Образец акта приема передачи бухгалтерских документов. Образец акта приема-передачи документов другому лицу. В каких случаях требуется оформление акта

В процессе функционирования любого предприятия могут возникнуть ситуации, когда обязательно потребуется передача документов другому лицу. При этом осуществляется отправка кадровых, ЖСК и других из рук в руки. Определенные файлы оформляются при смене учредителя, главы компании и других лиц.

При увольнении конкретного должностного лица информация переходит к новому работнику. Важно знать основную специфику оформления данных в определенных обстоятельствах. Необходимо правильно его составить. Для этого используется специальная форма. Применяя бланк, можно составить требуемый файл.

Обычно имеет место приказ о назначении комиссии по решению которой будет осуществлен акт передачи документации. При составлении файлов используют специальный бланк. Это имеет место, например, при увольнении главного бухгалтера, в распоряжении которого были важные документы. Касаемо, в первую очередь, бухгалтерских учетов. Они должны быть переданы другому лицу, которое заменит уволенного.

Для передачи ценных бумаг используется соответствующая форма. Касательно учета бухгалтерских записей составляются специальные акты. Передаваемые дела чаще оформляют таблицей. В ней указываются следующие данные:

число, месяц, год;
номера;
наименования бухгалтерских файлов.

Акт приема-передачи при замене директора

Директор и главный бухгалтер занимаются заверением важной бухгалтерской документации. Если стоит задача - смена директора, в этом случае составляется акт о передаче его прав другому лицу.

При смене директора, как и главного бухгалтера, необходимо поставить в известность организации, занимающиеся контролем предприятий, а также банк, который обслуживает компанию. Для государственных предприятий, где имеет место смена директора, действует такое правило. Что касается частных организаций, они в этом случае принимают самостоятельное решение.

Для оформления акта потребуется специальный бланк, который нужно заполнить согласно общепринятым нормативам. Следует сказать, что при смене директора может возникнуть масса вопросов и проблем только в отношении бюджетных компаний. Но они вполне решаемы. Прием осуществляется комиссией, которая создается на основе приказа.

Акт приема-передачи кадровой документации

Для того чтобы правильно заполнить такой файл, необходим образец. При отправлении кадровых записей другому лицу на предприятии при увольнении, следует заполнить бланк. Всегда в процессе заполнения кадровых документов нужно обязательно указать такие моменты:

номер п/п;
название;
временной период;
число файлов;
примечания.

Если имеют место такие ситуации, как утрата личных дел, отсутствия заполнения личных карточек, это следует указать в примечании при передаче кадровых документов.

Передача информации, касающейся воинского учета

При необходимости отправки документации, связанной с воинским учетом, составляется специальный акт, для заполнения которого существует образец. Для того чтобы правильно его составить, потребуется образец, который можно скачать. Данные, которые должна содержать форма:

название организации;
дата;
имена, отчества и фамилии должностных лиц, состоящих в комиссии;
должность, фамилия, имя и отчество ответственного за воинский учет;
должность, имя, отчество, фамилия лица, принявшего человека;
причина;
название файлов.

Акт приема-передачи документов при замене учредителя

При необходимости в смене учредителя на предприятии возникают определенные сложности. Учредителем назначаются исполнители, которые будут нести ответственность за процесс перевода файлов.

Действует приказ о составлении комиссии. При этом указывается период, в течение которого осуществляется отправка. При смене и назначении нового учредителя отправляются в его руки. Форму акта можно скачать без проблем.

Акт приема-передачи документов на хранение государством

Нередко возникают ситуации, когда требуется изъять информацию с предприятий на государственное хранение. При этом необходима подготовка соответствующего акта, на базе которого будет осуществлена передача на постоянное хранение.

реорганизационные мероприятия в компании;
окончание срока хранения документации на предприятии;
ликвидация компании;
другие ситуации.

При приеме на государственное хранение следует обязательно указать такие данные, как название компании, передающей документы и наименование собственно архива, который их принимает. Пример, утеря важных бумаг, требует, чтобы данную ситуацию отметили в акте. В том случае, когда производится перенос на государственное хранение и имеют место определенные примечания, они должны быть указаны в акте.

Акт приема-передачи бухгалтерии ЖСК

В этой ситуации осуществляется отправка бухгалтерских файлов ЖСК по тому же принципу, что и в случае приема-передачи информации, связанной с бухгалтерией в других случаях. Это самые важные документы ЖСК и следует не допускать ошибок в процессе оформления акта, поэтому лучше использовать образец.

Следует скачать файл, на котором ставится дата и обозначается место. Согласно приказу формируется комиссия, состоящая из трех человек. Их имена, а также название предприятия, имя лица, принимающего и передающего, указываются в обязательном порядке.

С повсеместным развитием деятельности бизнес-структур, ростом взаимодействия частных организаций и государственных органов неизбежно увеличение взаимного документооборота. Как правило, документооборот между должностными лицами, представителями организаций и даже частными корреспондентами предусматривает прием/передачу физических носителей информации (в данном случае документов) по акту приема-передачи документов.

Передача документов, оформленных в виде бумажных носителей графической информации (в отличие от приобретающего популярность электронного документооборота), в особенности несущих данные юридической или финансовой значимости, требует подтверждения совершения операции приема-передачи. Юридическая практика насчитывает огромное количество процессуальных разбирательств, когда факт отсутствия документального подтверждения передачи информации или неправильно (юридически неграмотно) составленный акт приема-передачи документов послужил поводом для проведения долгих процессов, влекущих за собой потерю времени и финансовых средств на судебные издержки.

Акт приема-передачи документов составляется не только при отправке документов за пределы административного круга производства, но и внутри самой организации. Примером тому может быть процесс передачи папок с документами, дел, рабочей и служебной документации, осуществляемый при смене должностного лица, в чьи обязанности входит хранение и обработка определенного рода документов (работники кадровых отделов, финансисты, бухгалтера, инженеры и др.).

Основные требования к акту

Несмотря на то, что акт приема-передачи документов имеет полновесную юридическую силу (при условии правильного оформления) и зачастую является единственным документом, подтверждающим финансовую (юридическую) чистоту сделки, жестких установленных требований по его разработке и оформлению нет. Бланк отрабатывается в свободной форме письменно или с использованием компьютерной печати в нескольких (не менее двух) экземплярах, которые заверяются подписью и печатью руководителей и выдаются каждому из полномочных представителей сторон. При необходимости контрольный экземпляр акта подшивается в дело.

Основная суть акта сводится к обоюдному удостоверению взаимодействующими в рамках проведения сделки или иных отношений сторонами передачи пакета конкретно указанных документов требуемому корреспонденту. Корреспондентами взаимодействия могут выступать как рядовые граждане страны, так и представители фирм, организаций, предприятий, частных структур и государственных органов исполнительной власти (в этом случае передача документов считается осуществляемой между юридическими лицами и требует некоторых дополнений в ).

Вне зависимости от конкретного случая передачи документов, их структуры, адресатов и иных внешних данных, в целях поддержания юридической грамотности документа акт-приема передачи должен отвечать следующим требованиям:

Должен быть оформлен на бумажном носителе. Допускается оформление как на стандартном листе офисного формата А4, так и на специально разработанном фирменном бланке организации, предприятия (при взаимодействии юридических лиц).
Должен содержать минимум информации, требуемой для выполнения основной функции. Чрезмерное изобилие не относящихся к делу данных затрудняет понимание общей сути и в дальнейшем может служить точкой опоры взаимного непонимания.
Изложение акта должно соответствовать служебно-деловому стилю, избегая разговорных оборотов речи.
Акт должен иметь название, отражающее его основное предназначение, например, «Акт приема-передачи документации финансовой службы ОАО Инжиниринг».
Если одной или обеими взаимодействующими сторонами является юридическое лицо, полномочия представителя отправителя (получателя) печатью организации, проставляемой на подписи представителя, или методом приложения к акту доверенности руководителя предприятия.

Особые требования предъявляются к внутреннему содержанию акта приема-передачи документов. Помимо информации, отражающей реквизиты сторон, полномочия представителей и прочие служебные данные, акт предусматривает детализацию предмета передачи.

В целях безусловно-верного определения принадлежности конкретного документа к информации, отраженной в акте, он содержит:

название акта и адресные данные его оформления, для организаций – фактический и юридические адреса;
дату составления акта (она же дата подписания) и дату регистрации его в соответствующем делопроизводстве (для юридических лиц);
почтовые реквизиты отправителя и получателя. При оформлении акта внутри структурной организации допускается указание фамилии, имени и отчества, должности принимающего и передающего лица;
названия документов, передаваемых адресату (корреспонденту), так, как они указаны в служебных заголовках самих документов;
количество экземпляров каждого документа из состава общего пакета и расчет рассылки на них;
адресную принадлежность каждого документа (как правило, для каждого территориально разнесенного корреспондента формируют свой ), но общие требования по указанию адресности это не отменяет;
данные об ограничениях в ознакомлении с вложенными документами (касается, в основном, государственных учреждений и представителей силовых структур). Гриф ограничения в ознакомлении (в том числе и при передаче документов, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну) помимо всего прочего накладывает ограничение на требования к перевозке (пересылке) пакета документов;
количество листов каждого документа в отдельности и содержание пакета в целом;
сведения о том, оригиналами или копиями (заверенными копиями) являются передаваемые документы;
при наличии приложений к документам (карты, схемы, слайды, магнитные носители информации – как пример, сопроводительное письмо с приложением государственного контракта «О закупке технологического оборудования» на носителе CD-R) данные о приложениях (вложениях в документы) указываются отдельным пунктом, если такая информация не содержится в теле самого передаваемого с приложениями документа;
при необходимости для повышения достоверности передаваемых вложений указывается краткое содержание документов. Требование не обязательное, выполняется при одновременной передаче множества однотипной документации;
в случае, если передается несколько идентичных по типу, но различных по содержанию документов (например, накладные на передачу материальных средств и т.д.), дополнительно указывается информация, безусловно идентифицирующая каждый конкретный документ – порядковые номера, номера входящей корреспонденции, серийные номера или инвентарные номера документов по данным бухгалтерского учета.

Акт приема-передачи проектной документации

Если простой акт приема-передачи документов составляется в свободной форме, его структура, да и вообще наличие определяется лишь обоюдным желанием сторон (или, как правило, одной — передающей стороны), то проектная документация передается по акту, форма и обязательность составления которого жестко регламентировано действующим законодательством.

Под проектной документацией подразумевается установленный соглашением набор документов, включающий в себя текстовые и графические решения, пояснительные записки, карты, планы участков, поэтажные планы зданий, ландшафтные фотографии, схематические карты электро-, газо-, водоснабжения и иные документы, разрабатываемые по договору с представителем заказчика. К проектной документации также относятся исходные коды и визуализированные варианты интерфейсов приложений, программ, WEB-страниц, сайтов и ядер операционных систем, распространяемых по условиям открытой лицензии.

Передачей проектной документации считается процесс выполнения одним лицом (преимущественно исполнителем, инженером, дизайнером или проектировщиком) ряда обязанностей по разработке и дальнейшей выдаче результата своей работы лицу, финансировавшему (инициировавшему) проектные изыскания (заказчику, клиенту).

Процесс передачи

После разработки всего пакета установленной договором проектной документации представители компании-разработчика передают пакет документов заказчику или высылают его почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Нюансом работы именно с проектной документацией является возможность ее неоднократной пересылки. По условиям заключенного договора компания-заказчик рассматривает полученный пакет документов (включая , справки по формам КС2,3 и др.) в течение пяти рабочих дней (если действующим соглашением не предусмотрено иное) с момента официального вручения документации.

Если по итогам рассмотрения входящей документации у представителей компании заказчика не возникло вопросов, разногласий и требующих переработки документов замечаний, то акт приема-передачи подписывается руководителем учреждения, и обязательства исполнителя (разработчика) считаются выполненными в полном объеме, а вторые экземпляры подписанных актов приема проектной документации и акта формы КС2 направляются в адрес руководителя компании-разработчика.

Счет на оплату произведенных работ направляется заказчику по истечении двух дней с момента получения проектирующей организацией подтверждения о принятии клиентом проектной документации (датой приемки является день подписания клиентом актов приема-передачи и акта по форме КС2). При наличии у представителей заказчика замечаний, критически влияющих на переработку всей документации, весь пакет документов возвращается в адрес исполнителей с приложением перечня замечаний и обязательных к устранению недостатков. Недостатки устраняются компанией-разработчиком на безвозмездной основе, и стоимость переработки в общую цену услуг не входит.

Документальное оформление

Подготовка проектной документации к передаче заказчику не является творческим процессом, выполняемым на усмотрение разработчиков. Правила формирования пакета бумажных (а в отдельных случаях и электронных) носителей жестко обозначены рамками восьмого пункта ГОСТа Р 21.1101.2013.

Вся документация (в том числе и формата, большего, чем распространенный формат А4 – схемы, карты и т.д.) подгоняется под размер А4, формируется в тематические разделы согласно ГОСТа и подшивается в папки с жестким переплетом. Дополнительно к бумажным документам заказчику может передаваться магнитный носитель, содержащий электронные копии передаваемых документов.

Файлы электронных копий также формируются в папки, согласно установленным разделам, с обязательным приложением сканированных копий листов документации, содержащих подписи руководителей разработки проекта. Сам сканированный (в отдельно оговариваемых случаях редактируемый) проект заверяется электронной подписью организации.

Акт приема-передачи проектной документации — намного более детализированный бланк, чем аналогичный документ на передачу иных пакетов. Помимо основных разделов, содержащих, в основном, идентифицирующие предмет акта реквизиты документов, такой акт содержит данные о полноте и качестве отработки проекта, цене единицы объема работ и права владения проектом.

Особенности передачи

Главная особенность, разительно отличающая процесс приема-передачи проектной документации от других операций с документами, заключается в передаче заказчику помимо бумажных оригиналов и их цифровых копий еще и права на собственность проекта. Интеллектуальная собственность ценится аналогично материальным ценностям и не менее жестко охраняется от неправомерного использования.

Заказчик проекта, получив результаты работ исполнителя, не сможет практически реализовать проект в своих интересах, не приобретя исключительные права на использование интеллектуальной собственности разработчиков. Любое внесение изменений в проект со стороны клиента, равно как и практическое отражение его в своей деятельности, будет расцениваться как нарушение авторских прав обладателя. Именно поэтому пункт об исключительном владении правами на интеллектуальную собственность проекта включается в проектной документации.

Передача исполнительной документации

Исполнительная документация – специальный пакет документов, отражающий все нюансы, аспекты и технологические требования к объекту эксплуатации. В большинстве случаев термин «исполнительная документация» употребляется в контексте с информационными блоками строительной тематики.

Акт приема-передачи исполнительной документации – глубоко детализированный документ, являющийся защитой от юридических проблем в результате нарушения правил пользования объектом эксплуатации, утери основных документов, характеризующих эксплуатационные или административно-правовые нормы соглашения.

Исполнитель – подрядчик, застройщик или иной представитель, исполняющий обязательства по ранее заключенному в обоюдном порядке договору, обязан передать инвестору (заказчику) весь перечень исполнительной документации, если такое условие оговорено соглашением сторон или эксплуатация объекта без передачи документов невозможна.

Акт приема-передачи исполнительной документации, помимо общих для всех актов передачи разделов, предусматривает отражение информации об условиях передачи пакета документов, сроках и их полноте. Весь перечень передаваемой исполнительной документации в обязательном порядке отражается в акте. При рассмотрении строительного процесса главными документами перечня являются:

акты геодезического исследования участка местности, предназначенной под строительство объекта;
лицензии или иные документы, подтверждающие качество (огнестойкость, химическую безопасность и т.д.) используемых при строительстве материалов;
редактируемые схемы объекта с привязкой к сторонам света, поэтажные планы зданий и сооружений и прочее;
акты технических испытаний оборудования, сантехнических изделий, вакуумного оборудования, электропроводки;
иные документы, подтверждающие верность инженерных расчетов, безопасность эксплуатации и соблюдение всех требований заказчика объекта.

Судебная практика насчитывает множество примеров, когда отсутствие акта приема-передачи исполнительной документации (или его халатное составление без скрупулезного перечисления всех приложений к акту) влекло за собой утерю важных документов, отказ от ответственности со стороны исполнителя и невозможность ввода объекта в эксплуатацию, сопровождаемые крупными финансовыми убытками стороны, допустившей халатность в заполнении (проверке перед подписанием) акта-приема передачи исполнительной документации.

Заключение

Акт приема-передачи документов во всех его разновидностях – серьезный документ, гарантирующий защиту прав отправителя (получателя) и обеспечивающий чистоту сделки или законность приема должности (если документы передаются в рамках смены руководителя, должностного лица организации). Даже акт, оформленный на типовом бланке, скачанном из открытых источников сети интернет, повышает достоверность документооборота и стимулирует взаимодействующие стороны к соблюдению требований действующего законодательства.

Вконтакте

В процессе осуществления деятельности в организации может произойти смена генерального директора или других должностных лиц. В связи с этим необходимо правильно провести передачу документации. Просто так важные документы передавать нельзя - стороны должны составить акт приема-передачи документов (образец 2019 года вы найдете в конце статьи). Данный акт станет весомым доказательством того, какие именно бумаги были переданы в определенный момент времени.

Что это за документ и обязательно ли его надо оформлять?

Акт приема-передачи документов формируется в рамках корпоративных отношений. Это документ, в котором отображается передача бухгалтерских, учредительных и прочих документов от одного лица другому (или от одной организации к другой). Подписанный представителями обеих сторон акт подтверждает тот факт, что один участник правоотношений передал документацию, а второй – получил ее.

В действующем законодательстве отсутствует требование о том, что акт приема-передачи бухгалтерских документов или иной внутренней документации необходимо составлять в обязательном порядке. Но, несмотря на это, должностные лица часто используют его. Документ имеет юридическое значение, и если дело дойдет до судебных разбирательств по причине утери каких-либо бумаг и т.п., он будет выступать в качестве важного доказательства.

Данный документ особенно важен, если происходит смена руководителя, его заместителей или главного бухгалтера. Этот процесс всегда сопровождается сдачей дел, поэтому здесь важна каждая мелочь. Прежде, чем подписать акт, заинтересованная сторона должна проверить предоставленный ей пакет документов, иначе впоследствии она может столкнуться с неожиданными неприятностями.

В каких случаях требуется оформление акта?

Акт приема-передачи документов, образец которого будет представлен далее, необходим в таких случаях:

при передаче документации от одного сотрудника другому;

при смене руководящих лиц в организации;

при перемещении важных документов внутри предприятия;

при сдаче бумаг на хранение в архив компании.

Особенности составления документа

Форма акта приема-передачи документов не установлена на законодательном уровне. Каждая организация имеет право разрабатывать ее по своему усмотрению. В документ обязательно следует включить такие реквизиты:

его полное наименование;

дату и место составления;

наименование фирмы;

состав комиссии (при ее назначении);

подробный перечень документов, передающихся от одного физического лица другому;

присвоенные регистрационные номера документов, дел и т.п.;

Ф.И.О. и подписи лиц (кто сдал, и кто принял);

подписи членов комиссии.

При составлении акта приема-передачи бухгалтерских документов значительное внимание надо уделить бумагам, которые передаются в оригинале. В акте обязательно делают отметку об этом. Если сторона, которая приняла финансовую документацию, утратит какой-нибудь документ и попытается обвинить в этом другую сторону – в суде всегда можно доказать свою правоту. Рекомендуется также снимать копии всех передаваемых бумаг.

Составление акта при смене генерального директора

Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений. Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров. При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов .

Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно. Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.

Составление акта при смене бухгалтера

Акт приема-передачи документов при смене главного бухгалтера необходимо составлять для того, чтобы у нового сотрудника был на руках точный перечень имеющихся в наличии бумаг. Если в состав бухгалтерской документации входят бланки строгой отчетности – на них следует составить отдельный акт. Передачу печати также стоит оформить новым актом. При передаче дел могут присутствовать представители специально созданной комиссии.

Акт приема-передачи документов (образец простой формы можно использовать в качестве примера) оформляют на фирменном бланке организации.

Документ можно сформировать на компьютере или заполнить от руки.

Акт составляют в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

На каждом экземпляре должны стоять подписи должностных лиц и членов специальной комиссии (если она создавалась).

Заверение печатью не требуется, но при желании это можно сделать.

В акте следует прописать полный перечень передаваемых дел (папок). При необходимости отдельным приложением можно составить подробную опись вложений в них. Необходимо правильно указывать наименование и количество имеющихся экземпляров документов.

Если осуществляется передача ценных документов – в акте указывают полные реквизиты организации и паспортные данные заинтересованных лиц. При передаче стандартной документации можно использовать простую форму акта.

Так как генеральный директор и главный бухгалтер являются материально ответственными лицами, перед передачей дел они обязаны провести инвентаризацию имущества и документов. Об этом сказано в п. 22 Методических указаний, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н.

Весь бухгалтерский учет состоит из документов: некоторые из них бухгалтер получает от контрагентов, некоторые от работников, а некоторые формирует самостоятельно. Как разобраться во всем этом многообразии? Поможет эта статья.

Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их можно разделить на две большие группы:

Первичные.
Учетные регистры.

К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете. Учетные регистры формируют на основе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Кроме того, они служат для регистрации первички. Рассмотрим значение бухгалтерских документов, требования к их оформлению и сроки хранения подробнее.

Классификация

Кроме первичных и учетных, документы бухгалтерского учета могут иметь другие классификации. Например, они бывают:

внутренние и внешние;
распорядительные и оправдательные;
разовые и накопительные;
строгого учета и обычные.

В отношении каждой операции или сделки существует отдельный перечень обязательных бумаг. Обычно первичку оформляет поставщик, но именно покупатель заинтересован, чтобы все было сделано корректно и без отступлений от правил. Потому что он приходует на основании этих официальных бумаг товары, услуги или нематериальные ценности, платит деньги и претендует на получение налоговых вычетов.

Первичные документы

Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации. В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки. Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.

Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:

наименование;
номер документа;
суть сделки или операции;
данные составителя;
подпись руководителя организации и печать (если она используется).

Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.

Учетные регистры

Учетные, или, иначе говоря, документы бухгалтерского оформления, применяются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения этих данных на счетах бухучета и в отчетности. Вести их можно:

в специальных книгах (журналах);
на отдельных листах и карточках;
в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники;
непосредственно в специализированных программах на электронных носителях.

Важно соблюдать хронологию занесения данных и принципы бухучета: двойную запись, ведение синтетического и аналитического учета, применение общего Плана счетов и прочих. На основе данных регистров бухучета составляется отчетность, которую организации сдают в Росстат и ФНС.

Сроки хранения

Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички или регистра. Они установлены законом о бухучете и специальным перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, составляет 5 лет. Но в перечне предусмотрены более конкретные сроки. Например, отчетность нужно хранить до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования, но иногда его отсчитывают по другому принципу. Так, например, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.

Ответственность бухгалтера

Если бухгалтер, особенно главный, увольняется, он должен передать все дела и документацию. Для этого назначают уполномоченное лицо, которое принимает все хозяйство по акту на основании приказа руководителя организации. В этом акте необходимо перечислить все, за что отвечает непосредственно главбух. В частности:

бухгалтерскую, налоговую и управленческую отчетность;
учетную политику и локальные нормативные акты;
сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена с банками и контролирующими органами;
переписку с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами (требования и акты сверки).

Сколько именно документов передано и периоды, за которые они составлены, можно указать в самом акте или в приложениях к нему. Кроме того, в приложениях к акту может быть своеобразный развернутый баланс организации: оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерским счетам на дату передачи дел.

Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов выглядит так.

В случае приема передачи документов, как правило, составляется соответствующий акт. Готовый пример документа, правила его составления и юридические нюансы – обо всем этом прямо сейчас.

Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.

Назначение:

Документально зафиксировать передачу документов:

полный список всех бумаг;

их количество;
их вид (оригинал, копия, заверенная копия);
дату передачи (иногда и время);
передавшая сторона;
принявшая сторона.

Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).

Когда может понадобится

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

Между 2 частными гражданами.
Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:

Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.

В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.

Бланк и образец 2020 г.

Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу. Обычно в нем должна отражаться следующая информация:

Название, дата его составления (это и есть день вступления его в силу), место составления (город или иной населенный пункт).
Полное официальное название компании, передающей и принимающей документы (в том числе в тех случаях, когда обмен бумагами происходит в пределах одной фирмы).
ФИО, паспортные и контактные данные физических лиц, если в обмене участвуют именно они.
ФИО, должность и табельный номер (при наличии) ответственных сотрудников, которые собственно передают бумаги и принимают их.
Перечень всех передаваемых документов обычно оформляют в виде таблицы. Приводятся такие данные:

номера (в хронологическом порядке);
полные официальные названия документов;
дата их составления/подписания;
номер бумаги (в соответствии с системой нумерации, принятой в компании);
форма (оригинал, копия, заверенная копия) и количество всех листов (страницы не считаются).

Далее ставятся подписи сторон, расшифровки подписей (фамилия, инициалы) и печать, если компания использует ее в своей работе.

Пустой бланк, который можно использовать в работе в большинстве случаев, представлен ниже:

А вот реальный пример заполнения:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По необходимости допускается приложить к нему и другие важные документы – чаще всего это подробные описи. Тогда в акте нужно отразить ссылки на описи, а не перечислять названия всех бумаг (для экономии времени).

Передача документации при смене директора

Это один из наиболее распространенных и в то же время один из наиболее сложных случаев. Он всегда связан с особенно важными бумагами и материальной ответственностью. Как правило, передают такие документы:

учредительные (регистрация компании, сведения об учредителях, Устав и т.п.);
первичная бухгалтерская отчетность;
лицензия на ведение деятельности и прочая разрешительная документация;
заключения налоговых и иных проверок;
ценные бумаги, векселя;
свидетельства о правах собственности на помещения, объекты имущества, производственное оборудование и т.п.;
договоры аренды, поставки и другие соглашения с контрагентами;
платежные документы и др.

Образец подобного акта отличается от простого бланка приема документации. Основное отличие состоит в том, что передаваемых бумаг не очень много, поэтому их можно оформить обычным перечнем, а не таблицей. Наряду с этим подписывается документ всегда в присутствии свидетелей – сотрудников компании, в которой происходит смена руководства .

Пример на который можно опираться как на образец, представлен ниже.

Особенности процедуры состоят в следующем:

Прежде всего, до оформления и самой процедуры передачи необходимо провести специальную инвентаризацию всех бумаг, чтобы заранее понимать, есть ли какая-то недостача и в чем ее возможные причины. По результатам инвентаризации составляется отчетный документ произвольного образца.
Затем для подтверждения того, что все бумаги действительно не утеряны, привлекаются другие ответственные лица – это финансовый директор, начальник отдела кадров, главный бухгалтер, а при необходимости – и их заместители.

В особенно ответственных случаях для подтверждения корректности приема передачи документов необходимо вызвать нотариуса. Он засвидетельствует чистоту передачи и заверит акт своей печатью и подписью.