Понятие
Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" под документированной информацией понимается зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель (где информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления).
Структура
Из термина «документированная информация (документ)», содержащегося в упомянутом законе, вытекают три основных признака документа.
Первый из них - наличие материального носителя информации. В качестве такового, в принципе, могут рассматриваться любые объекты материального мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отображение определенные сведения. Одни и те же сведения могут быть зафиксированы на различных материальных носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители, документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео- и звукозаписи.
Вторым признаком документированной информации является идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это достигается путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.
Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в анализируемом термине, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.
Свойства
Свойства документированной информации – это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние.
Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.
Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.
Релевантностью (от англ. "relevant"- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.
С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации - её ценность , т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению.
Существенной характеристикой документированной информации является её полнота , которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.
Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация - это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объёма информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё подряд.
Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 %, во французском - 55 %. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию.
Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации - ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное, как ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.
С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности.
Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.
Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением - дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.
Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна . Понятие новизны относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.
С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.
Одно из свойств документированной информации - её доступность , т.е. возможность получения потребителем.
Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.
Ещё одним свойством информации является её эргономичность , т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.
Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).
Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.
Система менеджмента качества организации должна включать документированную информацию, требуемую ГОСТ Р ИСО 9000-2015 «Системы менеджмента качества. Требования», а также определенную организацией как необходимую для обеспечения результативности системы менеджмента качества.
Объем документированной информации системы менеджмента качества одной организации может отличаться от другой в зависимости от размера организации и вида ее деятельности, процессов, продукции и услуг; сложности процессов и их взаимодействия; компетентности работников.
Цель документирования системы качества заключается в создании организационно-методической и нормативной основы для построения и функционирования системы качества, соответствующей рекомендациям и требованиям стандартов семейства ИСО 9000. Основными объектами документирования в СМК становятся процессы.
К документам, применяемым в СМК, относятся:
- 1) руководство по качеству;
- 2) планы качества, программы, стандарты организаций;
- 3) план менеджмента проекта;
- 4) документы, содержащие технические требования;
- 5) методические документы;
- 6) документированная информация;
- 7) записи.
- 1. Руководство по качеству. Руководство по качеству (Quality Manual ) - это документ, устанавливающий требования на систему менеджмента качества организации. Структура руководства не стандартизирована, но оно всегда содержит вводную часть; изложение политики предприятия в области качества либо целей и задач подразделения в этой области; характеристику структуры предприятия; разделы, описывающие организацию работ по элементам системы качества (организацию работ по обеспечению качества в подразделении); положения по пересмотру и корректировке руководства.
- 2. Планы качества, программы, стандарты организаций. План качества - документ, определяющий процессы СМК (включая процессы жизненного цикла продукции) и ресурсы, которые предстоит
по применять к конкретной продукции, проекту, контракту. В ряде случаев, когда речь идет о достаточно сложных и длительных работах, план качества представляют в виде программы качества. Планы качества являются составной частью бизнес-плана.
План качества должен определять конкретные меры в области качества, ресурсы и последовательность деятельности по каждому возводимому объекту и каждому запланированному в строительной организации процессу, направленному на обеспечение конкретных требований к выполняемым работам и возводимым объектам. Этот план может иметь, например, форму карты технологического процесса, документально оформленной методики или рабочей инструкции, компьютерной программы для автоматизированного процесса, графика или чертежа, рабочего листа.
Стандарты организации являются нормативными документами, утверждаются руководителем и применяются только в данной организации. Они определяют организационные связи и обязанности подразделений и исполнителей, порядок организации и выполнения работ по обеспечению качеством, т.е. регламентируют специальные функции управления качеством. Стандарты устанавливают правила, общие принципы, требования, касающиеся определенных видов деятельности или объектов стандартизации. Объектами стандартизации могут быть применяемые только в данной организации технологические процессы и требования к ним, а также процессы организации и управления производством, в том числе и управления качеством.
Примерами стандартов строительных организаций могут служить такие, как «Стандарт предприятия. Система менеджмента качества. Закупки. Оценка поставщиков», «Стандарт предприятия. Система менеджмента качества. Управление производственными процессами» и др.
- 3. План менеджмента проекта. План представляет собой документ, устанавливающий что необходимо для достижения целей проекта. В план менеджмента проекта следует включать план качества проекта или ссылаться на него. План менеджмента проекта также включает в себя или ссылается на другие планы, касающиеся организационной структуры, ресурсов, графика, бюджета, менеджмента, риска, экологического менеджмента, менеджмента здоровья и безопасности, менеджмента безопасности.
- 4. Документы, содержащие технические требования. К ним относят технологические карты производства работ, положения о подразделениях, инструкции, технические чертежи.
Инструкция по качеству - документ, содержащий требования к действиям, которые необходимо выполнить в системе качества. Рабочие инструкции (по закупкам, контролю качества, проведению технологических операций) носят более детализированный характер, чем процедуры. Примером могут служить такие рабочие инструкции по качеству, как «Составление отчета по результатам внутреннего аудита», «Подготовка к работе контрольно-измерительного средства», «Нанесение на изделие защитного покрытия» и др. Чаще всего рабочие инструкции содержат подробное описание способов выполнения
ш индивидуальных заданий. Эти инструкции необходимы в том случае, если их отсутствие может оказать прямое воздействие на качество продукции. В отличие от руководства по качеству и общеорганизационных процедур, рабочие инструкции являются оперативными документами.
5. Методические документы. Они содержат рекомендации или предложения. Например, методика по оценке качества - документ, устанавливающий один или несколько методов (способов, приемов) осуществления определенной деятельности в системе качества. В отличие от процедуры, определяющей главным образом последовательность выполнения работы во времени, методика определяет один или несколько способов выполнения этой работы. Методика отвечает на вопрос: как (каким образом) делать? Примеры методик по качеству: методика оценивания качества проекта, методика обследования объекта аудита, методика анализа дефектов и отказов продукции.
К методическим документам относят и рабочие инструкции - например, рабочая инструкция для стропальщика, рабочая инструкция.
- 6. Документированная информация. Документированная информация представляет собой информацию, которая должна управляться и поддерживаться организацией.
- 7. Записи. Запись представляет собой документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Записи могут использоваться, например, для представления свидетельств проведения верификации, для предупреждающих корректирующих действий.
В профессиональной деятельности, объектом которой является документ, следует различать понятия «документная информация», «информация документа», «информация на документе», «документальная информация».
Информация может быть недокументной - не зафиксированной на материальном носителе - и документной - закрепленной на нем. Документоведение имеет дело с документной информацией.
Всю информацию, которую можно получить от документа, допустимо называть информацией документа. Условно она может быть разделена на три составные части: а) информация документная, б) на документе и в) о носителе и способе ее закрепления на нем.
Основу любого документа составляет документная информация, т. е. информация, содержащаяся в документе. Для е е хранения и передачи и был создан данный документ.
Сведения о носителе, способе закрепления сообщения и т. п. - это информация о документе как физическом объекте, физическом теле. Материал носителя является источником вещественной информации для книговедов, работников целлю-
Раздел I. Теоретические основы документоведения
Глава 2. Документ как система
лозно-бумажной промышленности, полиграфистов, производителей магнитных лент, фильмопленки, специалистов ЭВМ и т. п.
Наконец, информация на документе - это автографы, различные пометки авторов или выдающихся личностей на документе, резолюции, подписи, печати, штемпели библиотек, архивов, музеев, информационных центров и т. п., свидетельствующие об особых обстоятельствах бытования документа во времени и пространстве. Информация на документе имеет особое значение для изучения истории его создания и функционирования в обществе. Она встречается не на всех документах.
Значит, информация документа и документная информация соотносятся как целое и часть.
Часто понятие «документная информация» подменяют понятием «документальная информация». Эти два термина имеют разные значения. Документная - это информация, содержащаяся в документе. Документальная - это информация, основанная на документе (-ах), подтвержденная документом (-ами). Документная информация может быть документальной и недокументальной. Понятия, заключенные в терминах документная и документальная информация - это пересекающиеся понятия.
Документная информация является социальной: документы создают люди для людей. Природная информация, подвергнутая закреплению на материальном носителе способом, созданным человеком, также может быть названа социальной информацией (фотография животного, фонозапись его голоса и т. п.).
Любая сфера человеческой деятельности так или иначе связана с документной информацией и не обходится без нее. Читая книгу, журнал, газету, просматривая фильм или фотографию, человек получает, запоминает, накапливает и использует информацию (знания). Специалисты в области информации, библиотекари, библиографы и т. п. в силу своих профессиональных обязанностей должны уметь ее собирать, перерабатывать, хранить и предоставлять в общественное пользование.
Контрольные вопросы
1. Каково значение информационной составляющей документа?
2. В чем суть современных концепций информации?
3. Что такое социальная информация?
4. Каковы основные виды социальной информации?
5. Каковы отличительные черты массовой и специальной информации?
6. Как соотносятся понятия «документная информация» и «информация документа»?
2.6. Материальная (физическая) составляющая документа
Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может.
Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.
Материальную составляющую документа определяет носитель информации - материальный объект, специально созданный человеком, посредством которого можно хранить и передавать информацию.
Предназначенность документа для хранения и передачи информации в пространстве и времени обусловливает его специфическую материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дискет и т. п. Эта специальная конструкция обеспечивает выполнение документами их главной функции, давая возможность быть удобными для перемещения в пространстве, устойчивыми для хранения информации во времени, приспособленными для физиологических возможностей чтения сообщения.
Документ – это понятие было впервые введено Петром I. Он перевел это как «письменное свидетельство». Под документом раньше подразумевался только письменный источник информации. Потом это понятие было расширено – материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде.
С тех пор,в отечественном законодательстве есть 2 трактовки документа – одни под ними подразумевает только письменные объекты; другие – любые объекты, несущие информационную функцию.
Тем не менее, информационная трактовка документа практически победила. Основные вехи:
1979 – микрофильмы стали документами;
1990 – в УПК были включены видео- и фотодокументы;
1994 г. – ФЗ об обязательном экземпляре документа, там появилась информационная трактовка документа. Ст. 1 – документ – материальный объект, с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.
Что тут хорошо – четко фиксируются формы. Но определение не идеальное.
1995 – ФЗ об информатизации и т.п. – было понятие документированной информации – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Ст. 5 данного закона – документ, полученный из автоматизированной информационной системы (легализован статус компьютерного документа).
Ст. 2 действующего ФЗ об информации – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленном в законодательстве РФ ее материальный носитель.
Реквизиты должны обязательно определять содержание информации, а в некоторых случаях – ее материальный носитель.
Документирование (ГОСТ-Р-51141-98 по делопроизводству и архивному делу) - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документированная информация = документ (ст.11 Закона об информации - в отношении электронного документа; ГОСТ-Р -51141-98). Законодатель не указал в законе, что информация и документ- это равнозначные понятия. В частности, в ст. 11 Закона об информации, которая говорит о документировании информации, говорится о необходимости документирования информации в соответствии с правилами делопроизводства и документооборота. В той же статье говорится, когда электронное сообщение признается электронном документом.
В ГОСТе документированная информация рассматривается как синоним документа.
Определение "документ" является общеправовым, в некоторых законах есть свои частные определения (например, архивный документ).
Документ состоит из трех частей:
Материальный носитель – в законе об Информации нет определения.
индивидуально определенный предмет (вещь) (материальный носитель дактилоскопической информации - Закон о дактилоскопической регистрации) - отсюда информация в ЭВМ - не документ;
не только предмет, но и физическое поле (Закон о государственной тайне - материальные объекты, в том числе физические поля,...);
отсюда материальный носитель - материальный объект, в том числе физическое поле, в котором информация отображена в форме символов и сигналов, и имеющий реквизиты, позволяющие определить данную информацию или в определенных случаях материальный носитель.
Реквизиты – выполняют две функции
Вне зависимости от вида информационных ресурсов их формирование начинается с придания информации формы документа, позволяющей включить ее в состав информационных ресурсов.
В соответствии со статьей 2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель .
Слово «документ» берет происхождение от слова documentum, что в переводе с латыни означает «доказательство». Терминологический словарь по теории и практике научной информации 1964 г. определяет «документ» как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде.
Любой документ состоит из трех элементов: содержания информации, формы представления информации и носителя информации.
Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение. Данная наука исследует процессы делопроизводства, документооборота, архивирования. Причем основное внимание документоведения традиционно направлено на регулирование формы традиционного документа, закрепление его реквизитов.
Процесс документирования информации включает в себя стадии фиксирования информации на документальном носителе и определения реквизитов, позволяющих информацию идентифицировать . Существует достаточно большое количество способов, которыми можно зафиксировать информацию. Условно их можно разделить на два класса:
· зафиксированная информация доступна для восприятия органами чувств человека без применения дополнительных технических устройств – так называемый «бумажный документ»;
· зафиксированная информация доступна для восприятия только посредством применения технических устройств – электронный документ, аудиоинформация, видеоинформация, закодированные сведения и т.п.
Понятие идентификации означает установление совпадения, идентичности. Идентичный, в свою очередь, означает тождественный, полностью совпадающий. Задача идентификации реквизитов информации, содержащейся в документе, состоит в обеспечении сохранения тождества первоначального содержания документа с содержанием документа, поступившего к потребителю, и в случае необходимости - установления факта этого тождества, в том числе в ходе судебного разбирательства.
В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.
Государственным органом, осуществляющим нормативно-методическое регулирование документирования информации, является Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, в которое был преобразован Государственный комитет РФ по стандартизации и метрологии (Госстандарт). Вопросы стандартизации документации регулируются Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Межотраслевое методическое руководство документационного обеспечения в организациях РФ ведется Федеральным архивным агентством. Отраслевое методическое руководство документационного обеспечения осуществляется каждым министерством самостоятельно, на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.
Документированная информация может быть представлена в электронном виде и храниться в автоматизированных информационных системах. В этом случае процесс идентификации информации имеет некоторые особенности, заключающиеся в том, что достоверность данной информации должна быть заверена владельцем автоматизированной информационной системы или имеющим на то право должностным лицом.
Для определения идентичности документа, кроме заверения его должностным лицом, могут быть использованы специальные технические средства. Законодательно для такой идентификации разрешено использование электронной цифровой подписи. Так, электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы . Поскольку основное количество информации содержится в информационных ресурсах, данное положение является основополагающим для формирования документооборота.
Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Правовое регулирование информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими :
· порядок документирования информации;
· право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;
· порядок правовой защиты информации.
Информационные ресурсы создаются государственными органами всех уровней, любыми хозяйствующими субъектами, учреждения, общественными объединениями и отдельными гражданами. Каждый из указанных субъектов формирует информационные ресурсы для своих различных целей - производственных, управленческих, научных, просветительских и т.д. При этом информационные ресурсы значительно отличаются между собой по объему - от нескольких справочников до огромных библиотечных фондов и систем баз данных, а также по способу организации и представления информации.
Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными .
Российская Федерация, субъекты РФ и муниципальные образования являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов, а также полученных путем иных способов. Государственными информационными ресурсами от имени Российской Федерации, субъекта РФ и муниципального образования управляют государственные органы и органы местного самоуправления в пределах их полномочий, установленных соответствующими нормативными правовыми актами.
Государство имеет право использования и/или выкупа документов, электронных документов и/или информационных ресурсов ограниченного доступа, принадлежащих физическим и юридическим лицам, в случае отнесения этой информации к государственной тайне или в других, установленных законом случаях. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе использовать содержание информации, отображенной в этих информационных ресурсах с разрешения соответствующих органов государственной власти.
