За допущенные ошибки в сведениях по форме сзв-м по старым периодам страхователя не оштрафуют. Корректировка ошибок в сзв-м Заявление о технической ошибке в сзв м

Если в уже сданной СЗВ-М вы обнаружили ошибку, ее следует исправить. Для этого в Пенсионный фонд надо подать отменяющую или дополняющую форму в зависимости от вида неточности. Самые распространенные ошибки мы разобрали в статье. И делимся с вами информацией, как их корректировать.

Обратите внимание. Законодательство не устанавливает срок для сдачи отменяющих и дополняющих форм. Но лучше с этим не затягивайте. Если успеете отправить «уточненку» до крайнего срока сдачи отчета за месяц, избежите штрафа. Если нет, фонд применит санкции.

Как будут штрафовать за ошибки в СЗВ-М

Если работодатель самостоятельно нашел ошибки в СЗВ-М, то исправить их без штрафа он может только до крайнего срока сдачи отчета. То есть до 10-го числа месяца, следующего за отчетным. Например, СЗВ-М за июнь можно скорректировать без санкций до 10 июля включительно. После 10-го числа отчетный период заканчивается. Соответственно за ошибки будут штрафовать.

Другая ситуация, если ошибку в отчете нашли сотрудники ПФР. Тогда они направят в адрес работодателя уведомление (протокол) о неточности. С даты получения (если почтой, то шесть дней на вручение), у вас будет две недели, чтобы исправить ошибку без штрафа. Если уложитесь в срок, штрафа не будет. Если нет - фонд вас оштрафует. Размер штрафа за одну ошибку - 500 ₽. А его общую сумму рассчитают исходя из количества работников, по которым вы ошиблись. Столько же начислят за каждого сотрудника, не включенного в отчет.

Если вы не включили работника в отчет

Про что забывают бухгалтеры. Сдавать СЗВ-М надо на всех лиц, с которыми в отчетном месяце у вас действовали трудовые или гражданско-правовые договоры. Срок договора - день или месяц - не важен. Соответственно отчет следует отправить даже на тех граждан, кого вы уволили 1-го числа. Либо приняли на работу в последний день месяца.

Как исправить ошибку. Чтобы добавить в отчет данные на недостающего работника, сдайте в ПФР дополняющую форму СЗВ-М с кодом «доп». И пропишите там ФИО, СНИЛС и ИНН работника, про которого изначально забыли. Весь штат заново не перечисляйте.

Если вы занесли в СЗВ-М лишнего сотрудника

Про что забывают бухгалтеры. Сотрудников, уволенных до начала отчетного месяца, включать в СЗВ-М не нужно. Даже если в отчетном месяце вы платили этим бывшим работникам деньги и начисляли по ним взносы. Если трудовой или гражданско-правовой договор не действовал хотя бы один день в месяце, подавать отчетность не надо.

Обратите внимание. Сдавать СЗВ-М на уволенных до начала отчетного месяца не надо. Даже если вы производили им выплаты и начисляли на них взносы.

Как исправить ошибку. Чтобы убрать из СЗВ-М работника, заполните отменяющую форму с типом «отмн». Включите в нее только лишнего сотрудника, которого включили в отчет по ошибке. Всех, кого указывали в первичной отчетности, не перечисляйте. Иначе Пенсионный фонд обнулит и правильные данные в отчете.

Важное обстоятельство. Чтобы исправить ошибочные данные в СЗВ-М, сдайте дополняющую форму. Отменять ранее сданный отчет не надо.

Пример оформления отменяющей СЗВ-М на лишнего сотрудника

ООО «Весна» применяет упрощенную систему налогообложения. В мае 2016 года из организации сократили администратора А.В. Дмитриева. А в июне сотруднику выплатили выходное пособие. Бухгалтер по ошибке сдала на уволенного СЗВ-М за июнь. Неточность обнаружили 4 июля. Тогда бухгалтер оформила на работника отменяющую форму. И включила в нее данные лишь по А.В. Дмитриеву.

Если вы указали неверные данные работника - ИНН, СНИЛС, ФИО

Про что забывают бухгалтеры. ИНН не является обязательным реквизитом формы СЗВ-М. Поэтому, если идентификационного номера работника у вас нет, его можно не ставить в отчете. Это не будет ошибкой. Но если номер указали и он неверный, его следует исправить. Остальные данные по работнику обязательны в форме. Их также нужно поправить, если они ошибочные.

На заметку. Узнать ИНН физлица вы можете на сайте ФНС России nalog.ru в разделе «Все сервисы»/«Узнай ИНН». Для этого вам потребуются паспортные данные работника. Если ИНН там нет, значит, он не присвоен работнику. Тогда сотруднику следует самому обратиться в ФНС за номером.

Как исправить ошибку. Сдайте дополняющую форму СЗВ-М с кодом «доп». Там укажите правильные данные на работника, в сведениях которого изначально ошиблись. Остальных сотрудников вписывать не нужно.

Напомним, раньше специалисты ПФР в своих устных разъяснениях требовали сдавать по ошибочным сведениям две формы: отменяющую и дополняющую. Сейчас, повторимся, достаточно только бланка с кодом «доп». На основании него контролеры сразу заменят старые данные на новые. Отменять неверные сведения не надо.

Нюансы, требующие особого внимания:

1. Чтобы включить в отчет недостающего работника, сдайте в ПФР дополняющую форму СЗВ-М с кодом «доп». И отметьте в ней лишь сотрудника, про которого изначально забыли.
2. Если вам нужно убрать из исходной СЗВ-М лишнего работника, подготовьте отменяющий отчет с типом «отмн». И занесите туда гражданина, сведения по которому подали по ошибке.
3. Без штрафа исправить отчет можно только до 10-го числа месяца, следующего за отчетным. После - фонд будет штрафовать на 500 ₽ за каждого работника с ошибочными данными. Такой же штраф - за каждое лицо, которое не включили в форму.

Как без штрафа и претензий со стороны проверяющих исправить уже сданную в фонд отчетность по форме СЗВ-М?

Страхователь имеет право дополнять и уточнять переданные им сведения о застрахованных лицах (ст.15 Федерального закона от 01.04.1996 г. №27-ФЗ).

Непредставление СЗВ-М либо представление с неполными или недостоверными сведениями влечет штраф в размере 500 рублей за каждого работника.

А должностным лицам компании грозит административный штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст.15.33.22 КоАП РФ).

Существует две формы уточнения сведений по форме СЗВ-М:

дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за данный отчетный период;

отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период.

Прежде всего, корректирующие сведения необходимы, если неверно указан ИНН, СНИЛС сотрудника либо не учтены вновь принятые сотрудники или включены уволенные.

Представление корректирующих сведений предусмотрено п.39 Инструкции по персонифицированному учету, утв. приказом Минтруда РФ от 21.12.2016 г. №766н (далее по тексту – Инструкция).

Причин для исправления ранее сданного отчета предостаточно.

Ошибка в указании отчетного периода

Например, распространенной причиной ошибки при заполнении сведений по форме СЗВ-М является некорректное указание отчетного периода. Дело в том, что ячейка «отчетный период» проставляется в программных продуктах ручным способом, поэтому не исключены ошибки.

Будут ли штрафные санкции при направлении повторного отчета по форме СЗВ-М за один и тот же период за пределами законодательно установленного срока?

ПРИМЕР

Компания 03.06.2018 г. представила отчет по форме СЗВ-М за май 2018 года. Но ошибочно указала отчетный период - июнь 2018 года.

Данный отчет был принят 03.06.2018 г. (согласно протоколу проверки ПФ)

За июнь 2018 г. компанией отправлен отчет по форме СЗВ-М 04.07.2018 г.

Но указанный отчет не принят ПФР, в связи с наличием ранее отправленного отчета.

Поэтому компанией 06.07.2018 г. был повторно отправлен отчет по форме СЗВ-М за май 2018 г. и корректировка за июнь 2018 г.

Управление ПФР посчитало, что компанией был нарушен срок предоставления отчета СЗВ-М за май 2018 г.

Однако судьи отметили, что повторное представление исправленного отчета по форме СЗВ-М за май не может расцениваться как представление сведений с нарушением срока, поскольку сами по себе индивидуальные сведения, хотя и содержащие ошибки в указании отчетного периода, были представлены своевременно (несмотря на ошибочное указание компанией отчетного периода).

При этом абз.3 ст.17 Закона №27-ФЗ не предусматривает ответственности за нарушение срока предоставления скорректированных данных о застрахованных лицах (Решение АС Тульской области от 30.12.2016 г. №А68-9502/2016).

В другом деле бухгалтер также ошибочно при формировании отчета за июнь проставила период «07» вместо «06». В августе при формировании отчетности была обнаружена ошибка. Поэтому в августе была подана исходная форма СЗВ-М за июнь.

В данном случае судьи согласились с тем, что работодателем нарушен срок представления отчетности за июнь, доказательств сбоя в работе компьютерной программы не представлено, в связи с чем привлечение к ответственности страхователя является законным. Однако в данной ситуации суд снизил в 10 раз размер штрафных санкций (Постановление АС Московского округа от 31.03.2017 г. №А41-59848/2016).

Ошибка в сведениях по застрахованным лицам

Начиная с 01.10.2018 г. (т.е. при подготовке отчетности СЗВ-М за сентябрь 2018 г.), страхователю нужно учитывать изменения, внесенные в Инструкцию Приказом Минтруда от 14.06.2018 г. №385н.

Суть внесенных изменений в Инструкцию заключается в том, что страхователь может безболезненно исправить сведения в отношении тех работников, по которым был ранее представлен отчет.

Чем чреваты внесенные изменения на практике?

Обратите внимание!

Если фонд нашел ошибку в представленной отчетности и прислал страхователю уведомление, то в течение пяти дней страхователь может без штрафа исправить сведения в отношении тех работников, которые включены в уведомление. В этом случае страхователь должен подать «уточненку» в течение 5 дней со дня получения уведомления от ПФР об ошибках. Но «забытых» работников без штрафа исправить не получится.

На сегодняшний день судебная практика на стороне страхователей. И если страхователь подал дополняющие отчеты на «забытых» работников до момента обнаружения ПФР ошибок, штраф неправомерен (Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.09.2018 г. №А23-1031/2018, АС Уральского округа от 09.08.2018 г. №А34-12550/2017 и от 01.08.2018 г. №А34-12432/2017).

Приведенный подход соответствует правовой позиции ВС РФ, сформулированной в определениях от 05.09.2018 г. №303-КГ18-5700, от 05.09.2018 г. №303-КГ18-5702, от 02.07.2018 г. №303-КГ18-99.

Как отмечали судьи самостоятельное выявление страхователем ошибки, которая впоследствии была исправлена, до момента ее обнаружения ПФР, путем представления скорректированных сведений, свидетельствует о возможности в таком случае не применять к страхователю соответствующие финансовые санкции.

Отметим, что при вынесении решения, суды руководствовались «старой» редакцией Инструкции.

Таким образом, избежать штрафа возможно, если страхователь подал сведения на «лишних» сотрудников, а потом сдал уточненку с видом «отмн».

СЗВ-М за отчетный период июнь 2016 г. был отправлен 08.07.2016 г. (ошибочно период был поставлен июль 2016 г.), отчет ПФ был принят. 18.07.2016 г. был отправлен отчет с отчетным периодом - июнь 2016 г. ПФ дал штраф. Почему ПФ не прислал протокол, чтобы мы исправили сведения в срок, установленный для сдачи отчетности? Ошибки можно исправить в течение двух недель с момента, когда получен протокол (п. 41 Инструкции, утв. приказом Минздравсоцразвития от 14.12.09 № 987н). Если компания получила протокол после установленного срока сдачи сведений, у нее есть 14 дней, чтобы дополнить сведения без штрафа. Что дедать?

Ответ

1) Почему ПФ не прислал протокол, чтобы мы исправили сведения в срок, установленный для сдачи отчетности?

Неверно указан отчетный период — это одна из ошибок, которые ПФР не может обнаружить на этапе проверки при приеме СЗВ-М. Штрафа за такую ошибку можно избежать только, если исправить отчетный период не позднее срока сдачи СЗВ-М (ст. 17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ).

2) Ошибки можно исправить в течение двух недель с момента, когда получен протокол (п. 41 Инструкции, утв. приказом Минздравсоцразвития от 14.12.09 № 987н).

Как показывает практика, ПФР не руководствуется положениями этой Инструкции и за пропуск срока или недостоверные сведения в СЗВ-М выставляет компаниям штраф.

3) Если компания получила протокол после установленного срока сдачи сведений, у нее есть 14 дней, чтобы дополнить сведения без штрафа.

Нет, по последним данным, ПФР все равно выставляет штраф. Ошибки нужно успевать исправить до окончания срока сдачи отчета.

4) Что делать?

Вы отправили СЗВ-М за июнь 2016 года с типом исходная 18.07.2016 г., а должны были не позднее 11 июля. Вы нарушили срок сдачи отчета, поэтому ПФР выставил вам штраф 500 руб. за каждое застрахованное лицо, сведения о котором должны быть отражены в форме СЗВ-М, представленной с опозданием. Шансов, что региональный Пенсионный фонд или его вышестоящее отделение отменят штраф, нет.

Унифицированная форма ежемесячной пенсионной отчетности по форме СЗВ-М знакома всем бухгалтерам без исключения. Данный отчет сдается в ПФ РФ уже более двух лет. Однако уже с 01.10.2018 чиновники утвердили ряд нововведений в порядок подготовки и сдачи пенсионной отчетности.

Ключевое изменение — скорректирован порядок предоставления отчетной информации в Пенсионный фонд. Теперь отчет считается сданным, если получено официальное уведомление от ПФР о его приеме. То есть если организация сдала отчет в срок (до 15 числа месяца, следующего за отчетным), но уведомление получено не было, то СЗВ-М считается несданным. В таком случае учреждению грозит штраф — 500 рублей за каждое застрахованное лицо в непринятой отчетной форме.

Еще одно важное нововведение: Минтруд России разрешил споры, которые длились несколько лет. В Письме от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846 чиновники утвердили, что сведения на единственного учредителя компании нужно сдавать в ПФР. То есть если в организации нет наемных работников, а числится только один гендиректор, который является единственным учредителем, то на него подают сведения в обязательном порядке.

Напомним, что действующий порядок, утвержденный Приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н, был скорректирован Приказом Минтруда России от 14.06.2018 № 385н. Изменения вступают в силу 01.10.2018.

Как теперь исправлять ошибки

Ошибки и неточности можно исправить только в принятом отчете. То есть поле получения уведомления от ПФР. Причем избежать штрафа в некоторых ситуациях не получится.

Например, учреждение при подготовке отчетности не указало в СЗВ-М сведения о вновь принятом работнике. В таком случае придется подать дополняющую форму. За такое нарушение представители Пенсионного фонда выпишут штрафные санкции. Оспорить данное наказание практически невозможно.

А вот ошибки в Ф.И.О. или СНИЛС работника штрафами не грозят. Допустим, бухгалтер сделал опечатку в фамилии наемного специалиста. Данную неточность следует скорректировать в обычном порядке: сначала подав в ПФР отменяющую форму, а затем дополняющий бланк. Но только по тому сотруднику, в персональных сведениях которого была допущена неточность.

Коды ошибок ПФР

Что будет, если отправить исправления до уведомления ПФР

Итак, исправить ошибку в отчетности можно двумя способами:

• по собственной инициативе, то есть когда учреждение самостоятельно выявило неточность и направило корректирующую информацию в ПФР;
• либо ошибку выявил ПФР, тогда неточность нужно исправить в течение 5 рабочих дней с момента получения уведомления от Пенсионного фонда.

Правило «5 рабочих дней» теперь касается только тех ошибок, на которые указали контролирующие органы. Исправить другие недочеты не получится. За «вновь выявленные» ошибки будут наказания.

Как действовать до уведомления ПФ РФ об ошибке в СЗВ-М? Без штрафа исправить самостоятельно выявленные неточности можно только при соблюдении двух условий: отчет с ошибкой был предоставлен своевременно и принят в Пенсионном фонде, организация самостоятельно направила корректирующую информацию в ПФР до уведомления.

Если забыли работника, то избежать штрафа можно, только если подать дополнительную форму отчета до 15 числа. Если сделать это позже, штрафа не избежать.

Совет: формируйте и сдавайте отчетность по форме СЗВ-М раньше установленного срока (15 число месяца, следующего за отчетным). Так у организации будет больше времени исправить неточности и ошибки без применения штрафных санкций.

Образец дополняющей формы СЗВ-М

Примерный образец, как подать дополняющую информацию в ПФР:

Что поменялось в СЗВ-СТАЖ

Изменения аналогичны. Теперь СЗВ-СТАЖ также должен быть принят работниками ПФР. До получения соответствующего уведомления о приемке отчетности информация считается несданной.

Изменений в бланке отчета или в порядке его заполнения утверждено не было. Сдавать отчет придется в электронном виде, если у организации трудятся 25 и более человек. Обязательно дождитесь официального протокола о приемке отчета, в противном случае организации выпишут штраф.

Вопрос аудитору

Организация представила СЗВ-М в надлежащий срок. Однако спустя неделю было обнаружено, что в форме нет сведений о нескольких физлицах. Что можно сделать, чтобы избежать штрафа?

Ежемесячно не позднее 15-го числа страхователи обязаны подавать в орган ПФР сведения о застрахованных физлицах по форме СЗВ-М (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее – Закон № 27-ФЗ).

Из самой формы следует, что она подается с кодом "исхд".

Если организация после подачи СЗВ-М обнаружила ошибки, необходимо представить форму повторно за этот же отчетный период с кодом:

• "доп" – если в исходной форме сведения о застрахованных лицах были указаны не полностью. Например, если в форму включены не все работники или по ним не отражены необходимые данные;
• "отмн" – если в исходной форме сведения о застрахованных лицах были отражены неверно. Например, организация указала неверный СНИЛС или ИНН либо включила в отчетность физлиц, которые не относятся к числу застрахованных.

Следовательно, указанная в вопросе организация должна подать форму СЗВ-М с кодом "доп".