График документооборота в организации первичного учета. График документооборота в бухгалтерии. Что входит в общую политику документооборота

График документооборота – схема, описывающая движение первичных документов в учреждении. Соблюдение графика документооборота упрощает контроль фактов хозяйственной жизни, необходимый бухгалтеру, в том числе, для подготовки отчетности и снижения налоговых рисков. Особенности составления графика документооборота на примерах разъясняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Образец графика документооборота бюджетного учреждения можно посмотреть .

Следовательно, для упорядочения внутренней деятельности бюджетного учреждения необходимо четко определить направления и сроки движения конкретных документов. Для этого составляется график документооборота. Отсутствие в учреждении графика документооборота может привести к несвоевременному отражению хозяйственных операций в учете. Например, водитель-экспедитор передал в бухгалтерию накладные и счета фактуры от 29 марта только 20 апреля. В связи с этим бухгалтерия не смогла принять к вычету НДС в I квартале. В таком случае, по мнению налоговиков, необходимо подавать уточненную декларацию.

Таким образом, в каждом учреждении в рамках учетной политики необходимо разработать и утвердить график документооборота – схему, которая характеризует процедуру перемещения первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение.

Все новации законодательства – в статьях и сервисах журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Составление графика документооборота

Единой определенной законодательством формы графика документооборота нет. Учреждение самостоятельно разрабатывает график, исходя из особенностей своей деятельности и объема хозяйственных операций. Учтите, что до сих пор действует положение Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 «О документах и документообороте в бухгалтерском учете». В приложении к этому документу приведен пример графика документооборота в виде перечня работ.

Перед составлением графика документооборота необходимо проанализировать деятельность учреждения. Первый этап – определение перечня документов. Необходимо установить все факты хозяйственной жизни, которые имеют место в учреждении, и определить перечень документов, которые образуются в процессе деятельности.

Второй этап – назначение ответственных лиц. Необходимо установить лиц, ответственных за оформление документов. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первичных документов, отвечают за их правильное оформление. Этих же работников необходимо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Также следует определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов.

Третий этап – определение сроков. Сроки, в которые конкретный работник передает документы в бухгалтерию, – самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со времени составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр.

Четвертый этап – приведение документооборота в соответствие с законодательством. Следует проанализировать, какие требования предъявляет законодательство к оформлению документов, совершению фактов хозяйственной жизни, отражению их в учете. Например, в соответствии с п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ счета-фактуры выставляются не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

В графике документооборота следует предусмотреть сроки, в пределах которых документы передаются в архив учреждения. Сроки хранения документов в графике документооборота можно не указывать, поскольку они определены законодательно.

Перед утверждением графика документооборота целесообразно согласовать его со всеми заинтересованными лицами. После согласования график документооборота утверждается руководителем учреждения.

наименование документа;
составление документа: ответственное лицо, срок исполнения;
предоставление документа: ответственное лицо, срок исполнения;
обработка документа: ответственное лицо, срок исполнения;
передача в архив учреждения: ответственное лицо, срок передачи.

Образец графика документооборота в бюджетном учреждении можно посмотреть здесь . 2 раздела, которые должны быть в учетной политике – 2017

Соблюдение графика документооборота

Ознакомление ответственных лиц с графиком документооборота – обязательная процедура. Каждому работнику, участвующему в документообороте, нужно знать, что, как и когда он будет делать. Есть два варианта:

Каждому исполнителю под роспись вручить выписку из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения (п. 5.5 Положения № 105).
Оформить дополнительный лист к графику документооборота, где работники распишутся в ознакомлении с графиком.

Обратите внимание: составленный по всей форме график документооборота дает право требовать представления документов в установленные сроки. Специалисты Роструда в письме от 18 декабря 2014 г. № 3251-6-1 подтвердили правомерность санкций за нарушение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации, в случае если положением о премировании организации предусмотрены условия лишения или снижения премиальных выплат.

С целью соблюдения графика документооборота в учреждении также необходимо внести изменения в должностные инструкции работников. Нужно включить соблюдение сроков представления документов в список обязанностей соответствующих сотрудников или закрепить обязанность соблюдать сроки передачи документов приказом.

Как организовать контроль за поступлением документов

Учреждение обязано организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Такие требования установлены статьей 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Одна из задач главного бухгалтера и руководителя учреждения – организовать контроль за созданием, получением, обработкой и хранением документов (п. 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 (действует в части, не противоречащей законодательству)). В качестве инструментов для выполнения этой задачи используйте:

график документооборота;

номенклатуру дел. Как изменился план счетов с 2017 года

Что проверить в полученных документах при соблюдении графика документооборота

Прежде чем принять первичный документ к учету, проверьте:

форму документа. Для разных случаев она может быть своя. Например, завскладом при приемке товара нашел расхождения по его количеству и качеству и составил акт приемки материалов (ф. 0504220). А ему нужно было составить и передать в бухгалтерию приходный ордер на приемку материальных ценностей (ф. 0504207). Завскладом составил документ не по той форме;
заполнение и все подписи ответственных сторон;
обязательные реквизиты;
факт операции, которая отражена в документе. При необходимости сличите документ с договором, к которому он относится.

Также проверьте, нет ли «красных» остатков в бухучете. Например, если кладовщик отдал акт о списании матзапасов, в котором количество выданных больше, чем отражено в бухучете. В этом случае бухгалтеру нужно вернуть акт кладовщику для проверки.

Это следует из части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктов 3, 7 и 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Правила электронного документооборота в бухгалтерии

Образец приказа об утверждении графика документооборота

Пример графика документооборота

Первичные документы в графике бухгалтерского докуметооборота

Первичным документом оформляют каждый факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 3, 7 и 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Для первичных учетных документов есть унифицированные формы. Если для хозяйственной операции унифицированную форму не нашли, разработайте ее самостоятельно. Собственные бланки утвердите в учетной политике.

Это следует из пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Первичка и учетные регистры: что нового в 2017 году

Унифицированные формы в графике внутреннего докуметооборота

Унифицированные формы первичных документов для учреждений госсектора утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Исключать из них графы, строки или колонки нельзя, но добавлять дополнительные реквизиты можно. Исключение – формы по учету кассовых операций. Их менять нельзя, даже запрещено дополнять реквизитами.

Дополненные унифицированные формы внесите в учетную политику, утвердив приказом (распоряжением) руководителя. Такие правила установлены в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, абзацах 13, 16, 23 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. В каких случаях и как составлять приходный ордер (ф. 0504207)

Первичные учетные документы, формы которых не унифицированы, разработайте самостоятельно и утвердите в учетной политике. В таких формах должны быть реквизиты:

наименование документа;
дата составления;
наименование субъекта учета, от имени которого составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
величина натурального и (или) денежного измерения хозяйственной операции с указанием единиц измерения;
наименование должностных лиц, которые совершили и оформили сделку, операцию или ответственны за ее оформление;
подписи ответственных лиц и их расшифровку или иные реквизиты, которые необходимы для их идентификации;
информация, которую субъекты учета (администраторы доходов бюджета) предоставляют в государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП).

Такой порядок приведен в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, разделах III, IV Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 30 ноября 2012 г. № 19н.

Например, в перечне унифицированных документов акта выполненных работ (оказанных услуг) нет. Поэтому форму акта учреждение вправе утвердить самостоятельно. При разработке этой формы используйте перечень обязательных реквизитов. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 9 апреля 2014 г. № 02-06-10/16186. Все изменения в вашей работе с 1 января 2017 года

Как нумеровать и подшивать первичку

Все первичные документы в бухгалтерии должны быть пронумерованы, подписаны и скреплены печатью учреждения. После этого их нужно подшить в папки. А в конце каждого месяца бухгалтерия распечатывает регистры учета и раскладывает их в эти же папки.

Это установлено в пункте 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

А для кассовых документов есть свои особенности в нумерации и брошюровании. Нарушения в первичке: как избежать претензий ревизоров

Регистры

Данные из первичных документов отражают в бухгалтерских регистрах. Регистры – это перечни операций в хронологическом порядке, которые сгруппированы по счетам бухучета. Их ведут в виде книг, журналов, карточек. Такие правила установлены статьей 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Регистры ведите по унифицированным формам. Если для хозяйственной операции унифицированную форму не нашли, можете разработать ее самостоятельно. Собственные регистры закрепите в учетной политике. Это следует из пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Что вы знаете о налоговом регистре?

Унифицированные формы в графике документооборота учреждения

Унифицированные формы регистров бухучета и указания, как их заполнять, утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Исключать из них графы, строки или колонки нельзя, но добавлять дополнительные реквизиты можно.

Дополненные унифицированные формы внесите в учетную политику, утвердив приказом (распоряжением) руководителя.

Такие правила установлены в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, абзацах 13, 16, 23 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Формы, которые разработали самостоятельно

Если форма регистра не унифицирована, учреждение вправе разработать ее самостоятельно. Также в качестве регистров можно применять формы, которые настроены в вашей бухгалтерской программе. Например, оборотка, карточка счета, анализ счета и т. п. Главное, чтобы неунифицированные формы были утверждены в учетной политике и включали обязательные реквизиты:

наименование регистра;
наименование учреждения;
дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухучета;
величина денежного и (или) натурального измерения объектов бухучета с указанием единицы измерения;
наименования должностей сотрудников, ответственных за ведение регистра;
подписи сотрудников, которые ведут эти регистры, с указанием их фамилий и инициалов или других реквизитов для идентификации этих лиц.
Такие правила установлены в пункте 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

При регистрации объектов бухучета в регистрах не допускаются:

пропуски или изъятия;
тражение мнимых и притворных объектов бухучета.

Для обеспечения эффективного управления бухгалтерской документацией, на предприятии создается график документооборота, согласно которому устанавливается строгий порядок обработки документов, учитывающий требуемые объемы, виды, сроки и очередность выполнения.

Функциональное назначение графика движения документов заключается в:

оптимизации использования рабочего времени и материальных затрат на обработку и документирование информации;
создании всех условий для быстрой, четкой и корректной обработке документов сотрудниками бухгалтерской службы;
повышении эффективности хозяйственной деятельности в целом на предприятии.

Ведение графика

Корректно составленный график документооборота в бухгалтерии имеет огромное значение для эффективности работы предприятия. Его создание проводится согласно Положению о документообороте в бухгалтерском учете, и возлагается на главного бухгалтера, который имеет полномочия привлекать к процессу отдельных сотрудников, а также назначить основного разработчика документа.

В соответствии с распоряжением главного бухгалтера, все сотрудники бухгалтерского отдела обязаны принимать к учету только те документы, которые оформлены надлежащим образом. В ином случае предусматривается персональная ответственность работника за нарушение данного правила. Проект графика документооборота подается на рассмотрение руководителю предприятия и утверждается приказом по организации.

Цель создания графика бухгалтерского документооборота – разработка и контроль маршрутов движения каждого документа. Оптимизация процесса документооборота состоит в том, чтобы наладить четкую отслеживаемую связь между сотрудниками отделов и служб при следовании каждого документа, и исключить его неверный путь.

В этой связи основными принципами графика движения документов является:

соблюдение строгой организации движения каждого документа, для исключения возвратов, повторов или утери;
пребывание документа в определенном отделе или службе должно быть однократным;
быстрота и четкость обработки поступившей информации;
оперативное согласование документов до момента его подписания руководителем.

Для каждого отдельного документа разрабатывается свой путь, что отражается в соответствующей инструкции.

Общими этапами движения для всех документов учета являются:

создание, формирование документа при проведении хозяйственных и финансовых операций;
перемещение документа в бухгалтерскую службу, для контроля своевременности, правильности и полноты составления;
проверка бухгалтером законности проведенной операции, корректности заполнения форм, достоверности отраженных сведений, их взаимосвязь, логичность, а также отсутствие арифметических неточностей;
трехэтапная обработка документа: таксировка показателей, которая заключается в переводе натуральных, трудовых измерителей в денежное выражение, подбор (группировка) экономически однородных документов, котировка (или указание) корреспондирующих счетов по осуществленным операциям;
архивирование и хранение документов после внесения сведений в учетные регистры.

Результатом организованного в соответствии с графиком документооборота становится:

существенное ускорение прохождения первичными документами всех этапов, от момента создания, обработки и до постановки на учет;
равномерное распределение учетной деятельности в течение рабочего времени;
повышение производительности труда работников бухгалтерской службы;
усиление контроля всех процессов учета;
усовершенствование процесса автоматизации учета;
возрастание эффективности учетной работы предприятия в целом.

Начальный этап составления графика документооборота базируется на установлении:

перечней исходных документов, которые должны быть исполнены;
списка ответственных и назначенных лиц, которые допускаются к составлению и обработке определенных видов документов, а также промежуточному контролю правильности и своевременности оформления и подачи данных в бухгалтерскую службу;
схемы взаимодействия подразделений и отделов предприятия;
графика движения внутреннего документооборота бухгалтерии, в котором устанавливаются сроки начисления налогов и составления отчетных документов;
порядка следования каждой формы документа от исполнителя к исполнителю или определенному отделу, где установлен срок подачи учетной информации конечному потребителю;
типовых методик и технологий обработки документов.

Должностные инструкции сотрудников содержат пункты относительно создания и подачи первичных документов оправдательного характера, в соответствии с установленным графиком документального оборота. Каждое назначенное или ответственное лицо, задействованное в процессе движения документов, получает на руки выписку о своих обязанностях и ответственности в случае невыполнения требований положения. Все маршруты следования каждого документа подлежат контролю.

Использование разработанного графика документооборота в бухучете становится причиной повышения эффективности учетной работы организации. При проведении анализа схем движения документов выявляют несоответствия отдельных участков, и в последующем планировании предпринимают меры для корректной работы: сокращают сроки, упрощают процесс обработки, устраняют возвраты, повторную обработку бумаг и т.п.

Подразделение или лицо, нарушившее сроки обработки или подачи документа на любом из этапов, провоцирует цепную реакцию отставания остальных инстанций, ослабление контроля, сдвиги по срокам выполнения операций и пр. Проверка правильности оформления документов и внесенных данных должна осуществляться регулярно и тщательно, так как некорректная первичная информация может отразиться на правильности проведения хозяйственных операций.

Составление графика документального оборота в бухгалтерском учете может быть оформлено в виде схемы, перечня или таблицы, с подробным перечнем работ по движению бумаг. В документе определяется роль каждого лица и подразделения (отдела), участвующего в обработке учетной информации, схема их взаимодействия, сроки представления, постановки документа на учет и сдачи в архив.

(Размер: 60,5 KiB | Скачиваний: 24 804)

Чтобы создавать, получать, принимать бухгалтерские документы к учету, обрабатывать их и передавать своевременно и без проблем, необходимо организовать и контролировать весь процесс. Вам в помощь - образец графика документооборота в бухгалтерии 2017.

Что такое график документооборота в бухгалтерии и зачем он нужен

Одна из ключевых задач любой бухгалтерии - своевременная и качественная обработка документации, связанной с деятельности организации. Причем количество создаваемых и поступающих документов может достигать таких объемов, с которыми порой сложно справиться. Поэтому необходимо организовать трудовой процесс так, чтобы каждый документ был рассмотрен и обработан в срок. Для этого нужен график - специальный документ, в соответствии с которым и будет организован документооборот.

График документооборота в бухгалтерии - это внутренний акт, который определяет порядок и сроки представления в отдел (бухгалтерию) первичных документов с целью своевременного их учета и регистрации.

График нужен для упорядочивания движения документов от контрагентов и штатных сотрудников. Наличие такого документа решает сразу несколько задач:

определяет порядок создания и движения первичной документации;
позволяет своевременно получать документы от контрагентов;
определяет меру ответственности сотрудников за непредставление и несвоевременное представление документов в бухгалтерию.

При отсутствии утвержденного графика проблем с документами, скорее всего, не избежать. Это показывает практика. Первичка будет зависать и теряться. А вся ответственность ляжет на главбуха. В результате могут появиться ненужные проблемы в учете и общении с фондами и налоговиками. Как пример: инспекторы снимут транспортные расходы по утраченным путевым листам и откажут в возмещении НДС по представленным с опозданием счетам-фактурам.

Чтобы избежать утери и путаницы в бумагах, нужен график документооборота. Чтобы составить и утвердить график документооборота 2017 рекомендуем вам скачать бланк и образец документа на 2017 год:

Таким образом, в любой организации должен быть составлен и утвержден четкий график документооборота с указанием ответственных лиц и сроками составления первичной документации. Такой график должен детально прописывать движение документов от сотрудников, которые отвечают за их составлением, до архива.

Эти стадии движения документов можно отразить либо в виде таблицы, либо в виде схемы. График должен содержать перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление сотрудников и сроки составления и сдачи этих документов.

Образец графика документооборота в бухгалтерии 2017

Разрабатывая график документооборота, организации по большей части руководствуются рекомендациями, которые дал Минфин СССР. Это Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете от 29.07.1983 № 105. Оно не теряет своей актуальности до сих пор. Поэтому, разрабатывая график, можно применять именно этот документ.

Для удобства все документы можно разбить на несколько отдельных групп. Например:

документы для контролеров (налоговиков, ФСС, Росстата и т.д.);
документы для контрагентов (договоры, допсоглашения, платежки);
документы для начисления зарплаты сотрудникам и др.

По группам назначаются ответственные. В графике документооборота указываются перечень сотрудников, которые отвечают за составление и сдачу в бухгалтерию той или иной документации, а также сроки представления первичных документов в отдел. Например, в графике может быть указано, что водители предприятия после каждой смены в течение 24 часов обязаны представлять в бухгалтерию путевые листы (для списания расходов на ГСМ) и товарно-транспортные накладные (для списания товарно-материальных ценностей со складов).

Также в графике должна быть указана цепочка, по которой документ проходит с момента создания до сдачи в бухгалтерию.

График документооборота может быть прописан и в учетной политике. Здесь отдельном разделе должна быть схема или таблица, описывающие стадии движения документов в организации.

Этапами документооборота являются:

оформление и заполнение документа ответственным лицом (продавцом, экспедитором и др.);
сдача документа в бухгалтерию;
обработка, проверка и учет документа в бухгалтерии;
направление документа в архив и хранение документа.

Следует отразить стадии движения документации в графике документооборота в бухгалтерии.

Конкретную форму графика главбух может выбрать по своему усмотрению. Главное, чтобы он содержал перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление и сроки составления и сдачи этих документов в бухгалтерию и архив.

Бланк и образец документа в табличной форме можно посмотреть и скачать по ссылкам ниже.

Как утвердить для бухгалтерии график документооборота

График можно утвердить отдельным приказом руководителя организации. Но в этом случае в учетной политике нужно сделать ссылку на приказ, которым был утвержден график.Бланк и образец - ниже.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № 52

г. Москва

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить график документооборота согласно приложению 1 к настоящему приказу.

2. Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера А.С. Глебову.

Генеральный директор ______________ А.В. Львов

Ознакомьте ответственных работников с графиком документооборота под роспись. Лучше всего для каждого такого сотрудника сделать распечатку фрагмента графика, где будет указано, какие документы и в какие конкретно сроки он обязан сдавать в бухгалтерию.

Для чего нужен график документооборота в учетной политике

Компания обрабатывает несколько сотен видов документов. Каждое подразделение составляет и исполняет как типовые, так и собственные виды документов, которые сопровождают и подтверждают его деятельность. При этом специалисты должны составить, исполнить, передать на хранение и уничтожить каждый документ своевременно. Особенно важно вовремя обрабатывать бухгалтерские, финансовые и кадровые документы, потому что сроки их исполнения часто устанавливают законодательно. Чтобы не пропустить нужную дату и четко регламентировать исполнение документов предприятия, используют специальный график.

★

График документооборота – это полный перечень всех документов предприятия. Его разрабатывают и утверждают в соответствии с Положением и Инструкцией по документообороту. В графике указывают, кто отвечает за разработку и оформление документов, устанавливают сроки, в которые их нужно составить и передать исполнителям. График документооборота 2019 относят к основным элементам системы внутреннего контроля в компании и считают одним из показателей ее надежности. Аудиторы во время проверок с большей вероятностью вынесут положительное заключение организации, в которой такой график составили.

Образец инструкции по делопроизводству

Наличие в компании графика документооборота позволяет:

упорядочить документопоток и все процедуры документооборота;
оперативно контролировать, в срок ли составляют, обрабатывают и исполняют документы;
своевременно формировать отчетные формы;
исключить авралы и обеспечить ритмичность работы исполнителей;
в установленные сроки формировать дела и передавать их на архивное хранение;
гарантировать своевременную обработку документов;
в срок получать информацию, которая необходима, чтобы оперативно принимать управленческие решения.

Кто разрабатывает график документооборота

График можно разработать для всех подразделений, как единый документ, и для одной службы. Последнее подходит для отделов с большим документооборотом. Например, для кадровой или HR-службы, бухгалтерии, финансового отдела, а так же подразделений, в функции которых ходит учет и хранение продукции, комплектующих и товарно-материальных ценностей.

График документооборота первичных учетных документов в подразделении может разработать специалист, который хорошо знает пакет документов службы и установленные для их разработки и исполнения сроки.

Разработку графиков документооборота на крупных предприятиях часто отдают на аутсорсинг - нанимают экспертов или заключают договор с консалтинговой компанией. Оптимальный вариант - сотрудничество экспертов и работников служб компании, которых руководитель назначит ответственными своим приказом.

Чаще компании стараются экономить и обходиться своими силами. В таком случае, будет лучше, если сводный график документооборота на основании графиков подразделений организации составит служба делопроизводства. Но с этим поручением справится и секретарь, если поток документов в компании небольшой.

6 полезных схем-памяток от журнала «Справочник секретаря», которые помогут вам правильно работать с документами

Как составить график документооборота

Унифицированной формы для этого документа нет. В качестве примера вы можете использовать образец графика документооборота, который Минсельхоз РФ утвердил в «Методических рекомендациях по разработке учетной политики в сельскохозяйственных организациях» от 16 мая 2005 года .

То, какие сведения нужно включить в график документооборота вашей компании, зависит:

от объема документопотоков и специфики производственной деятельности подразделений;
состава подразделений;
типов и видов первичной учетной документации, которые используют в подразделении;
регламентов составления, обработки и исполнения документов компании;
наличия средств автоматизированного учета и документооборота, используемого программного обеспечения.

Полезная подсказка от журнала «Система Кадры». Перечень обязательных и рекомендованных кадровых документов

Пошаговый алгоритм составления графика документооборота

Шаг 1. Определите перечень документов, которые сопровождают деятельность компании и разрабатывают внутри нее. Кроме регулярной первичной документации по кадрам и бухгалтерии включите в перечень разовые документы и те, которые составляют время от времени.

Шаг 2 . В подразделениях, которые работают с первичной документацией, назначьте ответственных. Они будут составлять, оформлять и передавать документы на утверждение и исполнение.

Шаг 3 . Установите сроки, в которые необходимо согласовать, утвердить и передать на исполнение каждый документ.

Шаг 4 . Оформите график по удобной вам форме. Чаще всего используют таблицу, содержание граф в которой определяют по потребностям организации и подразделения.

Пример заполненного графика документооборота

Как оформить график документооборота

Используйте упрощенную форму графика, если у вас маленькая компания с небольшим документооборотом. Образец бланка смотрите

Для большой компании график документооборота можно составить для каждого подразделения, по форме с разбивкой на операции.

График документооборота для бухгалтерии

На законодательном уровне установлен порядок ведения документооборота. Он подразумевает под собой формирования документов, хранение и их организацию.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Существует множество различных правил и требований к осуществлению обозначенных выше процедур. Все они отражаются в специализированной нормативно-правовой документации.

Руководителям предприятий, бухгалтерам, юристам и кадровикам необходимо следить за всеми реформами действующего законодательства.

Таким образом, можно будет избежать излишнего внимания со стороны контролирующих государственных учреждений.

Что нужно знать

Правильно организованный документооборот – это не только отсутствие штрафов со стороны проверяющих организаций (трудовой инспекции, других), но также отсутствие сложностей с поиском документов.

Существует определенный регламент хранения бумаг различного типа, сроки и другие важные моменты.

Всем лицам, имеющим какое-либо отношение к организации документооборота, следует заранее рассмотреть максимально пристально следующие вопросы:

базовые понятия;
какова его роль;
правовая база.

Базовые понятия

В первую очередь следует ознакомиться с основополагающими нормативно-правовыми документами.

Но для рассмотрения подобных НПД следует обязательно знать некоторые важные термины:

документооборот;
входящие документы;
исходящие документы;
первичная обработка;
предварительное рассмотрение;
исполнение;
таксировка;
котировка.

Под термином «документооборот» подразумевается процесс создания документации, её хранения и переработки. Данное понятие очень широкое, оно включает в себя обширный перечень самых разных действий, имеет некоторую специфику.

Она отличается в зависимости от системы налогообложения, сферы деятельности компании и многих других факторов. Правила составления документов отличаются в зависимости от различного рода нюансов.

Входящие документы – получаемые почтой (электронной и обычной) и регистрируемые в специальных каталогах. Они должны обязательно приниматься в специальное «депо» для различных важных официальных бумаг.

Принимаются входящие документы от различных контрагентов, предприятий и государственных учреждений. Исходящие документы – формируемые и передаваемые другим предприятиям.

«Первичная обработка документов» — это прием входящих бумаг и последующая проверка их на правильность составления, целостность упаковки и соблюдение иных моментов.

Важно помнить о некоторых существенных моментах:

Но обязательным предварительным этапом, предшествующим данному действию, является анализ юридической составляющей, а также правильности составления. Именно это называется «предварительным рассмотрением».

Также на предприятия по различным причинам могут приходить судебные решения, исполнительные листы. Такие документы обладают важным свойством, утвержденным на законодательном уровне – обязательностью исполнения.

Под термином «исполнение» подразумевается необходимость привести в действие обозначенное в документе решение. Например, о вычитании и выплате их из заработной платы конкретного сотрудника.

Следует помнить, что некоторые документы не только должны быть исполнены в установленное в законодательстве время, но также сохранены.

За утерю исполнительных листов, судебных решений полагается серьезное наказание. Под ним подразумевается не только наложение штрафов или же иных наказаний, но также более серьезное.

no images were found

Некоторые действия подпадают под статьи Уголовного кодекса РФ. Обработка документации подразумевает под собой «таксировку», а также «контировку».

«Таксировка» — процедура вычисления стоимости хозяйственной операции. «Контировка» — обозначение в документации первичного характера специальных корреспондентских счетов.

Какова его роль

Сегодня документы представляют собой не просто бумагу, которая содержит на себе некоторую информацию в письменной или же графической форме. Многая документация имеет также силу юридического значения.

Что подразумевает возможность свершения различного рода действий правового характера. На основании составленных документов руководство предприятия имеет право:

выдавать , иные ;
заключать сделки.

Именно поэтому следует уделять максимальное внимание правильной организации хранения документации, её формирования, иным немаловажным факторам.

Так как в противном случае велика вероятность проблем со всеми контролирующими государственными учреждениями – ФНС , трудовой инспекцией, негосударственными фондами.

Соответствующим образом организованный документооборот даст возможность избежать проблем с законом, не стоит недооценивать его роль.

Правовая база

Сегодня большая часть документации переведена в электронный вид. Такой способ осуществления документооборота на предприятии в обязательном порядке регламентируется НПД.

В первую очередь следует уделить внимание федеральному законодательству:

Наиболее важным нормативно-правовым документом, рассматривающим данным вопрос, является

Наиболее важными разделами, на которые следует в первую очередь ориентироваться кадровым работникам, являются следующие:

основные положения, используемая терминология;
хранение и учет документации;
процедура комплектования;
как осуществляется процедура доступа к всевозможным архивным документам;
какая подразумевается ответственность за нарушение действующего на территории РФ законодательства.

Стоит придерживаться всех обозначенных в законодательстве правил, норм. Особенно это касается недавно введенных реформами.

Именно на такие моменты в первую очередь обращают внимание различные контролирующие организации. Таким образом, можно будет избежать штрафов, иных неприятных моментов.

Образец графика документооборота для учетной политики в 2019 году

На каждом предприятии, вне зависимости от его величины, в обязательном порядке формируется – документооборота.

Он должен содержать максимально подробную информацию о местоположении документа, различных его важных параметрах – с момента его создания до сдачи в архив.

Унифицированного формата подобного графика в законодательстве не существует. Тем не менее, он необходим для любого юридического лица.

Именно поэтому руководителю предприятия или же иному сотруднику, занимающемуся составлением подобного графика, стоит обязательно заранее рассмотреть некоторые основополагающие вопросы:

начальный этап составления;
что в результате;
заполненный пример.

Предварительное ознакомление со всеми перечисленными выше моментами позволяет избежать допущения типичных ошибок при формировании подобного документа.

Начальный этап составления

В составлении графика документооборота обязательно участвуют следующие лица:

главный бухгалтер;
руководитель предприятия.

Главный бухгалтер непосредственно занимается формированием документа рассматриваемого типа. Либо его составление должно происходить под его пристальным надзором.

Так как он несет непосредственную ответственность за его правильность, а также содержимое. После завершения этапа составления документ должен быть обязательно подписан руководителем предприятия (директором, замещающим его лицом).

Также в составлении такого графика могут принимать участие какие-либо иные лица. Так как данный документ может формироваться для различных подразделений.

Так, за основу подобного графика всегда берется процедура создания, обработки, а также проверки всех документов, которые курсируют в подразделении.

В графике всегда должна присутствовать следующая информация:

взаимосвязь;
сроки выполнения определенных работ.

Сам график, несмотря на отсутствие унифицированного формата, обычно всегда представляется в виде таблицы. На её основании, впоследствии, могут быть сформированы всевозможные графические диаграммы, нечто иное.

Все графики такого рода можно разделить на несколько видов:

типовые;
индивидуальные;
унифицированные (на конкретном предприятии).

При этом последнего типа графики обычно применяются на предприятиях, которые представлены обширной сетью филиалов. Так как именно таким образом удается привести в порядок документооборот в случае некоторой территориальной удаленности.

Что в результате?

При составлении рассматриваемого типа графика в обязательном порядке учитывается количество:

подразделений предприятия;
участвующих в формировании лиц.

Благодаря графику существенно упрощается осуществление контроля за документацией. Такой порядок позволяет избежать возникновения ошибок при составлении бухгалтерской и налоговой отчетности, иных неприятностей.

Заполненный пример

В случае отсутствия соответствующего опыта составления документов данного типа стоит заранее ознакомиться с образцом. Так можно будет избежать необходимости тратить время на разработку нового формата.

Нюансы при составлении

При составлении документа рассматриваемого типа, несмотря на отсутствие установленной на законодательном уровне унифицированной формы, необходимо учитывать некоторые нюансы.

Сам факт их наличия зависит от типа учреждения, а также выбранной предприятием формы налогообложения.

Наибольшие сложности обычно вызывают следующие моменты:

в бюджетном учреждении;
при УСН.

В бюджетном учреждении

При составлении графика на предприятии данного типа необходимо будет заранее определиться со следующими важными моментами:

направлением движения документов;
сроки формирования, сдача в архив.

Отсутствие графика подобного рода может привести к неправильному отражению всевозможных хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Что приведет к необходимости сдачи в Федеральную налоговую службу , а также уплате штрафа или же иным неприятностям.

При УСН

С недавнего времени всем предприятиям, ведущим свою деятельность по , необходимо вести бухгалтерский учет. Потому график документооборота просто необходим.