Нормативно-методические документы. Законодательная и нормативно-методическая база Основные нормативно методические документы

Нормативно-методическая база ДОУ- это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

2.1.Состав нормативно-методической базы ДОУ

Нормативно-методическая база ДОУ включает:

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

Государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ - Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);

Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

Государственные стандарты на документацию;

Унифицированные системы документации;

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

1.2 Законодательство Российской Федерации, правовые акты Президента, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти в области ДОУ.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июля 1993 г. № 5154-I устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации и в области документационного обеспечения управления.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.

Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-I регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Закон устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечить сохранение и защиту государственной тайны; перечень сведений, составляющих государственную тайну; порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей; распоряжение сведениями, составляющими государственную тайну; порядок ее защиты, контроль и надзор за обеспечением государственной тайны и другие вопросы.

В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» отражены основные требования к ведению бухгалтерского учета, определены обязательные реквизиты первичных учетных документов, уточнен состав бухгалтерской отчетности коммерческих организаций и установлены сроки хранения учетных документов, бухгалтерской отчетности в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 г. приняты Основы законодательства об Архивном фонде и архивах Российской Федерации, в которых определены направления совершенствования организации архивного дела в стране, а также меры по предотвращению порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу. Эти основы регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.

Гражданский кодекс РФ, Основы законодательства и Федеральные законы нашли свое дальнейшее развитие в указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, положениях и правилах.

Будущий руководитель должен знать положения:

Указа Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в редакции Указа Президента РФ от 24.01.98 № 61);

Постановления Правительства РФ от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;

Приказа Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (с изм. на 30.12.99);

Приказов Министерства финансов РФ об утверждении ПБУ по отдельным направлениям бухгалтерского учета;

Указания Центрального банка РФ от 3 декабря 1997 г. № 51-У «О введении новых форматов расчетных документов» (с изм. на 22.02.99);

Других нормативных правовых.документов.

Необходимо также знать основные положения Правил оказания услуг почтовой связи (Постановление Правительства РФ от 26.09.97 № 1239); Правил оказания услуг телефонной связи (Постановление Правительства РФ от 26.09.97 № 1235); Правил предоставления услуг телеграфной связи (приказ Госкомсвязи России от 03.10.97 № 43) и т.д.

2.3. Государственная система ДОУ. Основные требования к документам

Основу ДОУ составляет Государственная система документационного обеспечения управления, разработанная Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, одобренная Главархивом СССР 27.04.88. В этой системе установлены единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

6 июля 1992 г. Государственной архивной службой утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Она введена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.В соответствии с системой ДОУ и Типовой инструкцией по делопроизводству министерства и организации разрабатывают аналогичные документы с учетом специфики отрасли и конкретной организации.

2.4. Государственные стандарты на документацию.

К нормативным документам ДОУ относятся государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ). Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки стандартов, о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации, введении в действие и т.д. Например, ГОСТ 1.РО-92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения».

В системе государственных стандартов, представляемых ежегодно в 4 томах, содержится 7 частей. В разделе Т 5. Система документации выделены следующие подразделы:

Т 50. Государственная система стандартизации и нормативно-технической документации;

Т 52. Система проектно-конструкторской документации;

Т 54. Система планово-экономической, учетной, статистической, товаросопроводительной, потребительской, транспортной, банковской и других видов документации;

Т 55. Система административно-управленческой документации, документооборота, организации архивного дела;

Т 62. Информация, библиотечное и издательское дело и т.д.

Для работников службы ДОУ и аппарата управления в целом наибольший интерес представляет подраздел Т 54, где отражены следующие государственные стандарты:

ГОСТ6.01.1-87 «Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации»;

ГОСТ 6.10.1-88 «УСД. Основные положения»;

ГОСТ 6.10.3-83 «УСД. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате»;

ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»;

ГОСТ 6.10.5-87 «УСД. Требования к построению формуляра-образца»;

ГОСТ 6.10.6-87 «Единая система внешнеторговой документации СЭВ. Формуляр-образец»;

ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (с изм. на 21.01.2000).

Из подраздела Т 62 для студентов и специалистов имеют большое значение следующие стандарты:

ГОСТ 7.1-84 «Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления»;

ГОСТ 7.9-77 «Реферат и аннотация»;

ГОСТ 7.32-91 «Отчет о НИРС Структура и правила оформления».

2.5.Унифицированные системы документации.

Указанные выше государственные стандарты регламентируют создание унифицированных систем документации (УСД)- совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) выделены следующие унифицированные системы документации:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

Унифицированная система банковской документации;

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

Унифицированная система отчетно-статистической документации;

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

Унифицированная система документации по труду;

Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации;

Унифицированная система внешнеторговой документации.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (1991);

Типовая инструкция по делопроизводству (утв. приказом Росархива 2000 г.);

Основные правила работы ведомственных архивов (1988);

Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный) (1996);

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225.

Инструкция по заполнению трудовой книжки, утв. Постановлением министерства труда и соц. развития РФ (вводится с 01.01.2004).

1. СОСТАВ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ БАЗЫ ДОУ .

В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.

Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

НМБД регулирует:

1. Правила оформления документов;

2. Правила работы с документами;

3. Обеспечение сохранности документов;

4. Порядок передачи документов на архивное хранение;

5. Работу службы делопроизводства (функции, структуру, штатный состав);

6. Внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

7. Работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

8. Юридические аспекты, связанные с документами.

Нормативно-методическая база ДОУ включает:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);
правовые акты органов представительной и исполни-тельной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
государственные стандарты на документацию;
унифицированные системы документации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
нормативные документы по организации архивного хра-нения документов.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября 1994г., 2-я часть - 22 декабря 1995г. Гражданский кодекс РФ устанавли-вает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их. возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

Закон Российской Федерации "О техническом регулировании " от 10 июля 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной за-щиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации и в области документационного обеспечения управления.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации " от 27.07.2006 № 149-ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.

Закон Российской Федерации "О государственной тайне " от 21 июля 1993 г. № 5485-1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете » отражены основные требования к ведению бухгалтерского учета, определены обязательные реквизиты первичных учетных документов, уточнен состав бухгалтерской отчетности коммерческих организаций и установлены сроки хранения учетных документов, бухгалтерской отчетности в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

Специалист должен знать положения :

Указа Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в редакции Указа Президента РФ от 24.01.98 № 61);
Постановления Правительства РФ от 5 декабря 1991 г № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;
других нормативных правовых документов.

Все перечисленные нормативные документы имеют большое значение для организации делопроизводственного процесса на предприятиях.

2. СТАНДАРТИЗАЦИЯ И УНИФИКАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОУ

Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимательских действий по их разрешению. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например ГОСТ 7.32-2001 "Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления"), так и на унифицированные системы документации. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Кроме того, в стране действуют унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д. полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

3. ТРЕБОВАНИЯ К РАЗРАБОТКЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.

Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использо-вания двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).

В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.

Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информа-цию, размещенную в строке.

При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.

Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.

Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.

Классификация унифицированных форм документов

В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:

— государственные (общероссийские);

— отраслевые (ведомственные);

— субъектов Российской Федерации;

— формы документов объединений, предприятий, организаций.

4. ОБЩЕРОССИЙСКИЕ КЛАССИФИКАТОРЫ ДОКУМЕНТАЦИИ.

Важными средствами информационного обеспечения яв-ляются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

В настоящее время действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

В зависимости от области применения, классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)

Общероссийский классификатор продукции (ОКП)

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ)

Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ДЕЙСТВОВАЛ до 2003 года)

Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 6 ноября 2001 года № 454-ст принят и введен в действие с 1 января 2003 года Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), разработанный Минэкономразвития.

Классификаторы информации о населении и кадрах

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО)

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

5. ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. 6 июля 1992 г. Государственной архивной службой утверж-дена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Она введена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.

В соответствии с системой ДОУ и Типовой инструкцией по делопроизводству министерства и организации разрабатывают аналогичные документы с учетом специфики отрасли и конкретной организации.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел)

Конституция Российской Федерации

"Конституция Российской Федерации" (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ)

Федеральные законы Российской Федерации.

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011, с изм. от 21.07.2011) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
Федеральный закон от 04.05.2011 N 99-ФЗ (ред. от 18.07.2011) "О лицензировании отдельных видов деятельности"
Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 18.07.2011) "О государственной тайне"
Федеральный закон от 28.12.2010 N 390-ФЗ "О безопасности"
Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ (ред. от 08.11.2007) "Об электронной цифровой подписи"
Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ (ред. от 15.12.2012) "О техническом регулировании"
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 25.07.2011) "О персональных данных"
"Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 21.07.2011)
"Уголовный кодекс Российской Федерации" от 13.06.1996 N 63-ФЗ (ред. от 21.07.2011)

Указы и распоряжения Президента Российской Федерации.

Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 (ред. от 23.09.2005) "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера"
Распоряжение Президента РФ от 16.04.2005 N 151-рп (ред. от 14.03.2011) "О перечне должностных лиц органов государственной власти и организаций, наделяемых полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне"
Указ Президента РФ от 03.03.2005 N 243 "О внесении изменений в перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203"
Указ Президента РФ от 30.11.1995 N 1203 (ред. от 21.09.2011) "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне"
Указ Президента РФ от 27.09.2008 N 1410 "О внесении изменений в состав Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по должностям, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 6 октября 2004 г. N 1286"
Указ Президента РФ от 06.10.2004 N 1286 (ред. от 26.02.2009) "Вопросы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны"
Указ Президента РФ от 16.08.2004 N 1085 "Вопросы Федеральной службы по техническому и экспортному контролю"

Постановления Правительства Российской Федерации.

Постановление Правительства РФ от 29.12.2007 N 957 "Об утверждении положений о лицензировании отдельных видов деятельности, связанных с шифровальными (криптографическими) средствами"
Постановление Правительства РФ от 26.06.1995 N 608 (ред. от 21.04.2010) "О сертификации средств защиты информации"
Постановление Правительства РФ от 15.04.1995 N 333 (ред. от 24.09.2010) "О лицензировании деятельности предприятий, учреждений и организаций по проведению работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну..."
Постановление Правительства РФ от 26.01.2006 N 45 (ред. от 23.06.2011) "Об организации лицензирования отдельных видов деятельности"
Постановление Правительства РФ от 31.08.2006 N 532 (ред. от 24.09.2010) "О лицензировании деятельности по разработке и (или) производству средств защиты конфиденциальной информации"

Кодексы Российской Федерации

Организационно-распорядительные документы по технической защите информации

Концепции и Положения

Указ Президента РФ от 12.05.2009 N 537 "О Стратегии национальной безопасности Российской Федерации до 2020 года"
"Доктрина информационной безопасности Российской Федерации" (утв. Президентом РФ 09.09.2000 N Пр-1895)
"Положение по аттестации объектов информатизации по требованиям безопасности информации" (утв. Гостехкомиссией РФ 25.11.1994)
"Положение о сертификации средств защиты информации по требованиям безопасности информации" (утв. Приказом Гостехкомиссии РФ от 27.10.1995 N 199)
Постановление Правительства РФ от 15.08.2006 N 504 (ред. от 24.09.2010) "О лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации"
"Положение об аккредитации испытательных лабораторий и органов по сертификации средств защиты информации по требованиям безопасности информации" (утв. Гостехкомиссией РФ 25.11.1994)

Специальные нормативные документы по технической защите информации

Национальные стандарты

ГОСТ Р 50739-95. Средства вычислительной техники. Защита от несанкционированного доступа к информации. Общие технические требования" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 09.02.1995 N 49)
" ГОСТ Р 51188-98. Защита информации. Испытания программных средств на наличие компьютерных вирусов. Типовое руководство" (принят Постановлением Госстандарта РФ от 14.07.1998 N 295)
"Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения. ГОСТ Р 52292-2004" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 29.12.2004 N 135-ст)
"Информационная технология. Открытая распределенная обработка. Базовая модель. Часть 1. Основные положения. ГОСТ Р ИСО/МЭК 10746-1-2004" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 04.02.2004 N 51-ст)
"ГОСТ Р ИСО/МЭК 10031-2-2000. Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Модель приложений распределенного учреждения. Часть 2. Отличающая объект ссылка и соответствующие процедуры" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 21.12.2000 N
" ГОСТ Р ИСО/МЭК 10740-2-2000. Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Ссылочная передача данных. Часть 2. Спецификация протокола" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 28.11.2000 N 317-ст)
"Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий. Часть 1. Введение и общая модель. ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408-1-2008" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 18.12.2008 N 519-ст)
"ГОСТ Р ИСО/МЭК 18028-1-2008. Национальный стандарт Российской Федерации. Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Сетевая безопасность информационных технологий. Часть 1. Менеджмент сетевой безопасности" (утв. и введен в д ей
"Защита информации. Автоматизированные системы в защищенном исполнении. Испытания на устойчивость к преднамеренным силовым электромагнитным воздействиям. Общие требования. ГОСТ Р 52863-2007" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 27.12.2007 N 515-ст)
"Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения. ГОСТ Р 51275-2006" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 27.12.2006 N 374-ст)
"Защита информации. Основные термины и определения. ГОСТ Р 50922-2006" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 27.12.2006 N 373-ст)
"Защита информации. Техника защиты информации. Номенклатура показателей качества. ГОСТ Р 52447-2005" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 29.12.2005 N 448-ст)
"Защита информации. Обеспечение безопасности сетей электросвязи. Общие положения. ГОСТ Р 52448-2005" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 29.12.2005 N 449-ст)
"Защита информации. Система стандартов. Основные положения. ГОСТ Р 52069.0-2003" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 05.06.2003 N 181-ст)
" Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи. ГОСТ Р 34.10-2001" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 12.09.2001 N 380-ст)
"Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функция хэширования. ГОСТ Р 34.11-94" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 23.05.1994 N 154)

Специальные нормативные документы.

Руководящий документ. Безопасность информационных технологий. Критерии оценки безопасности информационных технологий (Часть 1,2,3). Приказ председателя Гостехкомиссии России от 19 июня 2002 г. № 187
"Руководящий документ. Защита информации. Специальные защитные знаки. Классификация и общие требования" (утв. Гостехкомиссией РФ 25.07.1997)
"Руководящий документ. Средства защиты информации. Защита информации в контрольно-кассовых машинах и автоматизированных кассовых системах. Классификация контрольно-кассовых машин, автоматизированных кассовых систем и требования по защите информации" (утв.
Методические рекомендации по обеспечению с помощью криптосредств безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации" (утв. ФСБ РФ 21.02.2008 N 149/54-144)
"Руководящий документ. Временное положение по организации разработки, изготовления и эксплуатации программных и технических средств защиты информации от несанкционированного доступа в автоматизированных системах и средствах вычислительной техники" (утв. р
Руководящий документ. Средства вычислительной техники. Межсетевые экраны. Защита от несанкционированного доступа к информации. Показатели защищенности от несанкционированного доступа к информации" (утв. решением председателя Гостехкомиссии РФ 25.07.1997)
"Защита от несанкционированного доступа к информации. Часть 1. Программное обеспечение средств защиты информации. Классификация по уровню контроля отсутствия недекларированных возможностей" (введен Приказом Гостехкомиссии РФ от 04.06.1999 N 114)
"Руководящий документ. Средства вычислительной техники. Защита от несанкционированного доступа к информации. Показатели защищенности от несанкционированного доступа к информации" (утв. решением председателя Гостехкомиссии РФ 30.03.1992)
"Руководящий документ. Защита от несанкционированного доступа к информации. Термины и определения" (утв. Гостехкомиссией РФ 30.03.1992)
"Руководящий документ. Концепция защиты средств вычислительной техники и автоматизированных систем от несанкционированного доступа к информации" (утв. решением Гостехкомиссии РФ 30.03.1992)
Руководящий документ. Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации. Утверждено решением председателя Гостехкомиссией при Президенте РФ 30.03.1992
Руководящий документ. Средства защиты информации. Специальные защиты информации. Специальные общие технические требования, предъявляемые к сетевым помехоподавляющим фильтрам. Гостехкомиссия России, 1998 г.
Руководящий документ. Защита от несанкционированного доступа к информации. Часть 1. Программное обеспечение средств защиты информации. Классификация по уровню контроля отсутствия недекларированных возможностей. Приказ председателя Гостехкомиссии России. Руководство по разработке профилей защиты и заданий по безопасности. Гостехкомиссия России, 2003 год.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные Номенклатуры дел, описи дел и т.д.). 1

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

3. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы акты, письма и др., используемые в деятельности:

Федеральных органов гос. власти, органов гос. власти субъектов РФ, включая субъектов РФ, имеющие на-1 ряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

Предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы».

4. Основные правила работы ведомственных архивов : Правила условно можно разделить на две части. В первой

(разд. 2-4) детально освещены делопроизводственные вопросы:

требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;

порядок формирования дел в делопроизводстве;

Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

порядок выделения документов к уничтожению;

подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

В другой части правил (разд. 5-14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не передающих документы на гос. хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимыми в организации их архива.

5. Перечни документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный).

6. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Здесь описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Кроме того, надо знать, что работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами. Так, например, правила работы с бухгалтерскими документами отражает не только Федеральный закон о бухгалтерском учете, но и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

При работе с кадровой документацией необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.

Но помимо того, что надо знать как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.

Центральным бюро нормативов по труду разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Работу с документами отражают:

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления;

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления;

Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы;

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров.

Пакет общегосударственных нормативно-методических документов необходимо иметь каждой делопроизводственной служи как справочный материал. Он используется при разработке таких индивидуальных организационных документов, как Положение службе ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструкция по делопроизводству конкретной организации.

Нормативные документы по делопроизводству регламентируют этот важный вид организационной деятельности предприятия. Ими устанавливаются порядок обработки, учета и хранения документов, а также стандарты их оформления. Важно, чтобы на предприятии нормативная документация делопроизводства в 2016 году постоянно актуализировалась, поскольку это позволит обеспечить юридическую силу, аутентичность и подлинность всех документов, разработанных в организации.

Из статьи вы узнаете:

какие правотворческие органы разрабатывают нормативные документы по делопроизводству;
что входит в перечень нормативной документации делопроизводства;
какие нормативные документы по делопроизводству должны быть в каждой организации;
в каком направлении ведется работа по дополнению и изменению нормативных документов делопроизводства.

Нормативно-правовые документы в делопроизводстве имеют важное значение, поскольку регламентируют все процессы создания, обработки и хранения документов в организации. С помощью правил, устанавливаемых нормативными документами по делопроизводству, обеспечивается юридическая значимость и подлинность документации предприятия.

Кто разрабатывает нормативные документы по делопроизводству

В государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается определение термину «делопроизводство» как виду деятельности, направленной на обеспечение документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов. Документ - это юридически значимая информация на бумажном или электронном носителе, достоверность которой подтверждается наличием установленных реквизитов. Поэтому делопроизводство, в свою очередь, регламентируется нормативными документами, которыми устанавливаются общие правила и принципы его ведения.

Нормативно-правовые документы в делопроизводстве - это правовые акты многократного применения: законы, постановления, приказы, стандарты, инструкции и пр., которые изданы в соответствующей форме теми правотворческими органами, в компетенции которых находятся эти вопросы.

Основная регулирующая деятельность в сфере делопроизводства осуществляется Федеральным архивным агентством. В его функции входит контроль организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти, но, кроме этого, оно занимается методическими разработками и обеспечивает общее развитие общероссийской системы делопроизводства.

Вопросами унификации и стандартизации в сфере делопроизводства занимается Госстандарт, а в ведении Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) находятся научно-исследовательские и методические разработки в области архивного дела и документоведения. В этой организации разрабатываются многие нормативно-методические документы по делопроизводству.

Нормотворчеством в сфере делопроизводства также занимается Правительство РФ, федеральные и муниципальные органы исполнительной власти, ведомства, комитеты, службы, агентства, а также учреждения, организации и предприятия, разрабатывающие локальные нормативные акты, адаптирующие федеральное и отраслевое законодательство к реалиям и специфике производственной и организационной деятельности конкретной компании.

Перечень нормативных документов по делопроизводству

Руководствоваться в своей работе нормативными документами, регулирующими сферу делопроизводства, должны не только делопроизводители, но и исполнители, люди, которые разрабатывают документы организации и работают с теми, которые получены из внешних источников. Нормативная документация делопроизводства в 2016 году должна использоваться, прежде всего, чтобы были четко соблюдены все правила и требования к содержанию и оформлению документов, поскольку именно это обеспечивает их юридическую значимость. Поэтому желательно, чтобы в организации были правовые акты, входящие в данный перечень нормативных документов по делопроизводству:

Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральный закон № 53-ФЗ от 01.06.2005 «О государственном языке Российской Федерации»;
Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»;
Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральный закон № 184-ФЗ от 24.12.2002 «О техническом регулировании»;
Постановление Правительства Российской Федерации № 477 от 15.06.2009 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 от 27.12.1995 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;
Приказ Росархива №76 от 23.12.2009 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
ГОСТ Р 50922–2006. Защита информации. Основные термины и определения;
ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца
ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования;
ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

Основные нормативные документы по делопроизводству

Кроме упомянутого ГОСТ Р 7.0.8–2013 к числу основных нормативных документов можно отнести следующие:

В кадровой службе каждого предприятия должны быть такие нормативные документы, регламентирующие кадровое делопроизводство:

Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»;
Приказ Минфина России №117н от 2.12.2003 «О трудовых книжках»;
Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

К числу основных относятся и те нормативные документы по делопроизводству, которые регламентируют порядок архивного хранения документации предприятия и используются для определения сроков хранения разного вида документов при составлении номенклатуры дел:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010
Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
Приказ Росархива № 2 о 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»;
Основные правила работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
Приказ Росархива № 176 от 18.08.1992 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия».

Изменения нормативных документов по делопроизводству

Как и всякая нормативно-правовая документация, нормативные документы по делопроизводству в 2016 году могут изменяться - правотворческие органы приводят их в соответствие с реалиями сегодняшнего дня и требованиями действующего законодательства. В частности, большая часть изменений нормативных документов по делопроизводству обусловлена активным внедрением в практику электронных документов, как на уровне государственного управления, так и в деятельности коммерческих структур. Поэтому вопросы обеспечения правового статуса, подлинности и юридической значимости электронных документов, порядка их оперативного и архивного хранения сегодня особенно актуальны. Работа в направлении и совершенствовании нормативной базы делопроизводства также ведется с учетом повсеместного внедрения СЭД.

В задачу лиц, которые в своей работе руководствуются нормативной документацией делопроизводства, входит отслеживание вносимых в нее изменений и актуализация базы данных нормативных документов по делопроизводству.