Отечественные госучреждения, предприниматели, компании и прочие субъекты в рамках взаимодействия постоянно используют официальные бумаги. В качестве ключевого аспекта корректного построения правоотношений выступает применение реквизитов документов. Они утверждаются в соответствии с законодательством. Рассмотрим далее, какие существуют основные реквизиты документов.
Общие сведения
Реквизиты юридического документа считаются важнейшим атрибутом официальных актов, издаваемых на предприятии, в органе власти. Они утверждаются на уровне отраслевых, государственных или корпоративных стандартов. Реквизиты документов используются также в обращениях граждан, адресуемых в какие-либо структуры. Эти атрибуты выступают как элементы оформления разных информационных источников, представленных обычно в бумажной форме.
ГОСТ
В государственном стандарте определяются ключевые атрибуты официальных бумаг, в том числе, обязательные реквизиты первичных документов. В ГОСТе присутствуют унифицированные критерии, в соответствии с которыми оформляются акты, участвующие в деловом обороте. В стандарте также перечислены виды реквизитов документов.
Герб РФ
Многие официальные бумаги содержат этот реквизит. Герб РФ может быть одно- и многоцветным и содержаться на геральдическом щите. Цветной вариант используется на бумагах, текст которых включает в себя положения конституционных федеральных нормативных актов, постановлений, указов и прочих правовых документов, издаваемых ФС, правительством и президентом. Более простое исполнение герба применяется:
- Межведомственной комиссией по гостайне.
- Прокуратурой.
- СК и прочими институтами подобного профиля.
Герб России также может использоваться в официальных письмах.
Символ субъекта РФ
Он используется на документах, издаваемых на региональном уровне. Порядок размещения герба субъекта регламентируется соответствующими нормативными актами. Региональные законы могут также устанавливать правила использования символа не только в официальных, но и в иных бумагах. Реквизиты документов, принимаемых на уровне муниципалитетов, могут включать в себя изображение герба МО. Порядок использования символа устанавливается нормативными актами территориальных административных органов.
Товарный знак
Он может включаться в реквизиты документов предприятия. Эмблема либо товарный знак располагается на бумаге согласно положениям устава. Вместе с этим указанные элементы не размещаются на бланках, в которых присутствует герб РФ, региона либо муниципалитета. Товарный знак может выражаться в форме слов или изображения. Предприятие самостоятельно выбирает цвета элемента.
Сведения об организации
Информация о предприятии включается в реквизиты платежных документов и ряда других бумаг. К ней в первую очередь относят код организации. Он указывается в соответствии с действующим в России единым классификатором. Такая информация, как правило, исполняет справочную функцию. В обязательные реквизиты первичных документов и ряда других бумаг включается также ОГРН. Этот элемент может использоваться в письмах как часть справочной информации о предприятии. Кроме этого, ОГРН применяется при создании фирменных бланков организации. Включается этот элемент и в реквизиты первичных документов индивидуальных предпринимателей. Вместе с ОГРН в письмах и иных бумагах используются ИНН и КПП. Последний при этом применяется только юрлицами.
Код формы
В стандарте не предусмотрены номера реквизитов документов. Однако ГОСТ устанавливает необходимость указывать код формы бланка. Он определяется в соответствии с Общероссийским классификатором. Код формы используется главным образом для оптимизации скорости передачи файлов посредством электронных каналов связи.
Реквизит "наименование документа"
Официальная бумага должна быть классифицирована надлежащим образом в соответствии с типом. Наименования видов документов фиксируются уставом предприятия. Они должны соответствовать критериям, определенным в ОКУД. Как правило, наименование документа используется на официальных бланках, заявлениях и пр. В письмах этот элемент обычно не содержится. Наименование указывается прописными буквами. В ряде случаев в реквизиты документов включается заголовок. Он используется в качестве краткого изложения сути текста. По своему смыслу заголовок должен коррелировать с наименованием документа.
Название предприятия
Оно включается в реквизиты в обязательном порядке. Название предприятия, используемое на бланках, должно в точности соответствовать установленному в уставе. В официальных документах указывается полное наименование организации. Допускается размещение сокращенного названия под или за ним.
Справочная информация
Ее структуру определяют существующие требования к реквизитам документов. В составе справочной информации в первую очередь присутствуют контактные данные. Это: почтовый адрес, номера телефонов/факсов, электронной почты и прочие сведения, которые предприятие считает необходимым указать. Кроме этого, обычно в справочную информацию включают КПП, ИНН и ОГРН.
Реквизит "Дата документа"
Этот элемент отражает время, в которое была создана официальная бумага или период ее подписания. Дату указывает тот субъект, который обладает полномочиями визировать документацию. Ее может проставить также сотрудник внутренней службы, ответственной за обмен информационными материалами на предприятии. В ряде случаев дата может указываться составителем. Например, ее проставляет автор искового заявления.
Регистрационный индекс
Этот реквизит способствует облегчению процесса классификации носителя информации в архивах и внутренних реестрах предприятия. Регистрационный номер также выступает в качестве идентификатора в ходе документооборота с другими компаниями. Правила, в соответствии с которыми этот элемент отражается на бумаге, устанавливаются распорядительными актами, принимаемыми на локальном уровне. В некоторых случаях данный реквизит может дополняться ссылкой, включающей непосредственно сам индекс и дату документа, на который необходимо дать ответ. Другими словами, этот элемент применяется в письмах, составляемых по поводу поступивших обращений.
Место оформления
Для некоторых документов этот реквизит является обязательным. Например, это относится к договорам, контрактам, соглашениям. Место оформления также указывается в том случае, если определить его по прочим реквизитам не представляется возможным. Если же сведения уже присутствуют в каком-то другом элементе бумаги, повторно его указывать нет необходимости.
Адресат
Этот реквизит также обязателен для большинства документов. Особенно важен этот элемент при составлении обращений, жалоб, заявлений в конкретные организации или структурные подразделения предприятия. В качестве адресата может также выступать гражданин, в том числе индивидуальный предприниматель.
Гриф утверждения
Этот элемент применяется для придания документам нормативного характера. Гриф утверждения используется как в госструктурах, так и в коммерческих компаниях. Например, руководитель предприятия может применять его в приказах, распоряжениях и пр. При наличии грифа утверждения положения документа становятся обязательными для выполнения всеми сотрудниками фирмы.
Резолюция
Этот реквизит применяется, например, в случаях, когда руководитель или иное должностное лицо хочет озвучить принятое по существу вопроса решение. В резолюции присутствуют сведения:
- Ф. И. О.
- Суть распоряжения.
- Срок, в течение которого оно должно быть исполнено.
- Подпись и дата.
Кроме указанных данных, могут указываться и исполнители.
Отметка о контроле
Такой реквизит проставляется на документах, принимаемых, как правило, в государственных/местных структурах. Отметка о контроле свидетельствует не только о том, что бумага поступила в орган. Она указывает также на то, что по полученным данным ведется надлежащая работа. Как правило, отметка выглядит в форме штампа с надписью "контроль".
На практике считается, что этот реквизит является ключевым. Однако при отсутствии прочих элементов, наличие которых установлено нормами, текст теряет свою ценность. В общем случае содержание документа выражается на русском языке. В предусмотренных законом случаях текст может составляться на языке соответствующего региона, если он наделен статусом официального. В содержании могут присутствовать элементы форматирования, таблицы. Структура текста, как правило, включает в себя две части. В первом разделе описываются причины и цели направления документа, а во втором - суть просьбы, обращения, рекомендации и пр. В ряде случаев допускается использовать только последнюю часть.
Отметка о приложении
В некоторых случаях в одном документе невозможно отразить всю необходимую информацию. В таких ситуациях допускается дополнение источника приложениями. На их наличие должен указывать соответствующий реквизит. Обычно он проставляется после изложения содержания. Реквизит выглядит, как правило, следующим образом: "Приложение на ___листах в ___ экземплярах". Соответственно проставляется количество дополнительных бумаг. В ряде случаев может потребоваться составление поименованного перечня приложений.
Подпись
Все официальные документы должны быть завизированы уполномоченными лицами. При этом подпись включает в себя не только непосредственно сам автограф, но и его расшифровку, а также название должности подписавшего. Данный реквизит подтверждает достоверность сведений, присутствующих в бумаге.
Гриф согласования
В соответствии с действующими в некоторых организациях требованиями, этот реквизит является неотъемлемым элементом определенной категории носителей информации. Он применяется в случаях, когда необходимо зафиксировать факт одобрения сведений компетентной структурой или должностным лицом. В грифе обязательно присутствует слово "согласовано". В нем также содержится информация о должности сотрудника, одобряющего предоставленные сведения. В качестве ключевого признака использования этого реквизита выступает участие в документообороте нескольких субъектов. Довольно близким к грифу согласования является виза. Однако она применяется исключительно внутри одного предприятия. Виза при этом может проставляться несколько раз в ходе последовательной проверки содержания бумаги тем или иным подразделением.
Печать
Она используется практически на всех официальных бумагах. В их числе расчетные и первичные документы. В РФ, как правило, используется чернильная печать. В оттиске присутствуют сведения о предприятии, включая его название, ИНН, ОГРН и прочие данные.
Заключение
Реквизиты документов выступают ключевым элементом, обеспечивающим корректность процесса взаимодействия организаций с партнерами, госорганами, подразделений предприятия друг с другом, граждан с теми или иными структурами и фирмами. Следует, однако, отметить, что использование всех атрибутов, установленных в ГОСТе, - явление довольно редкое. Для каждого документа предусматривается определенный набор реквизитов. К примеру, в официальных письмах чаще всего проставляются:
- Герб РФ (региона или муниципалитета) либо эмблема компании.
- Код организации.
- ОГРН.
- КПП и ИНН.
- Название.
В письмах обычно не используется такой реквизит, как наименование документа. При этом в актах, приказах, докладных записках, решениях этот элемент должен присутствовать. Некоторые сложности могут возникнуть при указании названия организации. Как выше было сказано, оно должно присутствовать в полной форме. Вместе с тем допускается дополнительно указывать и сокращенное название. Оно может присутствовать в форме аббревиатуры (к примеру, НИИ), по начальным слогам ("Уралмаш") либо в другом варианте, утвержденном в учредительной документации. Другими важнейшими элементами бумаг выступают контактные сведения. Кроме традиционных почтовых адресов, телефонов/факсов, электронной почты, могут указываться и банковские реквизиты предприятия. Последнее, как правило, характерно для писем, договоров. Неотъемлемыми реквизитами считаются подпись и дата. В ряде случаев в отсутствии этих сведений бумага не принимается от автора. В официальных документах также всегда присутствует печать. Ее наличие свидетельствует о том, что бумага действительно была издана в соответствующем учреждении или органе.
Общий реквизит – это реквизит, добавляемый к нескольким объектам конфигурации, и так же может использоваться как составная часть специального механизма разделения данных:
- Общий реквизит для нескольких объектов. Реквизит, который присутствует в нескольких объектах конфигурации, в которых этот реквизит сохраняет свой смысл и тип. Пример такого использования: Реквизит "Организация" в документах регламентированного учета в прикладном решении
- Общий реквизит как составная часть специального механизма разделения данных. Этот механизм позволяет разделить на отдельные части работу прикладного решения и все хранимые данные. При этом у общего реквизита включается разделение данных.
Пример такого использования: В одной физической информационной базе независимо работают различные "владельцы" данных, при этом каждому пользователю такого прикладного решения будут доступны только его данные
Cвойство "Разделение данных" общего реквизита
Если это свойство установлено в значение "Не использовать", то созданный объект конфигурации будет использоваться только как реквизит, входящий в состав нескольких объектов конфигурации.Если свойство установлено в значение "Разделять", общий реквизит будет использоваться в качестве разделителя данных
Состав объектов
Свойство "Состав" общего реквизита, определяет список объектов конфигурации, в состав которых входит данный общий реквизит.Если свойство "Автоиспользование" установлено в значение "Не использовать", автоматического добавления реквизита происходить не будет, а для выбора объектов, в состав которых необходимо включить общий реквизит, следует воспользоваться свойством "Состав".
Так же, свойством "Состав" следует воспользоваться, если при автоматическом использовании общего реквизита существуют объекты, в составе которых общий реквизит не должен присутствовать.
Использование общего реквизита
Для каждого объекта конфигурации колонка Использование может принимать одно из трех значений:- Автоматически – означает, что назначение объекта конфигурации общему реквизиту зависит от значения свойства "Автоиспользование"
- Использовать - означает, что объект конфигурации входит в состав общего реквизита
- Не использовать - означает, что объект конфигурации не входит в состав общего реквизита
Объекты конфигурации
В состав общего реквизита (не находящегося в режиме разделения данных) могут входить следующие объекты конфигурации:- Справочники
- Документы
- Журналы документов
- Планы видов характеристик
- Планы видов расчета
- Бизнес-процессы
- Задачи
- Регистры сведений
- Регистры накопления
- Регистры бухгалтерии
- Планы обмена
- Внешние источники данных
Особенности
При записи документа общему реквизиту журнала присваивается значение общего реквизита документа или значение NULL, если документ не входит в состав общего реквизитаОбщий реквизит может использоваться в ограничениях доступа к данным. Включать внешние источники данных в состав общего реквизита имеет смысл в том случае, когда общий реквизит является разделителем.
СОВЕТ! Не следует использовать общие реквизиты для описания данных, которые являются частью бизнес-логики конкретных объектов.
Подлинность документа устанавливается после подписания его должностным лицом в порядке, определяемым законодательством РФ. Юридическая сила документа может подтверждаться электронной подписью. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи определяется сертификатом.
Для документирования используется система организационно-распорядительной документаци и. Документы, входящие в эту систему, применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления. В состав системы организационно-распорядительной документации включены распорядительные документы, организационные и информационно-справочные.
Государственным стандартом на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов, свойственных этим документам. Все 30 реквизитов, включенных в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие.
Реквизиты – отдельные элементы документа, включенные в государственный стандарт «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (ГОСТ Р 6.30 – 2003), можно разделить на три группы: 1) реквизиты, определяющие юридическую силу документа; 2) реквизиты бланка и ограничительные отметки; 3) реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки). Некоторые реквизиты являются обязательными для всех документов – их отсутствие лишает документ юридической силы: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов – наименование вида документа и место его издания. Среди обязательных реквизитов есть постоянные , которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (наименование организации), переменные (меняются полностью или частично – дата, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе).
Юридическая сила документа – это свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий. Это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Чтобы документ имел юридическую силу, текст его не должен противоречить нормативно-правовым актам России и должен содержать достоверную информацию, соответствующую действительности.
К юридически значимым относятся следующие реквизиты :
Наименование вида документа (обязателен для всех документов, кроме письма);
Текст документа;
Подпись (наименование должности лица, наименование организации, личная подпись, инициалы, фамилия);
Дата документа (дата подписания; для документов, принимаемых коллегиально, - дата принятия);
Печать (гербовые, юридических лиц и простые);
Гриф утверждения документа (санкционирует содержание документа, располагается справа над текстом);
Гриф согласования (или на последнем листе проекта, или выносится на отдельный лист согласования, включает слово СОГЛАСОВАНО, должность руководителя, содержащую наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату);
Регистрационный номер документа (как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве, проставляется при его регистрации; при отправке ответных писем принято указывать два индекса: тот, что присвоен документу в организации, и тот, который был на получено документе).
Любой деловой документ состоит из ряда составляющих его частей - информационных элементов, называемых реквизитами документа . Реквизиты документов классифицируются следующим образом:
Совокупность реквизитов, расположенных определенным образом на листе бумаги называется формуляром . Формуляр, характерный для определенного вида документа, называется типовым формуляром . Различные документы имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документа.
Состав и правила оформления реквизитов деловых документов регламентированы ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ устанавливает также схемы расположения реквизитов и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов . Требования данного стандарта носят рекомендательный характер.
Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов.
Состав и порядок применения реквизитов деловых документов
При подготовке и оформлении деловых документов используются следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации . Изображается только в случаях, предусмотренных действующим законодательством (бланки министерств, ведомств, органов государственной власти).
02 - герб субъекта Российской Федерации . Помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства – Российская Федерация.
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) . Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. Часто в качестве эмблемы используется товарный знак предприятия. Могут применяться, если они зарегистрированы и имеется официальное разрешение на их использование. Эмблема не воспроизводится при помещении на бланках гербов Российской Федерации или субъекта Российской Федерации.
04 - код организации . Код организации имеют все зарегистрированные предприятия, его проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код является своеобразным подтверждением правомочности организации или предприятия – составителя документа.
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) . Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07 - код формы документа . Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
08 - наименование организации . Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
09 - справочные данные об организации
. Включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке,
адрес электронной почты и др.). В соответствии со сложившейся практикой адрес, номер телефонов, факсов, банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.
Реквизиты 08
и 09
являются взаимоисключающими, последний используется только для писем.
10 - наименование вида документа (для деловых писем не используется) должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.
11 - дата документа . Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Год в дате оформляется четырьмя цифрами.
12 - регистрационный номер документа . Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
14 - место составления или издания документа . Используют в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.
15 - адресат . В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения (указываются в именительном падеже), должностные или физические лица.
16 - гриф утверждения документа . Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения
17 - резолюция . Выполняется на документе руководителем предприятия или руководителем структурного подразделения. В состав резолюции включаются: фамилии исполнителей (возможно указание их должностей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата.
18 - заголовок к тексту - краткое содержание документа. Обязателен для всех документов, за исключением кратких документов (сопроводительные письма и др.). В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится.
19 - отметка о контроле исполнения документа. Оформляется буквой «К», словом или штампом «Контроль» цветными чернилами или мастикой. Место расположения реквизита – верхняя правая часть документа.
20 - текст документа - речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи. Является основным реквизитом любого делового документа. Составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
21 - отметка о наличии приложения , названного в тексте.
22 - подпись руководителя. В состав реквизита «Подпись» входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
23 - гриф согласования документа . Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
24 - визы согласования документа
. Включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего.
Если подлинник документа остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны листа подлинника. Если подлинник документа отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны
копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, при необходимости, полистное
визирование документа и его приложений.
25 - печать - заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами.
26 - отметка о заверении копии . Ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
27 - отметка об исполнителе . Включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело . Включает ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29 - отметка о поступлении документа в организацию . Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
30 - идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Юридическая сила документа
Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов обязательным комплексом реквизитов и придает бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нем свои действия.
Если документ не имеет юридической силы, то, следовательно, такой же характер имеет и информация, содержащаяся в нем (например, коммерческая операция, оформленная посредством этого документа).
Требования к изложению и форме документа определяет вид документа. Основными требованиями являются :
- использование официально-делового стиля и соблюдение грамматических правил используемого языка;
- соблюдение требований ГОСТ, УСД, нормативных документов;
- актуальность излагаемой информации (адресность, тематическая ограниченность, достоверность, объективность, аргументированность, точность и исключение повторов, лаконичность и обстоятельность).
Дополнительную юридическую силу документам придают с помощью : утверждения, согласования, заверения гербовой (фирменной) печатью в установленном порядке.
Варианты расположения реквизитов
Обязательные и дополнительные реквизиты и варианты их оформления
Постоянные и временные реквизиты
Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоян-ными и переменными .
К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян-но присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об организации, код организации, код формы документа (например, служебного письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).
Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изготавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в го-сударственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно - это сокращает время, затрачиваемое на подготов-ку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает вшедший вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены ти-пографским способом.
К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст докумен-та» - от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания воп-роса, освещаемого в документе.
Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет раз-ным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.
Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.
Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа, и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.
К обязательным относятся следующие реквизиты:
Регистрационный номер до-кумента,
Заголовок к тексту,
Текст документа,
Подпись и др.
Дополнительные реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа например,
29 «От-метка о поступлении документа в организацию»,
30 «Идентификатор электронной копии документа»,
но отсутствие дополнительного рек-визита на документе не может повлиять на юридическую силу доку-мента.
Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления рек-визитов: угловой и продольный, т.е. существует два способа оформления реквизитов: флаговый и цент-рированный
При угловом варианте или флаговом способе заголовочная часть бланка документа рас-полагается в левом верхнем углу листа формата А4или А5. При расположения реквизитов начало реквизи-та расположено всегда от левой границы зоны расположения рекви-зита.
При продольном варианте или центрированном способе заголовочная часть бланка продлевает-ся до границы правого поля. Т.е., при расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны располо-жения реквизитов.
Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные прин-ципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организаци-онно-распорядительных документов.
Контрольные вопросы
1. Какие форматы бумаги используются для построения формуляра-образ-ца ОРД?
2. Какие размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?
3. Могут ли на полях документа располагаться какие-либо реквизиты?
4. Какой максимальный состав реквизитов установлен формуляром-образ-цом?
5. Сколько положений табулятора используется при оформлении реквизи-тов?
6. Какие реквизиты относятся к постоянным?
7. Какие реквизиты являются обязательными?
8. Сколько существует способов оформления реквизитов?
9. Что характеризуют дополнительные реквизиты ОРД?
10. Чем продольный вариант расположения реквизитов заголовочной части бланка отличается от углового?
Бланки документов
Официальные документы, создаваемые юридическими или физичес-кими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.
Управленческие документы, как правило, изготавливаются на бланках. ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, что бланк представляет собой материальный информационный носитель (бумажный, электронный) с определенным составом реквизитов и отметками для расположения на нем реквизитов документов и соответствующей им информации
Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.
Бланк документа , по определению ГОСТ Р 51141-98, - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа».
Функциональное назначение бланков различно. Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документом.
Бланки могут быть изготовлены типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера . При ис-пользовании ПК бланк может быть введен в память машины и автома-тически выводиться при распечатке документа.
Бланки с изображением Государственного герба РФ (гербовые бланки ) изготавливаются только типографским способом полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификат о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции и лицензию на этот вид деятельности. На гербовых бланках должны быть проставлены порядковые номера и серии. Эти бланки подлежат учету в организациях (фирмах). Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежа-щей учету.
Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каж-дый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или дру-гой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно стираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, следует сделать макет бланка в масштабе 1:1, на кото-рый должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые от-метки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположе-ния реквизитов. Нужно указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходи-мые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обыч-но пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть под-пись руководителя и печать организации. К макету должно быть составлено сопроводительное письмо.
При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.
Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требо-вания, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Рос-сийской Федерации. Бланки должны быть изготовлены на белой бума-ге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.
При проектировании бланков документов размеры зон расположе-ния реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.
На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизи-тов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.
Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольнымвариантами расположения реквизитов . При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычис-лительной техники реквизиты всегда оформляются центрированным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины - флаговым способом.
Как правило, предприятия используют следующие виды бланков: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.
Бланки подразделяются на две группы: основные и дополнительные.
К основным видам бланков документов относятся :
§ бланк для писем;
§ общий бланк;
§ бланк конкретного вида документа.
На предприятиях , кроме того, в целях документационного обеспечения деятельности структурных подразделений (должностных лиц) могут применяться дополнительные виды , к которым можно отнести:
· должностной бланк;
· бланк структурного подразделения;
· бланк для работы с зарубежными партнерами
Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов. Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма, т.е. он используется для изготовления большинства внутренних документов организации, за исключением писем. Бланк называется общим , т.к. он содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются .
На общем бланке в зависимости от учредительных документов могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - Герб субъекта Российской Федерации;
03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - Код организации;
08 - наименование организации;
14 - место составления или издания документа;
Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки линий - для реквизитов:
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа (для данного реквизита заранее также печатают знак «№»)
В виде уголков различают места расположения следующих реквизитов:
15 - Адресат (начало и конец реквизита, который одновременно указывает границу правого поля);
18 - Заголовок к тексту;
29 - Отметка о поступлении документа в организацию;
30 - Идентификатор электронной копии документа.
Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 11 «Дат документа» и 12 «Регистрационный номер документа» оставляют мес-то для нанесения (впечатывания) реквизита 10 «Наименование вида документа».
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) создается, если в организации издается много документов одного и того же вида. Бланк конкретного вида документа применяется только при оформлении соответствующих видов документов, н-р, приказов, распоряжений и т.п. Онсоставляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида док-та, н-р, приказ, распоряжение и т.п. Практически все организации имеют бланк приказа; в организациях, в которых действуют коллегиальные органы - бланк протокола.
Т.е., когда в общий бланк вносят наименование вида документа, напри-мер, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конк-ретного вида документа - бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д.
Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически яв-ляется разновидностью общего бланка, так как общий бланк без упот-ребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.
Реквизит 07 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разно-видность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.
Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указы-вать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 09 , а на месте реквизита 14 «Ме-сто составления или издания документа» - реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке.
В реквизите 09 «Справочные данные об организации» обязательно должна быть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место составления или издания до-кумента» .
Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены »» прил. 7-10.
Бланк письма используется для переписки организациями со сторонними организациями. Он применяется только при оформлении писем предприятия (структурного подразделения, ДЛ).
Бланки, применяемые предприятием должны соответствовать определенным требованиям.
На бланке для писем могут быть размещены следующие реквизиты :
· герб (для организаций, имеющих на это право);
· эмблема организации (при наличии герба не проставляется) или товарный знак
· наименование вышестоящей организации (если она имеется);
· наименование организации (структурного подразделения);
· справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), № и дату лицензии);
· код организации (предприятия) по ОКПО;
· основной регистрационный номер документа;
· идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
· трафаретные части реквизитов (дата, № док-та и ссылка на номер и дату документа).
На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:
· адресат;
· заголовок к тексту
На бланке для писем не указывается наименование вида документа (слово «письмо»).
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 допускается создание бланка структурного подразделения (а также филиала, представительства, отделения и другие) организации (фирмы) и бланка должностного лица, если это должностное лицо наделено правом подписи документов. Бланки должностного лица ис-пользуются, как правило, для руководителя и его заместителей.
Бланк структурного подразделения организации или должност-ного лицапроектируют в том случае, если руководитель подразделе-ния или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 08 «Наименование организации». Структурный бланк или бланк структурного подразделения (должностного лица) может применяться при оформлении любых видов документов соответствующих подразделений (лиц), кроме писем.
Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения, например:
ЗАО «Арсенал»
Департамент безопасности
Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность её руководителя, н-р, «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации», «Президент ЗАО «Дизель» и т.п. Образцы бланков должностных лиц приведены в прил.
ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает два варианта расположения реквизитов бланка :
· продольное и
· угловое.
При продольном расположении реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру.
При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 72,8мм×88.6 мм в левом верхнем углу листа, и используется при оформлении бланка письма. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги т.к. правый угол док-та освобожден для размещения грифа утверждения (положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции .
Для изготовления документов применяют бумагу установленных форматов.
Наиболее распространенными являются форматы :
· А4 (210мм × 297) и А5 (148мм × 210 мм).;
· плотности от 80 до 200 г/м²;
· со степенью белизны - от 88 до 98%.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.
Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом . Поля необходимы для подшивки документа и проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее :
Левое поле - 20мм;
Правое поле - 10 мм;
Верхнее поле - 20 мм;
Нижнее поле - 20мм.
На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов либо других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.
В бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «№», «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» печатают на двух языках - русском и национальном - на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов . Т.е., в таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке.
1. Бланки изготавливаются на бумаге формата А4 или А5 светлых тонов (белой бумаге).
2. Поля по краям бланка должны составлять слева, сверху и снизу - не менее 20 мм, справа - не менее 10 мм.
3. В зависимости от способа расположения реквизитов различают угловые и продольные бланки.
4. Расположение реквизитов в пределах бланка производится центрированным, флаговым (с выравниванием от левой границы бланка) способами или с выравниванием по всей ширине бланка (в пределах, установленных полями).
5. В целях учета на бланках (в пределах левого, правого или нижнего полей) допускается простановка номеров типографским способом или при помощи нумератора.
Разработка бланков организуется предприятием с соблюдением положений разд. Методических рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов».
