Документы в отделе кадров. Приводим в порядок кадровые бумаги. Документы в процессе трудовой деятельности

Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.

Трудовой кодекс дополнен новой , устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2017 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот!!!

Перечень обязательных кадровых документов организации

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:

Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации". Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558, состоит он из 12 разделов и содержит 1003 пункта.

Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

1. . На сегодняшний день это единственный . Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
2. или о создании ООО. Тут все понятно - этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
3. . Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
4. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.
5. Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
6. Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). С июля 2013 года подтверждением государственной регистрации является лист записи в ЕГРЮЛ (или в ЕГРИП). Ранее этот документ назывался Свидетельством о внесении записи. Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
7. Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и . Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента - организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением организации могут быть следующие документы (по выбору):

• Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
• Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
• Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

• Лицензии для ;
• (для строительных компаний);
• Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
• Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
• Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать . Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерским документам организации относят:

• Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
• Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
• Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
• Учетная политика;
• Переписка по вопросам бухгалтерского учета.

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

• Налоговые декларации;
• Книги учета доходов и расходов;
• Счета-фактуры;
• Книги покупок и книги продаж;
• Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
• Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив - хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное - чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий - справкой МЧС; затопления - справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. И практически любой из них может быть затребован при проведении проверки Рострудинспекцией. Разрабатывать и оформлять основной массив таких документов приходится кадровой службе предприятия.

В последующих статьях нашей рубрики мы подробно обсудим порядок составления и оформления кадровых документов или, как их называют, документов по личному составу. Каждому документу будет посвящен отдельный материал. А пока приводим список и краткую характеристику основных кадровых документов, которые регламентируют трудовые отношения.

Как сказано в статье 8 Трудового кодекса РФ, «работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции, в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями».

*Определение персональных данных работника дано в части перовой статьи 85 Трудового кодекса РФ: «Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника».

Другие документы

Отдел кадров предприятия подготавливает и оформляет приказы об изменении анкетно-биографических данных, замещении временно отсутствующих работников (ст. 74 ТК РФ).

Отдел кадров также документирует аттестацию персонала, сокращение штата и численности. Подготавливает документы, связанные с изменением режима рабочего времени: приказы о привлечении к работе в выходные дни; о предоставлении неполного рабочего дня, неполной рабочей недели.

Кадровая служба оформляет наложение на работника дисциплинарных взысканий, предусмотренных статьей 192 ТК РФ, и т. д.

Основанием для издания приказов служат различные виды документов. Это: заявления работников об отпуске и увольнении по собственному желанию; акты; объяснительные записки; докладные записки на имя руководителя; акты, фиксирующие, например, нарушения трудовой дисциплины.

По запросу работника для предъявления в сторонние организации отдел кадров выдает справки о месте работы, времени работы в организации, занимаемой должности; копии и выписки из трудовых книжек, приказов по личному составу и других документов по личному составу.

Отдел кадров ведет переписку о высылке трудовых книжек, которые направляются по почте только на основании запроса работника, восстановлении трудового стажа при выдаче дубликата трудовой книжки, установлении причин отсутствия и местонахождения работника при неявке на работу и т. д.

Регистрационные формы

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы:

Журнал регистрации трудовых договоров;

Журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

Журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;

Журнал регистрации приказов о командировках работников;

Журнал регистрации командировочных удостоверений;

Журнал регистрации служебных заданий;

Журнал регистрации локальных нормативных актов;

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

Журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

Журнал выдачи справок по личному составу;

Журнал учета больничных листов*.

______________________

* о порядке оформления и ведения регистрационных форм документации по личному составу будет рассказано в отдельной статье нашей рубрики.

Начните с самого важного

На поверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из того перечня, что мы привели. Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно. Нужно выделить в этом списке самые важные и приоритетные позиции и приступить к их оформлению.

Начните с составления штатного расписания и графика отпусков, пусть это пройдет с нарушением сроков, указанных в Трудовом кодексе РФ (в соответствии со статьей 123 ТК РФ график отпусков составляется «не позднее, чем за две недели до наступления календарного года»), но лучше поздно, чем никогда. Затем нужно проверить наличие договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках. Заведите журналы регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников вашей организации. Оформите учет трудовых книжек.

Затем вам предстоит завести или дооформить личные карточки формы Т-2. При этом пытаться оформлять документы задним числом не рекомендуется. Любая проверка легко выявит их фальсификацию. Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например карточки формы Т-2, указывается реальная (в том случае, о котором идет речь, более ранняя) дата приема работника на работу. При установлении дат приема и перевода вы можете прибегнуть к помощи бухгалтерии и запросить для сверки и уточнения дат личные счета работников.

При этом очень важно не запускать текущую работу: оформление документов на вновь принятых, переведенных или уволенных работников в строго установленные Трудовым кодексом РФ сроки и с соблюдением всех правил делопроизводства.

После чего вы можете приступить к составлению, оформлению и внедрению локальных нормативных актов. Помните, что это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, ведь эти документы содержат «нормы трудового права» (ст. 8 ТК РФ). Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников за три дня невозможно.

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.

В каждом бизнесе имеется свой внутренний документооборот, который обязателен для каждого предприятия. Особенно это касается кадровой деятельности. Какие существуют обязательные документы по кадровому делопроизводству, какие виды документов необходимы на предприятии и каковы нормы и правила их ведения, опишем в статье.

Документы по уровню обязательности:

• Первичные документы, обязательные во всех предприятиях (включая мелкий бизнес).
• Документы, которые носят рекомендательный характер.
• Документы специфической направленности – зависит от сферы деятельности предприятия, структуры.

Документы в соответствии с их целевой принадлежностью:

• Документация, которая используется в учета штата: распоряжения о найме и сотрудника, о смене должности, о предоставлении отпуска, приказы о командировке.
• Документы по управлению персоналом и организации деятельности работников: должностные инструкции, формы отчета по стажировке и сотрудников.

Документы по функциональности:

• Внутренние нормативные акты необходимы для того, чтобы определять принципы, цели и миссию деятельности предприятия, которые обязаны исполнять и учитывать в работе абсолютно все работники предприятия (распоряжения собственника, положения и требования в отношении рабочей дисциплины, инструкции).
• Документы информационно-расчетного характера, которые содержат информацию о работниках и обо всем, что связано с их работой на предприятии (таблицы с графиками и расчетами, расчетные листы, документы с выплатами за командировки).
• Документы, подтверждающие выполнение трудовых обязанностей сотрудников в соответствии с трудовым законодательством РФ и пенсионным законодательством.
• Документы распорядительного характера, которые издаются непосредственно собственником предприятия с целью передачи их работникам (распоряжения, приказы о кадровых изменениях, постановления).
• Документы для ведения кадрового учета: журнал регистраций, книги учета, которые необходимы для установления на всех документах порядкового индекса и которые дают кадровым бумагам юридическую силу. Они необходимы для работы кадровой службы и общего учета работников их документации в организации.

Обязательные документы

Список этих документов достаточно широкий, однако каждый кадровик должен знать и понимать, как они составляются, и иметь возможность как составить их, так и проконтролировать грамотность их оформления.

К обязательным документам относится:

• Штатный график (ст. 15 ТК РФ).
• Трудовой договор (ТД).
• Приказ о принятии на работу (форма № Т-1).
• Карточка () сотрудника (форма № Т-2).
• Приказы об изменении должности сотрудников (форма № Т-5).
• Распоряжения по отпускам (форма № Т-6).
• График отпусков (форма № Т-7).
• Приказ о расторжении или прекращении ТД или трудового контракта с работником (форма № Т-8).
• Документ учета рабочего времени (форма № Т-13).
• Документы расчета оклада и бонусов работникам (форме № Т-12).
• Правила распорядка труда на предприятии.
• Акты по требованиям и отчетам охраны труда, которые составляются на основании правил и инструкций по ОТ РФ .

Это перечень основных документов кадровой документации, которые должны быть на каждом предприятии.

Требования к хранению кадровых документов

Кадровые документы важны не только для внутренней отчетности, но и для соответствия трудовому законодательству РФ. Необходимые документы должны храниться в каждой организации, за что отвечают уполномоченные лица. Документацию систематически проверяет инспекция и при необходимости выносит наказание за несоблюдение требований трудового законодательства. К примеру, нарушение требований ТК по может повлечь за собой административную ответственность, штраф при которой для должностных лиц колеблется от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, для ООО – от 30 тыс. до 50 тыс. рублей, а при серьезных нарушениях деятельность предприятия могут приостановить на 3 месяца в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ .

Если должностному лицу вынесено повторное замечание за аналогичное нарушение законодательства о труде, он подвергнется дисквалификации на срок 1-2 года.

При нарушении требований законодательства касательно ведения, заполнения и хранения документов строгой отчетности и обязательных бумаг, перечисленных выше, работодатель и кадровый сотрудник несут административную и уголовную ответственность. Подробнее в ст. 419 ТК РФ . При отсутствии обязательных кадровых документов на предприятия работодателю выносится первоначальное замечание и назначается дата повторного визита инспекции по труду, в результате которого все обязательные документы должны быть заведены в соответствии с законодательством.

Диктует нормы ответственности за неправильное хранение обязательных документов, в том числе трудовых книжек, личных карточек работников и приказов разного характера.

Нарушение конфиденциальности сведений о сотруднике карается в соответствии со ст. 137 УК РФ . Штраф может достигать 200 тыс. рублей.

Ведение документооборота и хранение обязательных документов на предприятии – обязательное требование для кадровой службы. Контроль этого вопроса осуществляется Государственным архивом РФ и Рострудинспекцией, которые в любой момент имеют право приехать с проверкой на предприятие.

Топик этот появился после недавнего разговора с начинающим предпринимателем. Часа четыре я перечислял по памяти какие регламентирующие документы необходимы быть в организации, что бы не смогли «докопаться» контролирующие органы. После чего, пообщавшись еще с несколькими знакомыми понял что у многих все эти вопросы пущены на самотек, до поры до времени. Наше государство является самым замечательным государством, в котором разработаны наверное сотни регламентирующих документов , не всегда дружащие друг с другом, но тем не менее, действующие. Сам лично несколько раз «попадал» на штрафы по незнанию.Зачем нужны эти сотни документов которые, по сути, редко кто читает и без которых на западе прекрасно обходятся — никто не знает, но тем не менее так же никто не отменяет обязанности по их ведению и хранению.

НЕЗНАНИЕ НЕ ОСВОБОЖДАЕТ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ

• протоколы о создании Общества;
• решения учредителей о создании ООО;
• документ, который подтверждает госрегистрацию фирмы;
• правоустанавливающие документы, которые подтверждают наличие имущества у ООО;
• бумаги, связанные с выпуском ценных бумаг, включая облигации;
• протоколы заседаний и собраний разных органов Общества;
• положения о представительствах и филиалах ООО;
• заключения органов контроля;
• перечень аффилированных лиц;
• другие документы, наличие которых предусмотрено действующим законодательством.

Хранить всегда, хранить везде!

Святая обязанность любой организации — хранение документов. Кроме проблем с контролирующими органами, можно нажить проблем и с другими коммерческими структурами.

Места хранения документации ООО. Из того же закона — в качестве них могут выступать место нахождения его управляющего единоличного органа или другое место, которое известно и доступно участникам Общества. То есть гмы можем сами определять где, лишь бы все об этом знали. Адрес может не совпадать с местом нахождения ООО. Единственным требованием, определяемым данной статьей, является уведомление и доступность к данному месту каждого участника Общества.

Кроме документации общества есть требования к хранению кадровых документов, внутренних документов, деловой переписке, документов бухгалтерского учета. На основании правил организации архивного дела, срок не должен быть менее 5 лет, считая от года, когда они использовались последний раз для формирования бухгалтерской отчетности. При этом следует отметить, что законами не предусматривается ответственность какого-либо конкретного должностного лица Общества, не обеспечивающего сохранность документации.

Обязательны кадровые документы, которые требует наше государство

Документы которые действительно необходимы для работы:

• Должностные инструкции на каждую должность, разработанные по правилам
• Положения по всем существующим отделам (некоторые отделы, такие как бухгалтерия, часто ошибочно считают что им не нужны инструкции)
• Стандарты работы (кому в какой ситуации что и как делать)
• Рабочие инструкции (как пользоваться 1с для выписки счета например)

• Цель компании, общие положения
• Положение о структуре организацией

• Положение о подборе и отборе персонала (схема) и само положение
• Положение о персонале предприятия
• Положение о порядке прохождения испытательного срока
• Положение о найме, перемещении и увольнении персонала
• Положение о табельном учете рабочего времени
• Положение о порядке получения справок
• Положение об обучении, адаптации и развития персонала и аттестации
• Положение об оплате труда, премировании, надбавках, материальном стимулировании (схема)
• Положение о льготах, предоставляемых работникам
• Положение об отпусках
• Положение о материальной ответственности
• Положение о коммерческой тайне
• Положение об оплате листов временной нетрудоспособности рабочих и служащих предприятия
• Положение о командировках
• Положение о программном обеспечении, оборудовании и допуске в интернет