Когда составлять опись документов в личном деле работника образец

В делопроизводстве термином «дело» обозначают пакет документов, объединенных общей тематикой и помещенных в одну папку. Кадровая служба, в обязанности которой входит хранение документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, подшивает и хранит их в личных делах.

Для каждого сотрудника выделяют отдельную папку – «Личное дело». На лицевую сторону папки подклеивают обложку. На ней указывают регистрационные данные папки по номенклатуре дел, наименование подразделения, в котором числится сотрудник, его фамилия, имя и отчество.

Обложка личного дела сотрудника (образец)

Какие организации обязаны вести личные дела

Вести личные дела сотрудников обязательно в отношении военнослужащих, работников государственной и муниципальной службы. Федеральное законодательство устанавливает документы, которые должны быть подшиты в личные дела перечисленных категорий работников, например:

• анкета при поступлении на работу;
• конкурсная документация;
• копии военного билета, паспорта и трудовой книжки и пр.

В коммерческой организации обязанность кадровой службы ведения личных дел сотрудников и порядок их оформления устанавливают локальным нормативным актом.

В перечень документов, которые должны хранится в личном деле, может войти несколько десятков наименований. Для облегчения их систематизации и поиска составляют внутреннюю опись личного дела.

Внутренняя опись документов личного дела содержится в каждой папке. Составьте ее сразу, как только в личное дело будут подшиты первые документы, представленные сотрудником при трудоустройстве. Приклейте ее к внутренней стороне обложки или вшейте первым листом. Записи в опись вносите по мере формирования дела, сразу после того, как в него будут подшиваться другие документы. По мере обновления состава дела к описи составляется новая итоговая и заверительная надпись.

Важно! Копии документов, хранящихся в личных делах, заверять не обязательно. Законом такие требования не установлены. Используйте от журнала «Кадровое дело».

Какие документы нужно внести в опись личного дела сотрудника

В личное дело подшивайте только ту документацию, которая непосредственно относится к трудовым взаимоотношениям и деятельности работника. Документы, которые включают в опись личного дела работника, смотрите в таблице:

Важно! Сведения, которые хранят в личном деле, даже после увольнения работника, являются конфиденциальными и подпадают под действие закона о персональных данных. Доступ к личному делу должны иметь только те работники кадровой службы, которые подписали обязательство о неразглашении персональных данных. Эксперт «Системы Кадров» подскажет, как формируется личное дело сотрудника, какие документы можно хранить в личном деле , а какие запрещается законодательством о персональных данных.

Опись в личное дело работника: образец

Законом не предусмотрена унифицированная форма внутренней описи. Организация вправе самостоятельно утвердить и использовать в учетной политике и кадровом делопроизводстве собственный бланк. Как образец используйте опись документов в личном деле работника, бланк которой представлен как приложение № 27 к Правилам работы архивов организаций (приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).Когда внутренняя опись личного дела образец заполнения будет разрабатываться организацией самостоятельно, информацию вносите в табличной форме. К числу обязательных сведений относятся:

• порядковый и регистрационный номер дела;
• индекс, присвоенный в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии;
• дата документа;
• наименование (заголовок);
• номера листов дела;
• примечание.

Внутренняя опись документов личного дела

Под таблицей разместите итоговую надпись об общем количестве единиц хранения, подшитых в дело, и под ней - заверительную. В нее внесите информацию:

• общее количество листов в деле;
• лицо, ответственное за ведение дела;
• дату обновления описи.

Заверительная надпись описи личного дела сотрудника (образец)

Последним в личное дело подшивают или приклеивают с внутренней стороны заднего листа обложки лист-заверитель. В него вносят сведения об общем количестве прошитых и пронумерованных листов, данные о физическом состоянии документов, подшитых в дело.

Внутренняя опись поможет вам сформировать и синхронизировать документы в личном деле. Кроме того, с ее помощью вы упорядочите документы сотрудника и быстрее найдете нужную информацию в личном деле. Мы подготовили для вас образец описи и пояснили, как исправить ошибки.

Как заполнять образец внутренней описи личного дела работника

Внутреннюю опись документов личного дела можно заполнять и от руки, и на компьютере. При заполнении придерживайтесь следующих рекомендаций:

• Своевременно вносите записи о пополнении досье, сразу фиксируйте факты изъятия каких-либо бумаг.
• По мере формирования дела опись пополняется новыми записями. Если весь перечень невозможно разместить на одном листе - оформите дополнительные листы. Нумеруйте их отдельно от сквозной нумерации хранящихся в деле документов.
• После увольнения работника по окончании года передайте дело в архив компании по описи. Последняя запись в описи при закрытии реестра будет с реквизитами приказа об увольнении. Строки таблицы, оставшиеся пустыми, перечеркните, чтобы в них нельзя было внести какие-либо дополнения.
• Избегайте ошибок и неточностей. Если нужно внести изменения, зачеркните ошибочно внесенную запись и внесите верные сведения в новой строке.
• Соблюдайте правила хранения личных дел. С периодичностью не реже, чем раз в 3-5 лет проводите ревизию личных дел, проверяйте правильность ведения и систематизации. Результаты проверки оформляются актом произвольной формы.

Составление и правильное оформление внутренней описи личного дела сотрудника позволяет исключить утерю документов кадрового учета и обеспечивает контроль над полнотой сведений о его трудовой деятельности.

Опись личного дела сотрудника представляет собой естественный компонент самого личного дела. Такая папка имеет обыкновение разрастаться, включая массу бумаг различного характера. В итоге в них быстро становится не разобраться.

Опись лично дела рассчитана именно на то, чтобы навести в этом документе порядок.

Зачем нужен документ

Опись требуется, так как личное дело любого сотрудника включает массу бумаг, часть из них обязательная, часть нет. Каждая фирма составляет свой список документов, которые требуются для личного дела сотрудников.

В итоге количество этих бумаг становится настолько значительным, что без описи становится невозможно их отслеживать . Помимо этого именно по описи можно восстановить их хронологию , определить, в каком порядке они поступали в это собрание.

Также при возникновении такой потребности руководитель либо может ознакомиться с биографией сотрудника в данной организации с наименьшими усилиями, то же относится и к самому сотруднику, поскольку он имеет право получить дело на руки по требованию , кроме того предусматривается возможность ежегодного ознакомления персонала с собственными делами.

Помимо этого опись используют, когда дело переносят в архив. Во время данной процедуры информация, которая содержится в описи, переходит из данного документа в лист заверитель, который помещают в архив наряду с самим делом.

Обязательно ли вставлять опись в личное дело

Составление описи не является обязательным в общем случае . Эти инструменты помогают в управлении персоналом, в то же время законодательным образом такая обязанность для работодателя не предусмотрена. Исключение составляют лишь государственные и муниципальные учреждения, для которых подобная обязанность установлена.

В итоге как личное дело, так и опись бумаг, которые в него включены, получили такое распространение не из-за требований закона, а по той причине, что во многих случаях это действительно очень эффективные методы сбора сведений о персонале - в случае личного дела и их систематизации - в случае описи. В то же время в других случаях эти решения не оправдывают себя, к примеру, в крупных организациях с существенной текучкой кадров заводить личные дела нерационально. Напротив, в небольших компаниях для этого отсутствует экономическая возможность, в них не имеет смысла составлять столько бумаг на немногих сотрудников и хранить их. Отсутствие обязанности вести дело с описью имеет своим обоснованием помимо прочего и эти причины.

Указывается, что если в организации принято решение завести личные дела на сотрудников, то его следует оформить локальным нормативным актом , в частности, распоряжением или приказом. Именно с его помощью осуществляется правовое регулирование данного документа. Такой локальный акт должен содержать нормы, относящиеся к ведению личного дела и в общем случае описи.

При этом в принципе допускается ведение описей в произвольной форме для различных дел. Однако в реальности это неудобно, поэтому настоятельно рекомендуется прописать в нормативном акте порядок специально для этого документа и впоследствии руководствоваться именно этим порядком.

При этом существуют два частных случая, когда к папке с таким делом опись необходима:

• когда заголовок папки гласит просто «личное дело», из чего невозможно заключить, что за документы в нём находятся и каково их число;
• если папку в дальнейщем предполагается отправить в архив компании на долговременно хранение (более 10 лет) либо же постоянное, бессрочное хранение.

Порядок составления документа

Опись личного дела может быть выполнена вручную с использованием карандаша и линейки, а также распечатана на компьютерном устройстве . Последний вариант считается предпочтительным, поскольку в таком случае можно составить сколько угодно экземпляров. Бумажной основной в данном случае может служить как фирменный бланк предприятия, так и обычный лист А4.

В личном деле работника в общем случае опись располагается в самом начале данного документа. Существуют два варианта её расположения:

• её приклеивают на титульный лист папки, к которой помещается дело на обратную сторону;
• её подшивают сверху прочих бумаг внутри самой папки, прежде всего, если она состоит из множества страниц.

Она сама может включать несколько страниц, которые в подобном случае нумеруются отдельно от собственно личного дела.

Листы описи разделены на графы, строгого предписания относительно требуемых граф нет. Один из возможных вариантов заполнения описи предусматривает наличие следующих колонок:

• порядковый номер бумаги;
• числовой индекс, присвоенный бумаге данного типа в этой организации;
• дата, когда документ был составлен, она прописывается арабскими цифрами;
• его название, в частности, трудовой договор, приказ, заявление и пр;
• номера листов дела, которые занимает данный документ;
• примечание, в этой графе может быть указано, оригинал ли документа помещён в папку или копия, а также день, когда он был изъят из папки и когда возвращён.

Также в документ может включаться графа, в которой будет прописываться требуемый срок хранения для различных видов документов . Устанавливается, что документы с недлинным сроком хранения помещать в дело не стоит вследствие их несущественности.

Пример оформления описи

Внизу листа в отдельных строчках под самой таблицей прописью указывается итоговое количество документов и итоговое количество листов в описи.

В общем случае опись пишется в одном экземпляре, однако если сотрудник, к чьему делу она относится, затребует себе копию, то организация обязана предоставить ему такой дубликат.

Безусловно, опись следует составлять, избегая случайных ошибок. При умышленном же занесении в документ информации, не соответствующей действительности, её составитель несёт дисциплинарную ответственность.

Опись обычно подписывает сотрудник, который её составляет. В общем случае этот работник тот же, кто занимается ведением самого дела. Он обязан также расшифровать название своего места работы и прописать фамилию, имя и отчество. Также он проставляет день составления, в который в дело был внесён последний документ.

Чаще всего данное дело поручается специалисту по кадрам. В то же время допускается и составление описи наряду заполнением личного дела в целом руководителем организации, её секретарём или иным сотрудникам. Такой порядок может быть принят на малом предприятии, в котором не нанимают кадровика, поскольку подобная компания не может себя такого позволить. Базовое требование - способность сотрудника составить опись в соответствии с требованиями, разработанными для подобного документа на данном предприятии.

После того, как завершающая бумага была внесена в опись, в частности, по причине прекращения трудовых отношений с данным сотрудником, все пустующие строчки под той, где описывается данная бумага, перечёркиваются большой Z.

Таким образом, становится невозможно прибавить в опись, а значит и в саму папку дополнительный документ или документы. При этом, поскольку дело сотруднику, который покинул предприятие, дело не выдаётся, опись в его составе отправляется в архив.

Таким образом, обязательность ведения описи для негосударственных компаний отсутствует . Если же опись личного дела на предприятии признаётся необходимой, то и при этом возможно как вести все подобные документы по единой форме, принятой локальным нормативным актом, так и составлять их совершенно по-разному .

В общем случае опись кладут в папку перед всеми документами. Сама по себе она представляет лист формата А4, разделённый на колонки, при этом их количество и содержание строго не регулируются, хотя существуют распространённые наборы граф.

Отвечать за ведение в общем случае обязан специалист по кадрам, но в частности таким сотрудником может быть и главное лицо (на небольшом предприятии), и секретарь.

Иначе говоря, нормы оформления описи существуют, но они нестрогие и диктуются целесообразностью. Именно следуя целесообразности рекомендуется не слишком отклоняться от общепринятых правил составления этих бумаг, хотя санкции по закону за такие отклонения не грозят.

В данном видео подробная и корректная информация о том, как вести и оформлять личные дела сотрудников.

Внутренние описи

В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записи, а в начале дела – перед собственно документами, листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: "Приказы по основной деятельности ". А также для специфичной документации – личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения (описываемом деле), их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела (изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию) эти изменения отражаются в последней резервной графе "Приложения" со ссылкой на соответствующий акт.

При добавлении документов в дело, внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи. По тому же принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации, например, архивного CD-диска (рис. 18.4).

Рис. 18.4.

Нумерация листов в деле

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями, сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт.

Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

Заверительная запись

На любую пронумерованную единицу хранения составляется итоговый лист-заверитель (заверительная запись, рис. 18.5). В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках – на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

Рис. 18.5.

В листе-заверителе дела должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

• – литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;
• – номера листов с наклеенными документами;
• – номера листов с конвертами и вложений в них;
• – номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов) отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника.

В лист-заверитель отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования, поэтому лист-заверитель дела следует оформлять на формате А4.

При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а нс стираются, а заверительная запись пересоставляется.

Готовите документы для передачи в архив? Узнайте, как правильно оформить внутреннюю опись документов дела, где взять типовой бланк и какие образцы заполнения использовать.

Из статьи вы узнаете:

Назначение внутренней описи документов дела

Согласно действующему законодательству, под термином «дело» в делопроизводстве понимают совокупность документации, затрагивающей один вопрос или относящейся к одному участку деятельности (ГОСТ Р 51141 – 98). Процедура формирования дела включает группировку и систематизацию исполненной документации в соответствии с номенклатурой дел.

Завершающим этапом формирования дела считается составление внутренней описи документов , которая представляет собой учетный документ, содержащий полный перечень служебных бумаг, включенных в дело, с указанием порядковых номеров, идентификаторов, заголовков и дат, а также нумерацией листов дела. Она нужна для того, чтобы классифицировать и проиндексировать документацию, снабдить ее нумерацией.

Согласно пункту 3.6.17 Основных правил работы архивов организаций (разработаны ВНИИДАД, одобрены Коллегией Росархива 06.02.2002), внутренняя опись необходима:

для учета документации постоянного и временного хранения (более 10 лет), если она хранится по причине своей особой ценности (личные, следственные, судебные дела);

для учета дел постоянного и временного хранения, которые были сформированы по принципу объединения служебных бумаг одной разновидности, но их заголовки при этом не раскрывают их содержания;

Подобный перечень необходим, чтобы дать возможность заинтересованным лицам (например, при передаче бумаг на архивное хранение), сравнить содержание списка и фактическое наличие документации, проконтролировать ее сохранность и правильность оформления.

Внутреннюю опись составляют в соответствии с типовой формой на отдельном листе бумаги. Форма приведена в Приложении № 10 к вышеупомянутым Правилам и используется теми организациями, которые следуют нормам делопроизводства, установленным Росархивом.

Внутренняя опись документов дела: типовой бланк

Составляя внутреннюю опись документов дела, в качестве образца необходимо использовать форму, разработанную ВНИИДАД. В данный типовой бланк включены следующие данные:

Порядковый номер (номер записи);

Индекс (уникальный идентификатор объекта);

Заголовок (краткое содержание служебной бумаги);

Номера листов (какие листы дела занимает данная документация).

Кроме того, стандартная форма позволяет делопроизводителю вносить в перечень примечания для каждой единицы дела (например, если в папку подшита копия, а не оригинал). При необходимости, делопроизводитель может добавить поля в типовую форму, однако, убирать вышеперечисленные графы нельзя.

Для оформления потребуется обычный белый лист формата А4. Фирменные бланки, как правило, не используются, и все необходимые сведения указывают непосредственно на титульном листе.

К внутренней описи обязательно составляют итоговую запись. В ней указывают, сколько листов документации включено в дело и сколько листов занимает сам перечень.

Образец внутренней описи документов личного дела

Внутренняя опись документов личного дела по сути является вкладышем в папку с досье работника. В нем приводится перечень всей документации, собранной для сотрудника в индивидуальном порядке. Данный перечень, как и личное дело, заполняется постоянно на протяжении всего срока работы данного сотрудника.

Для всех включенных в папку бумаг указывают дату и номер, название, номер листа. Также необходима отметка о том, помещен ли в досье оригинал или копия. Данный перечень удостоверяют подписью составителя. В обязательном порядке указывают дату составления.

В случае увольнения сотрудника, его личное досье направляют в архив на хранение. В папку подшивают заявление об увольнении (или любой другой документ с указанием причины увольнения), а также соответствующий приказ руководителя.

Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания .

Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона "Об основах государственной службы Российской Федерации" (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.

Более того в нормативных актах, к примеру "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", упоминаются документы, "не вошедшие в состав личных дел", а также " , не имеющего личного дела". Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.

Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:
1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:

• личное ;
• копии документов об образовании;
• рекомендации и характеристики;
• медицинские справки;
• выписка из приказа о приеме на работу;
• выписки из протоколов об избрании на должность;
• выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность;

• выписки (копии) из , и , переводах и перемещениях и т. д.;
• копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);
• копии документов об образовании, повышении квалификации;
• служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
• акты, уведомления и т. д.

Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.

Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.

Документы личного дела подшиваются в папку - "дело". В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: "ДЕЛО" - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Обложка "дела" оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования".

На заведенное на работника "дело" оформляется внутренняя опись документов.

Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).