Открытость
Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся. В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, стала отдельным видом бизнеса в отрасли промышленного производства ПО, и множество третьих фирм готовы предложить свои услуги в данном сегменте рынка. Возможность относительно простого добавления к СЭД множества модулей от третьих фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Например, для СЭД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой, с программами пересылки факсов и др.
Высокая степень интеграции с прикладным ПО
Ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами СЭД. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.
Следует также отметить, что в большинстве распространенных СЭД реализована интеграция с наиболее известными ERP-системами (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.).
Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств СЭД. Благодаря ему СЭД могут выступать в качестве связующего звена между различными корпоративными приложениями, создавая, тем самым, основу для организации делопроизводства на предприятии.
Некоторые отраслевые аналитики даже считают, что СЭД вполне могут стать основой корпоративной информационной системы предприятия или организации (существуют и другие мнения).
Особенности хранения документов
СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу “шкаф/полка/папка”). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД). В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет организации связей между документами (эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде).
Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным). В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.
В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующих логических компонентов (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах):
- Хранилища атрибутов документов (карточек);
- Хранилища документов;
- Сервисов полнотекстовой индексации.
Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием “архив документов”. Для хранения атрибутов в большинстве СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.
Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX. Следует отметить, что большими преимуществами СЭД являются хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов.
В последнее время всё большую популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки.
Преимуществом является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком — низкая эффективность работы с документами при большом объеме хранимой информации.
При данном подходе также требуется использование мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто. Необходимо также строго привязываться к конкретной СУБД.
Особенности маршрутизации документов
Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия “свободной” и “жесткой” маршрутизации документов.
При ”свободной” маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут). При “жесткой” маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять.
Однако при ”жесткой” маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий). В большинстве СЭД модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых СЭД его необходимо приобретать отдельно. Полнофункциональные модули маршрутизации разрабатывают и поставляют третьи фирмы.
Разграничение доступа
В СЭД реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД):
- Полный контроль над документом;
- Право редактировать, но не уничтожать документ;
- Право создавать новые версии документа, но не редактировать его;
- Право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии;
- Право читать документ, но не редактировать его;
- Право доступа к карточке, но не к содержимому документа;
- Полное отсутствие прав доступа к документу (во время работы с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована).
Отслеживание версий и подверсий документов
При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию.
Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).
Наличие утилит просмотра документов разных форматов
В состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотровщики? viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САD-системах). Помимо базового комплекта утилит просмотра (входящего в каждую СЭД), у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с СЭД.
Аннотирование документов
При организации групповой работы над документами обычно весьма полезна возможность их аннотирования. Так как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования.
В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение не всегда приемлемо (особенно при аннотировании графического документа).
В связи с этим, в некоторых СЭД существует так называемая функция “красного карандаша”, с помощью которой можно графически указать недостатки на самом изображении. Программные средства, в которых реализована функция “красного карандаша”, широко предлагаются третьими фирмами.
Поддержка различных клиентских программ
Клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС MS Windows, Windows NT. В некоторых СЭД используются также платформы UNIX и Macintosh.
Кроме того, все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы. Так как Web-навигаторы могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах.
При использовании Интернет-технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-навигаторы.
Системы электронного документооборота
Системы электронного документооборота (СЭД), появившиеся около двадцати лет назад, совершили подлинную революцию в работе с документами, помогая справиться с этой разгулявшейся бюрократической стихией.
Под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т. п.
В более широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты.
Эффективное управление документацией на основе СЭД основано на трех составляющих системы:
· технология (на основе современных компьютерных комплексов).
· корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных документах).
· психология пользователей и их обучение (при необходимости индивидуальное).
В системах документооборота осуществляется регистрация нормативных документов, распорядительных документов (приказов, распоряжений), переписки с органами власти, учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами. Помимо этого в СЭД ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными учреждений.
СЭД обеспечивает контроль за движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом СЭД является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения. Поиск в СЭД помимо традиционных делопроизводственных реквизитов базируется на системе классификаторов (в том числе тематических), позволяющих осуществлять контекстный отбор документов.
Создание СЭД связано с изменением роли службы документационного обеспечения: определяются единые технологические требования к организации документооборота с использованием СЭД, устанавливает систему “административных рамок” в работе с документами, что фактически является методологической базой для организации работы с информацией.
В целом установление четкого порядка использования системы и правил работы с информацией является одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение СЭД и её полноценное использование.
К основным свойствам систем электронного документооборота относятся:
Открытость. Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся.
В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, стала отдельным видом бизнеса в отрасли промышленного производства ПО, и множество третьих фирм готовы предложить свои услуги в данном сегменте рынка.
Высокая степень интеграции с прикладным ПО. Ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами СЭД.
Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ).
При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.
Следует также отметить, что в большинстве распространенных СЭД реализована интеграция с наиболее известными ERP-системами (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств СЭД.
Особенности хранения документов. СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу «шкаф/полка/папка»). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок.
Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому. В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных.
В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующих логических компонентов:
l Хранилища атрибутов документов (карточек);
l Хранилища документов;
l Сервисов полнотекстовой индексации.
Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием «архив документов». Для хранения атрибутов в большинстве СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.
Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Следует отметить, что большими преимуществами СЭД являются хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов.
Особенности маршрутизации документов. Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия «свободной» и «жесткой» маршрутизации документов.
При «свободной» маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут).
При «жесткой» маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при «жесткой» маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий.
Разграничение доступа. В СЭД реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам.
В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД): полный контроль над документом; право редактировать, но не уничтожать документ; право создавать новые версии документа, но не редактировать его; право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии; право читать документ, но не редактировать его; право доступа к карточке, но не к содержимому документа; полное отсутствие прав доступа к документу.
Отслеживание версий и подверсий документов. При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа.
Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).
Наличие утилит просмотра документов разных форматов. В состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотровщики - viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САD-системах).
Аннотирование документов. При организации групповой работы над документами обычно весьма полезна возможность их аннотирования. Так как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования.
Поддержка различных клиентских программ. Клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС MS Windows, Windows NT. В некоторых СЭД используются также платформы UNIX и Macintosh.
Кроме того, все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы. Так как Web-навигаторы могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах.
Несмотря на кажущуюся очевидность утверждения «главный компонент приложения на базе СЭД - документ, а то, что оно автоматизирует – его «оборот», на практике оказывается, что под документом в приложениях могут иметься в виду самые различные сущности. Зависит это от типа документа и характера его «оборота», т.е. жизненного цикла обработки. Docsvision обеспечивает механизмы для реализации таких объектов. Связано это с тем, что даже для самых типовых приложений СЭД (например, для автоматизации задач классического делопроизводства) нам было необходимо моделировать в системе документ, который описывается очень сложной структурой данных и сложным жизненным циклом. Возможность моделировать такие сложные сущности как документ в делопроизводстве и позволила нам приобрести достаточную универсальность в реализации приложений для обработки документов различной природы. Держа в голове соображения, высказанные в предыдущей статье , попробуем описать модель сущности, которую мы называем словом «документ».
Информация в документе
Документ – прежде всего, носитель информации. Какая информация может содержаться в документе СЭД?Неструктурированная информация
– разного рода файлы. При этом реальный документ в приложении СЭД может содержать:- один файл
- набор версий файла (хранящих историю его изменения)
- несколько файлов одного или разных форматов (например, договор и приложения), каждый из которых может содержать историю версий
- более сложные структуры файлов, включающие иерархическую упорядоченность данных, например, в задачах технического документооборота (описание структуры изделия)
Структурированная информация
– набор атрибутов документа. В ECM-системах эти данные принято называть метаданными (данными, сопровождающими файл документа), что не совсем корректно, т.к. в приложении СЭД может обрабатываться документ, который не содержит файлов, а включает только структурированную информацию. В приложении СЭД правильнее было бы называть метаданными информацию о структуре документа – составе атрибутов, которые составляют структурированную часть документа, но менять терминологию уже поздно.Итак, из чего состоит структурированная часть документа.
- набор атрибутов стандартных типов (строка, число, дата, время)
- атрибуты перечисления (простые справочники) – для различных типов документов атрибуты могут быть заполнены предопределенными значениями различных типов (вид договора, уровень доступа и пр.).
- атрибуты, заполняемые из справочников, в отличие от перечислений, - это могут быть сложноорганизованные справочники (например, сотрудников, контрагентов, номенклатуры дел или товарных позиций и пр.). С одной записью справочника может быть связано несколько атрибутов документа. Например, для конкретного контрагента в документе могут сохранятся такие атрибуты как ФИО, юр. адрес, телефон и пр. В зависимости от способа обработки документа справочное поле может сохранять статическое значение выбранного элемента - справочника или ссылку, которая будет восстанавливать значение при каждом открытии документа, а, возможно, и то и другое.
- атрибуты, специфичные для конкретной системы обработки документов. Так, например, для Docsvision - это такие атрибуты как ссылка на связанный документ, категория документа, ссылка на папку, в которой хранятся документы, номер документа, ссылка на задание, которое создано по документу и пр. Заполнение подобных полей требует определённой логики обработки в зависимости от типа атрибута.
Иногда таблицы могут организовывать иерархии записей. Каждая строка в таблице атрибутов может содержать не только плоский набор атрибутов, но, в свою очередь, содержать таблицу атрибутов. Самый типичный случай - это список заданий, связанных с данным документом. В приложениях СЭД часто возникает необходимость декомпозировать задания, таким образом каждая строка таблицы, содержащей ссылки на задние по документу, может содержать подчиненную таблицу, содержащую порожденные от него дочерние задания.
Служебная информация – содержит данные, которые накапливаются в ходе обработки документов и которые нужны не для реализации логики приложения, а для других задач, например, аудита, анализа безопасности и производительности и пр. Это могут быть журналы фиксации фактов доступа к документу, история изменений, сделанных в документе и пр. Это, как правило, табличные данные.
Информация о достоверности – специальный вид служебной информации, с помощью которой подтверждается подлинность авторства и неизменности документа. Для этого, как правило, используются механизмы электронной подписи с использованием сертификатов. Иногда могут использоваться и менее дорогостоящие механизмы, так, например, в системе Docsvision реализован механизм «простой подписи», не требующий инфраструктуры PKI. Подписываться могут файлы документов и отдельные атрибуты структурированных данных, также в подпись может включаться информация о совершении операций в отношении подписываемых данных.
Системная Информация – используется приложением для выполнения различных сервисных функций и для реализации функций приложений, скрытых от глаз пользователя. К такой информации в системе Docsvision относятся:
- Время последнего изменения данных документа
- Информация о правах доступа к документу
- Наличие блокировки документа или отдельных файлов (Check-in/check-out контроль)
- Этап жизненного цикла обработки документа (состояние документа)
В Docsvision есть несколько возможностей конструировать информационную структуру и визуальный интерфейс формы документов. Низкоуровневый визуальный инструмент Менеджер карточек (CardEditor) позволяет создавать новые типы документов, описывать их информационную структуру и определять ограничение на значения полей. При использовании данного инструмента программный компонент, реализующий интерфейс документа, разрабатывается на любом языке программирования с использованием API платформы Docsvision.
Рисунок 1. Низкоуровневый инструмент CardEditor позволяет описывать информационную структуру документов.
Более высокоуровневый документ – конструктор карточек - позволяет формировать и информационную структуру, и внешний интерфейс определенного вида*
документа. Содержит набор элементов управления как общего назначения, так и специализированных. Конструктор карточек позволяет также подключать различные программные обработчики (скрипты) к различным операциям, которые выполняет пользователь, и событиям.
*
Тип
– это низкоуровневый объект, который содержит в себе описание структуры данных (схему)
Например, в Docsvision изначально поставляются типы карточек Документ и Задание.
Вид
– это разновидность карточки определенного типа. Настраивается при помощи справочников и конструкторов.
Рисунок 2. Высокоуровневый инструмент «Конструктор карточек» позволяет описывать информационную структуру документов и ее интерфейс.
Например, в Docsvision поставляются для типа Документ виды Входящий, Исходящий и т.д.
Для одного документа могут быть сконструированы несколько интерфейсов для его обработки различными пользователи на различных стадиях его жизненного цикла.
Жизненный цикл документа
В ходе своего жизненного цикла документ может проходить разные этапы обработки (разработка, согласование, утверждение, действующий, архивный). На каждом этапе жизненного цикла документа приложение должно предоставлять различным пользователям различные права по его обработке и модификации. Например, на различных этапах обработки документа:- изменения могут вноситься в основной текст файла документа, только в протокол разногласий или вноситься не могут,
- могут быть доступны для чтения и редактирования те или иные поля (метаданные) документа,
- доступны для выполнения те или иные операции.
В системе Docsvision имеется отдельный конструктор, позволяющий описывать жизненный цикл документа и операции, доступные на каждом этапе жизненного цикла.
Рисунок 3. Инструмент «Конструктор состояний» позволяет описывать жизненный цикл документа.
Замечание! Жизненный цикл документа описывает не процесс его обработки, а изменение документа в процессе его обработки. Обычно в ECM/BPM-системах реализуются две подсистемы – управления жизненным циклом документов (Life Cycle) и бизнес-процессами их обработки (Workflow).
Бизнес-логика обработки документа, операции по обработке документа
В приложениях с документом могут выполняться те или иные действия, причем их выполнение может содержать разнообразную логику обработки. Простейшая логика обработки связана с правилами заполнения полей документа. Например, поле может быть обязательным или содержать какие-то ограничения (планируемая дата не может быть раньше текущей даты). Правила такого рода настраиваются в визуальном конструкторе правил заполнения полей.Иногда может потребоваться специфическая и более сложная логика обработки правил заполнения полей, специфичная именно для приложений СЭД. Например, формирование номера документа в делопроизводстве или уникального идентификатора штрих-кода может опираться на сложные правила. Другим примером сложных правил заполнения полей документа могут быть назначение исполнителя документа в соответствии с оргструктурой компании и структурой временных замещений. Для реализации подобных сценариев в системе Docsvision реализованы специальные элементы управления, которые также могут быть настроены.
Однако большое количество сценариев обработки бизнес-логики документа невозможно заранее предугадать. Для их реализации документ Docsvision поддерживает возможность программных расширений. Для этого можно использовать язык #C и специализированное API для доступа и управления данными документа. Программа обработки может быть связана с любым событием, происходящим с документом – его открытием, модификацией поля или файла.
Рисунок 4. Конструктор карточек позволяет создавать различные программные сценарии для реализации расширенной логики обработки документа.
Особая группа логики обработки информации в документе связана с синхронизацией данных из полей содержимого файла (например, ячейки Excel или поля Word) документа и его атрибутами. Для этого в Docsvision реализован специальный инструмент разметки офисных документов.
В следующем разделе мы расскажем про средства оптимизации интерфейса документа для конкретного сценария использования и ролевой модели Docsvision.
12. Охарактеризуйтепринципы современной организации электронного документооборота, включаяИнтернет-порталы
Помнению отрасл-х аналитиков, электр. документооборот (ЭД) вкл.: созданиедокументов, их обработку, передачу, хранение, вывод инф-ции, циркул-ей ворг-ции/предпр-ии, на осн. исп-ния комп. сетей.
Подупр-нием ЭД (в общ. сл.) принято понимать орг-цию движения док-тов м/уподраздел-ями предпр-ия/орг-ии, группами поль-лей или отд-ыми поль-лями. Поддвиж-ем док-тов подразум-ся не их физич. перемещение, а передача прав на ихприменение с уведомлением конкретных поль-елей и контролем за их исполнением.Главное назн-ние СЭД - это орг-ция хранения электрон. док-тов, а также работы сними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). Осн-ымиполь-лями СЭД явл-ся крупные гос-ные орг-ции, предпр-ия, банки, крупныепромышл-ые предпр-ия и все прочие стр-ры, чья деят-сть сопровожд-ся большимобъёмом создаваемых, обрабат-ых и хранимых док-тов.
Основныесвойства СЭД
Открытость.Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы (набор готовыхклассов, ф-ций, стр-р и констант, предоставл-х прилож-ем (библ-кой, сервисом)для её исп-ния во внешн. программ-х продуктах) явл-ся открытыми. Это позволяетдобавлять к СЭД новые ф-ции или совершенств-ть уже имеющиеся.
Высокаястепень интеграции с прикладным ПО за счет исп-ния технологий OLE Automation,DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. Непосредственно при работе с док-тами вообще нетнеобх-сти польз-ся утилитами СЭД. В больш-ве распростр-ых СЭД реализованаинтеграция с наиболее известными ERP-системами (SAP R/3, Oracle Applications,др.). Именно возм-сть интеграции с разл-ми приложениями явл-ся одним изхаракт-ых св-в СЭД. Благодаря ему СЭД м. выступать в кач-ве связующего звенам/у разл. корпоративн. приложениями, создавая, основу для орг-ции делопроизв-вана предпр-ии.
Особенностихранения документов. СЭД работают, преимущественно, на базе распределенныхархитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора,индексирования, хранения, поиска и просмотра электрон. док-тов. В боль-ве СЭДреализована иерархическая с-ма хранения док-тов (по принципу"шкаф/полка/папка"). Кол-во уровней вложения при хранении док-тов неограничено. Один и тот же док-т м. входить в состав неск-ких папок и полок засчет механизма ссылок (исходн. док-т в этом случае остается неизм-ным и хран-сяна месте, опр-ном админ-ром СЭД).
Любомудок-ту в СЭД присущ опр-ный набор атрибутов (его название, автор док-та, времяего создания и др.). Набор атрибутов м. меняться от одного типа док-та к др. (впределах одного типа док-тов он сохр-ся неизменным). В СЭД атрибуты док-тахранятся в реляционной БД. Для каждого типа док-тов с пом-ю визуальных средствсозд-ся шаблон карточки, где в понятном графич-м виде представлены наименованияатрибутов док-та. При введении док-та в СЭД берется необх-мый шаблон изаполн-ся карточка (занос-ся зн-ния атрибутов). После заполнения карточкаоказыв-ся связанной с док-том.
Вболь-ве случаев, серверная часть СЭД состоит из след. логических компонентов(к-рые м. располагаться как на одном, так и на неск-ких серверах):
Хранилища атрибутов док-тов (карточек);
Хранилища док-тов;
Сервисов полнотекстовой индексации.
Подхранилищем док-тов обычно поним-ся хранилище содержимого док-тов. Хранилищеатрибутов и хранилище док-тов часто объед-ют под общим названием "архивдокументов". Для хранения атрибутов в боль-ве СЭД исп-ся СУБД Oracle,Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспеч-щие поиск док-тов по атрибутам.
Дляхранения непосредственно содержимого док-тов в большинстве СЭД применяютсяфайл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. М. б. реализованы игетерогенные комбинации сетевых сред. (БД с атрибутами док-тов м. работать подупр-нием ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами док-ты м. храниться под ОС NovellNetWare в сети IPX/SPX_. Большими преим-вами СЭД явл-ся хранение док-тов висходн. формате, автоматич. распознавание множества форматов файлов.
Впоследн. время всё большую популярность приобретает хранение док-тов вместе сатрибутами в БД. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки. Преим-вомявл-ся значит. повышение безопасности доступа к док-там, а основн. недостатком– низкая эфф-ность работы с док-тами при большом объеме хранимой инф-ции. Приданном подходе также требуется использование мощных серверов с большимиобъемами оперативной памяти и жестких дисков. В случае сбоя БД восстановитьхранившиеся в ней док-ты б. непросто. Необх-мо также строго привязываться кконкрет. СУБД.
Особенностимаршрутизации документа. Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принятоназывать модулями маршрутизации док-тов. В общ. сл. используются понятия"свободной" и "жесткой" маршр-ции док-тов. При"свободной" маршр-ции любой участвующий в документообороте поль-ль м.изменить существующий маршрут прохождения док-тов (или задать новый маршрут).При "жесткой" маршрутизации маршруты прохождения док-тов строгорегламен-ны, и поль-ли не вправе их менять. Но при "жесткой"маршр-ции могут обрабат-ся логич. операции, когда маршрут измен-ся привыполнении заранее заданных усл-ий (напр-р, отправке док-та руков-ву припревышении конкретн. поль-лем должностных полномочий).
Разграничениедоступа. В СЭД реализованы надежные средства разгран-ия полномочий и контроляза доступом к док-там. С их пом-ю опр-ся след. виды доступа (набор задаваемыхполномочий зависит от конкр. СЭД):
Полныйконтроль над док-том; -право редакт-ть, но не уничтожать док-т; - правосоздавать новые версии док-та, но не редакт-ть его; -право аннотировать док-т,но не редакт-ть его и не создавать нов. версии; -право читать док-т, но нередакт-ть его; -право доступа к карточке, но не к содерж-му док-та; -полноеотсут-вие прав доступа.
Отслеживаниеверсий и подверсий док-тов. При одновр-ной работе с док-том сразу неск-кихполь-лей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях)очень удобной функцией СЭД явл-ся исп-ние версий и подверсий док-та.Реализована возм-сть автомат-го отслеж-ия версий и подверсий док-тов (поль-ливсегда м. опр-ть, какая версия/подверсия док-та явл-ся актуальной по порядкуили времени их созд-ия).
Наличиеутилит просмотра док-тов разных форматов. В состав больш-ва СЭД входят утилитыдля просмотра док-тов (просмотровщики - viewers), поним-е многие десяткиформатов файлов. С их пом-ю очень удобно работать, в частности, с графическимифайлами (например, с файлами чертежей в САD-системах). Аннотированиедокументов. При орг-ции групповой работы над док-тами весьма полезна возм-стьих аннот-я. Так как в нек-рых случаях поль-ли лишены прав на внесение к.-л.изменений в док-т в процессе его согласования, то они м. воспольз-ся возм-стьюего аннотирования. В больш-ве СЭД аннотирование реализуется за счет вкл-ния вкарточку док-та атрибута для аннотации и передачи поль-лям прав на редакт-ниеполя карточки. Такое реш-е не всегда приемлемо (при аннот-нии графич. док-та).В связи с этим, в некоторых СЭД сущ-ет ф-ция "красного карандаша", спом-ю к-рой м. графически указать недостатки на самом изображении.
Поддержкаразличных клиентских программ. Клиентами больш-ва СЭД м. б. ПК с ОС MS Windows,Windows NT. В нек-рых СЭД исп-ся также платформы UNIX и Macintosh. Всесовременные СЭД позволяют работать с док-тами через стандартные Web-навигаторы.Так как Web-навигаторы м. б. размещены на разнообразных клиентских платформах,то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевыхсредах. При исполь-нии Интернет-технологий у СЭД появл-ся еще один серверныйкомпонент, отвечающий за доступ к док-там через Web-навигаторы.
КлассификацияСЭД
Нек-рыеСЭД м. одновр-но относ-ся к неск-ким типам.
СЭД,ориент-ные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основеконцепции ECM упр-ние корпоративным содержимым (Enterprise Content Management -ECM). С-мы этого типа (EDMS) предназн-ны для специфических вертикальных игоризонтальных приложений. EDMS-с-мы обеспеч-ют полн. ЖЦ работы с док-тами,вкл. работу с образами, упр-ние записями и потоками работ, упр-ние содержимым идр. EDMS-с-мы обеспеч-ют хран-е и поиск 2-D док-тов в оригин. форматах(изобр-ий, CAD-файлов, эл. таблиц, др.) c возм-стью их групп-ки в папки.
Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). С-мы этого типаобеспечивают корпорат. инфрастр-ру для создания док-тов, коллект-ной работы надними и их публикации. Базовые ф-ции корпорат. СЭД аналогичны ф-циям СЭД,ориентир-ым на БП. Как правило, корпорат. СЭД не ориентир-ы на исп-ние только вкакой-то конкр. отрасли или на решение узкой задачи, внедряются, какобщекорпор. технологии.
С -мы упр -ния содержимым (content management systems). Системы данного типаобеспечивают создание содержимого, доступ и упр-ние содержимым, доставкусодержимого (вплоть до ур. разделов док-тов и объектов для их последующегоповторного исп-ния и компиляции). Доступность инф-ции не в виде док-тов, а ввиде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена инф-цией м/уприложениями. Упр-ние Web-содержимым требует наличия возм-сти упр-ния объектамиразного содерж-го, к-рые м. б. вкл. в Web-презентацию (например, HTML-стр. иWeb-графику). Упр-ние Web-содержимым требует наличия возм-сти созд-япрезентац-ых шаблонов, с пом-ю к-рых осущ-ся презентация динамич. содерж-го,его персонализация (основ. на предпочтениях поль-лей, их профилях и др.).
С -мы упр -ния инф -цией (information management systems) - порталы. Обеспечивают агрегирование инф-ции, упр-ние инф-цией иее доставку через Internet/intranet/extranet. С их пом-ю реализуется возм-стьнакопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на осн.исп-ния бизнес-правил, контекста и метаданных. С пом-ю порталов обеспеч-сядоступ ч/з станд-ый Web-навигатор к ряду приложений электр. коммерции (обычно,через интерфейс ERP-с-мы). Пр - ры порталов : Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity,Lotus (Domino/Notes, K-Station).
С-мыупр-ния изображениями/образами (imaging systems). C их пом-ю осущ-сяконвертация отсканированной с бум. носителей инф-ции в электр. форму (обычно,TIFF). Данная технология лежит в осн. перевода в электр. форму инф-ции со всехунаследованных бум. док-тов и микрофильмов. Базовые ф-ций станд. с-мы обраб.изобр-ий входят: сканирование, хранение, ряд возм-стей по поиску изображений идр.
С-мыупр-ния потоками работ (workflow management systems). Для обеспечения маршр-циипотоков работ люб. типа (маршр-ции файлов) в рамках корпор. стр-ных и нестр-ныхБП. Для повыш-я эфф-сти и контрол-сти корпор. БП Обычно приобр-ся, как частьреш-я (например, EDMS-с-мы или PDM-с-мы).
1 СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КАК ЭЛЕМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ Белоусова И.Д. Магнитогорский государственный университет им.г.и.носова Россия ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS AS A CONTROL NOW Belousov ID Magnitogorsk State University im.g.i.nosova Russia Одним из основных методов управления предприятием является документационный, поэтому для обеспечения качественного управление предприятием в целом большая роль отводится системам электронного документооборота (СЭД). С помощью системы электронного документооборота можно реализовать такие функции оперативного управления как передача информации по всем каналам управления, передача документов и всей необходимой информации в ходе основной деятельности, передача информации о результатах в аналитические системы. Документ становится базой построения системы электронного документооборота - системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив. Поиск, утверждение и согласование становятся довольно сложными и обременительными процедурами, исключить которые, не представляется возможным. Единственно эффективным подходом в подобной ситуации является использование современных технологий и максимальная автоматизация всех этапов работы с документами. К тому же, появление за последние время достаточного количества доступных вычислительных мощностей и качественного программного обеспечения к ним делает подобное решение легко реализуемым и экономичным. Автоматизация документооборота позволяет более продуктивно организовывать работу предприятия. Быстрое получение бумажного и электронного образцов документа посредством использования технологий сканирования, распознавания и печати документа, делает легко доступным переход от бумажной версии документа к электронной и обратно. Таким образом, открывается способ безболезненного переноса документов из бумажного представления в электронное, при этом появляется возможность использования преимуществ компьютеров. Рынок систем управления документооборотом в нашей стране представлен программными решениями, как российских разработчиков на базе приложений иностранных компаний и на
2 базе собственных разработок, так и несколькими иностранными брэндами. Отечественный софт лучшим образом учитывает специфику российского документооборота, нежели ПО иностранных производителей, и дело здесь в несколько других принципах построения западного документооборота. Рассмотрим, какие существуют возможности для разрешения проблем, связанных с документооборотом предприятия, открывающиеся после внедрения и последующей эксплуатации такой системы. Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом. Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов, вместе со всеми вложениями и связками, и поручений по их содержанию и любой комбинации реквизитов, с заданием списка или диапазона значений, логических условий. Возможно формирование индивидуальных маршрутов прохождения документов. Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе с компьютера, подключенного к сети Интернет и архивное хранение документов позволяет организовать Единое информационное пространство предприятия. Поэтому пользователи системы получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным. Обеспечение информационной безопасности достигается разграничением прав и защитой от несанкционированного доступа, а также защитой от сбоев и возможностью восстановления данных. В базе данных к каждому документу приписывается пользователь или группа пользователей, которые имеют на него либо полный, либо частичный доступ. Порой пользователь, которому не предоставлен доступ к документу, даже не догадывается о самом его существовании. Разграничение прав пользователей совместно с использованием ЭЦП обеспечивает комплексный контроль обеспечения безопасности документа. Причем, если в случае бумажного документа, содержащего более чем одну страницу, подпись ставится только на последнем листе, то в случае электронной версии подпись ставится одновременно для всех страниц, а так же сопутствующих документах.
3 Помимо различных технических критериев, важным аспектом является экономическая целесообразность нововведения. Внедрение системы электронного документооборота по критерию экономичности так же является выгодным. Доказательство этого содержится в цифрах. При бумажном документообороте цена одного документа по разным оценкам варьируется от 10 до 100 рублей. Практика показывает, что если в результате роста бизнеса и увеличения штата сотрудников на 20% было принято решение о внедрении системы электронного документооборота, то экономия, относительно даже первоначальной цифры расходов, до роста штатов, составляет 30%. При массовом переходе на электронный документооборот цена одного документа дополнительно снижается за счет сокращения расходов на выпуск документов, ускорение их обработки, уменьшения объемов хранения. По мнению отраслевых аналитиков, электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. IDC следующим образом определяет понятие СЭД (имея в виду EDMS Electronic Document Management Systems): "СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных". Главное назначение СЭД это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных
4 предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами. Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов. Свойства СЭД: Открытость - все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся. В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, стала отдельным видом бизнеса в отрасли промышленного производства ПО, и множество третьих фирм готовы предложить свои услуги в данном сегменте рынка. Возможность относительно простого добавления к СЭД множества модулей от третьих фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Например, для СЭД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой, с программами пересылки факсов и др. Высокая степень интеграции с прикладным ПО - ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами СЭД. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. То же относится и к другим офисным и специализированным программам. Особенности хранения документов - СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу "шкаф/полка/папка"). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д.
5 Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД). В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет организации связей между документами (эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде). Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным). В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом. В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующих логических компонентов (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах): Хранилища атрибутов документов (карточек); Хранилища документов; Сервисов полнотекстовой индексации. Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием "архив документов". Для хранения атрибутов в большинстве СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам. Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX. Следует отметить, что большими преимуществами СЭД являются хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов. В последнее время всё большую популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки. Преимуществом является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком низкая эффективность работы с документами при большом объеме хранимой информации. При данном подходе также требуется использование мощных серверов
6 с большими объемами оперативной памяти и жестких дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто. Необходимо также строго привязываться к конкретной СУБД. Особенности маршрутизации документов - модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия "свободной" и "жесткой" маршрутизации документов. При "свободной" маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут). При "жесткой" маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при "жесткой" маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при выполнении какихлибо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий). В большинстве СЭД модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых СЭД его необходимо приобретать отдельно. Полнофункциональные модули маршрутизации разрабатывают и поставляют третьи фирмы. Разграничение доступа - в СЭД реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД): Полный контроль над документом; Право редактировать, но не уничтожать документ; Право создавать новые версии документа, но не редактировать его; Право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии; Право читать документ, но не редактировать его; Право доступа к карточке, но не к содержимому документа; Полное отсутствие прав доступа к документу (во время работы с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована). Отслеживание версий и подверсий документов - при одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую
7 инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания). Наличие утилит просмотра документов разных форматов - в состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотровщики viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САD-системах). Помимо базового комплекта утилит просмотра (входящего в каждую СЭД), у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с СЭД. Аннотирование документов - при организации групповой работы над документами обычно весьма полезна возможность их аннотирования. Так как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение не всегда приемлемо (особенно при аннотировании графического документа). В связи с этим, в некоторых СЭД существует так называемая функция "красного карандаша", с помощью которой можно графически указать недостатки на самом изображении. Программные средства, в которых реализована функция "красного карандаша", широко предлагаются третьими фирмами. Поддержка различных клиентских программ - клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС MS Windows, Windows NT. В некоторых СЭД используются также платформы UNIX и Macintosh. Кроме того, все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы. Так как Web-навигаторы могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах. При использовании Интернет-технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Webнавигаторы. Недостаток квалификации персонала и особенности национального менталитета неумолимо накладывают отпечаток на общую эффективность организации рабочего процесса. Компьютеры в большей своей массе продолжают использоваться как усовершенствованные
8 печатные машинки, и авторитетные специалисты не раз отмечали, что внедрение вычислительных средств без серьезной проработки информационной структуры предприятия лишь усиливает неразбериху. Консервативный стиль обращения с документами в бумажном виде на фоне экспоненциально растущего общего объема информации в мире лишь увеличивает расходы на бумагу и расходные материалы, офисные площади вынужденно нерационально тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной корреспонденции. С задачей поиска нужных документов так или иначе связаны 30% перемещений сотрудников по офису, в общей сложности этот процесс отнимает у них около одного месяца в год, причем 15% бумажных документов безвозвратно теряются. На согласование документов уходит 60-70% рабочего времени. В свете вышеуказанного, 20-30% поставленных задач вообще не решаются. Все эти проблемы призвана решить грамотная организация безбумажных технологий управления. В последнее время начали появляться "коробочные" решения систем электронного документооборота, направленные на малый и средний бизнес, которые обладают возможностями, свойственными корпоративным системам, такими как, например, графический дизайнер маршрутов, дизайнер регистрационных карточек и шаблонов отчетов или возможность пользователям писать дополнительные программные модули. Стоит отметить, что поставка вычислительной техники и установка на нее стандартных программ компании Microsoft не позволяет решить всех проблем. Использование таких программ как Outlook, Word, Excel, Access помогает, конечно, частично автоматизировать некоторые этапы работы с документами, но они не приспособлены для решения задач комплексной автоматизации электронного документооборота. Конечно, можно организовать документооборот следующим образом: посылать поручения и распоряжения, связанные с документами, по электронной почте, затем, отфильтровывая их определенным образом, получать статистику по документу, исполнению задания или по выполнению распоряжения определенными лицами, но при этом, как правило, достаточно сложно эффективно следить за исполнением работ по документу, организовать автоматическую рассылку уведомлений и напоминаний при работе с документом, невозможно быстро и просто получить готовый отчет. По мере осуществления действий копирования и переноса информации между приложениями появляется множество промежуточных данных, в которых легко запутаться и при этом подобный процесс требует от пользователя максимум внимания. А если пользователем является руководитель, и у него в подчинении находится штат из пяти и более человек? Тогда такой процесс еще больше усложняется из-за наличия большого количества однообразных действий.
9 При этом использование дополнительных программ, не предназначенных для комплексного подхода к решению задач электронного документооборота делает эти задачи только более сложными и запутанными. "Минимум действий - максимум удобства" - такой должна быть система автоматизированного документооборота. Список использованных источников 1. Глинских А., Мировой рынок систем электронного документооборота. - Режим доступа: 2. Электронный документооборот новый стандарт ведения бизнеса. - Режим доступа: 3. Электронный документооборот новый стандарт ведения бизнеса. - Режим доступа.
