Вопрос применения унифицированных или их самостоятельно разработанных, в сфере трудовых отношений пока остается открытым . поэтому рекомендуется придерживаться специально разработанных форм еще в 2004 году.
Ведь со стороны контролирующих органов могут возникнуть притязания, ведь при самостоятельной разработке форм могут быть не учтены новые законодательные требования, которые предъявляются к конкретному документу. В связи с этим, при разработке самостоятельных форм, рекомендуется обратиться к грамотному специалисту, осведомленному в широком спектре законодательных вопросов.
Поэтому основные документы по учету заработной платы. действующие на российских предприятиях, целесообразнее всего рассматривать в свете Постановления №1 от 05 января 2004 года Госкомстата России .
Документы для начисления заработной платы и учета труда работников
- Т-12 — Форма "Табеля по учету рабочего времени и расчета оплаты труда ";
- Т-13 Форма называется "Табель учета рабочего времени";
- Т-49 Форма именуется "Расчетно-платежная ведомость";
- Т-51 Форма носит название "Расчетная ведомость";
- Т-53 Форма "Платежной ведомости";
- Т-53а Форма "Журнала регистрации платежных ведомостей";
- Т-54 Форма "Лицевого счета";
- Т-60 Форма "Записки-расчета о предоставлении отпуска работнику";
- Т-61 Форма "Записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора с работником";
- Т-73 Форма "Акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору. заключенному на время выполнения определенной работы".
Краткая характеристика документов для учета заработной платы работников
Табельный учет в организации ведется за всеми работниками предприятия. В зависимости от размера предприятия он может вестись как по отдельным подразделениям, так и по предприятию в целом. У каждого сотрудника имеется личный уникальный табельный номер, который фигурирует во всех документах по начислению заработной платы.
Суть составления табелей состоит в регистрации всех явок, опозданий или для учета сверхурочных работ. Ведет этот табель руководитель подразделения или другие работники, на которых возложили эту обязанность. Все правильно оформленные документы попадают в бухгалтерию. Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче.
Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости
. В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы - расчетную ведомость и платежную ведомость.
В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате. Второй документ является своеобразной распиской в получении заработной платы.
В Т-53а регистрируются ведомости за один календарный год.
В Т-54 отражаются ежемесячные сведения о заработной плате, полученной работником в течение года, там содержаться записи всех начислений и удержаний. В следующем документе по учету заработной платы — записке-расчете на предоставление ежегодного отпуска работнику производится расчет положенной заработной платы и др. положенных выплат при уходе в отпуск.
При увольнении сотрудника в организации составляется Т-61. Сам документ составляется кадровым работником, а расчет производится в бухгалтерии. Учитываются дни, за которые не был взят отпуск и производится компенсация, либо удержания из зарплаты. если отпуск брался авансом.
Последний документ из этого перечня составляется при оформлении выполненных работ, которые выполнялись по трудовому соглашению, заключенному на определенный срок. Этот акт является основанием для полного или частичного расчета по выполненным работам.
Главная Документы ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Справочная информация: «Формы первичных учетных документов» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)
ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Унифицированная форма N Т-12) (ОКУД 0301007) >>>
Табель учета рабочего времени (Унифицированная форма N Т-13) (ОКУД 0301008) >>>
Расчетно-платежная ведомость (Унифицированная форма N Т-49) (ОКУД 0301009) >>>
Расчетная ведомость (Унифицированная форма N Т-51) (ОКУД 0301010) >>>
Платежная ведомость (Унифицированная форма N Т-53) (ОКУД 0301011) >>>
Журнал регистрации платежных ведомостей (Унифицированная форма N Т-53а) (ОКУД 0301050) >>>
Лицевой счет (Унифицированная форма N Т-54) (ОКУД 0301012) >>>
Лицевой счет (свт) (Унифицированная форма N Т-54а) (ОКУД 0301013) >>>
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-60) (ОКУД 0301051) >>>
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-61) (ОКУД 0301052) >>>
Читайте также: Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия то он считается
Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (Унифицированная форма N Т-73) (ОКУД 0301053) >>>
Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы >>>
Первичные документы по учету труда и заработной платы
Применение первичной документации по учету труда и заработной платы связано с особенностями деятельности предприятия (организации), технологическим процессам производства продукции, системой организации и формой оплаты труда, другими особенностями.
Независимо от этого во всех случаях документация по учету труда и заработной платы должна обеспечить на всех уровнях управления предприятием получения достоверной информации:
О выработка рабочих в натуральном измерении, в том числе за нормой, отклонением и фактически;
Об использовании рабочего времени в человеко-днях, человеко-часах, в том числе по плану, отклонений и фактически;
О производительности труда рабочих в рублях или нормо-часах, в том числе по плану, отклонений и фактически;
О начисленную заработную плату, в том числе по плану, отклонений и фактически.
Управление трудом и расходами на заработную плату требует, чтобы информация об отклонениях фактических значений показателей от плановых выдавалась с указанием причин и виновников.
Основой получения всей необходимой информации для управления является первичный учет численности, отработанного времени и выработки рабочих. Только эти данные подает первичный учет, все остальные формируются расчетным путем на их базе.
Учет личного состава и численности работников
Основными нормативными документами, регулирующими организацию первичного учета личного состава, численности работников и учета использования рабочего времени, являются:
Приказ Госкомстата Украины от 28.09.2005 № 286 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ КОЛИЧЕСТВА РАБОТНИ-КОВ" (далее - Приказ № 286)
Приказ Государственного комитета статистики украины № 489 от 05.12.2008 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ ТРУДА" с изменениями и дополнениями, внесенными приказом Государственного комитета статистики Украины от 25 декабря 2009 года № 496 (далее приказ № 489).
Согласно приказу № 489 основными формами первичной документации по учету личного состава являются:
П-1 "Приказ (распоряжение) о приеме на работу";
П-2 "Личная карточка работника";
П-3 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска".
П-4 "Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)".
П-5 "Табель учета использования рабочего времени". П-6 "Расчетно-платежная ведомость работника". П-7 "Расчетно-платежная ведомость (сводная)".
Оперативный учет поступления, перемещения и выбытия личного состава на основе названных документов возлагается на сотрудника по кадрам.
Прием, перемещение и увольнение работников оформляется приказом (распоряжением) руководителя предприятия типовой формы № П-1, П-3, П-4. В приказах указывается на какую работу и с какого времени зачисляется работник, условия его оплаты (оклад, сдельная или почасовая, разряд), табельный номер, который в дальнейшем указывают во всех документах по учету личного состава, труда и заработной платы.
По нашему мнению, в приказе о приеме на работу (форма № П-1) в строке "фамилия, имя, отчество" стоит отбивать (через запятую или в скобках) его идентификационный номер, к которому следует применять во всех случаях (в формах учета) вместо реквизита "табельный номер".
При приеме на сезонную или временную работу указывается, на какой срок принимается работник.
При приеме на работу, перемещении и увольнении материально-ответственного лица в приказе должны быть указаны порядок и сроки передачи им материальных ценностей другому материально-ответственному лицу. Такие приказы должен подписывать главный бухгалтер предприятия. С принятием на работу с работником заключают договор о материальной ответственности.
Инструкцией № 286 (п. 1.8) предусмотрены следующие показатели определения количества работников и порядок их исчисления:
1. среднеучетное количество штатных работников
2. общее количество работников
3. среднего количества всех работников в эквиваленте полной занятости Первый применяется для определения используется для определения количества занятых работников по сферам экономической деятельности и ведения наблюдения за изменениями мобильности рабочей силы. Его Суть определения заключается в том, что занятый работник учитывается только один раз (по месту основной работы), независимо от срока трудового договора и продолжительности рабочего времени.
Второй используют для оценки занятости на микроуровне (предприятие). В состав этого показателя, кроме штатных работников, включает количество внешних совместителей и работающих по гражданско-правовым договорам.
Третий показатель характеризует условное количество работников (рабочих мест), отработавших полный рабочий день, которая необходима для выполнения установленного (определенного) предприятием объема работ (услуг). Его используют для определения среднего уровня заработной платы и других средних величин в целом по предприятию, а также анализа эффективности использования рабочей силы.
Расчет этих показателей ведется на основании сведений о наличии работающих и отработанного ими времени. Для установления точной численности всех категорий работников предприятия по каждому структурному подразделению и в целом по предприятию необходимо вести количественный учет движения работников. Такой учет целесообразно вести в книге (ведомости) по форме, приведенной в табл. 6.1. Отработанное работниками предприятия определяется табельным учетом.
Читайте также: Начисление алиментов с заработной платы пример
Учет личного состава работников предприятия ведется отделом кадров предприятия.
При устройстве на работу работники обязаны подавать трудовую книжку, которая является основным документом о трудовой деятельности работника. Подробнее учет трудовых книжек описаны в пит. 2.3 данного пособия.
С целью ведения учета личного состава работников предприятия состоят: личная карточка (типовая форма № П-2) и личный листок по учету кадров.
Значение и задачи учета труда и его оплаты
Основанием для начисления заработной платы являются первичные документы, которые должны быть представлены в бухгалтерию.
Это приказ о приеме на работу по условиям договора, в котором указывается должность, форма оплаты, условия премирования, особые условия.
Договор подряда или поручения. Штатное расписание. Документы, поступающие из производства – табель учета рабочего времени, карточки учета выработки, наряды на работу, акты- приемки по договорам подряда, заявление и приказ на отпуск, карты санаторно-курортного лечения, заявления на льготы по подоходному налогу. Утвержденные руководством предприятия документы по системам и формам оплаты труда на этом предприятия по Учетной политике, положения о премировании. Документы, поступившие от сторонних организаций – исполнительные листы, кредитные обязательства. Требования уплаты страховых взносов, решения органов опеки.
В обязанности отдела бухгалтерии по учету труда входят следующие обязанности:
Ø своевременно начислять по поступившим первичным документам заработную плату, премии, дотации, пособия по социальному страхованию, отпускных;
Ø производить расчет удержаний;
Ø начислять и перечислять в бюджет налоги, средства взносов во внебюджетные фонды;
Ø получать денежные средства на оплату из банка и их выдачу (при условии отсутствия кассира);
Ø подготавливать отчетные документы по труду и заработной плате;
Ø вести учет труда и заработной платы.
При приеме на работу каждому сотруднику присваивается табельный номер, открывается личный лицевой счет форма №Т-54, заводится налоговая карточка учета совокупного дохода физического лица.
На основе первичных документов, подтверждающих выполнение работы, бухгалтер приступает к начислению заработной платы и других выплат работнику.
В лицевой карточке ф. № Т – 54 отражаются все начисления и доходы, затем эти данные переносят в платежную ведомость ф. № Т – 53 или в расчетно-платежную ведомость ф. № Т- 49.Результаты расчетов переносятся в налоговую карточку работника. Это так называемый текущий первичный учет совокупного дохода работника и удержаний налогов с него.
По окончанию года лицевых счета и налоговые карточки сдаются в архив.
При проведении работы по начислению заработной платы бухгалтер должен определить источник, и отнести затраты по оплате труда на соответствующий счет.
Отнесение затрат на себестоимость по оплате труда должно соответствовать правилам их отнесения по Положению о составе затрат на производство и реализацию продукции (статья Затраты по заработной плате) с указанием корреспонденции счетов по учету этих затрат.
Затраты по оплате труда на производство относятся в дебет счетов 20,23, 25, 26, 44, 90.
При начислении средств на оплату из фондов предприятия (фонд потребления), производят выплаты в виде премий, материальной помощи. Затраты по этим начислениям отражаются в дебете счетов 96.
При формировании Учетной политикой счета 96 «Резервы предстоящих платежей и расходов» производятся выплаты очередных отпусков, тогда в дебете этого счета списываются суммы начисленных отпускных.
Начисление и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, пособий на погребение производится из средств Фонда социального страхования. Обычно предприятию предоставляется право использовать на собственные нужды до 75% начисленных для этих целей взносов. Остаток суммы в течение месяца подлежит возврату в фонд вместе с остальными 25%. Суммы, использованные на выплаты пособий, списываются дебетовыми проводками со счета 69-1 "Взносы в фонд социального страхования".
Пособия по временной нетрудоспособности не подлежат обложению ЕСН в соответсвии с подп.1 п.1 ст.238 НК РФ. В то же время пособия по нетрудоспособности, в том числе пособия по уходу за больным ребенком, включаются в налогоблагаемую базу налога на доходы физических лиц. Таким образом, учет по временной нетрудоспособности оформляется следующей записью:
Учет заработной платы ведется на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В кредит этого счета относятся все начисления с отнесением сумм затрат на соответствующие источники. В дебете счета отражаются все виды удержаний и выданная заработная плата.
При организации учета заработной платы используют соответствующие сводные регистры двух типов – хронологические (журналы регистрации операций), систематические (ведомости, журналы-ордера).
"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2011, N 7
Документы для учета труда и заработной платы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Унифицированные формы документов по учету труда, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.
Кроме унифицированных форм документов в организации следует разработать и другие документы, регулирующие трудовые отношения, так называемые локальные нормативные акты (далее - ЛНА). Большинство документов являются обязательными для каждой организации. Так, например, при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).
Если в организации есть отдел кадров или специалист по кадрам, то большинство документов оформляются ими, в других случаях обязанности по ведению кадровых документов возлагаются на бухгалтера.
Характеристики некоторых документов, которые обязательно должны присутствовать в каждой организации, приведены в таблице.
| Наименование документа | Нормативный акт | Цель создания документа | Срок хранения документа |
| 1. Правила внутреннего трудового распорядка (ЛНА) | Статья 189 ТК РФ | Регламентируют порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя | Постоянно |
| 2. Положение о защите персональных данных работников (ЛНА) | Статья 86 ТК РФ | Регламентирует порядок обработки персональных данных работника (получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника) | Постоянно |
| 3. Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании (ЛНА) | Статья 135 ТК РФ | Установка системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования | Постоянно |
| 4. Инструкция (Положение) по охране труда (ЛНА) | Статья 212 и другие статьи разд. Х ТК РФ | Устанавливает требования охраны труда в организации на основе государственных нормативных требований, в том числе стандартов безопасности труда | Постоянно |
| 5. Журнал учета инструктажа по технике безопасности | Статьи 214, 225 и другие статьи разд. Х ТК РФ | Подтверждает выполнение требования об ознакомлении работодателем работников с требованиями охраны труда | 10 лет |
| 6. Приказы по кадрам (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, направление в командировку и т.д. - унифицированные формы) | Статьи 68, 72.1, 84.1, гл. 19 ТК РФ, п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749) и т.д. | Применяются для учета работников и рабочего времени | Постоянно |
| 7. Трудовые договоры | Раздел III ТК РФ | Регламентируют трудовые отношения, возникшие между работодателем и работником | 75 лет |
| 8. Должностные инструкции (могут являться приложением к трудовому договору или самостоятельным документом) | Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 | Определяют трудовую функцию работника, его должностные обязанности, предел ответственности, квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности | Постоянно |
| 9. Приходно- расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее | Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек) | В книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка. Ведется в бухгалтерии | 5 лет |
| 10. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек) | В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Ведется кадровой службой или уполномоченным лицом | 75 лет |
| 11. Трудовые книжки | Статья 66 ТК РФ, Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек), Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 | Основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника | До востребования работником |
| 12. Штатное расписание (форма N Т-3) | Статья 57 ТК РФ | Приведение в соответствие с уставом организации ее структуры, штатного состава и численности работников | Постоянно |
| 13. Табель учета рабочего времени (формы N Т-12, N Т-13) | Часть 3 ст. 91 ТК РФ | Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду | 5 лет, при тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 лет |
| 14. График отпусков (форма N Т-7) | Статья 123 ТК РФ | Для планирования времени предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам на следующий календарный год и для отражения сведений о времени распределения фактического предоставления по месяцам отпусков | 1 год |
| 15. Личная карточка работника (форма N Т-2) | Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 | Основной документ унифицированного первичного учета персональных данных работника | 75 лет |
| 16. Расчетно- платежная (форма N Т-49) или расчетная ведомость (форма N Т-51) и платежная ведомость (форма N Т-53) | Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 | Применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации | 5 лет. При отсутствии лицевого счета (форма N Т-54) - 75 лет |
| 17. Лицевой счет (форма N Т-54) | Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 | Применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года | 75 лет |
| 18. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60) | Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 | Применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска | 5 лет |
| 19. Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61) | Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 | Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора | 5 лет |
| 20. Командировочное удостоверение (форма N Т-10) | Пункты 6, 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749) | Подтверждает срок пребывания работника в командировке | 5 лет после возвращения из командировки |
| 21. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а) | Пункты 6, 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749) | Определяется цель командировки работника | 5 лет. Для долгосрочных зарубежных командировок - 10 лет |
| 22. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации | Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н | Учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации | 5 лет |
| 23. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы | Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н | Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы | 5 лет |
| 24. Расчетный листок | Статья 136 ТК РФ | Информирует каждого работника в письменной форме о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате | Выдается работнику при выплате заработной платы |
Этот список может быть дополнен в зависимости от специфики деятельности организации и условий труда в ней.
Так, при наличии системы обучения сотрудников организации следует разработать положение о системе обучения, а при проведении аттестации - положение об аттестации работников.
Если специфика работы в организации связана с вредными или опасными условиями труда, то также разрабатываются специальные обязательные документы. К ним относятся:
списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда;
списки работников, уходящих на льготную пенсию;
инструкции по охране труда по профессиям;
журнал учета инструктажа (ознакомления с инструкциями) и т.д.
При особой специфике деятельности организации должно быть разработано положение об охране коммерческой тайны.
Если работа в организации осуществляется по сменному принципу, то необходим график сменности.
При наличии ненормированного рабочего дня следует утвердить перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем.
Напоминаем, что наличие коллективного договора между работниками и работодателями не является обязательным условием (ст. 9 и гл. 7 ТК РФ).
Отсутствие обязательных документов по труду и его оплате, нарушения порядка работы с ними, а также правил их ведения приравниваются к нарушениям в сфере трудового законодательства.
Согласно ст. 419 ТК РФ "лица, виновные в нарушении трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами".
Административная ответственность предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ:
"1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда -
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
- Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, -
влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет".
Документы по зарплате требуются для документального подтверждения соответствующих расходов, поэтому оформляются они с особой тщательностью. Какие документы обязательно оформлять при расчете заработной платы? Можно ли использовать электронные документы при расчете с сотрудниками и какие именно? Ответим на эти вопросы в статье.
Нормативная база по первичным документам
Для отражения любой хозяйственной операции в бухгалтерском учете необходимо иметь верно оформленный первичный документ, о чем говорит п. 1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Далее читаем в п. 4 ст. 9 указанного закона, что формы первичных документов должны быть разработаны и утверждены организацией. Таким образом, использование унифицированных форм первичных документов является необязательным, за исключением некоторых случаев. Обязательным условием является лишь наличие определенных реквизитов в документе. С другой стороны, и запрета на использование унифицированных форм документов нет, поэтому руководитель организации должен самостоятельно определить, какими формами первичных документов надо пользоваться:- унифицированными формами;
- самостоятельно разработанными формами с наличием обязательных реквизитов;
- комбинацией первых двух вариантов.
Правила составления первичных документов
Рассмотрим далее первичные документы по заработной плате, которые необходимо использовать при учете расчетов с сотрудниками. В статье будут приведены унифицированные формы. Их можно переработать в соответствии с нуждами бухгалтерии предприятия, оставив в любом случае обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ:- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной деятельности;
- величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной деятельности с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление.
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
Зарплата начисляется работнику исходя из количества отработанного им времени. Для его учета применяют форму № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форму № Т-13 «Табель учета рабочего времени».В форму Т-12 вносятся данные о фактически отработанном и неотработанном времени на основании больничных, справок, заявлений, приказов.
На титульном листе указывается наименование организации, дата составления и номер документа, отчетный период и коды для обозначения отработанного и неотработанного времени в таблице учета.
Раздел 1 «Учет рабочего времени» состоит из 17 столбцов и предназначен для отражения информации о явках и неявках на работу за один календарный месяц. Заполняется по каждому работнику: его Ф. И. О., табельный номер, далее по числам месяца в столбцах 4 и 6 в верхней строке указывается код, обозначающий явку на работу или причину неявки, в нижней строке — количество отработанных часов в этот день, сверхурочные часы отмечаются через дробь. Столбцы 5 и 7 предназначены для отражения суммы дней посещений и фактически отработанных часов за каждые полмесяца. В графах отсутствующих чисел месяца проставляют знак «Х».
По правилам можно заполнять клетки как всех дней месяца, так и только дней, отличных от обычного рабочего дня (отпуск, больничный), оставляя клетки обычного рабочего дня пустыми.
Раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» состоит из двух страниц. Третья страница табеля предназначена для отражения каждого вида выплат за месяц по каждому работнику.
Четвертая страница табеля обобщает информацию о явках на работу по организации в целом на каждый день месяца. Скачайте .
Форма Т-13 представляет собой только титульный лист и раздел 1 по учету рабочего времени формы Т-12. Тогда предполагается, что бухгалтер ведет учет зарплаты в других регистрах.
Платежно-расчетная ведомость
Следующий блок первичных документов по учету заработной платы:- расчетно-платежная ведомость (форма Т-49);
- расчетная ведомость (форма Т-51);
- платежная ведомость (форма Т-53).
ВАЖНО! Отражать суммы начисленной зарплаты необходимо только в унифицированных формах.
Как видно из названий, форма Т-49 является объединением форм Т-51 и Т-53, поэтому бухгалтер составляет или одну расчетно-платежную ведомость, или расчетную ведомость и платежную ведомость.
Расчетно-платежная ведомость применяется для расчета и выплаты заработной платы наличными из кассы предприятия. Она содержит номер и дату составления, подписи руководителя и главного бухгалтера, общую сумму выплаты всем работникам, а также начальную и конечную даты выдачи заработной платы из кассы — этот срок равен пяти рабочим дням.
Ведомость содержит сведения о табельном номере, должности, тарифной ставке и отработанных часах каждого работника. Бухгалтер вносит в нее все начисленные суммы по всем видам оплат, а также все удержания за тот период, за которой выплачиваются денежные средства работнику. Это может быть либо аванс, либо заработная плата, либо отпускные и так далее.
В конец ведомости вносят сведения о выплаченной и депонированной (если такая есть) сумме, подпись ответственного лица и номер расходного кассового ордера, по которому была произведена выплата.
Крайняя правая колонка заполняется работниками организации, где они ставят свою подпись в подтверждение получения денежных средств из кассы. Неполученные в пятидневный срок суммы депонируются.
Платежная и расчетная ведомости
Если работники получают заработную плату на банковские карты, то составляется лишь расчетная ведомость по форме Т-51. Какие еще необходимы документы в этом случае, рассмотрим ниже.Если бухгалтер ведет расчет заработной платы в ином регистре, можно составлять лишь платежную ведомость.
В расчетной ведомости по форме Т-51 отражены только расчеты по каждому сотруднику. вы найдете пример заполнения.
В начале платежной ведомости нужно указать дату поступления денежных средств в кассу для выдачи их работникам и дату окончания выдачи.
В платежной ведомости по форме Т-53 отражены суммы выплат каждому работнику, их расписка в получении указанной суммы, а также в конце ведомости — общая выплаченная и депонированная сумма, а также номер расходного кассового ордера на выплату заработной платы, образец .
Если бухгалтер использует в своей работе ведомость по форме Т-53, ему необходимо составлять реестр выписанных ведомостей по форме Т-53а, куда вписывается порядковый номер платежной ведомости и выплаченная по ней сумма. Реестр составляется на один календарный год. пример заполнения ведомости.
Лицевые счета работников
На каждого работника организации бухгалтеру необходимо вести лицевой счет по форме Т-54, в котором отражены личные данные сотрудника: Ф. И. О., ИНН, СНИЛС, семейное положение. Также там содержатся данные о работе на данном предприятии: дата поступления, переводы, увольнения, изменения в оплате труда, отпуска и так далее.Ежемесячно бухгалтер вносит в лицевой счет данные о количестве отработанного сотрудником времени, о начисленных ему суммах по всем видам выплат, обо всех удержаниях из заработной платы, данные о больничных листах.
В последних столбцах содержатся сведения о конечной сумме к выплате за каждый месяц, а также о задолженности перед работодателем или наоборот, перед работником.
Расчетные листки
Законодательство обязывает работодателя вместе с заработной платой выдавать сотрудникам расчетные листки, где четко прописать, из чего складывается полученная работником на руки сумма. Зарплату получают не реже чем два раза в месяц, однако выдавать расчетный листок разумнее один раз, при выплате заработной платы за месяц, а не при выплате заработной платы за первую половину текущего месяца, так как во втором случае расчет, указанный в листке, может быть неполным и не отражать достоверно происхождение выплаченной суммы.Расчетный листок не имеет регламентированной формы, поэтому организация должна самостоятельно разработать ее, основываясь, например, на формах Т-12 или Т-51. Или создать полностью свою форму, которую следует закрепить в учетной политике. В расчетном листке обязательно должны быть указаны все части заработной платы: оклад, премия, надбавки, бонусы, выплаты по больничным листам и так далее. Необходимо указать все удержания: НДФЛ, алименты, штрафы и прочее. В итоге должна получиться сумма к выплате, которую работник и получает на руки вместе с расчетным листком.
Расчетный листок по согласованию с сотрудником может быть выдан как в бумажном виде, так и в электронном, путем пересылки на электронную почту работника.
Зарплатный проект
На данный момент наиболее распространенным способом получения заработной платы является зачисление ее на банковскую карту сотрудника. Это может происходить как единично, так и на постоянной основе и по всем сотрудникам одновременно. Существует два варианта получения денег на карту: перевод каждому работнику отдельно или оформление зарплатного проекта в кредитной организации.Чтобы получить заработную плату на банковскую карту, работник должен написать заявление об этом и приложить к нему реквизиты карты для перечисления денежных средств.
Если же организация заключила договор с кредитной организацией о зарплатном проекте, то работник подписывает заявление о выпуске карты в рамках этого проекта или же пишет заявление с приложением реквизитов уже имеющейся у него карты.
В случае если работник не желает получать заработную плату на карту, он не подписывает никаких заявлений и продолжает получать деньги в кассе организации.
Способ получения заработной платы сотрудниками на банковскую карту или в кассе организации должен быть прописан в коллективном, трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.
Прочие первичные документы
Помимо перечисленных основных первичных документов к таковым можно отнести следующие документы, которые составляются для отражения фактов хозяйственной деятельности, имеющих непосредственное отношение к расчету заработной платы:- трудовой договор с работником, где в обязательном порядке должны быть прописаны система и размер оплаты труда;
- приказы о переводе на другую должность или об изменении оклада;
- заявления и приказы на все виды отпусков, так как время нахождения в отпуске влияет на расчет заработной платы;
- приказы на выплату премий и бонусов;
- листки нетрудоспособности;
- заявления и приказы на командировки;
- заявления и приказы о приеме на работу и об увольнении, также о выплате компенсаций различного рода при увольнении;
- прочие документы, имеющие непосредственное отношение к расчету или влияющие на размер заработной платы каждого работника организации.
Первичные документы по учету заработной платы организация имеет право разработать самостоятельно или использовать унифицированные формы. Они могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде, подписанном ЭЦП. Важно сделать расчет заработной платы верным и максимально прозрачным для работника. Для этого используются подробные формы расчета с учетом всех особенностей условий труда и расчетные листки, выдаваемые работникам, в которых отражены все шаги расчета.
Как организовать учет объемов выполненных работ в пищевых цехах?
Какие формы документов применить?
Как на основе первичных документов построить управленческий учет и контроль затрат на оплату труда производственного персонала?
Учет оплаты труда начинается в цехе с оформления первичных документов по учету выработки, объемов выполненных работ отдельных рабочих или бригады.
Основные задачи учета выработки и зарплаты рабочих на предприятиях пищевой промышленности:
- полное своевременное документальное отражение и обеспечение достоверных данных в первичном и бухгалтерском учете операций, связанных с оплатой труда персоналу;
- контроль расходования денежных средств на оплату труда;
- правильное исчисление налогов и сборов, связанных с оплатой труда;
- получение точных данных о стоимости готовой продукции;
- контроль выполнения планов выработки готовой продукции;
- контроль соответствия фактических показателей установленным нормам времени и выработки.
Организация учета заработной платы
В статьи калькуляции «Основная заработная плата» и «Дополнительная заработная плата» производственных рабочих включается по каждому виду изделий зарплата, начисленная по сдельным расценкам, со всеми доплатами рабочим, непосредственно занятым в производстве мясных полуфабрикатов.
Заработная плата вспомогательных рабочих, инженерно-технических работников, служащих учитывается на счетах затрат «Цеховые расходы», «Общезаводские расходы», «Расходы на содержание и эксплуатацию оборудования», «Внепроизводственные расходы» и т. д.
Начисления заработной платы основным производственным рабочим оформляют ведомостями учета . Затем данные группируют в отчетные накопительные ведомости .
Обратите внимание!
Учет выработки, объемов выполненных работ и заработной платы организуют в зависимости от технологического процесса, типа производства, системы организации труда и его оплаты, уровня автоматизации учета и других условий.
Чтобы организовать учет заработной платы, экономист должен иметь представление о технологическом процессе.
Технологический процесс изготовления мясных полуфабрикатов упрощенно можно разделить на несколько стадий:
1. Подготовка ингредиентов согласно рецептуре (мясо, мука, яйца, сыр, лук, грибы, соль и т. д.).
2. Приготовление полуфабрикатов — фарша, теста и т. п.
3. Формовка изделий из приготовленного фарша, теста.
4. Замораживание мясных полуфабрикатов в низкотемпературных холодильных камерах.
5. Упаковка и маркировка замороженных полуфабрикатов.
6. Хранение продукции в холодильных камерах до их отгрузки.
Каждая стадия требует затрат на оплату труда. Экономисту необходимо согласовать с руководством, как каждый этап технологического процесса будет оформляться:
- индивидуальным документом по учету выработки — если операция и оборудование, на котором она выполняется, отделена от других, количественный результат измерим, за выполнение операции отвечает один работник, которого легко идентифицировать;
- бригадным документом — если технологические операции выполняются комплексно (например, приготовление фарша и сразу формовка).
К сведению
Как правило, на производственных линиях объем выполненной работы относится на бригаду.
Индивидуальная ведомость учета выполненных работ
Применяется для учета выработки и начисления заработной платы отдельно по каждому рабочему. Оформляется за любой удобный (принятый в компании) период.
Индивидуальная ведомость позволяет учитывать объем выполненных работ по видам продукции.
В свою очередь, каждой продукции соответствует своя рецептура, технологический процесс, сдельные расценки. В ведомости указывается объем выполненной работы (графы 4-11) по датам (графа 2).
Так, 02.05.2017 цех изготавливал котлеты мясные «Охотничьи», котлеты мясные «Славянские» и зразы рубленые с грибами. Объем приготовленного фарша указан в графах 4, 5, 10. Объемы работ за каждый день просуммированы в графе «Итого». Всего за 02.05.2017 объем работы — 300 кг.
Сумма заработной платы (строка «Сумма, руб.») получена умножением данных графы «Итого» на данные графы «Расценка».
Например, 05.05.2017 рабочий Ветрова А. П. приготовила 140 кг фарша по рецептуре «Голубцы мясосодержащие “Сельские”». Расценка за данную работу — 2,4 руб. Тогда сдельная заработная плата — 336 руб.
К сведению
Поскольку сейчас бизнес ориентируется на потребности покупателей, продукция в производство запускается ограниченными партиями.
Размер партии продукции, подлежащей выпуску, в разрезе наименований продукции, количества каждого вида часто ведут по нарядам-заказам (или просто заказам).
Заказ — это сгруппированные заявки нескольких оптовых покупателей, торговых точек, собранные менеджерами торгового отдела или торговыми представителями компании.
В целях управленческого учета, для расчета фактической стоимости каждого заказа в индивидуальной ведомости учета выполненных работ указывают шифр затрат (заказ). Так, на заказ 120/25-04 экономист отнесет прямую зарплату в сумме 319 руб. за приготовление фарша в количестве 110 кг фарша для колбасок для гриля «Шашлычных», а также 299 руб. за приготовление 130 кг фарша для тефтелей «Хабаровских».
К сведению
В данном примере работы выполняются по сдельным расценкам. Такая же форма индивидуальной ведомости может применяться для учета работ по повременной системе оплате труда. Для этого в графе «Вид оплат» указывают «повременная», графы «Расценка» и «Сумма» не заполняют. Зарплату цеховому персоналу начисляют по табелям учета рабочего времени.
«Бригадный» учет
Часто в мясоперерабатывающих цехах технологические операции выполняются группой рабочих, обслуживающий комплекс оборудования или технологическую линию.
Бригадная ведомость учета выполненных работ (далее — бригадная ведомость) применяется для учета выполненных работ бригадой и распределения сдельной заработной платы и премии между членами бригады с применением коэффициента трудового участия (КТУ) бригады (цеха, участка) и коэффициента трудового вклада (КТВ) каждого отдельного рабочего.
Учет выработки продукции и выполненных работ ведут мастера, начальники участков, другие работники, на которых возложены эти обязанности в зависимости от организации производства.
Сдельную заработную плату, премии с учетом КТУ или КТВ рассчитывает экономист по труду, нормировщик или бухгалтер. Ведомость подписывает мастер (начальник цеха), бригадир и экономист по труду.
Согласно нашей бригадной ведомости зразы с сыром изготавливались 2, 5, 9 и 11 мая. Всего за отчетный период (в данном случае полмесяца — это удобно для расчета и выплаты аванса) изготовили 1900 кг указанных мясных полуфабрикатов.
В графе «Карта сдельной расценки» ссылаются на документ, на основании которого утверждена сдельная расценка и в котором должно быть обоснование применяемых норм времени, сдельных расценок, указано, для каких условий рассчитаны нормативы — оборудование, количество рабочих, рецептуры, ингредиенты и т. п.
Расценка на единицу в данном случае приведена на 1 кг выпущенной продукции.
В пищевой промышленности расценку (норму времени) часто устанавливают из расчета на 100 кг.
Сумма сдельной заработной платы рассчитывается умножением количества выработанных полуфабрикатов (графа «Всего») на «Расценку на единицу».
По мясным полуфабрикатам «Зразы с сыром» применена карта сдельной расценки 10, расценка за единицу — 5 руб., соответственно за выполненный объем работ бригаде полагается:
1900 кг × 5 руб. = 9500 руб.
Всего за отчетный период бригаде начислена сдельная заработная плата 87 960,00 руб.
На оборотной стороне ведомости приводится «Бригадный расчет» — распределение сдельной заработной платы и премии между членами бригады.
В нашем случае Положением по премированию установлено, что при КТУ = 1 премия составляет 10 % к сдельной заработной плате.
Бригаде установлен КТУ в размере 0,8 из-за нарушений трудовой дисциплины и нарушений по качеству. Значит, сумма премии к распределению составляет:
8796 × 0,8 = 7036,80 руб.
Всего между членами бригады необходимо распределить:
87 960 + 7036,8 = 94 996,8 руб. общего заработка.
В табеле бригадного расчета по числам месяца для каждого члена бригады вносят фактически отработанные часы.
К сведению
Учет по бригадной ведомости не отменяет ведение табеля установленной формы, в котором фиксируются также невыходы по причинам (командировки, болезнь, отпуск и т. д.).
КТВ зависит от вклада каждого члена бригады в общий результат, нарушений или, наоборот, инициатив.
В представленной бригадной ведомости сдельная заработная плата и премия распределены пропорционально:
- разряду (уровень профессионального мастерства);
- отработанному времени (вклад в результат);
- КТВ (учет факторов, снижающих или повышающих выработку бригады).
В качестве примера рассмотрим порядок расчета заработной платы оператора линии Фролова А. П.
Коэффициент распределения составляет:
2 (разряд) × 82 (часы) × 1 (КТВ) = 164.
Сдельная зарплата:
87 960 × 164 / 1990,9 = 7245,69 руб.
7036,8 × 164 / 1990,9 = 579,66 руб.
Всего зарплата Фролова А. П.:
7245,69 + 579,66 = 7825,34 руб.
По результатам распределения наименьшая зарплата начислена Белоусовой Л. Д. — она отработала меньше всего часов (37), имеет низкий КТВ (0,5) и второй разряд.
Максимальная зарплата — 15 288,05 руб. — начислена Пановой М. Т. Это объясняется большим количество отработанных часов — 89, высоким КТВ — 1,2, третьим тарифным разрядом.
Мухина Е. Н. и Маслова Н. Н. отработали по 87 ч, у обеих 2-й разряд, но за счет разницы в КТВ — 1,2 и 1,0 соответственно — разница в зарплате составила 1660,50 руб.
К сведению
В зависимости от каких факторов распределять сдельную зарплату, премию, каждая компания устанавливает самостоятельности в Положениях об оплате труда, о премировании и т. п.
Размер премии может быть разным в каждом месяце в зависимости от результатов работы компании в целом.
Зарплата по видам продукции
По результатам обработки первичных документов в ПЭО формируют накопительные ведомости , которые:
- используются в качестве основания/сверки при формировании калькуляций;
- отображают сводные прямые затраты по видам продукции;
- применяются для расчета процента выполнения норм, контроля норм времени, контроля и сверки объемов выпущенной продукции.
Оптимальный вариант — необходимая форма печатается автоматически по запросу пользователя после ввода в базу данных ведомостей по учету выполненных работ.
Накопительная ведомость трудозатрат по видам продукции полезна для анализа зарплаты по видам продукции, калькулирования себестоимости.
В графе «Основная зарплата» указывается сдельная зарплата из ведомостей учета (индивидуальной, бригадной); в графе «Дополнительная зарплата» — премии, доплата за вредность и пр.
Контроль норм времени
На предприятиях важно контролировать, как соблюдаются нормы времени, особенно в условиях сдельной оплаты труда.
Ведомость контроля нормативов времени формируется на основании бригадных ведомостей в целом по подразделению (цеху, участку, бригаде) и позволяет рассчитать процент выполнения норм времени.
Нормативное время на единицу продукции (в нашем случае на 100 кг, графа 4) указывается согласно картам сдельных расценок.
Поскольку зафиксирован объем продукции (графа 2), можно рассчитать норму времени на объем работ, который был выполнен бригадой, — графа 5. Фактическое отработанное время известно из табеля.
Процент выполнения норм рассчитан в целом за смену (рабочий день). Так, за 02.05.2017, исходя из объема выполненных работ, нормативное время — 108,75 ч. По факту бригада выполнила объем за 73 ч. Экономия — 35,75 ч.
Рассчитаем процент выполнения норм:
108,75 / 73 × 100 = 148,97 % — достаточно высокий.
Это может говорить о качественной организации труда в бригаде, малых потерях подготовительно-заключительного времени при переходе с одной продукции на другую.
Но экономисту следует обратить внимание на то, что при изготовлении трех видов продукции — зразы с сыром, люля-кебаб мясной экзотический, котлеты мясные «Татарские» — всегда высокий процент выполнения норм. Значит, необходимо:
- пересмотреть нормы;
- пронормировать работы заново;
- выяснить, не было ли изменений в технологии после утверждения карт сдельных расценок;
- принять другие меры с учетом специфики производства для урегулирования норм выработки.
В целом за месяц процент перевыполнения норм составил 115,33 %. Экономисту необходимо проверить, вписывается ли данный процент в лимиты на допустимые проценты перевыполнения (или недовыполнения) норм.
Процент выполнения норм 115,33 %, как правило, считают нормальным.
Обратите внимание!
Документальная проверка выполнения норм времени отдельными рабочими возможна только в случае, если рабочий выполняет отдельную операцию, например приготовление фарша, а его объем работ закрывают индивидуальными ведомостями учета выполненных работ.
На выполненный объем работ (приготовление фарша для котлет мясных «Охотничьих», котлет мясных «Славянских», зраз рубленых с грибами) Ветрова А. П. затратила 8 ч (графа 5) при норме времени 9,9 ч. (графа 7). Процент выполнения норм за 02.05.2017 — 123,75 %. В целом за месяц Ветрова А. П. выполняет нормы времени на 109,33 %.
По результатам контроля норм видно, что как при индивидуальном, так и при бригадном учете выработке продукции нормы труда перевыполняются. Это свидетельствует о высоком уровне организации труда:
- время на переход с одной продукции на другую находится в пределах установленного подготовительно-заключительного времени;
- нет перебоев в поставках сырья, материалов;
- производство работает в ритмичном режиме;
- оборудование функционирует нормально, нет потерь времени на незапланированные ремонты;
- ритм работы бригады соответствует ритму производственной линии (при выполнении комплексной технологической операции).
Конечно, необходимо исключить ситуацию с ошибочными или устаревшими нормами времени.
Заключение
Документы по учету зарплаты не должны ограничиваться учетной функции. На основе информации из них важно вести контроль фонда оплаты труда, контроль затрат на оплату труда, включаемых в себестоимость выпущенной продукции, выявлять недочеты в организации производства.
