Индивидуальная карточка сотрудника образец. Продолжаем заполнять личные карточки работников. III. Прием на работу и переводы на другую работу

Как правильно заполнить личную карточку работника Т-2:

Собрать необходимые бумаги.
Переписать сведения из них в карточку.
Положить заполненный документ в специальную папку.

Что это за форма и когда она нужна

Прежде чем разбирать образец заполнения формы Т-2, отметим, что ее бланк утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Документ ведут на каждого отдельного сотрудника. Это удобно, поскольку позволяет работодателю иметь полное досье на сотрудника. Дело в том, что в карточку записываются сведения:

о дате и месте рождения;
гражданстве;
образовании, в том числе дополнительном, и профессиональной подготовке;
знании иностранных языков;
стаже работы;
составе семьи;
адресе регистрации и проживания;
отношении к военной службе;
результатах аттестаций;
награждениях;
отпусках;
льготах;
иные сведения.

Все эти данные аккумулируются работодателем для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Например, информация о составе семьи позволит включить детей работника в список получателей новогодних подарков или путевок в летние лагеря. Сведения о наличии дополнительного образования или знании иностранных языков дадут возможность предложить сотруднику другую должность или отправить его в заграничную командировку. Данные о награждениях и стаже рассматриваются как основание для направления документов коллеги на награждение на более высоком уровне. Отсюда вывод: личная карточка сотрудника — очень удобный и полезный источник информации для работодателей.

Кто обязан вести карточки

Некоторые работодатели считают, что если приведенные в постановлении Госкомстата России первичные формы учета не являются обязательными, то заводить их в организации не стоит. Но не все так просто. Трудовой кодекс, действительно, напрямую не обязывает руководителей вести и заполнять эти бланки. Но в пункте 12 постановления правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» говорится, что работодатель обязан знакомить сотрудника со всеми изменениями, вносимыми в трудовую книжку. Работник обязан подтвердить свое согласие подписью в личной карточке, в которую дублируются все вносимые в трудовую книжку записи.

Кроме того, надо знать, что форма Т-2 является одним из документов воинского учета, по пункту 27 постановления правительства РФ от 27.11.2006 № 719. Таким образом, ведение этого документа является обязательным для всех организаций и предпринимателей.

Общие правила заполнения

Небольшая ремарка перед тем, как обсуждать, как заполнить карточку Т-2, и образец заполнения каждого пункта этого документа. Существует унифицированная форма бланка, которую рекомендуется использовать. Работодатель имеет возможность его менять, а точнее, дополнять той информацией, которой, по его мнению, не хватает. Вместе с тем важно понимать, что утвержденный на государственном уровне бланк разрабатывался с учетом обеспечения защиты персональных данных гражданина. И работодателю, если он хочет внести дополнения в форму Т-2, следует учитывать особенности законодательства в этой области. Представленный в этой статье пример заполнения личной карточки работника Т-2 дается на базе унифицированного бланка.

Следующий момент, который необходимо знать, — личную карточку ведет лицо, уполномоченное на ведение кадрового учета в организации. Документ оформляется в бумажном варианте. Если удобно дублировать сведения из него в электронном формате, следует воспользоваться компьютером. Но пока цифровые подписи в России в рамках трудовых взаимоотношений не распространены, и работники подписываются собственноручно. Карточки Т-2 ведут на бумаге и вписывают в них все данные вручную. В связи с этим отметим, что требований к цвету используемых чернил нет.

Что касается ошибок и исправлений, от них, к сожалению, не уйти. Если при заполнении допустили неточность, неверную запись необходимо зачеркнуть одной линией (запись должна оставаться читаемой), рядом написать корректную формулировку, затем дописать «Исправленному верить» и расписаться.

Как заполнить по пунктам

Допустим, в ООО «Светлый путь» в феврале 2020 года устраивается экономист Иванов Иван Иванович. При приеме на работу от нового сотрудника потребуются следующие документы (на их основании записываются данные в форму):

удостоверение личности;
трудовая книжка (при наличии);
СНИЛС;
документы воинского учета;
документы о полученном образовании и квалификации;
иные бумаги, если они требуются для допуска к выполнению трудовой функции.

Также кадровику необходим приказ о приеме на работу.

Когда все бумаги собраны, приступайте к оформлению бланка. Полностью заполненный документ доступен для скачивания в конце статьи, а пока разберем, как заполнить карточку Т-2: образец заполнения каждого пункта наглядно покажет правила занесения сведений.

Начинаем заполнять бланк с шапки. Здесь следует указывать:

полное и сокращенное наименование организации-работодателя;
дату составления карточки;
табельный номер, ИНН (при наличии) и СНИЛС нового сотрудника, его пол (сокращенно — «М» или «Ж»);
характер работы — постоянный или временный;
вид работы — основная или по совместительству. В этой ячейке слова надо писать полностью, сокращение недопустимо;
поле «Алфавит» заполняется той буквой, с которой начинается фамилия работника (в нашем примере это «И»).

Раздел I носит название «Общие сведения». Здесь указываются:

номер трудового договора и дата его заключения;
Ф.И.О. сотрудника, дата и место его рождения, гражданство;
степень владения иностранным языком (одним или несколькими);
информация об образовании и профессии.

Уже со второй строчки у кадровиков возникают сложности, потому что они не понимают, какие коды необходимо вписывать и откуда их брать. Код ОКАТО — номер населенного пункта (его района) в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления. В него часто вносят изменения, поэтому при заполнении желательно узнать точные сведения из проверенных источников.

Что касается аббревиатуры ОКИН, то она расшифровывается как Общероссийский классификатор информации о населении. Из этого списка кодов, которые поделены на 293 категории, и берут сведения для заполнения. Для удобства читателей приведем пример заполнения карточки Т-2: сводную таблицу кодов, которые понадобятся при оформлении строк 4, 5 и 6.

Что писать в строке	Какой код по ОКИН указывать
Строка «Гражданство»
Гражданин РФ
Гражданин РФ и иностранного государства (Республики Беларусь) (в скобках указать ту страну, подданным которой является работник)
Иностранный гражданин Республики Беларусь (указать ту страну, подданным которой является работник)
Лицо без гражданства
Иностранные языки
Английский
Испанский
Итальянский
Китайский
Немецкий
Французский
Японский
Другие языки (если их нет в классификаторе)
Степень знания языка
Свободно владею
Читаю и могу объясняться
Читаю и перевожу со словарем
Образование
Начальное (общее)
Основное общее
Среднее общее
Среднее профессиональное
Высшее — бакалавриат
Высшее — специалитет, магистратура
Высшее — подготовка кадров высшей квалификации
Профессиональное обучение
Дополнительное профессиональное

Сведения об образовании надо дополнить подробностями из диплома: кто и когда его выдал, по какой специальности. Обязательно заполняется хотя бы одна строка. Если в дальнейшем работник принесет дипломы о дополнительном образовании, эту информацию добавляют.

При заполнении табличной части понадобится еще код из ОКСО — классификатора специальностей по образованию. В этой части разрешается писать слова сокращенно, но таким образом, чтобы запись оставалась понятной. Например, «им.» вместо «имени».

В следующей строке — седьмой — необходимо указать профессию. Для этого придется воспользоваться ОКПДТР — классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Профессия экономиста в нем имеет код 27728.

В поле «Стаж работы» заполняют все строки (по возможности). Если ее нет, то заполняется только первая строка — про общий стаж на момент заключения трудового договора из трудовой книжки.

Напомним, что общий стаж — это период деятельности, который дает право на пенсию по старости. Непрерывный учитывает только период, который используют при назначении пособий, а стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это работа в определенных государственных организациях на определенных государственных должностях (детальный список представлен в разделе II положения, утвержденного приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 № 808).

Данные в девятой строке — «Состояние в браке» — указывают с учетом кодов из ОКИН. Заполняемый нами образец заполнения карточки Т-2 оформлен на женатого мужчину. По этой причине мы поставили код 2. Все возможные коды указаны в таблице.

Следующая строка — сведения о составе семьи — заполняется со слов самого работника. В ней указывают любых родственников по желанию работодателя. Но если сотрудник женат, обычно вписывают супругов и детей. Если холост — родителей.

Строки 11 и 12 надо заполнять по паспортным данным. Адрес регистрации выписывают из удостоверения личности, а если он не совпадает с фактическим, то разрешается указать и другой, но тоже со слов сотрудника. При заполнении этих данных сложностей возникнуть не должно.

Очень много вопросов возникает у кадровиков, когда они заполняют раздел II формы Т-2. Мы подготовили пример заполнения сведений о воинском учете в личной карточке, который поможет вам разобраться во всех тонкостях. Во-первых, надо понимать, что документ заполняют по-разному для призывников и пребывающих в запасе. У призывников есть удостоверения о призыве, а у граждан, пребывающих в запасе, — военные билеты. На основании этих бумаг и записываются данные. Рассмотрим по отдельности каждый из этих случаев.

Если гражданин предъявляет удостоверение, то в отношении него раздел II заполняется следующим образом:

первый, третий, четвертый и седьмой пункты заполнять не надо;
в пункте 2 пишем, что лицо подлежит призыву;
в пункт 5 переписываем информацию из приписного свидетельства. Там указан один из символов:
- А (годен к военной службе);
- Б (годен к военной службе с незначительными ограничениями);
- В (ограниченно годный к военной службе);
- Г (временно не годный к военной службе);
- Д (не годный к военной службе);
пункт 6 заполняют из приписного;
в пункте 7 содержится запись, если лицо забронировано или имеется мобилизационное предписание (штамп о выдаче, изъятии);
последний пункт — 8 — заполняют, если из военкомата пришлют справку о снятии с учета.

Все сведения, указанные в этом разделе, заверяются двумя лицами: самим работником и кадровиком. Обязательно ставится дата ознакомления сотрудника с документом.

Если сотрудник пребывает в запасе и у него есть военный билет, то все данные выписываются из него. Кадровик делает следующее:

не заполняет пункт 1;
звание указывают в соответствии с данными пункта 5 военного билета;
в пункте 3 указывают состав (профиль), упоминание о котором есть в военном билете, — командный или солдаты. Сокращать слова в этой строке нельзя;
пункт 4 («Полное кодовое обозначение ВУС») содержит и буквы, и цифры. Эту информацию следует без ошибок переписать из военного билета;
заполнение пунктов 5-8 ничем не отличается от правил, описанных для призывников.

Раздел III (прием на работу и переводы) обычно сложностей не вызывает, поскольку в нем дублируют детали из соответствующих приказов. Единственное, о чем надо помнить: переводы на временную работу не фиксируются. Также не вносят записи при изменении оклада.

Разделы IV-VII остаются незаполненными, если работник не проходил аттестацию и переподготовку, не имеет наград или почетных званий. Но если работник был направлен на переподготовку и повышение квалификации и принес документ об образовании, в форму Т-2 нужно внести новые сведения — пример заполнения вида повышения квалификации в карточке Т-2 покажет, как это сделать.

А вот следующий раздел, где содержится информация об отпусках, заполняется регулярно. Этот раздел выглядит так:

Отметим, что в таблицу необходимо вписывать все виды отпусков, которые предоставляют человеку:

дополнительный оплачиваемый;
ежегодный оплачиваемый;
за собственный счет;
по беременности и родам;
по уходу за ребенком;
учебный.

Если в этом разделе закончится место, чтобы вписать все периоды отдыха, необходимо доклеить лист и вписать новые сведения уже в него.

Разделы «Социальные льготы» и «Дополнительные сведения» кадровику следует заполнять по необходимости.

Последний раздел «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» заполняется только после официального оформления увольнения человека. В него вписывают информацию из соответствующего приказа о расторжении трудового договора. Образец заполнения личной карточки при увольнении содержит ссылку на статью К РФ, по которой увольняют сотрудника. Эту страницу обязательно подписывают кадровик и сам работник.

Как и сколько хранить формы Т-2

Особых правил по хранению личных карточек работников в законодательстве не установлено. Но оговорено, что их следует хранить в местах, недоступных для третьих лиц. Для них заводятся специальные номенклатурные папки, и хранить карточки с личными делами и(или) приказами о приеме на работу нельзя.

Еще одно правило: хранят формы Т-2 действующего и уволенного персонала по отдельности. После увольнения человека работодатель обязан хранить его карточку еще 75 лет.

Для полного и всестороннего учёта персонала в организациях применяются личные карточки работников. На их основании формируется картотека личного состава. В зависимости от количества сотрудников, карточки располагаются в картотеке либо в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям. В качестве бланка применяется унифицированная форма № Т-2, которая отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. Форма состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы содержат общие сведения о сотруднике и заполняются при его принятии на работу; третья и четвертая - заполняются в процессе работы.

Согласно Постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1, ведение личных карточек работников обязательно для организациий. На предпринимателей данное обязательство не распространяется, но они также вправе их вести (поскольку в некоторых случаях это даже полезно, например, в управленческих целях).

Заполнение формы личной карточки

Процесс заполнения и ведения карточек полностью возлагается на кадровую службу организации. На сегодняшний день существует масса программ, позволяющих сделать этот процесс простым и удобным.

Законодательством строго не оговаривается в какой именно момент должна заводиться на сотрудника карточка. Оптимальный вариант - сразу после издания на него приказа о приеме на работу. Связано это с тем, что запись в трудовой книжке о его приеме должна одновременно дублироваться и в его личной карточке.

Для оформления и заполнения карточки применяются следующие документы: заключенный с работником ; ; паспорт; трудовая книжка; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу документы воинского учета; документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; сведений, сообщенных о себе работником (например, в ).

В некоторых случаях, в зависимости от специфики работы, работодатель может запросить от лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные действующим законодательством РФ.

При заполнении формы № Т-2 необходимо указать коды, согласно общероссийским классификаторам: информации о населении (ОКИН), специальностей по образованию (ОКСО), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Рассмотрим подробнее лишь некоторых пункты унифицированной формы № Т-2, которые могут вызвать вопросы при заполнении.

На титульном листе, в графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника.

Раздел 1. Общие сведения
Пункт 5. "Знание иностранного языка" - предусмотрены следующие степени знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".
Пункт 8. "Стаж работы" - указывается стаж, рассчитанный исходя из записей в трудовой книжке.

Раздел 2. Сведения о воинском учете
В случае если сотрудник является офицером запаса , информация для данного раздела берется из военного билета:
Пункт 1. "Категория запаса" - на офицеров запаса отметки в данном пункте не делаются.
Пункт 3. "Состав (профиль)" - записывается полное название состава (без сокращений) в соответствии с пунктом 7 "Наименование профиля" третьей страницы военного билета.
Пункт 4. "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное кодовое обозначение военно-учетной специальности, в соответствии с пунктом б "ВУС №" третьей страницы военного билета).
Пункт 5. "Категория годности к военной службе" - заполняется исходя из записи пункта 15 "Сведения о медицинских освидетельствованиях" страниц 10-13 военного билета. Категории имеют следующие буквенные обозначения: А - годные к военной службе, Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями, В - ограниченно годные к военной службе, Г - временно не годные к военной службе. Если в военном билете не указана категория годности, тогда в 5 пункте 2 раздела личной карточки ставится категория "А".
Пункт 7. "Состоит на воинском учете:" (все данные в пункте оформляются простым карандашом) - строка "а" заполняется, если имеется мобилизационное предписание или штамп о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний (в карточке работника указываются данные из пункта 16 страницы 14-21 военного билета); строка "б" заполняется, если работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время (в карточку заносятся серия и номер удостоверения об отсрочке, номер перечня должностей и профессий, а также дата оформления отсрочки военным комиссариатом).

В случае, если сотрудник подлежит призыву на военную службу, пункты 1, 3, 4 и 7 раздела 2 не заполняются.
Пункт 2. "Воинское звание" - делается отметка "подлежит призыву".
Пункт 5. "Категория годности к военной службе" - делается запись на основании данных из "приписного свидетельства" гражданина (на 1 странице в разделе 1 "Общие сведения" после слова "признан”) в виде буквы соответствующей категории (А, Б, В или Г).

Пункт 8 заполняется, если работник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к воинской службе по состоянию здоровья. В этом случае в графе пишется "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

Раздел 3. Прием на работу, переводы на другую работу
Все данные должны вносится в раздел на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, а также и обязательно доводиться до сведения сотрудника под его роспись.

Раздел 10. Дополнительные сведения
В данном разделе могут быть отражены сведения, позволяющие вести более полный учет работников (пример: "имеет водительское удостоверение категории В", "инвалид II группы" и т.п.).

Среди документов по кадрам личная карточка работника представляет собой основной источник сведений по каждому сотруднику. Работодатель обязан вести её (форма т2) на всех сотрудников, даже на тех, кто принят по совместительству. Подробная инструкция по заполнению, бланк и готовый пример – обо всем прямо сейчас.

Законодательство утвердило единую форму т2, которую ведут все организации, вне зависимости от формы собственности и численности персонала. В документе содержатся все основные сведения о гражданине:

информация об образовании;
информация о профессиональном опыте (стаж, квалификация в соответствии с полученным образованием);
личные сведения (адрес, состав семьи);
данные по текущему месту работы (отпуск, награды, переподготовка и т.п.);
данные паспорта, диплома, военного билета и некоторых других документов.

Наряду с единым шаблоном есть и несколько других вариантов, которые рассмотрены далее.

Форма т2

Это основной вид документа, который применяется в подавляющем большинстве случаев. Бланк выглядит следующим образом.

Форма т-4

Предусмотрен специально для работников, которые относятся к научно-педагогическому составу:

ученые со степенями кандидата или доктора, а также со званиями доцента, профессора или академика;
преподаватели вузов (в том числе старшие преподаватели и ассистенты).

Отличие в форме связно с наличием специальных граф (ученая степень, звание, дата присвоения и соответствующие документы).

Форма т2 ГС

Заполняется в случае, если работник – госслужащий. Отличие от обычного бланка состоит только в одном. Появляется раздел IV, в котором содержатся сведения о присвоении классного чина или других передвижений по служебной лестнице. Все остальные разделы заполняются точно так же, но их нумерация смещается на 1 пункт (начиная с раздела «Аттестация», который следует под номером V).

Необходимые документы

Для корректного оформления нужно взять только подтвержденную информацию Понадобятся такие документы:

паспорт гражданина;
приказ руководства, в котором утверждается прием сотрудника;
обязательно необходимо принести трудовую книжку (для тех граждан, которые работают впервые, она оформляется работодателем);
если гражданин относится к категории военно обязанных, он также предоставляет военный билет;
документ, который подтверждает уровень образования;
ИНН и СНИЛС;
документы, которые подтверждают прохождение переподготовки, присвоение званий и т.п. предоставляются при наличии;
трудовой договор, оформленный с сотрудником.

Все документы предоставляются в виде оригиналов.

Пошаговая инструкция по заполнению

Правильное оформление кадровых документов – это обязательное требование к отделу персонала, поэтому при заполнении нужно исходить из официальной инструкции, которая подробно описана далее.

Раздел I

Именно первые разделы формы т2 составляют основную часть, заполнить которую нужно по таким правилам:

Название компании или ИП всегда прописывается полностью. Однако допускаются и сокращенные варианты, если они изначально были присвоены компании и отражены в соответствующих учредительных документах.
Уникальный табельный номер, который присваивается каждому работнику, должен состоять только из цифр (максимальное количество знаков – 6). При этом комбинация не меняется даже в тех случаях, если работника повышают в должности или переводят на работу в другой филиал или отдел и т.п.
В графе «Алфавит» нужно указать только букву, на которую начинается фамилия гражданина.
Характер работы – здесь имеется в виду предполагаемая длительность действия подписанного трудового договора: чаще всего постоянная работа, а если она сезонная или подработка, то временная.
Вид – чаще всего это основная работа, но иногда гражданин работает по совместительству (внутреннему или внешнему).
Пол обозначают заглавной буквой.
ФИО записывают полностью, как указано в паспорте (отчество – при наличии). А дату рождения также записывают в текстовом формате, например: «28 января 1991 года».
Код места проживания указывается в соответствии с ОКАТО.
Гражданство прописывается кодом.

Степень разговорных навыков на иностранном языке также прописывается кодами.

Обозначение образование тоже производится с помощью кодов – они установлены ОКИН.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Понятие незаконченного высшего образования, которое еще называют неполным, было упразднено с 2013 года, поэтому если сотрудник в настоящий момент учится в вузе, в учет берется только фактически полученное образование.

Квалификация указывается в точности по диплому (например, «бакалавр естественнонаучного образования»).
Профессия прописывается на основании того, как это принято в компании – для этого нужно обратиться в штатное расписание, а также в приказ, который утвердил сотрудника на эту позицию.
Суммарный стаж обычно рассчитывается по датам, приведенным в трудовой книжке. Но допускается использование и других бумаг, в которых есть подтвержденная информация о сроках работы гражданина в разных местах.
Отметка о личной жизни также производится по кодам.

Под составом семьи нужно понимать буквально тех людей, которые проживают вместе с человеком как одна семья. Прописываются их ФИО, а также степень родства (отец, сын, родная сестра и т.п.).
Данные паспорта необходимо заполнить строго так, как указано в документе, вплоть до сокращений и знаков препинания.

Раздел II

В этих графах нужно использовать данные из военного билета при его наличии. При этом соответствие данных тоже должно быть строгим – сокращения, названия, знаки препинания и т.п. При этом есть свои особенности, если на работу устраивается офицер запаса.

А если устраивается сотрудник, который подлежит призыву (мужчины, годные по здоровью и женщины с военным билетом – медсестры, некоторый другой персонал), то пункты 1,3,4 и 7 остаются пустыми. Остальные заполняются так, как показано в таблице.

Остальные разделы

Остальные разделы заполняются в соответствии с такими правилами:

Раздел III – здесь все данные так же, как они указаны во внутренней документацией компании. Фиксируется полное наименование компании, точное название должности, а в качестве основания для решения приводится приказ (с названием, номером и датой) или распоряжение.
Раздел IV – записи также проводятся на основании утвержденных документов. При этом каждая строка заполняется полностью (все графы), кроме столбца «Основание». Обычно здесь ссылаются на протокол, в котором содержатся результаты аттестации – прописывают название, номер и дату.
Раздел V – здесь фиксируют даты обучения (начало и окончание), вид повышения, а также полное официальное название образовательной организации, в котором происходит процесс обучения. В «Основании» прописывать сведения необязательно, но если есть соответствующее распоряжение или приказ, нужно вписать его название, номер и дату утверждения.
Раздел VI – в этой части аналогично прописывается информация о профессиональной переподготовке, которую прошел сотрудник.
В разделе VII осуществляется учет наград и почетных званий, которые получил работник за свои трудовые заслуги.
Раздел VIII – здесь фиксируется информация обо всех отпусках, которые официально получил сотрудник вне зависимости от их длительности. Данные должны точно соответствовать приказам, а также графику отпусков. Особое внимание следует обратить на неоплаченные отпуска, которые работник берет за свой счет. Они тоже учитываются вне зависимости от длительности. При этом все сведения должны быть одинаковыми – в заявлении работника, в приказе и в самой карточке (особенно внимательно нужно следить за точностью дат). Следует также иметь в виду, что отгулы на несколько часов (в счет переработок, сверхурочных и т.п.) не являются отпусками за свой счет. А отгул на целый рабочий день (на 1 и более) – это и есть отпуск без содержания.
Раздел IX заполняется в соответствии с законодательством о льготах. То есть учитываются как федеральные льготы, так и принятые на региональном уровне (в каждом регионе их список может сильно отличаться). Сюда же вписывают льготы, которые установлены внутренними актами предприятия (в крупных компаниях, на предприятиях нередко есть и свои собственные льготы, которые устанавливаются по инициативе работодателя и соответственно могут быть ликвидированы по его же решению). В качестве «Основания» указывается название тех документов, которые дают право льготы.
Раздел X содержит разнородные сведения, которые не относятся ни к одной из ранее рассмотренных категорий, например:

информация о том, что в данный момент человек обучается в вузе, техникуме, колледже, ПТУ и других образовательных учреждениях; указывается дата начала и предполагаемого окончания, а также данные о фактическом количестве курсов, которые уже окончены на данный момент;
данные по сотруднику-инвалиду: медицинские документы, группа инвалидности, а также дата изменения медицинских решений, если таковые были;
документ-заключение, который был составлен специальной комиссией по оценке условий труда (вредные, опасные факторы, соответствие нормативам и т.п.).

При оформлении всех разделов действует единое правило оставлять поле пустым, если данные по нему отсутствуют или ответ отрицательный. Например, нельзя прописывать «не имею» – нужно просто проигнорировать строку.

Как вносятся изменения в карточку

Если со временем какие-либо сведения изменились, их нужно своевременно вносить в форму. Как правило, регламент предусматривает 14 календарных дней на внесение изменений . При этом новые данные вносятся точно так же, как и в трудовую книжку. Возможны два варианта.

Несмотря на то, что мы в настоящее время пользуемся достижениями научно-технического прогресса и живем в век цифровой информации, традиционные бумажные работы никак не могут искореняться из делопроизводства. Одним из основополагающих документов в организации, определяющим отношение штатного сотрудника к военной службе, а также служащим источником данных об этом лице, является личная карточка, заполненная по определенной установленной форме Т-2.

В задачи, которыми должен заниматься сотрудник, ответственный за решение вопросов учетной деятельности, входит заполнение карточки на основе документально представленной информации, своевременное обновление данных, сверка с данными из военкомата и бережное хранение документов.

Существуют определенные термины, которые ставят в тупик специалиста по ВУР, особенно если он впервые вносит сведения о воинском учете персонала. Поэтому полезным будет поговорить о наполняемости карточки Т-2 поэтапно.

Избежать этого процесса не удастся по действующему законодательству, так как сведения о гражданах, трудящихся на предприятии и состоящих на воинском учете носят стратегический характер. В подтверждение этому необходимо привести тот факт, что личную карточку сотрудника положено хранить после его увольнения еще 75 лет.

Заполнение шапки и внесение общих данных

Формат полей, которые содержит образец карточки, считается доступным для использования, однако конфиденциальность определенной информации требует ее кодировки. В общем случае, заполнять бланк нужно черной или синей ручкой, но до уточнения некоторых сведений или при возможном предстоящем их изменении допускается временная запись простым карандашом.

В специально отведенных полях прописывается полное название организации и ее кодификация по ОКПО и ОКУД, а также указывается табельный номер сотрудника, номер свидетельства ИНН, СНИЛС и характер работы (постоянная или временная). Личные данные берутся из паспорта. Информация о знании языка представлена в одном из трех видов:

владеет;
объясняется;
переводит со словарем.

Узнай: Как оформить стенд по воинскому учету, простые правила

Для сведений о полученном образовании предусмотрены резервные поля. Они позволяют вносить изменения, если гражданин получает дополнительную специальность. При наличии нескольких профессий указывается только та, по которой работника приняли в организацию. Необходимо обратить внимание, что при заполнении паспортных данных придется указывать адрес регистрации и фактического проживания. В общем случае эти данные не совпадают.

Внесение сведений о ВУ

Постепенно подошли к интересующей нас теме. Основанием для внесения сведений в личную карточку служит военный билет или приписное удостоверение . Процедура заполнения некоторых полей зависит от званий военнообязанных и видов воинского учета.

Внесение сведений об офицерах запаса

Первый пункт в анкете не заполняется, а сразу вносится воинское звание. Данные берутся из военного билета. При последовательном присвоении званий писать нужно последнее по дате. Наименование профиля указано в п.7 в военном билете. Для большинства офицеров это командный профиль, однако может встречаться медицинский, педагогический, юридический и т.д.

Военно-учетная специальность гражданина закодирована шестизначным числом. В графу ВУС вносится код из военного билета. Отсутствие специальности тоже имеет обозначение. Иногда указывается и группа учета. Для российской армии — это аббревиатура «РА».

Пункт №5, указывающий на категорию годности должен содержать литеру, соответствующую категории, которая была присвоена по результатам заседания военной комиссии. Если в документе отсутствует категория, то в карточку заносится литера «А».

Следующая запись производится в случае наличия мобилизационного предписания. Это документ, выданный военкоматом для сверки данных. Он подразумевает явку без повестки во время объявления мобилизации. В анкету выставляется номер команды, взятый из предписания. При постановке лица на спецучет в соответствующее поле вносится номер удостоверения об отсрочке. Данные о ВУ часто меняются, поэтому рекомендуется писать их простым карандашом.

Узнай: Как выглядит и заполняется корешок расписки о приеме военного билета

О рядовых

Категория запаса – это показатель, который определяет прохождение воинской службы. Если гражданин служил в ВС не меньше года, то в запасе он состоит в 1 категории. Лица, не служившие, имеют 2 категорию. Пункты, заполнение которых не вызывает трудностей или производится по аналогии с процедурой внесения сведений об офицерах, рассмотренной ранее, пропустим и выделим лишь те, что имеют особенности. Напротив графы «профиль» без сокращений должно быть написано: «солдаты» или «матросы».

Все остальные поля оформляются по данным военного билета без каких-либо дополнений. Необходимо отметить, что такой способ ведения личной карточки характерен не только для рядовых, но и для матросов, прапорщиков, мичманов и сержантов.

О призывниках

Личные корточки на граждан, которые должны быть призваны в состав ВС, заполняются на общих основаниях. Призывником считается гражданин, верхний возрастной порог которого не достиг 27 лет. Трудоустройство этой категории граждан часто встречается, если была получена отсрочка от армии.

Первое поле, отвечающее за категорию запаса, по понятным причинам не заполняется. Если сотрудник намеревается работать в организации продолжительное время, то запись можно делать ручкой, так как после достижения им возраста 27 лет он получит военный билет и будет считаться военнообязанным в запасе с категорией 2.

Вместо воинского звания следует написать «Подлежит призыву». Часто случается такое, что после службы гражданин возвращается на предыдущее место работы. Чтобы не производить лишних исправлений, поля с изменяющейся информацией, не позволяющие вносить дополнения, следует заполнить карандашом. После изъятия карточки из картотеки обязательно все записи дублировать ручкой.