Данная процедура заключается в изучении документов согласно установленным критериям их ценности для обозначения сроков хранения бумаг и сортировки, необходимой для их последующего включения в состав Архивного фонда РФ.
После истечения срока хранения документов производится их оценка и подготовка к дальнейшему хранению и использованию. Подобный комплекс мероприятий включает:
- экспертизу ценности содержания бумаг для определения их возможного практического и научного использования;
- формирование и подготовку дел для архивного хранения;
- составление описей дел по личному составу, постоянного и временного сроков хранения;
- передачу дел в архив компании;
- утилизацию бумаг с истекшим сроком хранения, не представляющих практической или научной ценности.
Для органов госструктур исполнительной власти законом установлен срок хранения документов по месту их создания. Дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения должны быть помещены в архив не позднее 3 лет и не ранее 1 года с момента начала их хранения и использования структурными подразделениями. Помещение информации в архив федерального органа исполнительной власти осуществляется согласно описям постоянного, временного хранения и по личному составу, которые подготавливают в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат утилизации в установленном порядке.
Понятие ценности документов не имеет единого определения. Данная характеристика зависит от многих факторов. В некоторых документах содержится информация, требующаяся для решения узкопрофильной задачи. Таким образом, после выполнения задачи бумага теряет свою ценность. В других документах (например, деловой переписке) могут быть указаны данные, актуальные на протяжении длительного времени. Поэтому срок хранения бумаг подобного характера – 5 лет. Однако большая часть документов сохраняет свою ценность и нужность на длительный (или постоянный) срок, причем может использоваться не только в практических, но и научных целях. К их числу принадлежат бумаги, содержащие сведения о культурной, научной, политической жизни общества, работе государственных структур, деятельности чиновников и ученых и т.д. Подобные документы хранятся в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, основным критерием отбора документов для хранения является важность имеющийся в них информации.
Проведению экспертизы ценности предшествует отбор документов для постоянного и временного хранения, выборка дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и пометкой «До минования надобности» (подлежат хранению в структурных подразделениях) и выделение бумаг на уничтожение. Кроме того, для дел, отобранных для архива, определяют, в течение какого времени указанная в них информация будет актуальной и востребованной.
Экспертиза ценности включает несколько этапов. Первоначально выполняется оценка и отбор документов при передаче дел в архив после завершения цикла делопроизводства. В государственных органах исполнительной власти экспертиза ценности дел постоянного и временного хранения производится ежегодно непосредственно специалистами-делопроизводителями совместно с экспертной комиссией под руководством архива. Экспертиза ценности производится на основе:
- стандартных и ведомственных списков документов с указанием сроков их хранения – нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом в регионах;
- действующего в области архивного дела законодательства;
- номенклатуры дел.
Одним из ключевых критериев оценки ценности документа является значение содержащейся в нем информации, которая, в свою очередь, зависит от значимости события, явления или факта, отраженного в письменном виде, а также от полноты, уникальности и новизны информации.
Управленческие документы подразделяют на несколько групп:
- освещающие основную деятельность организации и филиалов (имеют постоянный срок хранения);
- необходимые для справки, уточнения, содержащие дополнительную информацию, оперативную и бухгалтерскую отчетность (срок хранения – от нескольких месяцев до нескольких лет);
- данные по личному составу – хранятся либо постоянно, либо в течение нескольких десятилетий. Приказы о приеме на работу, увольнении, переводах, личные карточки и дела, трудовые договора, лицевые счета работников должны храниться в течение 75 лет.
На хранение в архив передаются только оригиналы документов, оформленные и заверенные по всем установленным правилам. В исключительных случаях (например, при утере подлинника) в архив поступают тщательно заверенные копии. Кроме того, иногда копия прикладывается к оригиналу, если тот сохранился в плохом состоянии.
Экспертная комиссия
Определением ценности документов, их последующей передачей на постоянное хранение в архивы занимается специально собранная экспертная комиссия (ЭК).
В структурах исполнительной власти, крупных учреждениях и предприятиях также дополнительно создаются центральные экспертные комиссии, которые необходимы и организациям, имеющим подведомственную сеть. В таком случае ЦЭК контролирует работу ЭК в филиалах, а также оказывает всевозможную методическую помощь при проведении экспертиз.
И ЦЭК, и ЭК – совещательные органы, функционирующие в содействии с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивов, дающих указания организационно-методического характера. ЭПД выносит окончательное решение по вопросам ценности документов, контролирует сохранность ценной информации, поэтому ЭК работают в тесном контакте с ними.
Экспертная комиссия состоит из 3-5 опытных, отобранных руководителем, квалифицированных работников, хорошо знающих структуру, нюансы делопроизводства и состава документации данной организации. В состав комиссии обязательно входит лицо, ответственное за архив. Председатель выбирается из числа руководства учреждения. В состав ЦЭК также входит представитель архивного органа.
Общий порядок работы ЭК определен Основными правилами работы архивов организаций, Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) (1995 г.). Индивидуальное положение об ЭК, разработанное на основе Примерного положения, утверждается директором организации. Документ состоит из разделов, текст которых разбит на пронумерованные арабскими цифрами буквы. В Положении обозначают цель создания ЭК, порядок формирования состава комиссии, председателя и секретаря, статус совещательного органа при руководителе учреждения.
В Положение обязательно входит Перечень документов, регулирующих работу комиссии (законы и другие правовые акты по архивному делу, указания органа управления архивным делом Российской Федерации (Росархива) или органов управления архивным делом субъектов РФ, Основные правила работы архивов организаций, другие нормативно-методические документы, разработанные архивными органами, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения).
Основные функции экспертной комиссии:
- организация и проведение экспертизы ценности документов непосредственно во время делопроизводства, при составлении номенклатуры и в процессе формирования дел;
- организация и проведение экспертизы ценности документов перед их передачей в архив;
- организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Согласно Основным правилам работы архивов организаций, экспертные комиссии выполняют следующие функции:
- ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения;
- одобрение (утверждение):
- проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
- описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив организации (в том числе по личному составу);
- подлежащих передаче на государственное хранение описей на дела, в соответствии с договором, заключенным с учреждением Государственной архивной службы. Такие описи, кроме того, утверждаются экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения;
- актов об утилизации документов;
Кроме того, экспертные комиссии производят контроль за составлением дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов при передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.
Права членов экспертной комиссии закреплены в Положении.
Согласно утвержденному плану работы ЭК, заседания проводятся по мере необходимости (1-2 раза в год). Решения принимаются путем голосования (определение большинства). В ходе заседания ведется протокол, который подписывают председатель и секретарь комиссии. Принятые решения обретают силу только после их одобрения руководителем.
Необходимо обратить серьезное внимание на тот факт, что состав комиссии должен быть указан в заявлении, поданном в органы местного самоуправления для регистрации ОЭЭ. В связи с таким «динамическим» подходом к формированию комиссии целесообразно указать в заявлении, что состав комиссии может быть изменен (расширен) при необходимости. Желательно, чтобы окончательный состав комиссии формировался уже после ознакомления с документацией – объектом экспертизы. Только после того, как стало известно содержание и качество документации, какие воздействия оценены (или не оценены) в ней, можно принять окончательное решение о том, какие эксперты необходимы для эффективной работы комиссии.
К экспертной комиссии ОЭЭ предъявляются требования, основанные на принципах ЭЭ.
Независимость и объективность экспертов – требования закона, обязательные как для государственной, так и общественной экспертизы. В частности, независимыми следует считать экспертов, не связанных экономическими интересами с инициатором деятельности (заказчиком). Заинтересованность эксперта в реализации проекта, даже косвенная, может поставить под сомнение выводы экспертизы. Это следует иметь в виду, так как возможен прецедент судебного признания необщественного характера подобной «общественной» экспертизы (и такие случаи на практике имеются).
Компетентность. Участникам экспертной комиссии приходится работать со сложной документацией, делать научно обоснованные выводы, принимать в качестве наблюдателей участие в ГЭЭ, вникать в ее ход. Это требует определенного уровня компетентности, без которого ОЭЭ может служить лишь «общественной трибуной» для заявления отношения к проекту. Требование компетентности, не означает, что в состав комиссии должны входить только инженерно-технические специалисты и ученые-естественники. Напротив, участие «гуманитариев» может оказаться чрезвычайно полезным. Представители населения, хорошо знакомые с местными условиями, могут также внести значительный вклад в работу комиссии.
Комплексный подход. Довольно часто экспертная комиссия формируется исходя из того, какими человеческим ресурсами располагает инициатор экспертизы или организация, проводящая экспертизу. При этом состав комиссии может оказаться недостаточным даже для рассмотрения технических аспектов рассматриваемого проекта, которые будут иметь важное значение в определении воздействия на ОС.
Поэтому при формировании комиссии необходимо исходить из комплексности воздействия планируемого объекта на ОС.
«Нетехнический» подход. Самый главный довод в пользу комплексного подхода к формированию комиссии состоит в том, что вопрос о допустимости осуществления планируемой деятельности вообще не является вопросом научно-техническим. Ответ на этот вопрос не следует автоматически из полученных параметров воздействий. Допустимость осуществления проекта, при одних и тех же воздействиях, зависит, например, от таких факторов:
– есть ли у намечаемой деятельности экономически разумные альтернативы, менее опасные для окружающей среды;
– как воспринимает местное население (и другие группы общественности) возможные экологические последствия, в том числе, как местное население соотносит эти последствия с возможными экономическими выгодами от осуществления;
– насколько ценные природные комплексы попадают под это воздействие.
Наконец, само определение экологической экспертизы говорит не только о воздействиях деятельности на окружающую среду, но и о связанных с ними социальных и экономических последствиях. Поэтому попытки комплексного подхода с привлечением только технических специалистов являются «недостаточно комплексными». Так, например, для крупных и «конфликтных» проектов, необходим учет широкого спектра гуманитарных проблем, связанных с экологическими последствиями намечаемой деятельности. В частности, чрезвычайно полезным может оказаться включение в экологическую экспертизу таких проектов не только юристов и экономистов (что делается довольно часто), но и специалистов в области социальной психологии, этнографии, знакомых со специфической ситуацией данного региона, чтобы избежать неверной оценки социально-экономической ситуации в регионе на стадии планирования, которая может впоследствии обернуться серьезными проблемами и для самого заказчика.
Разумеется, при экспертизе небольших проектов вряд ли удастся реализовать описанный подход в полной мере. Но в любом случае вопрос о «допустимости реализации объекта» не решается автоматически путем получения и предъявления цифровых показателей. Даже если в составе комиссии оказались только технические специалисты, окончательные выводы не должны формироваться с чисто технической точки зрения.
При формировании экспертной комиссии ОЭЭ важно проработать следующие вопросы:
1. Цитирование денежных средств. Неразумно все денежные средства, выделенные на ОЭЭ, «расписывать» между экспертами до начала проведения экспертизы. Необходимо предусматривать финансовый резерв для возможной оплаты новых экспертов и необходимых исследований.
2. Подбор руководителя экспертной комиссии. Руководитель экспертной комиссии играет важную роль и от его действий зависит обеспечение целостности и согласованности всего процесса ОЭЭ. На руководителя возлагается выполнение следующих задач:
– выработка (и при необходимости корректировка) стратегии проведения экспертизы;
– приглашение, в случае необходимости, дополнительных экспертов (по согласованию с организацией, проводящей экспертизу);
– постановка технических заданий перед экспертами (по согласованию с организацией, проводящей экспертизу);
– обеспечение взаимодействия между экспертами;
– проведение заседаний экспертной комиссии;
– подготовка (или руководство подготовкой) сводного заключения.
3. Подбор членов экспертной комиссии. Экологическая экспертиза подразумевает, прежде всего, работу с документацией. Поэтому, в первую очередь, в состав комиссии должны войти люди, знакомые с тем, как составляется проектная документация, какие к ней предъявляются требования, уже имеющие опыт проведения ЭЭ. Подбор специалистов в состав комиссии должен осуществляться исходя из возможных воздействий хозяйственного объекта на окружающую среду. Поэтому перед принятием решения организатор экспертизы должен получить представление о типах таких воздействий. Задача облегчается, если одно из них является наиболее опасным или вызывает наибольшее беспокойство общественности. Существенным фактором является приглашение в состав комиссии известных общественных деятелей и крупных специалистов, участие которых способствует повышению авторитета экспертизы. Но такие деятели часто не имеют времени, достаточного для полномасштабного участия в экспертной комиссии. Поэтому они должны приглашаться не вместо тех членов комиссии, которые готовы выполнять кропотливую работу над документацией, а в дополнение к ним.
Работа экспертной комиссии осуществляется в несколько этапов:
– постановка заданий перед экспертами;
– ознакомление экспертов с документацией, представленной на ОЭЭ, и обсуждение ее на заседаниях комиссии;
– ознакомление экспертов с экологической и социальной обстановкой в районе планируемой деятельности; при этом процедура экологической экспертизы, в общем, не предполагает проведения самостоятельных исследований, хотя при определенных условиях они возможны в небольших масштабах;
– подготовка индивидуальных заключений экспертов, их обсуждение на заседаниях комиссии и составление сводного заключения экспертной комиссии.
Рассмотрим наиболее значимые аспекты в осуществлении этапов работы экспертной комиссии.
Постановка заданий перед экспертами. Как показывает опыт, обычной проблемой мероприятий, проводимых общественными организациями с привлечением сторонних специалистов, является совершенно разное понимание целей и задач участниками процесса. Приглашенный эксперт может добросовестно проделать большой объем работы, результаты которой будут иметь научную ценность, но окажутся практически бесполезными в контексте общественной экспертизы. Поэтому необходима специальная процедура постановки задач перед экспертами. Эту процедуру полезно несколько формализовать путем выдачи экспертам технических заданий, как при проведении ГЭЭ. Форма задания, глубина его проработки может быть самой разной – главное, чтобы это способствовало достижению единого понимания целей и задач экспертизы, и, в этом контексте, целей и задач конкретного эксперта. Таким заданием может быть, например, краткое описание предполагаемых работ эксперта или список вопросов, на которые ему предлагается ответить. Целесообразно предварительное обсуждение задания с экспертом или даже совместное его формирование. Естественно, что в ходе экспертизы ТЗ может быть скорректировано или дополнено.
Рекомендуется заключать договора между всеми участниками процесса экспертизы, фиксируя таким образом взаимные обязательства. Даже в случае отсутствия финансирования и проведения экспертизы на добровольной основе полезно оформить соответствующие соглашения, отражающие эту ситуацию. В противном случае возможно возникновение взаимного непонимания и конфликтных ситуаций между участниками процесса экспертизы.
Обеспечение проведения заседаний экспертной комиссии. На заседаниях экспертной комиссии осуществляется обсуждение документации. При этом для получения более объективной информации по объекту экспертизы необходимо приглашать на заседание комиссии представителей заказчика, государственных структур и экспертов, не входящих в состав данной комиссии. Важно обеспечить реальную возможность присутствия на заседаниях комиссии представителей местных общественных организаций и населения. В случае необходимости можно запросить у заказчика дополнительную информацию, так как закон обязывает заказчика предоставлять общественной организации, помимо объекта экспертизы, необходимые материалы, сведения, расчеты, дополнительные разработки.
Организация взаимодействия между экспертами. Важной задачей руководителя экспертизы является организация взаимодействия между экспертами, как во время заседаний экспертной комиссии, так и в промежутках между ними. Качество всей экспертизы напрямую зависит от того, как организовано такое взаимодействие. Например, для оценки только одного из аспектов допустимости осуществления проекта может потребоваться:
– оценить, исходя из параметров проекта, масштабы того или иного воздействия;
– оценить возможные последствия таких выбросов для природного комплекса;
– соотнести эти последствия с ценностью данного природного комплекса, причем эта ценность может рассматриваться с разных точек зрения, как научных, так и социальных (наличие редких видов растений и животных, значение для рекреации местного населения и т.п.).
Скорее всего, один человек не сможет квалифицированно провести всю цепь необходимых оценок. Поэтому организация диалога между экспертами-специалистами, понимание того, как и какие результаты работы одного эксперта могут быть полезны для работы другого, является одним из основных требований к руководителю комиссии.
Независимые исследования. Иногда независимые исследования разного рода рассматриваются как составляющие неотъемлемую или даже основную часть ОЭЭ. В некоторых случаях проведение исследований ограниченного характера может быть оправданным, если существует необходимость убедиться в достоверности данных, приводимых инициатором деятельности.
Задача ОЭЭ – скорее показать наличие проблемы, чем провести ее детальный анализ. Например, показать, что существует реальная озабоченность населения, или что порядок величины воздействия таков, что можно предполагать серьезные масштабы ущерба, наносимого окружающей среде.
Необходимые исследования могут быть сделаны в дальнейшем, в соответствии с рекомендациями экспертизы, либо заказчиком, либо заинтересованным общественным объединением. Заметим, что, исходя из принципа презумпции потенциальной экологической опасности, проведение таких исследований должно быть возложено на заказчика. Это важно, так как исследования нередко оказываются процедурами трудоемкими, длительными и дорогостоящими.
Взаимодействие ОЭЭ с общественностью. Отдельным направлением деятельности, которому обязательно должно быть уделено внимание, является организация взаимодействия с широкой общественностью. При этом исключительно важным является организация двустороннего потока информации.
Федеральный закон «Об экологической экспертизе» обязывает известить население о начале общественной экологической экспертизы, а затем о результатах ее проведения. Лучше всего сделать это через средства массовой информации с указанием контактного телефона или адреса, по которому представители общественности на протяжении всего процесса ОЭЭ смогут связаться с проводящей ее организацией. Чем шире население оповещается о проведении экспертизы, тем больше вероятность получить от него реальную поддержку.
Общественность, в том числе и не структурированная в экологические организации, часто служит источником информации, получить которую другими способами бывает не всегда просто. Эта информация может относиться к самым разным аспектам состояния ОС, например, информация об имевших место экологических нарушениях, об исследованиях, проведенных ранее, о неучтенных факторах воздействия на ОС, и особенно, о различных социальных проблемах, возникающих в связи со сложившейся экологической ситуацией или с намечаемой деятельностью. Нормально организованная процедура консультаций с общественностью может дать экспертной комиссии исключительно важный материал, получить который другим способом зачастую затруднительно.
Конкретные формы взаимодействия с общественностью могут быть различными. Это может быть присутствие представителей населения, других организаций на заседаниях экспертной комиссии; разного рода консультации с общественностью; общественные слушания. Такие слушания могут быть проведены при необходимости на разных стадиях ОЭЭ: перед началом экспертизы с целью информирования населения о возможных последствиях планируемой деятельности и получения информации от общественности или по результатам ОЭЭ. Не следует только смешивать заседания экспертной комиссии и общественные слушания.
Наиболее рациональным способом организации взаимодействия с общественностью является формирование специальной группы поддержки (комиссии, координационного центра, штаба), созданной на время проведения ОЭЭ специально с целью обеспечения информационного обмена между экспертной комиссией и населением. Эта группа, состоящая из нескольких добровольцев (представителей населения и общественных организаций региона), должна работать между заседаниями ОЭЭ, отвечать на вопросы населения, протоколировать их предложения и доводить их до сведения экспертов. Безусловно, такая группа поддержки должна формироваться из людей, пользующихся доверием, как среди населения региона, так и экспертов, входящих в состав комиссии. Формирование такой группы поддержки может способствовать решению сразу двух задач – более эффективному вовлечению местной общественности в процесс ОЭЭи обеспечению независимости экспертной комиссии от внешнего давления.
Хорошо организованное взаимодействие, широкое и регулярное информирование населения о ходе ОЭЭ будет всегда способствовать повышению активности заинтересованных слоев населения, в том числе и не попавших в поле деятельности общественных организаций.
ОЭЭ принадлежит совершенно определенное место среди других форм общественного участия, и попытка вывести ее за эти пределы, например, организовывать кампании протеста или сбор подписей в рамках экспертизы, может лишь снизить ее эффективность.
Создание экспертной комиссии организации документально оформляется изданием приказа по основной деятельности. В приказе указывается причина создания комиссии, организация ее работы, состав, председатель, секретарь. (Приложение № 4)
Приказ имеет следующий формуляр:
¾ вид документа (приказ);
¾ место издания;
¾ регистрационный индекс;
¾ заголовок к тексту;
¾ подпись.
Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, заведующего ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях. Фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер. Обычно экспертная комиссия состоит из нечетного числа членов: трех – пяти человек.
Председатель экспертной комиссии – один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, то есть один из заместителей руководителя. Секретарь, как правило, - сотрудник делопроизводственной службы или архива.
Решения экспертной комиссии принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК.
Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости (но не реже двух раз в год) и оформляются протоколами. (Приложение № 5)
В формуляр протокола входят :
2. указание вида документа (протокол);
3. дата заседания;
4. номер заседания;
5. место заседания;
6. заголовок;
8. подписи.
В состав ЦЭК обязательно входит представитель государственного архива (архивного органа), курирующего данную организацию.
Опись дел структурного подразделения – учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
Опись дел структурного подразделения включает следующие элементы описания дела:
¾ порядковый номер дела (тома, части);
¾ индекс дела (тома, части);
¾ заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий заголовку на обложке дела;
¾ даты дела (тома, части);
¾ срок хранения дела.
В конце описи составляется итоговая запись, где указывается (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи, а также фиксируются особенности нумерации дел в описи: наличие литерных и пропущенных номеров. (Приложение № 6)
Опись дел структурного подразделения подписывает составитель, затем она согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в подразделении ЭК опись должна быть согласована с ней.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, в результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть документов несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение не целесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.
Поэтому необходима четкая система определения ценности информации и на этой основе принятие решений об установлении сроков ее хранения. После этого информация может быть уничтожена или определена на временное (до 10 лет) либо постоянное (свыше 10 лет) хранение в зависимости от необходимости ее практического использования. Собственно в этом и состоит задача экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности документов играет важную роль для деятельности любой организации. Так как изучает состав и содержание документов организации на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.
Работа по подготовки документов к последующему хранению и использованию, отбору документов на постоянное хранение является завершающим этапом процесса делопроизводства и включает: экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описи дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в ведомственных архив.
Экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.
В данной курсовой работе раскрыта тема «Экспертиза ценности документов». Все поставленные задачи выполнены: рассмотрены критерии и принципы экспертизы, система экспертных органов, порядок проведения и оформления экспертизы ценности документов.
©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-02-12
Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.
В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:
- в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
- в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.
Состав экспертной комиссии
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.
Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.
Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
Задачи и функции ЭК
Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
- организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:
Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).
Отбор документов на хранение
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.
В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.
При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.
Отбор документов к уничтожению
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.
В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.
Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу . В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.
Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.
Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?
Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.
ПРИМЕР 1
Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«САЛЮТ»
ПРИКАЗ
01.08.2008 № 35
О создании постоянно действующей экспертной комиссии
В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:
Председатель комиссии: Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества
Секретарь: Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества
Члены комиссии: Петров С.А. – начальник канцелярии
Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров
Попова Е.В. – заместитель начальника
отдела бухгалтерского учета и отчетности
2. Зав. архивом Леонтьевой А.И. разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии до 01.09.2008.
Генеральный директор Минаев С.И. Минаев
ПРИМЕР 2
Протокол заседания экспертной комиссии
Общество с ограниченной
ответственностью «Русский текстиль»
ПРОТОКОЛ
заседания экспертной комиссии
08.08.2008 № 2
Председатель комиссии – Попов И.В., заместитель генерального директора
Секретарь – Полунина Е.Ф., старший менеджер.
Присутствовали члены комиссии: Каримов И.В. – главный бухгалтер
Гусев С.И. – старший менеджер
Петухова И.С. – ответственный за архив
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Русский текстиль» за 1994–2001 годы.
2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.
Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.
1. СЛУШАЛИ:
И.С. Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
ВЫСТУПИЛИ:
Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.
Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.
2. СЛУШАЛИ:
И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.
ВЫСТУПИЛИ:
Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту.
Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту.
Председатель Попов И.В. Попов
Секретарь Полунина Е.Ф. Полунина
Е.А. Кошелева,
зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»
Хранение документов организации неизменно вызывает множество вопросов, ответить на которые секретарь, ответственный за архив, не в состоянии. На помощь приходит так называемая экспертная комиссия организации.
Хранение документов организации неизменно вызывает множество вопросов, ответить на которые секретарь, ответственный за архив, не в состоянии. На помощь приходит так называемая экспертная комиссия организации.
За строгим названием прячется всего лишь группа компетентных работников, которые помогут делопроизводителям установить сроки хранения дел. Цель работы экспертной комиссии очень проста: не хранить ненужные документы и случайно не избавиться от нужных. Вопросы создания и работы экспертной комиссии организации подробно освещены в Основных правилах работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Задачи и работа экспертной комиссии
На практике создание экспертной комиссии следует сразу же за созданием архива организации. Это получается само собой. Начав обрабатывать документы для хранения, секретарь или делопроизводитель неизбежно столкнется с вопросами, на которые не сможет ответить самостоятельно. Самый распространенный из них – сколько лет хранить документы, отсутствующие в Перечне типовых управленческих архивных документов, и нужно ли их хранить вообще? Вряд ли секретарь возьмет на себя ответственность принять подобное решение самостоятельно. Второй случай, когда необходимо призвать на помощь экспертов в узких вопросах делопроизводства, – утверждение номенклатуры дел на очередной год. Вероятно, в нее включены дела, которые компания хотела бы хранить дольше, чем заявленные в Перечне 3 или 5 лет.
Таким образом, согласно Основным правилам работы архивов организаций, основной задачей экспертной комиссии является экспертиза ценности документов (ЭЦ), то есть изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности проводится:
- при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
- при подготовке документов к архивному хранению;
- при выделении документов к уничтожению;
- при подготовке документов к передаче на хранение в архив организации с последующей передачей на государственное хранение (в случае ликвидации организации).
Для того чтобы помочь делопроизводителям во всех этих частных случаях, и создается экспертная комиссия организации (ЭК). В нее входят работники, компетентные в вопросах работы с документами, которые могут быть проверены государственными органами.
В первую очередь, это кадровое делопроизводство и бухгалтерия, во вторую – документы, касающиеся основной деятельности организации.
Из статьи специалиста по ДОУ и кадровому делопроизводству Евгении Кожановой в №6 2014 журнала вы узнаете, кто входит в экспертную комиссию, какие задачи перед ней стоят, как ее создать и как документировать работу экспертной комиссии.
Экспертная комиссия очень нужна организации, потому что контроль за хранением дел со стороны ее участников сводит к минимуму риск раньше времени избавиться от важных и еще актуальных документов.
