Вот и подходит к концу еще один год работы по Федеральному закону № . Что же необходимо сделать заказчикам, чтобы правильно и без нарушений завершить этот год и с высоко поднятой головой войти в следующий.
1. Проверяем документы планирования
В конце года, и даже чуть-чуть раньше, заказчику необходимо проверить свои планы закупок и планы-графики на предмет внесения экономии по «сыгранным» процедурам закупок и корректировки планируемых платежей на 2018 год.
В плане закупок в графу «планируемые платежи на 2018 год» вносится фактическая цена контракта (если контракт был заключен и исполнен в этом году), либо сумма фактически произведенной в 2018 году оплаты (если контракт переходящий).
В качестве обоснования внесения изменений в этом случае выбирается «Использование экономии», в описании можно указать «Уточнение суммы в соответствии с сумой заключенного контракта». Если по каким то причинам закупки не состоялись, то их необходимо либо отменить, либо поставить «0» в планируемых платежах на соответствующий год.
В плане-графике также необходимо изменить сумму планируемых платежей, но без изменения Н(М)ЦК. В конце года объем финансового обеспечения на 2018 год должен совпасть с общей суммой планируемых платежей по контрактам в 2018 год.
2. Проверяем текущие контракты на предмет исполнения
В большей степени такая проверка касается контрактов, предметом которых является оказание услуг (поставки товаров) непрерывного характера.
Как правило, в начале года, заказчик указывает в контракте плановые объемы закупаемых услуг (товаров, работ), которые в конце года могут и не совпасть с фактическим расходом. В этом случае есть несколько вариантов развития событий:
- объем услуг (товаров) по контракту полностью не «выбран». В этом случае контракт расторгается путем подписания «Соглашения о расторжении»;
- объем услуг (товаров) практически «выбран», но до конца года потребность в данных услугах (товарах) не превышает 10 % от указанного в контракте объема. В этом случае к контракту заключается «Дополнительное соглашение» на увеличение объема в пределах 10 %;
- объем услуг (товаров) практически «выбран» и до конца года потребность в данных услугах (товарах) превышает 10 %. Такой контракт расторгается на сумму исполнения и заключается новый. При этом следует помнить, что если контракт заключается у единственного поставщика, то внесение изменений в план-график должно осуществляться не позднее, чем за 1 день до дня размещения извещения об осуществлении закупки или заключения контракта.
Кроме того, не забываем, что в случае заключения контракта после 01 июля отчет об исполнении контракта формируется после его полного исполнения.
3. Считаем объем закупок «до 100 тыс. руб.»
В этот период также необходимо проверить совокупный объем закупок, произведенных в соответствии с п. 4 ч. 1 ст. 93, на предмет «не превышения» установленного лимита (либо 5 % от СГОЗ, либо 2 млн. руб.). Следует учитывать, что декабрь – это время возможного увеличения ранее доведенных лимитов бюджетных обязательств.
В связи с этим заказчикам необходимо оставлять себе на конец года возможность осуществления незапланированных закупок у единственного поставщика до 100 тыс. руб., так как для проведения конкурентных закупок уже нет времени.
4. Готовим телегу зимой…
Не следует также забывать о том, что конец финансового года - это время, когда необходимо уже вплотную заняться закупками на следующий год: конкретизировать потребности в товарах (работах, услугах), составить технические задания, запросить коммерческие предложения у потенциальных поставщиков для расчета Н(М)ЦК будущих закупок, так как в план-график наши закупки должны войти ОБОСНОВАНО .
Контракт закройте после получения первички на сумму, указанную в договоре. Если превышение укладывается в 10%от цены договора и в нем предусмотрена возможность изменения цены- то вы сможете оплатить все, предварительно заключив допсоглашение.
Отчет об исполнении контракта разместите после того, как поставщик представил подтверждающие документы.
Разместите отчет в течение семи рабочих дней после того, как заказчик оплатил свои обязательства и подписал документы о приемке. Об этом сказано в письме Минэкономразвития России от 4 августа 2016 № Д28и-1965.
К отчету приложите документы, которые подтверждают факт исполнения контракта или его этапа, - документы о приемке. После того, как будет предъявлен первичный документ (не счет), закройте контракт.
Сведения о контракте внесите в реестр (ст. 103 Закона от 5 апреля 2013 № 44-ФЗ). Подробнее об этом см. Как подать сведения о контракте в реестр контрактов.
Обоснование
Как исполнить контракт, провести экспертизу и отчитаться об исполнении
Отчет об исполнении контракта
Как и когда составлять отчет об исполнении контракта по правилам Закона № 44-ФЗ
А когда размещать отчет по контракту, в котором выделены этапы? Делайте это после того, как поставщик исполнит каждый этап. Причем формируйте отчет о результатах исполнения отдельного этапа нарастающим итогом с начала года. Делайте это одним из двух способов:
создавайте новый отчет при исполнении каждого этапа контракта;
вносите изменения в ранее размещенный отчет, то есть редактируйте первый.
Бывает, что в условиях контракта этапы не предусмотрены, но приемка и оплата проходят ежемесячно, ежеквартально или с другой периодичностью. В этом случае проводите экспертизу и размещайте отчет о том, что этап исполнили, тоже ежемесячно, ежеквартально и т. д. Для субъектов естественных монополий, поставщиков электроэнергии, тепло- и водоснабжения особенностей нет. Например, если вы оплачиваете водоснабжение ежемесячно на основании накладной, то и отчет об этом размещайте каждый месяц.
Об этом сказано в части 9 статьи 94 Закона от 5 апреля 2013 № 44-ФЗ, пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 28 ноября 2013 № 1093, письмах Казначейства России от 30 мая 2014 № 42-5.7-09/5, Минэкономразвития России от 14 сентября 2016 № Д28и-2371, от 21 января 2016 № Д28и-92, от 31 августа 2015 № Д28и-2474, от 3 августа 2015 № Д28и-2286.
Разместите отчет в течение семи рабочих дней после того, как:
заказчик оплатил свои обязательства и подписал документы о приемке;
вступило в силу соглашение, решение заказчика или суда о том, что контракт расторгли.
В отчет включите информацию о том, что:
контракт или этап контракта исполнили;
промежуточные и окончательные сроки исполнения контракта не нарушили;
поставщик или заказчик не исполнил контракт или исполнил ненадлежащим образом. Укажите допущенные нарушения и санкции, которые применили;
изменили или расторгли контракт в ходе исполнения.
К отчету приложите документы, которые подтверждают факт исполнения контракта или его этапа, - документы о приемке. А также приложите экспертное заключение. Но только если экспертизу по контракту проводит сторонний эксперт или экспертная организация.
Прикладывать к отчету документы о том, что заказчик начислил неустойку по контракту, а поставщик - уплатил, не нужно. Однако в графе 6 раздела IV отчета укажите реквизиты этих документов.
Об этом сказано в частях 9, 10 статьи 94 Закона от 5 апреля 2013 № 44-ФЗ, письме Минфина России от 7 июля 2014 № 02-02-06/32616.
Подробнее о том, как составить отчет об исполнении контракта, см. таблицу.
Реестр контрактов
Сведения о контракте внесите в реестр (ст. 103 Закона от 5 апреля 2013 № 44-ФЗ). Подробнее об этом см. Как подать сведения о контракте в реестр контрактов.
Вопрос
При закрытии отдельного этапа контракта какие документы необходимо выкладывать?
Ответ
Если в запросе речь идет об отчетности об исполнении контракта, заключенного в соответствии с Федеральным законом N 44-ФЗ , то в приложении к отчету в ЕИС при закрытии отдельного этапа контракта необходимо разместить следующие документы:
Обоснование
Составление отчета об исполнении контракта (о результатах отдельного этапа исполнения - в определенных случаях) и размещение его в единой информационной системе (далее - ЕИС) являются обязанностью заказчика согласно ч. 9 ст. 94 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон N 44-ФЗ).
Отчет представляется в следующих случаях :
1) заказчик оплатил поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги (обязательства по контракту) и подписал документ о приемке (утвердил подписанный приемочной комиссией документ).
Отчет составляется также о результатах отдельного этапа исполнения контракта, если его цена превышает 1 млрд руб . или если предметом контракта является выполнение следующих работ (ч. 9 ст. 94 Закона N 44-ФЗ):
По строительству, реконструкции, капитальному ремонту объектов капитального строительства;
Сохранению объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов РФ.
1) заключение по результатам экспертизы отдельного этапа исполнения контракта, поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги в случае, когда заказчиком для проведения экспертизы привлечены эксперты, экспертные организации.
2) документ о приемке результатов (например, акт о приемке) либо иной документ, определенный законодательством РФ.
Если условия расторжения не описаны в 44-ФЗ, стороны руководствуются Гражданским кодексом. Посмотрим на условия и риски каждого из способов.
По соглашению сторон
Условия
Стороны могут расторгнуть контракт, если у них нет претензий друг к другу. Эта возможность прописана в 44-ФЗ, ее необязательно указывать в контракте. Есть разные ситуация, когда стороны расторгают контракт по взаимному соглашению, например:
- Поставщик не может исполнить контракт по независящим от него причинам (истек срок контракта, а заказчик выбрал не весь товар).
- У заказчика нет необходимости в поставке товара, и поставщик согласен расторгнуть контракт, не требуя от заказчика возмещать ущерб.
- Невозможно выполнить контракт из-за форс-мажора (наводнение, войны, забастовки, санкции и т.д.).
Стороны оформляют расторжение в виде дополнительного соглашения к контракту в той же форме, что и контракт: бумажной или электронной. В документе прописывают:
- реквизиты сторон,
- причины расторжения,
- количество уже поставленного и оплаченного товара,
- сроки возврата аванса или обеспечения (при необходимости),
- отсутствие претензий.
Контракт нельзя расторгнуть частично. Это подтверждает Минэкономразвития России в письме от 16.01.2017 № Д28и-130 . Если товар поставлен не в полном объеме, то заказчик принимает и оплачивает его фактически поставленное количество.
Больница заключила контракт на поставку медикаментов в несколько этапов. В определенный момент заказчик отказался принимать товар, сославшись на его переизбыток на складе, и предложил поставщику расторгнуть контракт в одностороннем порядке. Требовать это от поставщика заказчик не имеет права. Он должен или продолжить исполнение контракта, или расторгнуть по соглашению весь контракт и оплатить выполненный объем работ.
В 2016 году по соглашению сторон расторгли 534,2 тыс. госконтрактов. Это 97,9% от числа всех расторгнутых контрактов.
Риски
Если стороны расторгли контракт по соглашению, поставщик не попадет в РНП. Но если в соглашении не прописать, «что обязательства сторон прекращаются, в том числе в части несения ответственности», заказчик сможет взыскать неустойки в любое время, пока не истек срок исковой давности (п. 1 ст. 196 ГК).
По инициативе заказчика
Условия
Возможность расторгнуть контракт в одностороннем порядке должна быть прописана в контракте.
Причины одностороннего расторжения должны быть обоснованы. Например, поставщик:
- указал в заявке неверные сведения о себе или товаре (задекларировал, что поставит товар российского происхождения, а привез китайский),
- поставил некачественный товар,
- не приступал к работам или выполняет их слишком медленно (очевидно, что не успеет выполнить ремонт школы к началу учебного года).
Если заказчик проводил экспертизу, она должна подтвердить, что товар не соответствует требованиям контракта. Заказчик не может расторгнуть контракт, не имея на это существенной причины и должен оплатить частично выполненные работы, даже если контракт расторгается по его инициативе.
Заказчик за три рабочих дня после того, как принял решение расторгнуть контракт, размещает информацию об этом в ЕИС и уведомляет поставщика заказным или электронным письмом. Если поставщик за десять дней не устранил замечания, решение вступает в силу. Если устранил, заказчик отменяет свое решение (чч.12-22, ст. 95 44-ФЗ).
Поставщик может только один раз исправить ошибку: заказчик не отменит свое решение, если поставщик повторно нарушил условия того же контракта.
Риски
Информацию о поставщике, с которым расторгли контракт по инициативе заказчика, включат в РНП (ч. 16 ст. 95). Кроме того, заказчик вправе потребовать от поставщика возместить понесенный ущерб (ч. 23 ст. 95).
Если контракт расторгает поставщик
Условия
Поставщик может отказаться исполнять контракт, если такая возможность указана в контракте, а его права нарушены. Он также в течение трех дней уведомляет заказчика о своем решении. Если заказчик за десять дней не устранил нарушения, решение вступает в силу (ч. 21 ст. 95 44-ФЗ).
Причины для расторжения контракта должны быть существенными, например:
- заказчик необоснованно отказывается принимать товар или оплачивать выполненные работы,
- обстоятельства непреодолимой силы.
Также можно расторгнуть контракт в связи с существенным изменением обстоятельств. Но согласно формулировке из ГК, эти обстоятельства должны измениться настолько, что «если стороны могли это разумно предвидеть, то договор вообще не был бы ими заключен или был бы заключен на значительно отличающихся условиях».
Как и заказчик, поставщик может потребовать возместить понесенный ущерб. Например, затраты на получение банковской гарантии для обеспечения контракта или закупку партии товара у производителя (ст. 451 ГК РФ).
Риски
Не используйте возможность расторгнуть контракт по своей инициативе только потому, что его условия стали невыгодными. Финансовые кризисы, изменение курса валют, повышение цен на товары суды не считают обстоятельствами, которые нельзя предвидеть. Если поставщик решит пожаловаться на условия контракта после того, как приступит к его исполнению, шансов выиграть суд практически нет. А значит, его признают уклоняющимся от исполнения контракта и включат в РНП.
Победитель аукциона заключил контракт на поставку краски, но с момента победы до первой поставки производитель поднял цены на 25%. Поставщик решил расторгнуть контракт в одностороннем порядке, сославшись на обстоятельства непреодолимой силы. Однако резкий рост цены суд не счел форс-мажором. Победитель закупки заключает контракт добровольно, а значит согласился на его условия. Выход в такой ситуации один — просчитать все возможные риски до заключения контракта.
В судебном порядке
Условия
В арбитраж придется обращаться в этих случаях:
- Возможность расторгнуть контракт в одностороннем порядке не прописана в контракте.
- Возможность есть, но на расторжении договора настаивает только одна из сторон, а другая не согласна с причинами.
Риски
Исход дела зависит от того, на чью сторону встанет арбитраж. Если сочтут, что в споре прав заказчик, информацию об исполнителе контракта передадут в РНП.
Чтобы было больше шансов отстоять свои права:
- Изучайте условия закупки, технического задания и контракта перед тем, как подать заявку.
- Документируйте свои действия, в том числе подводите в электронном письме итоги телефонных переговоров с заказчиком.
- Правильно оформляйте и сохраняйте сопроводительные документы на товары.
Этап исполнения контракта - это отдельные части выполнения обязательств, начиная от заключения госконтракта и заканчивая публикацией отчета об выполнении. Этапы есть не только в госконтракте. Например, во внешнеторговой деятельности первостепенными становятся основные этапы реализации экспортного контракта. В контрактной системе в процессе внутренних закупок ситуация отличается. Из статьи узнаете как работать на разных стадиях исполнения госконтракта.
Из каких стадий состоит исполнение
Любой договор исполняется поэтапно. Рассматривая весь процесс исполнения госконтракта, можно выделить следующие фазы:
- Выполнение контрагентом обязательства по поставке товаров, выполнению работ, оказанию услуг.
- заказчиком результатов, в том числе .
- Действия по изменению условий.
- Действия по расторжению.
Где и как отображается в ЕИС
В ЕИС первые три пункта из этого списка отображаются со статусом «Исполнение». Выполненная закупка имеет наименование «Завершено». Если происходит расторжение, заказ отображается со статусом «Прекращено». Отмена реестровой записи помечается как «Аннулирован».
Нередки случаи, когда в ЕИС неверно отображается статус заказа. К примеру, неисполненный договор помечен как «Исполнение завершено». Возникает вопрос, как вернуть контракт на этап исполнения контракта. Для этого в блоке «Сведения об исполнении (прекращении действия) контракта», закладке «Документы» карточки договора следует отменить редакцию, выбрав в контекстном меню функцию «Отметить как недействительные».
В ЕИС можно увидеть все этапы исполнения контракта по 44 ФЗ, пример взят из реестра:
Как завершить этап
К примеру, Минфин России (письмо от 15.09.2017 № 24-03-07/61189) полагает, что обязанность по размещению отчета в силу требований пп «б» п. 3 Постановления № 1093 возникает у заказчика после оплаты, в том числе частичной приемки вне зависимости от установления этапов в договоре. При этом Минфин сообщил, что рассмотрит вопрос об упрощении порядка размещения отчета, ведения РК, исключив необходимость размещения дублирующей информации в ЕИС.
Аналогичной позиции придерживалось Минэкономразвития (письма от 31.08.2015 № Д28и-2474, от 01.06.2015 № Д28и-1434, от 30.11.2015 № Д28и-3467, от 27.10.2015 № Д28и-3124). Казначейство России письмом от 30.05.2014 № 42-5.7-09/5 указало на необходимость составления отчета после каждой оплаты, однако учло тот факт, что требования о направлении в РК информации после каждого подписания акта приемки 44-ФЗ и иными нормативными актами не установлено.
