Знак применяется для разъединения по ошибке слитно напечатанных слов (например,

знакразъединения).

Знаки применяются для указания на перестановку слова или группы слов из одной строки в другую. При этом переносимые слова обводятся "кружком", а стрелка указывает на место переноса.

Знак указывает на необходимость уничтожения пробела между словами (например, большие пробелы между словами в строкеубирают знаком).

Знак ↓ применяют для указания на необходимость уничтожить знак или букву (например, лишние буквы в середине слов вычеркиваютзнааками соединения).

Знак, указывающий на необходимость убрать разрядку (слова, о ш и б о ч н о напечатанные в разрядку, восстанавливают).

Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник).Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа.Оригинал - единственный экземпляр документа, оформленный

и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.

С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.

Копия - идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.Выписка из документа - заверенная часть текста подлинника.Дубликат - повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.

Таблица - постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческохозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.),контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его

форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.

Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».Постановлением Госстандарта РФ от 21 января 2000 г. №9 в настоящий стандарт внесены изменения вводящиеся в действие с 1 апреля 2000 г . Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

В новом государственном стандарте, по сравнению с о стандартом действовавшим до 1997, года определено 29 реквизитов вместо 31. (Расположение их показано на схемах в прил. 1)

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма - наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм)

и А5 (148 х 210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

Оформление реквизитов документов

01. Изображение Государственного герба Российской Федерациипомещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02. Изображение герба субъекта Российской Федерациипомещают на бланках докумен-

тов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

03. Эмблему организацииили товарный знак (знак обслуживания)помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

04. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа.

05. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют тоже в верхней части документа.

06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Его также помещают в верхней части документа.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, где в качестве государственных языков используются и русский, и национальный, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

07. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

08. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организаций) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документовОКУД (класс 0200000) .

В письме наименование вида документа не указывают.

09. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год.День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четыремя арабскими цифрами. Например: 06.01.2000 . Допускается оформление даты и в иной последовательности: год, месяц, день месяца.Например: 2000 .01.06.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек).Например: 1 марта2000 г.

10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организациииндексом дела по номенклатуре дел, информацией

о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административнотерриториального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.

13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) простав-

ляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

14. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.Например:

Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например: Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление Главному специалистуА.С. Сидорову

Президенту АОЗТ «Сиблитмаш» И.И. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:

Администрации районов, городов Новосибирской области

В состав реквизита «адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Редакция журнала «Новый мир»

103806, ГСП, г. Москва, К-6

Малый Путенковский переулок, 1/2 При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию

и инициалы получателя. Например:

630102, г. Новосибирск ул. Мира, 11, кв. 12 А.Н. Гуляеву

15. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.Например:

Утверждаю

Зам. главы администрации

Личная подпись А.А. Иванова

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из словаУтверждаю (без кавычек), наименования утверждающего документа втворительном падеже , его даты и номера.Например:

Утверждаю

Протокол общего собрания акционеров от 15.03.2000 № 12

Утверждаю

Приказ Председателя Правления банка от 30.09.2000 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

16. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.Например:

А.В. Зайцевой П.С. Никитину

Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «ХИТЭК» к 21.02.2000

Личная подпись

05.02.2000

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

17. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке

к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие2000 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета».

Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.

18. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».

19. Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов Других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций и их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

20. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 10л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение 1 к постановлению администрации области от 10.01.99 №30

21. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.Например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Директор завода			В.В.Волков
Главный бухгалтер			В.М.Семенова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи распола-
гают на одном уровне. Например:
Заместитель министра связи РФ		Заместитель министра транспорта РФ
	А.А.Петров		А.В.Смирнов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

22. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица,

с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления начального профессионального образования Министерства образования

Подпись Е.Я.Бутко

12.03.2000

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания педагогического совета ПУ 45

от 10.02.2000 №5

СОГЛАСОВАНО

Письмо Главархива РФ от 10.02.2000 №01-4/270

Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должна указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

23. Согласование документа оформляютвизой , которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывают должность визирующего.Например:

Начальник юридического отдела

Подпись В.А. Сидоров

При наличии замечании по документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются

Подпись А.С. Орлов

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

24. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.Например:

Начальник управления Печать Подпись Г.В.Сидоров25. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже рекви-

зита «подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
Виды документов по происхождению:

личного происхождения;
официальные.

Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Основные

Все документы, проходящие по общему делопроизводству, можно разделить на: организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, по личному составу предприятия и бухгалтерского учета и отчетности.

Организационно-правовые документы. Это документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия. В этот комплект входят;

— заявление в регистрационную палату;

— протокол № 1 собрания учредителей,

— учредительный договор;

— устав предприятия;

— свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате;

— свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т.п. организациях. Эта часть документов выдается или заверяется внешними организациями.

Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разрабатывается на предприятии и утверждается его руководством. Сюда входят:

— структура предприятия;

— штатное расписание;

— текущие планы и программы деятельности;

— положения о структурных подразделениях;

— внутренний распорядок на предприятии;

— должностные инструкции сотрудников;

— инструкция о ведении делопроизводства и т.п.

Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчетности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.

Организационно-распорядительные документы – это разновидность организационных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому и к какому сроку необходимо сделать.

На предприятиях в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, указание и поручение.

Коллективным распорядительным документом может быть протокол собрания (совещания, заседания и т.п.), если в него по результатам голосования включены поручения конкретным лицам с указанием сроков исполнения.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Это документы, содержащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности. В первую очередь – это служебные письма и телеграммы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также их заменители — телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и звуковые документы электронной почты, телефонограммы. Сюда же входят: справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки, отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.

Документы по личному составу предприятия. Это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с администрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относятся: Личное заявление, Приказ о назначении на должность, Листок по учету кадров, Автобиография, копии свидетельств и аттестатов и др. документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также Трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетных картотек.

Реквизиты

В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

Государственный герб РФ
герб субъекта РФ
эмблема организации или товарный знак
код организации
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП
код формы документа
наименование организации
дата документа
регистрационный номер документа
ссылка на регистрационный номер и дату документа
место составления или издания документа
адресат
гриф утверждения документа
резолюция
заголовок к тексту
отметка о контроле
текст документа
отметка о наличии приложения
подпись
гриф согласования документа
визы согласования документа
оттиск печати
отметка о заверении копий документов
отметка об исполнителе
идентификатор электронной копии документа

Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документа — состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.

Классификация

Все документы, обращающихся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.

Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Среди действующих УСД особое место для реализации общей для всех органов управления функции - организации системы и процессов управления, касающихся непосредственно организации управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности, - принадлежит унифицированной системе организационно - распорядительной документации (УСОРД).

УСОРД - унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно - распорядительных задач управления. А что же понимают под документом в делопроизводстве?

Документ , по ГОСТу 16.48.7 - 83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве. Задача документа - зафиксировать информацию в таком виде, чтобы её можно было использовать во времени и передавать на расстоянии.

Документ является основным объектом труда в сфере управления. Любая управленческая деятельность связана с запечатленной информацией в документе, и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Если создание документа обычно является функцией руководителей структурных подразделений и специалистов, то их оформление обычно поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Способами закрепления информации являются следующие: письмо, рисунок, графика, фото, звукозапись, видеозапись.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование и т.д. Поэтому выделяются следующие ресурсы использования документа:

1. сохранение и накопление информации;
2. возможность передачи информации другому лицу;
3. многократное использование информации;
4. возвращение к информации во времени;
5. функция учета информации;
6. доказательство информации.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет и результат труда.

Основанием для создания документов в учреждении являются необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передача информации, хранение и использование в течение определенного времени.

Чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

Документы делятся на письменные, графические, фото - и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото - и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.

По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.

По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.

документ делопроизводство классификация формат

По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал - единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.

С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.

Копия - идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа - заверенная часть текста подлинника. Дубликат - повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т.п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По курсу

« Основы делопроизводства»

Вариант 2

1. Классификация документов.

3. Дать определение делопроизводственным терминам: формуляр, нормативный документ, делопроизводство УСД, исковая давность.
Список литературы

1. Классификация документов.
Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003.

Документ- зафиксированная на материальном носителе информация о фак¬тах, событиях, явлениях объективной действительности и мысли¬тельной деятельности человека с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ - это письменное доказательство действительно¬го осуществления или права на осуществление хозяйственной операции. Юридическое значение документа чрезвычайно важ¬но для управленческой деятельности, которая зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления докумен¬тов.
Современная организация делопроизводства начинается с классификации документов по заданным признакам.
По средствам фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие группы:
письменные - документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и издан¬ные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов;
графические - чертежи, схемы, планы, карты, графики, ри¬сунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве;
фотокинодокументы - разновидность документов, кото¬рые дают возможность запечатлеть те объекты или процес¬сы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной. Фотодокументы дают представление об объекте или процессе в статическом состоянии, кинодокументы позволяют увидеть эти же са¬мые объекты или процессы в их динамике;
фонодокументы. - фонограмма - новое прогрессирую¬щее средство фиксации.
По видам деятельности независимо от средств фиксации нее документы принято разделять на три большие группы:
организационно-распорядительные;
по финансово-расчетным операциям;
по снабжению и сбыту.
Организационно-распорядительные документы имеют ис-ключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельно¬стью. Эти документы составляются работниками всех подразде¬лений предприятия. Документы по организации учета и отчетно¬сти составляют непосредственно работники отдела учета.
Документы по финансово-расчетным операциям составля¬ют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денеж¬ных средств.
Документы по снабжению и сбыту составляют преимущест¬венно работники планового отдела, отделов материально-техни¬ческого снабжения и сбыта, а также работники учета.
По месту составления документы подразделяются на:
внутренние, составленные работниками данного предпри¬ятия;
внешние, поступающие от других предприятий и лиц.
По содержанию документы делятся на:
простые, содержание которых посвящено одному вопросу;
сложные, содержание которых охватывает несколько во¬просов.
По форме документы бывают:
индивидуальные - содержание каждого документа имеет свои особенности, например докладная записка;
трафаретные - часть документа отпечатана, а часть впи¬сывается при составлении (документы такой формы увели¬чивают производительность и освобождают работников от однообразного и непроизводительного труда);
типовые - созданные для группы однородных предпри¬ятий, например правила внутреннего трудового распо¬рядка.
По срокам исполнения документы подразделяются на:
срочные, требующие исполнения в определенный срок, ус-тановленный законом, инструкцией, приказом;
несрочные, для которых срок исполнения не установлен. Однако для несрочных документов на предприятиях также существуют определенные сроки: сутки - для телеграмм и три-пять дней - для корреспонденции.
По происхождению документы принято делить на:
служебные, затрагивающие интересы предприятия, цеха, отдела, группы работников;
личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.
По назначению документы могут быть представлены в виде:
подлинников;
копий;
выписок;
дубликатов.
Подлинник - это документ, составленный в первый раз, под-писанный и надлежащим образом оформленный.
Копия - это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в ус¬тановленном порядке соответствующим должностным лицом.
Иногда для работы требуется выписка из определенных раз¬делов подлинного документа. При оформлении выписки необхо¬димо указывать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.
При утере владельцем подлинного документа организации вправе выдать ему дубликат (с пометкой «Дубликат»), имеющий одинаковую силу с подлинником.
Дубликат - вторично воспроизведенный подлинный доку¬мент, целиком повторяющий оригинал, включая подписи. Дуб¬ликат подписывают те же должностные лица, но это не обяза¬тельно. Слово «Дубликат» пишется вверху справа.
По юридической силе документы классифицируются на:
подлинные, которые выдаются уполномоченными работ¬никами организации с соблюдением всех правил;
подложные, содержание или реквизиты которых не соот¬ветствуют действительности.
Подлинные документы, составленные по установленной или произвольной форме, могут быть действительными, т. е. имею¬щими в данное время юридическую силу, и недействительными, т. е. утратившими юридическую силу (например, договор, срок действия которого истек).
По степени обязательности документы подразделяются на-
директивные;
информационные.
По ограничению доступа к документу с целью защиты ин¬формации от несанкционированного доступа или ознакомления информацией посторонних лиц документы делятся на:
для служебного пользования, которыми могут пользоваться все работники аппарата, но содержание этих документов не подлежит опубликованию;
конфиденциальные (коммерческая тайна) - ими может пользоваться ограниченный круг лиц;
секретные - документы, которыми пользуются адресат и исполнитель, а также работники, имеющие специальное разрешение (доступ);
совершенно секретные - документы, с которыми имеет право знакомиться только адресат.

Распорядительные документы
Юридическим основанием возникновения распорядитель¬ных документов являются:
акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, Федеральными министерствами, государственными коми¬тетами РФ и другими органами исполнительной власти;
акты, издаваемые органами субъектов РФ, включая приня¬тие законов и иных нормативных правовых актов, которые действуют в пределах территории субъектов РФ (респуб¬лик, краев, областей, городов республиканского значения - Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и окру¬гов, а также территориальных образований);
правовые акты организаций, направленные на осуществле¬ние их исполнительной и распорядительной деятельности, для реализации задач в соответствии с их компетенцией.
Виды распорядительных документов: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.
В практике управления из распорядительных документов чаще других применяется приказ.
В зависимости от содержания различают приказы по основ¬ной деятельности и по личному составу. Приказы по основной деятельности могут издаваться по указанию вышестоящих ил контролирующих органов, по инициативе руководителя и на ос¬новании докладных записок должностных лиц. Если основанием для издания приказа послужило указание вышестоящего органа, то в приказе обязательно надо указать полное название, номер и дату документа.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констати¬рующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа, в распорядительной - пред¬писываются конкретные действия. Распорядительная часть при¬каза начинается словом «Приказываю».
Приказ оформляется на общем бланке организации или на бланке приказа. В состав формуляра приказа входят следующие реквизиты:
наименование вышестоящей организации (если имеется);
наименование организации;
название вида документа;
дата;
номер;
место составления;
заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «о чем?» (напри¬мер, «О повышении квалификации работников бухгалте¬рии», «Об учетной политике в 2004 г.» и т. д.);
текст;
подпись;
визы;
гриф согласования.
В констатирующей части излагаются причины издания приказa, цели и задачи предписываемых действий.
Если приказ издается во исполнение директивных указаний, то при ссылке в тексте на нормативный акт необходимо указать:
название документа (нормативного акта);
наименование органа, издавшего документ;
дату;
номер;
заголовок к тексту документа (если он есть), на который да¬ется ссылка, например: «Во исполнение решения управы, района «Мещанское» ЦАО г. Москвы от 10 мая 2004 г. № 56 «О мерах по...».
Констатирующая часть может быть опущена, если распоря¬дительная часть не нуждается в обосновании.
Распорядительная часть излагается в повелительной форме с формулировки «ПРИКАЗЫВАЮ» (пишется прописными буква¬ми, с новой строки от нулевого положения табулятора).
В распорядительной части содержатся предписания, излагаемые по пунктам с указанием исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть приказа может излагаться в таблич¬ной форме.
После подписания приказы регистрируются, а затем размно¬жаются в количестве, необходимом для рассылки заинтересован¬ным организациям и структурным подразделениям. Список на рассылку готовит исполнитель. Список адресатов печатают либо на обороте последнего листа приказа, либо на отдельном листе бумаги.
Приказ вступает в силу с момента его подписания.
Все лица, указанные в приказе, расписываются на первом эк¬земпляре или на отдельном листе бумаги в том, что они ознаком¬лены с содержанием.
Приказами по личному составу производятся оформление на работу граждан, их перемещение, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений и мер воздействия и т. п.
В крупных фирмах приказы подобного рода заменяются при-емными, отпускными, увольнительными и переводными запис¬ками.
Приказы по основной деятельности нумеруются и подшива¬ются отдельно от приказов по личному составу.
Распоряжение - это документ, издаваемый руководителем организации или его заместителями по вопросам их компетен¬ции.
Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам по основной деятельности организаций и содержат следующие реквизиты:
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
наименование вида документа (распоряжение);
дата;
номер;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
подпись;
визы.
Структура текста распоряжения, так же как и приказа, со¬стоит из вводной и распорядительной частей. Во вводной части указывается, на основании какого нормативного документа или положения дел в данной организации требуется принятие каких-либо конкретных действий.
Распорядительная часть распоряжения начинается словами «УСТАНОВИТЬ», «УТВЕРДИТЬ», «ПРЕДЛАГАЮ ПРОВЕСТИ» и т. д.
Каждый пункт распорядительной части должен представлять конкретное действие с указанием исполнителя и срока исполне¬ния. Документ подписывается руководителем организации или его заместителем.
Решение - правовой акт, принимаемый в коллегиальном по¬рядке в целях разрешения наиболее важных вопросов. Порядок подготовки проектов решений совпадает с порядком подготов¬ки других распорядительных документов, разница лишь в том, что решения утверждаются коллегиально и записываются в протоколы.
Когда решения служат самостоятельными распорядительны¬ми документами, вместо содержания решения в протокольных записях может быть сделана ссылка на него с указанием заголов¬ка и номера решения.
В состав формуляра «решения» входят следующие реквизита
наименование коллегиального органа;
наименование вида документа (решение);
Дата;
номер;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
подписи председателя и секретаря;
визы.
Текст решения содержит краткий, но исчерпывающий анализ и оценку сложившегося положения дел на конкретном участке.
Он должен состоять из двух частей: констатирующей и распо-рядительной.
Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать основному содержанию решения.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предпринимаемых действий и основания, вызвавшие принятые решения
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписывамые действия не нуждаются в разъяснении.
Распорядительная часть решения должна начинаться с на-именования коллегиального органа с последующим словом «РЕШИЛ», которое пишется прописными буквами с новой строки. После этого указывается, кому, какие действия предписывается выполнить и в какие сроки.
Распорядительная часть может быть оформлена в виде табли¬цы. Возможно также сокращение распорядительной части за счет вынесения предписываемых действий в приложение в виде отдельного плана мероприятий. В последнем случае распоряди¬тельная часть может содержать лишь пункт об утверждении прилагаемого плана мероприятий.
На каждое принятое решение заполняются учетные карточ¬ки. В них указываются номер решения, дата принятия, номер протокола заседания, заголовок решения, наименование струк¬турного подразделения (кто готовил).

2. Оформить документ информационно-справочной группы по образцам ОРД.
ЗАО «Роснефть»
ПРОТОКОЛ № 8
Общего собрания акционеров
г. Москва 22 мая 2005 г

Председатель - Голов В.П. Секретарь - Михеева Л.В.
Присутствовали: акционеры ЗАО «Роснефть» - 56 человек (список при-лагается).
Повестка дня:
1. Об утверждении годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в т.ч. отчетов о прибылях и убытках Общества за 2003 г.
2. Распределение прибыли Общества, полученной по итогам 2003 г.

1. Слушали: Иванцову К.Г. (текст доклада прилагается). Выступили: Матвеев О.П. - поддержал утвердить годовой отчет за 2003 г. Наумов А.И. - поддержал утвердить годовой отчет за 2003 г. Решили (постановили): утвердить годовой отчет, годовую бухгалтер¬скую отчетность, в т.ч. отчет о прибылях и убытках (счетов прибылей и убытков) Общества за 2003 г.
Голосовали: «за» - единогласно.
2. Слушали: Борисова Е.Е. (текст доклада прилагается). Выступили: Романов А.И. - поддержал предложения Борисова Е.Е. Решили: прибыль Общества, полученную по итогам 2003 г. в сумме 1 500 000 руб., распределить следующим образом:
500 000 руб. направить на хозяйственную деятельность Общества.

Председатель Подпись Голов В.П.
Секретарь Подпись МихееваЛ.В.

3. Дать определение делопроизводственным терминам: формуляр, нормативный документ, делопроизводство УСД, исковая давность.

1. Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов служебного документа.
2. Делопроизводство УСД - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
3. Нормативный документ – письменный официальный документ, принимаемый уполномоченным органом государства. Он устанавливает, изменяет или отменяет существующие нормы.
4. Исковая давность – в гражданском праве – установленный законом срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено в суде.

Список литературы

1. Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство. 3-е издание. М., 2005.
2. Богатая И.Н., Кузнецова А.Н. Делопроизводство и бухгалтерия. 2-е издание. М., 2003.
3. Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. Казань, 2000.
4. Давыдова Э. Делопроизводство. М., 2002
5. Кирсанов М. Современное делопроизводство. М., 2003.
6. Оглоблина ОМ. Образцы договоров по гражданскому зако-нодательству. М., 2003.

В различных сферах деятельности граждан и юрлиц используются те или иные виды документов. Составление, хранение, оборот и использование бумаг является предметом изучения такой дисциплины, как делопроизводство. Рассмотрим далее, какие существуют виды документов.

Делопроизводство: общие сведения

Документационное обеспечение представляет собой особое направление деятельности, состоящее в оформлении, составлении, хранении и обработке документов. От того, как выглядит бумага и информация в ней, как осуществляется организация работы с ней, во многом будет зависеть правильность и своевременность принятия важного управленческого решения. Документация отражает и учитывает деятельность компаний, предприятий, фирм. В этой связи делопроизводство предписано законодательством. При проведении проверок ревизии прежде всего подвергаются те бумаги, в которых зафиксирована деятельность предприятия.

Основные направления делопроизводства

На современном этапе в данную деятельность входят:

Обеспечение правильного и своевременного создания необходимых бумаг.
Организация работы с актами (передача, получение, учет, обработка, хранение, контроль, систематизация, регистрация, уничтожение, подготовка к сдаче в архив).

Регламентация технологии делопроизводства осуществляется в нескольких направлениях:

Стандартизация.
Законодательное регулирование.
Разработка нормативно-методических и правовых актов общегосударственного действия.

Для организации и ведения делопроизводства необходимы профессиональные знания и специальные навыки. В этой связи для осуществления данной работы в учреждениях и на предприятиях формируются соответствующие подразделения (отделы, службы). В небольших компаниях делопроизводством занимаются секретари, уполномоченные руководителем сотрудники несут ответственность за состояние бумаг предприятия. Для каждой группы документов должно быть предусмотрено определенное место. Как правило, они хранятся в несгораемых шкафах. За ненадлежащее ведение документации к должностным лицам могут быть применены дисциплинарные взыскания.

Законодательная база

ФЗ, регламентирующем информацию и ее защиту, закреплено обязательность документировать сведения и установлен ряд базовых определений. Данный нормативный акт также урегулировал отношения, которые возникают при создании и последующем применении информационных технологий. Обязательность документирования предписывается и другими законами. В частности, ГК определяет правовые основы деятельности юрлиц и порядок делопроизводства для них. В НК установлены типовые налоговые документы. С их помощью ведется учет коммерческой деятельности компаний и физлиц, своевременности отчисления сборов в бюджет. В законе также установлены образцы документов. Так, в ГК предусмотрены требования к составу учредительных договоров, уставов, доверенностей и так далее. В нормативных актах устанавливаются формы документов, которые пересылаются различными способами (по почте, факсу, через Интернет).

Документы России

Административная система делопроизводства включает в себя многоуровневую классификацию. Выделяют следующие общие виды документов:

Также выделяют такие формы документов, как:

Трафаретные.
Индивидуальные.
Типовые (образцы документов).

Прочая классификация

В зависимости от содержания бумаги могут быть простыми или сложными. В соответствии с происхождением выделяют личные и официальные, по месту принятия – внешние и внутренние. Различаются виды документов и по срокам хранения: постоянно, больше и меньше десяти лет. В зависимости от гласности, бумаги могут быть несекретные и секретные (сов. секретные, конфиденциальные). Выделяют виды документов по методу фиксации: звуковые, графические, машино- и рукописные, фотокиноматериалы.

Бумаги также могут быть срочными или несрочными. В соответствии со стадиями выделяют выписки, черновики, подлинники (оригиналы), копии. В отдельную категорию выделяют государственные документы. По действующему законодательству уполномоченные органы издают инструкции, указания, приказы, постановления, распоряжения, решения, указы.

Первичные документы

К ним относят бумаги, в которых содержатся исходные сведения, полученные в ходе разработок, исследования, наблюдения и прочей деятельности человека. Первичные документы в бухгалтерии составляются при совершении хозяйственных операций. Они выступают в качестве свидетельств о произошедших фактах. К исходным документам относят, например, акты, справки, ордеры, накладные и так далее. Для большинства из них утверждены унифицированные бланки. Например, установлены особые формы бумаг учета основных средств, торговых операций, труда, денежных расчетов. В том случае, если унифицированная форма для какого-либо документа отсутствует, на предприятии разрабатывается свой бланк. Однако в любом случае в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

Делопроизводство предприятия

По указанию руководителей компании и инициативе начальников подразделений разрабатываются различные положения. Данная группа документов включает в себя индивидуальные и типовые акты. Содержание первых касается управленческих подразделений, цехов, отделов, включенных в организационную структуру предприятия. Типовые документы касаются цехов основного производства. Проект положения составляется исполнителем, согласуется с юридическим отделом организации. В случае возникновения замечаний или возражений их излагают отдельным документом или на втором экземпляре. Основным распорядительным актом на предприятии выступает приказ руководителя. Посредством этого документа может быть оформлен порядок деятельности организации, поручения и решения, разного рода мероприятия, результаты ревизий, итоги работы и так далее.

Докладная записка представляет собой бумагу, в которой излагается какой-либо вопрос или факт, предложение или вывод. Она может направляться руководителю предприятия или вышестоящей организации. Служебная записка – это разновидность письма, одна из форм внутренней переписки на предприятии. Ее направляют из структурных подразделений любому адресату организации, за исключением прямого руководства. Служебная записка может быть направлена и конкретно каким-либо должностным лицом предприятия. Эти документы обладают отчетным, инициативным или информационным характером. Объяснительная записка – бумага, поясняющая содержание конкретных положений основного акта (отчета, программы, плана) или объясняющая причины нарушения дисциплины либо неисполнения поручения.

Инструкции

Эти документы разделяются на две группы. Входящие в первую категорию регламентируют порядок исполнения определенного процесса, в котором участвуют подразделения, должностные лица и так далее. Должностные инструкции определяют обязанности, права, функции и ответственность конкретных сотрудников. Эти документы могут разъяснять порядок, в соответствии с которым необходимо исполнять предписания законов и распоряжений (приказов, постановлений и так далее). Должностные инструкции могут быть постоянного или определенного срока действия. Бессрочные документы, тем не менее, подлежат пересмотру и проверке раз в 3-5 лет.