Отправить на почту

Заместитель руководителя группы внутреннего аудита, контроля и методологии

В условиях ужесточения налогового контроля нельзя подходить к проверке контрагентов формально. Если вы запросите только выписку из реестра, устав и приказ на руководителя, риски остаются. На контрагента надо собирать целое досье. То есть подход к проверке партнеров должен поменяться кардинальным образом.

Главная причина – нашумевшие поправки в Налоговый кодекс, внесенные законом № 163-ФЗ . С 19 августа действует статья 54.1, которая запретила налоговые схемы. Все внимание налоговики теперь уделяют реальности сделки, а не недочетам в «первичке». Для защиты от претензий налоговой теперь важно доказать, что контрагент был способен выполнить обязательства, и компания убедилась в благонадежности контрагента, то есть проявила должную осмотрительность – контрагента проверили от и до, проведя тщательнейшее расследование. По сути, теперь нужно собрать полноценное досье на поставщика или подрядчика.

Какого-то специального и универсального регламента проверки контрагента на добросовестность в природе не существует. Поэтому мы подготовили пошаговую инструкцию, при помощи которой можно проверить контрагента перед заключением договора. Чем больше источников – внешних и внутренних – будет задействовано, тем качественнее получится результат проверки подрядчика (поставщика) и более высокими шансы защитить компанию от доначисления налогов.

Почему главбух не должен проверять контрагентов

Многие компании до последнего времени не утруждали себя проверкой контрагента. А в тех, кто пытался обезопасить себя от сомнительных связей, чаще всего проверку возлагали на главбуха. По ясным причинам такая проверка не выдерживает никакой критики, поскольку бухгалтеры расценивают новую обязанность как дополнительную нагрузку, чаще всего проводят проверку контрагента формально, «для галочки».

Алгоритм проверки контрагента

Шаг № 1. Проверить контрагента по официальным сайтам в интернете

Проверку надежности контрагента можно начать с общедоступных ресурсов в интернете. Благодаря им можно бесплатно и оперативно узнать весьма интересные подробности о потенциальном партнере.

• Скачать выписку, проверить адрес и директора на «массовость», узнать о дисквалификации директора контрагента, проверить наличие налоговых долгов можно на сайте ФНС egrul.nalog.ru . Тревожные «звоночки»:
  • в ЕГРЮЛ есть отметка о дисквалификации и недостоверности сведений о руководителе;
  • компания часто переезжает с одного адреса на другой или зарегистрирована по массовому адресу.
• Проверить наличие судебных исков на контрагента, участие в судебных разбирательствах – на сайте kad.arbitr.ru . Особенно опасно, если будущий контрагент бросает дела после первой инстанции, подает иск и не приходит в суд, это подозрительно. Так могут действовать однодневки, которые хотят создать доказательства реальной деятельности. Плохо, если потенциальный партнер проходил по налоговым спорам, и судьи признавали его ненадежным.
• Проверить наличие долгов, которые уже взыскиваются по суду, позволяет сайт Федеральной службы судебных приставов: fssprus.ru .
• «Пробить» контрагента по реестру недобросовестных поставщиков на сайте единой системы закупок rnp.fas.gov.ru .
• Проверка действительности паспорта директора, разрешений на работу и патентов для иностранцев – информационные сервисы Главного управления по вопросам миграции МВД России сервисы.гувм.мвд.рф .

Положение о проверке контрагентов

В целях унификации процедур и методов проверки контрагентов целесообразно разработать и утвердить в компании единый внутренний нормативный акт - Положение о проверке контрагентов (а не издавать приказы о проверке каждый раз при появлении нового потенциального партнера). В нем, в частности, привести перечень документов, которые ответственные лица должны запросить у потенциальных партнеров перед заключением той или иной сделки. В регламенте раскрывается информация, подлежащая сбору и анализу, порядок ее получения и методика обработки. Документ утверждается директором и доводится для ознакомления ответственным сотрудникам под роспись.

Шаг № 2. Изучить сайт контрагента, рекламу и отзывы в интернете

Кроме официальных ресурсов обязательно надо посмотреть сайт будущего контрагента. Но доверять всей информации на нем не стоит. Поэтому сверьтесь с отзывами клиентов о поставщике на тематических сайтах, в СМИ. Полезно изучить мнения бывших сотрудников, которые знают компанию изнутри (см. отзывы о работодателях в интернете).

Что должно насторожить? Отсутствие у компании сайта, неработающая страница в интернете, устаревшая информация. Также тревожный признак – отсутствие рекламы и отзывов клиентов и сотрудников.

Шаг № 3. Нанести визит контрагенту

В идеале, конечно, надо постараться осмотреть не только офис, но и производственные, а также складские помещения будущего контрагента. Еще лучше – если удастся сфотографировать офис внутри и снаружи, производство, товар на складе, автопарк и т. д. Важно сохранить все пропуски в офис и на склад (в т.ч. на проезд машины) – он докажет, что руководство или представитель компании встречались с контрагентом до заключения сделки.

Что должно насторожить? Контрагент отказывается показывать офисные помещения и склады. Также подозрительно, если у компании нет собственных складов и автомобилей для перевозки товаров, хотя контрагент позиционирует себя как прямой поставщик.

Шаг № 4. Лично встретиться с руководством контрагента

Обязательно надо до заключения сделки лично встретиться с гендиректором компании или уполномоченным представителем контрагента – в офисе либо на нейтральной территории (ресторан, конференция, бизнес-завтрак и т.д.).

Во-первых, попросить показать паспорт и доверенность (если дела ведет представитель компании). Во-вторых, нелишним будет сделать совместную фотографию с директором будущего партнера.

Что должно насторожить? Контрагент работает только через представителя, и все документы подписывает сотрудник с доверенностью. Сам гендиректор ни с кем не общается.

Шаг № 5. Запросить у контрагента документы

Перед сделкой необходимо запросить у поставщика следующие документы (заверенные копии):

• устав;
• приказ о назначении директора;
• доверенности на представителей;
• паспорт руководителя и представителей (дополнительно – письменное согласие на обработку персональных данных);
• налоговые декларации, бухгалтерский баланс;
• лицензии и свидетельства (если деятельность подлежит лицензированию либо на нее надо получать специальное разрешение).

Также стоит запросить справку о фактическом адресе и сведения об имуществе и персонале.

Важно!

С одной стороны, вам необходимо проверить отчетность контрагента. С другой, – контрагент не обязан предоставлять информацию. Если он не согласен, имеет смысл попросить письменный отказ. Бухгалтерскую отчетность можно достать самостоятельно – заказать на сайте статистики gks.ru > «Предоставление данных годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности…».

Что должно насторожить? Будущие контрагенты неохотно предоставляют сведения о себе. В большинстве случаев они ссылаются на коммерческую тайну или персональные данные работников. Но многие сведения, которые нужны для проверки, не считаются тайной. Например, сведения о составе работников, о тех, кто вправе без доверенности действовать от имени компании, о разрешении на конкретный вид деятельности и пр. «Секретную» информацию можно предоставить под обязательство о неразглашении. Если даже на таких условиях документы предоставить отказываются, то сделку заключать рискованно. Если поставщик или покупатель полностью закрывается и отказываются передать любую информацию о себе, с такими сомнительными контрагентами лучше не работать.

На что смотреть в отчетности контрагента

Просто заполучить у контрагента документы – это лишь полдела. Для полноценной проверки необходимо оценить содержащуюся в них информацию. В частности, пробежаться по критериям назначения выездных проверок. Они приведены в приказе ФНС России от 30.05.07 № ММ-3-06/333@. Среди них, например, рост доли расходов, зарплата ниже средней по отрасли, уменьшение рентабельности и низкая налоговая нагрузка, доля налоговых вычетов превышает допустимые значения.

Шаг № 6. Провести проверку через ИФНС

Убедиться в благонадежности будущего партнера поможет проверка контрагента в налоговой. В ИФНС можно осуществить проверку контрагента на уплату налогов, запросить данные о суммах долгов, численности штата контрагента. Эти данные не являются налоговой тайной. Также налоговики могут сообщить, вовремя ли контрагент отчитывается и платит налоги. Самостоятельно на сайте https://service.nalog.ru/zd.do можно получить сведения о наличии задолженности по налогам свыше 1000 руб. и информацию о несданной отчетности более 1 года.

Важно!

ИФНС может отказать в предоставлении информации. Но у компании на руках останется запрос и отказной ответ инспекции. Переписка с налоговиками также служит подтверждением осмотрительности.

Можно назначить сотрудника, который будет отвечать за проверку контрагентов. Он составит отчет о результатах анализа надежности поставщика. Этот бесценный документ послужит неоспоримым доказательством того, что компания выполнила все требования закона о должной осмотрительности.

***

Проверка добросовестности контрагентов является стандартом нашей работы при оказании услуг бухгалтерского аутсорсинга . Наша методика проверки позволяет снизить риски наступления налоговой ответственности за контрагентов.

Кроме того, наша компания обладает богатым опытом в сопровождении сложных сделок. Поэтому мы с радостью поможем документально обосновать причины выбора контрагента.

Связаться с экспертом

Правомерно ли требование ИФНС о представлении документов по конкретному контрагенту за период времени без указания идентифицирующих признаков запрашиваемых документов (номер, дата)?

Организация получила требование ИФНС о предоставлении заверенных копий документов в отношении конкретного юридического лица (контрагента) в течение 5 дней с даты получения требования. Необходимо предоставить: договор (контракт, соглашение); дополнение к договору (контракту, соглашению); акт приемки-сдачи работ (услуг) за тот же период; товарную накладную; счет-фактуру; книгу продаж; оборотно-сальдовую ведомость; карточку аналитического учета расчетов с дебиторами и кредиторами; акт сверки расчетов с поставщиками (покупателями); товарно-транспортная накладная (животные); доверенность; акт о зачете взаимных требований (взаимозачет); сертификат соответствия. Все документы за период с 01.01.2014 по 24.11.2016;

Требование направлено о предоставлении документов, касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика на основании ст. 93.1 НК РФ. В п. 1 требования перечислены указанные документы, в п. 2 ("информация") стоит прочерк. В перечне требуемых документов не указаны конкретные реквизиты необходимых документов, не указаны номер и дата договора, а только период, за который необходимо представить имеющиеся документы в разделе "Реквизиты документа".

Непосредственно в требовании нет указаний на конкретное мероприятие налогового контроля, в связи с которым истребуются документы (приведены общие формулировки относительно истребования документов при проведении мероприятий налогового контроля). При этом в поручении об истребовании документов, копия которого приложена к требованию, указано, что документы запрашиваются в связи с мероприятиями налогового контроля при проведении выездной налоговой проверки налогоплательщика-контрагента.

На вышеуказанное требование организацией был подготовлен и направлен ответ со следующим содержанием.

В требовании отсутствует четкость и ясность отражения перечня истребуемых документов со ссылкой на п. 1 ст. 93.1 НК РФ, т.е., если у налогового органа возникает необходимость получения документов (информации) относительно конкретной сделки, ИФНС вправе истребовать эти документы у Однако запрашивать документы у контрагента по всем сделкам за несколько лет - это превышение полномочий налогового органа, в связи с чем просили ИФНС предъявить требование с указанием конкретных необходимых документов, с указанием их наименования, номера и даты.

В ответ было получено уведомление от ИФНС о вызове в налоговый орган и акт об обнаружении фактов налогового правонарушения в порядке ст. 126 НК РФ с наложением штрафа в размере 10 000 руб.

Обязана ли организация предоставлять все имеющиеся за данный период документы по конкретному контрагенту?

Правомерно ли наложение на организацию штрафа в размере 10 000 руб., как за налоговое правонарушение?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Законодательной обязанности налогового органа указывать в требовании о представлении документов о деятельности таких идентифицирующих признаков запрашиваемых документов, как номер и дата, не установлено. В связи с этим само по себе отсутствие в требовании номеров и дат запрашиваемых документов не может являться основанием для неисполнения организацией полученного требования.

Учитывая наличие в требовании наименований истребуемых документов и периода времени, к которому они относятся, что позволяет их организация должна представить поименованные в требовании документы (при их наличии) за указанный период.

При указанных обстоятельствах привлечение организации к ответственности в виде штрафа в размере 10 000 руб. за непредставление в установленный срок истребованных документов является правомерным.

Обоснование позиции:

В соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 23, пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ налоговые органы вправе требовать, а налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам в случаях и в порядке, которые предусмотрены НК РФ, документы, необходимые для и

Так, право должностного лица налогового органа, проводящего налоговую проверку, истребовать у контрагента документы (информацию), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика, предусмотрено п. 1 ст. 93.1 НК РФ. На основании п. 2 ст. 93.1 НК РФ у налогового органа есть право истребования документов (информации) также вне рамок проведения налоговых проверок. Однако такая возможность предоставлена только относительно конкретной сделки у ее участников или у иных лиц, располагающих такими документами (информацией), и только в случае, если возникает обоснованная необходимость.

Процедура истребования документов (информации) у контрагентов проверяемого налогоплательщика и иных лиц регламентируется п.п. 3, 4 ст. 93.1 НК РФ и Порядком взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений об истребовании документов (далее - Порядок), утвержденным приказом от 08.05.2015 N ММВ-7-2/189@. Кроме того, в своей работе налоговые органы руководствуются Рекомендациями по проведению мероприятий налогового контроля, связанных с налоговыми проверками, направленными письмом ФНС России от 17.07.2013 N АС-4-2/12837@ (в частности, п. 8).

В соответствии с п. 5 ст. 93.1 НК РФ лицо, получившее требование о представлении документов (информации) (далее - требование), исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией). Отказ лица от представления истребуемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную ст. 126 НК РФ, что прямо установлено п. 6 ст. 93.1 НК РФ.

Согласно п. 2 ст. 126 НК РФ непредставление в установленный срок налоговому органу сведений о налогоплательщике (плательщике взносов), отказ лица представить имеющиеся у него документы, предусмотренные НК РФ, со сведениями о налогоплательщике (плательщике страховых взносов) по запросу налогового органа либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями влечет взыскание штрафа с организации или в размере 10 000 рублей.

Следует заметить, что налоговый орган, проводящий налоговую проверку (иные мероприятия налогового контроля) налогоплательщика, производит истребование документов (информации) у его контрагентов не самостоятельно, а через налоговый орган, в котором этот контрагент состоит на налоговом учете.

На основании п.п. 3, 4 ст. 93.1 НК РФ налоговый орган, осуществляющий налоговые проверки или иные мероприятия налогового контроля, направляет поручение об истребовании документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика (далее - поручение), в налоговый орган по месту учета лица, у которого должны быть истребованы указанные документы (информация). В свою очередь, налоговый орган по месту учета лица, у которого истребуются документы (информация), направляет этому лицу требование, приложив к нему копию указанного поручения.

То есть именно поручение налогового органа, осуществляющего контрольные мероприятия, является основанием для направления требования контрагенту проверяемого лица. При этом в поручении должно быть указано, при проведении какого мероприятия налогового контроля возникла необходимость в представлении документов (информации). Сведения, позволяющие идентифицировать сделку, указываются в поручении в случае истребования информации относительно конкретной сделки (п. 3 ст. 93.1 НК РФ).

Как мы поняли, в рассматриваемой ситуации документы у организации истребуются в связи с проведением выездной налоговой проверки у контрагента, что указано в копии поручения, приложенного к требованию. Поэтому полагаем, что в данном случае речи о необходимости идентификации конкретной сделки не идет.

Учитывая, что перечень истребуемых документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, законодательно не ограничен, налоговые органы могут затребовать любые документы, содержащие необходимую для целей налогового контроля информацию, касающуюся деятельности проверяемого лица. Смотрите письма Минфина России от 08.10.2012 N 03-02-07/2-136, от 19.05.2010 N 03-02-07/1-243, от 30.03.2010 N 03-02-07/1-133, от 11.10.2007 N 03-02-07/1-438, ФНС России от 30.09.2014 N ЕД-4-2/19869, а также письмо ЦБ РФ от 07.03.2012 N 34-Т. В силу прямой нормы п.п. 2 и 5 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ налоговые органы не вправе истребовать лишь документы, представленные ранее в ходе камеральных и выездных проверок, а также документы, представленные в виде заверенных копий в ходе проведения налогового (за некоторым исключением).

Соответственно у налогоплательщика, получившего в установленном порядке требование о представлении документов о деятельности проверяемого контрагента, в общих случаях нет оснований для непредставления запрошенных документов налоговому органу. При этом каких-либо конкретных критериев для указания в требовании идентифицирующих признаков запрашиваемых документов ни в НК РФ, ни в Порядке не содержится.

Согласно правовой позицией ВАС РФ, отраженной в Постановлении Президиума ВАС РФ от 08.04.2008 N 15333/07, которой руководствуются суды в том числе при рассмотрении дел об истребовании документов на основании ст. 93.1 НК РФ, требование о представлении необходимых для налоговой проверки документов должно содержать достаточно определенные данные о документах, которые истребуются налоговым органом (смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 17.07.2012 N Ф05-6798/12 по делу N А40-122365/2011).

Исходя из самой формы требования, утвержденной приказом ФНС России от 08.05.2015 N ММВ-7-2/189@, в требовании о предоставлении документов (п. 1) должны быть указаны:

Наименование документа;

Период, к которому он относится;

При наличии указываются реквизиты или иные индивидуализирующие признаки документов.

При этом суды указывают, что конкретные реквизиты или иные индивидуализирующие признаки документа указываются в требовании при их наличии у налогового органа. В частности, такие реквизиты документов, как номера и конкретные даты их составления, могут быть неизвестны налоговому органу и, соответственно, не указаны в требовании (поручении) в силу объективных причин.

Например, в постановлении Арбитражного суда Московского округа от 16.02.2017 N Ф05-347/17 по делу N А40-66615/2016 акцентировано, что указанными сведениями обладает сам налогоплательщик, а не налоговый орган. Статья 93 НК РФ не предусматривает обязательного указания в требовании конкретных реквизитов запрашиваемых документов. В требовании о представлении документов достаточно указать вид, наименование документов, период, срок представления. Обращаем внимание, что эта позиция поддержана определением Верховного Суда РФ от 14.06.2017 N 305-КГ17-6715.

Отметим, что ст. 93 НК РФ регламентирует порядок истребования документов у налогоплательщика (а не контрагента) при проведении налоговой проверки. Вместе с тем истребование документов (информации) у контрагентов проверяемого налогоплательщика производится с учетом соответствующих положений п. 1, 2, 3, 5 ст. 93 НК РФ (п. 4, 5 ст. 93.1 НК РФ). Поэтому логика судов, касающихся истребования документов на основании положений ст. 93 НК РФ, вполне может быть применима и к данной ситуации.

В свою очередь, ни ст. 93.1 НК РФ, ни Порядок также не предписывают обязательно указывать в требовании или поручении конкретные реквизиты истребуемых документов о деятельности проверяемого контрагента.

Складывающаяся в последнее время судебная практика все чаще подтверждает сказанное. Суды, оценивая правомерность привлечения налогоплательщика к ответственности по ст. 126 НК РФ, исходят из того, содержит ли требование необходимую информацию, предусмотренную ст. 93.1 НК РФ, достаточную для понимания налогоплательщиком индивидуализирующих признаков документов, позволяющую исполнить такое требование налогового органа. Смотрите, например, определение Верховного Суда РФ от 14.04.2017 N 310-КГ17-3551, постановления Арбитражного суда Центрального округа от 25.01.2017 N Ф10-5367/16 по делу N А09-6454/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 25.05.2016 N Ф10-1440/16 по делу N А09-10176/2015, Двадцатого апелляционного суда от 05.10.2016 N 20АП-5320/16, Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 07.12.2016 N 19АП-5958/16.

Причем в случаях указания в требовании сведений, аналогичных перечисленным в вопросе, суды приходят к выводу, что запрашиваемые документы конкретизированы и идентифицированы (в том числе и по периоду составления). Так, в постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 13.02.2015 N Ф09-9861/14 по делу N А47-78/2014 сделан вывод, что требование налогового органа содержит необходимые и достаточные для понимания налогоплательщика индивидуализирующие признаки документов, позволяющие его исполнить, поскольку в данном требовании ясно и четко указаны:

Наименование запрашиваемых документов (договоры, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.),

Период, за который следует представить документы (с 01.01.2010 по 31.12.2012),

Контрагент, по взаимоотношениям с которым истребуются документы,

А также указано, что истребование документов проводится в рамках налогового контроля этого контрагента.

В постановлении Четвертого арбитражного апелляционного суда от 08.02.2017 N 04АП-7264/16 суд также не согласился с выводами суда первой инстанции о том, что требование не соответствует положениям ст. 93.1 НК РФ и его форме, поскольку не содержит необходимых сведений (номеров, дат, реквизитов, иных индивидуализирующих признаков) в части запрошенных к представлению документов. Изучив поручение и требование, апелляционный суд пришел к мнению, что в них указаны наименования документов (путевой лист, договор, счет, акты приемки-сдачи) и период, к которому они относятся (2 квартал 2015 г.), указаны наименование, ИНН, ОГРН контрагента, то есть, по мнению апелляционного суда, указано достаточное количество данных, позволяющих идентифицировать запрашиваемые документы. Причем суд кассационной инстанции, который в итоге постановил принять по этому делу новый судебный акт, в этой части был согласен с апелляционной инстанцией (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 26.06.2017 N Ф02-2218/17 по делу N А78-13580/2016).

Таким образом, отсутствие в требовании номеров и дат запрашиваемых документов при наличии наименований этих документов и периода времени, к которому они относятся, не может являться основанием для неисполнения организацией полученного требования.

Поэтому в силу п. 5 ст. 93.1 НК РФ организация в данном случае должна представить поименованные в требовании документы (при их наличии) за указанный период, связанные с контрагентом. За непредставление в установленный срок истребованных документов привлечение организации к ответственности в виде штрафа в размере 10 000 руб. на основании п. 2 ст. 126 НК РФ является правомерным.

В заключение обращаем внимание, что сказанное является нашим экспертным мнением, основанным на полученной из вопроса информации. В случае решения спора в судебном порядке суд будет принимать решение исходя из фактических обстоятельств дела на основании полного и всестороннего исследования имеющихся в деле доказательств.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Лазарева Ирина

Ответ прошел контроль качества

Компании уже привыкли к тому, что налоговые органы постоянно требуют предоставить документы, пояснения и директора на допрос. И, в общем, вопросов не возникает – всем давно известны ситуации, которыми интересуются налоговики, и привлекающие их внимание операции. Но что захотят проверить у вас, если проверка проходит у контрагента?

Получение писем из налоговой инспекции нельзя назвать приятным сюрпризом, особенно, если речь идет о требовании представить пояснения или какие-то документы. Такое требование может прийти в любой момент, даже если в отношении организации не проходит ни камеральная, ни выездная проверка.

Налоговики имеют право запросить информацию и документы не только в отношении проверяемого лица, но и в отношении его контрагентов (п. 1 ст. 93.1 НК РФ). Это значит, что если один из ваших контрагентов подвергся выездной проверке, то под прицелом может оказаться и ваша организация.

Шпаргалка про статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Налоговики имеют право запросить информацию и документы не только в отношении проверяемого лица, но и в отношении его контрагентов.

2. Проверяя компанию, налоговый орган имеет право затребовать у его контрагентов документы (информацию), касающиеся деятельности проверяемого лица. Другие документы требовать нельзя.

3. Конкретный перечень документов, которые вправе истребовать налоговая инспекция в рамках проверки контрагента компании, НК РФ не содержит.

4. Суды считают, что если запрашиваемые документы не касаются деятельности проверяемого налогоплательщика и содержащаяся в них информация не может повлиять на определение размера его налоговых обязательств, то неисполнение такого требования ответственности не влечет.

5. Документы, которые запросила налоговая инспекция, должны быть представлены в течение 5 рабочих дней, следующих за днем получения требования. Если таких документов нет, то об этом нужно сообщить в инспекцию также в пятидневный срок.

6. По уважительным причинам можно просить о продлении срока для подготовки и представления запрошенных документов. Инспекция может и отказать.

7. За непредставление запрошенных документов (равно как и за несообщение об их отсутствии) фирме грозит штраф.

Какие документы запрашивают при проверке контрагента

Самый частый вопрос, который возникает у бухгалтеров: какие документы инспекторы вправе потребовать? И является ли законным требование предоставить документы, никак не связанные с контрагентом, у которого проводится проверка?

Из пункта 1 статьи 93.1 НК РФ следует, что затребованы могут быть документы (информация), касающиеся деятельности проверяемого лица. Минфин РФ в письме от 09.10.2012 № 03-02-07/1-246 пишет о том же самом.

Ключевая фраза здесь - «касающиеся деятельности проверяемого лица». Потребовать у компании, например, все договоры, заключенные в 2017 году или книгу покупок за определенный период (при том, что сделка с контрагентом, у которого идет проверка, там не отражена), налоговая инспекция не вправе.

Но вышеупомянутый пункт не содержит конкретного перечня документов, которые может истребовать налоговая инспекция. Это могут быть договор, акты, накладные, счета-фактуры по сделкам с проверяемым контрагентом. Но также могут потребовать, например, приказ о направлении в командировку сотрудников к месту выполнения работ на территории контрагента.

Практика показывает, что проверяющие на местах не всегда соблюдают нормы закона. Рассчитывая, по всей видимости, на неосведомленность бухгалтеров, они запрашивают и документы, которые не имеют ничего общего с деятельностью проверяемого лица.

В этом случае организация может не выполнять требования инспекции. Действия ИФНС незаконными можно признать в суде. Например, ВАС РФ в определении от 15.10.2013 № ВАС-14062/13 по делу № А43-18174/2012 отметил, что если запрашиваемые документы не касаются деятельности проверяемого налогоплательщика и содержащаяся в них информация не может повлиять на определение размера его налоговых обязательств, то неисполнение такого требования ответственности не влечет. Аналогичные выводы есть и в постановлении Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 13.04.2015 № Ф02-1184/2015).

Есть еще один важный момент: в требовании о представлении документов налоговики не обязаны писать реквизиты запрашиваемых документов. В форме требования, утв. приказом ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189, сказано, что реквизиты или иные индивидуализирующие признаки документов указываются «при наличии».

В постановлении Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 17.10.2016 № Ф02-5483/2016 подтверждается, что достаточно ограничиться наименованиями (договор, акты, счета-фактуры и т.д.). Тем не менее, содержащиеся в требовании данные должны в полной мере позволить идентифицировать конкретную сделку, по которой запрашиваются документы. В противном случае компания имеет хорошие шансы «отбиться» от налоговых требований в суде (см., например, спор, рассматриваемый Арбитражным судом Дальневосточного округа в постановлении от 21.03.2017 № Ф03-712/2017).

Интересен и вопрос относительно периода, за который могут быть запрошены документы. Ограничение в три года, которое действует для проверяемых лиц, тут не работает. Налоговая инспекция может потребовать документы за любой период, поскольку ограничений по периоду времени, за который могут быть истребованы документы (информация), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика, не установлено. На это обратил внимание Минфин в письме от 23.11.2009 № 03-02-07/1-519.

Срок исполнения требования налоговиков

Документы, которые запросила налоговая инспекция, должны быть представлены в течение пяти рабочих дней, следующих за днем получения требования (п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Если компания не располагает запрашиваемыми документами, то об этом нужно сообщить в инспекцию также в пятидневный срок. В этом случае факт непредставления документов освободит фирму от санкций (фирма не проигнорировала требование ИФНС, а добросовестно сообщила, что запрашиваемых документов у нее нет).

Нередко компания не имеет возможности подготовить документы в отведенный налоговым законодательством пятидневный срок. Например, если организация небольшая, и единственный бухгалтер, который ведет учет, попал в больницу. На этот случай положения НК РФ дают возможность просить о продлении срока для подготовки и представления запрошенных документов. Сделать это нужно достаточно быстро - на следующий или в этот же день после получения требования (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Для сообщения составляется специальное уведомление по форме, утв. приказом ФНС России от 25.01.2017 № ММВ-7-2/34. Если вы написали письмо с просьбой об отсрочке в произвольной форме, а ФНС вам отказала по причине неправильного уведомления – можем вас порадовать. Отказ в продлении срока по уведомлению, составленному в произвольной форме, считается незаконным. Это отмечает ФНС России в письме от 27.06.2017 № ЕД-4-2/12216. В любом случае в уведомлении обязательно должны быть причины, объясняющие невозможность представления документов в положенный срок, а также срок, в который документы могут быть представлены. При этом ограничений по сроку продления не установлено (письмо Минфина РФ от 18.12.2015 № 03-02-08/74563).

Стоит отметить, что направление такого уведомления не гарантирует автоматического продления инспекцией отведенного изначально срока. Инспекция может и отказать в продлении. Причем она вовсе не обязана объяснять и аргументировать причины своего отказа (письмо ФНС от 04.12.2015 № ЕД-16-2/304).

Что будет, если документы не представить

За непредставление запрошенных документов (равно как и за несообщение об их отсутствии - в случае, когда они действительно отсутствуют) фирме грозит штраф. Причем если руководствоваться пунктом 6 статьи 93.1 НК РФ, то это может быть штраф либо по статье 126 НК РФ, либо по статье 129.1 НК РФ. В первом случае размер штрафа составляет 10 000 рублей, во втором – 5 000 рублей.

Так на какую конкретно сумму оштрафуют компанию, которая не представила запрашиваемые документы налоговой инспекции (или не сообщила об их отсутствии)? Практика показывает, что сами налоговики не знают точного ответа на этот вопрос. Одни штрафуют на 10 000 рублей, другие - на 5 000 рублей. Более того, ясности не дает и анализ судебной практики, поскольку в суде обычно оспаривают сам факт привлечения фирмы к ответственности, а не рассматривают, по какой конкретно статье инспекция должна была оштрафовать компанию.

Однако свет на этот вопрос пролила в прошлом году ФНС России. В письме от 27.06.2017 № СА-4-9/12220 ведомство объяснило, как правильно штрафовать налогоплательщиков:

• по статье 126 НК РФ - «при истребовании документов на основании пункта 1 статьи 93.1 Кодекса при проведении налоговой проверки»,
• по статье 129.1 НК РФ – «в случае истребования документов (информации) на основании пункта 2 статьи 93.1 Кодекса относительно конкретной сделки вне рамок проведения налоговых проверок».

В чем разница? В том, что в первом случае необходимость запроса документов возникает в связи с проведением налоговой проверки у контрагента, а во втором инспекция запрашивает документы организации вне рамок проведения проверок.

Поскольку мы рассматриваем ситуацию, когда причиной запроса документов фирмы является проведение проверки у ее контрагента, то в случае непредставления документов правильным будет штраф по пункту 2 статьи 126 НК РФ на сумму 10 000 рублей. Но налоговая инспекция может этого не знать и оштрафовать по статье 129.1 НК РФ. Впрочем, спорить тут не стоит, поскольку по данной статье размер штрафа вдвое меньше.

Приносит свои плоды, так, собираемость налога на прибыль в 2016 году по отношению к 2015 году выросла на 8,5 процента, а НДС по отношению к тому же периоду – на 6,6 процента.

В борьбе за положительную динамику по собираемости налогов инспекторам ФНС помогает программный комплекс АСК НДС 2. Комплекс находит налоговые разрывы, устанавливая недобросовестные компании в цепочке поставки товара на территории страны от импортера, производителя до конечного потребителя, экспортера. Таким образом, все более насущной для бизнеса становится проблема проверки своих контрагентов на предмет добросовестности. Несмотря на то, что законодательного закрепления правил проявления должной степени осмотрительности и осторожности при выборе деловых партнеров пока еще нет, в первую очередь именно на эту обязанность ссылаются контролирующие органы, предъявляя претензии по обоснованности налоговой выгоды.

Проверка контрагента на добросовестность возможна посредством применения комплекса мер, которые направлены на то, чтобы налогоплательщик смог убедиться в порядочности своего партнера. Проверяемая компания должна являться действующей организацией, которая может исполнить взятые на себя обязательства по договору (Постановление ВАС РФ от 20 апреля 2010 г. № 18162/09; письмо ФНС от 23 января 2013 г. № АС-4-2/710@).

Минимизация рисков

Удостоверившись в благонадежности делового партнера, фирма минимизирует риски предъявления претензий по обоснованности налоговой выгоды в части вычетов по НДС и расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Так, в соответствии с пунктом 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 года № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды», факт нарушения контрагентом своих налоговых обязанностей сам по себе не является доказательством получения необоснованной налоговой выгоды. Налоговая выгода может быть признана необоснованной, если инспекторами будет доказано, что фирма действовала без должной осмотрительности и осторожности и ей должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом, в частности, в силу отношений взаимозависимости или аффилированности налогоплательщика с контрагентом. Отмечу, что большее внимание следует уделять проверке контрагентов по сделкам, которые являются для налогоплательщика существенными, так как сумма доначислений по сделке с недобросовестным контрагентом может составить до 50 процентов с оборота.

Проведение мероприятий

Итак, для проверки контрагента следует провести специальные мероприятия, рассмотрим их пошагово.

Шаг 1. Электронная проверка

Для начала необходимо воспользоваться электронными публичными сервисами на сайте налоговой службы: www.nalog.ru (письмо Минфина от 12 июля 2016 г. № 03-01-10/41099). На сайте можно проверить правоспособность контрагента по реквизитам ИНН; ОГРН или по названию (п. 3 ст. 49 ГК РФ), то есть проверить, зарегистрирована ли данная организация в ЕГРЮЛ. В случае ее отсутствия в соответствующем реестре заключать с ней договор нельзя. Сервис также позволяет узнать, отказался ли руководитель или участник контрагента от управления или участия в такой организации (https://service.nalog.ru/svl.do). Необходимо проверить налоговую задолженность, а также своевременность сдачи отчетности (https://service.nalog.ru/zd.do). Там же можно уточнить, принято ли в отношении контрагента решение о предстоящем исключении в связи с неосуществлением последним деятельности (http://www.vestnik-gosreg.ru/publ/fz83).

Шаг 2. Запрос документов

С целью минимизации налоговых рисков перед заключением сделки налогоплательщику рекомендуется запрашивать документы, подтверждающие правоспособность проверяемого контрагента и возможность выполнить взятые на себя обязательства. Так, исходя из сложившейся судебной практики и содержания писем ФНС и Минфина можно рекомендовать компаниям запрашивать следующие документы:

• устав организации;
• свидетельство о внесении сведений организации в ЕГРЮЛ или ИП в ЕГРИП;
• свидетельство о постановке организации или ИП на налоговый учет;
• документ о назначении руководителя (решение общего собрания и приказ о назначении);
• выписку из ЕГРЮЛ по организации или выписку из ЕГРИП по ИП;
• налоговую и бухгалтерскую отчетность;
• лицензии (если деятельность подлежит лицензированию);
• сведения о транспортных средствах (если заключается договор поставки или перевозки);
• сведения о строительной технике (если компания осуществляет подрядные работы).

Все представленные копии документов должны быть заверены надлежащим образом, то есть подписью и печатью (при наличии у ИП) проверяемого контрагента.

Данная рекомендация подтверждается судебной практикой, так, в Постановлении Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 11 апреля 2017 года № 16АП-5007/2016 по делу № А15-2566/2016 апелляционный суд указал, что одним из доказательств недостаточного проявления должной степени осторожности и осмотрительности при выборе контрагента может быть то обстоятельство, что учредительные документы контрагента не были заверены надлежащим образом, не указано должностное лицо, заверившее эти бумаги.

Шаг 3. Проверка на расстоянии

Также следует обратить внимание, что в случае подписания указанных документов не руководителем организации налогоплательщику следует уточнить у контрагента наличие доверенности на их подписание соответствующим представителем компании. При взаимодействии налогоплательщика с контрагентом «на расстоянии», то есть при фактическом нахождении последнего в другом регионе, фирме не помешает попросить продемонстрировать указанные выше документы посредством электронных средств связи и в этот момент зафиксировать их наличие, сделав соответствующие скриншоты. Если вы сомневаетесь в добросовестности контрагента, также можно попросить его руководителя показать документ, удостоверяющий личность.

Шаг 4. Обоснованность выбора

Кроме этого не следует забывать о вопросах обоснованности выбора именно этого контрагента. Так, проверяющие любят уточнить у налогоплательщика, по каким критериям происходил выбор делового партнера. В данном случае нелишним будет сохранить информацию о контрагенте, полученную из Интернета, например, распечатки скриншотов объявлений; следует сохранять и коммерческие предложения, прайс-листы и деловую переписку. Также желательно убедиться в том, что контрагент не входит в состав лиц, связь с которыми по данным налогового органа через юридический адрес отсутствует (письмо ЦБ РФ от 28 февраля 2013 г. № 32-Т). Кроме того, желательно иметь копии паспортов руководителя или лиц, подписывающих первичные документы.

Шаг 5. Запрос в инспекцию

Несмотря на то, что вы можете узнать о наличии или отсутствии налоговой задолженности контрагента через официальный сайт ФНС, желательно сделать запрос в территориальный налоговый орган по месту учета контрагента об исполнении им своих обязательств по уплате налогов, основание – письмо Минфина от 4 июня 2012 года № 03-02-07/1-134 со ссылкой на определение ВАС РФ от 1 декабря 2010 года № ВАС-16124/10.

Шаг 6. Акт и заключение

Вместе с тем желательно составить акт выезда по юридическому адресу контрагента, который должен быть подписан как минимум двумя сотрудниками компании. Кроме этого можно получить от контрагента ответ на запрос о привлечении компании или ее руководителя к налоговой ответственности, а также запросить копию аудиторского заключения по бухгалтерской отчетности контрагента за прошлый отчетный год.

В случае соблюдения указанных рекомендаций риски признания налоговой выгоды необоснованной сокращаются, но не исчезают полностью. Судебная практика по фискальным спорам исходит из того, что при отсутствии реальности по сделке, даже если контрагент первого звена является добросовестным, претензии могут быть предъявлены к контрагентам второго и последующих звеньев и в признании налоговой выгоды обоснованной может быть отказано (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 20 июля 2015 г. № Ф05-8786/2015 по делу № А40-122602/14).

У вашей компании появился новый контрагент. Компания вам незнакома, поэтому вы начинаете искать информацию о ней в открытых источниках, иными словами - в интернете. Находите где-то какое-то упоминание, возможно, сайт на одну страничку. Успокаиваетесь. А зря, открытых источников для проверки компании недостаточно. Налоговая вряд ли согласится с тем, что вы проявили должную осмотрительность. А как в таком случае проверить контрагента? Список документов и действий ниже. Какие документы нужно запросить у контрагента прежде, чем заключить договор?

Уставные или иные правоустанавливающие документы о компании-контрагенте

Документ должен быть актуальным, то есть в действующей редакции. Как это проверить? По выписке из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Детали : проследите, чтобы документ был представлен полностью, выписка, а также первая и последняя страница устава, не подходят.

Регистрационные документы

Запросите у контрагента свидетельство о государственной регистрации юридического лица (свидетельство ОГРН), все листы записи ЕГРЮЛ и свидетельства о регистрации изменений учредительных документов и о регистрации внесения сведений в ЕГРЮЛ, не связанных с внесением изменений в учредительные документы.

Детали : наименование организации в учредительных документах должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ОГРН.

Документы из налоговой

Запросите у контрагента свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (свидетельство ИНН).

Детали : наименование организации в учредительных документах должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ИНН.

Документы о полномочиях лица, подписывающего договор

Если договор будет подписывать генеральный директор, запросите решение о назначении его на должность либо протокол об избрании его на должность. Чтобы подтвердить свои полномочия директор может предъявить вам выписку из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Детали : обратите внимание на полномочия директора, например, чтобы они не были ограничены какой-либо суммой, в противном случае - заключение сделки могут признать недействительной (в соответствии со ст. 174 ГК РФ). Обратите внимание и на срок, на который назначен/избран генеральный директор.

Если договор будет подписывать иное лицо, то запросите (помимо выше названных документов) копию доверенности о его праве на подписание договора. Обратите внимание на то, что в доверенности должна стоять дата её совершения. Если даты нет, документ могут счесть недействительным (в соответствии с п.1 ст.186 ГК РФ). Есть в доверенности и еще один важный реквизит - срок действия. Если срок не прописан, то доверенность действует в течение года со дня её совершения. Доверенность обязательно должна быть заверена: либо нотариусом, либо руководителем организации/иного уполномоченного на то сотрудника.

Если договор будет подписывать сотрудник организации, то запросите доверенность, которую ему должны выдать в порядке передоверия руководителем юридического лица/его филиала. Учтите, что налоговая признает вашу сторону договора добросовестной только, если вы проверите доверенности (первоначальную или выданную в порядке передоверия).

Выписка из ЕГРЮЛ

Запросите у контрагента выписку, дата которой как можно ближе к текущей. К примеру, вы можете установить правило: контрагент должен представить выписку не позднее 10 дней до даты подписания договора.

Детали : принимать выписку, дата которой позднее одного месяца до планируемой даты подписания договора, не надо.

Лицензия на осуществление деятельности по договору

Узнать, какие виды деятельности подлежат лицензированию, можно в статьях 1 и 12 Федерального закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности». Статья 12 ФЗ содержит перечень видов деятельности, лицензирование которых осуществляется в соответствии с этим Законом, а статья 1 - виды деятельности, лицензирование которых осуществляется в соответствии с иными законами.

Детали : приложением к лицензии служит перечень конкретных видов деятельности, которые юридическое лицо вправе осуществлять; список может быть указан и на обратной стороне лицензии.

Обратите внимание на срок лицензии, чтобы она не была просроченной.

Подпись руководителя

Если вы заранее хотите знать, как именно будет расписываться руководитель, запросите копию банковской карты с образцом подписи (лучше, если она будет заверена нотариально).

И последняя рекомендация для тех компаний, которые планируют заключить договор с индивидуальным предпринимателем. Что запрашивать у него, ведь учредительные документы ему не нужны, так как он действует на основании свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРИП). Это свидетельство и запросите, а также выписку из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП). Ну и паспорт, разумеется. В остальном - требования такие же, как и для юрлиц.

Что еще?

Мы рекомендуем запрашивать документы в копиях, которые заверил нотариус или должностное лицо организации с приложением печати юридического лица. Вы также можете зафиксировать факт получения документов от контрагента. Например, составить опись или оформить акт в бумажной или электронной форме.