Ежемесячный персонифицированный отчет по форме СЗВ-М появился в перечне обязательных отчетов российских работодателей в прошлом году. И хотя ПФР много раз разъяснял порядок заполнения этой формы, у бизнеса все равно возникает много вопросов. Один из них - надо ли сдавать нулевую отчетность? - мы рассмотрим в этой статье.
Форма персонифицированного отчета в ПФР
Первоначально в постановлении Правления Пенсионного Фонда от 01.02.2016 № 83п не была предусмотрена подача СЗВ-М без списка работников. В соответствии с п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» ее должны сдавать все юридические лица, имеющие наемных работников, вне зависимости от факта оплаты труда в конкретном месяце. В отчет должны быть включены:
- лица, с которыми заключены и действуют на конец отчетного периода трудовые договоры;
- лица, с которыми заключены и действуют на конец отчетного периода гражданско-правовые договоры;
- руководитель организации, даже если он является единственным учредителем.
Примечательно, что чиновники не требуют указывать в документе сведения о заработной плате работающих лиц и начисленных на нее страховых взносах. Они всего лишь хотят иметь персональные данные сотрудников каждой российской организации. Так, предусмотрено обязательное внесение в бланк отчетности следующих данных:
- Фамилия имя отчество каждого застрахованного лица.
- Данные о СНИЛС всех работников.
- Данные об ИНН.
При этом указание СНИЛС является обязательным, а вот ИНН работодатель должен указать только в том случае, если работник предоставил ему такие данные.
Забегая вперед, надо сказать о том, что лучше не указывать вообще никакого ИНН, чем указывать его с ошибкой. Если за отсутствие номера никакого наказания не предусмотрено, то за каждый неправильный — штраф 500 рублей.
Образец заполненного отчета СЗВ-М
Когда следует подавать СЗВ-М
Подавать данную форму должны все без исключения работодатели, использующие наемный труд. Включать в отчет необходимо всех застрахованных лиц, которыми по закону являются все граждане, в пользу которых организация осуществляла выплаты: как штатные работники, так и лица, работающие по договорам гражданско-правового характера. Важно помнить, что уход сотрудника в отпуск или отсутствие начислений в его пользу в отчетном периоде не освобождает работодателя от обязанности включить его данные в отчетность. Так, о тех лицах, которые находятся в длительном отпуске без сохранения заработной платы, а также работницах, которые осуществляют уход за ребенком до достижениям им трех лет, следует информировать Пенсионный фонд.
Даже лица, трудоустроенные в последний день отчетного месяца, должны быть включены в отчет. Такой порядок заполнения отчетности предусмотрели чиновники и довели до всех заинтересованных лиц в своем постановлении. В соответствии с ним в форму СЗВ-М должны попасть сведения абсолютно обо всех гражданах, которые трудились в организации в отчетный месяц.
Пример: В организации «ВЕСНА» работали по найму 3 человека, а также генеральный директор, который являлся единственным учредителем и с которым не был заключен трудовой договор. В конце сентября один из сотрудников уволился, а 31 октября на его место приняли другого человека. Таким образом, в отчет за октябрь следует включить данные принятого работника, а уволенного в сентябре включать не нужно.
Возникает закономерный вопрос: в каких случаях получается СЗВ-М нулевая, нужно ли сдавать нулевую СЗВ-М?
Нулевой отчет СЗВ-М при отсутствии штатных работников
Логично возникает вопрос: кто сдает СЗВ-М 2019, если работников нет. До недавнего времени предполагалось, что закон не предусматривает сдачи нулевой СЗВ-М. Ведь любое юридическое лицо должно обязательно иметь минимум одного работника, даже если оно не ведет никакой деятельности. В большинстве случаев таким единственным работником является руководитель организации. Но главная проблема заключается в том, что в ряде случаев руководителем юридического лица выступает его единственный учредитель. Который, в соответствии с нормами Трудового кодекса , не может заключить сам с собой трудовой договор. Поэтому в такой ситуации возникает вопрос: нужно ли сдавать СЗВ-М 2019, если работников нет, только учредитель считается таковым. Вроде бы работников в организации нет, но данные в отчет вносить все равно нужно. Такова была позиция ПФР.
Однако потом Пенсионный фонд изменил свое отношение к таким ситуациям и опубликовал специальный бланк нулевой СЗВ-М, скачать который можно на официальном сайте фонда в специальном разделе. От обычной формы нулевой бланк отличается отсутствием граф, в которые следует вписывать сведения о застрахованных лицах, с которыми организация состояла в любых правоотношениях в отчетном месяце.
На вопрос надо ли сдавать нулевую СЗВ-М, бывалые бухгалтеры ответят, что сдавать пустой бланк нулевой отчетности все же не следует. Гораздо безопаснее внести в форму сведения о том самом единственном учредителе-руководителе. Ведь, как уже было сказано выше, за неправильные сведения в отчете предусмотрены штрафные санкции. И если проверяющий сочтет нулевую форму СЗВ-М ошибкой, доказывать свою правоту придется в суде. Указав ФИО и СНИЛС учредителя, организация страхует себя от таких неприятностей. Поскольку разъяснения ПФР, даже в виде официального письма, не всегда принимаются судебными инстанциями в качестве доказательств.
Заполнение формы СЗВ-М при отсутствии зарплаты
Официальная позиция ПФР, а также нормы Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ гласят, что если штатные работники организации не получили заработную плату в отчетном месяце, их все равно необходимо включать в отчет по форме СВЗ-М. Поэтому, если организация за месяц не выплатила ни копейки денег, однако имеет действующие трудовые договоры, отчет СЗВ-М нулевым не будет.
Пример: Сотрудники ООО «ВЕСНА» в октябре не получали заработную плату, поскольку находились в отпуске без содержания, в связи с сезонностью работы организации. Однако в форму отчетности за октябрь были внесены сведения обо всех сотрудниках, с которыми заключены трудовые договоры.
Нулевая форма СЗВ-М у индивидуального предпринимателя
А вот нужно ли сдавать СЭВ-М 2019 ИП, если работников нет? Как известно, индивидуальные предприниматели также могут выступать в роли работодателей, если у них работают другие граждане по найму. В этом случае они обязаны сдавать отчет на общих основаниях. Никаких особых условий законодательством для них не предусмотрено.
Логично предположить, что ИП должны сдавать нулевой СЗВ-М, если наемных работников нет, а взносы в ПФР оплачиваются в фиксированном размере «за себя». Но это предположение ошибочно: если у ИП нет наемных работников, он вообще не должен сдавать нулевой отчет в Пенсионный фонд.
Образец заполнения нулевой формы СЗВ-М
Заполнить декларацию СЗВ-М онлайн
Можно заполнить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн или на других онлайн-сервисах разработчиков бухгалтерского ПО - Мое дело , Контур , Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют небольшой платы (до 1000 рублей).
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про нулевую форму отчетности по форме СЗВ-М.
Сегодня вы узнаете:
- Как расшифровывается аббревиатура СЗВ-М и каково ее назначение;
- Кто и когда должен подавать этот отчет в органы ПФР;
- Когда и у кого может возникнуть необходимость предоставления нулевки.
Что такое СЗВ-М
СЗВ-М – новая отчетность в Пенсионный орган. Нормативным документом, регулирующим отчет, является Постановление ПФР от 1 февраля 2016 г.
Впервые отчет сдавался за апрель 2016 г. Отчет имеет следующую расшифровку – сведения о застрахованных лицах.
Отчетность подобного рода введена, с целью выявить наличие в организации работающих людей пенсионного возраста.
Рассматривая подробнее атрибутику отчета, отметим, что в отчете имеется немного информации, в сравнении с ежеквартальной отчетностью Индивидуальные сведения (ИС) или РСВ.
- Название отчитывающейся организации. Реквизиты заполняются один раз в настройках программы.
- Набирается список сотрудников, которые были заняты в производственном процессе, приходящийся на данный месяц. В учет берутся все работники, которые проработали на предприятии хотя бы один час и проведены по приказам.
- Обязательным показателем отчета является заполнение реквизитов по каждому сотруднику, это индивидуальный налоговый номер () и свидетельство о постановке на учет в органах ПФР (СНИЛС).
- Кроме этого, в шапке отчета заполняется месяц, за который подается отчет, форма сведений, то есть исходные, отменяющие, дополняющие данные.
Весь список работников представлен в виде таблицы, разделенной на 4 колонки, в которых указаны: номер по порядку, ФИО работника, ИНН и СНИЛС.
Отчет не сложный, но имеет много нюансов.
К сведению, из личной практики: «Я бухгалтер бюджетного образовательного учреждения. Каждый месяц подаю подобный отчет. Несколько раз сталкивалась с проблемами, в плане ошибок. То есть в лицее имеются лица, которые находятся на больничном более месяца, соответственно заработной платы в отчетном месяце не имели. В отчете постоянно забывала их показывать. Когда наступал момент сдачи ИС и РСВ, то ошибки начинали проявляться. Период, на который приходилась болезнь, указывается в квартальной отчетности, но нет страховых взносов. Но по факту человек числится в организации. Для исправления подобной ситуации приходилось подавать дополняющую СЗВ-М, а это в конечном итоге выливалось в штрафные санкции и недовольство со стороны руководства».
Еще один, не очень распространенный казус, 1 сентября. В ИС дата увольнения показана 01.09.2016 г.
В течение трех месяцев с даты сокращения работнику выплачивается выходное пособие, соответственно суммы фиксируются в ИС. А в отчете СЗВ-М, должны показать работника в месяц, в котором он уволен, то есть только за сентябрь. Конечно, такие расхождения были учтены специалистами ПФР, пришлось подать дополняющие сведения за три последующих месяца.
Подобных ситуаций может возникнуть множество, так как отчетность новая и всех моментов сразу не учтешь.
Кто сдает СЗВ-М
Кто должен отчитываться по данной форме? Все , а также , имеющие в своем штате работников, подают в ПФР месячный отчет.
Следует отметить, что если предприятие имеет наемную силу только в лице начальника, работающего по договору, то отчет подается тогда, когда он имеет и с нее уплачиваются налоги в Пенсионный фонд.
Отчет СЗВ-М будет подан в случае найма работника и заключения с ним контракта, носящего гражданско-правовой характер, то есть на выполнение конкретного вида работы и в случае если на сумму, указанную в договоре, начисляются и выплачиваются налоговые взносы.
Если компания не осуществляет никакой хозяйственной деятельности, и начальник не заключал договор о трудоустройстве, то начиная с апреля 2016 года подавалась нулевая СЗВ-М. Начиная с июля 2016 года, согласно письму Пенсионного фонда № ЛЧ-08-19/10581, «нулевку» можно не подавать.
Согласно порядку отчетности в ПФР, прописанного в этом письме, нулевой отчет могут не предоставлять:
- , в штате которых нет ни одного наемного рабочего.
- ИП, арбитражные управляющие, юристы и адвокаты, которые работают как частное лицо и уплачивают взносы в ПФР только за себя.
- Наниматели иностранных граждан, а также лиц без гражданства, работающих дистанционно. На такую наемную силу обязательства ПФР не распространяются.
- На военнослужащих, работников МВД нулевой отчет не подается.
Если работающая женщина находится в декретном отпуске, отпуске без сохранения заработной платы, то нужно обязательно включить этого сотрудника в список застрахованных лиц.
Когда и кем подается отчет
Начиная с 2016 года отчет подавался в органыПФР не позднее 11 числа месяца, следующего за отчетным. Начиная с 2017 года эти сроки изменены и ныне его сдают с 1 по 15 число.
Если день подачи приходится на выходной или праздник, то СЗВ-М нужно подать на следующее число после него.
По какой форме нужно сдать отчет в указанные сроки? Форма у всех организаций единая, которую разработали специалисты ПФР. В 2016 году фирме, у которой штат более 25 человек нужно сдать отчет в электронной форме, через интернет. Если менее 25 человек, то от руки. В 2017 году этот порядок переиграли и все юрлица и ИП предоставляют отчет через интернет. В случае иного, налагается штраф.
Как правило, СЗВ-М входит в компетенцию сотрудника отдела кадров, но может выполнять данную функцию и другой работник, на которого директор возложит обязанности.
Для удобного заполнения отчета имеется широкий спектр программ. Их можно скачать на официальном сайте ПФР по ссылке «бесплатные программы для работодателей».
В каких случаях возникает нулевая СЗВ-М и может ли она быть нулевой
С момента возникновения месячного отчета о застрахованных лицах в отделениях Пенсионного фонда различных регионов идут разногласия. Одни считают, что, даже если, кроме начальника в фирме нет других наемных лиц, то нулевой отчет нужно подавать, чтобы зафиксировать факт трудоустройства. Другие считают, что этого делать не надо.
Согласно этим мнениям, СЗВ-М может быть представлена:
- Нулевая, без списка застрахованных лиц.
- Показывается только директор учреждения.
- Не предоставляется, так как работодатель, работая без трудового контракта, посчитал это нужным.
Какая ситуация правильная? Попробуем разобраться. Законами не установлено понятие нулевого отчета СЗВ-М. Если нулевой, значит, нет данных для его заполнения.
Как будет выглядеть заполнение нулевой СЗВ-М
Первая часть предполагает наличие реквизитов о работодателе, они имеются и заполнение в специальном программном продукте происходит автоматически.
Далее, идет вторая часть, в которой указывается период отчетности. Он, как правило, формируется при выборе из предоставленного справочника в программе. Отметим, что данные заполнятся обязательно при формировании самого отчета.
В третьей части нужно выбрать тип формы. Даже если указать исходный тип, то для заполнения четвертого раздела, то есть таблицы с указанием работающих физических лиц, данных нет. Это в силу того, что в штате работодателя нет сотрудников, поэтому показывать некого.
Программой само по себе предполагается, что таблица работников должна быть заполнена. В противном случае отчет просто не будет сохранен. Значит, нужно показать хотя бы одного работника, а если их нет, то отчет не следует формировать.
Нужно ли сдавать нулевую СЗВ-М
Подача нулевки предполагалась до июля 2016 года, уже после, согласно письму ПФР от 13 июля 2016 года, ПФР разъясняет, что если с сотрудником не заключен договор, то сдавать СЗВ-М при нулевой отчетностине нужно. Фактически была отменена нулевая отчетность на застрахованных лиц. Это должно быть соблюдено и до сегодняшнего момента.
Здесь показываются только сведения на генерального директора. Даже если он не получает заработной платы, а соответственно не является налогоплательщиком, но контракт с ним заключается свыше, то СЗВ-М предполагает только наличие договорных отношений.
Этот человек должен быть включен в список с указанием ИНН и СНИЛС. Но если договорные отношения заключены неформально, то и показывать его в отчете не нужно.
ИП и СЗВ-М
В том случае, когда предприниматель нанимает работников, выполняет свои обязанности по уплате налогов в ПФР, имеет подрядчиков, с которыми заключает договора, то отчетность он подает.
Если предприниматель осуществляет свою деятельность самостоятельно, то он не обязан отчитываться по данной форме. ИС также им не подаются. К данной категории лиц, не подающих нулевку, относят и иностранцев, которые осуществляют свою коммерческую деятельность на территории нашей страны.
Ответственность за несвоевременную подачу отчета
Ответственность может наступить в ряде случаев:
- В случае наличия ошибочных данных, нужно направить отменяющую форму.
- Несвоевременная сдача отчета в ПФР.
В этих случаях на организацию налагаются взыскания по 500 рублей за каждого сотрудника.
Конечно, для крупной организации, численность которой более 100 человек, размер штрафа будет очень большим. Поэтому к заполнению отчетности нужно отнестись с полной ответственностью.
Директор, работающий в одном лице по трудовому договору также не должен забывать о наступлении даты сдачи отчета и подать на себя данные.
Из всего вышеизложенного можно сделать вывод, что нулевой отчетности, если ее не на кого подавать, не может быть. Поэтому и подавать ее не нужно. Это же касается и ИП в единственном лице.
А если гендиректор все же имеет договорные отношения с вышестоящей компанией, то на него подается СЗВ-М в обычном режиме с соблюдением всех правил заполнения и сроков сдачи.
Работодатели сдают в ПФР сведения о сотрудниках. Закон не уточняет, нужно ли сдавать СЗВ-М ИП без работников. Но чиновники отвечают на этот вопрос однозначно.
Зачем страхователи сдают СЗВ-М
С начала 2016 года работающих пенсионеров лишили индексации пенсии. Чтобы получать сведения о работающих пенсионерах, чиновники разработали новую форму отчетности по сотрудникам — СЗВ-М. Ею работодатель передает Пенсионному фонду данные о работающих пенсионерах.
Сдавать ли СЗВ-М ИП без работников
Если предприниматель нанял работников и зарегистрировался как страхователь, то он каждый месяц сдает отчет, даже если не выплачивал зарплату. Если работников (застрахованных лиц) у предпринимателя нет, а также нет исполнителей по подрядным, лицензионным или авторским договорам, то отчет сдавать не нужно. Форму СЗВ-М за себя сдавать не нужно.
Сомнительные ситуации при сдаче СЗВ-М
Есть случаи, когда предприниматель может посчитать, что у него нет сотрудников, но на деле это не так. Обратите внимание на следующие ситуации:
- у вас есть сотрудницы, которые сейчас находятся в декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком, — отчет сдавать нужно, т.к. с ними есть трудовой договор;
- сотруднику не начислялась зарплата в отчетном месяце (например, он был в неоплачиваемом отпуске) — отчет сдаем;
- вы заключили с исполнителем гражданско-правовой договор в одном месяце, а вознаграждение выплатили в другом, — сдайте отчет в том месяце, когда заключен договор, время выплаты значения не имеет;
- вы арендуете имущество и физлица — отчет сдавать не нужно, т.к. выплаты лицу не облагаются страховыми взносами;
- сотрудник уволился — сдайте по сотруднику отчет за месяц увольнения, в следующем месяце его уже не нужно вносить в отчет.
Какие сведения вносить в отчет СЗВ-М
Чтобы заполнить форму СЗВ-М, вам нужны следующие реквизиты:
- данные страхователя (ваш регистрационный номер в ПФР — он указан в уведомлении о регистрации вас как страхователя в ПФР, ФИО, ИНН);
- оставьте пустым поле “КПП”;
- укажите отчетный период — месяц, за который сдаете отчет;
- укажите тип отчета: “исхд” - исходный, “доп” - дополнительный, “отмн” - отменяющий;
- данные по сотрудникам: номер индивидуального лицевого счета, ФИО, ИНН (если есть).
В какие сроки сдавать исходный и дополняющий СЗВ-М
Отчет сдается до 15 числа следующего месяца. Если этот день выпадает на праздник или выходной — последний срок сдачи отчета сдвигается. Если вы забыли включить в отчет кого-то из сотрудников, надо сдать дополняющий отчет: укажите в поле “Тип формы” код “доп” и внесите в форму только тех сотрудников, которые не попали в исходный отчет. Дополняющую форму нужно сдать в тот же срок, то и исходную — до 15 числа следующего месяца.
Начиная с 1 апреля 2016 года, новые правила пенсионного фонда обязали руководителей компаний подавать сведения о работниках и их взносах в специальной СЗВ-М отчётности. Документ СЗВ-М представляет собой форму персонифицированного индивидуального учёта, и подаётся ежемесячно не позднее 15 числа. Такое дополнение содержится в Федеральном законе от 29.12.2015 года №385-ФЗ .
Необходимость
Форма ежемесячного отчета СЗВ-М носит название «Сведения о застрахованных лицах». Сведения по форме СВЗ-М следует предоставлять на всех застрахованных сотрудников, независимо от их пола, возраста и наличия у них права на получения пенсии.
Отчётность СЗВ-М включает в себя информацию о застрахованных лицах. По новым правилам, нулевого отчёта у компании в принципе не может быть. Скорее всего, бланк был разработан из-за отмены перерасчёта пенсий трудоустроенных лиц пенсионного возраста. Выходит, что бланк позволяет мгновенно и точно узнать информацию о доходах, и понять, могут ли пенсионеры рассчитывать на индексацию.
Вести подсчёты в бланке не нужно. В нём только отображается список данных сотрудников, работающих по трудовому договору. Документ важен для пенсионного фонда, так как позволяет вычислить рабочих пенсионеров. С его помощью ПФР может быстро отслеживать процесс уплаты доходов и размер начисленных страховых взносов.
СЗВ-М обязательна для заполнения в том случае, если компания начисляет доходы по гражданско-правовым соглашениям на предоставления услуг либо выполнение определённого вида работ, лицензионным соглашениям, авторского проекта и т.д.
Ситуация не меняется, даже если по подписанной гражданско-правовой сделке компания ещё не проводила начислений. Например, если договор был подписан 5 марта, а плата за него будет осуществляться ориентировочно только в середине апреля, информация о физическом лице подаётся обязательно.
Даже если сотрудник находится в декретном отпуске, на него также подаётся информация. Это происходит потому, что работник числится в организации, значит, не считается уволенным. Отчётность будет нулевой, даже для тех исполнителей, которые отправляются в отпуск без начисления оплаты труда. Правило действует даже в том случае, если работник проработал всего один день.
Поля бланка СЗВ М включают в себя следующие сведения
- номер СНИЛС;
- ФИО работника;
Данные представляются, в том числе, о работниках, которые подписали , на вознаграждения по которым предусмотрены страховые взносы.
Требования к заполнению
Формат пенсионного отсчёта довольно прост. Главное, чтобы документ подавался вовремя и не содержал ошибок. Иначе, ПФР может наложить штраф в сумме 500 руб. за каждого отдельного сотрудника в отчёте.
Выглядит отчётность следующим образом.
Бланк включает в себя 4 пункта. В каждый включены пояснения по оформлению, которыми следует руководствоваться при составлении ежемесячного отчёта:
- Реквизиты страхователя . Здесь речь касается самого работодателя, который пользуется наёмным трудом. В список реквизитов входят: номер, присвоенный во время постановки на учёт в ПФР, наименование компании (ОАО — ИНН и , ИП — ИНН).
- Отчётное время . Временный период записывается при помощи цифрового кода. Каждому месяцу приравнивается двузначное значение, соответствующее порядковому обозначению с 01 до 12. Помимо этого указывается текущий отчётный год.
- Вид формы . Здесь указывается код вида формы. Всего этих обозначений три: Исхд - указывается тогда, если отчёт за указанный период компания подаёт в первый раз, Доп - заполняется, если составляется дополнение ранее отправленной формы с данными о работниках, по случайности не включённых в первый отсчёт, Отмн - ставится для отмены данных, отправленных за отчётный период ранее. Здесь приводится список кандидатов, которые были ошибочно включены в исходный отчёт.
Последний параграф подлежит обязательному заполнению хотя бы одного из полей, с указанием буквенного кода. Примерно, должно получиться следующее:
Генеральный – единственный учредитель
Новая отчётность волнует многих компании, которые начиная с 2016 года, перестали вести хозяйственную работу либо сократили её. Но и здесь всё зависит от следующих обстоятельств
:
- Если организация не осуществляет деятельность, не располагает заключёнными трудовыми сделками, и не имеет никаких взаимоотношений с физическими лицами по гражданско-правовым вопросам, в подачи пустой отчётности нет необходимости. Здесь руководитель не располагает информацией, которая необходима для заполнения отчёта.
- Если с генеральным учредителем, единственным в штате не заключено соглашение, и он также не получает никакой прибыли, на него также не подаются сведения. Интересно, но несколько месяцев назад пенсионный фонд утверждал обратное, и даже предоставил формат документа, который позволял подавать пустую СЗВ-М.
- Ситуация меняется в том случае, если договор с учредителем всё же заключён. Здесь, представители ПФР единолично настаивают на том, что бы нулевая отчётность подавалась в обязательном порядке.
Если говорить о тех компаниях, которые уже прекратили свою работу, и не выплачивают заработную плату, но имеют не расторгнутые трудовые обязательства с физическими представителями, обязанность в подачи СЗВ-М сохраняется. Поэтому, если компания оставила свою работу, всё же стоит проверить и провести в порядок отчётную документацию.
У ИП
Вопрос о необходимости сдачи нулевого бланка может появиться в случае, если организация не составляла договоров трудового характера ни с кем. Иными словами, организация имеет учредителя, но не имеет физических лиц, вместе с тем учредитель также не заключал договор.
Похожая ситуация может появиться у ИП, когда человек регистрировал себя в роли индивидуального предпринимателя, но не нанимал рабочий персонал. В таком случае обязанность предоставления документа с предпринимателя полностью снимается.
Ситуация меняется, если ИП имеет наёмных сотрудников. Следовательно, сведения о работниках он должен отражать в бланке СЗВ М. Сам руководитель обязан уплачивать за себя обязательные взносы в ПФ, но к числу работников он не относится.
То же самое касается и руководителей крестьянско-фермерского хозяйства. Ни на себя, ни на других членов КФХ отчётность передавать не следует. А вот если в штате КФХ имеется наёмный труд (не участники КФХ, а именно служащие по договору), то СЗВ-М передавать нужно обязательно.
На основании Письма от 13.07.2016 №ЛЧ-08-26/9856 ясно, что нулевой документ не отправляется в том случае, если:
- не осуществляется финансово-хозяйственная работа, а также при отсутствии рабочего персонала, числящегося на основе гражданско-правового либо трудового договора;
- единственный учредитель выступает в роли главы компании, не ведущей финансово-хозяйственную работу, без юридического подписания трудовых взаимоотношений с представителем, выполняет работу председателя кооператива, при этом трудовые взаимоотношения никак не оформлены.
Какими способами и куда сдавать
Начиная с января 2017 года, способ подачи отчётности несколько упростился. Суть в том, что сегодня у этого документа появились другие сроки подачи и электронная форма. Обновлённый формат направляется в пенсионный фонд.
Сама отчётность СЗВ-М разрабатывается в файле XML в кодировке UTF-8. Сдавать документ нужно в конце каждого месяца, но не позднее 15 числа . Если дата выпадает на выходной, тогда она переносится на следующий идущий день после 15 числа.
Электронный отчёт подаётся при помощи оператора по ТКС, заверенный УКЭП. Временем представления считается число, записанное в уведомлении от оператора о предоставлении электронного документа.
Форма СЗВ-М может подаваться одним из следующих способов :
- традиционным способом на бумаге;
- в электронном формате.
Обратиться с бумажным отчётом в Пенсионный фонд разрешается
- по почте;
- личным визитом;
- через уполномоченного лица.
Только индивидуальным предпринимателям разрешается лично отправлять документ сотрудникам ПФР. Компании должны делать это через уполномоченных представителей. Если в рабочем штате зарегистрировано менее 25 сотрудников, организация может подавать отсчёт как в электронном, так и в бумажном виде. Об этом подробно говориться в п. 2 ст. 8 №27-ФЗ , СЗВ-СТАЖ.
Если же численность рабочего персонала превышает 25 человек, отчётность подаётся только в электронном формате и никак иначе. Сведения подтверждаются усиленной квалифицированной электронной подписью.
Составляем и представляем новую форму СЗВ-М с помощью данного видео.
Все работодатели обязаны ежемесячно подавать в Пенсионный фонд отчет о застрахованных лицах. Но некоторые организации имеют лишь единственного сотрудника – директора либо приостановили своё функционирование. А иногда у компании вообще нет штата. Подают ли нулевой СЗВ-М в 2018 году в подобных ситуациях? Наша консультация поможет разобраться в этих вопросах.
Что означает «нулевая» СЗВ-М в ПФР
СЗВ-М – это форма персонифицированного учета. Она предназначена для отражения данных о застрахованных сотрудниках организации или ИП. Примерно, это обозначение расшифровывается так: Сведения о Застрахованных Входящие за Месяц. Оформлением этого отчёта занимается ответственное лицо, назначенное руководителем.
По общему правилу, если на предприятии отсутствуют работники и при этом не подписано трудовое соглашение между руководителем и самой организацией, то речь идёт про нулевые формы СЗВ-М. Во всяком случае, именно так эти ежемесячные отчёты называют бухгалтеры.
При каких условиях и кто сдает
Представлять в ПФР рассматриваемый отчёт обязаны юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые заключили трудовой или гражданско-правовой договор с физическими лицами. При этом важно соблюдать 2 условия:
- Срок действия договора/контракта не истек.
- Есть обязанность по страховым взносам (даже если начислять взносы не на что, и сотрудники гуляют за свой счёт).
СЗВ-М сдают ежемесячно в территориальный ПФР по месту регистрации предприятия как страхователя.
Что такое нулевой отчет СЗВ-М в 2018 году
Взять пустой образец нулевой СЗВ-М и сдать его в Пенсионный фонд невозможно, да и не имеет смысла. Дело в том, что на законодательном уровне понятие «нулевая отчетность СЗВ-М» в 2018 году не прописано, как и ранее.
Если ознакомиться с содержанием этой формы, среди обязательных реквизитов можно увидеть:
- регистрационный номер в Пенсионном фонде;
- название организации/ИП;
- идентификационный налоговый номер;
- период, за который сдан отчет;
- тип формы.
Разумеется, первые 3 раздела невозможно оставить пустыми:
В 4-м разделе формы СЗВ-М приводят список застрахованных физических лиц, с которыми заключен и действует трудовой либо гражданско-правовой договор. А также – персональную информацию по каждому: СНИЛС и ИНН. Пример показан далее:
Логично полагать, что фактически организация не может существовать без работников. Поэтому должна отражать информацию минимум о своём генеральном директоре.
Нулевая форма и приостановление деятельности
Сразу скажем, что вопрос, нужно ли сдавать нулевые СЗВ-М в 2018 году, на практике пока не находит однозначного ответа. А суть в следующем.
Экономические субъекты могут сталкиваться с ситуацией, когда нужно приостановить деятельность. В этом случае:
- персонал есть;
- трудовых функций он не выполняет;
- бухгалтерия не начисляет страховые взносы.
В итоге не ясно, надо ли сдавать нулевую СЗВ-М в 2018 году, в которой блок «Сведения о застрахованных лицах» оставить пустым.
Однозначный ответ на вопрос, сдаются ли нулевые СЗВ-М, долго отсутствовал, поскольку мнение Пенсионного фонда и его территориальных органов зачастую противоречило друг другу. Так, первоначально в 2016 году была допустима отправка в фонд отчёта без блока сведений о застрахованных лицах. То есть, по сути, сдача нулевого СЗВ-М:
Однако согласно другому, более распространённому мнению, представлять отчет нужно при наличии застрахованных лиц. А именно:
1. Работающих по трудовому или гражданско-правовому договору.
2. Получающих доходы от предприятия.
Если деятельность компании на 2018 год временно приостановлена, работники всё равно продолжают быть застрахованными. Подача формы СЗВ-М с их перечислением в этом случае обязательна.
Сдают ли ИП нулевую форму
Отдельный вопрос, сдавать или нет нулевой СЗВ-М предпринимателям. Так вот: бизнесмены подают рассматриваемый отчёт в Пенсионный фонд только тогда, когда выступают страхователями. Такое требование вытекает из п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ <О персучёте в системе ОПС˃. А это возможно только при использовании наемного труда.
Когда все сотрудники уволены либо вообще отсутствуют, и предприниматель самостоятельно ведет свою деятельность, рассматриваемый отчёт не подают. В этом случае заполнение нулевого СЗВ-М не имеет смысла.
Нулевой отчет на единственного учредителя – гендира
Для организации, учредителем которой выступает генеральный директор в единственном лице, не имеет значения наличие/отсутствие с ним договора. Согласно разъяснениям № 08-22/6356, представление СЗВ-М с ним в Пенсионный фонд обязательно.
Но всё равно имеет место спорная ситуация: ведь при указании директора-учредителя в СЗВ-М одновременно нужно отражать в расчёте по страховым взносам сведения о его стаже.
В июле 2016 года появились дополнительные разъяснения ПФР о том, сдается ли нулевая отчетность СЗВ-М на гендира. Согласно им, если компания по определенным обстоятельствам не ведет финансово-хозяйственную деятельность, подавать нулевую СЗВ-М на генерального директора без договора не нужно.
Как было сказано, вопрос о том, можно ли оставлять пустым раздел «Сведения о застрахованных лицах», долгое время не имел однозначного ответа. Компании всё же подавали нулевую СЗВ-М, где отражали информацию только о генеральном директоре.
Согласно письму Минтруда от 7 июля 2016 года № 21-3/10/В-4587, которое подписал заместитель министра А.Н. Прудов, чиновники рассмотрели ситуацию, когда генеральный директор не заключает трудовой договор с организацией и не получает доходов.
На основании этих разъяснений можно сделать вывод: когда генеральный директор – он же учредитель и единственный работник – не подписывал трудовой договор с предприятием и не получал денежных выплат, отчетность по застрахованным лицам организация не подает.
Центральный аппарат Пенсионного фонда отреагировал на позицию Министерства труда и изменил свое мнение. Согласно письму ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856, в подобных ситуациях отчет СЗВ-М представлять не нужно.
В связи с изменением позиции, ПФР направил своим территориальным подразделениям соответствующие рекомендации. Некоторые из отделений известили об изменении позиции ПФР юридические лица и ИП.
На основании последних разъяснений страхователи освобождены от сдачи именно «нулевок». Это следует из письма ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856. Однако многие бухгалтеры предпочитают подстраховываться и сдавать такую форму СЗВ-М.
Как действовать
На сегодня нельзя однозначно утверждать, что страхователи окончательно избавлены от штрафа за нулевую СЗВ-М – несдачу такой формы.
Выше мы разобрали, что нулевой отчёт без перечня застрахованных лиц отменен. Страхователи должны представлять только СЗВ-М с наличием сведений о наемных работниках.
Письма Минтруда и ПФР пока не дают однозначных ответов на спорные вопросы про отчётность по форме СЗВ-М. Поэтому рекомендуем страхователям при их возникновении обращаться за письменными ответами в подразделения Пенсионного фонда. Так вы минимизируете риск привлечения к ответственности за правонарушение.
