственного герба Украины, герба Автономной Республики Крым (01);
изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02);
изображение наград (03);
код организации (04);
наименование вышестоящей организации (06);
наименование организации (07);
наименование структурного подразделения (08);
справочные данные об организации (09).

Кроме того, на бланке письма рекомендуется размещать ограничительные отметки для реквизитов: «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа» (13), «Адресат» (16), «Резолюция» (18), «Заголовок к тексту документа» (19), «Отметка о контроле» (20), «Текст документа» (21).

Реквизиты (01) - (09) печатаются типографским способом. ДСТУ 4163 разрешено изготавливать бланки с помощью компьютерной техники.

Служебное письмо является единственным документом, на котором не ставится реквизит «Название вида документа (10)» , т. е. слово «Письмо».

Реквизиты служебного письма :

дата документа (11);
регистрационный индекс документа (12);
ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ (13);
гриф ограничения доступа к документу (15) (при необходимости);
адресат (16);
резолюция (18);
заголовок к тексту документа (19);
отметка о контроле (20);
текст документа (21);
отметка о наличии приложений (22) (при необходимости);
подпись (23);
визы документа (25) (оформляются на экземпляре письма, остающемся у отправителя);
оттиск печати (26) (при необходимости);
фамилия исполнителя и номер его телефона (28);
отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29) (проставляется от руки после исполнения документа);
отметка о наличии документа в электронной форме (30);
отметка о поступлении документа в организацию (31) (проставляется адресатом в день поступления документа).

Остановимся на особенностях оформления некоторых реквизитов.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (реквизит 13) имеется только на бланке для писем. В письмах-ответах регистрационный индекс и дата входящего письма должны быть проставлены обязательно в специально отведенном для этого месте . Ссылочная дата и номер переписываются составителем ответа из инициативного письма цифровым способом и должны иметь следующий вид: «На № 05-14/122 от 28.12.2009».

Такая запись позволяет при получении письма-ответа быстро найти копию письма-запроса.

Этот реквизит не следует повторять в тексте . Фраза: «На Ваш № ____ от ______ сообщаем следующее…» - является лишней.

Текст письма должен четко отражать причину и цель его написания, раскрывать суть дела, содержать убедительные аргументы. Все аспекты рассматриваемого вопроса необходимо излагать сжато, но в достаточной мере полно. Изложение текста письма должно быть лаконичным, логически последовательным и корректным. Не менее важным для текста письма является соответствие литературным нормам.

Письмо, как правило, должно быть посвящено одному вопросу , поскольку это значительно упрощает и ускоряет все операции по обработке, поиску, исполнению и хранению документа. Несколько вопросов в одном письме можно затрагивать тогда, когда они взаимосвязаны.

В служебной переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, уведомляем, направляем, напоминаем и т. п.), так как должностное лицо, которое подписывает письмо, выступает от имени предприятия (учреждения, организации). Форма изложения текста от первого лица единственного числа (прошу, уведомляю, направляю, напоминаю и т. п.) возможна в случаях, если письмо оформляют на бланке должностного лица или если письмо содержит персональное обращение к адресату.

Вступление должно содержать изложение причин или непосредственного повода, обусловивших появление письма. Также во вступительной части могут приводиться ссылки на нормативные или инструктивные документы. Часто вступлением служит ссылка на решение вышестоящего органа.

Например:

« В соответствии с решением наблюдательного совета правление ОАО «Монолит» информирует заинтересованные предприятия о…»

«С целью выполнения распоряжения…»

В доказательной части приводятся факты, цифровые данные, ссылки на нормативные акты, излагается история вопроса, которые должны побудить адресата к рассмотрению высказанной просьбы (предложения) и принятию определенного решения.

Вывод (его также называют основной частью письма) является главным логическим элементом письма, в котором излагаются суть вопроса, основная цель в форме просьбы, предложения, гарантии, согласия или отказа и др.

Например:

« Учитывая вышеизложенное, считаем Ваши обвинения безосновательными и просим отозвать претензию».

В письме могут быть выражены и такие аспекты: ожидаемый результат и готовность к дальнейшему сотрудничеству.

Например:

« Думаем, что этот проект Вас заинтересует»

«Надеемся, что наше дальнейшее сотрудничество будет таким же плодотворным и взаимовыгодным».

В заключительной части письма перед реквизитом «Подпись» могут присутствовать слова: «С уважением».

Письма, направляемые зарубежным адресатам, целесообразно оформлять на двуязычных бланках, дополнительно используя язык страны-адресата или один из языков международного общения.

Унификация процесса оформления писем позволяет:

организовать централизованное изготовление бланков для писем;
сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
ускорить обработку корреспонденции;
облегчить визуальный поиск нужной информации;
применить оргтехнику.

Справка - информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

Служебная справка - официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.).

Личная справка - официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).

В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешние справки, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

Например :

По состоянию на 11.05.2008 или За период с 01.01.2007 по 31.12.2008

В личных справках заголовок допускается не указывать.

Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов "выдана настоящая", "действительно работает". При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.

Внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние - их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями. При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью организации заверяются личные справки.

Датой справки является дата ее подписания.

Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:

Адресат;

Заголовок к тексту;

Отметка о наличии приложения (если оно имеется);

Отметка об исполнителе (при необходимости);

Подпись;

Регистрационный индекс.

Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями.

Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования:

Руководителю вышестоящего органа;

Организации в целом;

Структурному подразделению организации;

Конкретному должностному лицу организации (не руководителю).

Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.

Автор - составитель внутренней справки (структурное подразделение организации) указывается в заголовочной части документа в левом верхнем углу. Наименование организации, как правило, включается в наименование должности руководителя организации, при оформлении реквизита «адресат».

Так как внутренняя справка составляется не на бланке, наименование структурного подразделения - автора документа допускается указывать не в заголовочной части справки, а в реквизите «подпись». В этом случае внутренняя справка будет иметь следующую структуру:

К служебным справкам (внешним и внутренним) должен составляться заголовок (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк). Заголовок формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного.

В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Кроме того, может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный - приказ, распоряжение и др., письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), в соответствии с которым составляется справка.

В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования. Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения - исполнители, точные даты либо хронологические рамки.

Пример оформления справки

Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги, но с указанием тех же реквизитов. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. В отличие от докладных записок текст справки содержит только перечисление каких-то фактов или изложение истории вопроса.

Справка личного характера

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать.

При оформлении справок часто используются трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии» имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что действительно работает....» и т.д.

В тексте этого документа обязательно указывается организация, в которую предоставляется справка. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.

Аналитическая справка - это документ, который содержит результаты исследований, проведенных в какой-либо области. Пишут ее, как правило, с целью сформулировать возникшие проблемы и выводы.

Документ обязательно должен содержать несколько вариантов выхода из ситуации, основанных на доступной всем информации.

Аналитическая справка: структура

Объем данного документа, а также его форма жестко не регламентируются. Каркасом для его составления служат следующие элементы:

2. Содержание. В нем перечисляются все структурные элементы аналитической справки и указываются номера страниц.

3. Введение. Оно должно присутствовать обязательно, хотя может и не выделяться отдельными подзаголовками. Во введении кратко излагается смысл главной проблемы, методы, цели и принципы, используемые при ее изучении, очерчивается круг тех вопросов, которые предстоит рассмотреть.

4. Главная часть, состоящая из нескольких разделов и подразделов. Это и есть суть всего исследования. Вопросы, изучаемые по теме, излагаются с соблюдением логической цепочки. Докладчик должен опираться не только на дополнительную литературу, но и на собственное изучение источников. Поэтапно ведется обобщение и анализ данных. Выдвигаются гипотезы и тут же обосновываются.

5. Заключение. Аналитическая справка в конце обязательно должна содержать выводы, а также прогноз и рекомендации. Они опираются на информацию, изложенную в предыдущих разделах документа.

6. Подпись. В конце аналитической справки ставится отметка об ответственном исполнителе документа. Также указывается дата и номера рабочих телефонов.

7. Приложение. В нем содержатся различные таблицы, графики, схемы, словарь и прочая дополнительная информация. Если требует руководство, составляется еще и список литературы.

Лучше, чтобы документ преследовал одну цель, и весь текст был направлен на ее достижение. Чтобы аналитическая записка выглядела более объективной, нужно запрашивать информацию у коллег из сторонних учреждений. Научные термины, известные только специалистам, следует заменять выражениями, понятными большинству. Каждый основной раздел документа нужно начинать с новой страницы. Только после того, как аналитическую записку утвердит руководитель, ее можно оформить в виде брошюры.

в учебных заведениях

Написание данного документа широко распространено в педагогической практике. Например, аналитическая справка учителя создается, чтобы показать, над чем он работал в течение года, каких результатов достиг, какие методы при этом использовал. Также она необходима для визуализации педагогического опыта и его передачи молодым специалистам. В дошкольном общеобразовательном учреждении также практикуется написание данного документа. Аналитическая справка воспитателя содержит информацию о том, как исполнялись поставленные на учебный год задачи, о недостатках работы, о целях на будущее.