Чтобы получить кредит, необходимо подтвердить свою трудовую деятельность не менее установленного в банке предела. Сделать это можно с помощью трудовой книжки. Она является официальным документом, подтверждающим текущую трудовую деятельность и стаж работника у того или иного работодателя.
На руки оригинал трудовой книжки никто не выдаст. В каждой организации есть сотрудник, который ответственен за хранение трудовых. Но можно попросить его изготовить ксерокопию документа и правильно её заверить.
Как правило, все трудовые книжки сотрудников хранятся в отделе кадров предприятия, так как одной из функций кадровой службы является ведение и хранение трудовых книжек всех сотрудников, независимо от должности, которую они занимают на данном предприятии. Когда нового сотрудника принимают на работу, на него оформляют личное дело. Здесь же и хранится копия трудовой книжки. А оригинал - в сейфе ответственного работника.
Именно в отдел кадров необходимо обратиться за изготовлением копии трудовой книжки. Если предприятие маленькое, то отдел кадров может располагаться в бухгалтерии, бухгалтер может совмещать должность кадровика. Тогда трудовые книжки будут храниться в бухгалтерии.
Чтобы получить копию своей трудовой книжки, необходимо обратиться именно к тому сотруднику отдела кадров, который ответственен за их хранение. Выдача копии происходит в официальном порядке, то есть сотрудник, которому она необходима, должен написать заявление на имя руководителя предприятия. Заявление пишется либо в свободной форме, либо по образцу, установленному на данном предприятии. Поэтому, прежде чем писать заявление, необходимо уточнить, в какой форме его составлять. В заявлении нужно указать цель получения копии. Так как в данном случае она необходима для банка, то эту причину и нужно указывать.
Как заверить трудовую для банка
Копия трудовой книжки для банка должна быть заверена соответствующим образом. Заявление на выдачу копии отдаётся в отдел кадров, там его рассматривают.
Оснований для отказа в законодательстве не предусмотрено. Поэтому, если сотрудник отдела кадров отказывает работнику в выдаче копии документа, отказ должен быть представлен в письменном виде и быть обоснован.
Причин для отказа быть не должно, поэтому сотрудник отдела кадров сразу же приступит к оформлению копии. Для этого он снимает копии со всех страниц документа, начиная с титульного листа. Копии делаются с помощью копировального аппарата. Можно сделать ксерокопию, а можно снять скан документа. И тот и другой вариант подходит для банка. После этого нужно скрепить все копии в порядке нумерации, как в оригинале. На каждом листе ставится печать организации. Особое внимание стоит обратить на печать! Это не простая печать «для документов» или «для пакетов», а основная печать предприятия, на которой указаны все основные сведения о нём.
Обязательно нужно написать на каждой странице «копия верна». Делает это ответственный сотрудник отдела кадров. Эту надпись он заверяет своей подписью, а рядом ставит расшифровку. Не стоит забывать, что нужно проставить и число, когда была выдана копия.
На последней странице копии делается запись, что данный сотрудник до сих пор работает в данной организации. Здесь указываются ФИО работника и его должность.
Инструкция по заверке
Чтобы копия трудовой книжки имела свою юридическую силу, необходимо правильно её заверить. Для этого нужно следовать инструкции:
- работник, которому нужна копия, пишет заявление на имя руководителя предприятия. Закон не устанавливает единой формы такого документа, но она может быть утверждена локальным актом по предприятию. Поэтому нужно сначала выяснить в отделе кадров, по какой форме писать заявление. Оно должно содержать в себе следующие сведения:
- должность руководителя предприятия;
- полностью его ФИО;
- должность заявителя;
- полностью его ФИО.
Эти сведения указываются в «шапке» документа - в правом верхнем углу. Затем пишется слово «заявление» и идёт его текст. Здесь нужно изложить просьбу о выдаче копии трудовой книжки и указать причину, по которой она требуется. Копия трудовой книжки выдаётся по конкретной причине, а не «по месту требования»;
В конце заявления ставится дата его написания, а также подпись заявителя и её расшифровка. Заявление, как правило, пишется от руки на листе формата А4 чёрной или синей ручкой. На некоторых предприятиях вся документация компьютеризирована, поэтому заявление можно оформить на компьютере, а потом его распечатать. Естественно, оно должно быть подписано заявителем лично. Подпись - факсимиле не подойдёт.
- затем заявление нужно передать руководителю организации, чтобы он поставил свою резолюцию. Лучше это сделать через секретаря, который зарегистрирует заявление должным образом. Так оно не потеряется. Если предприятие большое, то заявление можно направить по электронной почте руководителю;
- руководитель передаёт заявление в отдел кадров, который его и рассматривает;
- объективных причин для отказа не существует, но если, по каким-либо причинам, отдел кадров отказывает заявителю в выдаче копии трудовой книжки, то отказ должен быть оформлен в письменном виде, а также должен содержать в себе аргументированные основания для отказа;
- если причин отказывать нет, сотрудник, который является ответственным за хранение трудовых книжек, приступает к оформлению её копии;
- с каждой страницы книжки снимается копия с помощью копировального или сканирующего аппарата. Копия снимается, начиная с титульного листа;
- все листы скрепляются между собой;
- на каждой странице сотрудник отдела кадров ставит основную печать организации;
- также он делает запись на каждой страниц «копия верна». Эту запись он заверяет своей подписью. Также он указывает свою должность и инициалы;
- на последней странице ставится дата заверения копии, а также делается пометка, что заявитель до сих пор работает в данной организации, и указывается ФИО заявителя и его должность. Заверять копию трудовой книжки может ограниченный круг сотрудников. Как правило, это начальник отдела кадров или руководитель предприятия. Если компания небольшая, то такими полномочиями может обладать и главный бухгалтер;
- затем сам заявитель ставит свою подпись, расшифровывает её и указывает дату. Это говорит о том, что он ознакомлен с указанными сведениями, и получает копию на руки;
- эти записи также заверяются печатью организации и подписью сотрудника отдела кадров, который выдавал копию.
Срок действия копии трудовой книжки ограничен, и составляет 1 месяц с той даты, которая указана на последнем листе. Поэтому оформлять копию нужно перед тем, как предъявлять полный пакет документов банкирам.
Если копия будет оформлена в вышеуказанном порядке, то у сотрудника банка не будет основания для отказа в её принятии к рассмотрению.
Заверение для получения кредита
Для получения кредита трудовая книжка заверяется точно так же, как указано выше. То есть копия должна содержать все необходимые печати и подписи.
Стоит обратить внимание на следующее:
- заверяющая надпись должна стоять на каждой странице копии;
- печати и заверяющие подписи должны быть «живые», то есть они ставятся на самой копии;
- печати не должны быть расплывчатыми. Она должна быть полностью на листе копии, быть чёткой и читабельной, чтобы все реквизиты предприятия можно было прочесть.
Если же трудовая книжка гражданина, которому нужен кредит, хранится у него на руках, то заверить её копию может только нотариус. У работающего человека книжка должна храниться в отделе кадров. Поэтому только безработный гражданин может держать этот документ дома.
Для того чтобы нотариус смог заверить копию трудовой книжки, необходимо предъявить паспорт и написать заявление по установленной форме. Бланк заявления выдаст помощник нотариуса. Оснований для отказа в заверке копии документа у нотариуса нет. Но если он по каким-либо причинам всё же откажет, то отказ должен быть оформлен на бланке нотариата с печатью и подписью нотариуса. Кроме того, он должен быть мотивирован и аргументирован.
Нотариус проделывает те же самые действия, что и сотрудник отдела кадров. Только вместо подписи кадровика и печати предприятия, на каждом листе копии будет стоять печать нотариуса и его подпись. Он сам снимает копии со всех страниц трудовой книжки, а потом ставит на каждом листе свою печать и подпись. Срок действия копии документа, сделанного у нотариуса, точно такой же, как и копии из отдела кадров - 1 месяц.
Но для банка срок можно либо продлить, либо уменьшить. Когда заявитель будет подавать документы на кредит в банк, ему уточнят, какой срок действия копии трудовой книжки для них действителен.
Если срок действия копии трудовой для банка меньше, чем 1 месяц, что бывает чаще всего, сотрудник отдела кадров может самостоятельно прописать этот момент на копии. Если в банке утверждают, что копия трудовой книжки для них действительна больше или меньше, чем 1 месяц, то сотрудник отдела кадров указывает на копии период, в течение которого копия действительна. Например, 01.02.2018 г. - 15.02.2018 г.
Если же срок наоборот должен быть увеличен, то сотрудник отдела кадров также указывает период. Например, 01.02.2018 г. - 08.03.2018 г. Также он делает запись, что в случае необходимости, сотруднику на руки может быть выдана другая копия. Все эти записи сотрудник отдела кадров делает на последнем листе копии.
У каждого официально трудоустроенного гражданина нашей страны есть своя трудовая книжка.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
В этом документе «рассказывается» всё о трудоустройстве сотрудника, а также об имеющемся у него стаже.
Хотя, в скором времени, предполагается, что книжки будут совсем отменены. Но пока в некоторых организациях может требоваться копия этого документа.
Для чего нужен этот документ?
При некоторых обстоятельствах необходима копия этого документа. Например, сотрудник хочет оформить визу или получить кредит по специальной кредитной программе.
Чтобы копия была принятая требующей её инстанцией, она должна быть заверена по всем действующим правилам. В противном случае, это может стать причиной для отказа в приёме документов.
Сама трудовая книжка хранится в кадровой службе работодателя. Поэтому просто пойти и снять её копию не получится.
Работнику нужно направить письменный запрос руководителю предприятия с указанием причины предоставления ему копии.
Она может потребоваться для:
- Оформления кредита. Даже небольшую сумму в кредит банк не даст, если не будет подтверждено трудоустройство заявителя.
- Оформления документов на выезд за пределы нашей страны. Это было обязательно до 2019 года.
- Оформления на работу по совместительству на другом предприятии.
- Для ПФР - при назначении пенсии по старости. И хотя получается двойная работа, так как все сведения о стаже будущего пенсионера «хранятся» в ПФР в виде уплаченных за него страховых взносов, сотрудники фонда до сих требуют представления заверенной копии книжки.
- Получения визы.
Для оформления кредита или займа
Нередко для получения ссуды в банке (даже небольшой суммы) сотрудники банка требуют от заявителя, чтобы он предъявил ему копию его трудовой.
Для банка достаточно копии, заверенной работодателем. Для этого сотрудник пишет заявление на имя руководителя. Заявитель обязательно должен указать и причину для выдачи ему копии.
С каждого листа книжки снимается ксерокопия и ставится на нём печать «копия верна». Это делает сотрудник кадровой службы.
Работодатель же на каждом таком заверенном листе ставит свою подпись, делает её расшифровку, указывает свою должность и ставит печать организации.
Схематично это выглядит так:
Для Пенсионного Фонда
Когда сотрудник достигает определённого возраста, он имеет право на получение пенсии по старости.
Её назначением занимается ПФР. Среди прочих документов, будущий пенсионер должен представить нотариально заверенную копию трудовой книжки или её оригинал.
Выдать сотруднику трудовую книжку сотрудник отдела кадров может только при его . Об этом говорится в п. 35 Правил ведения и учёта трудовых книжек. По другим основаниям трудовая книжка не выдаётся, хотя прямого запрета на это в законе не указано.
Чтобы её получить, сотрудник пишет официальный запрос руководителю фирмы с просьбой выдать ему на время оригинал книжки для представления в ПФР.
Пример заявления:
Как правило, ответственный сотрудник выдаст оригинал, но для этого нужно написать .
В ней указать:
- своё ФИО и должность;
- просьбу о представлении оригинала трудовой книжки
- причину, для которой нужен именно оригинал. В данном случае, для представления в ПФР при назначении пенсии по старости;
- срок, на который сотруднику нужна книжка;
- дату, когда она будет возвращена в отдел кадров;
- указание на то, что ответственность за сохранность книжки на этот период лежит на самом работодателе.
ПФР требует представления им либо оригинала, либо нотариальной копии. Чтобы не терять время, будущий пенсионер может попросить сотрудника ПФР снять копию с трудовой и заверить её печатью ПФР.
Тогда все законные формальности будут соблюдены.
Для оформления документов на выезд в другую страну
До 2019 года для оформления паспорта на выезд из страны гражданин нашей страны должен был представить в миграционную службу копию своей трудовой книжки.
С 2019 года это обязательное требование при оформлении документа для выезда отменено, хотя указывать в заявлении сведения о своей трудовой деятельности за последние 10 лет необходимо. Таким образом, был упрощён порядок получения загранпаспортов.
Такой упрощённый порядок действует для документа, который оформляется на 5 лет. Для биометрического загранпаспорта копия трудовой по-прежнему нужна.
Копия должна быть заверена работодателем.
Для оформления визы
Этот документ необходим для оформления визы только в некоторые страны. Например, для оформления визы в Канаду.
Для стран Европы достаточно представить справку о последних заработках выезжающего. Она оформляется на бланке работодателя, и заверяется его подписью и печатью.
В справке нужно указать должность заявителя, заработной платы за последние полгода и контактных данных организации.
Как нужно заверять копию?
Копия является официальным документом, поэтому и заверять её нужно в полном соответствии с действующими правилами.
Кто должен это делать?
Этот документ заверяется руководителем предприятия или нотариусом.
Когда копия заверяется работодателем, с помощью копировальной техники с каждой страницы делается чёткая копия, которая легко читается. Сотрудник кадровой службы на каждом листе ставит штамп «копия верна». А затем копию уже заверят сам работодатель.
Все печати, штампы и подписи должны стоять так, чтобы захватывать текст.
На той странице копии, где есть последняя запись о трудоустройстве, нужно указать, что заявитель до сих пор работает или же «уволен».
Пример заверения последнего листа книжки:
Пошаговая инструкция
Копию можно заверить и несколько другим способом:
- снять ксерокопию с каждого листика книжки;
- затем пронумеровать их;
- сложить их по порядку нумерации;
- сшить все листы плотными нитками;
- на последнем листе указать сколько здесь прошитых и пронумерованных листов;
- здесь же ставиться заверительная подпись и дата, должность лица, который заверил копию и печать организации.
Если заявитель не трудоустроен, и оригинал книжки в данный момент находится у него на руках, то нужно просто заверить копию у нотариуса.
Он должен принести нотариусу саму книжку и копию с неё.
Правила и регулирующие документы
Трудовой книжке, как кадровому документу, посвящена ст. 66 ТК РФ.
В какой форме должны храниться книжки, а также и установлены Правительством РФ - для этого специально разработано Постановление Правительства РФ от 16. 04. 2003 года № 225 «О трудовых книжках».
Нужно ли писать заявление или можно попросить копию устно?
Для получения копии своей трудовой книжки сотрудник должен написать заявление на имя работодателя.
Заявление пишется в свободной форме, но в нём нужно указать:
- должность и ФИО руководителя;
- своё ФИО и должность;
- просьбу выдать ему заверенную копию его трудовой книжки;
- причину, по которой ему требуется копия;
- дату составления заявления;
- подпись и расшифровка.
Примеры
Для разных организаций нужна по-разному заверять копию трудовой сотрудника.
Для банка:
При сшивании (последний лист):
Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий официальное трудоустройство и рабочий стаж гражданина. Работодатель обязан безвозмездно выдать его копию по письменному запросу работника (ст. 62 ТК РФ) в течение 3-х дней.
Внимание! Незаверенная ксерокопия не может применяться в качестве юридически значимого документа.
Для чего может потребоваться копия трудовой книжки?
Ситуации, когда возникает необходимость сдать заверенную копию трудовой книжки:
- Получение займа, вне зависимости от выбранного банковского учреждения и суммы;
- Оформление резюме и предоставление его к изучению потенциальному работодателю;
- Направление документов в Пенсионный фонд РФ;
- Сбор документов для оформления загранпаспорта;
- Желание выступить в качестве поручителя по займу третьего лица и т.д.
При потере (порче) сотрудником или руководством трудовой книжки потребуется её восстановление. Процесс займет немного времени, если у вас «на руках» есть заверенная копия документа.
Где заверяют трудовую книжку?
От того, где трудовая книжка хранится, зависит место её заверки:
- У работодателя . Выдача осуществляется по его приказу специалистом отдела кадров.
- У нотариуса . Если гражданин не имеет официального трудоустройства и книжка находится у него на хранении.
Заверенная копия с надписью «работает в настоящее время»
Формулировка «работает в настоящее время» указывается на последней странице трудовой книжки. Не допускается перефразирование или перестановка слов в записи. Она указывается специалистом кадрового отдела, рядом должна находиться дата её написания.
Важно, что в дубликат такая надпись не вносится. Копия достоверна, пока действителен оригинал.
Как правильно заверить трудовую книжку работодателю
Работодатель обязан на бесплатной основе выдать сотруднику копию трудовой книжки по запросу последнего.
Условия оформления и заверки:
- Двустороннее ксерокопирование не допускается . Сведения о трудовой деятельности должны находиться только на одной стороне листа А4;
- При оформлении документа и его удостоверении важно руководствоваться Указом ПВС №9779-Х от 2003 г.
- Достоверность сведений на каждом листе подтверждается подписью уполномоченного работника и печатью (штампом) фирмы.
Образец заверенной копии трудовой книжки
Образец заверенной копии трудовой книжки — все листы 
Образец заверенной копии трудовой книжки — последняя страница
Последовательность действий для работодателя: как оформить?
Работодатель в продолжение 3-х дней с момента передачи ему к рассмотрению заявления от работника обязан выдать последнему надлежаще заверенную копию.
Алгоритм:
- Получение письменного запроса от сотрудника
, где указываются такие сведения:
- Наименование организации, ФИО руководителя и занимаемая им должность;
- ФИО заявителя и занимаемая им должность;
- Просьба о выдаче ксерокопии трудовой книжки;
- Подпись заявителя и дата написания обращения.
Причину запроса копии работник не должен прописывать, а работодатель не вправе требовать её озвучивания. Однако при желании сотрудник может указать цель получения документа – на порядок его выдачи это не повлияет.
- Издание приказа о выдаче копии . Осуществляется в продолжение 3-х суток после получения запроса от работника. За выполнением приказа устанавливается ответственный сотрудник (к примеру, специалист из кадрового отдела).
- Назначенное лицо делает копии с каждой страницы документа . Для этого им может применяться любая копировальная техника, но копируемая информация должна быть разборчивой – без полос, подчисток или исправлений.
- Заверка листов в соответствии с положениями Правил Госстандарта . Работодателем используется любая печать. На последней страничке указывается «Работает по настоящее время», рядом с подписью должна находиться роспись ответственность сотрудника.
- Листы документа пронумеровываются , затем скрепляются и передаются сотруднику.
Обязательные реквизиты, подпись и печать
Главным реквизитом копии трудовой книжки является печать либо штамп. Законодатель определяет, что в этих целях может применяться любая печать (по усмотрению работодателя), если иное не предусмотрено Уставом организации.
Обязательный реквизит – роспись и её расшифровка. Ответственное лицо прописывает на каждой страничке формулировку «Верно», после чего записывает свою должность, ФИО и время удостоверения.
Образец: «Верно. Старший специалист отдела кадров А.В. Татьянина. 30.10.2017г.».
Период действия копии
Срок действия копии определяется самостоятельно государственным органом или организацией, в которую требуется её предъявление. Так, банки обычно устанавливают «срок годности» в 14-30 дней. Период предоставления документа судье не ограничивается.
Если время было пропущено, то для дальнейшего использования ксерокопии потребуется удостоверить её повторно (проставляется роспись ответственного лица, прописывается другая дата и повторно ставится штамп).
Особенности заверки для банка
Если копия трудовой книжки требуется для передачи в банк (в целях получения займа, выступления в качестве поручителя и т.д.), то порядок выдачи документа работодателем не будет отличаться.
Внимание! Главное – соблюсти сроки, потому что некоторые банки могут определить «срок годности» документа в 7 дней.
Наряду с копией может запрашиваться выписка из трудовой книжки и трудового договора, подписанного с работодателем при приеме. Работник обладает правом их получения (ст. 89 ТК РФ) в такие же сроки – 3 суток.
Как и зачем нужно заверять последнюю страницу?
Ксерокопия трудовой книжки – это подтверждение официального трудоустройства гражданина. Органы социальной защиты населения обращают внимание на рабочий стаж, кредитные учреждения оценивают платежеспособность лица и т.д.
Копия документа с заверенной последней страницей – это возможность работника реализовывать свои права, связанные с осуществлением им трудовой деятельности (например, получать льготы от ПФР, оформлять заграничный паспорт, получать заём и др.).
Образец заверенной трудовой книжки с записью «работает по настоящее время»
Для получения кредитов, субсидий, загранпаспорта и во многих других случаях человеку требуется собирать множество документов. Трудовая книжка – один из основных в этом перечне. Этот бланк строгой отчетности позволяет узнать о трудовой деятельности человека, его стаже работы. Требуется он не всегда, но во многих случаях. Вот почему вопрос, для чего нужна копия трудовой книжки, задают сегодня многие граждане.
Сам владелец заверить ее не может, в таком виде она будет недействительной. Правильное проставление реквизитов уполномоченными лицами является обязательным условием, при котором документ будет иметь силу.
Разные инстанции могут затребовать копию трудовой книжки. Это ПФР, УФМС, соцзащита и многие другие. Копия трудовой книжки в каждом из случаев нужна для определенных целей.
Нельзя путать понятия копии трудовой книжки и выписки из нее, хотя на практике их называют одинаково. Последняя разновидность документа отражает лишь часть информации из трудовой.
Срок действия такой бумаги может варьироваться от нескольких дней до 3 месяцев, в зависимости от правил конкретного предприятия, о чем будет сказано более подробно. Образец копии трудовой книжки позволит правильно заверить и подписать документ.
Нередко человек сталкивается с необходимостью предоставить куда-либо копию трудовой книжки. Сделать несколько экземпляров заранее не получится, так как этот документ имеет определенный «срок годности». Именно поэтому следует знать, где нужна копия трудовой книжки.
Обычно она необходима в таких ситуациях:
- при оформлении трудовой или деловой визы, для поездок в ряд стран;
- для получения заграничного паспорта;
- для предоставления информации о работе и стаже в ПФР;
- для восстановления трудовой книжки (это существенно упрощает процедуру, подробнее читайте в );
- для составления и предоставления резюме;
- для получения займа (копия трудовой книжки для банка может иметь особый срок действия, устанавливаемый финансовой организацией).
Копия трудовой книжки для банка
При рассмотрении заявки потенциального заемщика банки зачастую требуют предоставить копию трудовой книжки. Такая необходимость связана с желанием получить следующую информацию:
- место работы;
- стаж (общий, непрерывный на текущем месте работы);
- уровень платежеспособности и кредитоспособности;
- подтвердить официальное трудоустройство и наличие постоянного источника дохода.
Если кадровый специалист не знает, как оформить копию трудовой книжки для банка, ему необходимо изучить общие требования к такому документу, которые ничем не отличаются от типовых условий.
Когда еще требуется копия трудовой книжки?
Новое законодательство освободило граждан от обязательного предоставления копии трудовой книжки при получении загранпаспорта. Если же УФМС запросит эти данные, человек может их предоставить по своему желанию.
В трудовой книжке содержится информация о трудовом стаже работника. Иногда копию могут запрашивать сотрудники ПФР. В ряде случаев они требуют оригинал документа, что является незаконным.
Для выдачи пособий соцзащита может потребовать копию трудовой. Может пригодиться она и в судебных тяжбах. Вот почему на вопрос, зачем нужна копия трудовой книжки, так много ответов.
При оформлении отдельных разновидностей виз тоже может понадобиться такой документ. Речь идет о трудовых и деловых визах, а также визах, необходимых для отъезда в ряд стран (например, в Японию).
Копия трудовой книжки может потребоваться довольно часто. Нередко она является основополагающим документом. Когда человек хочет получить кредит, копия трудовой книжки может стать положительным и решающим фактором при рассмотрении заявки кредитным специалистом. Именно поэтому очень важно знать, как правильно делать копию, заверять ее, быть в курсе сроков действия.
Сколько действительна копия трудовой книжки
Работники часто путаются со сроками, а иногда и просто не знают, сколько действительна копия трудовой книжки. Кто-то говорит, что не более нескольких дней, другие утверждают, что она имеет силу еще в течение месяца после оформления. Так кто же говорит правду?
От чего зависит «срок годности» трудовой книжки
Любая копия, заверенная нотариусом или кадровым специалистом, имеет определенный срок действия. Распространяется это правило и на трудовую книжку. Законодательство конкретных рамок для этого вида документа не устанавливает. Тут все зависит уже от того, куда именно делается ксерокопия.
Любая организация, требуя заверенные копии документов, устанавливает правила их приема, особые требования. Срок действия является важным моментом, ведь если копию трудовой человек принесет после его окончания, то принять ее уже не смогут.
Чтобы определить, как долго копия трудовой книжки не утрачивает силу, необходимо уточнить эту информацию в конкретной организации. Многое будет зависеть от того, куда именно оформляется документ.
Чаще всего копию трудовой требуют в банках. Она требуется для получения займов, субсидий. Именно поэтому срок действия копии трудовой книжки для банка является одним из наиболее актуальных вопросов.
Чтобы понять, как долго копия будет действительна в конкретном банке, нужно изучить условия предоставления пакета необходимых документов. Требуется она в следующих случаях:
- для оформления ипотеки;
- для оформления крупного займа или кредитной карты с большим лимитом;
- для получения доступа к продуктам с господдержкой.
Сбор документов – очень важный фактор, который может стать решающим при рассмотрении заявки. В списке необходимых документов банки прописывают, сколько действует копия трудовой книжки для кредита или другого банковского продукта. Практика показывает, что действие этого документа длится месяц после его заверения у руководителя учреждения или кадрового специалиста. Даже при оформлении ипотеки актуален такой временной промежуток.
Ряд банков принимает копию трудовой только в течение 14 дней после ее оформления. Некоторые финансовые учреждения и вовсе устанавливают срок действия, равный 3–5 дням.
Оформление копии трудовой для УФМС
Для оформления ряда документов в УФМС гражданин должен принести трудовую книжку. Если он официально трудоустроен, то достаточно ее копии, заверенной кадровым специалистом. Регламент устанавливает, что такая бумага действительна в течение месяца после оформления.
Если же копия перестала иметь законную силу, то копировать и заверять все страницы трудовой книжки вновь необязательно. Можно снова обратиться к своему работодателю, чтобы он опять заверил документ, проставив новую дату, свою подпись и печать. Вся информация на копии должна быть разборчивой.
Оформление копии трудовой для иных организаций
Копия трудовой книжки может потребоваться и в ряде других случаев. Выдача визы без этого документа невозможна. Особых требований к сроку действия именно копии трудовой нет, он устанавливается сразу для всех типов документов. Действительна она будет еще 3 месяца после оформления.
Для получения ряда субсидий людям необходимо принести в соцзащиту копию трудовой книжки, которая обязательно должна быть заверена. Действительна она будет в течение месяца после заверения работодателем.
Чтобы быть уверенным наверняка, как долго копия будет действительна в той или иной организации, эту информацию следует уточнять у сотрудников, занимающихся приемом документов.
Если трудовую книжку заверил нотариус
В ряде случаев безработному гражданину тоже необходимо заверить копию своей трудовой книжки. Обращаться в такой ситуации можно к нотариусу, ведь официального работодателя у человека нет.
Срок действия копии, заверенной нотариально, временем не ограничен. Документ теряет силу только при появлении в оригинале каких-либо изменений.
Как правильно сделать копию трудовой книжки
Выяснив срок действия, человек нередко задается вопросом, как правильно сделать копию трудовой книжки. Здесь есть несколько важных аспектов, включая порядок непосредственного снятия копии и проставления необходимых подписей и печатей. Но обо всем по порядку.
Кто должен заверять документ?
Заверять документы в организации может не каждый сотрудник. На это у него должны быть особые полномочия. Человек, интересуясь, как правильно делать копию трудовой книжки, сначала должен выяснить, в чьи обязанности входит данная процедура.
Если человек работает на предприятии, то заниматься заверкой его трудовой книжки может:
- работодатель;
- специалист отдела кадров;
- главный бухгалтер.
Если же гражданин уже вышел на пенсию или не трудоустроен на момент получения копии, то он может обратиться за ней:
- к своему последнему работодателю;
- в службу занятости;
- к нотариусу.
Написание заявления
Написание заявления для получения копии трудовой книжки практикуется не на всех предприятиях. Если штат в организации небольшой, то это совсем необязательно. Как делается копия трудовой книжки на большом предприятии? Только после написания заявления работником. Составляется оно на имя руководителя организации или начальника отдела кадров.
Постановление правительства РФ №225 от 16.04.2003 года обязывает ответственное должностное лицо оформить копию трудовой книжки работника в течение 3 дней после того, как он обратился с соответствующим письменным заявлением.
Как сделать копию правильно
Работнику требуется только копия документа, поэтому вопрос, как сделать копию трудовой книжки верно, является одним из наиболее частых. Требований к самой ксерокопии не так много.
Копировать необходимо все страницы, включая листы с данными работника и информацией о работе. Делать копию нужно на альбомных листах формата А4, причем каждый разворот должен располагаться на отдельном листе. Ни в коем случае не допускается копирование документа с двух сторон.
Иногда работнику нужна копия не всей трудовой книжки, а только отдельных страниц, где зафиксирована информация о работе в конкретные периоды. В этом случае копировать все листы не нужно, достаточно только тех, где содержится нужная информация, и самого первого листа с личной информацией.
Необязательно делать копию при помощи ксерокса, если требуется информация о трудовой деятельности. Данные из трудовой книжки можно перенести на компьютер, распечатать и заверить. Прежде чем выбрать такой способ, следует уточнить у организации, куда будет сдаваться документ, как делать копию трудовой книжки, имеется ли возможность представить выписку.
Заверяем трудовую правильно
Если вопросы о том, как снять копию с трудовой книжки, разрешены, то остается невыясненным порядок ее заверения. Это очень важный момент, ведь если что-то сделать неправильно, то документ к рассмотрению не примут, а человеку придется вновь обращаться за получением копии. Вот почему необходимо выяснить, как правильно оформить копию трудовой книжки, образец станет наглядным примером для верного понимания.
На копии обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:
- печать организации;
- надпись «Копия верна»;
- дата оформления;
- должность и подпись лица, заверившего документ.
Заверенные копии всех листов трудовой книжки должны выглядеть так:
Последняя страница выглядит несколько иначе:
Печать и отметка, свидетельствующая о заверке копии, должны заходить на трудовую книжку, точнее, на ее границы на копии. Штамп должен быть проставлен непосредственно на подписи заверителя. Если оттиск будет располагаться исключительно на пустом пространстве листа, то такой документ может быть признан принимающей организацией недействительным. Вот почему так важно знать, как оформить копию трудовой книжки, включая малейшие подробности.
Последняя страница трудовой книжки, точнее, ее копия, должна содержать информацию о том, что человек работает в организации в настоящее время. Если он был уволен, то делается соответствующая отметка и ставится дата, когда трудовая деятельность была прекращена.
Альтернативные варианты заверения
Совсем необязательно заверять копию каждой страницы. Можно поступить иначе. Действовать в таком случае нужно в такой последовательности:
- все отксерокопированные листы пронумеровать в нужном порядке (так, как они идут в трудовой);
- сшить листы, выведя нитку за последний лист;
- сзади последнего листа связать нитку и наклеить бланк, указав на нем количество страниц и поставив подпись, заверяющую копии;
- проставить дату оформления документа;
- печать необходимо ставить так, чтобы она заезжала на заверяющий бланк.
Есть и другая альтернатива, которая подойдет безработным – обратиться к нотариусу. Этот способ потребует финансовых затрат от самого владельца трудовой книжки, тогда как работники кадровой службы делают это бесплатно и в строго ограниченные сроки.
